BAB I

MENGENAL DAN MEMULAI BEKERJA DENGAN

MICROSOFT ACCESS
A. Tujuan Praktikum
1. Mahasiswa mampu mengenal dan memulai Microsoft Access.
2. Mahasiswa mampu membuat database pada Microsoft Access.
3. Mahasiswa mampu membuka file database, menutup database yang
sedang aktif dan mengakhiri Microsoft Access.
B. Landasan Teori
Microsoft Access merupakan salah satu software database yang berjalan di
bawah sistem Windows. Dengan Microsoft Access kita dapat merancang,
membuat, dan mengelola database dengan cara yang mudah dan cepat.
Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang
berhubungan dengan suatu obyek, topik, atau tujuan khusus tertentu.
Misalnya : Katalog Buku di Perpustakaan, Data Pelanggan, Data Suplier,
Data Pegawai, Data Koleksi VCD, dan lain sebagainya.
C. Langkah Kerja
1. Cara Membuat Database Baru yang Masih Kosong
a.

Jalankan program Access 2000.

b.

Pilih dan klik Blank Access Database.

Gambar 1.1. Tampilan Awal Microsoft Access

c.

Pada text box File Name, ketik nama file yang akan dibuat.
Misalnya Modul-1.

Gambar 1.2. Kotak Dialog File New Database

d.

Tentukan drive atau folder dimana file tersebut akan disimpan.

e.

Klik tombol Create.

Gambar 1.3. Jendela Kerja Database Baru yang Masih Kosong

Selain cara di atas, kita dapat membuat database baru yang masih kosong
dengan cara :
a. Klik menu File New atau tekan Ctrl+N.

Gambar 1.4. Menu File New

b. Pilih On My Computer.

Gambar 1.5. Kotak Dialog On My Computer

c. Pada tab General, pilih dan klik icon Blank Database.

Gambar 16. Kotak Dialog New

d. Klik Ok. Sehingga di layar akan muncul kotak dialog File New
Database seperti pada gambar 1.2.
e. Ulangi langkah sebelumnya, sampai seperti gambar 1.3.
2. Cara Membuat Database Baru dengan Fasilitas Database Wizard
a. Jalankan program Micosoft Access. Seperti pada gambar 1.1.
b. Pilih On My Computer. Seperti pada gambar 1.5.
c. Pilih tab Databases.

Gambar 1.7. Kotak Dialog New Tab Database

d. Pilih salah satu icon file databases sesuai dengan keinginan, lalu klik
Ok. Sehingga akan muncul kotak dialog File New Database seperti
pada gambar 1.2.
e. Ketik nama filenya, lalu simpan file tersebut pada folder/drive yang
diinginkan.
f. Klik tombol Create, hingga muncul kotak dialog Database Wizard.

Gambar 1.8. Kotak Dialog Database Wizard

g. Pada kotak dialog Database Wizard tersebut akan ditampilkan berbagai
keterangan dari database yang akan dibuat. Untuk menuju tahap
berikutnya klik Next.

Gambar 1.9. Kotak Dialog Database Wizard Tahap Kedua

h. Pada kotak dialog di atas, pilih dan klik nama field yang akan
digunakan pada setiap tabel yang akan dibentuk. Klik Next untuk
menuju tahap berikutnya.

Gambar 1.10. Kotak Dialog Database Wizard Tahap Ketiga

i. Pilih dan klik tampilan layout yang diinginkan. Klik Next.

Gambar 1.11. Kotak Dialog Database Wizard Tahap Keempat

j. Pilih dan klik tampilan layout laporan untuk dicetak sesuai dengan
keinginan. Klik Next.

Gambar 1.12. Kotak Dialog Database Wizard Tahap Kelima

k. Ketikkan judul database yang diinginkan. Bila ingin menyisipkan
gambar atau logo pada laporan klik kotak Yes, Id like to include a
picture. Lalu klik tombol Picture untuk mencari letak gambar yang
akan digunakan. Klik Next.

Gambar 1.13. Kotak Dialog Database Wizard Tahap Terakhir

l. Pada tahap terakhir beri tanda centang pada Yes, start the database.
Klik Finish.

Gambar 1.14. Kotak Dialog Main Switchboard

m. Pada kotak dialog Main Switchboard, database yang telah dibuat dapat
digunakan. Untuk keluar dari Database Wizard, klik tombol Exit this
database.
3. Cara Membuka File Database
a. Apabila program Access mulai dijalankan klik tombol pilihan Open an
existing file, lalu pilih dan nama file yang akan dibuka. Jika tidak ada
dalam daftar klik More Files. Klik Ok.

Gambar 1.15. Open File

b. Apabila program Microsoft Access sudah terbuka, klik menu
FileOpen atau tekan tombol Ctrl+O, lihat gambar 1.16 dan 1.17.

Gambar 1.16. Menu File Open

Gambar 1.17. Kotak Dialog Open

4. Cara Menutup Database yang Sedang Aktif
a. Klik menu File Close, atau tekan tombol Ctrl+F4.
b. Atau klik tombol Close (X) dari jendela database yang sedang aktif,
lihat gambar 1.18.

Gambar 1.18. Menu File Close

5. Cara Mengakhiri Microsoft Access

a. Klik menu File Exit.
b. Klik tombol Close atau tekan tombol Alt+F4, lihat gambar 1.19.

Gambar 1.19. Menu File Exit

D. Praktek/Latihan
1. Jalankan program Microsoft Access. Seperti pada gambar 1.1.
2. Pilih On My Computer. Seperti pada gambar 1.5.
3. Pilih tab Databases.

4. Pilih salah satu icon file databases sesuai dengan keinginan, lalu klik Ok.
Sehingga akan muncul kotak dialog File New Database seperti pada
gambar 1.2.
5. Ketik nama filenya, lalu simpan file tersebut pada folder/drive yang
diinginkan.
6. Klik tombol Create, hingga muncul kotak dialog Database Wizard.

7. Pada kotak dialog Database Wizard tersebut akan ditampilkan berbagai

keterangan dari database yang akan dibuat. Untuk menuju tahap
berikutnya klik Next.

8. Pada kotak dialog di atas, pilih dan klik nama field yang akan digunakan
pada setiap tabel yang akan dibentuk. Klik Next untuk menuju tahap
berikutnya.

10

9. Pilih dan klik tampilan layout yang diinginkan. Klik Next.

10. Pilih dan klik tampilan layout laporan untuk dicetak sesuai dengan
keinginan. Klik Next.

11. Ketikkan judul database yang diinginkan. Bila ingin menyisipkan gambar
atau logo pada laporan klik kotak Yes, Id like to include a picture. Lalu
klik tombol Picture untuk mencari letak gambar yang akan digunakan.
Klik Next.

11

12. Pada tahap terakhir beri tanda centang pada Yes, start the database. Klik
Finish.

13. Pada kotak dialog Main Switchboard, database yang telah dibuat dapat
digunakan. Untuk keluar dari Database Wizard, klik tombol Exit this
database.

12