Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pengelolaan Perbekalan Farmasi
http://greenworldofnunukgenukk.blogspot.com/2013/09/pengelolaan-perbekalanfarmasi_22.html
2.1 Perencanaan
Suatu proses kegiatan seleksi sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan untuk
menentukan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jumlah, jenis dan waktu
yang tepat.
Tujuan perencanaan untuk pengadaan obat adalah :
1.
Mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang sesuai
kebutuhan
1. Buku Defecta
Buku ini digunakan untuk mencatat barang atau obat yang harus dipesan untuk memenuhi
kebutuhan ketersediaan barang atau obat. Fungsi buku ini untuk mengecek barang dan stok
barang, menghindari kelupaan pemesanan kembali barang.
Tgl
Nama
Stok
Obat
Ada
yg Kebutuhan
/ minggu
Jumlah yg
harus
Nama
di
Kondisi
PBF
pesan
Tgl
Nama
Faktur
No.
PBF
Faktur
Harga
Nama
Jmlh
Obat
satuan
(+ ppn)
Ket.
Kondisi
Jumlah
Tgl
Nam
No.
Faktu
Faktu
Ms
PBF
No.
Nama Alama
Nama
Klua
Rese
Pasie
Dokte
Pasien
Alama
t
Dokte
r
Tg
l
Jumlah
Tgl
Nam
No.
Faktu
Faktu
Ms
PBF
No.
Nama Alama
Nama
Klua
Rese
Pasie
Dokte
Pasien
Alama
t
Dokte
r
Nama
Pasien
Alamat Pasien
Nama Obat
Jumlah
Keluhan Pasien
Sisa
Ket.
Paraf
Kluar
7. Kartu Stelling
Kartu ini terletak melekat pada wadah obat di tempat sirkulasi. Kegunaan kartu ini adalah
untuk mencatat keluar masuk dan sisa obat pada setiap kali penambahan dan pengambilan.
KARTU STOK
Nama Obat / Barang = ....
Tgl
Dari
/ Mutasi
Msuk
Kpada
Sisa
Ket.
Paraf
Kluar
No. Resep
Nama Pasien
Rincian Resep
Harga Resep
Buku ini mencatat nama-nama PBF rekanan, dilengkapi catatan tanggal dan nomor faktur,
jumlah hutang apotek pada masing-masing PBF.
Tgl
Nama PBF
Tgl
dan
No.
Faktur
Jumlah (Rp.)
Ket.
Nama PBF
Tgl
dan
Faktur
No.
Jumlah (Rp.)
Ket.
Transaksi
Debet
Kredit
Saldo
pemesanan pada PBF yaitu PBF dapat memberikan harga murah dengan kualitas baik, waktu
pengiriman barang tepat, kemungkinan adanya potongan atau bonus dan jangka waktu kredit
yang cukup.
Tahapan pemesanan barang apotek:
1.
APA membuat surat pesanan kepada PBF menggunakan surat pesanan rangkap tiga (dua
rangkap untuk PBF dan satu rangkap untuk apotek). Surat pesanan obat dan perbekalan
kesehatan di bidang farmasi lainnya harus ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek
rangkap empat.
2. Barang yang datang kemudian dicocokkan dengan item yang tertulis pada faktur, diperiksa
nama sediaan, jumlah, dosis, expiredate, dan kondisi sediaan.
3. Faktur kemudian ditangani oleh APA atau AA dengan mencantumkan nama dan nomor SIK.
4. Tiga lembar faktur dikembalikan ke PBF dan satu lembar untuk apotek.
Jika barang yang datang tidak sesuai dengan surat pesanan (SP) atau ada kerusakan fisik
maka bagian pembelian akan melakukan retur barang tersebut ke PBF yang bersangkutan
untuk di tukar dengan barang yang sesuai. Barang tersebut diretur karena :
1. Tidak cocok dengan yang dipesan
2. Kemasan rusak
3. Mendekati Expire date atau sudah masuk Expire date
2.4 Penyimpanan
Obat atau barang yang sudah dibeli tidak semuanya langsung dijual, untuk itu perlu
disimpan dalam gudang tujuan agar aman (tidak hilang), tidak mudah rusak, dan mudah
terawat.
Gudang harus memenuhi beberapa ketentuan antara lain:
1. Merupakan ruang tersendiri dalam kompleks apotek
2. Cukup aman, kuat, dan dapat dikunci dengan baik
3. Tidak terkena sinar matahari langsung
untuk
memudahkan
bagian
gudang
dalam
pengontrolan
dan
pengawasan.
semua golongan obat disusun secara alfabetis dan menggunakan metode FIFO dan FEFO
Sediaan Suppositoria
Sediaan suppositoria disimpan dilemari pendingin
Sediaan Cair
Disimpan di rak khusus sediaan cair (sirup) dan berdasarkan alfabetis
Sediaan Tetes
Disimpan pada rak khusus sediaan tetes (tetes mata, hidung, dan telinga) disusun secara
alfabetis
Sediaan Salep
Disimpan pada rak khusus sediaan salep dan disusun berdasarkan alfabetis
Sediaan Injeksi
Disimpan di rak khusus sediaan injeksi.
Prosedur Tetap Penyimpanan Sediaan Farmasi Dan Perbekalan Kesehatan
1.
Memeriksa kesesuaiaan nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang
tertera pada faktur, kondisi fisik serta tanggal kadaluarsa.
dan jumlah narkotika yang dipesan, nama dan nomor SIK APA.
Penyimpanan narkotika
Persyaratan Lemari Narkotika di Apotek :
pesanan khusus psikotropika bernomor urut tercetak, satu lembar surat pesanan dapat berisi
beberapa jenis psikotropika.
Apotek dapat menyerahkan psikotropika kepada :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Rumah sakit, permintaan tertulis yang ditandatangani dokter atau direktur rumah sakit.
Puskesmas, permintaan tertulis yang ditandatangani dokter atau kepala puskesmas.
Apotek lainnya, permintaan tertulis yang ditandatangani apoteker.
Balai pengobatan, permintaan tertulis yang ditandatangani dokter penanggung jawab.
Dokter, dengan resep dokter.
Pasien, dengan resep dokter.
Psikotropika wajib dibuat catatan pengeluaran dan penyimpanan laporannya.
Pencatatan dan pelaporan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan
Kabupaten / Kota dan BPOM. Pelanggaran terhadap pencatatan dan pelaporan dapat
dikenakan sanksi administrative berupa teguran lisan dan tertulis (peringatan), denda
administrative, penghentian sementara kegiatan, pencabutan izin.
Pemusnahan psikotropika dapat dilakukan apabila kadaluarsa, tidak memenuhi syarat
untuk digunakan pada pelayanan kesehatan. Pemusnahan dilakukan dengan membuat berita
acara yang memuat nama, jenis, sifat dan jumlah, keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan
dan tahun, tanda tangan dan identitas pelaksanaan dan pejabat yang menyaksikan ditunjuk
oleh Mentri Kesehatan, serta dilakukan dalam waktu 7 hari setelah mendapat kepastian.
Pelayanan baik
Ramah, mau bergaul, penuh pengabdian, mampu bekerja sama dengan pasien
Resep bias diantar, konsultasi obat gratis, cek tensi.
Administrasi mudah
Pelayanan cepat
Karyawan
Untuk mengembangkan sebuah apotek tidak terlepas dari peran karyawan, maka diperlukan
pengelolaan SDM dengan baik, karyawan harus dibina untuk meningkatkan prestasi. Metode
reward dan punishment bias memacu karyawan untuk disiplin dalam bekerja. Agar pelayanan
obat di apotek juga dapat dilaksanakan dengan cepat maka perlu dipertimbangkan jumlah
karyawan yang cukup, tentu saja hal ini juga mempertimbangkan factor cost dan benefit.
7. Ketersediaan
Diusahakan semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia lengkap sehingga apotek tidak akan
pernah menolak resep dari pasien untuk menghindari kekecewaan pasien.
8. Fasilitas
Untuk memuaskan hati pelanggan apotik, fasilitas yang tersedia di apotek sangat menunjang,
diantaranya timbangan berat badan, ruang tunggu yang nyaman.
Pengembangan Apotek Ekstensifikasi meliputi :
1. Diferensiasi produk
Produk obat yang tersedia jangan hanya berasal dari satu pabrik, karena biasanya resep-resep
yang datang berasal dari produk yang berbeda.
2. OTC formula buatan sendiri
Apotek boleh menyediakan OTC formula buatan sendiri salah satunya sebagai usaha
diferensiasi produk. Obat-obatan buatan sendiri yang memberi khasiat baik bagi pasien akan
memberikan kepercayaan lebih bagi apotek, hal ini dapat menambah pelanggan.
2.7 Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluarsa
Obat yang rusak dan kadaluarsa yang tidak dapat digunakan lagi harus dimusnahkan
dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan, hal ini brdasarkan
pasal 12 Peraturan Mentri Kesehatan no.922/ Menkes/Per/X/1993.
Obat yang kadaluarsa dapat dikembalikan ke PBF yang bersangkutan sesuai dengan
perjanjian sebelumnya. Biasanya PBF menentukan batas waktu pengembalian 3-4 bulan
sebelum batas kadaluarsa. Obat-obat yang sudah kadaluarsa harus dipisahkan dari tempat
pelayanan dan secara periodik harus dimusnahkan. Pemusnahan obat kadaluarsa harus
disaksikan oleh APA dan salah satu karyawan apotek. Pada proses ini dibuat berita acara.
Prosedur Tetap Pemusnahan Sediaan Farmasi Dan Perbekalan Kesehatan
1.
Melaksanakan inventarisasi terhadap sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang akan
dimusnahkan.
LAMPIRAN
Lampiran 1
BERITA ACARA PEMUSNAHAN OBAT
Pada hari ini ........................ tanggal................ bulan..................... tahun ..................... sesuai
dengan
Surat
Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
Nomor
1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, kami
yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Apoteker Pengelola Apotek
: ................................................................
No.S.I.K
: ...............................................................
Nama Apotek
: ................................................................
No. SIA
: ................................................................
Alamat Apotek
: ................................................................
1. Nama
: ................................................................
Jabatan
: ................................................................
No. S.I.K.A
: ................................................................
2. Nama
: ................................................................
Jabatan
: ...............................................................
3. No. S.I.K.A
: ................................................................
: ................................................................
Demikianlah berita acara ini kami buat sesungguhnya dengan penuh tanggung jawab.
Berita acara ini dibuat rangkap 4 (empat) dan dikirim kepada :
1. Kepala Dinas Kesehatan Propinsi
2. Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan
3. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota
4. Satu sebagai arsip di apotek
................................................... .20........
Saksi saksi :
1. (...............................................)
(.................................................)
2. (...............................................)
No. S.I.K.A : ............................
Lampiran 2
DAFTAR OBAT YANG DIMUSNAKAN
NARKOTIKA
No. Urut
Nama
Jumlah
Alasan Pemusnahan
Nama
Jumlah
Alasan Pemusnahan
Nama
Jumlah
Alasan Pemusnahan
............................................20............
Saksi saksi :
1. (...............................................)
No. S.I.K.A : .................
2. (...............................................)
No. S.I.K.A : .................
Lampiran 3
BERITA ACARA PEMUSNAHAN PERBEKALAN KESEHATAN
Pada hari ini ........................ tanggal................ bulan..................... tahun ..................... sesuai
dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik nomor : Keputusan Menteri Kesehatan
Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek ,
kami yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Apoteker Pengelola Apotek : ................................................................
No.S.I.K
: ...............................................................
Nama Apotek
: ................................................................
No. SIA
: ................................................................
Alamat Apotek
: ................................................................
Dengan disaksikan oleh
:
1. Nama
: ................................................................
Jabatan
: ................................................................
No. S.I.K.A
: ................................................................
2. Nama
: ................................................................
Jabatan
: ................................................................
No. S.I.K.A
: ................................................................
Telah melakukan pemusnahan perbekalan kesehatan di bidang farmasi sebagaimana
tercantum dalam daftar terlampir.
Tempat dilakukan pemusnahan
: ................................................................
Demikianlah berita acara ini kami buat sesungguhnya dengan penuh tanggung jawab.
Berita acara ini dibuat rangkap 4 (empat) dan dikirim kepada :
1. Kepala Dinas Kesehatan Propinsi
2. Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan
3. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota
4. Satu sebagai arsip di apotek
................................. .20....
Saksi-saksi
1. (..................................)
No. S.I.K.A :...................
2. (.................................)
No. S.I.K.A :..................
Lampiran 4
DAFTAR PERBEKALAN KESEHATAN YANG DIMUSNAKAN
No. Urut
Nama
Jumlah
Alasan Pemusnahan
............................................20............
Saksi saksi :
1. (...............................................)
No. S.I.K.A : .................
2. (...............................................)
No. S.I.K.A : .................
Lampiran 5
BERITA ACARA PEMUSNAHAN RESEP
Pada hari ini ........................ tanggal................ bulan..................... tahun ..................... sesuai
dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik nomor : Keputusan Menteri Kesehatan
Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek ,
kami yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Apoteker Pengelola Apotek : ................................................................
No.S.I.K
: ...............................................................
Nama Apotek
: ................................................................
No. SIA
: ................................................................
Alamat Apotek
: ................................................................
Dengan disaksikan oleh
:
1. Nama
: ................................................................
Jabatan
: ................................................................
No. S.I.K.A
: ...............................................................
2. Nama
: ................................................................
Jabatan
: ................................................................
No. S.I.K.A
: ................................................................
Telah melakukan pemusnahan resep pada apotek kami, yang telah melewati batas waktu
penyimpanan selama 3 (tiga) tahun, yaitu :
Resep dari tanggal .................................... sampai dengan tanggal ..............................
Seberat .............................. kg.
Resep Narkotik.................. lembar
Tempat dilakukan pemusnahan : .....................................................................................
1.
2.
3.
4.
Demikianlah berita acara ini kami buat sesungguhnya dengan penuh tanggung jawab.
Berita acara ini dibuat rangkap 4 (empat) dan dikirim kepada :
Kepala Dinas Kesehatan Propinsi
Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota
Satu sebagai arsip di apotek
............................................20............
Saksi saksi :
1. (...............................................)
No. S.I.K.A : .................
2. (...............................................)
No. S.I.K.A : .................