rea VII

rea Sistema Nacional de Tesorera y Finanzas Pblicas

Sistema Nacional de
Tesorera y Finanzas
Pblicas

VII

Ficha Tcnica

Autor : Florencio Bernal Pisfil*

Ttulo : Cierre de Operaciones de Tesorera
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 15 - Enero
2010

Sumario
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Introduccin
Base legal
rea de tesorera
Otros aspectos a considerar
rea de rentas
rea de personal
Procedimientos

1. Introduccin
Tiene como fin ordenar adecuadamente
los procesos conducentes al cierre de
operaciones, a la liquidacin y obtencin
de las cuentas y estados anuales y as
como al resto de informacin financiera,
teniendo presente las Normas de Gestin
en vigor que anualmente se acompaan al Presupuesto, se emite cierre de
operaciones, con contenido econmicopresupuestario.
Es el proceso a travs del cual la entidad
implementa las medidas necesarias para
que las unidades orgnicas o reas en
actividad relacionadas con el entorno
financiero y contable realicen las acciones necesarias para efectuar el corte de
actividades y documentario a una fecha
determinada que generalmente coincide
con el fin de ao, con la finalidad de
delimitar las transacciones econmicas
financieras que corresponden al ejercicio
fiscal, con el fin de elaborar el balance
de gestin anual y la formulacin de los
estados financieros.

2. Base legal
Directiva de Tesorera N 001-2007EF/77.15.
* Consultor, asesor y auditor en el mbito gubernamental

Modificaciones, por la R.D. N 0022007-EF/77.15, con respecto al artculo 40. Encargos a personal de la
institucin.
Artculo 92 de la Directiva de Tesorera
N 001-2007-EF/77.15, Aprobada por
la Resolucin Directoral N 002-2007EF/77.15, a los fondos de las fuentes
de financiamiento canalizados y administrados a travs de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico y sustityase
el Anexo N 9 de la misma directiva
por el modelo que forma parte de la
presente Resolucin Directoral.
Modifquese el numeral 2.2 del artculo 2 de la Resolucin Directoral N
013-2008-EF/77.15 y modificatoria,
del artculo 2 - De la asignacin
financiera para la ejecucin del gastos. Dentro de las principales reas
tenemos las siguientes:

3. rea de tesorera
Dentro del rea de tesorera tenemos:
Aspectos generales:
Comprende el anlisis y control de las
operaciones relacionadas con el movimiento de ingresos y egresos de los fondos, especialmente aquellas transacciones
operaciones incompletas que requieren un
documento sustentatorio que justifiquen
la salida de fondos como:
-

Rendicin de cuentas finales de encargos otorgados.

Rendicin de cuenta final del Fondo
para pagos en efectivo o Caja Chica.
Rendicin de cuentas de viticos.
Informe de devoluciones al Tesoro
Pblico.
El ltimo nmero de comprobante de
pago.
Las conciliaciones bancarias.
Informe de todas las cartas fianzas y
valores en custodia.
Informe sobre cobranza dudosa y
contingencias.

Actualidad Gubernamental

Control de cheques girados.

Seguimiento de cheques girados y no
cobrados.
Adems hay que tener en cuenta y considerar los siguientes aspectos para el cierre
de tesorera:
a) Reversiones de fondos al Tesoro
Pblico. Los fondos resultantes de
menores ejecuciones del gasto, as
como aquellos que por error se hubieran pagado en forma indebida o
en exceso al importe de la obligacin,
cualquiera que sea su concepto, deben ser depositados en el Banco de
la Nacin para su reversin al Tesoro
Pblico mediante el formulario papeleta de depsito a favor del Tesoro
Pblico o con indicacin de la cuenta
principal a la que corresponda a la
subcuenta Tesoro Pblico.
Base legal
Artculo 66. Directiva 001-2007 Tesorera

Se recomienda que la unidad ejecutora agote los medios legales para

lograr la recuperacin total de pagos
indebidos, pudiendo recurrir de ser el
caso, a cobranza coactiva, tratndose
de remuneraciones y/o pensiones
pueden realizarse el descuento correspondiente a travs de la planilla nica
de pagos.
b) Aplicacin de intereses por pagos
indebidos o en exceso y los viticos
no utilizados. Al detectarse un pago
indebido o en exceso, sea a favor de
un trabajador activo, pensionista o
contratista o en caso en el que no
se haya cumplido con la devolucin
oportuna de los viticos no utilizados
otros conceptos, se proceder a formular en forma expresa el respectivo
requerimiento para su devolucin. A
partir de detectarse el pago indebido
y hasta que se produzca su debida
cancelacin, se aplicar los intereses
correspondientes de acuerdo a la Tasa
de Inters Legal efectiva que publica la
Superintendencia de Banca y Seguros.
El dinero recuperado de la fuente de

N 15 - Enero 2010

VII 1

Informe Especial

Cierre de Operaciones de Tesorera

VII

Informe Especial
financiamiento Recursos Ordinarios
ser depositado en la cuenta corriente.
Cuando la comisin de servicios se
desarrolla en el interior del pas, el
plazo mximo para la rendicin de
cuenta de viticos es de ocho (8) das
calendarios despus de culminada la
misma, y cuando dicha comisin es
en el exterior el plazo mximo es de
quince (15) das calendarios.
En la entrega de viticos debe consignarse la autorizacin expresa del
perceptor de los mismos, a efectos del
incumplimiento de hacer efectuar la
devolucin de viticos no utilizados
en el plazo sealado.
Base legal
Artculo 68. Directiva de Tesorera

El dinero recuperado de la fuente de

financiamiento Recursos Ordinarios
para los Gobiernos Regionales se
deposit utilizando la papeleta de
depsitos a favor del Tesoro Pblico
(T-6), con indicacin del monto y concepto; el depsito correspondiente a
los intereses se har utilizando otra papeleta T-6. Igualmente los reembolsos
en efectivo que efecta EsSalud por los
importes pagados por la entidad por
conceptos de subsidios.
En cambio, si EsSalud entregara Certificados de Reembolsos, stos debern
enviarse a la Oficina de Administracin del Ministerio de Economa y
Finanzas.
c) Pago de devengados por mandato
judicial. Si las diversas entidades del
Sector Pblico fueran conminadas
mediante mandato judicial a la entrega de suma de dinero, el titular
del Pliego, o el rgano que haga sus
veces, dispondr el pago correspondiente conforme al mandato judicial
siempre que hubiere disponibilidad
presupuestaria para tal fin.
Luego de transcurrido seis meses de
la notificacin judicial sin haberse
cumplido el mandato del titular del
pliego presupuestal, o el rgano que
haga sus veces, presentar al juez
correspondiente alguna modalidad de
pago que de cumplimiento de la sentencia pueda producir grave trastorno
econmico a la gestin de la entidad;
bajo responsabilidad de su ms alta
autoridad prever en sus subsiguientes
presupuestos institucionales.
Base legal
Artculo 2 y 3 D.S. N 055-2001

d) Conciliacin de los cheques pagados. La unidad ejecutora deber

realizar conciliaciones mensuales
respecto a los cheques y/o cartas de
orden atendidas por el Banco de la
Nacin con la informacin obtenida

VII 2

del SIAF-SP, y cargados en la respectiva

subcuenta bancaria de gasto. Asimismo, deber verificarse que el monto
total de los cargos en la subcuenta
bancaria del gasto, por efecto de los
cheques pagados y/o cartas de orden
presentadas en el mes, no exceda el
total de las autorizaciones de paso
aprobadas mediante el mismo perodo, bajo responsabilidad de los
funcionarios titulares de la respectiva
subcuenta bancaria de gasto.
Base legal
Artculo 79. Directiva de Tesorera 2007

e) Responsabilidad de las conciliaciones bancarias. Los titulares de las

cuentas bancarias son responsables de
efectuar las conciliaciones bancarias
y compatibilizar los movimientos
respecto de los montos girados, as
como los cargos y abonos registrados
en el SIAF -SP, realizndose la gestin
ante el Banco de la Nacin la debida
regularizacin de las operaciones que
hubieran sido consideradas como
indebidas en dichas cuentas bancarias
o de ser el caso, solicitando la modificacin en los registros pertinentes con
el debido sustento.
Base legal
Artculo 57. Directiva de Tesorera 2007

f) Conciliacin con la DNTP. La conciliacin con la DNTP, referida a los

fondos transferidos por la DNTP a cada
municipalidad durante el ao fiscal de
cada ejercicio fiscal, por fuente de financiamiento Recursos Ordinarios para
Gobiernos Locales, se realiza conforme
al siguiente procedimiento:
a. La DNTP pone a disposicin de
las municipalidades provinciales
y distritales un resumen de dichas
transferencias a travs de la pgina del Ministerio de Economa y
Finanzas.
b. Las municipalidades verifican la
informacin mencionada en el
punto precedente, que de ser conforme, se remite a la Contadura
Pblica de la Nacin utilizando
el formato segn el modelo del
Anexo N 4, debidamente suscrito
por el Director de Administracin
o quien haga sus veces de contador de la Municipalidad de no
ser conforme, se coordinan con la
DNTP para los efectos pertinentes.
g) Anulaciones de giro de cheques
y/o emisin de cartas de orden.
La anulacin electrnica del gasto
girado procesado y autorizado por la
Direccin General del Tesoro Pblico
a travs del SIAF-SP, implica la previa
anulacin, y su correspondiente aprobacin se realiza en forma automtica,

Actualidad Gubernamental

N 15 - Enero 2010

sobre la base del registro de la misma

en el SIAF-SP.
h) Caducidad de cheques y cartas de
orden. El Banco de la Nacin efectivizar cheques girados o atender
cartas orden emitidas contra subcuentas bancarias o cuentas bancarias
Encargos, siempre y cuando su
Presentacin se efecte dentro de los
treinta (30) das calendarios contados
a partir de la fecha de emisin, sea en
el Banco de la Nacin o, en el caso
de cheques, otros bancos del sistema
financiero. Tambin es obligatorio que
las Unidades Ejecutoras procedan a
anular fsicamente los cheques en
cartera que hayan excedido el plazo
de treinta (30) das calendarios para
su efectivizacin, as como los cheques
que por el mismo motivo hayan sido
devueltos por sus beneficiarios, procedindose a su registro en el SIAF-SP,
bajo responsabilidad del Director
General de Administracin, o quien
haga sus veces, y el Tesorero.
Base legal
Artculo 33. Directiva de Tesorera 2007

i) Caducidad, anulacin y reprogramacin de cheques y cartas orden.

Sobre el procedimiento para la anulacin y reprogramacin de cheques
tenemos:
El Banco de la Nacin efectiviza
los cheques girados o atiende las
cartas de orden emitidas contra
subcuentas bancarias de gasto de la
fuente de financiamiento (Recursos
Ordinarios para Gobiernos Locales),
siempre y cuando su presentacin
se efecte dentro de los treinta (30)
das calendarios contados a partir
de la fecha de emisin.
Los cheques girados con cargo
a las cuentas bancarias de las
municipalidades de fuentes de
financiamiento distinto de Recursos Ordinarios para Gobiernos
Locales,tienen vigencia de un
ao, a partir de la fecha de su
emisin.
Es obligatorio que las municipalidades procedan anular el
gasto girado que haya caducado,
procedindose al registro de su
anulacin en el SIAF-GL.
De mantenerse la obligacin de
pago, la Municipalidad debe establecer procedimientos para su
reprogramacin, la misma que es
aprobada en forma automtica.
Base legal
Artculo 33. Directiva de Tesorera 2007

j) Tratamiento de saldos y cierre de

cuentas bancarias
- El tratamiento de los saldos de las
cuentas bancarias de la fuente de
financiamiento Recursos Directamente

rea Sistema Nacional de Tesorera y Finanzas Pblicas

Recaudados, as como otras fuentes

distintas de las administradas por la
DNTP, de las unidades ejecutoras que
sean absorbidas, son transferidas, previa conciliacin a las cuentas bancarias
de la unidad ejecutora absorbente.
Una vez realizada las transferencias
correspondientes se procede a la
cancelacin de las respectivas cuentas
bancarias.
A partir de la absorcin realizada, la
unidad ejecutora absorbida cesa en
sus facultades para recaudar, contraer
obtener ingresos, as como contra en
compromisos, devengar gastos y ordenar pagos bajo responsabilidad del
Director General de Administracin, o
funcionario que haga sus veces, y el
Tesorero de la unidad ejecutora.
Base legal
Artculo 60. Directiva de Tesorera 2007

k) Liquidacin de fondos en efectivo

al cierre del ejercicio. Los montos
no utilizados del Fondo para Pagos de
Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica
al cierre del ao fiscal se depositan en
la cuenta de fuente de financiamiento
correspondiente, bajo la responsabilidad del Director de Administracin, o
quien haga sus veces, y el Tesorero de
la Municipalidad.
Base legal
Artculo 76. Directiva de Tesorera 2007

l) Cheques sin utilizar por cierre de

cuentas bancarias. Los formatos de
cheques sin utilizar por el cierre de
las cuentas bancarias a que se refiere
el prrafo precedente, inclusive de
aquellos que se produzcan durante el
Ao Fiscal 2005, deben ser destruidos,
bajo responsabilidad del Director
General de Administracin, o quien
haga sus veces, y el Tesorero de la
unidad ejecutora, levantndose el acta
correspondiente, segn el modelo indicado en el Anexo N 6, la misma que
deber ser conservada en la Tesorera
de la unidad ejecutora o las unidades
operativas encargadas.
Base legal
Artculo 56. Directiva de Tesorera 2007

ll) Fondos sujetos de depsito. Para estos fondos sujetos a depsito hay que
tener en consideracin lo siguiente:
Depsito del fondo de garanta
para el cumplimiento de los contratos de obras
- Los fondos de garanta para el
cumplimiento de los contratos de
obras que celebren las entidades
del Sector Pblico sern depositadas en la cuenta de la entidad
bancaria.
- En el Banco de la Nacin a nombre de la unidad ejecutora previa
solicitud expresa.

Los fondos podrn ser retirados

una vez cumplidos los requisitos fijados en el artculo 39 del Decreto
Legislativo N 1017, de la ley de
contrataciones del Estado y su Reglamento, el D.S. N 184-2008-EF,
referente a garantas a otorgar a los
postores y/o contratista licitaciones
y contratos de obras pblicas o con
autorizacin expresa en la entidad
contratante.
La papeleta de depsito a favor del
Tesoro Pblico (T-6)
Este formulario debe ser utilizado para
depositar a favor de la cuenta principal los ingresos procedentes de las
retenciones a favor del Tesoro Pblico
y los fondos que deben ser revertidos
por ser resultantes de menores ejecuciones del gasto o pagos en exceso o
indebidos, vigente mediante Resolucin Directoral N 157-87-EF/77.01,
ratificada por Resolucin Directoral
N 079-92-EF/77.15. Reversin de
fondos girados para encargos y el
fondo para pagos en efectivo.
Depsitos en moneda extranjera
sern convertidos en moneda nacional
Las entidades del Sector Pblico que
tengan depsitos en moneda extranjera, con excepcin de aquellos que
requieran para atender sus obligaciones en dicha moneda, debern
ser convertibles progresivamente en
moneda nacional, como:
- Por intermedio del D. S. N 101-98EF, publicado el 06.10.98, se constituye un comit especial encargado
de dirigir, coordinar y supervisar
las acciones que se requieran para
el cumplimiento de lo dispuesto en
este Decreto de Urgencia.
- De conformidad con el artculo
3 del Decreto Supremo N 0402001-EF, publicado el 13.03.01,
se entiende por entidad pblica,
organismos, instituciones y empresas, comprendidas en el mbito
del Gobierno Central, Fonafe, as
como EsSalud, incluyendo los
programas especiales, proyectos
que stos administren.
- De conformidad con el artculo
4 del Decreto Supremo N. 0402001-EF, publicado el 13.02.01,
los depsitos e inversiones en moneda extranjera, as como atender
obligaciones en dicha moneda y
con la debida autorizacin del
Comit Especial.
Depsitos sujetos a restriccin
Son aquellas que realizan la suma de
dinero depositados en una cuenta de
las que no puede disponer la entidad,
si no que est obligada a conservar por
mandato judicial o convenio contractual.

Actualidad Gubernamental

VII

Depsito en garanta
Consiste en los depsitos entregados
como condicin de garanta, por
convenios o contratos preestablecidos
para la ejecucin de determinados
contratos (obras por contrata, consultorio, auditora, etc.), y son devueltos
una vez finalizados el contrato a Satisfaccin de la entidad.

4. Otros aspectos a considerar

a) Ingresos de caja
Depsitos de bancos, captacin de
agencias bancarias.

Ingreso a
Caja

Fecha
Nmero de documento
Nmero de transaccin
Partida presupuestal
Cuenta contable
Concepto, importe

Depsitos
a Bancos

Fecha
Cdigo del Banco
Cuenta bancaria
Importe

Fecha
Banco N de transaccin
Concepto
Importe
Partida presupuestal

Agencias
Bancarias

b) Transferencia recibidas del Gobierno Central

Diferencia de cambio, cheques en
cartera, Intereses ganados, Gastos
bancarios, Cartas fianzas.

Transf. del
Gob.
Central

- Mes
- Concepto de la transferencia de inters
- Importe

Diferencia
de
Cambio

- N Vaucher - Fecha
- Banco
- Cta. cte.
- Importe, concepto
- N Expediente SIAF
- Operacin

Cheques
en Cartera

- N de Orden - Banco
- Denominac. - Importe
- N de Cuenta
- Tipo de moneda

Intereses
Ganados

- N de Orden - Importe
- Denominac.
- Cdigo contable
- Fuente de financiamiento
- Tipo de moneda
- N Registo SIAF

Gastos
Bancarios

- Afectacin presupuestal
- N de orden - Importe
- Cdigo contable Bco.
- N de Registro SIAF
- N de cuenta
- Fuente de FFTO

N 15 - Enero 2010

VII 3

VII

Informe Especial
-

Cartas
Fianzas

- Fecha
- Razn social
- Cuenta contable
- Fecha de ingreso
- Fecha de emisor
- Fecha de inicio
- N Carta fianza
- Razn social
- Fecha de ingreso
- Fecha vencimiento
- Entidad financiera
- Tipo de moneda

c) Ejecucin presupuestal de ingresos

por partida presupuestal y fuente
de financiamiento
- Cadena del ingreso.
- Concepto de partida presupuestal.
- Fuente de financiamiento.
- Importe.
d) Transferencias bancarias
- Relacin detallada y copia de las
transferencias bancarias efectuadas con su respectivo nmero
de registro SIAF y sus fuentes de
financiamiento.
e) Conciliaciones bancarias
- Corresponde el detalle de cada
una de las cuentas corrientes activas conciliadas.

Saldo de
Bancos

Cuentas
por Pagar

Anexos
Financieros

- N de Orden Cdigo
Contable
- Tipo de moneda
- Banco
- Denominacin
- N de Cuenta
- Saldo de Banco
- Fuente de FFTO
- Saldo de Libro
- Cuenta contable
- Fecha del Documento
- N de Documento (O/C,
C/S, etc,)
- Proveedor
- Detalle
- Fuente de financiamiento
- Importe
- AF-9 Movimiento de
fondos que administra
la Direccin Nacional del
Tesoro Pblico
- AF-9A Anulaciones del
giro
- AF.9B Recursos recibidos
del Tesoro Pblico
- AF9C Otras operaciones
con la Direccin Nacional
del Tesoro Pblico

5. rea de rentas
Comprende lo siguiente:
-

ltima numeracin de los recibos

de ingresos que maneja el rea de
rentas.
Informe resumen del movimiento
anual de los ingresos tributarios y no
tributarios en forma mensual.

VII 4

De acuerdo con estas definiciones se

ha establecido procedimientos para
informar peridicamente las operaciones registradas en la contabilidad,
a travs de los estados financieros.

Relaciones pormenorizadas de cuentas

por cobrar de contribuyentes y usuarios en forma mensualizadas.

6. rea de personal
Esta rea comprende:
-

Provisin de beneficios sociales.

Informe de las contingencias judiciales
por reclamos judiciales.
Hojas de trabajo de retenciones y
aportaciones.
Hojas de trabajo de clculo de provisiones y liquidaciones.

7. Procedimientos
a) Cierre y apertura de cuentas
Es el proceso formal mediante el
cual se liquidan todos los saldos de
las cuentas nominales, se determina
la utilidad o prdida del ejercicio
econmico y se transfiere el saldo del
patrimonio neto.
Dentro de los principales tenemos:
- Liquidar una cuenta
Consiste en realizar las operaciones necesarias para obtener el
saldo final de una cuenta al cierre
del ejercicio econmico.
- Saldar una cuenta
Consiste en colocar un importe
que sea la diferencia entre el
debe y el haber de una cuenta
equilibrada y saldarla (Saldo Final
= Saldo Cero), este importe ser
utilizado en el siguiente ejercicio
econmico.
- Cerrar una cuenta
Consiste en sumar los saldos debe y
haber, despus de haber saldado la
cuenta, y luego de haber sido aprobado el resultado del ejercicio.
- Reapertura de cuentas
Consiste en colocar el saldo inicial
en el lado contrario utilizado para
saldar esta reapertura.
b) Asientos de cierre
- Las Cuentas patrimoniales debern
cerrarse en forma recpocra por los saldos del activo pasivo y patrimonio.
- Asientos de Cierre al finalizar el ejercicio - Cuentas de balance.
- Las Cuentas de orden se cerrarn en
forma recpocra.
- Asientos de Cierre al finalizar el ejercicio - Cuentas de orden.
- Las cuentas de presupuesto.
- Se cerrarn trasladando los saldos
deudores y acreedores a la cuenta
81.01 Cierre Presupuestario.
- Asientos de cierre al finalizar el ejercicio - Cuentas presupuestarias.

Actualidad Gubernamental

N 15 - Enero 2010

c) Asientos para determinar resultados y cierre

- Asientos para resultados
Se formulan para determinar el
resultado de la gestin del ejercicio,
adicionando a las cuentas de ingresos y gastos, de tal manera que las
cuentas de la clase 3,4 y 5 debern
cerrarse contablemente a fin de ao,
conteniendo valores histricos ms
valores ajustados contra la cuenta 89
Resultado del ejercicio.
- Asientos de cierre de gestin
Para trasladar a la cuenta resultado de
operacin, los saldos de las cuentas
y cuentas divisionarias que registran
ingreso del ejercicio.
Ejemplo:
- Cuentas de gestin de ingresos
- Cuentas de gestin de gastos
Para trasladar a la cuenta resultados
de operacin, los saldos de las cuentas
y cuentas divisionarias que registran
gastos y costos del ejercicio.
x

41.01. Impto. a la Rta. Ingresos

41.02. Impto. a la propiedad
44.02. Transp. co Transf. Recib.
45.05. Ingresos diversos
45.01. Rentas de propiedad
61.01. Supervit o dficit

DEBE

HABER

1,000
1,100
2,000
1,500
500
6,100

Cuentas de gestin de gastos

Para trasladar a la cuenta resultados
de operacin, los saldos de las cuentas
y cuentas divisionarias que registran
gastos y costos del ejercicio.

6101. Supervit o dficit.

53.001. Consumo de bienes
51.01. Pers.oblig.sociales
54.04. Transp.remes.de capital
55.04. Impuestos derech.multas
55.01. Subsidios
56.01. Intereses de la deuda
58.01. Estimacin del ejercicio
57.01.06. Costo de vtas.de bienes
Este asiento se realiza cuando el
saldo de la cuenta resultado de
operacin es acreedor.

DEBE

HABER

9,580
500
1,650
1,500
1,000
1,750
1,120
850
1,210

61.01.Supervit o dficit.
34.01.Resultados acumulados
Este asiento se realiza cuando el
saldo de la cuenta resultado de
operacin es acreedor.

5850
5850