Soal mengelola pertemuan rapat

1. Berdasarkan sifatnya pertemuan dibedakan menjadi

dua yaitu
a. Pertemuan formal dan diskusi
b. Pertemuan formal dan pertemuan informal
c. Pertemuan informal dan symposium
d. Pertemuan informal dan seminar
e. Seminar dan Lokakarya
2. Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk
membicarakan suatu masalah dalam perwujudan suatu
kehendak atau maksud merupakan pengertian dari
a. Diskusi
b. Simposium
c. Seminar
d. Lokakarya
e. Konferensi
3. Macam-macam pertemuan untuk tujuan
memecahkan masalah, kecuali
a. Konferensi
b. Kongres
c. Rapat
d. Muktamar
e. Simposium
4. Yang bukan merupakan jenis rapat ditinjau dari
jangka waktunya adalah
a. Rapat rutin
b. Rapat mingguan
c. Rapat bulanan
d. Rapat semesteran
e. Rapat tahunan
5. Surat undangan sebaiknya disampaikan
a. Jauh hari sebelum acara rapat dimulai
b. Antara 3 sampai 7 hari sebelum acara rapat dimulai
c. Sebulan sebelum acara rapat dimulai

d. Sehari sebelum rapat dimulai

e. Pada saat acara rapat dimulai
6. Yang bukan merupakan isi undangan rapat adalah
a. Hari, tanggal, dan jam
b. Tempat rapat
c. Acara rapat
d. Bahan (nateri yang akan dibahas dalam rapat
e. Hiburan pengisi rapat
7. Yang merupakan cirri-ciri pemimpin rapat tipe
laissez-faire...
a. Pemimpin rapat yang menganggap dirinya sebagai
orang yang paling
berkuasa
b. Pemimpin menentukan segala kegiatan kelompok
secara otoriter
c. Pemimpin bersifat pasif
d. Pemimpin bersifat terbuka
e. Keputusan yang diambil pimpinan berdasaran hasil
musyawarah

a.
b.
c.
d.
e.

8. Tata ruang rapat untuk 50 orang peserta

menggunakan ruangan berbentuk..
Huruf T
Aula
Perahu
Bundar
Huruf U

a.
b.
c.
d.

9. Peralatan rapat yang perlu dipersiapkan dalam

penyelenggaraan rapat diantaranya,
Susunan Acara
Surat Undangan
Hasil rapat yang lalu
Block note, ball point

e. Daftar hadir
10. Tipe pemimpin rapat yang bersifat adil, terbuka,
memberikan kesempatan kepada para peserta rapat
untuk mengemukakan pendapat atau saran-saran
disebut type ..
a. Otoriter
b. Arogan
c. Demokratis
d. Laissez Faire
e. Jaim
11. Pencatatan hasil rapat/pertemuan merupakan
catatan singkat mengenai hal-hal yang dibicarakan dan
diputuskan dalam rapat hal tersebut dicatat pada..
a. Block Note
b. LPT
c. Notula
d. Laporan
e. Ekspedisi
12.
a.
b.
c.
d.
e.

Dibawah ini yang bukan tujuan rapat adalah...

Memecahkan masalah
Menyampaikan informasi
Bersifat mengikat
Mengadakan Koordinasi
Mencari jalan keluar

13. Berikut ini yang termasuk tata ruang rapat adalah...

a. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi
yang baik
b. Memudahkan pengawasan
c. Memberikan kondisi kerja yang baik

d.
e.

Hubungan yang dapat dipercaya

Perlengkapan kurang

14. Ada beberapa macam tata ruang rapat yang kita

ketahui yaitu .....
a. Bentuk huruf U, T, P
b. Bentuk perahu, U, T, P
c. Bentuk kelas, perahu, U, T, V
d. Bentuk aula, ketupat
e. Bentuk lingkaran, ketupat
15. Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu menurut ketentuan yang
berlaku
disebut ...
a. Rapat perundingan
b. Rapat penjelasan
c. Rapat pemecahan masalah
d. Rapat formal
e. Rapat informal
16. Salah satu teknik pembuka rapat adalah...
a. Kalimat pembuka harus baik
b. Gunakan kalimat yang panjang dan sulit
dimengerti
c. Mengulangi inti pembicaraan
d. Berisi pujian
e. Berisi anjuran
17. Salah satu target faktor keberhasilan dalam
penyelenggaran rapat adalah...
a. Pemimpinan rapat yang baik dan trampil
b. Pembawa acara yang pandai bicara
c. Acara rapat yang menarik
d. Undangan yang bagus dan menarik
e. Ruang rapat yang menarik

18. Untuk penyelengaraa rapat yang baik harus

memenuhi beberapa persyaratan. Berikut ini yang
tidak termasuk syarat rapat yang baik adalah ...
a.
partisipasi aktif dari peserta
b.
selalu dalam pengawasan pimpinan
c.
perdebatan berdasarkan argumentasi
d.
suasana terbuka
e.
tidak ada monopoli
19. Peserta rapat yang selalu menentang atau tidak
setuju dengan pendapat orang lain dan selalu
menyalahkan pendapat orang lain. Peserta rapat
seperti ini disebut
a. tipe pemberi informasi
b. tipe inisiatif
c. tipe pendengar
d. tipe penyerang
e. tipe pemersatu
20. Peralatan yang biasa digunakan dalam kegiatan
rapat untuk menampilkan bahan presentasi dari
komputer atau laptop dinamakan
a. OHP
b. LCD Projector
c. Flipchart
d. Whiteboard
e. Blocknote
Soal kerjasama dengan kolega

LATIHAN SOAL BEKERJASAMA DENGAN KOLEGA DAN

PELANGGAN
a.
b.
c.
d.
e.

1. Tempat asal sumber komunikasi, disebut.........

Komunikan
Komponen
Respon
Komunikator
Proses komunikasi

2.
a.
b.
c.
d.
e.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
5.
a.
b.
c.
d.
e.
6.
a.
b.
c.
d.
e.
7.
a.
b.
c.
d.
e.
8.
a.
b.
c.
d.
e.
9.
a.
b.
c.
d.
e.
10.

Prosedur pengiriman informasi dalam komunikasi, disebut

Komunikator
Komunikan
Message
Transmits
Respons
Berikut ini fungsi media komunikasi, kecuali
alat untuk menyampaikan informasi
alat untuk menerjamahkan lambing komunikasi
alat untuk mempercepat penyampaian informasi
alat untuk mendapatkan keuntungan ekonomi
alat untuk menghibur dan mendidik
Penyusunan sandi-sandi dalam bentuk kata-kata/lambang disebut.......
komponen
feedback
dekode
encode
message
Berikut ini fungsi pentingnya tata hubungan komunikasi, kecuali
dapat menimbulkan rasa solidaritas dan loyalitas
dapat menjalin hubungan kerja sama antar sesama manusia
dapat meningkatkan nilai-nilai kebersamaam dan kekeluargaan
dapat menimbulkan kejutan budaya dalam masyarakat
media internalisasi, sosialisasi, adaptasi, dan akulturasi
Komunikasi yang berlangsung secara sepihak, dari pihak komunikator saja, disebut
komunikasi
Vertical
Horizontal
Diagonal
satu arah
dua arah
Salah satu faktor komunikasi adalah content, artinya
kepercayaan
perhubungan
kepuasan
kejelasan
berkesinambungan
Media pendengaran secara tradisional adalah......
beduk
kaset
radio
telepon
speaker
hubungan antara pimpinan dengan bawahan disebut komunikasi......
eksternal
horizontal
kelompok
vertikal
timbal balik
Berikut ini adalah indikator terjadinya konflik, kecuali

a.
b.
c.
d.
e.
11.

perbedaan usia dan jenis kelamin

perbedaan kepribadian
perbedaan cara pandang
perbedaan tujuan
perbedaan pemahaman
Suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan, disebut
.
a. pelayanan prima
b. pelayanan produk
c. pelayanan jasa
d. pelayanan kualitas
e. pelayanan manajemen
12. Dua unsur penting dalam pelayanan prima adalah .
a. pelayanan dan pelanggan
b. pelayanan dan kualitas
c. pelayanan dan manajemen
d. pelayanan dan komunikasi
e. pelayanan dan produk
13. Berikut ini adalah pelayanan prima berdasarkan tindakan, kecuali .
a. pelayanan dengan sikap menghargai
b. mencatat pesanan pelanggan
c. mencatat kebutuhan pelanggan
d. menegaskan kembali kebutuhan pelanggan
e. mewujudkan kebutuhan pelanggan
14. Salah ciri pelanggan tipe leptosom adalah...
a. Bersifat tenang, ramah, suka berbicara dan humoris
b. Bersifat sombong, sok intelek dan sok idealis
c. Jarang humor dan tidak cepat percaya kepada orang lain
d. Muka atau wajah bulat besar
e. Muka wajah berbentuk bulat lonjong
15. Berikut ini adalah sikap terhadap rekan kerja yang harus dikembangkan dalam lingkungan
kerja, kecuali .
a. bersikap baik dan bersahabat
b. menghindarkan ucapan/kata-kata yang tidak sopan
c. menghindarkan sikap yang bernada bermusuhan
d. menjauhi sikap berprasangka buruk
e. selalu mencari kelemahan/kekurangan teman sekerja
16. Pelanggan yang berasal dari luar perusahaan yang membeli dan menggunakan barang/jasa
yang dihasilkan oleh suatu perusahaan disebut...
a. Pelanggan internal
b. Pelanggan eksternal
c. Pelanggan tetap
d. Pelanggan piknis
e. Pelanggan leptosom
17. Saya berharap mendapatkan hadiah dari toko itu. Ungkapan tersebut adalah harapan
pelanggan pada tahap .
a. asumsi
b. apriori
c. kesenangan
d. kenyamanan

e. kepuasan
18. Berikut adalah kebutuhan-kebutuhan yang sering diharapkan penggan, kecuali.....
a. kebutuhan terhadap potongan harga
b. kebutuhan terhadap penurunan harga
c. kebutuhan akan persediaan barang yang tidak harus selalu ada
d. a dan b benar
e. kebutuhan terhadap barang baru, bentuk dan ukuran baru
19. Berikut ini adalah faktor-faktor strategi pelayanan, kecuali .
a. atribut pelayanan
b. perencanaan pelayanan
c. implementasi pelayanan
d. pendekatan untuk penyempurnaan kualitas pelayanan
e. umpan balik untuk meningkatkan kualitas pelayanan
20. Manakah yang bukan indikator ketidakpuasan pelanggan...
a. Mengenali keluhan pelanggan
b. Menangani keluhan pelanggan
c. Menghadapi pelayanan yang tertunda
d. Mengatasi permintaan pelanggan yang dapat dipenuhi
e. Semua benar
Salah satu cara untuk memelihara hubungan kekeluargaan para pegawai yaitu dengan cara ....
a. menyediakan aula untuk berkumpul
b. memberikan pedoman kerja
c. memberi perintah yang jelas
d. selalu datang ke rumah
e. saling bertatap muka dan bertegur sapa
2.

Pengertian cara berpakaian yang wajar dalam melayani pelanggan adalah ....
a. Warna pakaian tidak terlalu menyala

b.
c.
d.
e.
3.

Model yang lazim

Keserasian antara baju dan celana
Jawaban a,b dan c benar
Jawaban a dan c benar
Bila anda seorang profesional sebagai seorang sekretaris, maka yang buka termasuk kriteria

a.
b.
c.
d.
e.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
5.
a.
b.

profesi adalah ....

Bersifat tetap dan teus menerus
Berdasarkan keahlian dan ketrampilan khusus
Tidak perlu memiliki ijazah
Lebih mendahulukan pelayanan daripada imbalan
Berkelompok pada suatu organisasi
Hubungan masyarakat diagonal adalah ....
Hubungan antarapegawa pada tingkat yang berbeda
Hubungan antarpegawa dengan pimpinan diatasnya
Hubungan antarpimpinan dengan pimpinan
Hbungan antapembeli dengan pegawai
Hubungan antarpegawai dengan masyarakat
Hubungan internal dilakukan dengan cara ....
Berkampanye kebersihan lingkunga
Mengundang tokoh ekonomi

c.
d.
e.
6.
a.
b.
c.
d.
e.
7.

Membantu usaha sosial

Mengadakan rapat inter perusahaan
Memberi sumbangan kepada masyarakat
Hal-hal yang harus diperhatikan ketika berbicara adalah sebagai berikut, kecuali ....
Volume suara
Membuat suara lebih merdu
Nada suara yang sopan
Kecepatan berbicara
Tinggi rendahnya nada
Menyatakan terima kasih kepada pelanggan dengan harapan pelanggan mau kembali

a.
b.
c.
d.
e.
8.

merupakan prinsip dari pelayanan prima berdasarkan konsep ...

Attention
Action
Attitude
Attention dan attitude
Action dan attention
Sikap berpikir positif terhadap pelanggan mutlak dibutuhkan, sebab perusahaan akan

berjalan terus walaupun ....

a. Produksinya berkualitas tinggi
b. Produksinya laku di masyarakat
c. Menejemennya bagus
d. Harganya murah
e. Harga produksinya mahal
9. Salah satu bentuk kegiatan hubungan masyarakat eksternal adalah ....
a. Menjual barang besar-besaran
b. M3engadakan olah raga bersama dengan masyarakat
c. Memberi potongan harga
d. Memberi hadia lewat undian
e. Memberi senyuman kepada pembeli
10. Pegawai yang sudah berpengalaman diwajibkan mengajarkan cara-cara melaksanakan tugas
a.
b.
c.
d.
e.

kepada para pegawai baru yang disebut ....

On the job training
Induction training
Apprentice training
Jib training
Supervisory training
soal perjalanan bisnis
1. Surat yang dibuat oleh perusahaan atau kantor pemerintah yang memberikan
informas mengenai penugasan pimpinan untuk melakukan perjalanan dinas
disebut ...
A. Surat dinas C. Paspor E. yellow card
B. Surat tugas D. Visa
2. Visa yang biasa dipakai oleh seorang yang berkunjung ke negara lain
beberapa kali tanpa harus memperbarui visa disebut ...
A. single exit C. double entry E. Multiple entry

B. single entry D. triple entry

3. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang warga negara (pimpinan)
yang akan bepergian ke luar negeri untuk mengurus paspordan visa
diantaranya ...
A. KTP, Ijazah terakhir, SK, rekening telepon
B. KTP, KK, Ijazah, pas foto, surat tugas, SKCK
C. KTP, KK, sertifikat, rekening listrik
D. KTP, slip gaji, surat tugas
E. KTP, piagam, SKCK, Kartu merah
4. (1.) Menyiapkan berbagai dokumen
(2.) Memastikan tujuan kepergian pimpinan
(3.) Membuat laporan perjalanan dinas
(4.) Menyiapkan tiket pesawat, penginapan, dan keuangan
Urutan prosses kerja sekretaris dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
adalah ...
A. 1-2-3-4 C. 2-1-4-3 E. 1-4-2-3
B. 1-3-2-4 D. 2-1-3-4
5. (1.) Melakukan klarifikasi nama, alamat, dan nomor telepon semua
perusahaan yang akan dikunjungi
(2.) Melakukan klarifikasi nama dan kedudukan semua orang yang akan ditemui
melakukan klarifikasi semua informasi tentang transakasi dengan perusahaan
dan semua urusan yang sedan ditangani menentukan waktu keberangkatan dan
lama perjalanan
(3.) Menentukan jenis transportasi yang akan digunakan
Kegiatan diatas dilakukan sekretaris ketika melakukan persiapan kegiatan
untuk ...
A. Perjalanan bisnis direksi D. Pertemuan rapat
B. Pertemuan dengan pelanggan E. Perjalanan keluarga
C. Melakukan negosiasi
6. (1.) SIM, STNK,KTP, Sertifikat asuransi dan lain sebagainya
(2.) Peta kota yang dilalui hingga sampai di kota tujuan dan rencana rute yang
mungkin digunakan
(3.) Informasi mengenai kondisi cuaca yang akan dilewati
(4.) Konfirmasi mengenaipemesanan hotel
(5.) Persiapan rencana perjalanan termasuk janji temu, rapat yang harus diikuti,
nomor telepon dan alamat semua perusahaan yang akan dikunjungi
Syarat-syarat diatas adalah persiapan yang dilakukan untuk melakukan
perjalanan dinas melalui ...
A. Laut C. Udara E. Kereta Api
B. Darat D. Kapal
7. Ada empat cara syarat yang diperlukan dalam memilih hotel/penginapan. Satu
syarat yang tidak diperlukan adalah ...

A. Jarak tempat seminar/rapat dipilih yang tidak terlalu jauh dari penginapan
B. Keadaan hotel/penginapan harus nyaman
C. Hotel harus dilengkapi fasilitas yang biasa ada di hotel
D. Biaya penginapan
E. Mewah dan lux
8. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan atau badan lain yang
memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas
nilai tertentu menurut persyaratan yang ditetapkan disebut ...
A. Credit Card C. Yellow Card E. Visa
B. Surat tugas D. Paspor
9. Alat pembayaran yang jarang dipakai selama mengadakan perjalanan dinas
adalah ...
A. Uang C. Traveller's cheque E. Emas
B. Credit Card D. Letter of credit
10. Berikut yang bukan merupakan syarat-syarat untuk melakukan perjalanan
dinas dengan pesawat terbang adalah ...
A. dapatkan tiket pesawat terbang
B. carilah keterangan dari pelabuhan udara mana pimpinan akan berangkat,
serta dengan cara apa pimpinan harus pergi kamana
C. dapatkan mata uang asing, Traveller's Cheque dan buat surat kredit bepergian
D. carilah keterangan dari pelabuhan dan dermaga mana pimpinan akan
berangkat
E. periksa apakah koper yang dibawanya tidak melebihi batas maksimum
11. Dalam membuat daftar janji temu yang disepakati paling sedikit sekretaris
harus membuat 4 rangkap.Pihak yang tidak harus menerima tembusan daftar
janji temu adalah ...
A.pimpinan
B.wakil pimpinan
C.kolega yang akan ditemui
D.pihak keluarga dari pimpinan
E.sekretaris
12. fungsi dari daftar janji temu adalah ...
A.mendapatkan kepastian waktu kunjungan
B.memperoleh kepastian waktu keberangkatan
C.mendapatkan kepastian waktu untuk shopping
D.memastikan waktu bepergian ke pantai
E.menghindari benturan acara dengan pihak pengelola hotel
13. Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan untuk orang yang bepergian
dan dapat diuangkan pada bank tertentu disebut ....
A.Credit Card C.surat tugas E.Visa
B.Traveller's Cheque D.Yellow Card

14.bentuk yang bukan merupakan fungsi atau manfaat Credit Card adalah ...
A.mempermudah pembayaran (flexible)
B.mengurangi pengeluaran uang kas (cash)
C.mendapatkan barang dengan cara cepat dan efesien
D.menambah prestise pemiliknya
E.menambah keinginan untuk selalu berbelanja
15.Selama pimpinan melakukan perjalanan dinas,sekretaris tetap melakukan
pekerjaan kantor seperti biasanya.Berikut yang bukan termasuk kegiatan
sekretaris adalah ...
A.menanyakna kepada pimpinan hal-hal apa saja yang bisa dan tidak bisa
dikerjakan
B.memproses surat-surat yang ada selama pimpinan tidak berada ditempat
C.memberi tahu pimpinan tentang tamu,baik yang berkunjung maupun yang
menelepon
D.melakukan rekreasi bersama rekan kerja satu kantor
E.melaporkan pada pimpinan perihal perubahan-perubahan yang terjadi selama
ia tidak berada di tempat
16. (1 ) Menetapkan jadwal bagi tugas-tugas kerja utama tersebut dengan suatru
perkiraan tanggal atau waktu penyelesaian masing-masing.
(2) Menafsirkan kerangka acuan.
(3) Membuat suatu daftar tentang tugas-tugas kerja utama yang harus dilakukan
(prioritas).
(4) Memilahkan dan menilai material sewaktu material itu sedang dihimpun.
(5) Merancang, menulis, dan menyempurnakan laporan.
(6) Menghimpun bahan sesuai dengan jadwal itu.
(7) Menilai dan mengatur ssetelah semuanya terhimpun.
Urutan-urutan langkah-langkah pokok dalam menyusun sebuah laporan menurut
A.E. Darbyshire yang benar adalah ...
A. 1-2-3-4-5-6-7 C.2-3-1-6-4-7-5 E.3-2-1-4-5-7-6
B. 1-3-2-4-7-5-6 D.2-3-4-1-6-7-5
17.berikut yang tidak termasuk proses kegiatan pimpinan dalam menyusun
laporan adalah ...
A. pimpinan menyusun garis besar laporan
B. pimpinan membuat konsep laporan dalam tulisan tangan atau dengan
mendikte sekertaris
C. pimpinan memeriksa pekerjaan sekertaris
D. pimpinan mengubah dan memperbaiki lagi dan sekertaris akan mengetik
untuk terakhir
kalinya
E. pimpinan mengolah materi
18.secara garis besar , yang tidak termasuk kedalam isi dari laporan
pertanggung jawaban adalah ...
A. pendahuluan
B. garis besar kegiatan yang di laporkan

C. isi laporan (rincian kegiatan secara kronologis dan biaya yang telah di
keluarkan sebagai
pertanggung jawaban)
D. daftar kepustakaan
E. evaluasi dan penutup/kesimpulan
19.(1) laporan keuangan
(2) bahan bahan referensi
(3)lain-lain
Unsur-unsur di atas merupakan kegiatan membuat laporan pada bagian ...
A. pelengkap C. pembuka E. penutup
B. indeks D. isi
20.Berikut ini yang bukan termasuk bahan laporan perjalanan dinas adalah ...
A. keuangan
B. hasil pertemuan dengan partner bisnis
C. tujuan melakukan perjalanan dinas
D. rencana dan kesempatan untuk mengadakan liburan keluarga
E. evaluasi yang berisi mengenai hambatan dan kemungkinan peluang bisnis.