Anda di halaman 1dari 7

Mengelola Kartu Hutang

Posted by widodo bozid on 00.59

AKUNTANSI HUTANG
PENGERTIAN HUTANG
Utang adalah Kewajiban suatu badan usaha / perusahaan kepada pihak
ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam
jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu.
PENGGOLONGAN HUTANG
Utang perusahaan digolongkan menjadi :
a.Utang jangka pendek adalah utang yang jatuh tempo dalam jangka waktu
kurang dari satu tahun. Contoh : utang usaha / dagang, utang wesel, beban
yang masih harus dibayar , utang hadiah, utang garansi dan lain lain.
b.Utang jangka panjang adalah utang yang pelunasannya akan dilakukan
dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contoh : utang hipotik, utang
obligasi, utang bank dan lain lain.
FUNGSI YANG TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam pencatatan utang adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Pembelian
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
2. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.
3. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat :
a.
Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal
umum.
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam
kartu persediaan.
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam
arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN


Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi utang adalah
sebagai berikut:
A. Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum
Jurnal Retur Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur
penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. Jika
perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi
transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal umum untuk
mencatat transaksi tersebut.
B. Kartu Persediaan
Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan untuk
mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya
barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
C. Kartu Utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada
debitur akibat penegembalian barang pada debitur. Jika perusahaan
menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada
debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar menurut nama debitur.
METODE PENCATATAN HUTANG
A. Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok
atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke
pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
1. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada
tiap kreditur.
2. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian.
3. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran
utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah
sebagai berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian

2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu


utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan
pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.
B. Voucher Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam dalam voucher payable procedure :
Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau
voucher check). Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu :
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan
pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya
(sebagai remittance advice).
3.sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau
distribusi lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures
adalah sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi
menjadi :
1. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).
Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari
pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis).
Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari
pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang
kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian
dalam register bukti kas keluar (voucher register).
2. Build-Up Voucher Procedures.
Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk
menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan
atas dasar wktu (accrual basis)

KARTU UTANG
A. Pengertian Kartu Utang
Utang adalah kewajiban suatu badan usaha/perusahaan kepada pihak
ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam
jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu. Kartu Utang
adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara
terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang
yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir
untuk

mencatat

adanya

mutasi

utang.

Sedangkan

isi

dari

formulir

pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi , keterangan,


nomor bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.
Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu :
a. Transaksi pembelian secara kredit.
b. Transaksi retur pembelian secara kredit.
c. Transaksi pembayaran utang.
B. Membukukan Data Mutasi Utang ke Kartu Utang
1. Dokumen mutasi utang
Seperti yang kita ketahui bahwa catatan akuntansi untuk mengelola
utang adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.
Seperti halnya dengan piutang dagang, perusahaan juga membutuhkan
catatan yang menunjukan utang kepada masing-masing kreditor (orang yang
memberi utang). Untuk itu, perlu disediakan rekening kontrol, yang disebut
utang dagang di buku besar dan rekening-rekening utang kepada masingmasing kreditur dalam buku pembantu utang (kartu utang). Jadi, untuk satu
kreditor disediakan satu buku pembantu utang. Dasar didalam kartu
utang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.
a.

Jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit. Jurnal
pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah rupiah, seperti
halnya jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang untuk
mencatat pembelian perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian barang
dagangan).
b.
Jurnal pengeluaran kas

2.

a.
b.

a.
b.

Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi


yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui kas, yang
meliputi pembayaran dengan cara menyerahkan cek atau bilyet giro kepada
pihak yang berhak menerima.
Jurnal pengeluaran kas disusun dalam bentuk lajur-lajur yang disesuaikan
dengan keperluan yang berhubungan dengan volume dan sifat transaksi
yang biasa terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam perusahaan sering
membuka transaksi utang, maka akan dibuka kolom utang tersendiri.
Prosedur pencatatan transaksi utang
Untuk kepentingan informasi mengenai kepada siapa perusahaan
mempunya utang dan berapa besarnya, perusahaan harus menyediakan
buku besar pembantu untuk utang yang berfungsi sebagai tempat mencatat
perubahan utang kepada setiap kreditor. Sehingga setiap kali transaksi
pembelian kredit, faktur yang diterima dari penjual akan dicatat sebagai
berikut:
Dalam jurnal pembelian, untuk keperluan posting keperkiraan (akun)
pembelian dan perkiraan (akun) utang.
Dalam buku besar pembantu utang, pada kegiatan kreditor yang
bersangkutan.
Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke perkiraan pembelian dan utang
dibuku besar dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang dalam
pencatatan buku besar pembantu utang dilakukan setiap terjadi transaksi
yang mengakibatkan perubahan utang.
Dalam buku besar, perkiraan utang dagang akan menunjukan saldo
untuk semua utang. Artinya seluruh utang akan dicatat secara kolekif
(gabungan) dan dikurangi dengan adanya pelunasan kepada kreditor dalam
perkiraan utang dagang. Dengan demikian dalam buku besar umum tidak
terdapat informasi mengenai besarnya utang kepada setiap kreditor.
Lain halnya dengan buku besar pembantu utang yang akan mencatat
secara rinci terjadinya utang dan pelunasan pada masing-masing kreditor.
Satu lajur buku besar pembantu utang untuk satu nama kreditor. Tidak ada
pencatatan secara kolektif.
Contoh bentuk buku besar pembantu utang (dapat diformat ulang menjadi
kartu utang):
Selanjutnya, saldo akun utang dagang dalam buku besar umum,
harus sama dengan total saldo akun-akunkreditor dalam buku besar
pembantu utang. Jika terjadi perbedaan berarti menunjukan adanya
kesalahan pencatatan. Kesalahan pencatatan bisa terjadi pada saat:
Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, atau
Pada saat mencatat dalam buku besar pembantu utang.
Untuk mengecek kesamaan saldo perkiraan utang dagang total saldo buku
besar pembantu utang disusun daftar saldo utang pada setiap akhir periode.
Dalam hubungannya dengan buku besar pembantu utang, perkiraan utang
dagang dalam buku pengendali atau perkiraan kontrol.
Contoh bentuk daftar saldo utang:
MELAKUKAN PENGECEKAN SALDO HUTANG

1. Rumus Saldo Utang


a.

Rumus untuk pengecekan saldo utang


Saldo awal utang

xxx

Jumlah pembelian kredit/buku pembelian

xxx

Penjumlahan
xxx
Pembayaran utang buku pengeluaran kas

xxx

Retur pembelian

xxx

Total

pembayaran

dan

retur

(xxx)
Saldo

utang

akhir
xxx

b.

Pencocokan saldo akun buku besar utang dengan daftar saldo utang
disebut pengecekan saldo utang. Berikut prosedur pengecekan saldo utang :

1)

Mengadakan inventarisasi dan rekapitulasi atas transaksi dan kartu utang


setiap kreditor.

2)

Memposting transaksi yang berasal dari catatan buku jurnal ke dalam akun
buku utang dagang. Kemudian, besar utang pada periode tersebut disajikan
dalam laporan utang.

3)

Saldo akhir menurut catatan daftar saldo utang harus sama dengan
catatan pada akun utang dagang.
2. Membuat Laporan Utang
Mencatat jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai
tanggal jatuh tempo utang merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola
kartu utang harus membuat laporan saldo utang tiap kreditor dan utang
yang telah jatuh tempo secara periodic. Tanggal jatuh tempo pembayaran
utang

ditetapkan

berdasarkan

tanggal

faktur

pembelian

dan

syarat

pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak penjual. Berikut penggolongan


status utang.
a.

Utang yang belum jatuh tempo

b.

Utang dalam masa telah jatuh tempo

c.

Utang yang belum dibayar


KESIMPULAN
Adapun kesimpulan mengenai Sistem Akuntansi Utang, yaitu :
1.
sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan distribusi
pembelian berupa pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang
bersangkutan.
2. dokumen sumber untuk pencatatan utang karena adanya pengembalian
barang adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.
3. metode pencatatan utang dilakukan dengan metode account payable
procedure dan voucher payable.
4. catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam
account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal
pengeluaran kas.
- See more at: http://mapelakuntansi.blogspot.co.id/2016/01/mengelola-kartuhutang.html#sthash.TbilniuU.dpuf