Management Proyek Sistem Informasi Perhotelan

PROPOSAL PENAWARAN MANAJEMEN SISTEM INFORMASI HOTEL

A. RUANG LINGKUP PROJECT
1. Ringkasan
Krisis global yang sedang melanda dunia belakangan ini sangat berdampak pada menurunnya perekonomian
dunia, sektor pariwisatapun ikut merasakan dampak buruknya termasuk sektor perhotelan. penerimaan tamu
yang berkunjung ke hotel semakin menurun. Banyak pengunjung yang membatalkan rencana untuk berpergian
dalam rangka berwisata. Pembatalan ini tentulah berdampak signifikan pada bisnis perhotelan. Oleh sebab itu,
manajemen hotel perlu untuk semakin meningkatkan pelayanan terhadap tamu-tamu hotel yang berkunjung
sehingga meninggalkan kesan dan menjadi referensi bagi tamu-tamu lainnya. Salah satu cara yangdapat
dilakukan adalah dengan menyediakan sistem informasi manajemen hotel.Dewasa ini, banyak sekali tersedia
program hotel dengan segmen hotel yang berbeda-beda,mulai dari harga juta-an sampai ratusan juta rupiah.
Penyediaan sistem informasi hoteldengan program-program ini terkadang membebani bisnis usaha hotel
tersebut, karena pihak hotel masih mengeluarkan biaya sampingan untuk maintenance secara berkala.
2. Konsep Project
Pendataan administrasi pada manajemen perhotelan memerlukan ketepatan mekanisme dan penataan yang
teroganisir agar data dapat terkemas dan terjaga keamanannya dengan baik, seiring dengan semakin
berkembangnya teknologi dan kemudahan-kemudahan yang ditawarkan didalamnya, kini instansi-instansi baik
swasta maupun negeri memanfaatkan fasilitas teknologi dalam pengolahan data-data yang dulu diolah secara
manual diubah kedalam pola komputerisasi yang mempermudah proses pengentrian dan pencarian data-data
yang telah tersimpan dalam database. Database tersebut dibuat dengan tujuan agar proses kerja lebih optimal
dan dapat dilakukan secara tepat dan tepat dengan tingkat kesalahan yang sedikit.Program manajemen hotel ini
merupakan program yang membantu petugas front office untuk menangani semua informasi berkaitan dengan
kamar, tamu dan pengunjung hotel (termasuk pengungjung yang sebelumnya telah memesan pada agent
perjalanan) serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan usaha
hotel.Perekaman informasi tamu/pengunjung hotel dimulai sejak tamu memasuki hotel (atau saat melakukan
reservasi kamar), munculnya tagihan-tagihan dan sewaktu tamu/pengunjung melakukan pembayaran. Pada saat
tamu check-out , kuitansi tagihan/pembayaran dapat dicetak. Program ini dapat berjalan pada satu komputer
secara mandiri (standalone ) dalam jaringan komputer LAN (Local Area Network ) dan secara on-line yang
dapat diakses di komputer rumah atupun kantor. Jumlah kamar pada program ini tidak dibatasi, dan pemilik
bebas menambah jumlah kamar hotel. Dalam pembuatan Software ini kami sepakat untuk menggunakan
Visual basic (VB).
3. Tujuan Program
Untuk memudahkan petugas front office hotel dalam menangani semua informasi kamar,tamu dan pengunjung
yang memesan kamar hotel, memudahkan pengelolaan tamu yang memesan kamar dari agent
perjalanan/pariwisata, membuat laporan rutin yang diperlukan serta menjaga keamanan database hotel.
Penghematan waktu dan tenaga dapat mendorong pelayanan tamu dan pengunjung menjadi lebih maksimal.
Untuk memudahkan Pengelola/Manajer Hotel dalam mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel
sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan tersebut
dalam bentuk promosi atau pelayanan lainnya.Untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa
hotel lainnya secara cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik terhadap hotel Anda

sehingga merekaakan kembali lagi ataupun menginformasikan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan
yang diterimanya.
4. Kemampuan Program
Sistem Informasi Hotel ini memiliki berbagai fasilitas untuk membantu petugas front office dalam
menangani keadaan kamar yang dipesan oleh tamu, ataupun pengunjung hotel.Penggunaan program ini
dimulai sejak tamu/pengunjung hotel melakukan pemesanan(termasuk lewat agent perjalanan/pariwisata
ataupun secara on-line),check-in sampai dengan check-out . Seluruh data disimpan dan diolah oleh
program.Laporan yang dihasilkan program mencakup:
A. Seksi reservasi, antara Lain:
Menangani pemesanan kamar tamu,

baik

yang

dilakukan

oleh

personal,perusahaan,

dan

agen

perjalanan/pariwisata (travel agent ).

Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi reservasi dalam memberikan pelayanan kepada tamu,
antara lain: membuat reservasi,mengupdate reservasi, atau membatalkan reservasi.
Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi reservasi.
B. Seksi reception , antara Lain:
Menangani tamu-tamu yang datang, baik dari pemesanan kamar maupun tamu yang datang walk-in .
Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi reception dalam memberikan pelayanan kepada tamu,
antara lain: menambah data tagihan tamu, menambah data cash all departemen, change of room atau rate ,VIP
room service requisition ,verification of departure date ,early check in notice ,late check out notice ,room
status, room discrepancy, arrival book, departure book , dan lain sebagainya.
Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi reception .
C. Seksi uniform , antara Lain:
Menangani tamu-tamu yang sedang menginap di hotel.
Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi uniform dalam memberikan pelayanan kepada tamu,
antara lain: bellboy errand card ,departure slip, luggage book , dan lain sebagainya.
Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi uniform .
D. Seksi information , antara Lain:
Menangani tamu-tamu yang sedang menginap di hotel.
Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan di seksi information dalam memberikan pelayanan kepada tamu,
antara lain: pemberian pesan untuk tamu, pesan dari tamu, forwarding address dan hotel key personal .
Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi information .
E. Seksi telephone , antara Lain:
Menangani tamu-tamu yang sedang menginap di hotel.
Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi telephone dalam memberikan pelayanan kepada tamu,
antara lain: pemberian telephone voucher , paging service , dan wake-up call .
Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi telephone .
F. Seksi FO cashier,antara Lain:
Menangani tamu-tamu yang sedang menginap di hotel.
Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan di seksi FO cashier dalam memberikan pelayanan kepada tamu,
antara lain: opening balance sheet , kas kecil hotel, kas kasir FO, rekening tamu, deposit tamu, voucher
tamu,complementer/allowance/adjustment, bill, cash paid out, folio, city ledger, cash receipt,permintaan

pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil,permintaan pengisian kembali kas kecil, pembayaran uang
komisi,money/TC currancy exchange ,safe deposit box , dan setoran kasir ke general cashier .
Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi FO cashier .
G. Seksi night audit , antara Lain:
Merekapitulasi hasil penjualan hotel.
Memverifikasi Arsip Data Komputer (ADK) program.
Membuat jurnal penjualan per account hotel.
Melakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh seksi night audit , antara lain: membuat rekapitulasi penjualan
kamar, telephone , food, beverage, laundry ,drugstore ,business center,banquette , penerimaan pajak,room
service , dan surcharge .
Menyimpan arsip-arsip digital pada seksi FO cashier .
B. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER
Software ini dapat digunakan pada komputer yang telah ada di hotel, sehingga tidak diperlukan pengadaan
komputer baru. Komputer dilengkapi dengan sistem operasi Windows VISTA DAN 7 serta aplikasi MS Office
2007 (minimal) dan MySQLServer dengan menggunakan prosesor Pentium Core 2 duo, I3,I5 (disarankan) atau
yang setara, RAM 1Gb (2Gb recomended), Harddisk 40 Gb, Lainnya standar.
Project Manager (PM)

C. STRUKTUR PEMBAGIAN PEKERJAAN

Susunan Anggota:
Project Manager (PM)
: R. Vanhas Ibnu A.
System Analyst (SA1)
: Alex Firdaus
Business Process System Analyst (SA2) :
Cresna Putra W.
Programer
: Zainal Arifin
Debuger dan Tester
: Syaeful Yuniar S.
Database Administrator
: Rizky Riadhy
Documentator
: Fatah Ramadhan
Designer
: Yogi Sofi H.
System User
: Semua Anggota
D. DIAGRAM PERTANGGUNGJAWABAN PROJECT

E. PEMBAGIAN TUGAS
a. Pendefinisain Ruang Lingkup : R. Vanhas Ibnu A., Syaeful Yuniar S.
b. Analisis Permasalahan
: Cresna Putra W., Zainal Arifin, Yogi Sofi H.
c. Analisis Kebutuhan
: Fatah Ramadhan, Rizky Riadhy
d. Analisis Keputusan
: Alex Firdaus, R.Vanhas Ibnu A.
e. Desain
: Yogi Sofi H.
f. Konstruksi
: Syaeful Yuniar S., Zainal Arifin
F. ESTIMASI WAKTU PENGERJAAN PROJECT
Untuk merealisasikan pekerjaan Project perangkat lunak Sistem Informasi Hotel kurang lebih memerlukan
waktu 4 bulan, tabel jadwal pengerjaan Project:
No

Kegiatan

Minggu ke
1

Pendefinisian Ruang Lingkup

Analisis Permasalahan

Analisis Kebutuhan

Analisis Keputusan

Desain

Konstruksi

Januari

Februari

Maret

April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

G. SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk melaksanakan Project perangkat lunak Sistem Informasi Hotel ini, disiapkan Anggota Tim
penegmbang yang terdiri dari 8 orang dengan peran masing-masing seperti dalam tabel di bawah ini:
No
1

Jabatan
Project
Manager(PM)

Pekerjaan
Bertanggung
jawab
atas
jalannya
Project
yangsedang
dikerjakanMengkoordinasikan segala kegiatan.Memeriksa &
menyetujui
draft
user
interface.Menetapkan
target
mingguan.Melakukan quality assurance management.
Melakukan pemeriksaan atas database.

System Analyst

Memantau database requirement.Menggali dari Business Process

System Analyst
terhadap technical system requirements
(workflow,security , dll) Membuat
system requirements, yang tidak termasuk pekerjaan Business
Process System Analyst .Dengan bantuan informasi Business
Process System Analyst , membuat mock- up interface. Mempelajari
domain permasalahan yang terkaitdengan Project ini.Melakukan
perancangan sistem (system design: DFD,UML, ER)

(SA1)

Programmer

Business Process
Analyst (SA2)

Documentator

Debugger dan

System

Melakukan implementasi dari desain yang telah dilakukan dari

System Analyst, Lead Programmer .
Memberikan informasi mengenai proses bisnis yangberlaku kepada
System Analyst, Lead Programmer dan Progammer . Melakukan
analisa
permasalahan.Melakukan
analisa
terhadap
pelaksanaanProject. Melakukan analisa kebutuhan.
Membuat dokumentasi aplikasi (UML, modul descriptions).
Membuat
dokumentasi
penggunaanaplikasi
(manual).
Mengumpulkan semua dokumenyang diperlukan dalam pelaksanaan
Project
Melakukan system testing. Hal ini dilakukan oleh tester.Pada proses
ini diharapkan tester dapat menemukankekurangan dari program.
Bug fix . Debugger bertugas memperbaiki kekuranganyang
ditemukan oleh tester.

Tester

Database Administrator

Mendesain database yang diperlukan.Melakukan implementasi

desain database. Membuat koneksi antara databasedan sistem.

Designer

Merancang alur aplikasi

System
Anggota)

User

(semua

Melakukan tatap muka langsung dengan pengguna

H. ESTIMASI BIAYA PROJECT

1. Anggaran Project 1 (persiapan)
Adapun anggaran yang dibutuhkan sebagai berikut:
1. Software yang digunakan
Visual Basic Rp. 450.000, Microsoft Office Rp. 1.700.000,2. Biaya Produksi
Survey lapangan Rp. 30.000,3. Biaya Akomodasi
Konsumsi dan transport untuk 8 orang -Rp. 13.440.000,-Selama 4 bulan (8x 112x Rp 15.000)
4. Biaya Promosi
Biaya melalui internet (perbulan)Rp. 150.000,-

5. Biaya Perawatan
Maintenance program aplikasi Rp. 2.000.000,6. Biaya Pelatihan Pelatihan penggunaan aplikasi Rp. 1.000.000,7. Biaya Penjaminan Mutu Rp. 1.500.000,Total Biaya Rp. 20.270.000,-(Dua Puluh Juta Dua Ratus Tujuh Puluh Ribu Rupiah)

2. Anggaran Project 2 (Perangkat Lunak)

Di sini kami akan memberikan estimasi dari cost yang diperlukan dalam pengimplementasian sistem. Metode
estimasi yang digunakan dalam pengerjaan Project ini adalah metode estimasi Function Point (FP). Metode
estimasi FP adalah metode estimasi biaya dengan cara mendekomposisikan software menjadi subfunctionsubfunction dimana masing-masing subfunction tersebut diestimasi banyaknya input dan dikalikan dengan
bobot pengali yang merupakan tingkat kesukaran pengimplementasianya. Akan tetapi estimasi ini akan terus
direvisi sesuai dengan perkembangan yang akan terjadi.
Complexcity Adjustment Value
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Back up and recovery

Komunikasi data
Pemrosesan terdistribusi
Kinerja kritis
Lingkungan operasi yang ada
Entri data
Transaksi masukan
File utama
Kompleksitas pemeriksaan
Kompleksitas proses
Kode yang dipakai kembali
Instalasi software
Instalasi ganda
Pengubahan fasilitas oleh user
Ji

7
6
7
7
4
4
4
5
6
5
4
4
5
5
73

Tabel Complexity adjusment value, Ji = 73

BOBOT PENGALI
Jumla
h

MUDAH

SEDAN
G

SULIT

Jumlah Masukan Dari User

55

330

Jumlah Keluaran

21

147

Jumlah Query

16

128

Jumlah Berkas

23

161

Jumlah Interface Pemakai

21

189

FAKTOR PENGUKURAN

Total

114
4

Jadi total keseluruhan anggaran yang dibutuhkan dalam pembuatan perangkat lunak Sistem Informasi Hotel
ini adalah (anggaran 1 + anggaran 2) Rp. 20.270.000 + 58.097.200 =
RP. 78.367.200,- (Tujuh Puluh Delapan Juta Tiga Ratus Enam Puluh Tujuh Ribu Dua Ratus Rupiah)
I. MANAJEMEN RESIKO
Resiko
Kegagalan Personil

Teknik mengurangi resiko

Membangun tim
Membuat jadwal agar tidak tabrakan dan bisa
melaksanakan
tugas
sesuai
jadwal
yang
telahdirencanakan sebelumnya
Estimasi
biaya
dan Mengerjakan proyek sebelum batas waktu
Membuat estimasi biaya produksi
waktuyang tidak realitas
Desain biaya
Meningkatkan pengembangan
Merekam dan menganalisa proyek sebelumnya
Evaluasi proyek ditingkatkan
Mengembangkan
Mengidentifikasi
dan
melakukan
fungsisoftware yang salah
pemecahansecepatnya
Terlambat untuk mengubah Membatasi perubahan yang ingin dilakukan
Kebutuhan