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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

COORDINACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS


TECNOLOGOS EN ADMINISTRACION EMPRESARIAL
MODULO DE CONTABILIZACION HECHOS ECONOMICOS

INTRODUCCION AL CICLO CONTABLE EN LAS ORGANIZACIONES


Mucho se nos consulta sobre las funciones del personal del rea contable, un
tema de gran inters para los miles de estudiantes de administracin empresarial
y otras personas que se dedican a ello.
Lamentablemente no hay una ley, decreto, resolucin, circular doctrina o
jurisprudencia que regule o defina las funciones o actividades que debe
desarrollar el tecnlogo en Administracin empresarial desde el contexto de la
parte contable, por lo que estas se deben sustraer de la realidad del mercado
laboral, de la realidad de las empresas, donde el tecnlogo no tiene el perfil
deseado para el desempeo contable.
Naturalmente que las funciones del Tecnlogo en administracin empresarial en
el rea
contable deben estar relacionadas con las tareas propias de la
contabilidad, como puede ser la causacin de los diferentes hechos econmicos
de la empresa [compras, ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.], el
manejo y control de inventarios, el manejo o gestin de cartera, conciliaciones
bancarias, la proyeccin de estados financieros e informes contables o
financieros, la preparacin y proyeccin de las declaraciones tributarias y los
diferentes informes con destino a las entidades estatales de control, y cualquier
otra actividad relacionada o afn al aspecto contable.
Qu es un asiento contable
El asiento contable es el registro que se hace en la contabilidad de un hecho
econmico determinado en la empresa.
Hacer un asiento contable, es contabilizar un movimiento, en el cual se deben
reflejar todas las partidas que forman parte de una operacin.
Por ejemplo:
Realizar el asiento contable que debe hacer una empresa X del rgimen comn
que le compra al rgimen simplificado mercancas por el valor de $1.000.000. y
cancela con cheque:
Compras 1.000.000
Retencin en la fuente por renta 35.000
Valor del pago 965.000
Bien, el asiento contable es:
Cuentas
143505 mercancas no fabricadas por la empresa

Debito Crdito
1.000.00

Instructor: Italo Garrido Orozco Competencia Contabilizacin.

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0
236540 Retencin en la fuente por compras
111005 Bancos

35.000
965.000

Lo que se hace con el asiento contable, es reconocer, causar, llevar a la


contabilidad un hecho econmico sucedido en la empresa. El asiento contable es
el mecanismo con el que se ingresa a la contabilidad un hecho econmico
realizado por la empresa.
Capital contable
El capital contable no es otro que el mismo patrimonio, la diferencia resultante de
restar los pasivos a los activos. (Despejando en la ecuacin contable).
Luego el capital contable est conformado por todas las cuentas de patrimonio:
capital social, reservas, supervit de capital, dividendos decretados en acciones,
utilidades del ejercicio, utilidades retenidas, prdidas, revalorizaciones, etc.
El capital contable es lo que efectivamente pertenece a la empresa, y por
consiguiente a los socios, y es igual al patrimonio neto.
El capital contable difiere del capital de trabajo, el capital de trabajo nada tiene
que ver con el patrimonio, sino con la disponibilidad de recursos que tiene la
empresa para operar.
Ciclo contable
Ciclo Contable y sus Procedimientos aplicados a la empresa, Sociedades
comerciales
Introduccin al ciclo contable
El ciclo contable es el lapso en el que se registran todas las transacciones o
eventos econmicos que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral,
semestral o anualmente; el ms usado es el anual.
Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para
mostrar finalmente la informacin financiera de una empresa.
Sabiendo que una sociedad comercial est compuesta por varios socios y que
sus ingresos provienen de las ventas de mercancas o servicios es preciso definir
entonces que es un libro de diario y que es un libro de mayor y Balances.

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EL LIBRO DE DIARIO GENERAL: El diario es el libro en el que se anotan o


registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una
transaccin. Este es conocido tambin como el libro de primera anotacin o de
primera entrada.
Entre las caractersticas de un diario podemos mencionar que existe uno de tres
columnas y otro que es el multicolumnario. Este ltimo posee una primera
columna indicando la fecha, luego otra ms amplia donde se anota el detalle, y
de ah a cada cuenta se le asignaran dos columnas que es donde se anota el
registro del valor que se cargo o valor que se abona (el dbito y el crdito); en el
dbito se anotar el importe que se carga, y en el crdito el importe que se
acredita.
Ejemplo de libro de diario de tres columnas: El mismo ejemplo anterior,
negociacin entre comerciantes del rgimen comn.
Ejemplo de libro de diario de tres columnas:
Fecha

Detalle

Referencia
cdigos cuenta

15/07/09

Inventario mercancas

1435

No fabricadas por la E.

143505

Impuesto a las ventas

2408

Impuesto generado

240805

Retencin en la fuente

2365

Retencin en compras

236540

Proveedores

2105

Proveedores nacionales

210505

PARCIAL

DEBITO

CREDITO

1.000.000.00
1.000.000.00
160.000.00
160.000.00
35.000
(35.000)

(1.125.000)

1.125.000

Causamos
factura
N.34 del proveedor
MULTIYA
Ltda.
por
compra de mercancas,
para cancelar en 30
das

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Igualmente este libro de diario de tres columnas se puede preparar desde el


formato multicolumnario es decir en libros con hojas de hasta 24 columnas,
donde la primera es para la fecha, la siguiente para el detalle, y cada cuenta
ocupara dos columnas. Al finalizar las columnas se acostumbra a manejar las
ltimas tres columnas para las cuentas varias.
Al finalizar el perodo contable o el mes, se totalizan todas las columnas del libro
de diario general y las sumatorias de todos los dbitos deben ser igual a la suma
de todos los crditos.
Ejemplo de libro multicolumnario:
Fecha

detalle

Caja general

Debito
15/07/0
9

Consignaci
n
de
efectivo en
caja

16/07/0
9

Cliente
X
cancela en
efectivo
Recibo de
caja 09

Totales

Bancos

Crdito

Debito

1.000.0
00

1.000.0
00

500.00
0

500.00
0

Crdito

Deudores

Debito

Cuenta
s varias

Dbitos

Crdito
s

Crdito

500.000

1.000.0
00

1.000.0
00

500.000

EL LIBRO DE MAYOR Y BALANCES: El mayor es un libro de segunda anotacin


el cual recibe la informacin del diario general.
En este libro se trasladan los totales de cada una de las cuentas del libro de diario
tanto el valor dbito como el valor crdito.
Aqu se indican los totales de los dbitos y crditos de cada una de las cuentas
es decir los cuatro primeros dgitos (1105 Caja Genera) que se afectaron en el
libro de diario general. Aqu no se trabaja con subcuentas, porque se hara muy
extenso su detalle y tampoco hay espacios en el libro para relacionarlas todas,
por eso se debe trabajar con las cuentas a dos niveles (clase y cuenta, 4 dgitos)
Cuando recibimos del diario general el total dbito y el total crdito, y este ha
sido trasladado en el mayor y balances procederemos a obtener el saldo de cada
una de las cuentas, y con ello obtenemos el balance de comprobacin.
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Cmo obtenemos el saldo? Las cuentas de naturaleza dbito su saldo siempre


debe ser dbito y las de naturaleza crdito su saldo siempre debe ser crdito. Si
tenemos la cuenta de caja, y el movimiento que presenta es el siguiente, el saldo
quedara as:
Ejemplo de libro de Mayor y Balances: Trasladamos los registros del
diario general anterior al mayor y balances, obtencin del saldo:
Cdigo

Cuenta

1105

Caja

1110

Bancos

1305

Deudores

TOTALES

Saldo inicial

Movimiento

Dbito

Crdito

Dbito

Crdito

500.000

1.000.00
0

500.000

1.500.00
0

1.000.00
0

1.500.00
0

Saldo final
Dbito

Crdito
500.000

1.000.00
0
500.000

1.000.00
0

1.000.00
0

Si observamos, en cada movimiento las columnas suman iguales tanto en debito como en crditos, en caso
de no sumar debe procederse a revisar los registros.

DIARIZACION DE LAS OPERACIONES.


Los datos que el rea de contabilidad toma para realizar un asiento se obtienen
de los documentos origen, (facturas, comprobantes de ingresos, egresos, notas
contables, etc) . Los asientos en el diario son el acto de registrar todas las
transacciones econmicas de una empresa.
PROCESO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE DIARIO
Las operaciones en el diario se registran de la siguiente manera:
Primero se analiza cada operacin preguntndose qu aumento o disminucin
produjo la operacin en el activo, pasivo o el capital de la empresa?; luego de
tener la respuesta sabremos a qu cuenta debemos cargar o acreditar.

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Despus de dicho anlisis se proceder a la codificacin (segn el PUC) del


documento, previo al registro de la operacin en el diario general, inicialmente
anotamos la fecha en que se realiz la transaccin (ao, mes y da), luego se
escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo rengln, se
anota el importe del dbito en la columna de la izquierda y se anota el importe
del crdito en la columna de la derecha. Se escribe una breve descripcin del
documento de origen en la columna nombre de la cuenta inmediatamente debajo
de la ltima partida del crdito. No es recomendable ni permitido dejar un rengln
en blanco despus de cada asiento. Igualmente en estos libros principales no
debe borrarse, ni mutilarse, ni utilizar liquido corrector, ni cuchillas, . . .etc.
porque son prcticas que estn prohibidas por las normas comerciales
colombianas.
El diario cumple tres funciones tiles: en primer lugar, reduce la posibilidad de
errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existira
el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos
veces un mismo dbito o crdito. En el diario los dbitos y los crditos de cada
operacin se registran juntos, lo cual permite descubrir fcilmente este tipo de
errores; en segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan
en el diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de la
operacin en un solo lugar. Adems el diario ofrece amplio espacio para descubrir
la operacin con el detalle que se desee. En tercer lugar, todos los datos relativos
a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronolgico, proporcionando
as una historia cronolgica de las operaciones de una empresa.
El Cdigo de Comercio, estable que todo comerciante est obligado a llevar un
libro diario que presente por da las operaciones de su negocio o empresa. Que
ser llevado en el idioma espaol y ser foliado, rubricado y visado una vez por
la Cmara de Comercio donde est la jurisdiccin del negocio o la empresa, y
debe ser diligenciado en idioma castellano y en peso colombiano.
DETERMINACION DE SALDOS DE CUENTAS.
La determinacin de saldos de cuentas no es mas que realizar los siguientes
pasos:
1. Se suma la columna de dbitos, anotando el total al pe de la misma.
2 . Se suma la columna de crditos, anotando el total al pe de la misma.
3 . Se anota el saldo en la columna donde es mayor el importe y este valor se
obtiene de la diferencia resultante de restar el valor total del debito menos el
valor total del crdito.
Los saldos de cuentas no son mas que la diferencia entre las partidas deudoras y
acreedoras de una cuenta. Es deudor cuando los dbitos exceden a los crditos y
acreedor en caso contrario.
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BALANCE DE COMPROBACION.
Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del
mayor para comprobar la igualdad, sumndolos en columnas separadas; esto as
a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre
del hecho de que el registro de toda operacin requiere el asiento de dbitos y
crditos de una operacin que suman igual importe, resulta obvio que el total de
dbitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los crditos.
El balance de comprobacin sirve para localizar errores dentro de un perodo
identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una
lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que sern empleados en la
preparacin de los Estados Financieros, se considera como un borrador, antes de
realizar el balance general de la empresa.
Es til para comprobar la exactitud matemtica del mayor y proporcionar al
contador informacin para preparar los Estados Financieros peridicos, ya que le
es mucho ms sencillo utilizar los datos del balance de comprobacin
que
tomndolos directamente del mayor.
HOJAS DE TRABAJO, COMO HERRAMIENTA CONTABLE.
Son un medio mecnico, formas columnares de hasta 24 columnas previas a la
elaboracin de los estados financieros, que utilizan los contadores como un
medio para organizar cmoda y ordenadamente, la informacin contable que se
necesitar en la preparacin de los asientos de ajustes, correcciones y
reclasificaciones, para la preparacin de los estados financieros y los asientos de
cierre.
Forma para preparar una hoja de trabajo:
1) Se escribe el encabezamiento en 3 lneas; se centra cada partida del mismo.
2) Se escriben los encabezamientos de las columnas.
3) Se anotan los datos de la Balanza de Comprobacin.
4) Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste
est indicado al pi de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece
tambin junto a los dbitos y crditos de las columnas de ajustes.
5) Partidas de activos, pasivo y patrimonio.
6) Partidas de los ingresos, costos y gastos a las columnas del Estado de
ingresos.
7) Totalizar columnas del Estado de Ingreso
8 ) Se calcula y se anota el ingreso neto (o prdida neta).
9) Se lleva el ingreso neto al crdito de las columnas del Estado de resultados.
10) Se trazan lneas dobles debajo de los ltimos totales de las columnas del
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Estado de Ingresos y Egresos. Estas lneas muestran que todo el trabajo se


concluy y se asume que este correcto.
Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:

El Estado de Resultados
El Balance General
Los asientos de ajustes, correcciones y reclasificaciones del diario
Los asientos de cierre del diario para obtener la ganancia o prdida

ESTADOS FINANCIEROS.
Los Estados Financieros son documentos esencialmente numricos que a una
fecha o por un perodo determinado presentan la situacin financiera de una
empresa, los resultados obtenidos en un perodo determinado y el
comportamiento del efectivo. La importancia de los Estados Financieros viene
dada por la necesidad de las empresas conocer y dar a conocer su situacin
determinada generalmente en un perodo contable de 1 ao o menos.
Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al
expresar la informacin clara y accesible; continuidad, en perodos regulares;
periodicidad, que se lleven a cabo en forma peridica; oportunidad, que la
informacin que consiguen sea rendida oportunamente, verificable, objetiva,
lgica, integra, comprensible, confiable y uniforme.
Los Estados Financieros son:
Balance General
Estado de Ganancias o Prdidas, conocido tambin como estado de resultados
Estado Flujo de Efectivo y Estado de Cambio en el Patrimonio
Son peridicos porque se preparan tras finalizar cada perodo contable, que
generalmente es de 12 meses, (enero a diciembre de cada ao). Todos los
Estados Financieros deben contener nombre del negocio, nombre del Estado y
perodo que abarca.
Balance General .
Muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos posedos , naturaleza y
cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversin residual de los propietarios de
un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes
interesadas en la empresa sobre la situacin de la misma al final de un ao
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comercial. Se prepara con las cuentas reales del balance de comprobacin y con
el resultado del estado de ganancias o prdidas.
Los rubros del balance general se clasifican en:
Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa

Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia


terceros.
Capital o patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversin o
el aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho, aqu
se registra el resultado que arroja el estado de ganancias o prdidas,
respectivamente sea ganancia o sea de prdida.

Estado de Resultado o de Ganancias y Prdidas.


Este se realiza con el fin de saber cules fueron las utilidades o prdidas, en un
perodo determinado. El xito de un negocio se juzga principalmente a travs de
sus ganancias, no nicamente por cuanta, sino tambin por la tendencia que
manifiestan. Este Estado presenta el exceso de los ingresos sobre los costos y
gastos lo que da origen a la utilidad, en su defecto al exceso de los costos y los
gastos sobre los ingresos se llama prdida.
Si el resultado es utilidad el capital contable de la empresa aumenta, si es una
prdida disminuye, porque estos valores pasan al balance general dentro del
rubor de patrimonio.
Las secciones anliticas de este Estado son:
1) Categora de las ventas o de los ingresos, estos se originan por las ventas sea
de bienes o servicios.
2) Categora de los costos de mercancas.
3) Categora de los gastos de administracin, de ventas y gastos no
operacionales.
4) Categora de otros ingresos diferentes a los de ventas .
5) Utilidad o prdida neta del perodo.
6) las reservas legales que deben establecerse e impuestos a pagar

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Este Estado puede incluir los informes a los accionistas para que estos se formen
una opinin sobre el progreso de la compaa y la eficiencia de los
administradores. Puede presentarse a los bancos apoyando las solicitudes de
prstamos para que aquellos puedan juzgar sobre las perspectivas de ganancias
de la compaa solicitante.
Estado de Flujo de Efectivo.
Este estado se prepara analizando todo el movimiento concerniente a las
entradas y salidas de efectivos en la organizacin.
Puede definirse como un documento que presenta el impacto que tienen las
actividades operativas de inversin y de financiamiento de una empresa sobre
sus efectivos a lo largo de un perodo contable o fiscal.
El propsito del Estado de Flujo de Efectivo es mostrar la informacin pertinente
sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un perodo.
La finalidad de este Estado es: evaluar la habilidad de la empresa para generar
futuros flujos de efectivo; evaluar la habilidad de la empresa para cumplir con sus
necesidades de financiamiento; evaluar las razones de la diferencia entre las
utilidades netas y los cobros y pagos de efectivo asociado.
Las actividades de una empresa pueden ser clasificadas atendiendo a
los siguientes renglones:
a) Actividades operativas.
1) Efectivo recibido de clientes.
2) Efectivo pagado a proveedores.
3) Efectivo pagado por intereses, etc.
a) Actividades de inversin.
1) Ventas de activos fijos.
2) Adquisicin de activos fijos.
b)
1)
2)
3)

Actividades de financiamiento.
Prstamos pblicos.
Emisin de acciones.
Pago de dividendos.

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