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TABLA DE CONTENIDO

1.

LA BANDA DE OPCIONES (CINTA DE OPCIONES) ................................................................3


1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

2.

Minimizar la cinta de opciones ....................................................................................3


Mantener siempre la cinta de opciones minimizada .....................................................4
Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo .................................4
Restaurar la cinta de opciones ......................................................................................4

ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007 ...............................................................................5


2.1.
2.2.

Activar y cerrar Access 2007 .......................................................................................5


La pantalla inicial .........................................................................................................5

2.2.1.-

3.

CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS .........................................................................................8


3.1.
3.2.

Base de datos: ..............................................................................................................8


Objetos de la Base de Datos .........................................................................................8

3.2.1.3.2.2.3.2.3.3.2.4.3.2.5.3.2.6.3.2.7.-

4.

Tablas de datos: ............................................................................................................... 8


Consultas: ........................................................................................................................ 9
Formularios: ..................................................................................................................... 9
Informes ........................................................................................................................... 9
Pginas ............................................................................................................................ 9
Macros ............................................................................................................................. 9
Mdulos ........................................................................................................................... 9

CREAR UNA BASE DE DATOS ...............................................................................................10


4.1.
4.2.

A travs del Botn de Office Opcin Nuevo ...........................................................10


El Panel de Exploracin .............................................................................................12

4.2.1.-

4.3.
4.4.
5.

Componentes generales Pantalla Inicial. ........................................................................... 6

Diferentes vistas del Panel.............................................................................................. 12

Cerrar la base de datos. ..............................................................................................13


Abrir una base de datos. .............................................................................................13

CREAR TABLAS DE DATOS .................................................................................................14


5.1.

Pestaa Crear .............................................................................................................14

5.1.1.5.1.2.5.1.3.-

5.2.
5.3.

Crear Tablas de datos .................................................................................................15


Campos de la Tabla de base de Datos ........................................................................17

5.3.1.5.3.2.5.3.3.5.3.4.-

5.4.

Tipos de datos. ............................................................................................................... 17


Propiedad de los Campos ............................................................................................... 19
La clave principal ........................................................................................................... 26
Columna Descripcin en Diseo de tabla ....................................................................... 26

Modificar Tablas de Datos .........................................................................................27

5.4.1.5.4.2.5.4.3.-

5.5.

Botn Tabla ................................................................................................................... 14


Botn Plantilla ............................................................................................................... 14
Botn Listas de SharePoint ............................................................................................ 14

Para modificar la definicin de un campo ....................................................................... 27


Para aadir un nuevo campo. .......................................................................................... 27
Para eliminar un campo, ................................................................................................. 27

Introducir y modificar datos en una tabla. ..................................................................27

5.6.
5.7.
6.

Desplazarse dentro de una tabla. ................................................................................28


Buscar y reemplazar datos. ........................................................................................28

LAS RELACIONES ................................................................................................................31


6.1.

Conceptos bsicos sobre relaciones............................................................................31

6.1.1.-

6.2.

Crear la primera relacin. ...........................................................................................32

6.2.1.6.2.2.6.2.3.6.2.4.6.2.5.6.2.6.6.2.7.6.2.8.-

7.

Tipos de consultas. .....................................................................................................39

7.1.1.7.1.2.7.1.3.-

7.2.

Consultas de seleccin. .................................................................................................. 39


Consultas de accin. ....................................................................................................... 39
Consultas especficas de SQL. ........................................................................................ 39

Crear una consulta. .....................................................................................................39

7.2.1.-

Opcin Diseo de Consultas........................................................................................... 40

FORMULARIOS ....................................................................................................................51
8.1.

Introduccin. ..............................................................................................................51

8.1.1.8.1.2.-

8.2.

Formulario en blanco ..................................................................................................... 51


Asistente para formularios: ............................................................................................. 51

Editar datos de un formulario .....................................................................................54

8.2.1.8.2.2.8.2.3.-

9.

Para crear la relacin: ..................................................................................................... 33


Aadir tablas a la ventana Relaciones. ............................................................................ 34
Quitar tablas de la ventana Relaciones ............................................................................ 35
Modificar relaciones....................................................................................................... 35
Eliminar relaciones. ....................................................................................................... 36
Limpiar la ventana relaciones ......................................................................................... 37
Mostrar relaciones directas ............................................................................................. 37
Visualizar todas las relaciones ........................................................................................ 37

LAS CONSULTAS .................................................................................................................39


7.1.

8.

Tipos de relaciones. ........................................................................................................ 31

La vista diseo de formulario ......................................................................................... 54


El rea de diseo consta de tres secciones: ..................................................................... 55
Ficha Diseo de formulario ............................................................................................ 56

LOS INFORMES ....................................................................................................................58


9.1.

Introduccin. ..............................................................................................................58

9.1.1.9.1.2.9.1.3.9.1.4.9.1.5.9.1.6.-

9.2.

Diseo de informe: ......................................................................................................... 58


Asistente para informes: ................................................................................................. 58
La vista diseo de informe ............................................................................................. 62
Vista Preliminar ............................................................................................................. 63
Informe: ......................................................................................................................... 63
Informe en blanco: ......................................................................................................... 63

Imprimir un informe...................................................................................................63

9.2.1.9.2.2.-

Imprimir directamente .................................................................................................... 63


Abrir el informe en vista previa ...................................................................................... 65

10. CONVERTIR BASE DE DATOS ..............................................................................................67


11. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS .........................................................................................68
11.1.
11.2.

Importar datos ............................................................................................................68


Obtener Datos por Vinculacin ..................................................................................70

Lo Nuevo

Microsoft Access 2007

1. LA BANDA DE OPCIONES (CINTA DE OPCIONES)

Imagen 1 Cinta de opciones

Antes de comenzar con la creacin de una base de datos deber tener en cuenta que
Access 2007 trabaja con el concepto de Cinta de opciones a diferencia de las versiones
anteriores que trabajaban con el concepto de men.
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas.
Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las
operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos
aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque
tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn
el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para
mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del
ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar
menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones
quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaa.

1.1.

MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones se ha diseado para ayudarle a encontrar fcilmente los comandos


necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lgicos, que
se renen en fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad (como escribir
o disear una pgina). Para reducir la aglomeracin en pantalla, algunas fichas slo se
muestran cuando son necesarias.
No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de
herramientas y los mens de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante,
puede minimizar la cinta de opciones para que el rea de trabajo sea mayor.

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Lo Nuevo

1.2.

Microsoft Access 2007

MANTENER SIEMPRE LA CINTA DE OPCIONES MINIMIZADA

Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido

En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.


Para usar la cinta de opciones mientras est minimizada, haga clic en la ficha que desee
utilizar y, a continuacin, en la opcin o comando deseados.
Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en el
documento de Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio y
en el tamao del texto que desee. Despus, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.

1.3.

MANTENER LA CINTA DE OPCIONES MINIMIZADA DURANTE POCO TIEMPO

Para minimizar rpidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la


ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones.
Mtodo abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione
CTRL+F1.

1.4.

RESTAURAR LA CINTA DE OPCIONES

Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido

En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.


Mtodo abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione
CTRL+F1.

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Elementos Bsicos

Microsoft Access 2007

2. ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007


Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2007, la pantalla, las barras,
etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman,
dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn
momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos
en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

2.1.

ACTIVAR Y CERRAR ACCESS 2007

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007.


Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se
despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista
con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft
Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el
programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio en caso de haber creado un
acceso directo.
Para cerrar Access 2007, puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.

2.2.

LA PANTALLA INICIAL

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuacin:

Imagen 2 Pantalla Inicial Access 2007

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Elementos Bsicos

2.2.1.-

Microsoft Access 2007

Componentes generales Pantalla Inicial.

2.2.1.1. LAS BARRAS

La barra de Ttulo

Imagen 3 Barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de Acceso rpido

Imagen 4 Barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como


Guardar, Imprimir o Deshacer.
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello
haga clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms
frecuentes para elegir. Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde
donde podrs aadir otras acciones:

Imagen 5 Opciones barra de acceso rpido

El Botn de Office

Imagen 6 Botn de Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la


pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como
Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men
Archivo.
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Elementos Bsicos

Microsoft Access 2007

Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se


reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo,
la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la
opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la
accin a realizar como la opcin abrir

Imagen 7 Opciones botn de Office

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la


derecha. Colocando el puntero del Mouse en ese tringulo puedes acceder a otro listado
de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones de
administracin de la base de datos.

Imagen 8 Opciones Administrar Botn de Office

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene


indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la
pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq
Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de
datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen
a la derecha.
Imagen 9 Barra de Estado

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Conceptos Bsicos

Microsoft Access 2007

3. CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS


3.1.

BASE DE DATOS:

Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos.
Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestin de fichas de los artculos de
un almacn, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora,
etc. Podemos por ejemplo, realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido
ms este mes? Qu clientes compran un determinado artculo? Cul es la ganancia
total del mes? etc.
Es decir, una base de datos es un CONJUNTO DE DATOS que estn organizados para un
uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador
las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos
almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos
relacional.
En un sistema de BASE DE DATOS RELACIONAL, los datos se organizan en TABLAS. Las
tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser Pacientes, o los
antecedentes de cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de pacientes se puedan obtener informacin sobre los antecedentes de
estos.

3.2.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

3.2.1.-

Tablas de datos:

Una

de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes
o pedidos es decir es el OBJETO DE BASE DE DATO, donde crearemos el conjunto de datos
de nuestra base de datos. Estos datos estarn ordenados en columnas verticales. Aqu
definiremos los campos y sus caractersticas.
TABLA

TABLA

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del
cliente, nombre del cliente, direccin,....Y al conjunto de campos para un mismo objeto
de la tabla se le denomina REGISTRO o FILA, as todos los campos de un paciente forman
un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Para lo cual consideraremos tener presente lo siguiente:
3.2.1.1. Campo
Unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de
una persona
3.2.1.2. Registro
Conjunto de campos. Un registro vendra a ser algo as como una ficha.
Por ejemplo, si consideramos una posible base de datos con los datos de hospital, una
tabla de PACIENTES podra ser:

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Conceptos Bsicos

Microsoft Access 2007

Imagen 10 Tabla en Vista Hoja de Datos

3.2.2.-

Consultas:

Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los
datos que cumplen ciertas condiciones. Sin embargo, aqu se deben definir las preguntas
que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin
resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...). Por ejemplo, podramos crear
una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuya direccin sea Alaska.

3.2.3.-

Formularios:

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin, visualizacin


y modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de
pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla
CLIENTES. En general los formularios son los objetos en forma de ficha que permite la
gestin de los datos de una forma ms cmoda y visiblemente ms atractiva para el
usuario final.

3.2.4.-

Informes

Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y
resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los
datos de forma impresa.

3.2.5.-

Pginas

Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos
y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.

3.2.6.-

Macros

Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones
que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
eleccin de un elemento de un formulario.

3.2.7.-

Mdulos

Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se


codifican utilizando Visual Basic.

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Conceptos Bsicos

Microsoft Access 2007

4. CREAR UNA BASE DE DATOS


4.1.

A TRAVS DEL BOTN DE OFFICE OPCIN NUEVO

Hacer clic sobre la opcin NUEVO DEL BOTN DE OFFICE (haciendo clic en el icono de
Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la
pantalla, Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.

Imagen 11 Opcin para Crear una base de datos Nueva Pantalla Inicial

En dicha pantalla deber seleccionar la opcin Base de datos en blanco.


En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base
de datos basada en ella.
A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Imagen 12 Cuadro de dialogo Asignar Nombre a la Nueva base de datos

Es aqu debers indicar el Nombre de archivo de la Nueva base de datos.


Si fueses necesario seleccionar una carpeta distinta a la ofrecida por defecto por Access
para guardar el archivo, deber dar clic en el botn Buscar ubicacin. Se activar en ese
caso el cuadro de dilogo donde podr indicar el nombre de la base de datos que se est
creando y el lugar donde se guardar.

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Conceptos Bsicos

Microsoft Access 2007

Imagen 13 Cuadro de Dialogo Archivo de nueva base de datos

En el cuadro GUARDAR EN: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observe como en el recuadro inferior
aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. En este caso la carpeta
profesores y sus subcarpetas.
Una vez, seleccionada la carpeta donde se grabar la base de datos, deber en el CUADRO
NOMBRE DE ARCHIVO: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Y dar
un clic en el botn de comando Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la
pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto NOMBRE DE ARCHIVO aparecer la ruta y el nombre que asigno a la
base de datos y deber pulsar el botn CREAR para crear la base de datos
automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la
Extensin .ACCDB.

Imagen 14 Nombre asignado a una nueva base de datos

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Conceptos Bsicos

Microsoft Access 2007

Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus
datos.

Imagen 15 Tabla creada por Access por defecto al crear una BD

Recordemos que una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos, ya que
todos los dems objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el PANEL DE EXPLORACIN1, desde
donde podrs seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio slo se visualiza Tabla1 crear por defecto.

4.2.

EL PANEL DE EXPLORACIN

4.2.1.-

Diferentes vistas del Panel

El Panel de Exploracin es la herramienta de Access 2007 que nos permitir acceder a


los diferentes objetos almacenados en una base de datos.
El Panel de Exploracin puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en
el botn.

Imagen 16 Botn ocultar Panel de Exploracin

Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el
sentido contrario) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrar en la
barra lateral izquierda de la ventana cuyo texto es Panel de Exploracin.

Visualizar los diferentes objetos de la base de datos: tablas informes formularios etc.

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Conceptos Bsicos

Microsoft Access 2007

Haciendo clic sobre la cabecera del panel podemos acceder al men de visualizacin se
activar la siguiente pantalla:

Imagen 17 Vista de Panel de Exploracin

En el momento de creacin y trabajo con la base de datos, quiz la vista ms cmoda


sea la ordenacin por Tipo de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos
se organizan no conforme a su tabla o tablas relacionadas sino dependiendo del tipo de
objeto al que pertenecen.

4.3.

CERRAR LA BASE DE DATOS.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:


Cerrando Access:
Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.
bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos. Sin cerrar
Access:
En el Botn de Office, elegir la opcin Cerrar base de datos.

4.4.

ABRIR UNA BASE DE DATOS.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde el Botn de Office:
Ir al Botn de Office.
Elegir la opcin Abrir...
Desde los documentos recientes del Botn de Office:
Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron
bajo el ttulo de Documentos recientes.
Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access:
En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente.

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Objeto Tabla de Base de Datos

Microsoft Access 2007

5. CREAR TABLAS DE DATOS


Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de
datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2007.

5.1.

PESTAA CREAR

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar
sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

Imagen 18 Marco Tabla

5.1.1.-

Botn Tabla

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de
datos que tiene la columna.

5.1.2.-

Botn Plantilla

Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.

5.1.3.-

Botn Listas de SharePoint

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint


desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
Para esta etapa de creacin de tabla nos basaremos en VISTA DISEO. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir los distintos CAMPOS
(columnas), que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc.

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Objeto Tabla de Base de Datos

5.2.

Microsoft Access 2007

CREAR TABLAS DE DATOS

Para crear una tabla en su base de datos, deber seguir los siguientes pasos:
1. Activar Microsoft Access 2007
Solicitar una base de datos en blanco
Asignar Nombre y eventualmente designar una nueva carpeta para su grabacin
Activar a travs de un clic el botn CREAR
Por defecto Access presenta una tabla en vista hoja de datos. Es decir algo parecido a
una hoja de clculo Excel.

Imagen 19 Vista hoja de datos Objeto Tabla

Para poder designar los campos en forma directa se deber activar la vista diseo de
ella.
Dar un clic en el botn ver. Se presentar las opciones Hoja de datos que es la opcin
activa y la opcin vista diseo. Para este caso seleccione la VISTA DISEO

Imagen 20 Marco Tabla

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Objeto Tabla de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Una activada la opcin vista diseo se presentar el siguiente cuadro de dilogo:

Imagen 21 Cuadro de Dilogo Guardar Como Objeto tabla

Deber asignar un nombre a la tabla. Por ejemplo, Pacientes


Una vez asignado un nombre a la tabla se presentar la siguiente pantalla:

Imagen 22 Vista diseo Objeto tabla

A continuacin se presenta tres columnas donde definiremos los CAMPOS, TIPO DE DATO
Y DESCRIPCIN que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la
primera lnea (fila) de la columna definiremos el nombre del campo de la tabla y as
sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas ( GENERAL Y BSQUEDA) para
definir propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna que
estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre
lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la columna NOMBRE DEL CAMPO y en el recuadro inferior derecho Access
nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

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Objeto Tabla de Base de Datos

5.3.

Microsoft Access 2007

CAMPOS DE LA TABLA DE BASE DE DATOS

Imagen 23 Vista diseo Objeto tabla

Antes de comenzar a definir los campos del objeto tabla activo, deber considerar la
siguiente informacin con relacin a los tipos de datos aceptados para cada campo
definido en la tabla:

5.3.1.-

Tipos de datos.

5.3.1.1. Texto
Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima
de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono
o cdigos postales.
5.3.1.2. Memo
Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene
una longitud mxima de 65.536 caracteres.
5.3.1.3. Nmero
Para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la
propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte,
Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple,
Doble y Decimal permiten decimales
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Objeto Tabla de Base de Datos

Microsoft Access 2007

5.3.1.4. Fecha/Hora
Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
5.3.1.5. Moneda
Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que
estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de
hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del
mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras
en los clculos.
Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma
decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
5.3.1.6. Autonumrico
Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los
campos Autonumrico no se pueden actualizar.
5.3.1.7. S/No
Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
5.3.1.8. Objeto OLE
Objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
5.3.1.9. Hipervnculo
Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Existe otra posibilidad que es la ASISTENTE PARA BSQUEDAS... que crea un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado.
5.3.1.10. El asistente para bsquedas
En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino
que est extrado de una lista de valores vlidos para ese campo. Por ejemplo un campo
Sexo con los valores H o M, un campo Provincia con los valores (La Cisterna, las
Condes, etc.). Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos
nosotros (sera el caso del campo sexo) o tambin puede ser una lista de valores
extrados de una tabla existente en nuestra base de datos (podra ser el caso del campo
Provincia si tenemos una tabla de provincias).
En Access podemos definir esta lista de valores vlidos de una forma cmoda y rpida
utilizando el Asistente para bsquedas.
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Objeto Tabla de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Para poder hacer uso del asistente para bsqueda deber seguir los siguientes pasos:
Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseo de
tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extrados
de la lista y seleccionar el tipo Asistente para bsquedas...
A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si
queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir
los valores.
Columna de bsqueda basada en una lista de valores
Si contestamos la segunda opcin (Escribir los valores que desee) aparece
la siguiente
pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna:
Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botn Siguiente para
pasar a la ltima pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la
columna.
Slo queda hacer clic en el botn Finalizar.

5.3.2.-

Propiedad de los Campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla
cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa GENERAL donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la pestaa BSQUEDA en la que podemos definir
una lista de valores vlidos para el campo.
5.3.2.1. Ficha General

Imagen 24 Ficha General

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Objeto Tabla de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control
asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de
haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin de detallar las propiedades de que se disponen segn los diferentes
tipos de datos.

Tamao del campo


Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que
se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo
de 255.
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y
255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y
-1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y
3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324
para
valores
negativos,
y
entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Nota: Los campos Autonumricos son Entero largo.

Formato del campo


Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o
en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE
y Autonumricos.
Para Campos Numrico y Moneda

Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:


Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el
smbolo monetario asignado en Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
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Microsoft Access 2007

Para Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos


asignar a un tipo de dato Nmero o Moneda.
Para Campos Fecha/hora

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:


Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si
el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,
05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes
completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo:
21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao.
Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29
son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre
el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Para Campos Si/No

Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y


Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No,
Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo
que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de
verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto
tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las
propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto para
ver el texto designado en vez de casilla de verificacin.

Imagen 25 Campo Si/NO

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Microsoft Access 2007

Campos Texto y Memo

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos
Texto se tendran que crear formatos personalizados.

Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de
entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe
introducirse un nmero nuevo:
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer
esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la
derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en
el campo. Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma
automtica mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras
propias mscaras de entrada.
La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por
signos de punto y coma (;).
Primera

Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para
ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada,
mira la tabla que aparece a continuacin.
Segunda

Especifica si Access 2007 almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla


al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin
literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de
telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo
se almacenan los caracteres introducidos en el control.
Tercera

Especifica el carcter que Access 2007 muestra para el espacio en el que el usuario debe
escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier
carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" ").
Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la
introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de
telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de
telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que
debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada.
Se puede establecer una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres
Carcter

Definicin

Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).

Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

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Carcter

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Definicin

Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el


modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos
permitidos).

Letra (A a Z, entrada obligatoria).

Letra (A a Z, entrada opcional).

Letra (A a Z, entrada opcional).

Letra o dgito (entrada opcional).

&

Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).

Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).

.,:;-/

Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha.

<

Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.

>

Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

Lugar de la mscara de entrada.

Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A
se muestra slo como A).

Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del
campo.
Por ejemplo, si un campo se llama FNAC e indicamos Fecha de nacimiento como valor
en la propiedad Ttulo, en encabezado del campo en vista hoja de datos del campo Fnac
veremos FECHA DE NACIMIENTO.

Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si
no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para
indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en
el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Comuna y la mayora de clientes
son de la comuna La Cisterna, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor
predeterminado del campo comuna y as a la hora de introducir los diferentes clientes,
automticamente aparecer el valor La cisterna y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumricos.

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Objeto Tabla de Base de Datos

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Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000,
se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Nota:
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumricos.

Texto de validacin
En esta propiedad se escribir el texto que queremos aparezca en pantalla si se introduce
en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad
anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad
para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumricos.

Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumricos.

Permitir longitud cero


Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen
que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran
las operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes
crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
2. No: Sin ndice.
3. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite
valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
4. S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores
duplicados.

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Microsoft Access 2007

5.3.2.2. La pestaa Bsqueda - Lista de valores

Imagen 26 Ficha Bsqueda

Si a travs del ASISTENTE PARA BSQUEDA, se ha definido el campo con una lista de
bsqueda basada en una lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del
campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente manera:
Las propiedades ms importantes del campo donde se ha requerido del asistente para
bsqueda:
5. Mostrar control
6. Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo,
este aparecer como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que
permita desplegar la lista de valores.
7. Tipo de origen de la fila
8. En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido. Origen de la
fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un
punto y coma
9. Columna dependiente
10. Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la
columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo.
Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna.
11. Encabezados de columna
Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de
columna. Si esta propiedad contiene el valor S coger la primera fila de valores como
fila de encabezados.
12. Ancho de columnas
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Objeto Tabla de Base de Datos

Microsoft Access 2007

13. Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias
columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
14. Filas en lista
15. Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista.
16. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista.
17. Limitar a lista
18. Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no
se encuentra en la lista, mientras que si indicamos S obligamos a que el valor
sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en
la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.
19. Mostrar solo valores de origen de la fila

5.3.3.-

La clave principal

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de
equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave
principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
20. Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
21. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa
Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una
campo es la CLAVE PRINCIPAL DE LA TABLA.

5.3.4.-

LLAVE

indicndonos que dicho

Columna Descripcin en Diseo de tabla

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla pero ser importante para introducir un
instrucciones o una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este descripcin aparecer en
la barra de estado al ver en modo hoja de datos la tabla o el usuario seleccione un campo
para digitar informacin..
Una vez completado lo relacionado con los campos de una tabla deber cerrarla
considerando los siguientes pasos:
22. Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar.
23. bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido. Como
nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:
Nota:
Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro
de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si
le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumricos y lo define como clave
principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave
principal en una tabla es conveniente pero no OBLIGATORIA.

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Pgina 26

Objeto Tabla de Base de Datos

5.4.

Microsoft Access 2007

MODIFICAR TABLAS DE DATOS

Si una vez creada una tabla, es probable que queremos cambiar algo de su definicin
(por ejemplo, aadir un nuevo campo(columna), , ampliar un campo que ya existe,
borrar un campo, etc.),
Por tanto tendremos que realizar una modificacin en su diseo, para ellos siga los
siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, si fuese
necesario
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista
Diseo en el men contextual(Clic con el botn derecho sobre el nombre de
la tabla). :
Aparecer la ventana de diseo de tablas visualizada anteriormente..

5.4.1.-

Para modificar la definicin de un campo

Posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.

5.4.2.-

Para aadir un nuevo campo.

Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, Situarse en uno de los
campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el
nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

5.4.3.-

Para eliminar un campo,

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo. O bien,


Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo
y cuando est remarcada pulsar la tecla SUPR o DEL. Se borrar el campo de la
definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern.

5.5.

INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA.

Para introducir datos en una tabla, deber considerar lo siguiente::


Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y
seleccionar la opcin en el men contextual.
Si est en la vista de Diseo de tabla, deber hacer clic sobre el botn Vistas
de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:
Cada fila nos sirve para introducir un registro y deber considerar que cada dato
ingresado en cada campo ser almacenado en forma automtica por Access..
Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.
En caso de querer cambiar la estructura de la tabla, deber activar la vista Diseo
haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

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Objeto Tabla de Base de Datos

5.6.

Microsoft Access 2007

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA.

Imagen 27 Vista diseo Objeto tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla deber utilizar la barra de
desplazamiento: La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total
de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en
nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones se podr llevar a cabo las operaciones
indicadas a continuacin:
Para ir al primer registro de la tabla.
Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al ltimo registro de la tabla.
Tambin podr desplazarse por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA
DERECHA del teclado

5.7.

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS.

Muchas veces ser necesario buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus
campos. Para poder realizar esta operacin deber usar la herramienta Buscar de Access
2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con
la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos
buscar y finalmente hacer clic en el botn buscar de la pestaa Inicio y se Aparecer el
cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

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Objeto Tabla de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 28 Cuadro Buscar y reemplazar

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.


En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por
defecto toma el campo donde est el cursor en ese momento, si deseamos que busque en
cualquier campo se deber seleccionar de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el
valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se
encuentre en el campo pero no tiene por qu coincidir exactamente con l. Comienzo
del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos
indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos
situados y hasta el ltimo.
Si activamos la casilla Mayscula y minscula diferencia a la hora de buscar entre
Maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara).
Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se
posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos
seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para
encontrar todos los valores que buscamos.
Despus cerrar el cuadro de dilogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista
Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos
reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar del marco Buscar de la
pestaa Inicio.
O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa
Reemplazar. Se activar el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

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Pgina 29

Objeto Tabla de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 29 Buscar y Reemplazar

La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro
para Introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn
Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn
Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin.
Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir
resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el
campo.

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Pgina 30

Relaciones entre Tablas de Base de Datos

Microsoft Access 2007

6. LAS RELACIONES
6.1.

CONCEPTOS BSICOS SOBRE RELACIONES.

Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de


ms de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos,
ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y
facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un
estudio previo del diseo de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que
contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de
ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de
la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).

6.1.1.-

Tipos de relaciones.

Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:


6.1.1.1. Relacin Uno a Uno
Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la
otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con
una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser
nicamente de una poblacin.
6.1.1.2. Relacin Uno a Varios:
Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un
nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla
principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla
secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con
los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante
pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin.
6.1.1.3. Relacin Varios a Varios
Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la
otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos
que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y
un artculo podr ser vendido a ms de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia
entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de
pedido relacionado con clientes y con artculos.

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Pgina 31

Relaciones entre Tablas de Base de Datos

6.2.

Microsoft Access 2007

CREAR LA PRIMERA RELACIN.

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana


Relaciones para lo cual deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en
la pestaa Herramientas de base de datos.

Imagen 30 Ficha Crear - Relaciones

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las


tablas que formarn parte de la relacin a crear. Para lo cual deber seguir los pasos
indicados a continuacin:

Imagen 31 cuadro Mostar Tablas - Relaciones

24. Se deber seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo
clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada.
25. Hacer clic sobre el botn Agregar.
26. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a
crear.
27. Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

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Relaciones entre Tablas de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 32 Ventana Relaciones

6.2.1.-

Para crear la relacin:

Seleccionar el campo Rut de la tabla principal (en nuestro caso Tb_Pacientes)., a travs
del botn izquierdo del mouse y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo Rut de
la tabla secundaria (Td_Antecedentes Familiares). Y Soltar el botn del ratn.
Se activar el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguientes:

Imagen 33 cuadro Modificar Relaciones

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(Tb_Pacientes y Td_Antecedentes Familiares) y debajo de stos el nombre de los
campos de relacin (Rut y Rut).
Nota:
Siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto
del mismo tipo.
Observe en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las
CARACTERSTICAS de los CAMPOS DE RELACIN (en nuestro caso UNO A VARIOS).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados
y Eliminar en cascada los registros relacionados. No olvide considerar lo siguiente:

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Pgina 33

Relaciones entre Tablas de Base de Datos

Microsoft Access 2007

6.2.1.1. Integridad referencial


La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para
asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no
se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2007 que
no nos deje introducir datos en la tabla secundaria(TB_Antecedentes Familiares), si
previamente no se ha introducido el registro correspondiente a un Paciente, es decir,
relacionado en la tabla principal(TB_pacientes)..
La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:
6.2.1.2. Actualizar en cascada los campos relacionados
Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente
cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.
6.2.1.3. Eliminar en cascada los registros relacionados
Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros
relacionados en la tabla secundaria.
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en
la ventana Relaciones.

Imagen 34 Tablas Relacionadas

6.2.2.-

Aadir tablas a la ventana Relaciones.

Imagen 35 Opciones para Relaciones entre Tablas

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Relaciones entre Tablas de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en
la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana relaciones. Considere parea
lo cual los siguientes pasos::
28. Primero se debe situarse en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn
Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
29. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
30. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas.
31. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.

6.2.3.-

Quitar tablas de la ventana Relaciones

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:


32. Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn
Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
33. Despus podemos elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar
tabla del men contextual que aparecer.

Imagen 36 Men Ocultar Tabla

Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar
tabla en la pestaa Diseo.

Imagen 37 Opcin Ocultar Tabla

6.2.4.-

Modificar relaciones.

Para modificar relaciones ya creadas:


Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
34. Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin
Modificar relacin... del men contextual que aparecer, o bien:

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Relaciones entre Tablas de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 38 Opcin Modificar Relaciones entre Tablas

35. Hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar
relaciones que encontrar en la pestaa DISEO DE LA BANDA DE OPCIONES.

Imagen 39 Opcin Modificar Relacin

36. Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

Imagen 40 Cuadro Modificar Relaciones

37. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

6.2.5.-

Eliminar relaciones.

Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:


Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin
Eliminar del men contextual.
Hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar
seleccionada, y a
continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

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Relaciones entre Tablas de Base de Datos

6.2.6.-

Microsoft Access 2007

Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana
relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar
esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos
interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar
relaciones directas que se describen a continuacin.
Para limpiar la ventana Relaciones deber hacer clic en el botn Borrar diseo en la
pestaa Diseo:

Imagen 41 Borrar Diseo de Relaciones

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.


Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,
nicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podr ir aadiendo a la
ventana de relaciones las tablas que sern relacionadas (con la opcin Mostar tabla) y
las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas

6.2.7.-

Mostrar relaciones directas

Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas
en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
38. Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas
del men contextual que aparecer,

Imagen 42 Mostrar Relaciones Directas

39. Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar
relaciones directas en la pestaa Diseo.
40. Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que
intervienen en estas relaciones.

6.2.8.-

Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones, se deber


posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
41. Hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin
Mostrar todo del men contextual que aparecer,

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Relaciones entre Tablas de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 43 Mostrar todo

42. Pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo. Aparecern
todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.

Imagen 44 Mostrar Todas las Relaciones

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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

7. LAS CONSULTAS
En este apartado se desarrollaran los tpicos de cmo crear consultas y manejarlas para
la edicin de registros de tablas creadas con Access 2007.

7.1.

TIPOS DE CONSULTAS.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Para ello existen varios tipos de consultas:

7.1.1.-

Consultas de seleccin.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una
consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est
fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).

7.1.2.-

Consultas de accin.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

7.1.3.-

Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso
ya que para definirlas hay que saber SQL, CONTENIDO QUE NO SER ABORDADO EN ESTE
NIVEL.

7.2.

CREAR UNA CONSULTA.

Para crear una consulta, se debern seguir siguientes pasos:


43. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
44. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Imagen 45 Opcin Diseo de Consulta

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en
la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si se usa el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 46 Cuadro de Dialogo Asistente para Consultas

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla. Los otros
asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta.

7.2.1.-

Opcin Diseo de Consultas

Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos solicita primero las tablas de las que la
consulta sacar los datos a travs del siguiente cuadro de dilogo:

Imagen 47 Cuadro Mostrar Tablas para Diseo de Consultas

Para estructurar una consulta en vista diseo se deber considerar lo siguiente:


45. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn
Agregar.
46. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems
tablas.
47. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo
de consultas.

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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 48 Ventana Diseo de Consultas

7.2.1.1. Vista Diseo.


Si se observa la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen
las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada
cuadrcula QBE donde definimos la consulta.
Sin embargo, debemos tener en cuenta lo siguiente:
Considerar que cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un
campo.
Cada fila tiene un propsito que se detalla brevemente a continuacin,:

Estructura de la cuadricula QBE

Imagen 49 Cuadrcula QBD

La cuadricula QBD est compuesta por los siguientes elementos:


Campo

Ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a


visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo
calculado.
Tabla

Nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden

Sirve para ordenar las filas del resultado.


Mostrar
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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

Si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado,


se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos
saque todos los pacientes de la comuna Santiago, necesitamos el campo Comuna para
seleccionar los pacientes pero no queremos que aparezca la comuna en el resultado ya
que todos son de la misma comuna.
Criterios

Sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin


que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo
tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y
(AND) y O (OR), esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula se deber proceder de la siguiente manera:
48. Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,
este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
49. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn
cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo
que estamos aadiendo.
50. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas
que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas
podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en
la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
51. Tambin podemos digitar directamente el nombre del campo en la fila Campo:
de una columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (SINNIMO DE 'TODOS LOS CAMPOS').

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Objeto Consultas en Base de Datos

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7.2.1.2. Campos Calculados

Definicin:
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una
funcin.

Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si
queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante
del NOMBRE DEL CAMPO y seguido de DOS PUNTOS ( : ). Se suele utilizar sobre todo para
los campos calculados. Por ejemplo un campo para calcular la edad del paciente:

Imagen 50 Campo Calculado

En la consulta que aparece ms arriba se presenta el ejemplo en la ltima columna, esta


tendr en el encabezado Edad del Paciente y en la columna se visualizar la edad segn
la fecha de nacimiento del paciente.
Sin embargo, para poder trabajar campos calculados debemos tener en cuenta el
GENERADOR DE EXPRESIONES:
7.2.1.3. El Generador de Expresiones.

Definicin
El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudar a escribir cualquier
expresin en Access, por ejemplo las expresiones de validacin para campos.
Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La
nica clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access.
Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos ser esta pantalla:

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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 51 Generador de Expresiones Panel

Utilizando el generador
Todo lo que escribas ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la
validacin. As que, normalmente, todas empezarn por uno de los smbolos incluidos
en la botonera de comparacin . Como puedes ver los smbolos que introducirn en la
caja de texto (donde vemos nuestra expresin final) son Igual, Mayor que, Menor que y
Diferente de. Todas formas podemos ayudarnos de los cuadros ms abajo y buscar el
tipo de operador que queremos utilizar:
Como puedes ver navegar por estos mens es muy sencillo. De izquierda a derecha ves
seleccionando la categora del elemento que quieras introducir y finalmente cuando
tengas el elemento seleccionado pulsa el botn Pegar (o haz doble clic sobre l) y el
elemento se pegar en el campo de texto de la Expresin.
Utilizando este podrs incluir los mismos elementos que utilizando los botones e
incluso an ms.
Nota:
Recuerde que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador + para
la suma de valores.

Funciones del generador


Si se expande la carpeta Funciones, se presentarn dos carpetas Funciones incorporadas
y otra correspondiente a la base de datos activa:.

Imagen 52 Funciones en Generador de Expresiones

La carpeta funciones incorporadas presenta una gama de funciones ya establecidas por


Access, y que sern tiles al diagramar campos calculados o controles., ya que incluir
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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

sus funcionalidades varias entre Conversin de valores, Fecha y Hora, Generales,


Matemticas y tratamiento de Texto.
Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre
Parntesis despus del nombre de la funcin, para saber si la funcin requiere
argumentos, en la parte inferior del cuadro de dilogo Generador de expresiones,
aparece el formato de la funcin, sin embargo, la funcin que FECHA () no requiere
argumentos. Esta funcin es equivalente a la funcin =HOY() en Microsoft Excel.
Si elegimos en la categora Matemticas, la funcin Redondear, nos aparecera abajo
REDONDEAR (NMERO; PRECISIN), indicndonos que entre parntesis debemos escribir
el Nmero que queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y
separados por un punto y coma la Precisin (es decir el nmero de decimales que
queremos conservar).
7.2.1.4. Cambiar el orden de los campos
Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos
campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y
pegando.
7.2.1.5. Para mover una columna arrastrndola
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha
hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada). Mover un poco el cursor
para que aparezca la flecha. Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la columna
hasta la posicin deseada.
7.2.1.6. Para mover una columna cortndola
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y
cuando aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o
bien digitar CTRL+X), desaparecer la columna.

Imagen 53 Seleccin de Columna en Diseo de Consulta

A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la


columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa DISEO.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa INICIO (o bien
teclear CTRL+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y
manteniendo la tecla Mayscula (shift) pulsada, seleccionar la ltima columna a
seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas las columnas que se encuentren
entre las dos.

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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

7.2.1.7. Guardar la consulta


Para guardar una consulta se deber seguir los siguientes pasos:
52. Haciendo clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido, o bien,
53. Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office. Si es la primera vez que
guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.

Imagen 54 Cuadro Guardar Consulta

54. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A


continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
55. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn.
7.2.1.8. Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta a travs del botn
ejecutar para ver el resultado en modo de hoja de datos..O bien desde el Panel de
Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin: Haciendo doble clic sobre su nombre.

Imagen 55 Consulta seleccionada para Ejecutar en forma directa

Desde la vista diseo de la consulta: Haciendo clic sobre el botn Ejecutar


de la pestaa Diseo:

Imagen 56 Botn ejecutar Consulta

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la


parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos
algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla
(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
7.2.1.9. Modificar el diseo de una consulta
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta deberemos considerar lo
siguiente:
Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de
la consulta. En el men contextual seleccionar vista diseo:
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Microsoft Access 2007

Imagen 57 Men Contextual para modificar Diseo de una Consulta

7.2.1.10. Ordenar las filas en una Consulta


Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer
clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.

Imagen 58 Opciones de orden par campos en diseo de consulta

Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es


numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el
campo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas
las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la
primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se
ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si
queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por

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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

comuna tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la


columna comuna.
El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin
distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de
la primera columna, descendente por la segunda columna.
7.2.1.11. Seleccionar Registros en una consulta
Para seleccionar registros tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de
bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el
resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para
seleccionar los pacientes de Lo Prado, la condicin sera campo comuna = "Lo Prado".
Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas
de la cuadrcula el campo comuna y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el
resto de la condicin o sea ="Lo Prado".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el SIGNO =, podemos poner
directamente el valor Lo Prado en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador
asume por defecto el SIGNO =.Tampoco es necesario poner las COMILLAS, las aadir
Access por defecto. Siempre que se indica un texto en la fila criterio lo encierra entre
comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para
comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre
corchetes [ ]. Por ejemplo si queremos poner la condicin PRECIO = COSTO en la que
precio y costo son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [costo], si no
ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "costo", precio igual al
valor Costo no al contenido del campo Costo.

Operadores Y - O
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y - O.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y,
para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo
FECHA NACIMIENTO entre el 1/1/60 Y EL 31/12/69 Y COMUNA LO PRADO., aparecen los
registros nicos cuya fecha de nacimiento estn comprendida en el rango dado y
quienes habiten en la comuna Lo Prado.

Imagen 59 Criterios en Diseo de Consultas

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por
el operador Y.

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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el


registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las
condiciones.
De ah que si queremos que las condiciones queden unidas por el OPERADOR O tenemos
que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en
la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Imagen 60 Criterios en diseo de Consulta

Visualizaremos de la tabla pacientes los campos: Nombre, Comuna y Fecha nacimiento,


los pacientes aparecern nicamente aquellos que sean de Lo Prado y hayan nacido
entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de la comuna La Cisterna sea cual sea su
fecha de nacimiento.
Nota:
El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la comuna Lo Prado por
encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la
hora de realizar la bsqueda de registros.

Condiciones
A continuacin se detallan los distintos OPERADORES que podemos utilizar en una
condicin en una consulta (rea cuadrcula QBD).
LOS OPERADORES DE COMPARACIN

Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra.


Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la
comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso).
El operador Entre

Tiene la siguiente sintaxis: EXPRESIN ENTRE VALOR1 Y VALOR2


Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por
valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo.
Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrcula QBE se
pondra:
El operador In

Tiene la siguiente sintaxis: EXPRESIN IN (VALOR1, VALOR2, ...)


Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de valores
escritos entre parntesis.
Por ejemplo, para seleccionar los pacientes de las comunas Lo Prado, La Cisterna y Las
Condes, podramos poner la condicin Comuna IN (Lo Prado; La Cisterna; Las Condes)
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Objeto Consultas en Base de Datos

Microsoft Access 2007

7.2.1.12. Consultas con parmetros


A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese
momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta.
Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los pacientes de una
determinada Comuna, la comuna la introducir el usuario cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un PARMETRO.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que
almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de
datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta
nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda
que especifique que la comuna es igual al Valor a introducir, de esta manera:
[DIGITE COMUNA A BUSCAR]

Nota:
Cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes,
de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de
parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn
Parmetros de la pestaa Diseo.
En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la
consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el
botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba
automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
7.2.1.13. Las consultas multitabla
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que
deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde
obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana
Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta
obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la
segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas
en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente.
Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la
concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y
entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al
final nos interesan. Por ejemplo, le pueden interesar datos de la tabla pacientes y de la
tabla antecedentes pacientes porque se requiere obtener una lista con los datos de cada
paciente y sus antecedentes familiares que le pertenece,

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Objeto Formulario de Base de Datos

Microsoft Access 2007

8. FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de
una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para
la edicin de registros y cambiar su diseo.

8.1.

INTRODUCCIN.

Para crear un formulario tenemos varias opciones a las cuales podemos acceder a todas
ellas desde la pestaa Crear seccin Formularios

Imagen 61 Opciones para formularios

8.1.1.-

Formulario en blanco

Imagen 62 Diseo en Blanco de un formulario

Abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los


distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya
que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar
el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo
modificar el diseo de un formulario.

8.1.2.-

Asistente para formularios:

Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos
los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Para poder emplear el asistente para formularios. Deberemos seguir el siguiente
procedimiento:
Clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen siguiente en
caso de no estar visualizado en el apartado formulario

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Objeto Formulario de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 63 Opcin asistente para Formulario

.
Al activar esta opcin aparece la primera ventana del asistente:

Imagen 64 Seleccin de tabla y campos para un formulario

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.


Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomarn los datos del
cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario
haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic
sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
.
Una vez seleccionado los campos requeridos deberemos aplicar la distribucin que nos
interese pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

Imagen 65 Opciones de distribucin para un formulario

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario.


Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el

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Objeto Formulario de Base de Datos

Microsoft Access 2007

formulario con esa distribucin. Ahora al pulsar el botn siguiente se activar la


siguiente pantalla correspondiente a Estilos para el formulario.

Imagen 66 Opciones de estilo par un formulario

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para formularios:

Imagen 67 Asignacin de Nombre a un Formulario va asistente

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
56. Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el
resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
57. Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la
vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario,
por ejemplo:

Imagen 68 Vista diseo de un formulario

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Objeto Formulario de Base de Datos

8.2.

Microsoft Access 2007

EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario
posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la
opcin en el men contextual ABRIR:

Imagen 69 Men contextual para formularios Opcin Abrir

O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.


Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario
(la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores,
modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos
a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya
conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.

Imagen 70 Vista Formulario

8.2.1.-

La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access
cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los
controles que veremos ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y
hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual VISTA
DISEO.

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Objeto Formulario de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 71 Men Contextual para Formularios - opcin Vista diseo

Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

Imagen 72 Vista Diseo de un Formulario

8.2.2.-

El rea de diseo consta de tres secciones:

8.2.2.1. La seccin Encabezado de formulario:


En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.
8.2.2.2. La seccin Detalle:
En ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo
por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una
pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un solo
registro.
8.2.2.3. La seccin Pie de formulario:
En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Sin embargo, podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el
botn derecho de la seccin Encabezado o Pie del formulario y dar un clic en la opcin
de men contextual Encabezado y pie del formulario. Deber poner especial atencin al
mensaje dado por Access al ocultar la seccin indicada:
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Objeto Formulario de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 73 Men Contextual - Opciones Encabezado y Pie de un formulario

Imagen 74 Mensaje de Advertencia al quitar una seccin en un Formulario

8.2.2.4. Regla y Cuadricula


Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias
y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos
las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que visualizan en la imagen anterior.

8.2.3.-

Ficha Diseo de formulario

En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de DISEO que


aparece cuando entramos en la VISTA DISEO DEL FORMULARIO.
El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios,
permite pasar de una vista a otra

Imagen 75 Opciones para vistas de un Formulario

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora
y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo
tenemos definido en la vista diseo.
Access 2007 introduce la VISTA PRESENTACIN que nos permite trabajar casi del mismo
modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista
Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que
observemos una idea aproximada de cmo ser su presentacin final.

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Objeto Formulario de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 76Vista presentacin de un formulario

En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que


hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los
campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de detalle del
formulario

Imagen 77 Botn agregar Campos en un Formulario.

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Objeto Informe de Base de Datos

Microsoft Access 2007

9. LOS INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en
el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los
informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.

9.1.

INTRODUCCIN.

Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa
Crear:

Imagen 78 Opciones para informes

9.1.1.-

Diseo de informe:

Abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los


distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que
en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el
asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a
nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de
un informe.

9.1.2.-

Asistente para informes:

Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Para
lo cual se deber seguir los siguientes pasos:
Para arrancar el asistente para informes deber hacer un clic en el botn
Asistente para informes que puede visualizar en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

Imagen 79 Asistente para informes - Seleccin de tabla y campos

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.


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Objeto Informe de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se seleccionarn los


campos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si
queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para
obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo
para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el
campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
de campos seleccionados.

y el campo se quita de la lista

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
.

Una vez seleccionado los campos para nuestro informe pulsaremos el botn siguiente y
se presentar la siguiente pantalla:

Imagen 80 Opcin de Nivel de Agrupamiento en un informe

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada
concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el
campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
hacer doble clic sobre el campo. En este caso el campo Rut).

(o directamente

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada
registro, en nuestro ejemplo, los campos correspondientes a los antecedentes familiares
de un paciente.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al
grupo para seleccionarlo y pulsar el botn
. O bien pulsar el botn siguiente para
continuar el trabajo en base al asistente. Se presentar la siguiente pantalla:

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Objeto Informe de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 81 Opcin de Ordenamiento en un informe Va asistente

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin.
Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el
informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir
una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser
Descendente. Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de
ordenacin.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente y aparece la siguiente
pantalla:

Imagen 82 Distribucin en un informe va asistente

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando
una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe
con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal
(apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en
una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
Sin embargo, si su informe consta de varios campos se recomienda desactivar esta
casilla de verificacin a objeto que Access distribuya los campos en la cantidad de
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Pgina 60

Objeto Informe de Base de Datos

Microsoft Access 2007

pginas que sea necesario. Y deberemos pulsar nuevamente el botn siguiente de tal
forma de obtener la siguiente pantalla:

Imagen 83 Opcin de estilos para un informe va asistente

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para informes:

Imagen 84 Asignacin de nombre a un informe va asistente

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el
nombre asignado al informe. Sin embargo antes de pulsar el botn Finalizar podemos
elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe
preparado para la impresin
O bien Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin
aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el
aspecto del informe.

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Objeto Informe de Base de Datos

9.1.3.-

Microsoft Access 2007

La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access
cmo debe presentar los datos del origen del informe.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el
informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn Diseo del Informe

Imagen 85 Opciones para Informes

:.
Nos aparece la ventana diseo:

Imagen 86 Vista diseo de un informe

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:


9.1.3.1. La seccin Encabezado del informe
En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.
9.1.3.2. La seccin Encabezado de pgina
En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina.

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Objeto Informe de Base de Datos

Microsoft Access 2007

9.1.3.3. La seccin Detalle:


En ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por
pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina,
debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
9.1.3.4. La seccin Pie de pgina:
En ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
9.1.3.5. La seccin Pie de informe:
En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Se puede eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y
encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar. Sin
embargo, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las
opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas
opciones.

9.1.4.-

Vista Preliminar

La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el
informe a impresora.

9.1.5.-

Informe:

Consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

9.1.6.-

Informe en blanco:

Abre un informe en blanco en vista Presentacin.

9.2.

IMPRIMIR UN INFORME

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos
dentro de Access.

9.2.1.-

Imprimir directamente

Para poder imprimir un informe se deber cumplir los siguientes pasos:


Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel
de Exploracin para seleccionarlo.
Activar el Botn de Office y ubicar el ratn sobre la flecha que aparece
junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona
Impresin Rpida.

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Objeto Informe de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Imagen 87 Opciones botn Office - impresin

Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las


opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo
Imprimir.
9.2.1.1. Abrir el cuadro de dilogo Imprimir
Pasos:
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Y
seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office.
Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de
impresin:

Imagen 88 Opciones de Impresin

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn


instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la
impresora a la que queremos enviar la impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo
el informe o bien slo algunas pginas.

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Objeto Informe de Base de Datos

Microsoft Access 2007

Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial


del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos
activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la
opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia,
mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo
del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta
ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo
de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de
papel que utilizamos, etc.
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes,
impresin a varias columnas, etc.
Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana
sin aceptar no se imprime nada.

9.2.2.-

Abrir el informe en vista previa

Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa
del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva.
Para abrir la vista previa tienes varias opciones:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office, colocar el
ratn en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa
en el men desplegable.
Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de
Exploracin y seleccionar la opcin en el men contextual.

Imagen 89 Opciones para informes va men contextual

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Objeto Informe de Base de Datos

Microsoft Access 2007

9.2.2.1. La ventana Vista previa


En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.

Imagen 90 Vista Previa de un informe

Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera
pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima
pgina.
En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar)
con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:

Imagen 91 Cinta de opciones Vista Preliminar

El botn reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla.
Enviar el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir
tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo.
Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o
XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

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Convertir Base de Datos

Microsoft Access 2007

10. CONVERTIR BASE DE DATOS


Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible
con otras versiones de Microsoft Access.
Para acceder a ella selecciona el Botn de Office, luego Guardar como y finalmente
selecciona el formato al cual quieras transformar la base de datos:

Imagen 92 Opciones de Grabacin de una base de datos Access

Esta herramienta slo ser til y conveniente si se necesita trabajar en versiones


anteriores al formato de tu base 2007, dado que nuevas versiones de Office soportan el
formato de las ms antiguas.
As que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2007 y necesitas que
funcione en un Access 97 y 2003 as deber convertirla.
Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no har falta que la conviertas a
formato 2007 si trabajas con Access 2007 porque ste ser capaz de leerla y trabajar con
ella.

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Pgina 67

11. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS


11.1.

IMPORTAR DATOS

Access permite importar objetos de otra base de datos a la una base de datos actual o
activa a travs del siguiente proceso:
Para ello, slo tendr que activar la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar una
opcin de la seccin Importar.

Imagen 93 Opciones de Importacin - Exportacin

Aqu podr seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que se requiere importar.
Si se requiere importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en
el botn Access.
Se activar el siguiente cuadro de dilogo:

Imagen 94Cuadro de Dilogo Exportacin de Objetos

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario,
informe, macro, etc. Solo se deber seleccionar la base de datos de origen y pulsar el
botn Aceptar.
En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que
queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.

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Pgina 68

Imagen 95 seleccin de Objetos para importacin

Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs
acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar.
Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto
simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto.

Imagen 96 Exportacin en formato texto desde Access

En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la
forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso
te podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro
fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas.
Nota:
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no
coincidir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han
producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los
podamos analizar y comprobar.

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Pgina 69

11.2.

OBTENER DATOS POR VINCULACIN

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que
acta como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en
nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder ver y editar sus datos
aunque sta se encuentre en un archivo diferente.
Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas
normales, con una restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo).
Cuando vinculas una tabla no se copia a la base de datos activa, sino que simplemente
se crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la
base activa. En este proceso de vincular una tabla contenida en otra base de datos se
podrs trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la base de datos activa
Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados en la base de datos origen,
y cualquier cambio que efecten en la base de datos origen, quedar reflejado en la base
de datos activa. Mientras que si importas una tabla, se estarn copiando los datos
actuales a la base activa de datos pero no quedar ninguna conexin entre la tabla y la
del origen de la importacin.
Para importar una tabla vinculada slo debers acceder a la pestaa Datos externos y
hacer clic en el botn Access de la seccin Importar para recuperar datos de otra tabla
de Access. Se presentar el siguiente cuadro de dialogo:

Imagen 97 Cuadro de dilogo Vincular Objetos desde Access a Access

En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la opcin Vincular al origen de datos


creando una tabla vinculada.
Se deber indicar o buscar la base de datos que contiene la tabla que se requiere vincular
y una vez seleccionada dar un clic en el botn Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Valero Servicios Educacionales Ltda.

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Imagen 98 Objetos para vinculacin

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir
automticamente a tu base de datos.
Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo

en la ventana Base de datos.

Nota:
Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de datos
separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez
pueden trabajar con la misma base de datos desde computadores diferentes.
Imagine el siguiente ejemplo: Se tiene una base de datos en la que se almacenan toda la
informacin en forma de tablas. En dos computadores distintos se puede tener un
archivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y
trabajen modificando y recabando informacin.
BASTANTE TIL VERDAD?

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