Gerenciamento do Tempo
02/02/2007 - por Luiz de Paiva
Um dos aspectos mais difceis para os profissionais hoje em dia o gerenciamento de tempo. Sempre h coisas
demais para fazer, e a sensao de que o tempo nunca suficiente nos atormenta constantemente.
Ainda que eu no tenha um kit mgico de gerenciamento do tempo para transformar sua vida, posso dar algumas
dicas e idias que adotei e produziram bons resultados em minhas tarefas.
Comece a ouvir podcasts. So timos para transformar tempo perdido em tempo til. Voc pode ouvi-los no
trnsito, na academia ou em qualquer situao que envolva uma espera. Voc sempre pode aprender algo ou ter
uma nova idia.
Tenha algo para ler por perto. Sempre tenho uma revista de negcios ou algo do trabalho perto de mim em casa,
no escritrio e no carro. Uma simples brecha de 5 minutos pode ser suficiente para ler um artigo interessante ou
adiantar algumas idias sobre alguma tarefa profissional.
Precisa se concentrar? Desligue todas as distraes. Se preciso escrever um longo e-mail ou um relatrio
importante, costumo desligar o cabo de rede do computador, fechar a porta da sala e s vezes at desligo o celular.
Ningum vai morrer porque voc desapareceu 20-30 minutos e seu trabalho ser feito com maior velocidade e
qualidade.
Tenha algo para registrar lembretes ou idias. Voc se sentir muito melhor passando todos os pensamentos e
preocupaes de sua cabea para um papel ou outro meio. Alm de quase sempre ter por perto um papel e caneta,
uso o gravador de voz de meu celular para registrar algo importante quando no possvel escrever.
Adapte suas atividades a seus nveis de energia. Algumas pessoas tm mais energia na manh, outras noite.
Deixe o trabalho burocrtico para os momentos em que sua energia est no ponto mais baixo, j que voc no ter
que pensar muito, e aproveite sua alta energia para trabalho mais importante e desafiador.
No comece algo a menos que pretenda termin-lo. Sua mente toma algum tempo para se ajustar a uma nova
atividade. Portanto, gaste este tempo de adaptao somente uma vez, terminando qualquer coisa que comece.
No gaste muito tempo em algo que voc est travado. Esta a exceo regra acima. Se voc no consegue
encontrar uma soluo para o problema, v fazer algo diferente e volte depois a este problema com a cabea fresca.
Descanse. Se voc s descansa quando se sente exausto, quer dizer que parte de seu trabalho foi feito perto da
exausto, e sua produtividade estava comprometida.
melhorando o processo aos poucos. Eventualmente voc encontrar a frmula que funciona perfeitamente para
voc.
A primeira atitude que voc tem que tomar para administrar o seu tempo fazer uma
anlise de como est distribuindo suas atividades durante uma semana. Anotetodas as
suas atividades, desde a hora em que acorda at a hora que vai dormir. Faa o dowload
da tabela de anlise de atividades que montamos para que voc e a preencha.
Anote o que foi feito em intervalos de meia hora. Se houver necessidade anote em
intervalos menores. No final do perodo de anotaes voc ter claro quais so suas
atividades, como voc as divide durante o dia, logo como est administrando o seu
tempo.
Programe as atividades mais urgentes e estressantes para os horrios em que tem mais
energia. Por isso perceba em que momento do dia voc tem mais energia e programe
para este horrio as tarefas mais importantes e as mais urgentes.
Quando sua energia estiver mdia, o ideal responder emails pessoais, organizar sua
agenda e retornar ligaes de negcios. E quando sua energia estiver baixa, telefone
para amigos, leia um livro ou faa outras atividades que lhe deem prazer.
No esquea de prever tempo para itens no agendados e pequenas paradas para
descanso. A conquista de seu tempo uma sucesso de mudanas que voc deve fazer
aos poucos em sua vida. Como para qualquer conquista, voc ter quesuperar
obstculos e ter determinao para atingir seu objetivo.