MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICA NACIONAL
NOMBRE DE LA UNIDAD

No.

S-2016-027876
S-2012-000000

/ DIVEL ESVEL TRD

Vlez Santander 30-07-2016

Seor
Luis Carlos Cervantes Estrada
Inspector de Polica
Alcalda Municipal
Calle 9 Av.3 Parque Central
Vlez Santander
Asunto: dejo a disposicin del seor inspector
Con el propsito de fortalecer y generar el mayor control del comercio en el municipio
de Vlez se hace la incautacin el da 30 de julio de 2016 en la calle 3 con Av.2 de 500
bolsas de leche en polvo con marca de etiqueta la campia evaluada en $1300.000
(un milln trecientos mil pesos) al seor Sergio Zapata Aponte quien no portaba
certificado de procedencia ni permiso de parte de la alcalda para ser distribuida en
este lugar.

Atentamente,
Patrullero FRANKLYN SNEYDER SUESCUN DIAZ
Patrulla de Vigilancia
Anexo: acta de incautacin de elementos varios 1CS-FR-0014 (01 folios)

Elaborado por:
PT Vera Edwin Alejandro
Revisado por:
IT Velsquez roa Lenyn
Fecha de elaboracin: 30-07-2016
Ubicacin:
C:\\mis documentos.comunicacion.oficial 2016

Calle 9 Av. 3 n143 Parque central Vlez, Santander

Telfono(s) 5987098 - 5767876
estacin_velez@policia.gov.co

www.policia.gov.co
1DS OF 0001
VER: 2

Pgina 1 de 6

Aprobacin: 07/04/2014

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

1.

MRGENES. Se deben observar las siguientes mrgenes, en los documentos:

Superior:
Lateral izquierdo:

2 cm
3 cm

Inferior:
Lateral derecho:

2 cm
2 cm

Nota: Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, las mrgenes laterales deben ser
simtricas a 3 cm.
2.

ENCABEZAMIENTO O MEMBRETE. Es la inscripcin que se emplea en la parte superior de las

comunicaciones oficiales. Consta de tres renglones escritos en arial 10 a dos centmetros por
debajo del borde superior y alineado a la margen izquierda, as:

Escudo de la Polica Nacional alineado a la izquierda (dimensiones 2 cm x 2 cm)

Primera lnea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (con negrilla)
Segunda lnea: POLICA NACIONAL (sin negrilla)
Tercera lnea: NOMBRE DE LA UNIDAD (sin negrilla)
Nota: aquellas unidades cuyo nombre es muy extenso podrn emplear una cuarta lnea; como por
ejemplo las escuelas de polica o las unidades desconcentradas.

3.

PIE DE PGINA. Sobre la margen inferior (2 cm desde el borde inferior de la hoja), se colocar la
informacin del cdigo del documento, nmero de pgina y su fecha de aprobacin. A partir de esta
margen se ubica alineado a la margen izquierda el pie de pgina, que corresponde a los datos de la
direccin, telfono, correo electrnico de la unidad y pagina web institucional.
Nota: El tamao de la fuente debe corresponder al establecido en el Reglamento de identidad, imagen
y comunicacin (Arial 8.5 pts, normal, altas y bajas; ltima lnea Arial 9 pts, Negrilla, bajas). Cuando se
trate de una comunicacin de ms de una hoja, deber quedar el membrete en la primera pgina y el
pie de pgina con los logo smbolos en la ltima.

4.

ESTILO. Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin oficial se deber utilizar el
estilo bloque extremo (Todas las lneas parten del margen izquierdo).

5.

FUENTE. Arial 10 a 12. (El tamao de la letra depender de la extensin de la comunicacin o

cantidad de texto que contenga el documento).

6. NMERO DE LA COMUNICACIN Y SIGLAS DE QUIEN APRUEBA Y ELABORA. Se debe escribir

a una o dos interlineas libres despus del membrete, conservando la estructura de la numeracin
automtica que genera el RADICAR (sin la sigla de la unidad); con el propsito de facilitar la asociacin
de los datos de informacin en la produccin documental de trmite o respuesta a radicados en el
mismo sistema.
Nota: la SIGLA1 corresponde a quien aprueba y la SIGLA2 a quien origina o elabora el documento.
7. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIN. Se deben escribir estos datos a una o dos
interlineas libres despus del nmero de la comunicacin y en forma completa en orden de: nombre del
lugar de origen, da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto.

1DS OF 0001
VER: 2

Pgina 2 de 6

Aprobacin: 07/04/2014

8. DENOMINACIN O TTULO ACADMICO. Se escriben con mayscula inicial los nombres de las
denominaciones o ttulos acadmicos. A nivel interno se debe utilizar el grado antepuesto por la palabra
seor.
9. NOMBRE DEL DESTINATARIO. Escribirlo con mayscula fija; de preferencia se debe escribir los
nombres y apellidos completos.
10. CARGO. Se escribe con mayscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir
en dos lneas para guardar proporcin visual con los otros datos.
11. ORGANIZACIN. Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominacin ms
ampliamente conocida, es decir razn social, sigla o acrnimo. En caso de nombre completo, la
escritura se efecta con mayscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la
entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puede contener la razn
social. Las siglas o acrnimos se escriben en mayscula sostenida, a menos que la organizacin lo
haya registrado de manera diferente.
12. DIRECCIN. De acuerdo con el medio a travs del cual se realice el envo de la comunicacin (correo
certificado, estafeta, mensajera); en este espacio se escribe la direccin de nomenclatura, el apartado,
el fax o el correo electrnico. Si la comunicacin oficial es remitida a un funcionario o dependencia de
la misma unidad o complejo no es necesario agregar direccin. No se utilizan abreviaturas (Cll., Crra.,
Av., Transv., Nro., No., N, #, entre otras).
13. ASUNTO. Se escribe la palabra asunto, con mayscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del ltimo dato del destinatario. Constituye la
sntesis del tema de la comunicacin oficial y se debe expresar en un mximo de cuatro a cinco
palabras. Se omiten artculos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
14. CUERPO O TEXTO. Es importante que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, concisa,
coherente, breve, directa, sencilla, cortes y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y
persuadir. Se sugiere que el texto este justificado y no contenga ms de tres prrafos en
comunicaciones de un solo folio.
Nota: Cuando se d respuesta o se cite un documento (oficio o mensaje) debe indicarse el nmero, la
sigla de la dependencia de origen y la fecha.
15. DATOS DEL REMITENTE. Se escriben los nombres y apellidos completos en mayscula fija y con
negrilla, antecedido por el grado en mayscula inicial y sin negrilla. En la interlinea libre siguiente se
debe colocar el cargo que ostenta el remitente de acuerdo a sus funciones.
16. ANEXOS. Se detallan en el texto y al final de la comunicacin, a dos interlineas libres del remitente. La
palabra anexo, o anexos, segn el caso, se escribe con mayscula inicial, seguida de dos puntos (:) a
un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el nmero de folios y el tipo de anexo,
escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
17. BLOQUE INFORMATIVO. A dos interlineas libres del remitente , a una interlinea libre de anexos y
copias se coloca la identificacin de quien elabora y revisa el documento, as como la fecha de
elaboracin y su ubicacin electrnica. Para este caso se escriben las palabras Elaborado por y
Revisado por seguida de dos puntos (:); el grado (sigla1), los nombres y apellidos de las personas que
1

Todo en mayscula (TC., MY., CT., TE., ST., SM., CM., SC., IT., SI., PT., ASE09, ASE02, APA10, etc.)

1DS OF 0001
VER: 2

Pgina 3 de 6

Aprobacin: 07/04/2014

participaron en la redaccin o elaboracin, revisin y dems actividades relacionadas con la

produccin de la comunicacin, todo debidamente alineados. En mayscula inicial y Arial 5.
18. RECIBIDO EN LAS COMUNICACIONES. Se debe realizar en la parte superior derecha de la
comunicacin, entre el borde y la margen; en el espacio en blanco destinado para el recibido, registro,
y/o radicacin del documento (zona 3), conforme a los parmetros establecidos en la Gua Tcnica
Colombiana GTC-185. Se debe dejar constancia en forma clara y legible de los datos (firma y
posfirma) de quien recibe el documento, la fecha y hora.
19. SELLO PREIMPRESO. Este se utilizar para la entrega de las comunicaciones oficiales internas
(unidades polica nacional). Colocndose a un centmetro del borde derecho de la pgina y a dos
del borde superior. Su propsito es unificar criterios en cuanto al recibido en los documentos; si la
comunicacin es para una entidad externa (pblica o privada), se omitir mencionado sello.
20. LOGO SMBOLOS. Estos se colocaran en el pie de pgina a un centmetro del borde derecho. Se
podrn utilizar un mximo de cinco logo smbolos de premios otorgados a la Polica Nacional o a la
unidad respectiva.
21. CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN. Esta se utilizar de acuerdo a la confidencialidad de la
documentacin y conforme a los lineamientos institucionales y los parmetros establecidos por el
proceso de Direccionamiento Tecnolgico. Por lo tanto, al momento de producir la comunicacin
oficial se deber determinar si esta es de carcter: ULTRASECRETO, SECRETO, RESERVADO,
CONFIDENCIAL O INTERNO.
Se escribir debajo de los datos correspondientes a la direccin, telfono, correo electrnico de la
unidad y pagina web institucional, la palabra correspondiente de acuerdo a su clasificacin, a un
espacio libre, centrado, en Arial 10, negrilla y en mayscula.
Nota: si se trata de una comunicacin oficial sin ningn tipo de restriccin o confidencialidad
(pblica) se omitir este apartado.

1DS OF 0001
VER: 2

Pgina 4 de 6

Aprobacin: 07/04/2014

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICA NACIONAL
OFICINA DE PLANEACIN

No. S-2014-028213 / GUSAP PLANE 29.27

Bogot D.C., 3 de febrero de 2014

Seor Brigadier General
WILLIAM REN SALAMANCA RAMREZ
Director de Proteccin y Servicios Especiales
Calle 14 62-70, zona industrial Puente Aranda
Bogot.
Asunto: solicitud prstamo auditorio
Con el propsito de fortalecer las competencias en el proceso de Gestin Documental, el cual
es de prioridad para la institucin toda vez que se hace necesario contar con personal
altamente calificado para el ejercicio de la conservacin y custodia del patrimonio documental
de la Polica Nacional; y en coherencia con los lineamientos generales de poltica institucional.
Solicito al seor General autorice el prstamo del auditorio, de las 17:30 a las 21:00 horas de
lunes a viernes hasta el 17 de agosto, con el fin de continuar el desarrollo del curso tcnico en
Administracin Documental.
Atentamente,

Coronel FABIN LAURENCE CRDENAS LEONEL

Jefe Oficina de Planeacin
Anexo: uno (tres folios)
Elaborado por:
IT. Gustavo Granados Gonzlez
Revisado por:
TE. Carlos Bucheli Santacruz
Fecha de elaboracin: 02-02-2014
Ubicacin:
C:\\mis documentos\Informes 2012

Carrera 59 26-21 CAN, Bogot

Telfonos 315 9166 315 9901
ofpla.guged@policia.gov.co

www.policia.gov.co

1DS OF 0001
VER: 2

Pgina 5 de 6

Aprobacin: 07/04/2014

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICA NACIONAL
ESCUELA DE CADETES DE POLICA
GENERAL FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

No. S-2014-028213 / ARACA GUPED 1.10

Doctor
JORGE ARMANDO GONZLEZ ROJAS
Secretario General
Ministerio de Defensa Nacional
Carrera 54 26-25, CAN
Bogot.
Asunto: remito requerimiento

Conforme a lo establecido en el artculo 21 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) y por tratarse de competencia de esa Direccin,
remito a ese despacho el requerimiento judicial J-054 de fecha 22 de enero de 2014, radicado
en la Direccin General el da 24 de enero bajo el nmero E-2014-007139, procedente del
Juzgado Octavo Penal del Circuito de Bogot.
Por lo anterior, se solicita a ese despacho dar respuesta directa al peticionario conforme a su
competencia y en los trminos de ley.
Atentamente,

Coronel GONZALO RICARDO LONDOO PORTELA

Director Escuela de Cadetes de Polica
Anexo: cuatro (10 folios)
Elaborado por:
IT. Gustavo Granados Gonzlez
Revisado por:
TE. Carlos Bucheli Santacruz
Fecha de elaboracin: 02-02-2014
Ubicacin c:\\mis documentos\Informes 2012

Calle 44 Sur 45A-15, Bogot

Telfonos 7246401 7246402
ecsan.direc@policia.gov.co

www.policia.gov.co

1DS OF 0001
VER: 2

Pgina 6 de 6

Aprobacin: 07/04/2014