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ADAPTAO.

Uma apresentao institucional,


para ser eficaz, precisa ter esta caracterstica.
Se voc tem uma apresentao institucional e s
a usa em uma determinada situao, para um
determinado pblico, sem dvida voc tem uma
questo a resolver.
Veja, um material desse tipo, idealmente, deve ser
to verstil quanto um carto de visitas: pode
ser entregue em qualquer circunstncia a qualquer
pessoa que o interesse.
Uma apresentao institucional consistente pode ser
feita para muitas pessoas, em um evento, assim como
pode ser feita em uma reunio a dois em um caf.
Voc pode ainda faz-la modular, mais objetiva ou
mais detalhista, mand-la por e-mail ou utiliz-la como
parte de seu material de prospeco.
Existem muitas possibilidades de uso.
O importante que desde o incio do projeto de
criao voc identifique suas necessidades e, ao final,
tenha em mos uma apresentao que cubra o
mximo possvel delas ah, claro, seu institucional
precisa ser tambm chamativo, do contrrio seu
pblico-alvo vai esquecer dele e de voc como quem
esquece um carto de visitas no fundo da gaveta.

Prospeco de clientes
Disponibilizar no site
Captao de investimento

Congressos, road shows,


eventos etc.
Envio por e-mail

Concorrncias
pblicas e privadas
Aes em universidades
Integrao de
novos funcionrios
Fechar parcerias

importantssimo que a pessoa ou as pessoas


que utilizarem essa apresentao estejam devidamente
preparadas.
srio: no basta ter o melhor material disposio,
preciso que o apresentador seja capaz de entregar um
bom desempenho e isso impossvel sem dedicao.
Considere fazer algumas sesses de estudo e prtica da
apresentao com os profissionais que vo representar a
empresa. Avalie em cada momento as respectivas
performances e os informe claramente sobre sua
evoluo.

Sugira que pratiquem tambm fora das sesses. No tem


remdio: essa plataforma de comunicao - apresentaes
ganha em poder de persuaso quando o apresentador
capaz de brilhar.

Verso para apresentar


Contm nos slides apenas
informaes/textos-chave para auxiliar o
apresentador a elaborar o discurso. So
como marcaes da sequncia lgica.
As linhas gerais do discurso a essa altura
j devero estar pr-estabelecidas e
memorizadas pelo apresentador
nunca inseridas por inteiro nos slides!
No deve ser enviada, pois para ser
eficaz exige um apresentador.

Verso para enviar ou


disponibilizar para download

comum solicitarem o envio de uma


apresentao institucional. Nesse caso, lembre-se
que o objetivo essencialmente fazer a pessoa
sentir a necessidade de agendar uma reunio para
entender melhor sua proposta.
Isso quer dizer que a verso precisa garantir que
todas as mensagens sejam passadas sem a ajuda de
algum. Resuma o contedo e passe apenas o que
essencial. Trata-se de uma apresentao
autoexplicativa.
Ponha-se no lugar da pessoa que vai receber o
material. O que voc faz quando recebe e-mail
cujo anexo um PDF de 60 pginas? L
imediatamente?
Talvez seja interessante elaborar uma apresentao
compacta cinco a dez slides para essa verso.

Verso modular
Dificilmente voc vai escapar de uma verso
modular em sua apresentao institucional.
Ela til porque, a depender do pblico, voc
ser obrigado a ocultar alguns slides seja para
se dedicar a alguns pontos especficos do seu
interesse ou do cliente: servios oferecidos,
poltica de preos, compliance, etc.
Portanto, ateno: para cada apresentao ser
necessrio avaliar o perfil do pblico e
selecionar os slides mais adequados. Ah, e
oculte os slides, no os exclua. Vai que o cliente
se interesse e pea para que fale desses temas?

O primeiro slide , muitas vezes, a principal imagem que fica vista da


audincia enquanto a apresentao no comea e mesmo nos
momentos iniciais desta.
Vale ento trazer uma frase de impacto? Vale.
Vale trazer o slogan da minha empresa. Sem dvida. Minha empresa
conservadora, posso colocar apenas
o nome dela? Isso no um problema.
Evite apenas colocar coisas como: apresentao institucional;
institucional; nome do apresentador; cargo do apresentador; formao
acadmica do apresentador; bom dia sim, isso existe!
Faa o seguinte exerccio: se voc estivesse prestes
a apresentar e, por alguma razo, fosse subitamente impedido, qual seria
a mensagem que gostaria que guardassem sobre voc e sua empresa?

Antes de montar o contedo, tenha em mente


que a audincia o foco dessa iniciativa.
Tenha em mente tambm que, com
essa apresentao, voc vai lidar com audincias
com interesses diferentes.
Sendo assim, monte uma apresentao modular
em cada mdulo trate, com comeo, meio e fim,
de um assunto especfico de modo que em toda
a apresentao voc possa retirar e incluir
captulos de acordo com o perfil da audincia.

O primeiro passo para criar uma apresentao institucional no estado da


arte fechando o PowerPoint e fazendo um diagnstico apurado. Comece
respondendo as clssicas perguntas que estabelecemos em nossa metodologia:

O que voc quer que sua


audincia pense, sinta e faa
ao final da apresentao?
Quanto tempo voc
planeja apresentar dentro
do tempo da reunio?

Quais os pontos principais


que voc quer deixar na
lembrana da audincia?

De que forma o que


voc tem para oferecer
beneficia a audincia?

Como voc passar sua mensagem? De forma direta e objetiva ou com


metforas? Contar uma histria? Ela comear pelo comeo ou pelo fim? Ter
um personagem? Utilizar o humor, suspense, drama...? Far questionamentos?

Feito isso, crie uma linha lgica seguindo os captulos:

O incio da apresentao precisa cativar. A audincia


precisa se sentir estimulada a ouvi-lo at o final.

Exatamente por isso, lembre-se de no


falar apenas de voc sobretudo no incio.

Portanto, tendo em vista o interesse de quem est


ali cedendo a voc algum tempo de agenda,
extremamente recomendvel que busque apresentar logo
de incio algo que se conecte a isso.
Novos investidores querem ouvir argumentos slidos
sobre a possibilidade de multiplicar seus capitais.
Empresrios com problemas de TI querem
saber o que vai solucion-los.

Muito cuidado tambm com o tradicional


uso da viso, misso e valores da empresa.

Foque na perspectiva da audincia. Estamos


mais interessados na resposta s nossas questes
do que nos mritos de quem est falando conosco.

Note que no estamos falando de certo e errado.


Estamos falando em ser coerente com um
entendimento sobre o comportamento humano.
Se concordamos que a audincia tende a se
conectar mais com os pontos relacionados ao
seu prprio interesse, qual a justificativa de
comear um discurso falando de si, ainda que
por meio da misso, viso, valores da empresa?

Se no Ato 1 voc
apresentou algo que se
conecta ao interesse da
audincia, uma
soluo, uma
possibilidade, fez uma
promessa, entre outras
possibilidades, aqui
nesse ato que voc vai
dizer como fazer isso.

Aqui o momento
de apresentar uma
argumentao
consistente que
mostre que o que foi
exposto anteriormente
possvel de ser
realizado por
sua empresa.

Por exemplo: insira nesse ato seu processo de trabalho,


como a empresa est estruturada, quem so os atuais clientes
de vocs, cases de sucesso, eventuais insucessos por que
no? e como vocs os superaram, histrico da empresa etc.

Primeiramente, procure encerrar


a apresentao com uma
mensagem positiva, otimista.
Evite concluir em um anticlmax.
Lembre-se: o que voc quer que
ele sinta, pense e faa ao final
da apresentao?
Certamente um encerramento
frio no vai contribuir para que
voc alcance esses objetivos.

Se no ato 1, voc disse algo que


interessava audincia, no Ato
2, como voc capaz de realizar
isso, no ltimo ato, talvez seja a
oportunidade de dizer o porqu
voc capaz de realizar isso.
Agora a hora de citar o porte
da empresa, nmeros que
reforcem a capacidade de
entrega, como faturamento,
escala, parceiros etc.

Talvez uma boa oportunidade


para dispor a misso, viso,
valores da empresa seja aqui.
Outra possibilidade exibir aqui
o que voc imagina
serem os prximos passos com
aquela audincia.
Ou ainda fazer um convite
mudana para a audincia.

Antes de dar dicas de como deixar sua apresentao


atraente e impactante, vale lembrar que o suporte visual
no serve apenas para saciar uma necessidade esttica, ele
complementa o texto e ajuda na assimilao da mensagem.

Apenas ilustrar o que o texto fala muito simples,


basta ter uma pessoa que usa o Photoshop. J utilizar
metforas e pensar em um conceito que envolva a
mensagem, o texto e a prpria imagem mais complexo.
Essa a real diferena entre uma apresentao bonita,
como as que vemos comumente por a, e uma que utiliza
o design de forma inteligente e estratgica.
Apresentaes institucionais circulam por vrios lugares, e
manter sua marca nela essencial. Caso no seja interna,
orientamos nossos clientes a manterem o logo em todos
os slides da apresentao. Se possvel, disponha-o no
canto direito inferior dos slides e na capa.

Ao criar o visual da apresentao institucional, leve em


considerao o guideline/key visual da empresa, mas
necessrio pensar mais do que nas cores e na tipografia.
necessrio considerar as formas e o comportamento dos
elementos durante toda a apresentao. Ou seja, a
identidade visual da apresentao deve ser uma adaptao
dos elementos do guide para o universo do PowerPoint.
Pense nas seguintes respostas levando em considerao o
perfil da sua empresa:

Minha apresentao ter um tom mais formal ou informal?


Como as imagens sero utilizadas? Sero imagens grandes
ou recortadas? Sero imagens de pessoas ou de objetos?
As imagens tero tonalidades (ou filtros, tecnicamente
falando) com a cor da empresa ou sero naturais?
Ser mantido mais espao em branco para respiro, ou
a apresentao ser mais apelativa visualmente,
mais preenchida?
Quais padres sero definidos? O ttulo ter sempre o
mesmo tamanho e estar sempre no mesmo lugar?
Normalmente a resposta sim para perfis mais formais.
Para perfis mais informais, adota-se uma diagramao mais
dinmica tantos dos textos quanto dos slides.

No e-book 10 formas de
ilustrar uma apresentao,
mostramos alguns exemplos
visuais que voc pode utilizar,
dependendo do tom de
comunicao da sua empresa.

Ao menos em tese, vai para o slide apenas aquilo


que complementa a fala do apresentador.
Evite sobreposies. Quando voc leva a audincia
a juntar mentalmente as mensagens do apresentador
com aquela presente no slide sendo estas
diferentes , h uma potencializao do que est
sendo comunicado.
No se esquea: apresentaes funcionam a partir
de uma plataforma de comunicao que agrega
diversas mdias: som, imagem, vdeo, texto etc.
Salvo algumas excees, no faz sentido voc
repetir mensagens, ainda que em mdias diferentes.

isso causa contraste. E conforme consta do nosso


ebook sobre neuromarketing, ao utilizar
contraste, voc tem mais chances de atingir
o inconsciente das pessoas.

Se voc estiver em um segmento em


que inevitvel apresentar dados, fique
vontade para entregar audincia um
material de apoio, como uma apostila.

A frase conforme a pgina X do


material pode ser bastante til ao
longo da apresentao.
Se a quantidade desse tipo de
informao for pequena, assista ao
ASKSOAP e confira a dica do Caio
sobre como apresentar dados de
forma menos chata.

Agora no assunto animao, as dicas so


simples e rpidas:
As animaes nunca devem chamar mais
ateno que o apresentador. Ou seja, opte
pelas opes mais simples, como
aparecer, esmaecer, surgir ou flutuar.

Utilize-as para guiar a leitura da


sua audincia.

Material pronto, hora de apresentar. Lembre-se que


todos que vo utilizar o material precisam ser treinados.
interessante que passem por treinamentos de
comunicao para conhecerem tcnicas de linguagem
verbal e no verbal.
Para treinar a apresentao, siga os seguintes passos:
Separe seu desempenho como orador do
desempenho como apresentador do material;

Procure inicialmente avaliar um ponto em separado


do outro e, mais frente, junte-os;
Avalie a convenincia de realizar as sesses de
preparao em conjunto. Alguns profissionais
preferem no se expor, por exemplo, a pessoas que
estejam mais adiantadas;
No permita que ao longo dos treinamentos os
apresentadores passem a se concentrar em alterar
os slides. Foco!

A pausa e a nfase funcionam muito bem para


voc valorizar as palavras-chaves do seu discurso.
Utilize-as! Mas lembre-se de no ficar em silncio
por mais de 2 segundos.
Ao apresentar, voc no apenas conduz slides,
voc utiliza o material a seu favor. Ensaie! Steve
Jobs ensaiava cerca de 8h antes das suas
apresentaes, e voc deve seguir o mesmo
caminho. Apresente para o espelho, para sua me,
para sua esposa (ou marido), 1, 2, 3x.
Ao fazer isso, voc acostuma seu crebro com o
momento e com o contedo e, quando estiver na
hora H, tudo fluir de forma mais tranquila.

Mostre paixo pelo seu produto e pela empresa,


isso ajuda a passar mais credibilidade.
Se quiser saber como ser um comunicador mais
consciente e seguro, confira esse hangout que
fizemos com a Sabrina Mello, uma das instrutoras
dos nossos treinamentos.

Podem aparecer a qualquer


momento, por isso muito
importante que voc esteja preparado
para dizer seus diferenciais e a
essncia da sua empresa em poucos
minutos.
Esse o discurso elevador e
aconselhamos que voc tenha o seu.

Esperamos que com essas dicas, voc


fique um passo mais perto de
construir apresentaes institucionais
no estado da arte!

Apresentaes no estado da arte


Todos os tipos de apresentaes para
todos os tipos de ocasies

Conhea os conceitos fundamentais para criar


uma apresentao impactante visualmente
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Passe sua mensagem de forma rpida e didtica


com um vdeo de captao ou motion graphics

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comunicao pioneira no
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apresentaes
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capacitar voc na habilidade frequentemente
solicitada pelas maiores empresas do pas: a
boa comunicao

Nada adianta voc saber tcnicas de oratria se o


emocional no deixar voc coloca-las em prtica
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Revelamos nossa metodologia completa


utilizada na criao das apresentaes de
nossos clientes
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Saiba como construir melhores relacionamentos


atravs de uma comunicao planejada e estruturada
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