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UNIVERSIDAD NACIONAL SAN CRISTBAL DE HUAMANGA

FACULTAD DE MINAS GEOLOGA Y CIVIL


ESCUELA DE FORMACIN PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

PROCESO DE ADMISIN UNSCH, 2016


DOCENTE

: Mercedes Ccesa Quincho

CURSO

: Planeamiento de Sistemas de Informacin

INTEGRANTES:
LUYO QUISPE, Diego Armando

27130339

MALDONADO MARCELO, Armando

27115798

MORENO HINOSTROZA, Ronald A.

27130572

NUEZ HUAMAN, Eloy Agustn

27116059

QUISPE CABEZAS, Jhoni

27130529

VALENZUELA ORE, Jhon M.

27130589

AYACUCHO PER
2016

INTRODUCCIN
La OGA, es un rgano de apoyo encargado de los procesos de admisin.
Es responsable ante el Vicerrector Acadmico de las funciones asignadas.
Depende jerrquica y funcionalmente del Vicerrectorado Acadmico.
La OGA presta sus servicios como asesor en la elaboracin de Reglamento
para el desarrollo de los procesos de Concurso de Admisin en sus
diferentes modalidades: pre-grado, post-grado, Ciclo de Estudios de
Complementacin Universitaria (CECU), Segunda Especialidad Profesional
y otros concursos de admisin a la UNSCH; tambin ofrece a la misma rea
asesoramiento en la actualizacin de requisitos de los prospectos de
admisin.
Establecer un padrn general de egresados, graduados y titulados por
especialidades
Analizar y evaluar los cuadros de rendimiento acadmico semestral y por
asignaturas elaborados por las escuelas y brindar constancia de ingreso.
Esta organizacin cuenta con 4 reas funcionales:
Director
Especialista Administrativo
Secretaria
Tcnico administrativo

RESUMEN EJECUTIVO
Este proyecto se ha elaborado con la finalidad de mejorar el proceso de admisin
de la UNIVERSIDAD NACIONAL SAN CRISTBAL DE HUAMANGA, haciendo un
anlisis desde el punto de vista de la organizacin, haciendo una breve descripcin
e identificacin de los procesos ms crticos y cules son los posibles salidas o
solucin, para llegar a mejorar el proceso de admisin aplicando la Metodologa de
Mtrica V 3.0.
Con la elaboracin de este proyecto buscamos:
Mejorar el proceso de examen de admisin.
Evaluar el software utilizados, con el objeto de verificar su confiabilidad
operacional y funcionalidad de la informacin que resulte de los procesos.
Verificar si la institucin cuenta con un plan de sistema de informacin.
Este proyecto consta de dos captulos. El primer captulo, se hace una breve
descripcin de la empresa, el estado actual haciendo travs del anlisis FODA,
tambin se hace una breve descripcin del Sistema de informacin los cuales son
los requisitos del negocio para los sistemas de informacin, cuales son los objetivos
y estrategias de los SI y cunto se va a gastar en implementar dicho sistema de
Informacin.

El segundo captulo se hace el estudio minucioso de la organizacin, que


subprocesos manejan y quienes estn involucrados en ese proceso, buscar el
proceso crtico lo que hace que los clientes estn insatisfechos por el servicio que
brinda.

NDICE
CAPTULO I...................................................................................................................................... 6
PLANIFICACIN DE SISTEMA DE INFORMACIN DE LA OFICINA GENERAL DE
ADMISIN .....................................................................................................................6
1.

INFORMACIN ACTUAL DE LA ORGANIZACIN: ................................................. 6

2.

REQUISITOS DE NEGOCIO PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: ....... 12

3.

ESTADO ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: .............................. 14

4. ESTADO DE LA INDUSTRIA DE TECNOLOGA DE INFORMACIN Y LA


COMPETENCIA: ................................................................................................................... 14
5.

IDENTIFICACIN DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA: ............................. 16

6.

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: ........ 16

7. GAP ANALYSIS (Aplicacin, Infraestructura, Organizacin Y Procesos


Necesarios): ........................................................................................................................... 16
8.

PLANIFICACIN DE IMPLEMENTACIN. .............................................................. 18

CAPTULO II .................................................................................................................................. 19
APLICACIN DE LA MTRICA V3 ............................................................................................ 19
ACTIVIDAD PSI 1: INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIN ...............19
Tarea PSI 1.1: Anlisis de la Necesidad del PSI.............................................................. 19
Tarea PSI 1.2: Identificacin del Alcance del PSI ............................................................ 20
ACTIVIDAD PSI 2: DEFINICIN Y ORGANIZACIN DEL PSI ...................................22
Tarea PSI 2.1: Especificacin del mbito y Alcance. ...................................................... 23
Tarea PSI 2.4: Comunicacin del Plan de Trabajo .......................................................... 27
ACTIVIDAD PSI 3: ESTUDIO DE LA INFORMACIN RELEVANTE ..........................28
Tarea PSI 3.1: Seleccin y Anlisis de Antecedentes ..................................................... 28
Tarea PSI 3.2: Valoracin de Antecedentes ..................................................................... 28
ACTIVIDAD PSI 4: IDENTIFICACIN DE REQUISITOS: ...........................................29
Tarea PSI 4.1: Estudio de los Procesos del PSI .............................................................. 30
PSI 4.2: ANLISIS DE LA NECESIDAD DE LA INFORMACIN: ................................ 32
PSI 4.3 CATLOGO DE REQUISITOS: ............................................................................ 37
ACTIVIDAD PSI 5: ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES .38
Tarea PSI 5.1: Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Informacin
Actuales .................................................................................................................................. 38
Tarea PSI 5.2: Anlisis de los Sistemas de Informacin Actuales ................................ 39
Tarea PSI 5.3: Valoracin de los Sistemas de Informacin Actuales ........................... 40
ACTIVIDAD PSI 6: DISEO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIN .......41
4

Tarea PSI 6.1: Diagnstico de la Situacin Actual ........................................................... 41


Tarea PSI 6.2: Definicin del Modelo de Sistemas de Informacin .............................. 43
ACTIVIDAD PSI 7: DEFINICIN DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA ..............46
Tarea PSI 7.1: Identificacin de las Necesidades de Infraestructura Tecnolgica ..... 46
Tarea PSI 7.2: Seleccin de la Arquitectura Tecnolgica ............................................... 47
ACTIVIDAD PSI 8: DEFINICIN DEL PLAN DE ACCIN ..........................................49
Tarea PSI 8.1: Definicin de Proyectos a Realizar .......................................................... 49
Tarea PSI 8.2: Elaboracin del Plan de Mantenimiento del PSI .................................... 50
ACTIVIDAD PSI 09: Revisin y Aprobacin del PSI .................................................51
Tarea PSI 9.1: Convocatoria de la Presentacin ............................................................ 52
Tarea PSI 9.2: Evaluacin y Mejora de la Propuesta Prcticas..................................... 53
Tarea PSI 9.3: Aprobacin del PSI ..................................................................................... 54
CONCLUSIN ............................................................................................................................... 56
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 57

CAPTULO I
PLANIFICACIN DE SISTEMA DE INFORMACIN DE LA OFICINA
GENERAL DE ADMISIN
1. INFORMACIN ACTUAL DE LA ORGANIZACIN:
1.1. MISIN:
La Universidad Nacional san Cristbal de Huamanga es una universidad
acadmica, emblemtica, con tradicin e identidad, orientada a la
investigacin y la docencia, est integrado por docente, a estudiantes y
graduados, formar profesionales con capacidad, emprendedora, crtica
reflexiva, creativa e innovadora; produce transmite y transfiere
conocimientos cientficos, investigacin, tecnologa, y cultura basado en
principios ticos y valores para el desarrollo sostenible e inclusivo con
responsabilidad social.
1.2.

VISIN:
Universidad moderna con tradicin, liderazgo y excelencia acadmica;
comprometida con el desarrollo humano.

1.3.

VALORES INSTITUCIONALES: Transparencia, honestidad, respeto,


tolerancia, justicia, responsabilidad e identidad cultural.

1.4.

PRINCIPIOS: La autonoma inherente a su esencia y finalidades.


Bsqueda de la verdad y estudio crtico de los problemas locales,
regionales y nacionales. Gobierno propio, ejercido solo por sus
miembros, con carcter democrtico y representativo. Libertad de
pensamiento, expresin y ctedra, con sujecin a los principios
constitucionales y a los fines de la UNSCH. Afirmacin de los derechos
universales del hombre y del ciudadano, sustentada en el respeto
irrestricto de los Derechos Humanos. Servicio permanente a la
comunidad. Gratuidad de la enseanza.

1.5.

FINES: Acrecentar y transmitir la cultura universal con sentido crtico y


creativo. Formar integralmente al hombre, humanstica, cientfica y
profesionalmente, con excelencia acadmica, de acuerdo con las
necesidades de la regin y del pas. Buscar permanentemente la
6

instauracin de una sociedad justa, que permita promover, estimular,


organizar y realizar investigaciones en los campos de las humanidades,
la ciencia y la tecnologa. Desarrollar la Universidad al servicio de la
comunidad nacional, especialmente de su zona de influencia.
Desarrollar una poltica concordante con los avances de la ciencia y la
tecnologa, las demandas de la era del conocimiento cientfico y
proyectar

sus

acciones

de

formacin

profesional

competitiva,

investigacin productiva, cientfica y humanstica. Valorar, conservar,


defender y desarrollar el patrimonio cultural e histrico de la comunidad
local, regional y nacional. Fomentar y desarrollar la prctica de los
valores tico-morales y cvicos; as como buscar y defender la integridad
nacional, la responsabilidad y vocacin de servicio a la comunidad; y
contribuir a la bsqueda de la independencia econmica, poltica, cultural
y tecnolgica del pas.
1.6.

OBJETIVOS ESTRATGICOS:
Lograr una planificacin, organizacin, gestin, control y
posicionamiento institucional efectivo.
Lograr un proceso de formacin profesional integral y de calidad,
con pertinacia en la solucin de los problemas econmicos y
sociales de la regin y del pas con pleno sentido de
responsabilidad social.
Se referente en los estudios de posgrado a nivel nacional e
internacional.
Alczar la excelencia en la investigacin cientfica y tecnolgica,
con impacto en la solucin de los problemas de la sociedad.
Promover la innovacin, creatividad y emprendimiento.
Adecuada gestin del centro de produccin de bienes y servicios.
Lograr que los centros de extensin universitaria y proyeccin
social sean espacios de interaccin y desarrollo con la comunidad.
Lograr mayor cobertura y calidad de los servicios de apoyo y
programa de bienestar.
7

1.7.

PRINCIPIOS:
La universidad tiene como principio:
La bsqueda de difusin y la verdad.
La calidad acadmica y su mejoramiento continuo.
Espritu crtico de investigacin.
La defensa de los derechos humanos y el desarrollo social.
Creatividad e innovacin.
Democracia institucional.
El inters superior del estudiante.
tica profesional y pblica.

1.8.

ESTADO ACTUAL:
Para determinar el estado actual de la Oficina General de Admisin,

hemos utilizado el anlisis FODA.


FORTALEZAS:
Cuenta

con

software

para

el

proceso

de

Admisin

(recientemente adquirido).
DEBILIDADES:
No cuenta con equipos de procesamiento de datos para las
labores que desarrolla (software para el proceso de trmites
documentarios).
Falta de infraestructura
No cuenta con personal capacitado.
Problemas con el recurso humano.
OPORTUNIDADES:
Diversificacin de productos que ofrece la sociedad.
Prestigio de la universidad por su liderazgo cultural, su
compromiso social y la promocin de igualdad entre mujeres y
hombres.

AMENAZAS:
Bajas remuneraciones del personal de la institucin que los
obliga a buscar alternativas para su bienestar econmico en
desmedro de suficiencia en la institucin.
Insatisfaccin de los usuarios.
1.9.

CLIENTES:

Los clientes son los alumnos de que postulan en la UNSCH y aquellos que
egresan en cada admisin un aproximado es de 7000 postulantes lo cual se
hace difcil en realizar los trmites documentarios la causa que ocasiona es
que no cuentan con un sistema de informacin.
1.10. ESTRUCTURA ORGNICA:

DIRECTOR DE
ADMINISTRACIN
II

SECRETARIA V

ESPECIALISTA
ADMINISTRATIVO
II

1.10.1.

TCNICO
ADMINISTRATIVO
I

DIRECTOR DE ADMINISTRACIN II

Naturaleza:
Direccin, planificacin y coordinacin de los procesos de
admisin de la universidad.
Actividades similares a las de director de administracin I,
diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad.
Supervisa la labor del personal profesional.
Funcin:
9

Cumplir y hacer cumplir la Ley, Estatuto Reformado,


Reglamento

General,

Normas

de

los

Sistemas

Administrativos, Reglamento de Organizacin y Funciones,


Manual de Organizacin y Funciones, Texto nico de
Procedimientos Administrativos de la UNSCH y otras
disposiciones.
y coordinar el cumplimiento de normas y procedimientos
administrativos en las Escuelas de Formacin Profesional,
referentes al Ingreso por Examen de Admisin y otras
modalidades.
Apoyar a la Comisin Permanente de Admisin en la
formulacin de directiva y/o reglamento para el desarrollo
de los procesos de Concurso de Admisin en sus diferentes
modalidades: pre-grado, post-grado, Ciclo de Estudios de
Complementacin

Universitaria

(CECU),

Segunda

Especialidad Profesional, Actualizacin para titulacin,


seleccin de estudiantes para cubrir vacantes va CEPRE
y otros concursos de admisin a la UNSCH;
Apoyar a la comisin Permanente de Admisin, en la
elaboracin de los Prospectos de Admisin, actualizando
los requisitos de ingreso, informacin general de la
Universidad y las Escuelas de Formacin Profesional y los
contenidos de las asignaturas, cuadro de vacantes en
coordinacin con la Facultades y escuelas de Formacin
Profesional, para la formulacin de los cuestionarios.
Organizar eventos relacionados a los concursos de
admisin y la orientacin vocacional dirigidos a los alumnos
de los ltimos aos de educacin secundaria;
1.10.2.

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II

Naturaleza:
Ejecucin y coordinacin de actividades especializadas en
el proceso de admisin de la universidad.
10

Actividades similares a las de especialista administrativo I,


diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad.
Supervisa la labor del personal profesional y tcnico.
Funcin:
Formular y proponer en coordinacin con el director de la
Oficina los proyectos de normas internas que contribuyan
al desarrollo y cambio organizacional;
Formular el Plan Operativo Institucional de su dependencia
en coordinacin con el Director de la Oficina y evaluar
oportunamente el cumplimiento de metas;
Verificar peridicamente la actualizacin del archivo virtual
de

los

programas

de

los

sistemas

acadmicos

automatizados;
Realizar

los

requerimientos

necesarios

para

el

cumplimiento de las actividades programadas;


Participar en las actividades inherentes al proceso de
acreditacin acadmica liderada por los responsables de
cada Universidad; y
Otras funciones encomendadas por el Director.
1.10.3.

SECRETARIO V:

Naturaleza:
Coordinar, supervisin y ejecucin de actividades de apoyo
tcnico secretarial.

Actividades

similares

las

de

secretaria

IV,

diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad.


Supervisa la labor del personal tcnico y auxiliar.
Funciones:
Recibir, registrar, analizar, clasificar y archivar los
documentos que ingresan a la dependencia, y dar trmite a
la misma.
11

Atender llamadas telefnicas, fax, internet y comunicar el


mensaje al interesado, fotocopiar documentos diversos,
concertar citas y preparar agendas

1.10.4.

TCNICO ADMINISTRATIVO I

Naturaleza:
Ejecucin de actividades de apoyo tcnico administrativo
de la oficina.
Ocasionalmente supervisa la labor del personal auxiliar.
Funciones:
Actualizar el registro de alumnos ingresantes por todas las
modalidades en el sistema de admisin, adems de las
anulaciones, rectificaciones de nombres y otros, aprobados
mediante resoluciones.
Expedir constancia de ingreso a la universidad por todas las
modalidades;
Elaborar cuadro estadstico referente a los ingresantes por las
diferentes modalidades e tems.
Mantener actualizado la base de datos de los ingresantes de todos
los procesos de Admisin.
CANTIDAD DE EMPLEADOS:
o Un secretario
o Un tcnico administrativo
o Un especialista administrativo.

2. REQUISITOS DE NEGOCIO PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIN:


Un mdulo de inscripcin de postulantes.
Registro de datos del postulante considerando los requisitos necesarios
para la inscripcin.

12

Establecer los campos necesarios para obtencin de estadsticas


necesarias para la UNSCH y el Ministerio de Educacin.
La carga de imagen y DNI del postulante debe ser de acuerdo a
parmetros establecidos.
Considerar que la inscripcin en lnea sea amigable y en una sola
sesin.
Registrar la recaudacin.
Considerar los reportes y consultas necesarias.
Un mdulo de seguridad de identificacin de postulantes en el examen
de admisin.
El sistema debe verificar la identidad del postulante mediante su huella
digital.
El sistema debe estar enlazado al RENIEC en caso de problemas de
verificacin de identidad del postulante.
El sistema debe usar algoritmos ptimos de de ubicacin de
postulantes. Realizar los reportes necesarios.
Mdulo de calificacin.
La base de datos sea multiusuario.
La lectura de datos sea simultnea como minino 05 terminales.
La consistencia y calificacin sea inmediata en bases de datos
cerradas.
La edicin y correccin de datos debe ser a travs ventanas de acceso.
Se debe considerar diferentes parmetros de calificacin de acuerdo a
las necesidades del usuario.
Se debe considerar registro de acciones de usuario
Reportes varios
Mdulo de verificacin de documentacin de postulantes admitidos.
Validacin del postulante con la documentacin presentada como
ingresante.
Captura de imagen integrada en el sistema para evitar recodificacin
de imagen
Validacin de imagen postulante con la imagen del ingresante.
13

Captura de huella y firma digital por usuario integrado para evitar


recodificacin.
Emisin de constancia y fumes simultneo al proceso.
Reportes varios.

3. ESTADO ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN:


La Oficina General de Admisin viene realizando la admisin con un software
basado en el lenguaje FoxPro que no administra una base de datos relacional y por
consiguiente ha tenido limitaciones, lo cual puede ocasionar un dao a sus
postulantes de la universidad con la informacin brindada. Por tanto, la OGA
recientemente adquiri un software valorizado en SI. 39,950.00 (treinta y nueve mil
Novecientos cincuenta nuevos soles) y tiene como objetivo Automatizar la gestin
de los procesos de admisin de la UNSCH y vela por la imagen de la universidad.

Infraestructura tcnica:
En cuanto a la infraestructura tcnica nuestra universidad no cuenta con equipos
tecnolgicos propios acordes a la actualidad, por lo que tercearizar el proceso de
admisin UNSCH, contratando a empresas o simplemente a personas
conocedoras.

Estado de las aplicaciones:


La Oficina General de Admisin, cuenta con una plataforma web para el proceso
de admisin lo cual es solo de registro, adems esta aplicacin es contratada no
es propio de la organizacin, adems es la nica aplicacin que tiene contacto con
el postulante a la UNSCH.
Estado de las organizaciones de procesos:
La OGA no cuenta con suficiente personal de apoyo lo cual los procesos de
admisin se ejecutan de manera deficiente.

4. ESTADO DE LA INDUSTRIA DE TECNOLOGA DE INFORMACIN Y


LA COMPETENCIA:
La Oficina General de Admisin UNSCH, para cumplir sus objetivos establecidos
en el Plan Estratgico Institucional, en posicionarse en el medio como primera
alternativa de los estudiantes para continuar los estudios superiores, en este caso
14

refirindonos al servicio en lo que respecta al proceso de admisin, haciendo


mencin a la tecnologa de informacin que utiliza la Oficina General de Admisin
UNSCH para el proceso de admisin, en cuanto al proceso de matrcula o
inscripcin, cuenta con un aplicativo web, de igual manera con el mismo aplicativo
web, hacen las publicaciones de los resultados, en cuanto al sistema de conteo de
respuestas o de calificacin, cuentan con el sistema de lectora ptica.
De esta manera:
La primera oportunidad de mejora que la OGA debe trazarse, en el mbito de la
gestin institucional, es la definicin de una mejor opcin para continuar los
estudios superiores en la ciudad de Ayacucho, promoviendo en publicidad, y hacer
ver las bondades que muestra la UNSCH, en cuanto a tecnologa, infraestructura,
calidad educativa, etc. neutralizando la competencia, y le asegure, al mismo
tiempo, una mayor cantidad de postulantes a la casa superior de estudios san
cristobalita.
Otra oportunidad de mejora en cuanto al proceso de admisin sera la tecnologa
que utilizan para proceso de admisin, viendo la necesidad por ejemplo de publicar
lo ms antes posible los resultados.
Tambin aclarar un punto importante, en vista que en este componente se ve a la
competencia, la Universidad Nacional de San Cristbal de Huamanga es un
referente muy importante en la ciudad de Huamanga frente a otras universidades.
La definicin de cada uno de estos objetivos, debe estar acompaado por un
conjunto de metas necesarias para su cumplimiento y que, al menos deben
contemplar la superacin de las debilidades y amenazas detectadas, as como el
aprovechamiento de las fortalezas y oportunidades identificadas. Asimismo, en la
evaluacin del cumplimiento de estos objetivos se debe contemplar el seguimiento
de los indicadores asociados a los criterios de verificacin de la misin y visin.

15

5. IDENTIFICACIN DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA:


Para poder identificar las oportunidades de mejora de la OGA se hizo la siguiente
tabla de mejora.

INCIDENCIAS

MEJORAS A ADOPTAR

Ningn sistema de informacin para


el manejo de la informacin
Mala atencin al postulante al
momento de la inscripcin
Sistema obsoleto en cuanto a la
verificacin de la identidad del
postulante

Modelo de informacin (pgina web


propia)
Modelo de sistemas de informacin
(sistema biomtrico, para las huellas
dactilares)
Arquitectura informtica

Todas las mejoras a adoptar estarn ligadas al objetivo institucional, en este caso
a los objetivos estratgicos que tiene la UNSCH establecido en el Plan Estratgico
Institucional.

6. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN:

Arquitectura de las TI.- Actualizacin de servidores que cumplan los


requerimientos estndares actuales manteniendo el DATA

Procesos de TI. El proceso de admisin tiene diferentes procesos las


cuales se va integrar en una aplicacin web.

Capacidades de TI.- La aplicacin web est planeado para soportar una


determinada cantidad de usuarios para el acceso.

7. GAP ANALYSIS (Aplicacin, Infraestructura, Organizacin Y


Procesos Necesarios):
Un anlisis de brechas sirve para alcanzar sus objetivos que nos hace ver
las oportunidades de mejora, hacer ver cul es la diferencia entre las
brechas en el nivel de desempeo de dos empresas o instituciones.

16

PROBLEMA
Planeacin estratgica

No hay una actualizacin


planeacin estratgica

PLAN DE MEJORA
de

la

Estrategia de servicio
Es muy decadente ya que no cuenta
con Tics .

Mejorar ello implica la actualizacin de


la planeacin estratgica.
Implementar Tics para que haya una
mejor estrategia de servicio.

Estrategia y organizacin

Falta de conciencia por parte del


El vicerrectorado debe estar al tanto de
las limitaciones del sistema
Vicerrectorado en la planeacin
estratgica, ya que no hay un soporte
adecuado.

Estrategia de tctica y
operaciones

Mala distribucin del dinero en las


actividades de la OGA.

Distribucin equitativa del dinero para


minimizar costos en las actividades del
OGA.

Tecnologa y estrategia

No se monitorea el desempeo interno.

Dar mantenimiento y soporte a los


sistemas de informacin.

17

8. PLANIFICACIN DE IMPLEMENTACIN.
Para la planificacin de la implementacin se tuvo en cuenta lo siguiente:
Primera etapa:
Estudio de costo/beneficio.
Segunda etapa:
Adquisicin y licitacin de nueva arquitectura tecnolgica.
Adquisicin y licitacin del software jerrquico y modular.
Tercera etapa
Capacitacin a personal para implementacin.
Prueba y comprobacin del desempeo del software.
Cuarta etapa:
Instalacin y puesta en marcha del servidor.
Para realizar esto se tom en cuenta el software GANTT PROYECT.

18

CAPTULO II
APLICACIN DE LA MTRICA V3
ACTIVIDAD PSI 1: INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIN
La Oficina General de Admisin (OGA) , que cumple diversos procesos y actividades como:

El proceso de admisin.

Mantener actualizado el registro de estudiantes.

Mantener actualizado el padrn general de egresados, etc.

Para ello se requiere aplicaciones y tecnologas acorde a las necesidades y realidad de la


regin para desarrollar coherentemente dichos procesos, que en la actualidad no cuenta
con la capacidad de satisfacer a los usuarios, especficamente en los procesos de admisin
contando con aplicaciones web que no se ajustan a las necesidades y no son modulares,
esto genera malestar en los usuarios por la prdida de tiempo y las colas con lmite infinito
que se genera en estos periodos de actividad del OGA
TAREA
PSI 1.1

Anlisis
de
la
Necesidad del PSI

PSI 1.2

Identificacin del
Alcance del PSI

PSI 1.3

Determinacin de
Responsables.

PRODUCTOS

TC Y PRACT

PARTICIPANTES

-Evaluacin y aprobacin del inicio del


PSI.
-Formular y proponer proyectos de
normas
internas
(reglamentos,
directivas) que contribuyan al normal
desarrollo transparente y eficiente en
el proceso del Examen de Admisin
-Los responsables sern:
Especialista Administrativo II.
Especialistas contratados.
Terceras empresas.

Sesiones de trabajo.

Comit de direccin
(director de la OGA)
Factor crtico de
xito.

Especialista
Administrativo II
Sesiones de trabajo.

-Comit de direccin
(director de la OGA).

-Y rganos de lnea.
-Sesiones
de
trabajo.

Tarea PSI 1.1: Anlisis de la Necesidad del PSI


La OGA para brindar un servicio de calidad requiere dar inicio del PSI, que cubrirn las
necesidades de satisfaccin a los usuarios y dar apoyo a las diferentes dependencias de
su competencia.
La OGA, por ser un rea dependiente del Vicerrectorado Acadmico y este a su vez del
Rectorado; su capacidad en la toma de decisiones est limitada, por la dependencia que
presenta.
La OGA no posee un plan estratgico que le permita el correcto desempeo en las
funciones que se le delego. Conveniente a esto existe la necesidad de contar con un plan
estratgico que permita establecer sus objetivos a alcanzar a mediano plazo.

Productos
En el proceso de examen de admisin se encontr deficiencia por lo que inicio el
plan de sistema de informacin.
19

De entrada
Solicitud formal pidiendo el inicio del PSI de la Oficina General de Admisin.

De salida
Evaluacin y aprobacin del inicio del PSI.
Prcticas
Sesiones de trabajo.
Participantes
Comit de direccin (director de la OGA).

Tarea PSI 1.2: Identificacin del Alcance del PSI


El PSI involucra a la OGA quienes apoyan al comit permanente de admisin a llevar a
cabo el proceso de admisin, seleccin de los mejores alumnos y egreso de estudiantes.
El PSI a desarrollar tiene como tarea permitir que usuarios tanto acadmicos,
administrativos al igual que el pblico en general tengan acceso rpido y seguro en los
procesos de admisin tanto en la inscripcin como tambin en la entrega de constancia de
ingreso de ese modo evitar las colas largas que se genera en este proceso.

Productos
De entrada
Descripcin, evaluacin y aprobacin del inicio del PSI.
De salida
Formular y proponer proyectos de normas internas (reglamentos, directivas)
que contribuyan al normal desarrollo transparente y eficiente en el proceso
del Examen de Admisin.
Formular el Plan Operativo integral de su dependencia.
Realizar proceso de admisin con calidad estandarizada y modular.
Apoyar en forma coordinada a la Comisin Permanente de Admisin, en la
elaboracin del Reglamento para el desarrollo del proceso de Admisin en
sus diferentes modalidades (ordinario, extraordinario, pregrado y postgrado),
agilizando dicho proceso con tecnologa moderna y aplicaciones integrales.
20

Establecer un padrn general de Egresados, Graduados y Titulados por


especialidades en el sistema sin la necesidad del personal para su
obtencin.
Fomentar y promocionar y participar en estudios de investigacin
pedaggica, procesos de enseanza-aprendizaje, didctica universitaria,
elaboracin de encuestas de evaluacin a los docentes y sistemas de
evaluacin a los alumnos a travs del sistema de aplicacin web y teniendo
resultados cada fin de semestre acadmico premiando a los mejores
docentes.
Los objetivos que se pretenden alcanzar con este PSI son:
Facilitar el control y el desarrollo del proceso de admisin.
Mayor control de la data por parte de esta oficina.
Accesibilidad a toda la informacin sobre el SI a desarrollar.
Autonoma en cuanto al procesamiento de datos administrativos.
Estandarizacin y competitividad en cuanto al proceso de admisin.
Los factores crticos que tomamos en cuenta para el desarrollo del PSI son:
Actualizacin permanente de la informacin.
Brindar servicio eficiente en los requerimientos de los usuarios.
Modularizacin de los procesos del sistema.
Prcticas
Sesiones de trabajo.
Factor crtico de xito.
Participantes
Especialista Administrativo II
Tarea PSI 1.3: Determinacin de Responsables.
El inicio del PSI involucra a todos los integrantes de la organizacin para llevar
adecuada y coherentemente el trabajo del negocio y de los sistemas de informacin
actuales y con lo que deberan contar.

21

Productos
De entrada
Descripcin, evaluacin y aprobacin del inicio del PSI.
De salida
Los responsables sern:
Especialista Administrativo II.
Especialistas contratados.
Terceras empresas.
Prcticas
Sesiones de trabajo.
Participantes
Comit de direccin (director de la OGA).
Y rganos de lnea.
ACTIVIDAD PSI 2: DEFINICIN Y ORGANIZACIN DEL PSI
La OGA y sus mltiples dependencias y aquellas involucradas en el negocio definen
objetivos, procesos afectados, participantes, resultados y fechas de entrega. Para
ello debe contar con las actividades o tareas:
Se elabora un calendario de ejecucin.
TAREA

PRODUCTOS

PSI 2.1

Especificacin del
mbito y Alcance

PSI 2.2

Organizacin
PSI

PSI 2.3

PSI 2.4

del

Definicin del Plan


de Trabajo.

Comunicacin del
Plan de Trabajo

La Oficina General de
Admisin, se encarga de
apoyar y controlar los
procesos de admisin a la
Universidad.
-Catlogo de usuarios:
Estudiantes de pregrado
Estudiantes de posgrado
Egresados de la UNSCH
Plan de trabajo en el cual se
especificar la secuencia de
las ejecuciones de trabajo a
realizar por todo el equipo
encargado.

TECN Y PRACT
Catalogacin.

-Sesiones
de
trabajo para la
elaboracin del
PSI.
-Catalogacin.

-Planificacin.
-Estimacin.

PARTICIPANTES
Comit
de
direccin
(director de la OGA).
Usuarios.
Jefe de Proyecto del PSI
(expertos).
-Usuarios.
-Jefe de Proyecto del PSI
(expertos).
-Director de administracin
II.
-Equipo de trabajo
-Usuarios.

-Evaluacin y aprobacin del


inicio del PSI para la
elaboracin.
-Aprobacin y aceptacin del
plan de trabajo.

22

Tarea PSI 2.1: Especificacin del mbito y Alcance.


El mbito del OGA ser el sistema organizativo mismo y el alcance aquellas
unidades afectadas o relacionadas con el PSI.
Productos
De entrada
Descripcin general del PSI de OGA.
De salida
La Oficina General de Admisin, se encarga de apoyar y controlar los
procesos de admisin a la Universidad.
Objetivos generales:
Formular y proponer proyectos de normas internas (reglamentos,
directivas) que contribuyan al normal desarrollo transparente y eficiente
en los procesos de Admisin
Ceder informacin, documentos y otros a peticin de sus usuarios
Objetivos Especficos:
Formular el Plan Operativo integral de su dependencia;
Realizar proceso de admisin con calidad estandarizada y modular
Apoyar en forma coordinada a la Comisin Permanente de Admisin, en
la elaboracin del Reglamento para el desarrollo del proceso de Admisin
en sus diferentes modalidades, agilizando dicho proceso con tecnologa
moderna y aplicaciones integrales;
Establecer un padrn general de Egresados, Graduados y Titulados por
especialidades en el sistema sin la necesidad de usuarios fsicamente
para su obtencin;
Organizar eventos y charlas de orientacin vocacional, dirigidos a los
alumnos de los ltimos aos de Educacin Secundaria, dicho evento
generar tecnologa y ciencia en beneficio de la universidad;
Fomentar y promocionar y participar en estudios de investigacin
pedaggica, procesos de enseanza-aprendizaje, didctica universitaria,
elaboracin de encuestas de evaluacin a los docentes y sistemas de
evaluacin a los alumnos a travs del sistema de aplicacin web y
23

teniendo resultados cada fin de semestre acadmico premiando a los


mejores decentes.
Descripcin del proceso de la organizacin afectado.
Asesoramiento a los usuarios
Analizar y evaluar los cuadros de mritos
Brindar constancias de ingreso
Establecer padrn general de egresados, graduado, titulados por
especialidad
Prcticas
Catalogacin.
Participantes
Comit de direccin (director de la OGA).
Usuarios.

Jefe de Proyecto del PSI (expertos).

Tarea PSI 2.2: Organizacin del PSI.


Se recurre a especialistas o capacitacin del personal para llevar Adelante el PSI,
pues la OGA debe contar con el personal adecuado e idneo para ello.
Productos
De entrada
Estructura organizativa:

24

Descripcin general del PSI de OGA


La Oficina General de Admisin, es la encargada de los procesos de
admisin a la Universidad.
Objetivos generales
Formular y proponer proyectos de normas internas (reglamentos,
directivas) que contribuyan al normal desarrollo transparente y eficiente
en el proceso del Examen de Admisin
Objetivos Especficos
Formular el Plan Operativo integral de su dependencia;
Realizar proceso de admisin con calidad estandarizada y modular.
Apoyar en forma coordinada a la Comisin Permanente de Admisin, en
la elaboracin del Reglamento para el desarrollo del proceso de Admisin
en sus diferentes modalidades, agilizando dicho proceso con tecnologa
moderna y aplicaciones integrales;
Establecer un padrn general de Egresados, Graduados y Titulados por
especialidades en el sistema sin la necesidad de usuarios fsicamente
para su obtencin;
Organizar eventos y charlas de orientacin vocacional, dirigidos a los
alumnos de los ltimos aos de Educacin Secundaria, dicho evento
generar tecnologa y ciencia en beneficio de la universidad;
Fomentar y promocionar y participar en estudios de investigacin
pedaggica, procesos de enseanza-aprendizaje, didctica universitaria,
elaboracin de encuestas de evaluacin a los docentes y sistemas de
evaluacin a los alumnos a travs del sistema de aplicacin web y
teniendo resultados cada fin de semestre acadmico premiando a los
mejores decentes.
Los procesos afectados por el PSI son:
o Asesoramiento a los usuarios
o Analizar y evaluar los cuadros de mritos
25

o Brindar constancias de ingreso


o Establecer padrn general de egresados, graduado, titulados por
especialidad
De salida
Catlogo de usuarios:
Estudiantes de pregrado
Estudiantes de posgrado
Egresados de la UNSCH
Comit permanente de admisin
Escuelas de formacin profesional.
Otros

Equipos de trabajos adecuados y competentes con misin y visin de


organizacin

Prcticas
Sesiones de trabajo para la elaboracin del PSI.
catalogacin
Participantes
Usuarios
Jefe de Proyecto del PSI (expertos)
Tarea PSI 2.3: Definicin del Plan de Trabajo.
Productos
De entrada
Objetivos generales.
Objetivos Especficos.
Usuarios involucrados en el PSI.
Equipos de trabajo adecuado y competente con misin y visin de
organizacin.
Descripcin general de procesos de la organizacin afectados.

26

De salida
Plan de trabajo en el cual se especificar la secuencia de las ejecuciones
de trabajo a realizar por todo el equipo encargado.

Prcticas
Planificacin
Estimacin
Participantes
Usuarios
Jefe de Proyecto del PSI (expertos)

Tarea PSI 2.4: Comunicacin del Plan de Trabajo


Los integrantes de la elaboracin del PSI y el director administrativo II tendrn la
obligacin de dar a conocer el plan de trabajo.
Productos
De entrada
Catlogo de usuarios
Equipo de trabajos adecuados y competentes con misin y visin de
organizacin
De salida
Evaluacin y aprobacin del inicio del PSI para la elaboracin.
Aprobacin y aceptacin del plan de trabajo
Participantes
Director de administracin II
Equipo de trabajo
Usuarios

27

ACTIVIDAD PSI 3: ESTUDIO DE LA INFORMACIN RELEVANTE


Se estudian todos los antecedentes de la Oficina General de Admisin-UNSCH,
los sistemas de informacin existentes, los que hacen uso y los afectados con los
cambios, adems se hace un diagnstico de la situacin actual del rea en
estudio.
Tarea PSI 3.1: Seleccin y Anlisis de Antecedentes
En esta parte se analiza todos los antecedentes y se seleccionan algunos
aspectos del plan estratgico de sistemas de informacin, estudios previos, plan
general informtico, etc. con los que cuenta la Oficina General de Admisin.

ANLISIS DE ANTECEDENTES
Antecedentes:

La Oficina General de Admisin no contaba hasta el momento con ningn


estudio relacionado con la creacin de algn sistema de informacin, para
realizar trmites documentarios.
Hasta el momento solo se cuenta con un estudio referente al proceso de
inscripcin para los postulantes al examen de admisin la cual se trata de un
estudio de la pre-adquisicin de un aplicativo web
Falta de control en la administracin de la informacin.

Tarea PSI 3.2: Valoracin de Antecedentes


Se elaboran el catlogo de requisitos del PSI de la Oficina General de
Admisin. Se realiza un anlisis cuidadoso de los antecedentes de la
organizacin y de los sistemas de informacin actuales. Sin embargo, en
nuestro caso, este ltimo no lo tenemos.
CATLOGO DE REQUISITOS

Personal capacitado, para administrar el aplicativo web.

Arquitectura fsica adecuada de la oficina: para de esta manera se vea ms eficiente


como se va a implementar el sistema de informacin para mejorar el proceso de
inscripcin para el examen de admisin.

Hardware tecnolgico actualizado: requerimos de artefactos efectivos, mediante las


cuales podamos realizar mejor el proceso de creacin e implementacin del sistema

28

Software con licencia y documentado: este requisito es importante ya que, al no


usar software libre, se necesitar las licencias correctas para que as no haya
restricciones al momento del desarrollo y la utilizacin del sistema de informacin.

Servidores integrales, ste para poder saber los reportes acerca de la inscripcin,
etc, y poder tomar decisiones acerca del proceso de Admisin de la UNSCH.

OTROS
CATALOGO DE NORMAS DEL PSI
Normas y reglamentos del PSI que sean elaborados por la organizacin.
Reglamentos que rigen la organizacin (Oficina General de Admisin)
(como el Manual de Organizacin y Funciones(MOF), ROF, etc.)
Principios organizacionales y polticas de la UNSCH (como el plan
estratgico institucional, plan operativo 2015-2021, etc.)

ACTIVIDAD PSI 4: IDENTIFICACIN DE REQUISITOS:


El objetivo final de esta actividad va a ser la especificacin de los requisitos de
informacin de la organizacin, as como obtener un modelo de informacin que los
complemente.
Para conseguir este objetivo, se estudia el proceso o procesos de la organizacin
incluidos en el mbito del Plan de Sistemas de Informacin. Para ello es necesario
llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso tal y
como debera ser, y no segn su situacin actual, ya que sta puede estar
condicionada por los sistemas de informacin existentes.
Del mismo modo, se identifican los requisitos de informacin, y se elabora un
modelo de informacin que represente las distintas entidades implicadas en el
proceso, as como las relaciones entre ellas.
Por ltimo, se clasifican los requisitos identificados segn su prioridad, con el
objetivo de incorporarlos al catlogo de requisitos del Plan de Sistemas de
Informacin
.
29

TAREA

PSI 4.1

PSI 4.2

PSI
4.3

PRODUCTOS

TECN Y PRACT

PARTICIPANTES

Estudio de los
Procesos del PSI

-Asesoramiento a los
usuarios:
Solicitud formal por
parte del usuario
Evaluacin
de la
solicitud

Modelo de
procesos de la
organizacin.

-Consultorio.
-Usuarios expertos.

Anlisis de las
Necesidades de
Informacin

-Asesoramiento a
los
usuarios:
Datos de
identificacin del
usuario
DATA actualizada

-Modelo
entidad/relacin
extendido.
-Diagrama
de
clases.
-Sesiones
de trabajo

-Consultores.
-Usuarios expertos

Catalogacin de
Requisitos

-Catlogo de
requisitos:
Arquitectura fsica
adecuada.
Hardware
tecnolgico
actualizado
Software con licencia
y documentado
Servidores integrales.

-Catalogacin.

-Consultores.
-Usuarios
Expertos.

Tarea PSI 4.1: Estudio de los Procesos del PSI


Se estudia cada proceso de la organizacin incluido en el mbito del Plan de
Sistemas de Informacin. Para cada uno de ellos, es necesario identificar las
actividades o funciones, la informacin implicada en ellas y las unidades
organizativas que participan en el desarrollo de cada actividad.
Para obtener esta informacin es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con
los usuarios implicados en cada uno de los procesos a analizar. Una vez
contrastadas las conclusiones, se elabora el modelo correspondiente a cada
proceso. Si existe relacin entre los distintos modelos, se unifican en la medida de
lo posible, con el fin de proporcionar una visin global en el contexto de la
organizacin y facilitar una identificacin de requisitos ms objetiva.
Productos
De entrada
Descripcin general de procesos de la organizacin afectados (PSI 2.1).
Catlogo de objetivos de PSI (PSI 2.1)
30

Catlogo de usuarios (PSI 2.2)


Equipos de trabajo (PSI 2.2)
De salida
Modelo de procesos de la organizacin
o

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN II:


Direccin, planificacin y coordinacin de los procesos de
admisin de la universidad.
Organizar eventos relacionados a los concursos de
admisin y la orientacin vocacional dirigidos a los alumnos
de los ltimos aos de educacin secundaria.

o ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II:


Ejecucin y coordinacin de actividades especializadas en
el proceso de admisin de la universidad.
Formular el Plan Operativo Institucional de su dependencia
en coordinacin con el Director de la Oficina y evaluar
oportunamente el cumplimiento de metas.
o SECRETARIA(O) V:
Coordinar, supervisin y ejecucin de actividades de
apoyo tcnico secretarial.
Recibir, registrar, analizar, clasificar y archivar los
documentos que ingresan a la dependencia, y dar trmite
de la misma.
Informar y orientar al pblico, personal directivo, docentes,
trabajadores y alumnos en general.
Organizar, administrar y conservar actualizado el archivo de
los documentos y otros que emite y recibe.
Brindar informaciones a la comisin Permanente de
Admisin para facilitar el trabajo de comisin.
o TCNICO ADMINISTRATIVO:
Ejecucin de actividades de apoyo tcnico administrativo
de la oficina.

31

Actualizar el registro de alumnos ingresantes por todas las


modalidades en el sistema de admisin, adems de las
anulaciones, rectificaciones de nombres y otros, aprobados
mediante resoluciones.
Expedir constancia de ingreso a la universidad por todas las
modalidades.
Elaborar cuadros estadsticos referentes a los ingresantes
por las diferentes modalidades e tems.
Mantener actualizado la base de datos de los ingresantes
de todos los procesos de Admisin.
EN GENERAL LOS PROCESOS QUE REALIZAN SON:
o Asesoramiento a los usuarios.
o Analizar y evaluar los cuadros de mritos.
o Brindar constancias de ingreso.
o Establecer padrn general de egresados, graduados, titulados
por especialidad.
Tcnicas y prcticas
Modelado de procesos de la organizacin.
Prcticas
Sesiones de trabajo
Participantes
Ejecutores de PSI.
PSI 4.2: ANLISIS DE LA NECESIDAD DE LA INFORMACIN:
PRODUCTOS:
De entrada

Modelo de procesos de la organizacin (PSI 4.1)

De salida

Necesidades de informacin
32

Requisitos mencionados en cada proceso segn el Tupa.

5 DIAGRAMA DE CLASES: se cuenta con tres modulos.

Motor HTML5 ,AJAX

DB SQLSERVER

Diagrama de clases: diseado con SmartDraw

33

Diagrama de clases: diseado con SmartDraw:

34

DIAGRAMA DE CLASES:

35

Tcnicas y prcticas
La tcnica de vamos a usar el la de diagrama de flujos.

Modo
exonerado u
ordinario
Primer puesto,
afectados por
terrorismo, Traslado
externo, crepre-unsch,
indgenas

Exonerado

Inscripcin del
postulante (va
internet)

Constancia de
ingreso, Exonerado u
ordinario

Contraparte del Carn

Primer puesto, afectados


por terrorismo, Traslado
externo, CREPRE-UNSCH,
indgenas:

Exonerado

Requisitos para cada caso en


que se est presentando

Autorizacin de pago correspondiente


y el de Admisin la Oficina Acadmico
(requisito
para
matrcula)
comprobante de depsito en la entidad
General de financiera autorizada por
derecho de Admisin inscripcin y
adquisicin de la carpeta de postulante
Certificado de estudios original de los 5
aos de educacin secundaria
Partida de nacimiento original

Prcticas
Sesiones de trabajo
Participantes
Ejecutores de PSI.

36

PSI 4.3 CATLOGO DE REQUISITOS:


Productos
De entrada
Catlogo de objetivos de PSI (PSI 2.1)
Catlogo de requisitos (PSI 3.2)
Modelo de procesos de la organizacin (PSI 4.1)
Modelo de informacin (PSI 4.2)
Necesidades de informacin (PSI 4.2)
De salida

Catlogo de requisitos:
O Requisitos de los procesos afectados por el PSI: procesos afectados
por el PSI:
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

EXISTE

CMO SE REALIZA?

CALIFICACIN

COMO DEBE SER

Regular

------------------

Regular

------------------

---------

-----------

Inscripcin

para

la

admisin
Entrega

constancia

ingresante
Control o seguimiento
a los egresados

Si

Si

si

Atreves de internet
Presencial lo que ocasiona prdida de
tiempo
----------------

Prcticas

Catalogacin de requisitos

Participantes

Ejecutores del PSI

Asesores de Sistemas

37

ACTIVIDAD PSI 5: ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN


ACTUALES
TAREA

PRODUCTOS

TECN Y

PARTICIPANTES

PRACT
De salida
Catlogo de objetivos

PSI
5.1

PSI
5.2

PSI
5.3

Alcance
y
Objetivos
del
Estudio de los
Sistemas
de
Informacin
Actuales

Anlisis de los
Sistemas
Informacin
Actuales

de

Valoracin
de
los Sistemas de
Informacin
Actuales

Actualizacin
de
los sistemas de
informacin Modularizacin de sistema

Sistema de informacin
Integral
que
Requerimientos y
Documentacin

Satisfaga
que posea

los
una

-Identificacin
de
Sistemas
de
Informacin actuales afectados por el
PSI

-Sistema Actual

Ineficiente manejo de aplicaciones.


Sistema
de
informacin
documentacin y sin cdigo fuente.

sin

Tercerizacin
Informacin.

Sistemas

de

Demasiada
dependencia
en
administracin de la base de datos.

la

Valoracin del sistema actual

Catalogacin
Sesiones
de trabajo

Consultores
Consultores
Informticos
Usuarios Expertos

Arquitectura fsica actual


Descripcin general del sistema de
informacin actual.

de

los

Debido a que el sistema actual (Proceso


de admisin) se encuentra desfasado e
indocumentado, no permite alcanzar sus
objetivos el cual no permite que la
organizacin cumpla con sus funciones.

Sesiones
de trabajo

Consultores

Responsables
mantenimiento externo.

Sesiones de
trabajo
Impacto
organizaci

Consultores
Informticos
Usuarios Expertos
Equipo del proyecto.
Tcnico
Administrativo

Consultores
Consultores
Informticos

onal

Tarea PSI 5.1: Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de


Informacin Actuales
Productos
De entrada

Catlogo de objetivos de PSI

Descripcin general de procesos de la organizacin afectados


Catlogo de usuarios
Equipos de trabajo
De salida
Catlogos de objetivos
38

de

Actualizacin de los sistemas de informacin


Modularizacin de sistema
Sistema de informacin integral que satisfaga los
requerimientos y que posea una documentacin
Identificacin de sistemas de informacin actuales afectados por el
PSI
Sistema actual
Arquitectura fsica actual
Prcticas

Sesiones de trabajo

Participantes
Consultores
Consultores Informticos
Usuarios Expertos

Tarea PSI 5.2: Anlisis de los Sistemas de Informacin Actuales


Productos
De entrada
Catlogo de objetivos de PSI
Descripcin general de procesos de la organizacin afectados
Identificacin de sistemas de informacin
De salida
Valoracin del sistema actual
Debido a que el sistema actual (OGA) se encuentra
desfasado e indocumentado, no permite alcanzar sus
objetivos el cual no permite que la organizacin cumpla con
sus funciones.
Prcticas
Sesiones de trabajo
Impacto organizacional
Participantes
39

Consultores

Consultores Informticos

Usuarios Expertos
Equipo del proyecto
Tcnico administrativo

Responsables de mantenimiento externo

Equipo de soporte tcnico

Tarea PSI 5.3: Valoracin de los Sistemas de Informacin Actuales


Productos
De entrada

Catlogo de objetivos de PSI

Descripcin general de sistemas de informacin actual.

De salida

Valoracin del sistema actual:


Debido a que el sistema actual (Proceso de admisin) se
encuentra desfasado e indocumentado, no permite alcanzar
sus objetivos el cual no permite que la organizacin cumpla
sus funciones

SISTEMAS
ACTUALES

PROBLEMAS
POTENCIALES

CONCLUSIONES

VALORACIN

Sistema de
cobros y
contable.

El sistema este
terciarisado y tiene
demora de
resultados.

El sistema debe ser


implementado con
tecnologas de
informacin y
comunicacin.

Requiere
implementacin
urgente

El sistema debe ser


implementado con
tecnologas de
informacin y
comunicacin.

Requiere
implementacin
urgente

Sistema web de
pre inscripcin e
inscripcin.

Prdida de datos.
Demora en la
nmina. Errores de
datos del estudiante.

40

Sistema de
publicidad y
marketing.

Falta de
actualizacin de las
redes sociales.

Actualizacin constante
y de modo amigable.

Requiere
implementacin

Prcticas

Sesiones de trabajo

Impacto organizacional

Participantes

Consultores

Consultores Informticos

ACTIVIDAD PSI 6: DISEO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIN


Tarea PSI 6.1: Diagnstico de la Situacin Actual
Productos
De entrada
Modelo de informacin
Catlogo de requisitos
Valoracin de la situacin actual
De salida
Diagnstico del Sistema actual

Diagnstico de la situacin actual


Relacin de sistemas de informacin que se conservan y
mejoras necesarias
Actualmente la OGA cuenta con una Plan de trabajo;
ninguna rea cuenta con algn aplicativo ptimo que les
permita reducir tiempos y generar mayores beneficios tanto
a la UNSCH como a sus clientes.
41

Se encontraron deficiencias en las reas funcionales,


tecnologas desactualizadas: La Direccin no cuenta con un
sistema

que

ayude

la

eficiencia

de

la

gestin

administrativa y acadmica.
Actualmente la OGA debera poseer un plan de sistemas, el
cual les beneficiara en muchos aspectos y tener claras los
objetivos estratgicos por curso, as generaran un mejor
ambiente laborable y beneficios.
Los sistema de gestin operativa y de marketing junto al
sistema de cobros y entrega de certificados, realizan sus
procesos de manera manual, no cuentan con tecnologa que
ayude a tener la informacin actualizada y ayude a realizar
los procesos de una manera ms eficiente, hace uso de
archivadores fsicos que son deficientes en la bsqueda de
informacin

los

cuales

generan demoras. El proceso

contable es terciarizada a otras cooperativas el nico que


cuenta con un aplicativo que minimiza tiempos.

SISTEMAS
ACTUALES
Sistema de
cobros y
contable.
Sistema de pre
inscripcin e
inscripcin
Sistema de
publicidad y
marketing.

SE CONSERVA
El sistema contable es
terciarizada el cual cuenta con
una mejor capacitacin del
responsable.

Se conserva.

La pgina web y redes sociales.

MEJORAS

Implementar un sistema
contable propio.

Actualizacin permanente y
mejoras.
Constante actualizacin de la
pgina web y anexo a redes
sociales. Crear frum, canal
en youtube, y en otras redes
sociales.

42

Prcticas
Matriciales
Participantes
Consultores
Tarea PSI 6.2: Definicin del Modelo de Sistemas de Informacin
Productos
De entrada
Diagnstico situacional actual
Modelo de proceso de la organizacin
Modelo de informacin
Catlogo de requisitos

De salida
Modelo de sistema de informacin
Solicitud formal del cliente
Validacin de la solicitud
Revisin de la solicitud

Efectivizacin de la solicitud

Recepcin del cliente

Redireccionamiento al mdulo respectivo de acuerdo a la


solicitud
Respuesta del mdulo hacia el cliente
Efectivizacin de la atencin al cliente

43

Modelo de sistemas de informacin


Sistema de Informacin

Pgina web

Interfaces

Aplicacin

Sistema de tramite
documentario

Aplicacin

Sistema biomtrico

Aplicacin

Tecnologas
Computadoras
Servidores
Servidores de
Base
de Datos.
Dispositivos
mviles
Computadoras
Servidores de
Base de Datos.
computadoras
Escner de huella
dactilar
Servidores de
Base de Datos

44

MODELO DE FLUJO DE DATOS

45

Prcticas
Diagrama de representacin
Sesiones de trabajo

Participantes
Consultores
Consultores Informticos
Usuarios Expertos

ACTIVIDAD PSI 7: DEFINICIN DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA


Tarea PSI 7.1: Identificacin de las Necesidades de Infraestructura
Tecnolgica
Productos
De entrada
Entorno tecnolgico actual y estndares
Modelo de sistemas de informacin
Modelo de informacin
Catlogo de requisitos
Descripcin general de sistemas de informacin actuals
Valoracin de la situacin actual
De salida
Alternativas de arquitectura tecnolgica

Actualizacin de Servidores que cumplan los requerimientos


estndares actuales ello manteniendo la DATA.

Canal de transmisin de datos de alta velocidad con acceso a


internet y con dominio propio

Administracin especializada y centralizada de la base de datos

Prcticas
Sesiones de trabajo
Diagrama de representacin

46

DIAGRAMA DE REPRESENTACIN

Participantes
Consultores Informticos
Equipos de soporte tcnico

Tarea PSI 7.2: Seleccin de la Arquitectura Tecnolgica


Productos
De entrada
Entorno tecnolgico actual y estndares

La tecnologa y arquitectura ms adecuada

Alternativas de arquitectura tecnolgica


De salida
Arquitectura tecnolgica

El hardware necesario que cumpla con estndares mnimos de


robustez en transmisin de datos es conveniente utilizar una
arquitectura de 32bits.

Sistema

de

refrigeracin

lquido

para

evitar

sobrecalentamiento del procesador.


47

La plataforma adecuada en cuanto a software para servidores es


conveniente utilizar alguna distribucin Linux (Ubuntu Server de 32
bits)

Como cualquier pgina web empresarial tendr acceso a base de


COSTO DE INVERSIN
TIPO DE COSTO

Costo de personas

COSTO TOTAL
10,150.00

Costo de equipos

6,450.00

Costo de software

17,800.00

Costo de infraestructura

11,000.00

otros costos

4,600.00

Costo total

50,000.00

datos, la cual estar desarrollado diferentes programas de aplicacin


web y otras herramientas que nos permitirn el desarrollo e
implementacin de las Tecnologas de Informacin. Esta pgina
tendr una interfaz amigable con todos los requerimientos que el
usuario necesite (consultas).

Anlisis costo/beneficio de la arquitectura tecnolgica seleccionada:


E l costo total en el tiempo de Inversin del proyecto ser de
S/. 50,000.00

48

Tcnicas
Anlisis costo/beneficio
Prcticas
Diagrama de representacin
Impacto organizacional
Participantes
Consultores
Consultores Informticos
Usuario expertos
Equipos de soporte tcnico

ACTIVIDAD PSI 8: DEFINICIN DEL PLAN DE ACCIN


TAREA
PSI 8.1

Definicin de
Proyectos a
Realizar

PSI 8.2

Elaboracin del
Plan de
Mantenimiento
del PSI

PRODUCTOS

TCNICAS Y
PRCTICAS

PARTICIPANTES

-Plan de proyectos:
Definicin de
proyectos
Prioridad de proyectos
Calendario de
proyectos y acciones
-Plan de mantenimiento
de PSI
Contratacin de
profesional especialista
Actualizar
constantemente la base
de datos

-Anlisis
costo/beneficio
-Impacto en la
organizacin
-Sesiones de trabajo

-Consultores
-Consultores
Informticos
-Usuario experto

Consultores
-Consultores
Informticos

Tarea PSI 8.1: Definicin de Proyectos a Realizar


Productos
De entrada
Descripcin General del PSI (PSI 1.2)
Catlogo de Objetivos del PSI (PSI 5.1)
Arquitectura de Informacin
Modelo de Informacin (PSI 4.2)
Modelo de Sistema de informacin (PSI 6.2)
Arquitectura Tecnolgica (PSI 7.2)
De salida
Plan de Proyectos:

Definicin de Proyectos
Adquisicin y Licitacin del software.
Adquisicin y Licitacin de Servidores.
49

Adquisicin y Licitacin de la innovacin


Tecnolgica en Arquitectura.
Estudio Costo/Beneficio de conservar la DATA ()
Instalacin y Puesta en marcha del Servidor
Capacitacin a personal para implementacin
Prueba y comparacin del desempeo del software
Prioridad de proyectos
Estudio costo/beneficio de conservar la DATA.
Control y monitoreo de los procesos.
Minimizar los tiempos en la ejecucin de cada
proceso
Calendario de proyectos y acciones
1. Primera etapa:
Estudio costo/beneficio.
2. Segunda etapa:
Adquisicin y licitacin de nueva
arquitectura tecnolgica.
Adquisicin y Licitacin del software
jerrquico y modular.
3.
Tercera etapa:
Capacitacin a personal para
implementacin.
Prueba y comprobacin del desempeo
del software.
4.
Cuarta etapa:
instalacin y puesta en marcha del
servidor.

Tcnicas
Anlisis costo/beneficio
Prcticas
Impacto en la organizacin
Sesiones de trabajo
Participantes
Consultores
Consultores Informticos
Usuario expertos
Tarea PSI 8.2: Elaboracin del Plan de Mantenimiento del PSI
Productos
De entrada
50

> Plan de proyectos (PSI 8.1)


PSI De salida
> Plan de mantenimiento de PSI

Contratacin de profesional especialista para el

mantenimiento constante del servidor

Actualizar constantemente la base de datos

Participantes
> Consultores
> Asesores Informticos

ACTIVIDAD PSI 09: Revisin y Aprobacin del PSI

TAREA

PRODUCTOS

TECNICAS Y
PRACTICAS

PARTICIPANTES

PSI 9.1

Convocatoria
de la
presentacin

Plan de presentacin

Resultado de las
sesiones de
trabajo
Presentacin
Catlogo de requisitos
del PSI
Arquitectura de
informacin:

PSI 9.2

Evaluacin y
Mejora de la
Propuesta

PSI 9.3

Aprobacin del
PSI

Modelo de informacin

Sesiones de
trabajo

Modelo de sistemas de

Presentacin

Comit de Direccin
Jefe de Proyecto del
PSI.
Consultores
Consultores
Informticos
Usuarios expertos

Comit de Direccin

Jefe de Proyecto del


PSI

Arquitectura tecnolgica
Plan de accin:
Plan de proyectos
Plan de mantenimiento
del PSI
Aprobacin formal del
PSI

Presentaci
n

informacin

Jefe de Proyecto del


PSI
Consultores
Consultores
Informticos

Plan de comunicacin
del PS

Sesiones
de trabajo

51

Tarea PSI 9.1: Convocatoria de la Presentacin


Productos
De entrada
Catlogo de requisitos
Catlogo de objetivos
Arquitectura de informacin
o Modelo de informacin
o Modelo de sistemas de informacin
o Arquitectura tecnolgica
De salida
Plan de representacin
PLAN DE PRESENTACIN
Al finalizar con las actividades anteriores el jefe de proyecto tiene la
obligacin de presentar el PSI a los altos funcionarios de la Oficina General
de Admisin para su estudio, aprobacin y ejecucin.
En la etapa PSI 4 se identific los requisitos de informacin y se tiene un
modelo de informacin
En la etapa PSI 5 se hace una valoracin de la situacin y se selecciona los
sistemas de informacin actual que se determina conveniente para elaborar
el PSI.

En la etapa PSI 6 se identifican y definen los sistemas de informacin que dan


soporte a los procesos de la organizacin.

En la etapa PSI 7 se propone una arquitectura tecnolgica que de soporte al


modelo de informacin y sistemas de informacin.

En la etapa PSI 8 se define los proyectos y acciones a llevar a cabo para la


implantacin de la arquitectura elegida.

52

Tarea PSI 9.2: Evaluacin y Mejora de la Propuesta Prcticas


Presentacin
Participantes
Jefe del proyecto PSI
Consultores
Consultores Informticos
Productos
De entrada
Catlogo de requisitos
Catlogo de objetivos
Arquitectura de informacin
o Modelo de informacin
o Modelo de sistemas de informacin
o Arquitectura tecnolgica
De salida
Presentacin
Catlogo de requisitos del PSI
Resultado de lPlan de accin
o Plan de proyectos
o Plan de mantenimiento del PSI
as sesiones de trabajo (mejora de la propuesta), que afecten
a:
o Arquitectura de informacin
Modelo de informacin
Modelo de sistemas de informacin
Arquitectura tecnolgica
o Plan de accin
Plan de proyectos
Plan de mantenimiento de PSI
Prcticas
Sesiones de trabajo
Presentacin
Participantes
Comit de direccin
Jefe del proyecto PSI
Consultores
Consultores Informticos
Usuarios expertos

53

Tarea PSI 9.3: Aprobacin del PSI


Productos
De entrada
Catlogo de requisitos
Resultado de las sesiones de trabajo
Arquitectura de informacin
o Modelo de informacin
o Modelo de sistemas de informacin
o Arquitectura tecnolgica
Plan de accin
o Plan de proyectos
o Plan de mantenimiento del PSI
De salida
Aprobacin formal del PSI
o La aprobacin formal del PSI se da con la firma del
director administrativo, con la aceptacin y compromiso
de todos los involucrados de la organizacin (OGA).
Plan de comunicacin del PSI
o Se comunica a toda la organizacin concientizando
hacia el cambio para lograr los objetivos propuestos
integrando plenamente al usuario.
Prcticas
Sesiones de trabajo
Participantes
Comit de direccin
Jefe del proyecto PSI
Anlisis coste/Beneficio

54

PLANIFICACIN DE

ACTIVIDADES

SISTEMAS DE

PSI

PSI

PS

PSI

PSI

PSI

PSI

PSI

PSI

INFORMACIN

I3

Comit de Direccin

Consultores

Consultores Informticos

Directores Usuarios

X
X

Equipo del Proyecto

Responsable de
Mantenimiento
Usuarios expertos

Equipo de Soporte Tcnico

Jefe de Proyecto

X
X

Anlisis coste/Beneficio
Catalogacin

Diagrama de Clases

Diagrama de Representacin

Estimacin
Factores Crticos de xito

Impacto en la Organizacin

Matricial
Modelado de Procesos de la
Organizacin
Modelo Entidad/Relacin
Extendido

X
X
X

Planificacin

Presentacin
Sesiones de trabajo

55

CONCLUSIN
La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin de la OGA, tiene como
finalidad asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos de la misma
y la informacin necesaria para soportar dichos grandes objetivos que tiene
la universidad.
El descubrir oportunidades para innovar los procesos de la OGA
aprovechando las ventajas que brindan las tecnologas de informacin,
ponemos nfasis en la vinculacin entre estrategias de tecnologa y de
negocios (integracin funcional), utilizando a las TI como un facilitador para
transformar la infraestructura.
Para el empleo de las tecnologas de la informacin para la instrumentacin
de nuevas estrategias requerimos conocer las fuerzas/debilidades de la
infraestructura interna de tecnologa y administrar el riesgo tecnolgico
adecuadamente.

56

BIBLIOGRAFA
1. Scott, George M; "Principios de Sistemas de Informacin"; Editorial McGrawHill; 1995.
2. Davis, Gordon M y Olson, Margrethe H; "Sistemas de Informacin
Gerencial"; Editorial McGraw-Hill; 2 Edicin, 1994.
3. Gil Pechuan, Ignacio; "Sistemas y Tecnologas de la Informacin para la
Gestin"; Editorial McGraw-Hill; 1993.

WEBGRAFA
4. http://www.authorstream.com/Presentation/johnsoyaguila-2081525-componentesde-un-plan-sistemas-informaticos/
5. http://unsch.edu.pe/mision-y-vision/
6. http://gis.jp.pr.gov/Externo_Econ/Talleres/PresentationCB_JP_ETI.pdf

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