Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi
F. Uraian
A. Organisasi dan Manajemen
Organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih yang memiliki paling sedikit
satu tujuan umum yang sama dan menyediakan ruang bagi mereka untuk
mengaktualisasikan potensinya guna mewujudkan tujuan umum yang sama itu.
Agar tujuan-tujuan itu bisa dicapai bersama seperti yang dikehendaki maka
organisasi membutuhkan manajemen.
Manajemen adalah proses untuk mengelola sumber-sumber organisasi. Ada
dua pemegang kepentingan yang bisa mempengaruhi organisasi, baik secara
langsung maupun tidak secara langsung, yaitu kekuatan Sistem Internal dan
Lingkungan Eksternal.
Persepsi individu mengenai organisasi terbangun dalam proses belajar
individu melalui komunikasi individu dengan kelompoknya. Selanjutnya,
interaksi terjadi pula dalam komunikasi antar kelompok dalam struktur kelompok
dimana pemimpin berperan. Yang terakhir, pemimpin melalui struktur dan disain
organisasi serta kebijakan dan peraturan organisasi berusaha untuk membentuk
budaya organisasi di tingkat sistem. Namun demikian, ketika obyek dari peraturan
dan kebijakan organisasi, struktur dan disain organisasi, dan budaya organsasi
adalah manusia dan kelompok maka interaksi yang saling mempengaruhi akan
terjadi secara timbal balik. Inilah sebenarnya esensi perilaku sirkular dalam
sebuah organisasi.
Pada struktur organisasi yang dijelaskan di atas tampak jelas bagaimana
pemimpin organisasi secara strtuktural bukan hanya mendistribusikan sebagian
kekuasaannya kepada jenjang organisasi di bawahnya melalui para manajer
namun juga mentransformasikan gagasan-gagasan, sistem nilai serta kompetensi
agar organisasi berjalan sesuai dengan arah dan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Mereka adalah rantai manajemen antar jenjang organisasi, yaitu para
manajer. Para manajer ini yang memainkan peran strategis yaitu komunikasi
dalam organisasi Dengan kata lain, para pemimpin organisasi di satu sisi
mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang
kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern
Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana di mana
manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui
pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Berikut ini beberapa pengertian organisasi menurut para ahli:
1. Organisasi menurut Stoner: Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan
yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan
bersama.
2. Organisasi menurut James D. Mooney: Organisasi adalah bentuk setiap
perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi menurut Cyrill Soffer adalah perserikatan orang-orang yang masingmasing diberi peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja
dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas dibagikan di antara
pemegang peranan dan kemudian digabung dalam beberapa bentuk hasil
4. Organisasi menurut Kast & Rosenzweig, mendefinisikan organisasi ke dalam
beberapa point yaitu :
1. Suatu subsistem dari lingkungan yang lebih luas
2. Terdiri dari orang-orang yang berorientasi kepada tujuan
3. Suatu
subsistem
teknik
yaitu
orang-orang
yang
menggunakan
Adanya tujuan
Adanya sasaran
menurut
fungsi
dan
tingkatannya
terdiri
dari
pimpinan
6. Kekayaan alam yang dimaksud adalah cuaca, keadaan geografis, flora, fauna
dll
7. Kerangka/kontruksi mental organisasi itu sendiri
2. Manajerial (Manajemen)
2.1 Pengertian Managerial
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno mnagement, yang
memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur." Mary Parker Follet,
besar
menjadi
kegiatan-kegiatan
yang
lebih
kecil.
Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan.
Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan
dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu
uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala
sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan
berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat
yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu
organisasi.
Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi.
Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang
ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai
salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi
tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau
menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan
manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan
kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan
kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang
dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang
melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka
hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam
manajemen tetap manusianya sendiri.
Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan
(memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting
sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan
berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan
pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan
dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang
harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.
2.5 Manajer
10
11
mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai
manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia
bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji
12
Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jamsekitar $13 per menit. Dari sana
dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan
perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil
dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset
berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi
produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara
terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang
paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top
manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan.
Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai
alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus
mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang
dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan
alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap
berada di jalur yang benar.
G. Evaluasi
1. Apakah yang dimaksud dengan Organisasi?
2. Jelaskan cirri-ciri Organisasi!
3. Sebutkanlah unsure-unsur Organisasi!
4. Jelaskan Pengertian Manajemen (manajerial).
5. Mengapa Manajemen perlu dalam sebuah Organisasi?
MATERI II
13
TEORI KOMUNIKASI
A. Pokok Bahasan
Pemahaman Konseptual
B. Tujuan Pembelajaran
1. Tujuan Umum
Mahasiswa
akan
mampu
memahami
dan
menelaah
pentingnya
mampu
menjelaskan
hubungan
antara
Konsep
14
E. Uraian
1.Komunikasi Organisasi dan Manajerial
1.1 Pengertian Komunikasi Organisasi dan manajerial
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada
peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang
dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa
yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaanpertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan
suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis
organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan
situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi
(Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya
berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang
harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa
pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang
disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada
anggotanya secara individual.
Dalam konteks organisasi, pemahaman mengenai peristiwa-peristiwa yang
terjadi di dalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan telah dilaksanakan dengan
benar oleh bawahan atau bagaimana bawahan mencoba menyampaikan keluhan
pada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai
sesuai dengan yang diharapkan.
Bawahan memiliki kebutuhan dan keinginan informasi untuk mengetahui
tugastugasnya dan mengerti seluruh tujuan dan strategi perusahaan. Keterbukaan
dan kejujuran kebijakan komunikasi harus dibangun oleh pimpinan dan harus
15
ke
pihak
manajemen.
Ketiga,
komunikasi
sejajar
(sideways
bawahan
meliputi
komunikasi
interpersonal.
Proses
16
ideal.
Tujuan
utama
dari
komunikasi
dengan
bawahan
adalah
bidang
17
karena
ia
menggunakan
komunikasi
sebagai basis
ketidakpastian,
atau
keruwetan,
kerancuan,
dan
kurangnya
18
19
Gaya
komunikasi
atau
communication
style
akan
memberikan
20
21
yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: Saya tidak ingin dilibatkan
dalam persoalan ini. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri
dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk
menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak
layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the
equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal.
Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing
dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi
organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal
mempunyai
kecenderungan
menghalangi
berlangsungnya
interaksi
yang
22
23
24
25
1.
Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang
menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena gejala
menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada
henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan
Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian
yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Komunikasi tersebut efektif kalau
pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh
sipengirim.
Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran
pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat dilihat menurut
beberapa klasifikasi, yang berhubungan dengan bahasa, penerima yang dimaksud,
metode diffusi dan arus tujuan dari pesan.
3. Jaringan
Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi
atau peranan tertentu dalam organisasi. Faktor pertama yang mempengaruhi
hakikat jaringan komunikasi adalah ciptaan dan pertukaran pesan dari orangorang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan
jaringan komunikasi. Peran tingkah laku dalam suatu organisasi menentukan siapa
yang menduduki posisi atau pekerjaan tertentu baik dinyatakan secara formal
maupun tidak formal.
26
Hubungan
Karena organisasi merupakaan suatu sistem terbuka, sistem kehidupan
sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia.
Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi dihubungkan oleh manusia.
Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada
tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu
dipelajari. Hubunganmanusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana
yaitu: hubungan di antara dua orang sampai kepada hubungan yang komplek,
yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam
organisasi.
6.
Lingkungan
Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang
diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu
sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan eksternal.
Komunikasi organisasi terutama berkenaan dengan transaksi yang terjadi dalam
lingkungan internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan
27
Ketidakpastian
Ketidak pastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi
yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidak pastian ini organisasi
menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian,
pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas-tugas yang komplek dengan
integrasi yang tinggi.
Ketidak pastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terlalu
banyaknya infomasi yang diterima dari pada sesungguhnya diperlukan untuk
menghadapi lingkungan mereka. Salah satu urusan utama dari komunikasi
organisasi adalah menentukan dengan tepat beberapa banyaknya informasi yang
diperkukan untuk mengurangi ketidak pastian tanpa informasi yang berlebi
lebihan. Jadi ketidak pastian dapat disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang
diperlukan dan juga karena terlalu banyak yang diterima.
1.6 Pengaruh Komunikasi terhadap Perilaku Organisasi
Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau
administrator harus memilih salah satu berbagai metode dan teknik komunikasi
yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan. Sebagai
komunikator, seorang manajer harus menyesuaikan penyampaian pesannya
kepada peranannya yang sedang dilakukannya. Dalam hubungan ini, Henry
Mintzberg seorang profesor manajemen pada McGill University di MontrealKanada, menyatakan wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya
tiga peranan: peranan antarpersona; peranan informasi; dan peranan memutuskan.
1. Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal:
a. Peranan tokoh. Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi,
membuat
seorang
manajer
melakuan
tugas
yang
bersifat
28
pemimpin.
Sebagai
pemimpin,
seorang
manajer
perencanaan,
pengorganisasian,
penggerakan,
berkaitan
dengan
kepemimpinannya,
antara
lain
secara
komunikasi
efektif,
secara
maka
efektif.
ia
harus
mampu
Dalam
konteks
29
jika
dalam
peranannya
sebagai
penghubung
ia
orang-orang
yang
berpengaruh
yang
melakukan
ia
memberikan
informasi
dalam
rangka
30
melaksanakan,
dan
bagaimana
pembagian
pekerjaan
wewenang
untuk
menanggapi
sumber-sumber
31
memberikan
instruksi-instruksi,
petunjuk-petunjuk,
32
interaksi
yang
unik
dari
masing-masing
orang
dengan
lingkungannya.
Tetapi seperti halnya institusi yang memilki harapan, orang-orang tersebut
juga menghendaki agar keinginan dan harapannya dapat terpenuhi oleh organisasi
melalui perilaku mereka yang ditampilkan kedalam organisasi.
33
34
dalam sekolah dan di luar sekolah. Kesimbangan tersebut dicapai melalui adaptasi
terhadap perubahan-perubahan lingkungan yang penuh arti.
Berbeda dengan konsep organisasi sebagai sitem tertutup, mereka lebih
bersifat internal, banyak mempertimbangkan hal-hal yang berhubungan struktur
dan variabel-variabel yang berkaitan dengan struktur, seperti hirarki, wewenang,
tanggung jawab, pengawasan, pembagian tugas, serta berbagai peraturan. Dengan
demikan perbedaan hakiki, organisasi sebagai sistem terbuka lebih menekankan
factor sumber daya manusia dan bagaimana manusia-manusia tersebut berprilaku.
Dan prilaku-prilaku tersebut sangat erat kaitannya dengan faktor lingkungan.
Sedang organisasi sebagai sistem tertutup, lebih menekankan faktor
institusi yang di dalamnya terdapat variabel. Organisasi sebagai sistem terbuka
bersifat dinamis, sedangkan organisasi sebagai sistem tertutup bersifat pasif.
1.8.2 Informalitas dalam Kehidupan Sekolah
Kecuali sekolah sebagai organisasi formal/birokrasi, sebagai sistem sosial dan
terbuka, faktor lain yang menarik untuk dikemukakan adalah informalitas dalam
kehidupan sekolah. Gur-guru, tenaga administrasi, para siswa dalam pergaulan
mereka satu dengan lainnya membangun suatu hubungan pribadi. Mereka saling
berusaha menerima norma-norma tingkah laku tertentu serta pola-pola berfikir
yang bisa dilakukan. Mereka berkumpul dalam kelompok-kelompok informal
tetapi tetap dalam kerangka formal sekolah .
Hubungan informal di antara mereka karena unsur-unsur persamaan tertentu,
keyakinan-keyakinan tertentu dari pada individu bisa menyebabkan para individu
merasa sebagai bagian tak terpisahkan dari kelompok informal tersebut. Demikian
pula sikap-sikap, norma serta tingkah laku para individu memungkinkan mereka
untuk bekerja sama.
Apabila diperhatikan kelompok-kelompok informal tersebut sebenarnya
mempunyai peranan tertentu dalam kerangka organisasi formal, sebab dengan
adanya kerjasama atau kelompok-kelompok informal dirasakan memberikan efek
35
F. Evaluasi
1. Apakah yang dimaksud dengan Komunikasi Organisasi dan Manajerial?
2. Jelaskan konsep dasar Komunikasi Organisasi dan Manajerial.
3. Jelaskan gaya komunikasi dalam Organisasi dan Manajemen.
4. Jelaskan konsep dasar Komunikasi Organisasi!
5. Jelakan kaitan antara komunikasi organisasi dan manajerial dengan
sekolah!
36
DAFTAR PUSTAKA
Erlangga.
KATA PENGANTAR
37
Puji syukur syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas telah tersusunnya
Bahan Ajar Komunikasi Organisasi dan Manajerial yang dapat digunakan sebagai
salah satu bahan belajar pada pembelajaran Teori Komunikasi..
Bahan ajar ini menjelaskan Konsep Organisasi dan Manajerial, Komunikasi
Organisasi dan Manajerial, dan Sekolah sebagai organisasi.
Bahan ajar ini disusun oleh tim, yaitu kelompok IV yang beranggotakan
Amran Jahot Sinaga, Almaida Febibina, Fadhilatun Mahfudjah, dan Sardi Dinardi.
Bahan ajar ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu masih sangat
diharapkan masukan dan kritik yang membangun, sehingga lebih bermanfaat
secara mondial.
Kepada pihak-pihak yang telah berkontribusi terhadap penyusunan bahan
ajar ini, kam ucapkan terima kasih
Tim Penyusun,
Kelompok IV
38