Curso Access - Manual Access 2000 Avanzado

ACCESS
2000
AVANZADO
Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos

hardware, etc. que aparecen en este manual son marcas registradas de sus
respectivas compaas u organizaciones.
Reservados
todos
los
derechos.
De
conformidad con lo dispuesto en el

Cdigo
Penal
castigados
privacin
vigente,
con
de
penas
podrn
de
ser
multa
libertad
quienes
reprodujeren o plagiaren, en todo o en

parte,
una
obra
literaria,
artstica
cientfica fijada en cualquier tipo de

soporte, sin la preceptiva autorizacin
del editor.
Espacio Formacin S.L. Mlaga, 2001

Edita: Espacio Formacin S.L.
C/ Compositor Lehmberg Ruiz, 21
29007 MLAGA (Espaa)
Telf. 902 15 78 22
Imprime:
Depsito Legal: XXXXXXX
Prlogo
La elaboracin de este manual est basada en la experiencia de ms de

20 aos de profesionales de la enseanza. Profesores dedicados, entre
otras actividades, a la Formacin Continua y Ocupacional, con un
profundo
conocimiento
de
las
necesidades
del
alumnado.
Su
metodologa de aprendizaje y tcnicas de motivacin garantizan la

finalizacin con xito de la formacin impartida.
El contenido del manual se adapta a las exigencias educativas de los
Certificados de Profesionalidad, con el consiguiente beneficio para el
alumno a la hora de adaptar sus conocimientos a los requeridos para el
desarrollo profesional de la actividad laboral.
El propsito de este manual es el de ser una gua til para el aprendizaje,
eminentemente prctica y didctica; para ello se han incluido mltiples
ilustraciones y casos prcticos con el objetivo final de lograr una
Para lograr la meta de calidad educativa se ha contado con un equipo de

pedagogos, profesionales de la enseanza y especialistas en cada una
de las materias, los cuales han aportado las visiones necesarias para que
el resultado final sea ptimo y el ms adecuado a las necesidades
formativas.
La estructura modular del manual, que incluye un contenido terico,
tests de evaluacin y casos prcticos, facilita la comprensin de los
contenidos, ofreciendo la posibilidad de una evaluacin continua y la
realizacin de casos prcticos a travs de los ejercicios propuestos.
Queremos, desde la humildad del formador, aportar a este apasionante
mundo
en
el
que
vivimos,
caracterizado
por
profundos
cambios
tecnolgicos, de mentalidad y de actitud ante los acontecimientos;

herramientas que faciliten la adaptacin a un futuro caracterizado por el
cambio continuo.
Por ltimo, agradecer a todos los compaeros su colaboracin en este
proyecto, sin la cual ste no podra haber sido una realidad.
prlogo
metodologa de enseanza eficaz, sencilla y amena.
MDULO 1: conceptos fundamentales

TEMA 1: Introduccin. Tablas y sus componentes
Tipos de bases de datos
Tablas
Registros
Campos
Tipos de campo y su aplicacin
Campo clave
Lo que hemos aprendido
Test
TEMA 2: Introduccin al manejo de las bases de datos

Estudio previo de la informacin a introducir
Eleccin de campos, denominacin y tamao
Ahorro de memoria en el diseo
Eleccin de la clave principal: Campos ndice
Eleccin de la clave principal: campo clave e ndices
Determinacin de las relaciones entre tablas: Bases de datos relacionales
Test
TEMA 3: Elementos bsicos de Access 2000. Primeros pasos

Comenzar una sesin de Access 2000: Iniciar Access
La barra de ttulo
Barra de mens
Cuadros de dilogo
Tipos de mensaje
Barras de herramientas
Ventana de base de datos y barras de desplazamiento
La barra de estado
Finalizar una sesin de Access 2000
El ayudante de Office
Test
ndice
Integridad referencial
MDULO 2: Introduccin y edicin de datos

TEMA 4: Crear una base de datos
Crear una base de datos sin usar el asistente
Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla
Opciones de campo: Tipos de datos
Clave principal de la tabla: Eleccin de la clave principal
Cerrar la ventana de estructura de tabla
Crear una base de datos usando el asistente
Crear una tabla usando el asistente de tablas
Test
Actividades
TEMA 5: Edicin de datos

Abrir una base de datos
Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de una tabla
Operaciones con los registros: Introducir datos
Operaciones con los registros: Ir al siguiente campo
Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una columna
ndice
Operaciones con los registros: Peculiaridades segn el tipo de campo

Operaciones con los registros: Grabar/Guardar registros
Test
Actividades
TEMA 6: Filtros y seleccin de registros

Visualizacin de todos los registros. Aplicar filtro para bsqueda de datos
Movimientos por la tabla
Seleccin de registros
Test
Actividades
MDULO 3: formato y presentacin de datos

TEMA 7: Presentacin de datos en pantalla
Buscar y reemplazar datos: bsqueda por valor del campo
Buscar y reemplazar datos: reemplazar datos
Modificar la altura de las filas
Mover columnas
Ocultar y visualizar columnas
Vistas de una tabla
Test
Actividades
TEMA 8: Imprimir
Configuracin de impresin
Presentacin preliminar
Impresin de datos
Salida a impresora
Test
Actividades
MDULO 4: mantenimiento de bases de datos

TEMA 9: Mantenimiento de tablas
Operaciones con registros: Introducir nuevos registros
Operaciones con registros: Modificacin de datos introducidos
Modificacin del diseo de tabla en vista hoja de datos
Operaciones con registros de una hoja: Borrar/suprimir registros
Copiar bases de datos (tablas)
Vaciar bases de datos (tablas)
Borrar/suprimir tabla
Actividades
TEMA 10: Proteccin de datos

Abrir en modo exclusivo
Proteccin de la base de datos
Desproteger base de datos
Test
Actividades
TEMA 11: Ordenacin

Criterios de ordenacin: ordenar registros
Crear una tabla a partir de otra I
Crear una tabla a partir de otra II
ndices
Borrar un ndice
Test
Actividades
ndice
Test
MDULO 5: consultas
TEMA 12. Consultas en bases de datos relacionales
El modelo relacional: tipos de relaciones
Ir a la ventana de relaciones
Agregar tablas a la ventana de relaciones
Quitar tablas o consultas de la ventana de relaciones
Definir relaciones: Crear una relacin
Definir relaciones: Eliminar una relacin
Modificar una relacin
Cerrar la ventana de relaciones
Test
Actividades
TEMA 13. Opciones de consulta

Introduccin, concepto y tipos
Necesidades y objetivos de la consulta. Tablas y consultas
Condiciones de visualizacin de los campos
Elementos de la condicin: campos, operadores y valores
Condiciones mltiples: prioridad de los operadores
ndice
Criterios de ordenacin: ordenar resultados

Test
TEMA 14. Crear, ejecutar y mantener consultas

Crear y ejecutar una consulta. Criterios de consulta
Grabacin de la consulta
Impresin de una consulta
Modificacin de una consulta
Borrar/suprimir una consulta
Combinar datos de mltiples tablas o consultas
Test
Actividades
TEMA 15. Consultas de accin

Tipos de consultas de acciones
Crear una consulta de creacin de tabla I
Crear una consulta de creacin de tabla II
Crear una consulta de actualizacin
Test
Actividades
MDULO 6: formularios
TEMA 16. Introduccin a los formularios. Controles
Barra de herramientas Cuadro de herramientas
Controles
Aadir un control
Seleccionar controles
Modificar el tamao y posicin de los controles
Mostrar las propiedades de los controles
Principales propiedades de los controles
Asistentes
Test
TEMA 17. Crear un formulario
Formularios. Introduccin
Crear formularios en vista diseo. Asistente para formularios I
Crear formularios en vista diseo. Asistente para formularios II
Abrir un formulario
Cerrar un formulario
Descripcin de la ventana de diseo
Introducir, ver e imprimir datos: Modificar e introducir datos
Subformularios
Crear autoformularios
Test
Actividades
MDULO 7: informes y etiquetas

TEMA 18. Creacin de informes
Informes. Introduccin
Partes de un informe
Planificar un informe
Crear un informe usando el Asistente para informes I
Crear un informe usando el Asistente para informes II
Crear un informe usando el Asistente para informes III
Modificar un informe: crear un informe en vista diseo
Ejecutar e imprimir un informe: vista previa
Uso de totales y subtotales
Crear un autoinforme
Test
Actividades
ndice
Introducir, ver e imprimir datos: Modificar un formulario
TEMA 19. Creacin de etiquetas

Estudio previo a la creacin de etiquetas
Asistente para etiquetas I
Asistente para etiquetas II
Asistente para etiquetas III
Asistente para etiquetas IV
Mostrar en pantalla e imprimir etiquetas
Modificar el diseo de las etiquetas
Test
Actividades
MDULO 8: funciones
TEMA 20. Expresiones y funciones
Expresiones y funciones. Definicin
Campos calculados
El generador de funciones
Funciones matemticas
ndice
Funciones de conversin de tipos de datos

Funciones relacionadas con los diferentes campos
Test
Actividades
Glosario
Bibliografa
Cuestionario de evaluacin
ACCESS
2000
Conceptos fundamentales
TEMA 1. Introduccin. Tablas y sus componentes
TEMA 2. Introduccin al manejo de las bases de datos.
TEMA 3. Elementos bsicos de Access 2000. Primeros pasos.
Objetivos:
Conocer los elementos que componen una base de datos.
Iniciar y finalizar una sesin con Access 2000.
Reconocer el entorno de la aplicacin y sus elementos.
Realizar un estudio previo a la creacin de la base de

datos.
Comprender las diferentes relaciones que conectan las

distintas tablas.
Conocer la integridad de los datos
mdulo 1
Avanzado
ACCESS
2000
Introduccin. Tablas y sus componentes

Tablas
Registros
Campos
Campo clave
tema 1
Avanzado

Una base de datos se puede clasificar dependiendo del tipo y nmero de tablas que sta
contenga. Nos referiremos a una estructura plana cuando todos los datos se encuentren
en una nica tabla. Por otro lado hablaremos de estructura relacional cuando la
informacin se encuentra repartida en varias tablas entre las que existe una relacin.
Por ejemplo, podremos tener una estructura plana para generar una agenda y una
estructura relacional para contener los datos de nuestros clientes y la lista de pedidos
que har cada uno de ellos.
Tablas
Una tabla es una estructura informtica que sirve para
contener
informacin
compuesta
por
filas
fsica
(datos).
(llamadas
Cada
registros)
tabla
y
est
columnas
(llamadas campos).
Para hacer un smil, una tabla podra ser un fichero lleno de
fichas con nombres, nmeros de telfono, direcciones...
Registros
Cada registro contiene todos los datos pertenecientes a un
sujeto en particular. Por tanto, existir un registro para cada
elemento de la tabla.
Si seguimos con nuestro ejemplo, un registro sera cada una
de las fichas que contiene el fichero.
Campos
Cada registro se divide en campos. Cada campo
contiene un aspecto, tipo o categora de informacin
del sujeto anteriormente mencionado.
En nuestro ejemplo, un campo sera cada uno de los
datos que podemos encontrar en la ficha, como puede
ser el nombre, la direccin o la localidad.

En Access podemos encontrar varios tipos de campos que podrn contener los datos
como mejor nos convenga. A continuacin exponemos todos los tipos y su aplicacin
principal.
Tipo
Texto
Puede contener...
Tamao y formato...
Cualquier carcter del teclado. (En este campo El tamao por omisin es 50 y
los nmeros no pueden usarse en operaciones
el mximo 250
aritmticas)
Memo
Cualquier carcter del teclado. Se utiliza para

grandes bloques de texto.
Numrico
Nmeros
enteros
y
fraccionarios
utilizaremos en operaciones aritmticas.
Fecha/Hora
Fechas y Horas.
Moneda
Nmeros enteros y fraccionarios de hasta 4

decimales.
1,2345 pts
Autonumrico
Valor
numrico
que
se
introduce
automticamente al aadir un registro.
Automtico
S/no
Slo dos valores que pueden ser S o NO.
Objeto OLE*
Objetos OLE, grficos y otros datos binarios.
Hasta 1 Gb.
Hipervnculo*
Direccin de pgina Web o ruta de directorio.
2048 caracteres
Asistente para
bsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de

otra tabla.
que
Hasta 64.000 caracteres

123456,123456
19/12/99
15:03:25
S o No
4 bytes
El campo por omisin es de tipo Texto, ya que en l se puede almacenar cualquier

carcter. Si lo que queremos es almacenar bastante texto, debemos elegir el campo tipo
Memo. Por otro lado, cuando vayamos a introducir datos de tipo numrico elegiremos
entre Numrico o Texto, dependiendo si deseamos realizar operaciones matemticas
con ellos o no, respectivamente.
El campo Autonumrico lo podemos utilizar, por ejemplo, para numerar los registros
automticamente segn los vamos introduciendo en la tabla.
Cuando el campo slo pueda contener una afirmacin o una negacin (por ejemplo, un
campo que pregunte tiene Vd. hijos?) usaremos el tipo S/No. Por ltimo, tenemos los
campos Fecha/hora que sirven para introducir fechas y horas en diferentes formatos;
el campo Moneda que utiliza un mximo de 4 decimales y aade el tipo de moneda
que nosotros especifiquemos, y el campo ObjetoOLE que nos puede servir para
insertar cualquier objeto OLE compatible en Windows, como puede ser una hoja de
clculo, una carta, un grfico, etc.
* Las palabras marcadas con un asterisco se describen en un glosario al final de este

manual.
Campo clave
Siempre que pensemos crear una estructura relacional debemos tener al menos un
campo en cada tabla cuyo valor sea nico. Por ejemplo, en nuestro caso de la agenda
deberamos incorporar un campo DNI (sabemos que dos personas no pueden tener el
mismo nmero de DNI). En el caso en que no sea posible encontrar
un campo sin
repeticiones, nos podemos valer de un campo autonumrico aadido a la tabla, o bien

crear dicho campo como suma de dos campos existentes.
Precisamente este campo se llama campo clave o clave principal de la tabla, que en
el ltimo de los casos arriba explicados recibe el nombre de clave compuesta por ser la
suma de dos o ms campos.
LO QUE HEMOS APRENDIDO

Access 2000 es una aplicacin informtica especializada en la gestin de base de
datos.
Hay distintos tipos de bases de datos dependiendo de su estructura.
Los elementos que componen principalmente una base de datos son:
Tablas: es una de las estructuras principales, donde se almacenarn todos

los datos.
Registros: en cada registro se introducirn los datos de un elemento en

concreto.
Campo: es cada uno de los aspectos, categoras o tipo de informacin que

almacenamos.
En Access 2000 podremos especificar el tipo de dato a almacenar e indicarle una

serie de caractersticas.
El campo clave es nico en cada tabla, y contendr un elemento caracterstico en

cada estructura.
ANOTACIONES
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Prcticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. El tipo de base de datos llamada estructura plana consiste en...
una nica tabla que contiene todos los datos.
una serie de tablas enlazadas entre s.
una serie de tablas relacionadas.
2. Una tabla es...
una estructura informtica que contiene caracteres.
una estructura informtica que puede contener datos.
una representacin grfica de datos.
3. Sabemos que un registro...
contiene todas las tablas pertenecientes a un sujeto.
contiene todos los datos pertenecientes a un sujeto de la tabla.
contiene una caracterstica determinada de un sujeto de la tabla.
4. Un campo...
contiene un aspecto, tipo o categora de informacin de un sujeto de la tabla.
contiene toda la informacin de la tabla.
contiene toda la informacin de un sujeto de la tabla.
5. Los campos memo sirven para...
contener imgenes y sonidos.
contener una direccin de una pgina web.
contener gran cantidad de texto.
6. Un campo clave es imprescindible para...
cualquier estructura de base de datos.
una estructura de base de datos relacional.
ordenar una base de datos.
ACCESS
2000
Introduccin al manejo de las bases de datos

Estudio previo a la informacin a introducir
Determinacin de las relaciones entre tablas: Bases de
datos relacionales
tema 2
Avanzado
Estudio previo de la informacin a introducir

Antes de crear una base de datos debemos pensar bien el diseo de la misma, pues,
una vez creada y con datos introducidos, es ms difcil modificarla.
Lo primero que debemos hacer es determinar la
finalidad de la base de datos y reunir todos los
tipos de informacin que va a contener. En
segundo
lugar,
debemos
distribuir
toda
la
informacin por asuntos, de forma que cada

asunto
corresponda
una
tabla
que
la
informacin no se encuentre duplicada ni dentro

de una tabla ni en tablas diferentes.

Una vez tengamos pensado el nmero de tablas y la relacin que existir entre ellas,
pasaremos a disear el tipo de campo que contendr cada unidad de informacin.
El nombre del campo debe recordarnos su contenido. Por ejemplo, el campo que
contendr el nombre y los apellidos de un cliente puede denominarse
completo,
aunque
recomendable
siempre
fraccionar
Nombre
es
la
informacin y sera ms lgico crear

dos campos: uno llamado Nombre y
otro Apellidos.
Para elegir el tipo de campo debemos
remitirnos a la pregunta Tipos de campo y su aplicacin del captulo anterior y seguir
los criterios all explicados.
El tamao del campo especifica la cantidad de informacin que puede albergar el campo,
aunque Access, dependiendo del tipo de campo, imponga sus lmites de capacidad.

Adems de las reglas explicadas en las dos preguntas anteriores debemos pensar en la
velocidad de proceso del ordenador, de forma que, cuanto ms grande sea el volumen
de informacin a procesar, menor ser la velocidad de proceso.
Por ello, debemos disear la base de datos de forma que no manejemos informacin
irrelevante o innecesaria. Adems, ajustaremos el tamao de los campos a las
necesidades reales (por ejemplo, es excesivo asignar al campo cdigo postal una
longitud de 15 dgitos, pues sabemos que nunca pasar de 5).

Los campos ndice los utiliza Access para ordenar y buscar datos en la tabla de una
forma rpida. Si una tabla tiene un campo clave, ste siempre ser un campo ndice.
Adems, el usuario podr marcar como ndice aquellos campos que desee, siempre y
cuando no sean del tipo Objeto OLE, Memo e Hipervnculo.

Para que Access pueda conectar la informacin almacenada en tablas independientes,
cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que
identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla.
Determinacin de las relaciones entre tablas: Bases de datos relacionales

Las relaciones entre tablas deben crearse de forma que uno o varios campos de una de
ellas enlacen con el campo clave de otra. Por ejemplo, el pedido 0023 de la tabla
principal de clientes debe enlazar con el campo clave nmero de pedido de la tabla de
pedidos.
Las relaciones posibles entre tablas pueden ser:
Uno a uno
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el
valor del campo o los campos coincidentes de un registro y con slo uno de la tabla
relacionada.
Un ejemplo de este tipo de relacin puede ser el campo DNI de la tabla principal y el
campo Direccin de trabajo de la tabla relacionada.
Uno a varios
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el
valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.
Un ejemplo de este tipo de relacin puede ser el campo DNI de la tabla principal y el
campo nombre de los hijos de la tabla relacionada.
Varios a varios:
Un registro de cualquiera de las tablas puede relacionarse con varios registros de la otra
tabla. Para establecer una relacin de varios a varios es preciso crear una tercera tabla
(cruce) e incluir en ella los campos de las claves principales de las otras dos tablas.
Un ejemplo de este tipo de relacin puede ser el campo nombre de la tabla principal y
el campo comida preferida de la tabla relacionada.
Las reglas de integridad referencial sirven para asegurarse de que los datos se
mantendrn correctamente relacionados y que no se eliminen datos accidentalmente.
Las dos reglas bsicas que mantienen la integridad referencial son las siguientes:
No puede haber registros en una tabla secundaria que no estn enlazados en la tabla
primaria.
No se puede borrar un registro de la tabla primaria, si tiene registros relacionados en

la tabla secundaria.
En Access podremos activar la integridad referencial para asegurarnos que estas dos
reglas se cumplan.

Debemos realizar un estudio antes de comenzar a crear la base de datos, ya que
las modificaciones a posteriori pueden ser mas complicadas.
Seleccionaremos el tipo y tamao adecuado para campo, segn lo que vayan a

contener.
Saber seleccionar el campo clave, que ser el que haga nico cada registro.
Determinaremos los tipos de relaciones dependiendo de la estructura de nuestras

tablas y cmo queramos conectar la informacin.
Utilizaremos la integridad referencial cuando queramos forzar la existencia de

cierta informacin para que sta pueda estar relacionada.
ANOTACIONES
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Prcticas: Test
1. Los pasos a seguir para realizar el estudio de una base de datos son...
determinar la finalidad de la base de datos y evitar duplicar tablas.
determinar la finalidad de la base de datos y distribuir la informacin por asuntos.
distribuir la informacin por asuntos y disear las tablas.
2. Un campo clave debe contener...
cualquier tipo de datos.
datos numricos diferentes entre s.
datos que identifiquen de forma exclusiva cada registro.
3. La relacin del tipo uno a uno...
relaciona un registro de la tabla principal con al menos un registro de la

secundaria.
relaciona un registro de la tabla principal con slo un registro de la secundaria.
relaciona un registro de la tabla principal con ms de un registro de la secundaria.
4. Para poder crear una relacin de tipo varios a varios es preciso...
crear una tercera tabla de cruce.
nada en especial.
que las dos tablas tengan un campo clave.
5. Los campos ndice sirven para...
generar tablas nuevas de una forma rpida.
ordenar y buscar datos rpidamente.
reemplazar valores de la tabla.
6. La integridad referencial sirve para...
evitar el uso de tablas no relacionadas.
relacionar correctamente los datos y evitar la prdida accidental de los mismos.
generar bases de datos de menor tamao.
ACCESS
2000
Elementos bsicos de Access 2000.

Primeros pasos
La barra de ttulo
Barra de mens
Cuadros de dilogo
Tipos de mensaje
La barra de estado
tema 3
Avanzado

Access 2000 es una aplicacin informtica especializada en la edicin o procesamiento de bases
de datos. La opcin de comenzar una sesin nos permitir trabajar con Access 2000 en una base
de datos* nueva.
1. Desplegar el men de
Inicio
2. Hacer clic en
Programas*
3. Hacer clic sobre
Microsoft Access
n
NOTA: En el caso de que no veamos la aplicacin Microsoft Access
dentro del grupo
Programas, sta puede estar dentro de la carpeta Microsoft Office u Office 2000.
La barra de ttulo
Es la lnea superior que podemos apreciar al iniciar Access 2000 y nos sirve para identificar en
qu aplicacin y archivo* nos encontramos.
De izquierda a derecha nos encontramos el logotipo de Access que hace de men de
control y que se utiliza para modificar el tamao, la posicin o cerrar la ventana de
Access; seguidamente aparece el nombre de la aplicacin y del archivo o base de datos
activa.
En el extremo de la derecha se encuentran tres botones que permiten realizar las

opciones del men de control de una forma ms rpida: minimizar (convertir Access
2000 en un botn de la barra de tareas de Windows), restaurar (devolver su tamao
anterior) o maximizar (ocupar todo el rea del escritorio de Windows), y cerrar la ventana
de Access.
Barra de mens
Es la barra que se encuentra bajo la barra de ttulo y contiene los mens para el manejo de la
aplicacin y la elaboracin de base de datos.
Access 2000 incluye una nueva caracterstica con respecto a los mens. Cuando
despleguemos un men, ste no lo har completamente para evitar as ocultar el rea de
escritura del documento. En ese momento tendremos la posibilidad desplegarlo
completamente.
1. Desplegar
El men deseado
2. Hacer clic o posicionar el ratn sobre
El elemento inferior del men
Cuadros de dilogo
Surgen cuando seleccionamos un comando que presenta varias posibilidades de ejecucin y
sirven para seleccionar opciones relacionadas con una herramienta o utilidad especfica.
As, por ejemplo, si hacemos clic sobre el men Archivo y seleccionamos Configurar
pgina, veremos los siguientes elementos:
1. Botn Aceptar
Valida las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de dilogo.
2. Botn Cancelar
Cancela las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de dilogo.
3. Botn de ayuda
Muestra ayuda de los diferentes elementos del cuadro de dilogo.
4. Botn
Cancela las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de dilogo.
Tipos de mensaje
Despus de seleccionar un comando de men podemos recibir por parte de Access 2000
tres tipos de mensaje. A continuacin, mostramos el significado de cada uno de ellos y
la imagen que lleva asociada.
Tipo de mensaje
Error
Explicacin
Smbolo
Aparece cuando es imposible realizar la operacin

que hemos seleccionado.
Aparece para indicarnos que la opcin que hemos
Advertencia
seleccionado puede provocar prdida de datos o

errores en el sistema*.
Informacin
Aparece para indicarnos el final de una accin o

sugerirnos el uso de un comando.
Esta barra se encuentra situada justo debajo de la barra de mens y en ella se encuentran los
comandos ms usuales para trabajar con la base de datos, abrir, cerrar, guardar,...
Existen mltiples barras de herramientas que agrupan las opciones por categoras y
podemos mostrarlas y ocultarlas en cualquier momento dentro del men Ver. Para ello
tendremos que seleccionar a la izquierda del nombre de la barra de herramientas que
vayamos a activar.
Ver
2. Seleccionar
Barra de herramientas
3. Activar/desactivar
La barra de herramientas deseada

La ventana de base de datos contiene las distintas fichas con las que crearemos las tablas,
formularios, consultas,... con las que le sacaremos el mximo partido a la base de datos.
Las barras de desplazamiento constan de dos botones con una flecha en su interior, que
indica hacia dnde avanzar el documento al pulsarlos.
La barra de estado
Se encuentra situada en la parte inferior de la pantalla de aplicacin de Access 2000 y muestra
informacin sobre el estado de la base de datos y diferentes modos de funcionamiento de la base
de datos.

Elegiremos esta opcin para dejar de trabajar con Microsoft Access 2000 y Microsoft
Windows.
Archivo
2. Seleccionar
Salir
Inicio
4. Hacer clic en
Apagar el sistema...
5. Hacer clic en
Apagar el equipo?
6. Hacer clic en
o
r
s
q
p

Cmo iniciar una sesin con Access 2000.
Reconocer los elementos que componen el entorno de trabajo en Access 2000.
Sabemos reconocer los distintos tipos de errores que se nos pueden presentar.
Cmo visualizar las barras de herramientas adems de los componentes de un

cuadro de dialogo.
Reconocer la ventana de base de datos y las barras de desplazamiento.
Finalizar una sesin con Access 2000.
ANOTACIONES
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Prcticas: Test
1. Para iniciar Access desde Windows debemos desplegar el men...
Configuracin.
Inicio.
Office 97.
2. Un cuadro de dilogo aparece cuando...
seleccionamos un comando que presenta varias posibilidades de ejecucin.
desplegamos un men.
seleccionamos una tabla.
3. La barra de herramientas se encuentra situada...
en la parte inferior de la pantalla.
justo debajo de la barra de ttulo.
justo debajo de la barra de mens.
4. Las barras de herramientas pueden ser mostradas u ocultadas desde...
el men Archivo.
el men Ver.
la barra de estado.
5. La barra de estado...
muestra informacin sobre la base de datos.
contiene distintas fichas con las que crearemos las tablas, formularios,
consultas...
contiene los comandos ms usuales para trabajar.
6. Para dejar de trabajar con Access 2000 seguiremos la secuencia de men...
Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo S
Archivo Cerrar Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo S
Archivo Salir Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo S
ACCESS
2000
Introduccin y edicin de datos

TEMA 4. Crear una base de datos.
TEMA 5. Edicin de datos.
TEMA 6. Filtros y seleccin de registros.
Objetivos:
Crear y guardar una base de datos.
Insertar tablas con estructuras organizadas.
Abrir una base de datos e introducir datos en la estructura.
Visualizacin de datos por filtros.
Seleccin de registros.
mdulo 2
Avanzado
ACCESS
2000
Crear una base de datos

Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla.
Crear una tabla usando el asistente para tablas
tema 4
Avanzado

Una base de datos es realmente un archivo en la unidad de disco que va a contener
todas las tablas, informes*, consultas* y formularios*.
Archivo
2. Seleccionar
Nueva...
3. Seleccionar
La solapa General
4. Seleccionar
Base de datos
5. Seleccionar
Aceptar
6. Desplegar la lista de
Guardar en:
7. Seleccionar
Un elemento de la lista
8. Teclear
El nombre del archivo de base de datos deseado
9. Hacer clic sobre
Crear
n
o
r
s
Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla.

Esta opcin nos permite agregar una tabla a nuestra base de datos.
Slo podremos utilizar este comando una vez hayamos creado y abierto un archivo de
base de datos. Una vez finalizado el diseo de la tabla, podremos guardarla. Si no le
creamos una clave, Access nos preguntar si queremos crearla.
1. Seleccionar
El botn Tablas
2. Hacer doble clic sobre
Crear una tabla en vista Diseo
3. Teclear
El nombre de los campos deseados
4. Desplegar la lista
Tipo de datos
5. Seleccionar
Un valor de la lista para cada campo creado
6. Teclear
Una descripcin para cada campo creado (opcional)
7. Hacer clic sobre
El icono Guardar
8. Teclear
El nombre de la tabla
9. Hacer clic sobre
Aceptar
10. Hacer clic sobre
S, para que Access aada un campo clave por

nosotros
No, para indicar nosotros una clave ms tarde
o
n

Combinando las propiedades conseguiremos que la forma de trabajo sea mucho ms cmoda y la
presentacin de la informacin sea ms clara.
Una vez hayamos seleccionado el tipo de datos para un campo cualquiera podremos
especificar ciertas propiedades que afectarn a la forma en que los datos se
almacenarn. A continuacin exponemos las propiedades ms comunes (todas ellas no
son aplicables a cualquier tipo de datos; por ejemplo, la propiedad Lugares decimales
no tiene sentido para el tipo texto).
Propiedad
Significado
Tamao del campo:
Para datos de tipo Texto indicaremos la longitud mxima.

Para datos de tipo nmero podremos elegir entre:
Byte: valores comprendidos entre 0 y 255
Entero: valores entre 32.768 y 32.767
Entero largo: valores entre 2.147.483.648 y 2.147.483.647
Simple: valores entre 3,4 x 1038 y 3,4 x 1038
Doble: valores entre 1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 con 15

decimales
Formato:
Especifica la presentacin de los datos, pudiendo ser stos fecha,

moneda, nmero, porcentaje, cientfico y fijo.
Lugares decimales:
Especifica el nmero de decimales (precisin) con la que los

nmeros se van a almacenar.
Mscara de entrada:
Permite
controlar
cada
uno
de
los
caracteres
que
pueden
introducirse en el campo, as como los separadores para fechas,

horas y texto en general (por ejemplo, para un nmero de telfono).
Ttulo:
El texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto

descriptivo que aparecer como encabezado en la tabla, o delante
del valor del campo al disear formularios e informes.
Valor predeterminado: El
valor
(nmero,
fecha,
texto,
etc.)
ser
el
que
aparezca
inicialmente en el campo al aadir un nuevo registro.

Regla de validacin:
Permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que

se
introduzca
en
el
campo.
Dichas
condiciones
han
de
especificarse mediante una expresin de Access.

Texto de validacin:
Ser el mensaje de error que aparezca en un cuadro de dilogo en

el centro de la pantalla, cuando se introduzca un valor que no
cumpla la regla de validacin.
Requerido:
Esta propiedad hace que la introduccin de datos en el campo sea

obligatoria.
Indexado:
Esta propiedad permite crear un ndice simple basado en el campo.

El campo clave de una tabla debe contener datos exclusivos (que no se repitan, como
por ejemplo, un nmero de matrcula) y sirve para organizar rpidamente los datos de la
tabla.
1. Seleccionar
El campo que queramos designar como clave
2. Hacer clic sobre
El icono
de la barra de herramientas Diseo de tabla

Una vez hayamos tecleado todos los campos necesarios cerraremos la ventana de
diseo o estructura de tabla. Si hemos realizado algn cambio desde la ltima vez que
guardamos, Access nos lo advertir con un mensaje.
Archivo
2. Seleccionar
Cerrar
3. Si no habamos guardado
Hacer clic sobre S

Para crear una base de datos usando el Asistente seguimos estos pasos:
En el Cuadro de dilogo inicial seleccionamos la opcin Asistentes, pginas y proyectos
de bases de datos de Access y pulsamos aceptar.
En la ficha Base de Datos seleccionamos el icono correspondiente a la base de datos que

deseamos crear y aceptamos. Especificamos un nombre y una ubicacin para la base de
datos en el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos. Pulsamos el botn Crear y
seguimos las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de datos como
punto de partida.
En el cuadro de bienvenida del Asistente, hacemos clic en Siguiente. Aparece un

segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada
tabla. Elegimos los elementos activando o desactivando las correspondientes casillas de
seleccin.
En la siguiente pagina seleccionamos uno de los estilos predeterminados para la
presentacin e introduccin de datos y pulsamos Siguiente.
Seguidamente elegimos un tipo predeterminado para los informes y pulsamos siguiente.

Escribimos el ttulo de la base de datos, pulsamos Siguiente y Terminar.
En ese momento el asistente pondr en marcha la creacin de la base de datos con los
parmetros especificados.
Crear una tabla usando el asistente para tablas

En la ventana de Base de Datos pulsamos "Tablas" y "Crear una tabla utilizando el
asistente".
Examinamos el cuadro de lista de tablas de ejemplo y seleccionamos la que

necesitamos. Utilizamos los botones con flechas para incluir en la lista de "Campos en la
nueva tabla" los campos que nos interesan.
Pulsamos el botn "Siguiente" y aparecer un cuadro de dilogo que nos permite cambiar
el nombre de la tabla y decidir si queremos que Access seleccione la clave principal.
Podemos dejar que Access lo haga y despus pulsamos "Siguiente".
Si tenemos ms de una tabla Access nos permitira establecer relaciones entre tablas.
En el siguiente paso
Access preguntar si
queremos modificar el
diseo, introducir los
datos directamente o
crear un formulario.
Seleccionamos
opcin
"Finalizar".
una
pulsamos

Cmo crear una nueva base de datos.
Crear y guardar tablas en una base de datos.
Seleccionar las opciones de los campos ms oportunos.
Cmo le asignamos la clave principal a una tabla.
Regresar a la ventana de base de datos.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Para Access una base de datos es realmente...
un archivo que se encuentra en el disco.
una serie de tablas que se encuentran en archivos diferentes.
una estructura de datos que se encuentra en la memoria.
2. La propiedad que especifica la presentacin de los datos es...
Mscara de entrada.
Formato.
Texto de validacin.
3. La propiedad Requerido sirve para...
que la introduccin de algn dato en ese campo sea obligatoria.
que los caracteres introducidos se ajusten a un formato especfico.
asignarle un valor por defecto al campo.
4. Para designar un campo como campo clave desde la pantalla de diseo de tablas
debemos...
hacer clic sobre el icono que muestra un disco.
hacer clic sobre el icono que muestra una llave.
hacer clic sobre el icono que muestra una interrogacin.
5. La opcin que nos permite cerrar la ventana de estructura de tabla se encuentra en el

men...
Archivo.
Edicin.
Tabla.
6. Qu ocurre si realizamos algn cambio en la estructura de la tabla y cerramos la

ventana de diseo?
Nada en especial.
Access nos preguntar si deseamos guardar los cambios de diseo.

Access guardar automticamente los cambios que hemos realizado.
ACTIVIDADES
1. Inicia Access.
2. Selecciona Nueva base de datos.
3. Escribe el nombre de la base de datos LEHMBERG, selecciona la unidad de disco y
haz clic sobre Aceptar.
4. En la ventana de base de datos LEHMBERG, crea una tabla con la siguiente
estructura:
Nombre del campo

Nombre
Apellidos
Empresa
Puesto
Direccin
Poblacin
Cdigo Postal
Provincia
Telfono
Fecha del primer pedido
Tipo de datos
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Fecha/Hora
Descripcin
5. Guarda la tabla con el nombre TABLA1.

6. Cuando pregunte por la clave principal selecciona NO y cierra la ventana de
estructura de la tabla.
7. En la ventana de base de datos LEHMBERG crea una nueva tabla con la siguiente
estructura:
Nombre del campo

Cdigo del artculo
Descripcin
Proveedor
Precio unitario
Quedan en stock
Stock de seguridad
Tipo de datos
Texto
Texto
Texto
Numrico
Numrico
Numrico
Descripcin
8. Guarda la tabla con el nombre TABLA2.

9. Cuando pregunte por la clave principal selecciona NO y cierra la ventana de
estructura de la tabla.
10. Cierra la ventana de TABLA y la ventana de Access para salir.
ACCESS
2000
Edicin de datos
Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de
una tabla
Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una
columna
Operaciones con los registros: Peculiaridades segn el tipo
de campo
tema 5
Avanzado

Esta opcin es necesaria para comenzar a trabajar con una base de datos que tenemos
almacenada en disco.
Archivo
2. Seleccionar
Abrir
Buscar en:
4. Seleccionar
5. Seleccionar
El archivo que queremos abrir
6. Hacer clic sobre
Abrir
n
o
Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de una tabla

Usaremos esta opcin para comenzar a introducir datos dentro de la tabla.
Una vez abierta la base de datos...
1. Hacer clic sobre
Tablas
2. Hacer doble clic sobre
La tabla que deseamos abrir
n
o

Recuerda que los datos a introducir deben ser del mismo tipo del que se haya especificado en la
creacin de la tabla.
De esta forma rellenaremos los campos de la tabla con datos.
1. Seleccionar
El campo del registro deseado
2. Teclear
El dato deseado

Con esta opcin podemos pasar al siguiente campo para evitar el uso del ratn y as
introducir datos de una manera ms rpida. Al usar este procedimiento en el ltimo
campo de un registro, pasaremos al primer campo del registro siguiente.
1. Pulsar
La tecla ENTER (Tambin se puede usar el tabulador)
Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una columna
La modificacin del ancho de la columna permite trabajar mas cmodamente y ver la informacin
completa.
De
esta
manera
podemos
dimensionar
los
campos
cuando
los
datos
que
introducimos son ms grandes y no se visualizan completamente.

1. Situar el puntero del ratn
Sobre la lnea de
separacin vertical entre dos
campos
2. Arrastrar con el ratn
Hasta conseguir la dimensin deseada
Operaciones con los registros: Peculiaridades segn el tipo de campo

Dependiendo del tipo de campo donde estemos situados para introducir el dato
deberemos proceder de una forma u otra:
Los campos autonumricos no se escribirn. El ordenador lo har por nosotros.
Los campos tipo Texto y Memo admiten cualquier carcter del teclado o smbolo.
Los datos para campos numricos (Nmero y Moneda) deben introducirse sin
separadores de miles (punto) y con separador decimal (coma) cuando sea necesario.
Los datos para campos tipo Fecha/hora debern seguir los siguientes formatos:
Fecha: Da/Mes/Ao
Hora: Hora:Minutos:Segundos
Los datos para campos tipo S/No se activarn/desactivarn pulsando la barra de

espacio del teclado o bien haciendo clic con el ratn.
Los datos de tipo Hipervnculo deben contener una direccin vlida de Internet o
bien una ruta de directorio* existente.

Con esta opcin almacenaremos en disco la tabla con los registros que se encuentren en
su interior.
Archivo
2. Seleccionar
Guardar
Tambin es posible guardar de nuevo una tabla haciendo clic sobre el icono
barra de herramientas estndar.
de la

Sabemos recuperar un trabajo iniciado en una sesin anterior.
Abrir una tabla y comenzar a introducir datos.
Movernos por los distintos campos.
Cmo personalizar la anchura de los campos para introducir datos.
Conocemos algunas caractersticas de los tipos de campo.
Cmo guardamos la informacin introducida.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Para comenzar a trabajar con una base de datos almacenada en disco...
usaremos la opcin Nueva del men Archivo.
usaremos la opcin Abrir del men Archivo.
usaremos la opcin Guardar del men Archivo.
2. Para situar el cursor en el siguiente campo pulsaremos la tecla...
Control.
Maysculas.
Enter.
3. La accin que debemos realizar con el ratn para cambiar el ancho de una columna
es...
hacer clic con el botn derecho.
arrastrar.
hacer clic con el botn izquierdo.
4. Sabemos que los campos de tipo autonumrico...
debemos rellenarlos evitando repetir alguno de ellos.
se rellenan automticamente cada vez que grabamos un nuevo registro.
slo pueden usarse como campo clave.
5. Para activar un campo de tipo S/No con el cursor en dicho campo debemos pulsar la
tecla...
tabulador.
Enter.
barra de espacio.
6. Para grabar rpidamente los registros introducidos en la tabla podemos...
hacer clic sobre el icono que muestra un disquete.
hacer clic sobre el icono que muestra una carpeta amarilla.
ACTIVIDADES
1. Abre la base de datos LEHMBERG, edita la hoja de datos Tabla1 e introduce los
datos siguientes modificando los anchos de columna cuando sea necesario:
Nombre
Apellidos
Empresa
Puesto
Direccin
Poblacin C.Postal Provincia Telfono
Alejandro Becerra
Snchez
Seguros
Asociados
Dpto.
Legal
Avda.
Buenos
Aires, 12
Sevilla
41001
Sevilla
954456523 10/08/93
Ana
Rubio
Caballero
Embutidos
Serranos
S.L.
Gerente
C/Coln, 2
Soria
42106
Soria
975231256 23/05/92
Angeles
Sotillo
Roda
Refrescos
Dpto. de
Avda. del
Lquidos S.L. Publicidad naranjo, 76
Carlos
Alonso
Cordero
Asesores
Dtor.
Avda.
Cceres
Extremeos Comercial Montaa, 12
10002
Cceres
927228734 10/11/92
Cristina
Luengo
Gmez
Discos
Musicales
S.A.
10120
Cceres
927532475 10/11/92
Eusebio
Prez
Honda
Colchones
Jefe de
C/ Libertad,
Mullidos S.A. Produccin 44
Zaragoza 50011
Zaragoza 976303030 11/01/91
Fernando Santos
Prez
Boutique
Ana
Propietario C/ Lepanto,
17
Barcelon 08077
a
Barcelon 935550090 20/07/93

a
Ignacio
Imprenta
Pacense
Jefe de
C/ Las
Produccin Huertas, 12
Mrida
06100
Badajoz
924371221 5/12/92
Bingo la
Estrella
Jefe de
Sala
Plaza Roma, Madrid

8
28028
Madrid
914036288 4/02/93
Cceres
10001
Cceres
927272398 5/12/92
Buades
lvaro
Jernimo Santos
Prez
Burguillos 47035
del cerro
Dtor. De
C/ El Pez, 10 Trujillo
Marketing
F.1
Pedido
Valladolid 983552122 19/12/91
Juan Luis Aranaz

Elctricas
Rodrguez Aranaz
Encargado Avda,
Cnovas, 2
Joaqun
Gmez
Trillar
Cafetera
Gmez
Gerente
C/ Coln, 10 Badajoz
06005
Badajoz
927278824 12/11/92
Juan
Martnez
Morales
Embutidos
Badajoz
Director
C/ Donoso
Cortes, 1
Cceres
10003
Cceres
927272398 9/08/93
Javier
Salinas del Conservas

Ro
de pescado
Dtor.
Ctra. De la
Comercial Playa, 67
Villa del
mar
27333
Lugo
982432020 9/09/93
2. Graba los registros anteriores, cierra la tabla y haz lo mismo del ejercicio 1 para la
Tabla2:
Cdigo del
artculo
Descripcin
Proveedor Precio
unitario
Quedan en
stock
Stock de
seguridad
CO-00011
Impresora Matricial K-2
10003
132,22
CO-00013
Impresora Lser
10003
793,34
CO-00021
Impresora chorro tinta
10003
363,61
CO-00100
Tner Impresora
10001
60,10
CO-00102
Cintas de impresora
10002
13,82
15
CO-00105
Revelador Lser
10001
150,25
CO-00108
OPC Lser
10005
342,58
ACTIVIDADES
DD-00001
Disqueteras 5,25 HD
10020
120,20
DD-00002
Disqueteras 3,5 HD
10020
150,25
DD-00004
Disqueteras 5,25 DD
10018
90,15
DD-00005
Disqueteras 3,5 DD
10019
108,18
DS-00001
Caja disquetes 3,5 HD
10010
6,01
23
DS-00002
Caja disquetes 5,25 HD
10010
10,22
15
3. Cierra Tabla2 y sal de Microsoft Access 2000.
ACCESS
2000
Filtros y seleccin de registros

Visualizacin de todos los registros. Aplicar filtro para
bsqueda de datos
tema 6
Avanzado
Visualizacin de todos los registros. Aplicar filtro para bsqueda de datos
El filtrado de la informacin permite visualizar la informacin que necesitemos en cada

momento.
Utilizaremos esta opcin para poder mostrar en pantalla todos los registros de la
tabla, o bien aplicar un filtro que seleccione y muestre slo aquellos registros que
cumplan una condicin determinada. Para ello podemos usar tres tipos diferentes de
filtro:
Filtro por seleccin

Este filtro realiza una seleccin de aquellos registros cuyo valor del campo es igual al
valor del campo del registro seleccionado.
1. Hacer clic con el botn derecho
Sobre el campo sobre el que realizaremos el
2. Seleccionar
Filtro por seleccin
filtro
n
o
Filtro excluyendo la seleccin

Este filtro realiza una seleccin de aquellos registros cuyo valor del campo es distinto al
valor del campo del registro seleccionado

filtro
2. Seleccionar
Filtro excluyendo la seleccin
n
o
Filtro por cadena de texto

Este filtro realiza una seleccin de aquellos registros cuyo valor del campo es igual a la
cadena de texto que escribimos en el men contextual

filtro
2. Seleccionar
Filtrar por
3. Teclear
El valor del filtro
Quitar filtro u ordenar

Este opcin desactiva cualquier filtro u ordenacin previamente activada.
Sobre cualquier celda de la tabla
2. Seleccionar
Quitar filtro u orden

Existen botones, justo encima de la barra de estado de Access, que nos permite
movernos a travs de los registros de la tabla.
1. Seleccionar
Para ir al primer registro de la tabla
2. Seleccionar
Para ir al registro anterior de la tabla
3. Seleccionar
Para ir al registro siguiente de la tabla
4. Seleccionar
Para ir al ltimo registro de la tabla
Podemos seleccionar uno o varios registros simultneos para copiarlos, moverlos o
borrarlos.
Seleccionar un registro
1. Hacer clic
En el selector de registros (a la izquierda del primer campo).
Seleccionar varios registros

1. Hacer clic
En el primer registro
2. Pulsar
La tecla maysculas (mantener pulsada hasta el final de la
3. Arrastrar
Hasta el ltimo registro
operacin)
n
p
Seleccionar todos los registros

Edicin
2. Elegir

Cmo crear una nueva base de datos.
Crear y guardar tablas en una base de datos.
Seleccionar las opciones de los campos ms oportunos.
Cmo le asignamos la clave principal a una tabla.
Regresar a la ventana de base de datos.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Cuntos tipos diferentes de filtros podemos aplicar en Access?
Dos.
Tres.
Cuatro.
2. Usaremos el filtro de seleccin para...
mostrar en pantalla aquellos registros que sean diferentes al valor del campo
seleccionado.
mostrar en pantalla aquellos registros que coincidan con el valor del campo
seleccionado.
mostrar todos los registros de la tabla.
3. Si queremos mostrar los registros diferentes al texto que hemos seleccionado,

usaremos...
el filtro excluyendo a la seleccin.
el filtro por seleccin.
el filtro por cadena de texto.
4. La herramienta que nos permite movernos rpidamente por los registros se

encuentra...
justo debajo de la barra de men.
justo encima de la barra de tareas.
justo encima de la barra de estado.
5. La accin que debemos llevar a cabo con el ratn para seleccionar varios registros
es...
hacer clic en el primero y doble clic en el ltimo, manteniendo pulsada la tecla

Control.
hacer clic en el primero y arrastrar con el ratn hasta el ltimo, manteniendo
hacer clic en el primero y clic en el ltimo, manteniendo pulsada la tecla Alt.
pulsada la tecla Maysculas.
6. La opcin que nos permite seleccionar todos los registros se encuentra en el men...
Archivo.
Edicin.
Herramientas.
ACTIVIDADES
1. Abre la base de datos LEHMBERG y edita la Tabla1.
2. Realiza un filtro de seleccin por el campo Provincia de aquellos registros cuyo
contenido sea Cceres.
3. Desactiva el filtro anterior y realiza un nuevo filtrado excluyendo a la seleccin por el
campo Provincia de aquellos registros cuyo contenido no sea Cceres.
4. Desactiva el filtro anterior y realiza un nuevo filtrado por cadena de texto y por el
campo Puesto de aquellos registros cuyo contenido sea la cadena Gerente.
5. Desactiva el filtro anterior y muvete al ltimo registro de la tabla haciendo uso del
navegador de registros de la tabla.
6. Vuelve al primer registro haciendo uso del navegador de registros de la tabla y
seleccinalo.
7. Deselecciona el primer registro y selecciona los registros del 2 al 6. Aplica un filtro de
seleccin.
8. Desactiva el filtro anterior, selecciona todos los registros de la tabla y vuelve a
seleccionar el ltimo registro de la misma.
9. Cierra la tabla y cierra Access.
ACCESS
2000
Formato y presentacin de datos

TEMA 7. Presentacin de datos en pantalla.
TEMA 8. Imprimir.
Objetivos:
Bsqueda de informacin.
Reemplazar y modificar el contenido de los campos.
Modificar la apariencia de los datos.
Vistas de trabajo.
Impresin y opciones de impresin.
mdulo 3
Avanzado
ACCESS
2000
Presentacin de datos en pantalla

Mover columnas
Vistas de una tabla
tema 7
Avanzado
Con la busqueda podemos localizar cierta informacin de una forma eficaz.

Podemos realizar varios tipos de bsqueda para localizar un dato en concreto, es
decir, un campo determinado de un registro. La siguiente relacin muestra las opciones
que podemos seleccionar o activar y cmo afectarn a la bsqueda:
Al seleccionar o activar...
Conseguimos...
Que busque la cadena desde ese registro hasta el
Buscar en: Arriba
primero de la tabla.
Que busque la cadena desde ese registro hasta el
Buscar en: Abajo
ltimo de la tabla.
Que busque la cadena en todos los registros de la
Buscar en: Todos
tabla.
Coincidir: Cualquier
Que la bsqueda sea efectiva si la cadena forma
parte del campo
parte de cualquier campo.
Coincidir: Hacer coincidir
Que la bsqueda sea efectiva slo si la cadena
todo el campo
coincide completamente con el campo.
Coincidir: Comienzo del
Que la bsqueda sea efectiva si la cadena coincide
campo
con el comienzo del campo.
Maysculas y
Que la bsqueda se realice comparando exactamente
minsculas
los caracteres en maysculas y minsculas.
Buscar los campos con
Que la bsqueda se realice tambin en campos con
formato
formato aplicado (negrita, subrayado...).
Buscar
slo
el
campo
Que la bsqueda se realice slo en el campo indicado

previamente.
activo
Tras seleccionar el campo o campos donde buscar (opcional):

Edicin
2. Seleccionar
Buscar
3. Teclear
La cadena a buscar
4. Seleccionar
Las opciones de bsqueda
5. Hacer clic en
Buscar primero
6. Una vez localizado
Hacer clic en cerrar
n
p
s
q

sta es la opcin ms rpida para sustituir datos en una tabla. Las opciones de
reemplazar son exactamente iguales a las del comando Buscar, excepto la lista
coincidir que se cambia por un cuadro de seleccin que slo admite dos valores.
Solamente debemos distinguir entre los botones Reemplazar y Reemplazar todo
pues, mientras uno reemplaza nicamente el ltimo dato encontrado, el segundo
reemplazar todos los existentes sin pedirnos confirmacin.
Edicin
2. Seleccionar
Reemplazar
3. Teclear
El texto a buscar
4. Teclear
El texto para reemplazar
5. Hacer clic sobre
Buscar siguiente
6. Hacer clic sobre
Reemplazar (para reemplazar la primera ocurrencia)
7. Hacer clic sobre
Reemplazar todos (para reemplazar todas las ocurrencias)
8. Hacer clic sobre
Cerrar
s
t
u

Modificando la altura podemos ver todo el contenido del campo en varias lneas.
Con esta opcin podremos aumentar el tamao vertical de cada registro de forma
que los datos que tengan una longitud excesiva puedan visualizarse en dos o ms filas y
los caracteres muy altos quepan dentro del espacio asignado.
Formato
2. Seleccionar
Alto de fila...
3. Teclear
El nuevo valor
4. Hacer clic sobre
Aceptar
Mover columnas
Aunque los campos se encuentren definidos en un orden determinado dentro del diseo
de tabla, es posible modificar el orden en que stos aparecen en la vista de datos.
1. Seleccionar
La columna que deseamos mover en el selector de campo
2. Arrastrar
Hasta la nueva posicin

Con estas opciones podemos mostrar u ocultar las columnas que necesitamos reduciendo el
volumen de datos visualizados.
Con este comando podremos seleccionar aquellas columnas que deseemos para
dejar en pantalla slo aquellos campos que realmente necesitemos. Esta opcin no borra
ningn dato, solamente los oculta.
Ocultar columnas
1. Seleccionar
La/s columna/s que deseemos ocultar
Formato
3. Seleccionar
Ocultar columnas
o
n
Visualizar columnas
Formato
2. Seleccionar
Mostrar columnas...
3. Activar/Desactivar
Los campos que deseemos
4. Hacer clic sobre
Cerrar
Vistas de una tabla

Siempre que trabajemos con cualquier objeto de Access 2000, ya sea una tabla, una
consulta, un formulario o un informe, podremos seleccionar varios tipos de vistas
diferentes (no disponibles todas ellas desde cada objeto), por ejemplo:
Vista de diseo: En esta vista podremos realizar modificaciones en el objeto.
Vista de datos: En esta vista podremos visualizar los datos del objeto.

Cmo localizar un campo por su valor.
Sabemos reemplazar valores por otros uno a uno o bien todos los que coincidan.
Sabemos modificar la altura de las filas.
Organizar las columnas, movindolas, ocultndolas y mostrndolas.
Diferenciamos las distintas vistas segn lo que estemos realizando en cada

momento.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. La opcin de bsqueda que permite localizar exactamente una cadena es...
Comienzo del campo.
Hacer coincidir todo el campo.
Cualquier parte del campo.
2. La opcin Buscar slo el campo activo realizar la bsqueda en...
Cualquier campo de la tabla activa.
Los campos del mismo tipo donde se encuentre el cursor.
El campo donde se encuentre el cursor.
3. Para reemplazar todos los datos existentes por uno dado, seleccionaremos...
Reemplazar.
Reemplazar todos.
Buscar siguiente.
4. La opcin para modificar la altura de los registros en pantalla se encuentra en el

men...
Edicin.
Registros.
Formato.
5. Cuando ocultamos los datos de una columna, stos...
son borrados automticamente.
solamente son ocultados.
aparecen ocultados parcialmente.
6. Qu tipo de vista nos permite realizar modificaciones en la estructura de una tabla?
Diseo.
Datos.
Formulario.
ACTIVIDADES
1. Abre la tabla Tabla1, haz clic en el primer registro o en el ltimo, segn sea la
ordenacin, y realiza las siguientes bsquedas. Cuando termines, cierra la tabla.
Seleccionar
campo
Coincidir
Activar
Buscar
en
May/Min
MADRID
Hacer coincidir todo el

campo
Todos los
campos
Arriba
Desactivado
92
Comienzo del campo
Campo activo
Abajo
Desactivado
Buscar
Telfono
2. Abre la tabla Tabla2, haz clic en el primer registro o en el ltimo, segn sea la
ordenacin, y realiza las siguientes bsquedas. Cuando termines, cierra la tabla.
Seleccionar
campo
Buscar
Descripcin
Quedan en stock
Coincidir
Activar
Buscar
en
May/Min
3,5
Cualquier parte del campo
Campo activo
Abajo
Desactivado
Hacer coincidir todo el

campo
Todos los
campos
Arriba
Desactivado
3. Abre la tabla Tabla1 y realiza los siguientes reemplazos con la opcin Reemplazar
todos. Cuando termines, cierra la tabla.
Seleccionar
campo
Reemplazar por
Buscar en
May/Min
Coincidir
todo
Madrid
Mlaga
Todos los
campos
Activado
Desactivado
91
95
Campo activo
Desactivado
Desactivado
Buscar
Telfono
4. Abre la tabla Tabla2 y realiza los siguientes reemplazos con la opcin Reemplazar
todos. Cuando termines, cierra la tabla.
Seleccionar
campo
Buscar
Reemplazar por
Buscar en
May/Min
Coincidir
todo
Cdigo del artculo
D.D.
CD
Campo activo
Desactivado
Desactivado
Proveedor
100
101
Campo activo
Desactivado
Desactivado
5. Abre la tabla Tabla1 y del campo Direccin modifica manualmente todas las
cadenas Avda por Av.
6. Modifica la altura de las filas de Tabla1 a 12.
7. Mueve columnas Empresa y Telfono a la izquierda de Tabla1.
8. Oculta las siguientes columnas:
Empresa
Apellidos
Puesto
Direccin
9. Muestra de nuevo todas las columnas de Tabla1.

10. Activa la vista de diseo de tabla.
11. Vuelve a activar la vista de datos.
12. Cierra la tabla.
Provincia
Fecha del primer pedido
ACCESS
2000
Imprimir
Impresin de datos
Salida a impresora
tema 8
Avanzado
Usaremos esta opcin para configurar los mrgenes de impresin en el papel y decidir si
queremos mostrar los encabezamientos de los campos en el borde superior de cada
pgina.
Archivo
2. Seleccionar
Imprimir
3. Hacer clic sobre
Configurar...
4. Modificar
Los mrgenes deseados
5. Activar/Desactivar
Encabezados de impresin segn se desee
6. Hacer clic sobre
Aceptar
q
p
Esta opcin es muy til para visualizar la distribucin de los datos en la hoja antes de
mandar el trabajo a la impresora.
Archivo
2. Seleccionar
Vista preliminar
3. Hacer clic sobre
Cerrar
Impresin de datos
Con la impresin podemos presentar el resultado de nuestro trabajo en papel.
Con esta opcin podremos realizar una o varias copias en papel de todos o de
algunos registros de una tabla (en este ltimo caso deberemos seleccionar los registros
a imprimir previamente).
Archivo
2. Seleccionar
Imprimir
Nombre (en Impresora)
4. Seleccionar
5. Seleccionar
El nmero de copias
6. Seleccionar entre
Todo, Pginas o Registros seleccionados
7. Seleccionar
La primera y ltima pgina si procede
8. Hacer clic sobre
Aceptar
p
q
r
s
Salida a impresora
Con Access tenemos la posibilidad de imprimir los datos seleccionados desde la ventana
de vista preliminar.
1. Hacer clic sobre
El botn que muestra una impresora
2. Hacer clic sobre
Cerrar

Cmo configurar los mrgenes de impresin.
Sabemos previsualizar los datos antes de imprimir.
Sabemos realizar la impresin de los resultados y aumentar el nmero de copias.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. La opcin Configuracin de impresin nos permite...
especificar los mrgenes de impresin, los encabezados de campo y la calidad de

impresin.
especificar los mrgenes de impresin.
especificar los mrgenes de impresin as como los encabezados de campo.
2. Para acceder a las opciones de Configuracin de impresin...
haremos clic sobre el botn Configurar... del cuadro de dilogo imprimir.
seleccionaremos la opcin Configurar... del men Archivo.
haremos clic sobre el botn Configurar impresora del cuadro de dilogo

imprimir.
3. La vista preliminar sirve para...
visualizar la distribucin de los datos en la hoja cuando se imprima.
visualizar todas las hojas al mismo tiempo.
visualizar los datos de la hoja antes de abrir el archivo.
4. Para imprimir una hoja desde la vista preliminar...
haremos clic sobre el botn que muestra una pgina enmarcada.
haremos clic sobre el botn que muestra una lupa.
haremos clic sobre el botn que muestra una impresora.
5. La opcin de impresin sirve para...
realizar una o varias copias en papel de todos los registros de una tabla.
realizar una o varias copias en papel de algunos o de todos los registros de una
tabla.
realizar una copia en papel de algunos o de todos los registros de una tabla.
6. La opcin para imprimir se encuentra en el men...
Archivo.
Edicin.
Herramientas.
ACTIVIDADES
1. Imprime la tabla Tabla1 sin especificar ningn tipo de opcin.
2. Configura los mrgenes como los de la figura siguiente e imprime la hoja con los
encabezados de campo. Cierra la tabla.
Mrgen
Distancia
Izquierdo
2 cm.
Derecho
2 cm.
Superior
1,5 cm.
Inferior
3 cm.
3. Activa la vista preliminar e imprime la tabla Tabla2.

4. Imprime las siguientes tablas con la configuracin indicada.
TABLA
Tabla1
CONFIGURAR
IMPRESORA
ORIENTACION
Impresora predeterminada
Horizontal
TAMAO PAPEL
MARGENES
A4
Izq: 1,5
Dch: 2
Sup: 2,3
Inf: 1,8
IMPRESIN
RANGO IMPRESIN
CALIDAD
COPIAS
INTERCALAR
Todas las pginas
600 dpi.
Desactivado
TABLA
Tabla2
CONFIGURAR
IMPRESORA
ORIENTACION
Impresora predeterminada
Vertical
TAMAO PAPEL
MARGENES
A4
Izq: 1,8
Dch: 1,5
Sup: 2
Inf: 2,3
IMPRESIN
RANGO IMPRESION
CALIDAD
COPIAS
INTERCALAR
Todas las pginas
600 dpi.
Activado
ACCESS
2000
Mantenimiento de bases de datos

TEMA 9.
Mantenimiento de tablas
TEMA 10. Proteccin de datos

TEMA 11. Ordenacin
Objetivos:
Introducir, mantener e eliminar registros.
Modificar el diseo de las tablas.
Copiar, vaciar y eliminar tablas completas.
Restringir el acceso a la base de datos.
Ordenacin de los datos.
Mantenimiento de ndices.
mdulo 4
Avanzado
ACCESS
2000
Mantenimiento de tablas
Operaciones con los registros: Introducir nuevos registros
Operaciones con los registros: Modificacin de datos
introducidos
Operaciones con los registros de una hoja: Borrar/suprimir
registros
tema 9
Avanzado
Operaciones con los registros: Introducir nuevos registros

Esta opcin se encontrar disponible una vez hayamos abierto la tabla. Los nuevos
registros se agregarn siempre al final de la tabla, justo detrs del ltimo registro
introducido.
Insertar
2. Seleccionar
Nuevo registro
3. Teclear
Los datos deseados en los campos del nuevo registro
Registros
5. Seleccionar
Actualizar
Operaciones con los registros: Modificacin de datos introducidos

Podemos cambiar parte del contenido de un campo o bien el campo completamente.
Modificar parte del contenido de un campo

1. Seleccionar
El campo que vamos a modificar
2. Pulsar la tecla
F2
3. Corregir
La parte del campo deseada
n
o
Modificar todo el campo

1. Seleccionar
El campo que vamos a modificar
2. Teclear
El nuevo dato
Modificar el contenido con el ratn

Con esta opcin podremos modificar el contenido de un campo mediante el uso del
ratn. Es importante marcar el campo a modificar, siempre que el puntero sea una barra
vertical y no una cruz.
1. Hacer clic sobre
El campo deseado
2. Realizar
Las modificaciones deseadas
Podemos modificar el diseo de tabla, pero siempre que el campo que modifiquemos no tenga
ninguna relacin con otra tabla.
Una vez hemos creado una tabla, siempre podremos modificar los campos
existentes, aadirle nuevos campos (siempre que no pasen de 255) o quitarle alguno de
ellos (lo que implica, lgicamente, una prdida de datos) e, incluso, modificar las
propiedades de los campos existentes.
Modificar los campos existentes

1. Hacer clic sobre
Tablas
2. Seleccionar
La tabla que queremos modificar
3. Hacer clic sobre
Diseo
4. Seleccionar
El nombre del campo a modificar y realizar los cambios

deseados
Tipo de datos del campo a modificar
6. Seleccionar
Un valor de la lista
7. Seleccionar
La descripcin del campo a modificar y realizar los cambios

deseados
8. Hacer clic sobre
El icono guardar
9. Hacer clic sobre
El botn cerrar de la ventana de diseo de tabla
p
n
o
v
r
q
s
Modificar las propiedades de los campos

1. Hacer clic sobre
Tablas
2. Seleccionar
3. Hacer clic sobre
Diseo
4. Seleccionar
El campo deseado en el selector de campos
5. Seleccionar
La propiedad que deseamos modificar y teclear o seleccionar
6. Hacer clic sobre
El icono guardar
7. Hacer clic sobre
el nuevo valor
n
o
Eliminar un campo existente

1. Hacer clic sobre
Tablas
2. Seleccionar
3. Hacer clic sobre
Diseo
4. Seleccionar
El campo que queremos eliminar en el selector de campos
Edicin
6. Seleccionar
Eliminar
7. Hacer clic sobre
n
o
q
s
Aadir un nuevo campo

1. Hacer clic sobre
Tablas
2. Seleccionar
3. Hacer clic sobre
Diseo
4. Seleccionar
El nombre del primer campo en blanco y teclearlo
5. Seleccionar
El tipo de campo
6. Teclear
La descripcin del campo
7. Hacer clic sobre
El icono guardar
8. Hacer clic sobre
n
o
Operaciones con los registros de una hoja: Borrar/suprimir registros

Usaremos esta opcin para eliminar registros de la tabla. Es importante saber que, una
vez borrado un registro, ste ser irrecuperable.
1. Seleccionar
El registro a borrar en el selector de registros
Edicin
3. Seleccionar
Eliminar registro
4. Hacer clic sobre

Puede ser muy interesante copiar estructuras, datos o ambas cosas y ahorrar gran cantidad de
tiempo.
Una tabla puede ser copiada de tres formas diferentes: estructura solamente,
estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.
Copiar estructura solamente

Con esta opcin creamos un duplicado exacto de la estructura de una tabla. Esta opcin
es til cuando, por ejemplo, necesitamos una rplica vaca de una tabla existente.
1. Seleccionar
La tabla cuya estructura queremos copiar
Edicin
3. Seleccionar
Copiar
Edicin
5. Seleccionar
Pegar
6. Teclear
El nuevo nombre
7. Seleccionar la opcin
Estructura solamente
8. Hacer clic sobre
Aceptar
n
o
p
q
s
t
Copiar estructura y datos

Con esta opcin creamos un duplicado exacto de una tabla (incluida estructura y datos)
pero con otro nombre.
1. Seleccionar
La tabla cuya estructura y datos queremos copiar
Edicin
3. Seleccionar
Copiar
Edicin
5. Seleccionar
Pegar
6. Teclear
El nuevo nombre
Estructura y datos
8. Hacer clic sobre
Aceptar
Anexar datos a la tabla existente

Con esta opcin agregamos los datos de una tabla a los datos de otra tabla. Para poder
usar esta herramienta, ambas tablas debern tener la misma estructura.
1. Seleccionar
La tabla cuyos datos queremos aadir
Edicin
3. Seleccionar
Copiar
Edicin
5. Seleccionar
Pegar
6. Teclear
El nombre de la tabla a la que vamos a aadir los
Anexar datos a la tabla existente
8. Hacer clic sobre
Aceptar
datos

Cuidado cuando vaciemos una tabla, ya que no podremos recuperar los datos.
Esta opcin es til para vaciar una tabla manteniendo su estructura intacta.
1. Hacer clic sobre
Tablas
2. Seleccionar
La tabla que queremos vaciar
3. Hacer clic sobre
Abrir
Edicin
5. Seleccionar
Edicin
7. Seleccionar
Eliminar registro
8. Hacer clic sobre
p
n
o
Usaremos esta opcin para excluir de forma permanente una tabla de la base de datos.
En
cualquier
base
de
datos,
sta
es
la
opcin
que
puede
complicaciones, pues los datos se pierden de manera irreversible.

1. Hacer clic sobre
Tablas
2. Seleccionar
La tabla a eliminar
Edicin
4. Seleccionar
Eliminar
5. Hacer clic sobre
acarrear
mayores

Sabemos introducir nuevos registros en la tabla.
Podemos modificar la estructura de la base de datos con datos introducidos.
Sabemos eliminar informacin de la base de datos.
Copiamos, vaciamos, y eliminamos tablas completas.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Los nuevos registros que introducimos en la tabla se sitan...
en su orden, segn el campo clave.
al principio de la tabla.
al final de la tabla.
2. Si queremos tener la certeza de que los datos introducidos no se pierdan, debemos...
seleccionar la opcin Actualizar del men Registros.
seleccionar la opcin Guardar registros del men Registros.
cerrar la tabla y volver a abrirla.
3. Si borramos un campo en la estructura de una tabla, ...
perderemos los datos introducidos en ese campo.
Access cambiar la posicin de los datos introducidos para no perderlos.

Access no nos dejar borrar el campo hasta que se encuentre vaco.
4. Los modos posibles de copiar una tabla son...
estructura solamente, estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.
estructura solamente y estructura y datos.
estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.
5. Para vaciar una tabla que se encuentra con datos debemos...
usar la opcin Vaciar del men Edicin.
seleccionar todos los registros y eliminarlos.
ir borrando todos los registros de uno en uno.
6. Cuando no necesitemos una tabla y deseemos borrarla de la base de datos...
debemos vaciarla de registros para poder eliminarla.
la seleccionaremos y usaremos la opcin Borrar tabla del men Edicin.
la seleccionaremos y usaremos la opcin Eliminar del men Edicin.
ACTIVIDADES
1. Inicia Access y abre la base de datos LEHMBERG.
2. Abre la tabla Tabla2, insrtale los dos siguientes registros y actualiza la tabla:
Cdigo del artculo
Descripcin
SC-00012
Scanner Color
Proveedor
10003
Precio unitario
75,13
Quedan en stock
2
Stock de seguridad
2
SC-00015
Scanner B/N
10002
63,71
3. Modifica los dos registros introducidos, cambindole el Stock de seguridad a 3.

4. Cierra la tabla.
5. Abre el diseo de la tabla Tabla1 y realiza las siguientes modificaciones en su
estructura:
Campo
Puesto
Cdigo Postal
Telfono
Tipo
Memo
Numrico
Numrico
6. Abre el diseo de la tabla Tabla1 y realiza las siguientes modificaciones en las

propiedades de los campos:
Campo
Apellidos
Cdigo Postal
Telfono
Tipo
Texto
Numrico
Numrico
Propiedad
Tamao de campo
Tamao de campo
Valor prederteminado
Valor
70
Simple
0000000
7. Abre el diseo de la tabla Tabla1 y elimina el campo Poblacin:

8. Abre el diseo de la tabla Tabla1 y aade los siguientes campos:
Campo
Observaciones
Varn
Telfono
Tipo
Memo
S/No
Numrico
9. Abre la tabla Tabla1 y borra los siguientes registros:

Nombre
Apellidos
Empresa
Puesto
Direccin
C.Postal
Provincia
Telfono
F.1 Pedido
Angeles
...
...
...
...
...
...
...
...
Jernimo
...
...
...
...
...
...
...
...
10. Copia la estructura de la tabla Tabla1 con el nombre CLIENTE.

11. Abre la tabla CLIENTE y adele los siguientes registros. Cuando termines, cirrala.
Nombre
Apellidos
Empresa
Puesto
Direccin
Mara
Cardo Merita
Mara
Mara
C.Postal
Provincia
Telfono
F.1 Pedido
C/Casto, 23
28001
Madrid
913613224
2/08/93
Franco Alon
Boutique
Director
C/Carlos,3
06001
Badajoz
924221514
2/05/93
Gus Carro
La piel
Encargado
S. Antonio,9
06100
Badajoz
924371490
1/05/93
Ofelia
Luen Morn
Armera
Encargada
S. Marina 11
06005
Badajoz
924231298
6/08/93
Paloma
lvarez Bur
Hospital
Informtica
Virgen, 25
41010
Sevilla
954458723
17/04/93
12. Copia la estructura y los datos de la tabla Tabla2 y ponle el nombre de ALMACEN.
13. Selecciona la tabla CLIENTE y cpiala aadiendo los datos a la tabla Tabla1.
14. Selecciona la tabla Tabla1 y vacala.
15. Selecciona la tabla Tabla1 y brrala.
Proteccin de datos
tema 10
ACCESS
2000

De esta forma nos aseguramos de ser los nicos que estamos utilizando la base de datos.
Usaremos esta opcin para poder acceder a las herramientas de proteccin de bases de
datos. Si no abriramos la base de datos en modo exclusivo, otros usuarios podran
estar modificando datos mientras nosotros intentamos protegerla, lo cual derivara en un
error.
Archivo
2. Seleccionar
Abrir
Buscar en:
4. Seleccionar
5. Seleccionar
El archivo que queremos abrir
6. Hacer clic sobre
La flecha pequea del botn Abrir
7. Hacer clic sobre
n
o
s
t

Debemos proteger la base de datos cuando queramos restringir el uso de la misma.
Usaremos esta opcin sobre una base de datos abierta en modo exclusivo para evitar
que otros usuarios puedan modificar la base de datos. Desde el momento en que
protegemos una base de datos, Access nos permitir aadir una contrasea que slo
sabremos nosotros.
Herramientas
2. Seleccionar
Seguridad
3. Seleccionar
Establecer contrasea para la base de datos...
4. Teclear
La contrasea deseada
5. Volver a teclear
La contrasea anterior
6. Hacer clic sobre
Aceptar
s
q
r

Cuando queramos permitir al resto de usuarios abrir una base de datos protegida
tendremos que utilizar esta herramienta. A partir de ese momento, Access dejar de
preguntarnos por la contrasea de apertura de la base de datos.
Herramientas
2. Seleccionar
Seguridad
3. Seleccionar
Anular la contrasea establecida para la base de datos
4. Teclear
La contrasea de proteccin
5. Hacer clic sobre
Aceptar
r
q

Sabemos abrir una base de datos en modo exclusivo.
Podemos proteger una base de datos para restringir el acceso.
Tambin podemos desproteger una base de datos que hayamos protegido

anteriormente.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Para poder acceder a las herramientas de proteccin debemos...
abrir la base de datos slo nosotros, advirtindolo a los dems usuarios.
abrir la base de datos normalmente.
abrir la base de datos en modo exclusivo.
2. Para abrir una base de datos en modo exclusivo tendremos que...
marcar la casilla de verificacin En modo exclusivo.
hacer clic sobre la opcin Abrir en modo Exclusivo.
cerrarla en el ordenador de los dems usuarios.
3. Cuando protegemos una base de datos, al abrirla...
se nos pedir una contrasea de entrada.
no podremos modificar los datos de ninguna forma posible.
nos pedir nuestro nombre y slo podremos modificarla nosotros.
4. Desprotegeremos una base de datos...
cuando queramos permitir al resto de usuarios el acceso a la misma.

para permitir al resto de usuarios la visualizacin, pero no modificacin, de los
datos de la misma.
para poder borrarla.
5. Para proteger una base de datos debemos...
guardarla con un nombre diferente al que tiene.

seleccionar la opcin Establecer contrasea para la base de datos del men
Herramientas.
seleccionar la opcin Establecer contrasea para la base de datos del men

Registros.
6. Para desproteger una base de datos debemos saber...
nada, pues cualquiera puede desprotegerla.
la contrasea de proteccin.
el nmero de registros que contiene.
ACTIVIDADES
1. Abre la base de datos LEHMBERG en modo exclusivo. Abre la tabla ALMACEN y
protgela con la contrasea proteger.
2. Cierra la tabla y la base de datos; brelas de nuevo e introduce la contrasea cuando
se te pida.
3. Desprotege de nuevo la tabla usando la herramienta correspondiente.
ACCESS
2000
Ordenacin
Indices
Borrar un ndice
tema 11
Avanzado

La ordenacin permite organizar y localizar rpidamente la informacin.
En la vista de datos de una tabla, Access nos permite ordenar por varios campos. Para
ello, ser necesario que las columnas por las que vayamos a ordenar estn contiguas y
en el orden correcto; la situada ms a la izquierda ser la que establezca el orden
principal de los registros, la siguiente establecer el orden de aquellos registros que
tengan el mismo valor en la anterior, y as sucesivamente. Los criterios de ordenacin se
muestran en la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla y significan lo
siguiente:
Ordena la columna en orden ascendente
Ordena la columna en orden descendente
1. Mover
Las columnas que definirn los criterios de ordenacin a la posicin

deseada
2. Seleccionar
Las columnas que definirn los criterios de ordenacin
3. Seleccionar
El criterio de ordenacin
Tambin es posible acceder a los criterios de ordenacin mediante la barra de mens.

Registros
2. Seleccionar
Ordenar
3. Seleccionar entre:
Ordenar ascendente
Ordenar descendente
n
o

Esta opcin es muy til para generar una tabla idntica a otra que tenemos creada,
aunque ordenada segn los campos y criterios que nosotros especifiquemos. En esta
primera parte realizaremos una copia de la tabla original.
1. Seleccionar
La tabla cuya estructura y datos queremos copiar
Edicin
3. Seleccionar
Copiar
Edicin
5. Seleccionar
Pegar
6. Teclear
El nuevo nombre
Estructura y datos
8. Hacer clic sobre
Aceptar

En este segundo paso abriremos la tabla copiada para ordenarla segn nuestros
criterios.
1. Seleccionar
La tabla copiada (la que deseamos ordenar)
2. Hacer clic sobre
Abrir
3. Seleccionar
Las columnas que deseamos ordenar
4. Seleccionar
5. Hacer clic sobre
El botn cerrar tabla
6. Hacer clic sobre
q
o
ndices
Los ndices nos permiten ordenar rpidamente una tabla. Por definicin, un campo clave
siempre es ndice primario, lo que quiere decir que, cuando nos encontremos en la vista
de datos de una tabla, siempre estar ordenada por este campo (s existe). Los valores
posibles para un campo ndice son: s (con duplicados), s (sin duplicados) y no.
Para configurar un campo como campo ndice podremos optar por dos alternativas
diferentes.
Definir un campo como ndice en las propiedades del campo

Una vez hayamos seleccionado el botn Tablas...
1. Seleccionar
La tabla a la que deseamos agregar un ndice
2. Hacer clic sobre
Diseo
3. Seleccionar
El campo que deseamos indizar
4. Desplegar
La lista de valores de la propiedad indexado
5. Seleccionar
S (con o sin duplicados)
q
r
Definir un campo como ndice en la ventana de ndices

Una vez hayamos seleccionado el botn Tablas...
1. Seleccionar
La tabla a la que deseamos agregar un ndice
2. Hacer clic sobre
Diseo
Ver
4. Seleccionar
ndices
5. Teclear
El nombre del ndice
6. Seleccionar
El nombre del campo asociado a ese ndice
7. Seleccionar
8. Hacer clic sobre
El botn cerrar
de la ventana de ndices
o
q
u
r
Borrar un ndice
Usaremos esta opcin cuando no necesitemos ordenar la tabla por un campo
determinado y para reducir el tamao de almacenamiento de la base de datos en el
disco. Esta herramienta elimina un ndice de la lista de ndices asociados a una tabla.
Una vez situados en la vista de Diseo de tabla...
Ver
2. Seleccionar
ndices
3. Seleccionar
El ndice que queremos eliminar
4. Pulsar la tecla
Supr
p
q

Sabemos ordenar el contenido de una tabla.
Cmo crear tablas nuevas con los datos ordenados tomndolos de otra tabla.
Mantenimiento de ndices (crearlos y eliminarlos).
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Para poder ordenar los registros de una tabla, las columnas (campos)...
pueden encontrarse en cualquier posicin. Slo debemos seleccionarlas.
deben encontrarse contiguas y en el orden correcto.
deben encontrarse aisladas. Debemos ocultar previamente el resto.
2. Los criterios de ordenacin son...
ascendente, descendente, aleatorio y por filtro.
ascendente, descendente y aleatorio.
ascendente y descendente.
3. El primer paso a seguir para crear una tabla ordenada a partir de una existente es...
hacer una copia de la tabla original.
ordenar la tabla original al menos por un campo.
proteger la tabla original.
4. Al copiar la tabla original, la copia debe ser del tipo...
estructura y datos.
estructura solamente.
estructura, datos y formato.
5. Los ndices de una tabla sirven para...
evitar repeticiones de un campo en dos registros diferentes.
ordenar los registros de la tabla rpidamente.
poder duplicar registros fcilmente.
6. Para definir un campo ndice en las propiedades de campo seleccionaremos S en

la propiedad...
indizado.
indexado.
ndice.
ACTIVIDADES
1. Abre la base de datos LEHMBERG.
2. Abre la tabla CLIENTE y ordnala segn los campos siguientes y en el orden
especificado:
Campo
Criterio de ordenacin
Nombre
Ascendente
Apellidos
Ascendente
Empresa
Descendente
C.Postal
Descendente
3. Genera, a partir de la tabla CLIENTE, una tabla con nombre Tabla ordenada y
ordnala segn los campos siguientes y en el orden especificado:
Campo
Criterio de ordenacin
Nombre
Descendente
Apellidos
Descendente
Empresa
Ascendente
4. Cierra ambas tablas y abre la tabla ALMACEN. Mediante las propiedades de campo,
configura los campos Descripcin y Proveedor como campos ndice (con
duplicados).
5. Abre la tabla CLIENTE y mediante la ventana de ndices configura los campos
Apellidos
y Empresa como campos ndice. Guarda tu trabajo y cierra ambas
tablas.
6. Abre la tabla ALMACEN y borra el ndice asociado al campo Descripcin.
7. Cierra la tabla, sal de Access y de Microsoft Windows.
ACCESS
2000
Consultas
TEMA 12. Consultas en bases de datos relacionales
TEMA 13. Opciones de consulta
TEMA 14. Crear, ejecutar y mantener consultas
TEMA 15. Consultas de accin
Objetivos:
Crear consultas relacionadas
Manejar los campos condicionales, operadores y valores
Ordenar y dar prioridad a los campos
Editar e imprimir consultas
Conocer los diferentes tipos de consultas
mdulo 1
5
Avanzado
ACCESS
2000
Consultas en bases de datos relacionales
Agregar tablas a la ventana de relaciones
Tema 12
Avanzado

Sabemos que una base de datos con estructura relacional reparte la informacin en varias tablas
o consultas entre las que existe una relacin.
Las relaciones entre tablas y consultas deben crearse de forma que uno o varios campos
de una de ellas enlacen con el campo clave de otra.
Recordaremos las relaciones posibles entre tablas y consultas:
Uno a uno:
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla o consulta principal se
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de un registro y slo
uno de la tabla o consulta relacionada.
Uno a varios:
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla o consulta principal se
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de
la tabla o consulta relacionada.
Varios a varios:
Un registro de cualquiera de las tablas o consultas puede relacionarse con varios
registros de la otra tabla o consulta. Para establecer una relacin de varios a varios
es preciso crear una tercera tabla (cruce) e incluir en ella los campos de las claves
principales de las otras dos tablas o consultas.
En la ventana de relaciones es donde podremos crear, modificar y eliminar las relaciones entre
las tablas y consultas de la base de datos.
Herramientas
2. Seleccionar
Relaciones...
Agregar tablas y consultas a la ventana de relaciones

Usaremos esta herramienta para incluir en la ventana de relaciones las tablas o consultas que
despus vamos a relacionar.
Sobre el rea vaca de la ventana
2. Seleccionar
Mostrar tabla...
3. Seleccionar
La solapa deseada (Tablas, Consultas o

Ambas)
4. Seleccionar
La tabla o consulta deseada
5. Hacer clic sobre
Agregar
6. Una vez terminado hacer clic sobre
Cerrar
n
p
r
s
q

Podemos encontrarnos con la necesidad de quitar una tabla o consulta para excluirla de la
ventana de relaciones.
1. Seleccionar
La tabla o consulta a eliminar
Relaciones
3. Seleccionar
Ocultar tabla
o
n

Una vez hemos aadido las tablas y/o consultas necesarias estamos en disposicin de crear las
relaciones entre ellas.
1. Seleccionar
El campo de la tabla primaria
2. Arrastrar
Hasta el campo de la tabla secundaria
3. Activar si se desea
Exigir integridad referencial
4. Hacer clic sobre
Crear

Usaremos esta opcin para suprimir, de la ventana de relaciones, una relacin existente.
Sobre la relacin a eliminar
2. Seleccionar
Eliminar
3. Hacer clic sobre
n
o

Usaremos esta opcin para modificar una relacin previamente establecida.
1. Hacer clic sobre
La relacin que queremos modificar
Relaciones
3. Seleccionar
Modificar relacin...
4. Realizar
5. Hacer clic sobre
Aceptar

Cuando hayamos terminado de disear las relaciones debemos cerrar la ventana para poder
continuar trabajando.
Archivo
2. Seleccionar
Cerrar
3. Hacer clic sobre

Una base de datos con modelo relacional enlaza la informacin entre varias tablas
o consultas de forma que uno o varios campos de una de ellas conecte con el
campo clave de otra.
Las relaciones posibles entre tablas y consultas son de uno a uno, de uno a
varios y de varios a varios.
La ventana de relaciones es la herramienta para crear y modificar las relaciones

entre las tablas y las consultas.
La ventana de relaciones es donde vamos a agregar o quitar tablas o consultas a

la relacin.
En
la
ventana
de
relaciones
podemos
modificar
eliminar
una
relacin
previamente establecida.
Una vez creada la relacin, cerraremos la ventana de relaciones para comprobar

los resultados.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
PRCTICAS: TEST
1. Una estructura relacional...
almacena toda la informacin en una nica tabla.
reparte la informacin en varias tablas o consultas relacionadas.
reparte la informacin en varias tablas relacionadas.
2. Sabemos que en la relacin uno a varios el valor de la clave principal de cada registro
de la tabla principal se corresponde con...
el valor del campo o los campos coincidentes de todos los registros de la

relacionada.
el valor del campo o los campos coincidentes de slo un registro de la

relacionada.
el valor del campo o campos coincidentes de varios registros de la relacionada.
3. Para visualizar la ventana de relaciones debemos seleccionar...
la opcin Relaciones del men Herramientas.
la opcin Mostrar del men Relaciones.
la opcin Mostrar relaciones del men Herramientas.
4. Una vez en la ventana de relaciones, agregaremos tablas y consultas...
haciendo clic con el botn derecho del ratn y seleccionando Mostrar tabla....
haciendo clic con el botn derecho del ratn y seleccionando Mostrar....
haciendo clic con el botn izquierdo del ratn y seleccionando Mostrar tabla....
5. Para crear una relacin debemos...
hacer clic en el campo de la tabla principal y doble clic en el de la relacionada.
hacer doble clic en el campo de la tabla principal y clic en el de la relacionada.
seleccionar el campo de la tabla principal y arrastrar hasta el de la relacionada.
6. Es posible modificar una relacin creada previamente?
S.
No.
Depende del tipo de relacin.
ACTIVIDADES
1. Crea una nueva base de datos con el nombre LEHMBERG2 y crea las dos siguientes
estructuras de tabla:
Tabla: EMPRESAS
Nombre del campo
Tipo de datos
Nombre social
Texto
CIF empresa
Texto
Director
Texto
Direccin
Texto
Telfono centralita
Texto
Poblacin
Texto
Cdigo Postal
Numrico
Tabla: EMPLEADOS
Nombre del campo
Tipo de datos
Nombre
Texto
Apellidos
Texto
CIF empresa
Texto
Director
Texto
Puesto
Texto
Departamento
Texto
Retribucin
Numrico
Fecha de entrada
Fecha/hora
Telfono privado
Texto
Observaciones
Memo
2. Crea el siguiente ndice en la tabla EMPRESAS:
Nombre del ndice
Nombre del campo
Propiedad Indexado
CIF
CIF empresa
S (Sin duplicados)
3. Crea una relacin sin exigir integridad referencial entre los campos CIF empresa de
la tabla EMPRESAS y EMPLEADOS (se supone que una empresa tiene muchos
empleados, y no al revs).
4. Crea una relacin de uno a uno entre los campos DIRECTOR de ambas tablas.
5. Elimina la relacin entre los campos Director de ambas tablas y oculta la tabla que
Access ha aadido.
6. Modifica la relacin entre los campos CIF empresa activando la casilla Exigir
integridad referencial (ahora la relacin se convierte en uno a muchos.
7.
Cierra la ventana de relaciones guardando los cambios.Elimina ahora el campo

Director de la tabla EMPLEADOS.
ACCESS
2000
Opciones de consulta
Condiciones de visualizacin de los campos
tema 13
Avanzado

Las consultas son uno de los objetos ms importantes de Access , despus de las tablas, y sirven
de base para la creacin de formularios e informes. Otra caracterstica importante de las
consultas es la de reunir informacin proveniente de varias tablas.
En Access existen principalmente dos tipos de consulta:
Consultas de seleccin: es el tipo de consulta ms habitual. Permite filtrar y

organizar la informacin contenida en una o varias tablas, as como la obtencin de
campos calculados y resmenes en grupos.
Consultas de accin: permite modificar, borrar o aadir un grupo de registros

simultneamente. Tambin se puede utilizar para crear una tabla nueva que
contenga registros de otra u otras ya existentes.
Es importante conocer
adecuadamente las reglas para la creacin de consultas, as
como el uso de los operadores, valores y criterios de seleccin de campos.

Podremos usar las consultas para varios cometidos diferentes:
Consultas de seleccin: Estas consultas se utilizan para seleccionar registros de una

o varias tablas, segn criterios especificados por el usuario. Estas consultas son las
que flexibilizan el manejo de los datos, pues podremos localizar y ordenar los
registros de manera que los podamos agrupar para generar informes sobre los
mismos. Las consultas de seleccin se almacenan en una hoja de respuesta
dinmica que depende de la tabla o tablas donde estaban situados los datos
originales.
Consultas de accin: Con las consultas de este tipo podremos crear nuevas tablas o
nuevos registros en tablas existentes. Son muy tiles para generar tablas de
resumen o para actualizar registros de tablas histricas (por ejemplo, podremos
aadir los registros de la tabla de un ao determinado a la tabla del ao siguiente).
Cuando
seleccionemos
consulta
aparecer
una
un
nueva
cuadro
de
dilogo donde deberemos seleccionar

aquellas tablas o consultas de origen
de las que seleccionaremos los datos.
Para
ir
aadindolas
bastar
con
seleccionarla y pulsar sobre el botn

Agregar
(1).
Cuando
hayamos
seleccionado los objetos necesarios,

haremos clic sobre el botn Cerrar
(2).
n
o
Condiciones de visualizacin de los campos: mostrar u ocultar
Decidiremos si los campos que actan en la consulta sern visibles o no.

Uno de los principales elementos a seleccionar antes de crear una consulta es el
nmero de campos que vamos a visualizar, pues podremos incluir cualquier campo para
realizar la consulta y elegir si queremos o no que ste aparezca en dicha consulta. Por
ejemplo, podremos realizar una consulta de seleccin que muestre solamente los
campos
nombre
apellidos
de
aquellos
registros
cuyo
campo
DNI
tenga
exactamente 6 cifras.
Cuando queramos incluir un campo, no slo en la generacin de la consulta sino para
visualizarlo en el resultado de la misma, tendremos que activar la casilla de verificacin
Mostrar en el campo correspondiente.
Los dos elementos que generan realmente la consulta en la ventana de diseo son la fila
Campo y la fila Criterios.
A su vez, un criterio de seleccin se compone de operadores y valores. A continuacin,
pasamos a explicar los tres elementos que definen la consulta:
Campos: indicaremos en esta lista desplegable el campo que queramos incluir en la

consulta de seleccin. Para ello slo tendremos que desplegar la lista campo y
seleccionar el campo adecuado.
Operadores: los operadores de comparacin nos van a servir para indicar a la

consulta los criterios de seleccin de registros. Estos operadores son:
Operador
<
<=
>
>=
=
<>
Significado
Menor que
Menor o igual que
Mayor que
Mayor o igual que
Igual a
Distinto de
Valores: para los valores (datos situados a la derecha del operador de comparacin)
debemos tener en cuenta los siguientes factores:
Para
referirnos
una
fecha
una
hora
debemos
incluir
sta
entre
almohadillas (la almohadilla se introduce manteniendo pulsada la tecla Alt

Gr y pulsando el 3). Por ejemplo:
>= #12/10/1999#
#23:45:34#
Para referirnos a una cadena de texto debemos incluir sta entre comillas
dobles. Por ejemplo:
=
ordenador
Cuando tratemos con datos numricos no colocaremos separadores de mil

pero si coma decimal cuando sea necesario. Por ejemplo:
< 123,43
20000
Para referirnos a un campo S/no podremos utilizar las siguientes opciones:
S/No
Verdadero/Falso
True/False
Si en algn momento necesitamos hacer referencia a algn campo, ste debe

ir entre corchetes. Por ejemplo:
= [Nombre completo]

Cuando generamos una consulta, podremos dotar de cierta prioridad a los campos para la
seleccin de los registros.
En la pantalla de diseo de consulta, los campos situados ms a la izquierda gozarn de
mayor prioridad que los situados ms a la derecha. En el ejemplo siguiente se
seleccionarn de la tabla Empleados aquellos registros cuyo campo Primer Apellido
sea Molina. Todos los registros encontrados se ordenarn en orden ascendente por
Nombre, y si existe alguna coincidencia (por ejemplo, una persona con dos
direcciones), se ordenarn stas segn sea el orden ascendente o descendente del
campo coincidente.

Los campos se pueden mostrar en orden ascendente, descendente o sin orden.
El ltimo aspecto que debemos tratar en cuanto a las consultas es el criterio de
ordenacin de los campos. Podremos seleccionar tres criterios diferentes:
Ascendente: ordena primero por nmeros del 0 al 9 y luego por caracteres

alfabticos de la A a la Z.
Descendente: ordena primero por los caracteres alfabticos de la Z a la A y en

segundo lugar por nmeros del 9 al 0.
Sin ordenar: muestra los registros tal y como se encuentran en la tabla o consulta de
origen.

Las consultas son, tras las tablas, los objetos ms importantes de Access y
tambin el paso preliminar para poder crear formularios e informes.
Las consultas nos servirn para recoger informacin proveniente de varias tablas.
Hay dos tipos de consulta: las de seleccin (las ms habituales) y las de accin.
Las consultas de seleccin extraen datos de una o varias tablas, segn le

especifiquemos.
Podemos decidir si los campos que condicionan la consulta sean visibles o estn
ocultos.
La fila Campo y la fila Criterios son elementos realmente importantes a la

hora de disear la consulta. Un criterio de seleccin se compone de operadores y
valores.
Los operadores indican a la consulta los criterios de seleccin.
Podemos decidir qu campos van a tener mayor prioridad en la consulta. Los

campos situados ms a la izquierda tienen prioridad sobre los de la derecha.
Decidiremos tambin el orden en que aparecern los datos de cada campo, en
orden ascendente, descendente o tal y como se encuentren en la tabla de origen.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Una consulta sirve...
para reunir informacin de varias tablas.
como base de formularios e informes y para reunir informacin de varias tablas.
para poder generar eficientemente informes de datos.
2. Sabemos que existen varios tipos de consultas que son...
de seleccin y accin.
de seleccin y datos relacionados.
de seleccin, accin y datos relacionados.
3. Las consultas de accin nos permiten...
borrar tablas innecesarias.
seleccionar registros de una o varias tablas segn unos criterios especificados.
crear nuevas tablas o nuevos registros en tablas existentes.
4. Los elementos que participan en la generacin de los criterios de una consulta son...
campos, operadores, valores y orden.
campos, operadores y valores.
operadores y valores.
5. Cuando queramos hacer referencia a un campo, ste debe encontrarse...
entre almohadillas.
entre parntesis.
entre corchetes.
6. Sabemos que en la ventana de diseo, la prioridad de los campos viene marcada

por...
su posicin; cuanto ms a la derecha, mayor prioridad.
su posicin; cuanto ms a la izquierda, mayor prioridad.
el tipo de campo; primero los numricos y despus los de texto y fecha/hora.
ACCESS
2000
Crear, ejecutar y mantener consultas
Crear y ejecutar una consulta. Criterios de una consulta
tema 14
Avanzado
Crear y ejecutar una consulta. Criterios de una consulta
Utilizaremos esta opcin para generar una seleccin de los registros de una o varias tablas.
Una vez hemos abierto la base de datos...
1. Hacer clic sobre
Consultas
2. Seleccionar
Crear una consulta en vista Diseo
3. Seleccionar
Abrir
4. Seleccionar
La tabla o tablas donde queremos consultar
5. Seleccionar
Agregar
6. Hacer clic sobre
Cerrar
p
o
n
r
s
q
En el siguiente cuadro de dilogo especificaremos los criterios de seleccin de los

registros.
1. Seleccionar en Campo:
El campo motivo de la seleccin
2. Seleccionar en tabla:
La tabla que contiene el campo seleccionado
3. Seleccionar en Orden:
La ordenacin del campo seleccionado
4. Activar/Desactivar Mostrar
Para mostrar/ocultar ese campo en el resultado de la

consulta
5. Teclear en Criterio
La cadena de seleccin
6. Hacer clic
Sobre el icono Ejecutar
Usaremos esta opcin para aadir la consulta a la base de datos.
1. Hacer clic sobre
El icono que representa un disquete
2. Teclear
El nombre de la consulta
3. Hacer clic sobre
Aceptar

Con esta opcin podremos obtener una copia en papel de una consulta de la base de datos.
1. Seleccionar
La consulta que deseemos imprimir
2. Seleccionar
Abrir
Archivo
4. Seleccionar
Imprimir
5. Hacer clic sobre
Aceptar

Las consultas pueden cambiarse una vez las hemos creado.
Por ejemplo, podremos cambiar un campo, un criterio de ordenacin, un valor de
seleccin o un criterio de visualizacin.
1. Seleccionar
La consulta deseada
2. Hacer clic sobre
Diseo
3. Realizar
4. Hacer clic
Sobre el icono Guardar
5. Hacer clic sobre
6. Hacer clic
Sobre el icono Ejecutar
s
o

Podemos eliminar cualquier consulta de la base de datos.
1.
Seleccionar
La consulta que deseamos eliminar
2.
Hacer clic sobre
El botn Eliminar
3.
Hacer clic sobre

Para combinar datos de mltiples tablas o consultas:
1.
Seleccionar
Consultas en la Barra de la ventana de Base de datos
2.
Pulsar
Nuevo
3.
Seleccionar
Asistente para consultas
4.
Seleccionar
la tabla y los campos que queremos ver en la consulta
5.
Elegir
otra tabla desplegando la lista Tabla/Consultas y aadir nuevos

campos.
6.
Pulsar
Siguiente y poner el nombre para nuestra consulta.
p
n

Para ejecutar una consulta seleccionamos la tabla o tablas a consultar, tras lo que
especificamos los criterios de seleccin de registro y hacemos clic sobre el icono
Ejecutar.
Tras ejecutar la consulta debemos darle nombre y guardarla.
Con la opcin Archivo/Imprimir obtenemos una copia impresa de la consulta.
Una vez guardada, podemos volver a modificar la consulta desde la ventana

diseo, con la precaucin de volver a guardar los cambios. Si volvemos a ejecutar
la consulta observaremos las modificaciones realizadas.
Con el botn Eliminar podemos borrar cualquier consulta de la base de datos.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Para generar una consulta...
lo haremos directamente pulsando sobre el botn Abrir.
pulsaremos sobre el botn diseo.
pulsaremos sobre el botn Nuevo y, a continuacin, seleccionaremos Vista

diseo.
2. Las consultas, dnde se guardan?
en un archivo diferente al de la base de datos, pero relacionado con ella.
en la propia base de datos, como un objeto.
en la propia base de datos, con un nombre de archivo diferente.
3. La opcin que nos permite imprimir una consulta se encuentra en el men...
Archivo.
Herramientas.
Consultas.
4. Es posible modificar una consulta cuando ya la hemos creado y ejecutado?
S.
No.
5. Para acceder a las opciones de la consulta y as poder modificarla debemos hacer clic
sobre el botn...
Abrir.
Nuevo.
Diseo.
6. Para eliminar una consulta de la base de datos tendremos que...
vaciarla y despus borrarla.
seleccionarla y hacer clic sobre el botn Eliminar.
comprobar que la hayamos ejecutado al menos una vez.
ACTIVIDADES
1. Abre la base de datos LEHMBERG y la tabla EMPRESAS. Introduce los siguientes
registros:
Nombre
social
Crnicas
Martn
ASOCA
Talleres
Muriel
CIF empresa
B-39016784
B-23746813
B-24456776
Director
Telfono
Direccin
Juan
Poblacin
Ctlta.
C/ Castillo, 18 952564345
Carmona
Antonio
C/
Jurado
78
C/
Luis Rubio
Palmera,
Alta,
Bajo
952335467
953456543
Torre del
Cdigo
Postal
29740
mar
Vlez
29700
Mlaga
Torremolinos 29620
2. Abre la tabla EMPLEADOS y elimina el campo Director. A continuacin, introduce

los siguientes registros:
Nombre
Antonio
Josefa
Juan
Claudia
Alberto
Apellidos
Molina
Acedo
Prez
Luanca
Ruano
Lpez
Jimnez
Ruz
Len
Serrano
CIF
Puesto
Fecha
Dpto.
Retribucin
Informtica
175000
12/10/98 2482489
B-39016784 Administrativa Informtica
167000
9/04/97
B-39016784 Conserje
---------------
115000
16/05/94 2185496
B-23746813 Secretaria
Estudio
135000
26/12/98 6584215
B-24456776 Electricista
Reparacin
145000
2/03/95
empresa
B-39016784 Informtico
E.
Telfono Observ
6524875
3656589
3. Cierra ambas tablas.

4. Genera las siguientes consultas, ejectalas y gurdalas con los nombres indicados.
Cierra ambas consultas.
NOMBRE DE LA CONSULTA:
EMPLEADOS DE CRNICAS
TIPO DE CONSULTA:
SELECCIN
CRITERIOS:
EMPLEADO
TABLA
EMPLEADOS
TABLA
EMPLEADOS TABLA
CAMPO
CIF empresa
CAMPO
Nombre
B-39016784
VALOR (Criterios)
ORDEN
Ascendente
ORDEN
Ascendente
ORDEN
Ascendente
MOSTRAR
Activado
MOSTRAR
Activado
MOSTRAR
Activado
VALOR
(Criterios)
CAMPO
S
Apellidos
VALOR (Criterios)
ACTIVIDADES
INFORMATICOS
TIPO DE CONSULTA:
SELECCIN
CRITERIOS:
TABLA
EMPLEADOS
TABLA
EMPLEADOS TABLA
CAMPO
Departamento
CAMPO
Apellidos
Informtica
VALOR (Criterios)
ORDEN
Ascendente
ORDEN
Ascendente
ORDEN
MOSTRAR
Activado
MOSTRAR
Activado
MOSTRAR
VALOR
(Criterios)
CAMPO
EMPLEADO
S
Retribucin
VALOR (Criterios)
Activado
5. Imprime con todos los valores por defecto las dos consultas anteriores.
6. Modifica la consulta EMPLEADOS DE CRNICAS con los siguientes campos y
criterios:
CRITERIOS:
PRIMER CRITERIO
SEGUNDO CRITERIO
TABLA
EMPLEADOS TABLA
CAMPO
CIF empresa
CAMPO
ORDEN
Descendente
VALOR
(Criterios)
ORDEN
MOSTRAR
Activado
MOSTRAR
VALOR (Criterios) B-39016784
TERCER CRITERIO
EMPLEADOS TABLA
Fecha
CAMPO
entrada
VALOR
>#1/1/97#
(Criterios)
ORDEN
Ascendente
Activado
7. Borra la consulta EMPLEADOS DE CRNICAS.
MOSTRAR
EMPLEADOS
Apellidos
Descendente
Activado
ACCESS
2000
Consultas de accin
tema 15
Avanzado

Las consultas de accin permiten modificar datos de las tablas de forma automtica, as como
crear tablas nuevas a partir de otras ya existentes.
Existen cuatro tipos de consultas de acciones:
Consultas de creacin de tabla: permiten crear una nueva tabla a partir de otras
tablas ya existentes.
Consultas de datos aadidos: permiten aadir a una tabla registros procedentes de

otra u otras tablas existentes.
Consultas de actualizacin: permiten modificar datos de un determinado grupo de

registros.
Consultas de eliminacin: permiten borrar registros de una o varias tablas.
Cada una de estas consultas se identifica con un icono diferente dentro de la solapa
consultas de la base de datos:
Creacin de tabla
Datos aadidos o anexados
Actualizacin
Eliminacin
En este manual nos ceiremos a la consulta de creacin de tabla y consulta de

actualizacin, pues son las ms tiles.
Tendremos que tener en cuenta que en la consulta de creacin de tabla podemos elegir
entre almacenar la tabla resultante en la base de datos activa o en otra base de datos
(para ello seleccionaremos la opcin correspondiente).
Igualmente, cuando seleccionemos la consulta de actualizacin podremos comprobar la
aparicin de una nueva fila en la ventana de diseo de consultas. (Esta nueva fila
Actualizar a: deber rellenarse con la cadena u operacin que queramos que se realice
en el campo deseado de los registros elegidos por la consulta. En el resto de los campos,
si aparece vaca, slo indicar a la consulta los criterios de seleccin de registros).

Este tipo de consulta nos permitir crear una nueva tabla a partir de los datos de otra tabla ya
existente.
Procederemos, en principio, igual que para generar una consulta de seleccin. Una vez
hayamos agregado las tablas a la consulta continuaremos del siguiente modo:
Consulta
2. Seleccionar
Consulta de creacin de tabla
3. Teclear
El nombre de la nueva tabla
4. Seleccionar
La ubicacin de la nueva consulta
5. Hacer clic sobre
Aceptar
6. Seleccionar
Los campos, criterios, operadores y valores deseados
r
p
q

En esta segunda parte ejecutaremos y guardaremos la consulta de creacin de tabla.
1. Hacer clic sobre
El botn ejecutar
2. Hacer clic sobre
3. Hacer clic sobre
El icono guardar
4. Teclear
El nombre de la nueva consulta
5. Hacer clic sobre
Aceptar

Procederemos, en principio, igual que para generar una consulta de seleccin. Una vez
hayamos agregado las tablas a la consulta continuaremos del siguiente modo:
Consulta
2. Seleccionar
Consulta de actualizacin
3. Seleccionar
Los campos, criterios, operadores y valores deseados
4. Teclear
El valor a actualizar en los campos deseados
5. Hacer clic sobre
El icono Ejecutar
6. Hacer clic sobre
7. Hacer clic sobre
El icono Guardar
8. Teclear
El nombre de la consulta
9. Hacer clic sobre
Aceptar
s
t
q
p
u

Con
las
consultas
de
acciones
se
modifican
los
datos
de
las
tablas
automticamente y se crean tablas nuevas con los datos provenientes de otras ya

existentes.
Existen cuatro tipos de consultas de acciones: de creacin de tabla, de datos

aadidos, de actualizacin y de eliminacin.
Con la consulta de creacin de tabla crearemos una nueva tabla a partir de otras
ya existentes y podemos guardar la nueva tabla en la misma base de datos o en
cualquier otra.
Para este tipo de consultas igualmente deberemos decidir los campos, criterios,
operadores y valores deseados.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Sabemos que las consultas de accin...
pueden eliminar una base de datos automticamente.
pueden modificar datos de las tablas de forma automtica.
pueden crear informes de datos de forma automtica.
2. Los tipos posibles de consultas de acciones son...
de creacin de tabla, actualizacin, datos aadidos y eliminacin.
de creacin de tabla, actualizacin y eliminacin.
de creacin de tabla y actualizacin.
3. De todas ellas las ms tiles son...
de creacin de tabla y eliminacin.
de actualizacin y eliminacin.
4. La consulta de creacin de tabla se puede guardar...
en la base de datos activa o en otra base de datos.
solamente en la base de datos activa.
en un fichero aparte, pero dentro de la misma base de datos.
5. Cuando seleccionamos la consulta de actualizacin...
aparece una nueva fila en la que especificamos el nuevo nombre de la tabla.
aparece una nueva fila en la que especificamos el cambio que deseamos realizar.
aparece una nueva fila en la que especificamos el orden de cada campo.
6. Para crear una consulta de creacin de tabla debemos desplegar el men...
Herramientas.
Consulta.
Insertar.
ACTIVIDADES
1. Genera y ejecuta las siguientes consultas de creacin de tabla con las siguientes
opciones:
NOMBRE DE LA NUEVA TABLA

TELFONOS CON COMIENZO 952
CREAR NUEVA TABLA EN:
BASE DE DATOS ACTIVA
TABLA
EMPRESAS
TABLA
EMPRESAS
CAMPO
Telfono centralita
CAMPO
Nombre social
ORDEN
Ascendente
ORDEN
Descendente
MOSTRAR
Activado
MOSTRAR
Activado
VALOR (Criterios)
952*
VALOR (Criterios)
NOMBRE DE LA CONSULTA
POR TELFONOS
NOMBRE DE LA NUEVA TABLA
SUELDO MAYOR A 140000
CREAR NUEVA TABLA EN:
BASE DE DATOS ACTIVA
TABLA
EMPLEADOS
TABLA
EMPLEADOS
CAMPO
Retribucin
CAMPO
Apellidos
ORDEN
Descendente
ORDEN
Descendente
MOSTRAR
Activado
MOSTRAR
Activado
VALOR (Criterios)
>140000
VALOR (Criterios)
POR SUELDO
2. Cierra las consultas anteriores y genera una nueva consulta de actualizacin con las
siguientes opciones:
GRATIFICACION NAVIDAD
TABLA
EMPLEADOS EMPLEADOS
EMPLEADOS
EMPLEADOS
CAMPO
Apellidos
Retribucin
Telfono
Departamento
[Retribucin]+15000
ACTUALIZAR A
MOSTRAR
Activado
Activado
Activado
Activado
VALOR (Criterios)
3. Ejecuta la consulta anterior y comprueba que el campo Retribucin se ha
incrementado en 15000. Cierra la consulta y sal de Microsoft Access 2000.
ACCESS
2000
Formularios
TEMA 16. Introduccin a los formularios. Controles
TEMA 17. Crear un formulario
Objetivos:
Dominar los controles
Crear y editar un formulario
Reconocer la ventana de Diseo
Crear un subformulario
mdulo 6
Avanzado
ACCESS
2000
Introduccin a los formularios. Controles
Controles
Aadir un control
Asistentes
tema 16
Avanzado

El cuadro de herramientas contiene los controles para formularios e informes.
Slo estar disponible cuando nos encontremos en vista de diseo de formularios y
vista de diseo de informes.
Ver
2. Seleccionar
Cuadro de herramientas
Controles
Son los objetos que utilizamos para poder crear formularios e informes y muestran y distribuyen
la informacin en pantalla.
Etiqueta: Presenta un texto descriptivo como, por ejemplo, un ttulo o instrucciones

de un formulario o informe.
Cuadro de texto: Se utiliza para presentar, introducir o modificar los datos de origen
de registros base de un formulario o informe.
Grupo de opciones: Se utiliza junto con las casillas de verificacin, los botones de
opcin o los botones de alternar para presentar un conjunto de valores alternativos.
Botn de alternar,
botn de opcin y casilla de verificacin: Se utiliza como un
control autnomo dependiente de un campo S/No, como un control independiente

para recibir los datos introducidos por el usuario en un cuadro de dilogo
personalizado o como parte de un grupo de opciones.
Cuadro de lista: Presenta una lista de valores desplazable. En vista de formulario se

puede seleccionar un valor de la lista para introducir un valor en el registro o
modificar el existente.
Cuadro combinado: Combina las caractersticas de un cuadro de texto y un cuadro

de lista, pudiendo el usuario seleccionar un valor existente o bien escribir un valor
nuevo.
Botn de comando: Se utiliza para realizar acciones como buscar o imprimir un

registro y ordenar un formulario.
Imagen: Se utiliza para presentar una imagen esttica en un formulario o informe

(por ejemplo un membrete de la compaa).
Lnea: Se utiliza para separar controles o dar nfasis a determinados datos del
formulario o informe.
Rectngulo: Se utiliza para crear efectos grficos como agrupar un conjunto de

controles en un formulario o resaltar datos en un informe.
Aadir un control
Podemos insertar un control en la ventana de diseo de formularios o ventana de diseo de
informes.
1. Seleccionar
El control deseado en la barra de Cuadro de herramientas
2. Hacer clic sobre
La posicin deseada en el formulario o informe
3. Arrastrar
Hasta dimensionar el control al tamao deseado
o
p
Ante cualquier operacin que deseemos realizar sobre un control, deberemos seleccionar ste
previamente.
Una vez que seleccionamos un control, se muestran sus correspondientes controladores
de tamao y su controlador de movimiento.
1. Hacer clic sobre
El control deseado
n
Tambin es posible seleccionar varios controles a la vez manteniendo pulsada la tecla
maysculas y haciendo clic sobre los controles deseados.

Esta opcin es til cuando, al insertar un control en el formulario o informe, no le hemos dado
el tamao deseado o bien queremos cambiar su posicin.
Modificar el tamao
Una vez hayamos seleccionado el control...
Formato
2. Seleccionar
Tamao
3. Elegir entre:
Ajustar
Se ajusta al tamao de letra seleccionado.
A la cuadrcula
Ajusta
el
tamao
del
control
la
cuadrcula
del
formulario o informe.
Ajustar al ms alto
Ajustar al ms corto
Los controles seleccionados adoptan la altura del ms

alto de todos ellos.
Los controles seleccionados adoptan la altura del ms
bajo de todos ellos.
Ajustar al ms ancho
Los controles seleccionados adoptan la anchura del ms
Ajustar al ms estrecho
Los controles seleccionados adoptan la anchura del ms
ancho de todos ellos.

estrecho de todos ellos.
o
p
Tambin podemos pulsar sobre los controladores de tamao del objeto seleccionado, y
arrastrar con el ratn hasta conseguir el tamao deseado.
Modificar la posicin
Formato
2. Seleccionar
Alinear
3. Elegir entre:
Izquierda
Alinea el borde izquierdo del control seleccionado con el control

situado ms a la izquierda.
Derecha
Alinea el borde derecho del control seleccionado con el control

situado ms a la derecha.
Arriba
Alinea el borde superior del control seleccionado con el control

situado ms arriba.
Abajo
Alinea el borde inferior del control seleccionado con el control

situado ms abajo.
A la cuadrcula
Alinea la esquina superior izquierda del control seleccionado con el

punto ms cercano de la cuadrcula.
o
p
Tambin podemos seleccionar el controlador de posicin del objeto, y arrastrar con el

ratn hasta la posicin deseada.

Todos los controles poseen una serie de caractersticas que definen su contenido, aspecto y
comportamiento, denominadas Propiedades. Estas ltimas se podrn establecer y modificar.
Ver
2. Seleccionar
Propiedades

Las propiedades de los controles se muestran agrupadas por categoras en cuatro solapas, siendo
la quinta una suma de todas ellas.
A continuacin, mostramos una lista de las principales propiedades, as como una breve
descripcin de cada una de ellas.
Ttulo:
Es el texto que acompaa al control cuando se muestra en
Visible:
Con esta propiedad activada, el objeto permanecer visible
pantalla.
mientras que, si la desactivamos, el objeto se ocultar.
Mostrar cuando:
Esta propiedad puede asumir tres valores: siempre, pantalla
Formato:
Esta propiedad define si el control mostrar una fecha, un
e impresora.
nmero, una hora...
Origen del control:
En esta propiedad asignaremos la tabla y el campo que va a

representar el control.
Valor predeterminado:
Es el valor que aparecer por defecto al crear un nuevo

registro en blanco.
Nombre:
Es el nombre con el que nos referiremos al control si

queremos operar con l.
Regla de validacin:
Permite establecer las condiciones que debe satisfacer el

valor que se introduzca en el campo. Dichas condiciones
han de especificarse mediante una expresin de Access.
Texto de validacin:
Ser el mensaje de error que aparezca en un cuadro de

dilogo en el centro de la pantalla, cuando se introduzca un
valor que no cumpla la regla de validacin.
Activado:
Esta propiedad define si el control es de slo lectura (si slo

podemos ver los datos y no modificarlos).
Asistentes
Los asistentes son subprogramas dentro de Access que nos ayudan a crear objetos.
Un asistente va mostrando cuadros de dilogo sucesivos en los que podemos
seleccionar las opciones que van a determinar el resultado final del objeto.
Por tanto, iremos avanzando de pantalla en pantalla haciendo clic sobre el botn
Siguiente y modificando las opciones deseadas, hasta llegar a la ltima pantalla en la
que haremos clic sobre el botn Finalizar o Terminar.
Llegados a este punto, el asistente mostrar el objeto ya creado con las opciones que
hemos ido seleccionando en el proceso de generacin de dicho objeto.

El Cuadro de herramientas contiene los controles para formularios e informes, y
estar disponible en la vista de diseo de stos.
Para poder crear los formularios e informes disponemos de los controles que
muestran y distribuyen la informacin en la pantalla.
Para incorporar un control en la ventana de diseo simplemente tenemos que

seleccionarlo y hacer clic en la posicin deseada.
Siempre podemos volver a editar los controles, bien para modificar su tamao,
bien para modificar su posicin en la pgina. Para editar un control, previamente
debemos seleccionarlo haciendo clic sobre l. Tambin podemos seleccionar
varios controles a la vez manteniendo pulsada la tecla maysculas.
En el men Formato tenemos las opciones de Tamao y Alinear donde podemos

elegir entre diferentes opciones de ajuste tanto del tamao como de la posicin,
respectivamente.
En el men Ver/Propiedades podemos ver y asignarles caractersticas a los

controles que ms interesen, como ttulo, visible, formato, origen de control,
nombre, etc.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. La barra de herramientas Cuadro de herramientas contiene...
los controles para formularios e informes.
los botones de uso ms frecuente a la hora de crear consultas.
los formatos de texto, alineaciones, etc.
2. Los controles son exactamente...
los elementos de pantalla que usamos para abrir y cerrar los formularios.
los objetos que utilizamos para poder crear formularios e informes.
los objetos que usamos para generar relaciones entre tablas y consultas.
3. Para seleccionar varios controles a la vez debemos...
pulsar la tecla ALT mientras hacemos clic en los diferentes controles.
pulsar la tecla MAYSCULAS mientras hacemos clic en los diferentes controles.
pulsar la tecla CONTROL mientras hacemos clic en los diferentes controles.
4. Para modificar manualmente el tamao de un control debemos...
hacer
clic
sobre
el
controlador
de
tamao
del
objeto
arrastrar
hasta
dimensionarlo.
hacer doble clic con el ratn sobre el control y teclear las nuevas dimensiones.
hacer clic con el botn derecho sobre l y arrastrar hasta dimensionarlo.
5. Los tipos de alineacin permitidos para los controles son...
izquierda, derecha, arriba y abajo.
izquierda, derecha, arriba, abajo y justificado.
izquierda, derecha, arriba, abajo y a la cuadrcula.
6. Los asistentes son...
ayudas de Microsoft Access 2000 para conocer el funcionamiento del programa.
subprogramas dentro de Access que nos ayudan a crear objetos fcilmente.
conexiones va Internet con otros programas.
ACCESS
2000
Crear un formulario
Crear
formularios
en
vista
diseo.
Asistente
para
en
vista
diseo.
Asistente
para
formularios I
Crear
formularios
formularios II
Abrir un formulario
Introducir, ver e imprimir datos: Modificar un formulario
Introducir, ver e imprimir datos: Modificar e introducir datos en un formulario
Subformularios
Crear Autoformularios
tema 17
Avanzado
Los Formularios son la ms cmoda y potente herramienta para aadir datos.
Aunque es posible modificar y aadir nuevos registros desde las hojas de datos, siempre
ser ms cmodo hacerlo mediante un formulario. Los formularios son el tipo de objeto
ms potente que incorpora Access 2000 para visualizar y editar los datos de una tabla o
consulta. Permiten mostrar los datos en un formato personalizado que el usuario podr
disear segn sus necesidades.
Crear formularios en vista diseo. Asistente para formularios I
El Asistente nos guiar paso a paso para la creacin del Formulario.

Usaremos esta herramienta para generar un formulario aunque, como cualquier objeto
de Access 2000, tambin es posible crear un formulario desde la ventana de diseo. En
esta primera parte seleccionaremos la tabla o consulta matriz del formulario as como los
campos.
1. Hacer clic sobre
Formularios
2. Seleccionar
Crear un formulario utilizando el asistente
3. Hacer clic sobre
Abrir
Tablas/Consultas
5. Seleccionar
6. Seleccionar
El campo a incluir y pulsar
hasta haber aadido
los campos deseados

7. Hacer clic sobre
Siguiente
p
o
n
r
s
Crear formularios en vista diseo. Asistente para formularios II

En estos pasos del asistente seleccionaremos la distribucin de los datos, el estilo a
aplicar y el nombre del formulario.
1. Seleccionar
La distribucin de los datos en pantalla
2. Hacer clic sobre
Siguiente
3. Seleccionar
El estilo a aplicar
4. Hacer clic sobre
Siguiente
5. Teclear
El nombre del formulario
6. Hacer clic sobre
Terminar
Abrir un formulario
Usaremos la opcin Abrir para mostrar el formulario seleccionado en primer plano y comenzar a
trabajar con l.
1. Hacer clic sobre
Formularios
2. Seleccionar
El formulario deseado
3. Hacer clic sobre
Abrir
o
n
Con este comando cerramos el formulario y guardamos las modificaciones realizadas sobre la
tabla o consulta asociada al mismo.
Archivo
2. Seleccionar
Cerrar

Ya hemos visto cmo activar la ventana de diseo y tambin cmo modificar los
controles. Slo nos queda aprender a identificar los elementos de la ventana de diseo
de formularios para poder modificarlos.
Introducir, ver e imprimir datos: modificar un formulario

Usaremos esta opcin para acceder a la ventana de diseo de formularios.
1. Hacer clic sobre
Formularios
2. Seleccionar
El formulario que deseamos seleccionar
3. Hacer clic sobre
Diseo
o
n
Introducir, ver e imprimir datos: modificar e introducir datos
Una vez hayamos abierto un formulario, nos encontramos en disposicin de introducir nuevos
registros o modificar los existentes.
Introducir nuevos registros

1. Hacer clic sobre
El botn Nuevo registro del navegador
2. Hacer clic sobre
El primer campo del registro y teclear el valor deseado
3. Pulsar la tecla
TABULADOR para pasar al campo siguiente y repetir

el proceso
o
p
Modificar registro existente

1. Hacer clic sobre
Los botones del navegador hasta llegar al registro deseado
2. Hacer clic sobre
El campo deseado y teclear el nuevo valor
3. Pulsar la tecla
TABULADOR para pasar al campo siguiente y repetir el

proceso
o
p
Subformularios
Un subformulario es un formulario normal, insertado dentro de otro formulario, que se denomina
principal.
Esto permite mostrar de forma compacta informacin de varias tablas o consultas entre
las que exista una relacin de tipo uno a varios. El formulario principal representar el
extremo uno y el subformulario, el extremo varios.
Para disear este
tipo de formularios podremos usar el asistente para formularios,
incluyendo las tablas y consultas relacionadas. Entonces, aparecer un paso intermedio

donde seleccionaremos la tabla principal y la relacionada.
En este ejemplo, existe una tabla maestra principal y una tabla relacionada aficiones.
Cada registro de la tabla principal enlaza con varios registros de la tabla aficiones. El
resultado final del formulario es el siguiente:
Crear autoformularios
Se pueden crear formularios automticamente mediante los mecanismos de asistencia
que posee Access, Autoformulario y Asistente.
Con la funcin autoformulario, se selecciona el origen de registros y un diseo de
columnas, tabla u hoja de datos. Autoformulario crear un formulario que utiliza todos
los campos del origen de registros seccionado y todos los campos de sus orgenes de
registros relacionados.
Seleccionamos "Formularios" en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y
pulsamos el icono nuevo en la Ventana de la Base de Datos.
En el siguiente cuadro de dilogo, antes de pulsar "Aceptar" seleccionamos la tabla o
consulta que queremos utilizar para este formulario en el cuadro de lista en la parte
inferior.

La forma ms cmoda de modificar y aadir nuevos registros se produce desde
los formularios. stos mostrarn los datos en un formato diseado por nosotros
mismos.
Podemos utilizar el Asistente para crear el formulario; primero, deberemos

seleccionar las tablas o consultas a incluir; luego, decidiremos la distribucin de
datos, el estilo y el nombre del formulario, tras lo cual podremos ejecutarlo.
Para empezar a trabajar con un formulario, en primer lugar nos iremos al

comando Abrir y, tras haber hecho los cambios oportunos, usaremos la opcin
Archivo/Cerrar para guardar las modificaciones.
La ventana de diseo del formulario est dividida en diferentes elementos que

podemos modificar, como el encabezado, el detalle, el pie y los controles.
Para poder acceder a la ventana de diseo y realizar modificaciones al formulario,

usaremos el comando Diseo.
Con el formulario abierto podemos introducir nuevos registros haciendo clic en el

botn nuevo registro, o bien modificar uno ya existente colocndonos en el
registro deseado y realizando los cambios.
Podemos crear un formulario dentro de otro formulario principal, el cual se

denominar Subformulario. As, podemos ver conjuntamente datos de varias
tablas o consultas entre los que existe una relacin de uno a varios, siendo el
principal el uno y el subformulario el varios.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
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.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Para crear un formulario podremos optar por...
usar un asistente o dejar que Access lo genere automticamente.
crearlo desde la ventana de diseo de formularios o desde diseo de tabla.
usar un asistente o crearlo desde la ventana de diseo de formularios.
2. Las distribuciones de datos aplicables a un formulario son...
en columnas, tabular y justificado.
en columnas, tabular, hoja de datos y justificado.
en columnas, tabular y hoja de datos.
3. Para mostrar un formulario en pantalla haremos clic sobre el botn...
Abrir.
Diseo.
Nuevo.
4. Un formulario se divide en...
encabezado, cuerpo, detalle y pie.
encabezado, detalle y pie.
encabezado y detalle.
5. Dentro de un formulario, para pasar al campo siguiente, pulsaremos sobre...
la tecla de cursor derecha.
la tecla de tabulacin (TAB).
la tecla de retorno de carro (ENTER).
6. Un subformulario es exactamente...
un formulario dentro de otro que hace referencia a dos tablas relacionadas.
un formulario incluido dentro de otro formulario sin relacin aparente.
un formulario ms pequeo de lo normal.
ACTIVIDADES
1. Crea los formularios siguientes mediante el asistente para formularios. Una vez los
hayas examinado, cirralos.
ORIGEN DE LOS DATOS

TABLA: EMPRESAS
TABLA: EMPLEADOS
CAMPOS A INCLUIR
AADIR TODOS
AADIR TODOS
DISTRIBUCIN DE LOS DATOS

JUSTIFICADO
EN COLUMNAS
ESTILO
PIEDRA
VERDE
NOMBRE DEL FORMULARIO

ENTRADA EMPRESAS
ENTRADA EMPLEADOS
ACTIVAR
Abrir el formulario para ver o introducir informacin

2. Abre el formulario ENTRADA EMPLEADOS y modifcalo de forma que quede como
la figura siguiente:
Nombre
Nombre
Apellidos
Apellidos
CIF empresa
CIF empresa
Puesto
Puesto
Departamento
Departamento
Retribucin
Retribucin
Fecha de entrada
Observaciones
Fecha de entr
Telfono privado Telfono privado
Observaciones
3. Cierra la ventana de diseo de formulario guardando los cambios.
ACTIVIDADES
4. EMPLEADOS. Elige t la distribucin de los datos y el diseo. Guarda el formulario
principal con el nombre ENTRADA CON REFERENCIAS y el subformulario como
EMPLEADOS DE EMPRESAS.
5. Introduce los siguientes datos haciendo uso del subformulario ENTRADA CON
REFERENCIAS:
Nombre
social
CIF empresa
Director
Direccin
OSCOR
B-29865432
Tokisho
Takisa
C/ Hiroshima,
956743987
9
Nombre
Antonio
Ral
Juan A.
Apellidos
Antunez
aez
Azcona
Surez
Rial
Ramrez
CIF empresa
Puesto
B-29865432
Telfono
Ctlta.
Cdigo
Postal
Cdiz
11011
Retribucin
Fecha E.
Telfono
Administrativo Estudio
179000
12/11/96
958452654
B-29865432
Tcnico
Diseo
137000
19/02/96
958642187
B-29865432
Administrativo Diseo
195000
13/08/93
958665822
6. Cierra el formulario.
Departamento
Poblacin
ACCESS
2000
Informes y etiquetas
TEMA 18. Creacin de informes
TEMA 19. Creacin de etiquetas
Objetivos:
Trabajar con informes

Calcular totales y subtotales
Crear e imprimir etiquetas
mdulo 7
Avanzado
ACCESS
2000
Creacin de informes
Crear un informe usando el asistente para informes I
Crear un informe usando el asistente para informes II
Crear un informe usando el asistente para informes III
Modificar un informe: crear un informe en vista diseo
tema 18
Avanzado
Los informes son los objetos ms adecuados para imprimir de una forma elegante la informacin
de una consulta o una tabla de una base de datos.
Aunque tambin es posible imprimir la hoja de datos, los informes ofrecen una mayor
flexibilidad a la hora de organizar y agrupar los datos, al igual que para la obtencin de
subtotales y otros resmenes.
La hoja de diseo de un informe consta de las siguientes secciones:
Encabezado del informe:

Esta seccin se corresponde con la pgina de introduccin o portada del informe. Los
datos aqu reflejados slo aparecern en la primera pgina del mismo.
Encabezado de pgina:
Esta seccin contiene texto o datos que aparecern en la parte superior de todas las
pginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y ltima
pgina).
Detalle:
Esta seccin contiene los datos de la tabla o consulta seleccionada y es la que
realmente ser responsable del nmero final de pginas de que constar el informe.
Pie de pgina:
Esta seccin contiene texto o datos que aparecern en la parte inferior de todas las
pginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y ltima
pgina).
Pie del informe:

Esta seccin se corresponde con la pgina de cierre o resumen del informe. Tambin
es posible colocar frmulas en esta seccin para calcular totales. Los datos aqu
reflejados slo aparecern en la ltima pgina del mismo.
Lo ms importante a la hora de crear un informe ser la planificacin y diseo adecuados de la
consulta que suministrar los datos a imprimir.
Aunque tambin se podr utilizar una tabla como base de un informe, normalmente se
utilizar una consulta, principalmente por dos razones:
Si los datos proceden de varias tablas relacionadas es conveniente realizar una

consulta, ya que el informe puede, ms tarde, agrupar toda la informacin.
Aunque los datos a imprimir procedan de una nica tabla, si se utiliza una consulta
basada en dicha tabla, sta podr especificar criterios de seleccin y de ordenacin
para mostrar en el informe nicamente los registros deseados.
Crear un informe usando el asistente para informes I

Usaremos el Asistente para generar un informe de datos paso a paso.
En esta primera parte elegiremos las tablas o consultas motivos del informe as como los
campos a representar.
Una vez hayamos abierto la base de datos...
1. Hacer clic sobre
Informes
2. Seleccionar
Crear un informe utilizando el asistente
3. Hacer clic sobre
Vista previa
Tabla/Consultas
5. Seleccionar
6. Seleccionar
El campo a incluir y pulsar sobre

aadido los campos deseados
7. Hacer clic sobre
Siguiente
p
o
q
r
s
s
hasta haber
Crear un informe usando el asistente para informes II

En esta parte del asistente seleccionaremos el nivel de agrupamiento (opcional), as
como el campo por el que ordenaremos el informe y la presentacin final (tablas,
columnas o justificado).
1. Seleccionar
El nivel de agrupamiento y pulsar sobre
hasta haber
aadido los campos deseados

2. Hacer clic sobre
Siguiente
3. Desplegar la/s lista/s
De ordenacin de campos
4. Seleccionar
5. Hacer clic sobre
El botn de ordenacin hasta seleccionar el orden deseado
6. Hacer clic sobre
Siguiente
7. Seleccionar
La distribucin de los datos en el informe
8. Hacer clic sobre
Siguiente
p
q
Crear un informe usando el asistente para informes III

Esta es la parte final del asistente y en ella seleccionaremos el estilo (colores, tipo y
tamao de letra) y el ttulo del informe.
1. Seleccionar
El estilo deseado
2. Hacer clic sobre
Siguiente
3. Teclear
El ttulo del informe
4. Hacer clic sobre
Terminar
Modificar un informe: crear
un informe en vista diseo
Con la opcin Diseo podremos cambiar el aspecto, el nmero de campos, el ttulo, las etiquetas
y la distribucin general de los datos del informe.
Una vez hayamos abierto la base de datos...
1. Hacer clic sobre
Informes
2. Seleccionar
El informe que deseamos modificar
3. Hacer clic sobre
Diseo
4. Realizar
Los cambios deseados en la presentacin del informe

Usaremos esta opcin para mostrar en pantalla el resultado de un informe previamente creado
para luego poder imprimirlo en papel.
1. Hacer clic sobre
Informes
2. Seleccionar
El informe que deseamos imprimir
3. Hacer clic sobre
Vista previa
Zoom
5. Seleccionar
6. Hacer clic sobre
El botn imprimir para obtener una copia en papel
7. Hacer clic sobre
Cerrar
o
n

Una de las mejores cualidades de los informes consiste en el clculo automtico de subtotales y
totales de los datos de un campo numrico.
Para ello, debemos seleccionar algn nivel de agrupamiento en el paso nmero 2 del
asistente para informes.
1. Hacer clic sobre
El botn Opciones de resumen
2. Activar
El tipo de resultado deseado para cada campo agrupado
3. Hacer clic sobre
Aceptar
El diseo de un autoinforme puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la
utilidad que se le vaya a dar al impreso.
Seleccionamos "Informes" en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y
pulsamos el icono nuevo.
Tras seleccionar Nuevo aparece la ventana donde debemos indicar los diferentes modos
de creacin de un autoinforme y la tabla o consulta que queremos utilizar para este
informe en el cuadro de la lista desplegable. Seguidamente pulsamos Aceptar.

Los informes son la forma ms atractiva de imprimir los datos de una consulta o
tabla, ya que son ms flexibles en su organizacin y en la obtencin de
subtotales y resmenes.
Los informes estn divididos en encabezado del informe, encabezado de pgina,

detalle, pie de pgina y pie de informe.
Es importante planificar y disear adecuadamente la consulta de la que se van

obtener los datos para el informe a imprimir.
Para crear el informe podemos seguir los pasos del Asistente, que ser donde
primero elegiremos las tablas o consultas orgenes de los datos y los campos a
representar.
Tambin
podremos
seleccionar
el
nivel
de
agrupamiento,
la
ordenacin de los campos y el formato de distribucin de datos. Por ltimo,

seleccionaremos el estilo del texto y el ttulo del informe.
Siempre podemos volver a la vista diseo para realizar las modificaciones

deseadas al informe.
Antes de imprimir el informe podemos visualizarlo en pantalla con el comando

Vista previa, donde disponemos de un zoom para modificar la visualizacin del
informe.
Es de gran utilidad la posibilidad de los informes de calcular totales y subtotales

de los datos de un campo numrico. En el asistente se puede especificar el
resultado deseado en Opciones de resumen.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Los informes se utilizan para...
poder aadir informacin fcilmente a la base de datos.
conocer el uso de la base de datos.
imprimir la informacin elegantemente de una tabla o consulta.
2. Un informe se divide en...
encabezado, pie y detalle.
encabezado de informe y de pgina, pie de informe y de pgina y detalle.
encabezado de pie y de informe y detalle.
3. En el detalle del informe se incluyen...
el tamao del mismo, la hora en que se ha generado y la fecha actual.
la fecha y hora actual as como el nmero de pgina.
los datos de la tabla o consulta seleccionada.
4. Para obtener un informe que se adapte a nuestras necesidades es conveniente...
crearlo a partir de una tabla.
crearlo a partir de una consulta.
crearlo a partir de un formulario.
5. Para visualizar el resultado final del informe debemos hacer clic sobre...
Vista preliminar.
Vista previa.
Vista primordial.
6. Para poder insertar subtotales y totales en el informe debemos...
especificarlo en el paso nmero 1 del asistente para informes.
seleccionar algn nivel de agrupamiento dentro del asistente para informes.
aadir los campos de al menos dos tablas o consultas.
ACTIVIDADES
1. Genera los siguientes informes a partir de las tablas o consultas indicadas. Antes de
crear el segundo informe ejecuta la consulta POR SUELDO.
ORIGEN DE LOS DATOS

CAMPOS A AADIR
NIVEL DE AGRUPAMIENTO
DESACTIVAR
ORDEN
DISTRIBUCIN
ORIENTACION
ESTILO
NOMBRE DEL INFORME
TABLA EMPLEADOS
Todos los campos excepto Retribucin y Observaciones
Ninguno (Hacer clic sobre Siguiente)
Ajustar el ancho del campo de forma que...
Fecha de entrada
Ascendente
Esquema1
Horizontal
Negrita
EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA
ORIGEN DE LOS DATOS

CAMPOS A AADIR
DESACTIVAR
ORDEN
DISTRIBUCIN
ORIENTACIN
ESTILO
NOMBRE DEL INFORME
TABLA SUELDO MAYOR A 140000

Todos los campos
Retribucin
Apellidos
Descendente
En pasos
Vertical
Corporativo
EMPLEADOS CON SUELDO NORMAL
2. Modifica el informe EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA para que quede de la

siguiente forma:
EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA

B-23746813
CIF empresa
Fecha de entrada
Nombre y apellidos
Puesto y departamento
Telfono privado
12/10/1998
Claudia
Informtico
2482489
Jimnez Ruz
Informtica
B-24456776
CIF empresa
Fecha de entrada
Nombre y apellidos
Telfono privado
09/04/1997
Alberto
Administrativa
6524875
Len Serrano
Informtica
B-29865432
CIF empresa
Fecha de entrada
13/08/1993
19/02/1996
Martes 30 de noviembre de 1999

Pgina 1 de 2
Nombre y apellidos
Telfono privado
958665822
Juan A.
Administrativo
Rial Ramrez
Diseo
Ral
Tcnico
Azcona Surez
Diseo
958642187
ACTIVIDADES
3. Ejecuta e imprime los informes que acabas de crear.
4. Crea una consulta desde la vista de diseo con todos los datos de dos tablas
relacionadas. A partir de ella genera un nuevo informe con totales y subtotales. Usa
las siguientes instrucciones para generar tanto la consulta como el informe. Una vez
tengas el informe, previsualizalo e imprmelo.
CONSULTA MIXTA
TIPO DE CONSULTA:
SELECCIN
CRITERIOS:
TABLA
EMPRESAS
TODOS
CAMPO
VALOR (Criterios)
EMPLEADOS
TABLA
TODOS EXCEPTO
Observaciones
CAMPO
VALOR (Criterios)
ORDEN
Ascendente
ORDEN
Ascendente
MOSTRAR
Activado
MOSTRAR
Activado
CONSULTA MIXTA
ORIGEN DE LOS DATOS
Todos
CAMPOS A AADIR
Por EMPRESAS
DESACTIVAR
ORDEN
Departamento
Ascendente
ORDEN
Puesto
Ascendente
ORDEN
Apellidos
Ascendente
ORDEN
Nombre
Ascendente
Hacer clic sobre

Resumen
OPCIONES DE RESUMEN
Marcar Todas
Activar
Detalle y resumen
Activar
Calcular el porcentaje del total por sumas
Hacer clic sobre
ACEPTAR
DISTRIBUCIN
Alinear a la izquierda 1
ORIENTACIN
Horizontal
Activar
Ajustar el ancho del campo de forma que quepan...
ESTILO
Informal
NOMBRE DEL INFORME

Hacer clic sobre
INFORME MIXTO
TERMINAR
ACCESS
2000
Creacin de etiquetas
tema 19
Avanzado

Es importante saber si vamos a crear etiquetas de un tamao concreto o estndar.
Antes de comenzar la elaboracin de las etiquetas postales tendremos que tener en
cuenta el tamao del papel y el tamao de las etiquetas, pues dichos tamaos nos sern
requeridos durante el proceso de creacin de las mismas. Podemos encontrarnos ante
dos casos:
Las etiquetas tienen unas dimensiones estndar: en este caso slo debemos
seleccionarlas de una lista de etiquetas proporcionada por Access.
Las etiquetas no se encuentran en la lista de etiquetas estndar: en este caso

debemos tomar las medidas de alto y ancho de etiquetas, mrgenes (superior,
izquierdo y derecho) y separacin entre ellas (vertical y horizontal).

Para generar etiquetas postales debemos recurrir al asistente para etiquetas. En este
curso vamos a tratar el caso ms problemtico: crear etiquetas personalizadas, pues las
etiquetas estndar slo tendremos que seleccionarlas de una lista.
1. Hacer clic sobre
Informes
2. Seleccionar
Crear un informe utilizando el asistente
3. Hacer clic sobre
Nuevo
4. Seleccionar
Asistente para etiquetas
5. Seleccionar
La tabla o consulta de donde provienen los datos
6. Hacer clic sobre
Aceptar
p
o
n
q
r
s

En esta parte del asistente definiremos las medidas de las etiquetas, as como los
mrgenes y la separacin entre las mismas.
1. Hacer clic sobre
Personalizar...
2. Hacer clic sobre
Nueva...
3. Teclear
Un nombre para la etiqueta
4. Seleccionar
La orientacin de la pgina, el tipo de papel y el sistema de

medidas
5. Teclear
Las dimensiones de las etiquetas
6. Hacer clic sobre
Cerrar
7. Hacer clic sobre
Siguiente
n
t

En este tercer paso seleccionaremos los estilos de la etiqueta: fuente, tamao, espesor,
color y estilos (cursiva y subrayada), as como el contenido de las mismas.
1. Seleccionar
El nombre de la fuente deseado
2. Seleccionar
El tamao de la fuente deseado
3. Seleccionar
El espesor de la fuente deseado
4. Seleccionar
El color de la fuente deseado
5. Activar/desactivar
Los estilos deseados
6. Hacer clic sobre
Siguiente
7. Seleccionar
El campo que queramos aadir
8. Hacer clic sobre
El botn
9. Hacer clic sobre
Siguiente
hasta haber aadido los campos deseados
q
r

Por ltimo, elegiremos los criterios de ordenacin de las etiquetas en el informe y le
daremos un nombre para guardarlo como un objeto dentro de la base de datos.
1. Seleccionar
El campo por el que deseamos ordenar las etiquetas

hasta haber aadido los campos deseados
2. Hacer clic sobre
El botn
3. Hacer clic sobre
Siguiente
4. Teclear
El nombre deseado del informe para etiquetas
5. Hacer clic sobre
Terminar
o
n

Con esta opcin mostraremos el resultado de las etiquetas creadas para luego poder imprimirlas.
1. Hacer clic sobre
Informes
2. Seleccionar
El informe para la creacin de etiquetas deseado
3. Hacer clic sobre
Vista previa
4. Hacer clic sobre
El botn imprimir
5. Hacer clic sobre
El botn Cerrar
n
q

Utilizaremos la opcin Diseo para cambiar las propiedades de las etiquetas postales que hemos
creado con el asistente para etiquetas.
1. Hacer clic sobre
Informes
2. Seleccionar
Las etiquetas deseadas
3. Hacer clic sobre
Diseo
4. Seleccionar
El elemento deseado
Ver
6. Seleccionar
Propiedades
7. Realizar
8. Hacer clic sobre
El icono guardar de la barra de herramientas
o
n
q

Para crear etiquetas es importante saber si son de tamao estndar pues, si es
as, su tamao aparecer en una lista y no habr que especificar sus medidas
exactas.
Para crear etiquetas podemos recurrir al Asistente seleccionando crear un

informe. Una vez seleccionada la tabla con los datos necesarios, daremos los
datos y medidas para la nueva etiqueta (en caso de no ser de medida estndar).
Luego seleccionaremos el estilo del texto as como el contenido. Finalmente, le
damos una orden a las etiquetas y un nombre para guardarlo.
Antes de imprimir el resultado podemos visualizarlo en pantalla con Vista previa.
Para realizar cualquier modificacin, seleccionadas dentro de informes las

etiquetas, activamos la vista diseo, donde ejecutamos los cambios deseados.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Antes de elaborar las etiquetas postales tendremos en cuenta...
el nmero de ellas que queremos imprimir.
el tamao de las mismas y del papel que vamos a utilizar.
el tamao del papel que vamos a usar.
2. Principalmente podremos seleccionar dos tipos de tamaos que son...
tamao folio y cuartilla.
estndar y definidos por el usuario.
estndar y cuartilla.
3. Cuando elijamos etiquetas personalizadas debemos indicarle las siguientes medidas:
alto, ancho, mrgenes y separacin.
alto, ancho y mrgenes.
alto, ancho, mrgenes, separacin y cantidad.
4. Para elaborar las etiquetas postales debemos hacer clic sobre el botn...
Formularios.
Informes.
Consultas.
5. Para visualizar el informe para etiquetas en pantalla debemos seleccionarlo y pulsar...
Vista principal.
Vista previa.
Vista preliminar.
6. Para mostrar las propiedades de un elemento de la pantalla de diseo de etiquetas...
haremos clic sobre la opcin Propiedades del men Ver.
haremos clic sobre la opcin Propiedades del men Herramientas.
haremos clic sobre la opcin Ver propiedades del men Formato.
ACTIVIDADES
1. Genera las siguientes etiquetas postales teniendo en cuenta las siguientes opciones:
Datos de origen
TABLA EMPLEADOS
Hacer clic sobre
Personalizar
Hacer clic sobre
Nueva
Etiqueta1
Nombre de la etiqueta
Margen superior
3,00
Margen izquierdo
2,00
Margen derecho
2,00
Distancia horizontal entre etiquetas
1,00
Distancia vertical entre etiquetas
1,00
Alto de la etiqueta
4,00
Ancho de la etiqueta
8,00
Distancia horizontal borde etiqueta al texto
0,50
0,50
Distancia vertical borde etiqueta al texto

Fuente, tamao, estilo de lnea y color
Times New Roman, 8, Normal, Negro

Siguiente
Nombre
Apellidos
Puesto
Departamento
Telfono privado
Apellidos
Hacer clic sobre
Campos a aadir (uno en cada lnea)
Ordenar por:
Etiquetas medianas EMPLEADOS
Nombre de las etiquetas
2. Previsualiza e imprime las etiquetas ETIQUETAS MEDIANAS EMPLEADOS.

3. Modifica las etiquetas ETIQUETAS MEDIANAS EMPLEADOS para que queden de la
siguiente forma:
=Recortar([Inform
i )
=Recortar([Apellidos])
=Recortar([Puesto])
=Recortar([Departamento])
=Recortar([Telfono privado])
ACCESS
2000
Funciones
TEMA 20. Expresiones y funciones
Objetivos:
Reconocer funciones y expresiones
Conocer diferentes tipos de funciones
Crear campos calculados
mdulo 8
Avanzado
ACCESS
2000
Expresiones y funciones
Campos calculados
Objetivos:
Generar resultados a travs de las expresiones
Conocer los tipos de funciones y expresiones
Crear campos calculados
Utilizar el generador de funciones
Conocer los diferentes tipos de funciones matemticas, de

conversin de datos y relacionadas con los diferentes
campos
tema 20
Avanzado

Las expresiones permiten generar resultados a partir de unos datos de origen.
Por ejemplo, son expresiones el producto del valor de un campo por la constante
3.14, o la conversin a maysculas de un campo de texto.
Las expresiones se pueden dividir en dos grandes apartados:
Expresiones libres: se generan a partir de operadores simples. Son *, /, +, -, ^

(potencia) y & (concatenador). Cuando nos queramos referir al contenido de un
campo, ste debe ir entre corchetes. Vamos a ver dos ejemplos; uno para datos
numricos y otro para campos de texto:
Multiplicaremos el contenido de un campo numrico Cantidad por 0.18 y le
sumaremos 12.
[CANTIDAD] * 0,18 + 12
Sumaremos el contenido de la cadena Don/Doa y los campos Nombre y
Apellidos (con un espacio en blanco entre ellos).
Don/Doa & & [NOMBRE] & & [APELLIDOS]
Expresiones predefinidas o funciones: son expresiones que incorpora Access y que

se encuentran agrupadas por categoras (matemticas, conversin, texto...). Las
funciones constan de dos partes: el nombre de la funcin y los argumentos; a las
funciones se les debe suministrar el valor o valores (argumentos) objeto de la
operacin, y stas retornarn el resultado de la operacin. Los argumentos deben ser
compatibles con la funcin; es decir, en una funcin matemtica el argumento debe
ser un nmero, en una de cadenas debe ser un valor de tipo texto y en una de fechas
una fecha vlida, etc.
Un ejemplo de funcin puede ser Raz, que permite obtener la raz cuadrada de un
nmero. Si disponemos de un campo Superficie de tipo numrico podramos
calcular:
Raiz ([SUPERFICIE])
Campos calculados
En las consultas se pueden incluir Campos Calculados, es decir, campos que no pertenecen a
ninguna tabla y que se obtienen a partir de una expresin formada por uno o ms campos de las
tablas incluidas en la consulta.
Para crear un campo calculado bastar con introducir la siguiente expresin en la celda
Campo de una columna vaca dentro de la ventana de diseo de consultas.
Nombre de campo: Expresin

El Nombre de campo calculado no debe coincidir con los nombres de campo existentes y
servir para referenciar dicho campo en otros procesos en los que forme parte la
consulta. Expresin ser la combinacin de smbolos que indica el clculo a realizar.
Por ejemplo, en la siguiente consulta creamos un campo SumaC con la operacin
comentada en el ejemplo del epgrafe anterior.
Access dispone de un generador de funciones para generar, de una forma rpida y cmoda,
expresiones y funciones.
Para realizar el proceso adecuadamente tendremos que seguir este orden:

1. Seleccionar funciones
2. Funciones incorporadas
3. Seleccionar la categora
4. Seleccionar la funcin
5. Seleccionar los argumentos (tabla o consulta y campo)
Desde la ventana de diseo de consultas...
1. Hacer clic con el botn derecho sobre
La fila Campo del campo calculado
2. Seleccionar
Generar...
3. Generar
La expresin deseada
4. Hacer clic sobre
Aceptar
Las funciones matemticas las podremos utilizar para generar campos calculados y para calcular
los totales de un dominio.
Un dominio est formado por los valores de un campo de la totalidad de los registros de
una tabla o consulta.
Para hacer
un clculo sobre un dominio

(Totales)
debemos hacer clic sobre el icono
de la barra de herramientas. En ese momento

aparecer una nueva fila Total: con una lista
desplegable
funciones
que
contendr
matemticas
disponibles para ese
todas
de
las
dominio
campo. Al ejecutar la
consulta aparecer una hoja de respuesta

dinmica
con
el
resultado
de
los
totales
requeridos.
En el cuadro siguiente mostramos las funciones de dominio as como su explicacin:
FUNCIN
Suma
Promedio
EXPLICACIN
Muestra la suma total de los valores del campo seleccionado.
Muestra la media aritmtica de los valores del campo seleccionado.
Min
Muestra el mnimo de los valores del campo seleccionado.
Max
Muestra el mximo de los valores del campo seleccionado.
Cuenta
Muestra el nmero de registros que cumplen la condicin de

Criterios.
Primero
Muestra el primer registro que cumpla la condicin de Criterios.
ltimo
Muestra el ltimo registro que cumpla la condicin de Criterios.
En cuanto a las funciones matemticas para campos calculados, incluimos en este

apartado una lista de las mismas, el formato de la expresin y una breve explicacin de
su funcionalidad:
FUNCIN
FORMATO
EXPLICACIN
Devuelve un valor del mismo tipo que el que se pas como
Abs
Abs(nmero)
argumento y que especifica el valor absoluto de un

nmero.
Atn
Atn(nmero)
Cos
Cos(nmero)
Devuelve un tipo numrico con coma flotante

especifica el arcotangente de un nmero.
Devuelve
Exp(nmero)
un
tipo
numrico
con
coma
flotante
que
coma
flotante
que
especifica el coseno de un ngulo.

Devuelve
Exp
que
un
tipo
numrico
con
especifica e (la base de los logaritmos naturales) elevado a

una potencia.
Int
Int(nmero)
Devuelve un valor del mismo tipo que el que se pas como

parmetro y que contiene la parte entera de un nmero.
Igual que el anterior pero para los nmeros negativos Fix
Fix
Fix (nmero)
devuelve el primer entero negativo mayor o igual a

nmero. Por ejemplo, Int convierte -8.4 en -9 y Fix
convierte -8.4 a -8.
Log
Log(nmero)
Rnd
Rnd(nmero)
Sgn
Sgn(nmero)
Sin
Sin(nmero)
Sqr
Sqr(nmero)
Tan
Tan(nmero)
Devuelve
un
tipo
numrico
con
coma
flotante
que
especifica el logaritmo natural de un nmero.

Devuelve un tipo numrico con coma flotante que contiene
un nmero aleatorio.
Devuelve un tipo numrico entero que indica el signo de
un nmero.
Devuelve
un
tipo
numrico
con
coma
flotante
que
con
coma
flotante
que
flotante
que
especifica el seno de un ngulo.

Devuelve
un
tipo
numrico
especifica la raz cuadrada de un nmero.

Devuelve
un
tipo
numrico
con
especifica la tangente de un ngulo.
coma

Podemos convertir datos de tipo texto a numrico, de numrico a fecha, etc.
Estas funciones permiten cambiar el tipo de un dato. Por ejemplo, podramos convertir el
dato numrico 3,18 a texto; lgicamente ya no podramos realizar operaciones
matemticas con l. Las funciones de conversin devuelven el tipo que contiene el
propio nombre de la misma; por ejemplo, la funcin CStr cambia el tipo a String
(Texto). A continuacin mostramos las principales funciones de conversin, y una breve
explicacin acerca de su utilidad:
FUNCIN
EXPLICACIN
CDate(expresin)
Cambia una cadena tipo texto a tipo fecha.
CDbl(expresin)
Cambia un dato numrico o texto a numrico con coma flotante.
CInt(expresin)
Cambia una expresin numrica cualquiera a tipo entero.
CStr(expresin)
Cambia cualquier dato a tipo texto.

A continuacin vamos a ver una relacin de funciones relacionadas con los campos tipo
texto y Fecha/hora.
Funciones relacionadas con el tipo texto

FUNCIN
EXPLICACIN
Devuelve una subcadena de la cadena pasada como primer argumento.
Cadena
Debemos especificar el tamao de la subcadena como segundo

argumento.
Devuelve una subcadena de la parte derecha de la cadena pasada
Der
como primer argumento y con la longitud pasada como segundo

argumento .
Espacio
Devuelve una cadena de espacios en blanco con la longitud pasada

como primer argumento.
Devuelve una subcadena de la parte izquierda de la cadena pasada
Izq
como primer argumento y con la longitud pasada como segundo

argumento .
Longitud
Mays
Mins
Recortar
Devuelve un nmero resultado de la longitud de la cadena pasada

como primer argumento.
Devuelve una cadena en maysculas de la cadena pasada como primer
argumento.
Devuelve una cadena en minsculas de la cadena pasada como primer
argumento.
Devuelve una cadena resultado de eliminar los espacios a izquierda y
derecha de la cadena pasada como primer argumento.
Funciones relacionadas con el tipo fecha/hora

FUNCIN
EXPLICACIN
Ahora
Devuelve la fecha y hora actual.
Ao
Devuelve el ao de la fecha pasada como primer argumento.
Da
Devuelve el da de la fecha pasada como primer argumento.
DaSemana
Mes
Devuelve el da de la semana de la fecha pasada como primer

argumento.
Devuelve el mes de la fecha pasada como primer argumento.

Las expresiones nos sirven para obtener resultados a partir de unos datos de
origen. Se dividen en: expresiones libres, que se generan a partir de operadores
simples,
expresiones
predefinidas
funciones,
que
son
expresiones
incorporadas por Access y que se encuentran agrupadas por categoras.
Los campos calculados no pertenecen a ninguna tabla, puesto que se obtienen a

partir de una expresin formada por uno o ms campos de las tablas que toman
parte en la consulta. Este campo debe incluir la expresin: Nombre de campo:
Expresin.
El generador de funciones puede generar rpida y cmodamente las expresiones

y funciones que queramos.
Para crear un campo calculado podemos utilizar las funciones matemticas para
calcular los totales de un dominio.
Con las funciones de conversin de tipos de datos podemos convertir el tipo de

un dato, por ejemplo un dato numrico a texto.
ANOTACIONES
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Prcticas: Test
1. Las expresiones...
permiten generar resultados a partir de unos datos de origen.
permiten aclarar el contenido de las consultas.
permiten generar nuevas tablas a partir de otras existentes.
2. Las expresiones se dividen principalmente en...
predefinidas y funciones.
libres y predefinidas.
predefinidas y estndar.
3. Un campo calculado es exactamente...
un campo con datos de tipo numrico.
un campo que se crea a partir de operaciones con otros campos de las tablas.
un campo que contiene funciones calculadas.
4. Debemos tener en cuenta que el nombre de un campo calculado...
debe pertenecer como mnimo a una consulta.
nunca debe coincidir con el nombre de un campo existente.
debe pertenecer a una consulta o una tabla de la base de datos.
5. Las funciones matemticas se pueden dividir en...
funciones de campo calculado y predefinidas.
funciones de dominio y funciones de campo calculado.
funciones de dominio y funciones predefinidas.
6. Un dominio esta formado por...
los valores de un campo de todos los registros de una tabla o consulta.
los valores de todos los campos de los registros de una tabla o consulta.
todos los valores de una tabla o consulta.
ACTIVIDADES
1. Modifica la estructura de la tabla EMPLEADOS aadindole el siguiente campo:
Nombre del campo

Porcentaje subida
Tipo
Numrico
Descripcin
Calcula el nuevo sueldo
2. Introduce ahora los siguientes datos en la tabla EMPLEADOS (aadimos los

campos Nombre y Apellidos para que puedas situar los registros e introduzcas
los nuevos datos correctamente).
Nombre
Antonio
Josefa
Juan
Claudia
Alberto
Antonio
Ral
Juan A.
Apellidos
Molina Acedo
Prez Luanca
Ruano Lpez
Jimnez Ruiz
Len Serrano
Antunez aez
Azcona Surez
Rial Ramrez
Porcentaje subida
3
4
2
3
5
2
3
4
3. Genera una consulta sobre la tabla EMPLEADOS de forma que se creen tres
nuevos campos calculados. Gurdala con el nombre RESMEN SUBIDA. Ejectala
e imprmela.
Nombre del campo calculado
Resultado
Nuevo Sueldo
Aumentar el campo Retribucin en el porcentaje

indicado en el campo Porcentaje subida
Diferencia
Resta de los campos Nuevo Sueldo y Retribucin
Nombre completo
Suma de los campos Nombre y Apellidos
4. Genera, en una consulta nueva, una funcin de dominio que sume todos los valores
del campo Nuevo sueldo de la tabla EMPLEADOS. Llama a este nuevo campo
SUMA TOTAL. Guarda la consulta como TOTAL LIQUIDAR MES.
5. Genera una nueva consulta que cree un nuevo campo de tipo Texto llamado Cdigo
Postal Texto a partir del campo Cdigo Postal de la tabla EMPLEADOS. Guarda la
consulta con el nombre CONVERSIN. Ejectala y cirrala.
6. Genera una nueva consulta que acte sobre los campos siguientes de la tabla
EMPLEADOS:
Nombre del campo
calculado
Resultado
Nmero NIF
Devuelve los 8 caracteres ms a la derecha del

campo CIF empresa
Ao entrada
Devuelve el ao de entrada en la empresa de

cada empleado
Glosario de trminos
ARCHIVO
Unidad
bsica
de
almacenamiento
de
informacin (textos, bases de datos, hojas de

clculo, etc.). Cada aplicacin informtica est
asociada a un tipo de archivo que grficamente
estn indicados por un icono representativo del
programa en la parte superior izquierda.
ARRASTRAR
Mover un objeto por la pantalla manteniendo

pulsado el botn del ratn. Basta con pulsarlo
y, sin soltar, mover el ratn hasta la posicin
deseada.
DESPLAZAMIENTO
Esta barra se encuentra en la parte inferior y/o

derecha
de
las
ventanas
para
permitir
desplazarse dentro de las mismas en el caso de

que no se puedan visualizar todos los objetos
que contiene. Para realizarlo haremos clic en las
flechas que se encuentran arriba y debajo de la
barra.
Tambin
podemos
desplazar
directamente la barra manteniendo pulsado el

botn del ratn.
BARRA DE ESTADO
Es la barra situada en la parte inferior de la

ventana. Muestra informacin acerca de un
comando seleccionado o de una operacin en
curso.
BARRAS DE
En lugar de tener que buscar por los mens
HERRAMIENTAS
cada uno de los comandos que se quieren

emplear,
basta
pulsacin
con
con
el
efectuar
ratn
una
sobre
el
simple
icono
correspondiente en esta barra.
BARRA DE MENS
Los programas de Windows tienen colocados

los comandos principales en una lnea en la
parte superior de la ventana, justo debajo del
titulo de la aplicacin. Puede acceder a cada
categora o submen, haciendo clic con el ratn
sobre una de ellas .
glosario
BARRA DE
BARRA DE TAREAS
Es la barra que se encuentra originalmente en la

parte inferior del escritorio en Windows 98, si
bien, se puede situar en cualquier lateral del
escritorio. En ella, adems de encontrar el botn
de inicio y el reloj, le irn apareciendo botones
correspondientes a las distintas aplicaciones que
tenga activas. Estos botones le sern muy tiles
para cambiar entre las distintas tareas. El botn
correspondiente a la tarea que se encuentra
activa presentar el aspecto de estar pulsado,
mientras que los que pertenecen a ventanas que
estn inactivas presentan el aspecto normal.
BARRA DEL TTULO
El icono que se encuentra al comienzo de la

barra activa el men de control, con el que es
posible reducir a icono, redimensionar la ventana
del
programa
cerrar
la
aplicacin.
glosario
continuacin, va el nombre de la aplicacin y el

nombre del archivo abierto. Los tres botones
situados a la derecha de la barra sirven para:
reducir la ventana de la aplicacin a icono (el
primero), ampliarla o reducirla (el segundo) y
cerrarla (el tercero).
BASE DE DATOS
Este
tipo
de
programas
sirven
para
el
almacenamiento de datos en el ordenador, para

que stos sean accesibles de forma sencilla y
prctica. Por ejemplo, se puede tener una base
de datos con los nombres de las ciudades y el
cdigo postal de las mismas.
BUSCAR
Access 2000 pone a su disposicin un complejo

sistema de bsqueda que le permitir encontrar
cadenas de texto que estn en los distintos
campos de su base de datos.
CARPETAS
Son iconos que pueden contener otros iconos de

ficheros, u otras carpetas. Tambin se les llama
directorios. Para abrir una carpeta hay que hacer
doble clic sobre el icono que la representa. Al
mover o copiar una carpeta se movern o
copiaran los ficheros y carpetas que contiene.
COMANDO
Instruccin que ejecuta de manera inmediata el

ordenador una vez se hace clic sobre un botn
o un elemento de men.
CONFIGURACIN
Conjunto de parmetros con los que se define

toda la estructura de un ordenador, tanto desde
el punto de vista fsico como de software. La
configuracin
incluye
el
procesador,
la
memoria, las unidades de almacenamiento, el

sistema operativo, etc.
CONTROL
Nombre dado a los tres botones, dispuestos en

la parte superior derecha de la ventana de
Access, que controlan su gestin: el primero,
sirve
para
reducir
icono
la
ventana;
el
segundo, para redimensionarla; y el tercero,
CORTAR
Es una operacin por la cual un objeto se borra

y pasa a copiarse a una zona de la memoria
llamada Portapapeles. Desde sta, el objeto se
puede pegar en cualquier sitio que queramos y
todas las veces que nos parezca. Sirve para
borrar o para mover objetos de un lado a otro.
Con la operacin de copiar haremos lo mismo,
pero sin borrar el objeto original.
CUADRO DE DILOGO
Recuadro de la pantalla que aparece tras haber

seleccionado una opcin o una subopcin de
los mens, en el que es posible elegir entre
varias opciones.
CURSOR
Signo de referencia que aparece en la pantalla

del ordenador para indicar dnde aparecer
tecleado.
DETALLES
Lista los archivos con un cierto nmero de

datos.
glosario
para cerrarla.
DIRECTORIO
Son "cajones" en los que se pueden guardar

archivos y otros directorios. En Windows se les
llama carpetas y se representan por iconos que
pueden contener otros iconos de ficheros, u
otras carpetas. Para abrir un directorio haz doble
clic sobre su icono. Al mover o copiar una
carpeta se movern o copiarn los ficheros y
carpetas que contiene.
FICHERO
Sinnimo de archivo y documento. Se pueden

usar indistintamente.
FUENTE
Tambin se utiliza "tipo de letra". Consiste en una

forma de representar los caracteres en la pantalla
del
ordenador
en
la
impresora.
Existen
distintas fuentes que se adaptan a distintos tipos

de documentos y partes del mismo. Dentro de
glosario
las fuentes podemos elegir distintos tamaos y

efectos como la negrita o la cursiva.
HACER CLIC
Si presionamos una tecla del ratn, sta hace

clic. Si no se especifica lo contrario siempre se
refiere a hacer clic con el botn izquierdo del
ratn. Para algunas acciones es necesario el
doble clic.
HIPERVNCULO
Tambin se conoce como enlace. Son referencias

a paginas que se encuentran en la red Internet.
Se trata de una lnea de texto o una imagen que
se encuentran dentro de ciertos documentos y
que hace referencia a otros documentos. Estos
establecen conexiones con paginas en Internet.
Cuando
se
navegador,
hace
o
el
clic
sobre
programa
un
enlace,
el
correspondiente,
abrir automticamente la pagina de informacin

a la que hace referencia.
IMPRIMIR
Enva el documento a la impresora sin pasar por

las opciones de impresin.
MARCAR
Cuando
se
quiere
copiar,
mover,
borrar
arrastrar un archivo o un texto debe marcarlo

primero.
MEN DE INICIO
Recibe su nombre del botn Inicio. Aparece

nada ms hacer clic sobre l. A travs del
escritorio puedes acceder a las funciones ms
importantes de Windows y a los programas
instalados en tu ordenador.
MEN VER
Permite seleccionar varios tipos de visualizacin

del documento y elegir de entre distintas barras
de
herramientas
las
ms
idneas
para
el
trabajo.
NOMBRE DE ARCHIVO
Los
archivos
tienen
un
nombre
que
hace
suelen utilizar nombre que resulten fciles de

recordar.
PC
Ordenador
personal
compatible
(Personal
computer) que puede intercambiar programas y

datos con otros ordenadores del mismo tipo.
PRESENTACIN
Funcin que permite visualizar el aspecto
PRELIMINAR
definitivo del documento, antes de imprimirlo.
PROGRAMA
Aplicacin
informtica
tratamiento
de
informacin
(texto
un
tipo
que
permite
el
determinado
de
imgenes,
gestin
de
datos, operaciones aritmticas, etc.), mediante

la comunicacin basada en una secuencia de
instrucciones
rdenes
que
ordenador
el
usuario.
Algunos
conoce
de
el
los
programas ms conocidos son: el procesador

de textos, Word; la hoja de clculo, Excel; la
base de datos, Access...
PROPIEDADES
Visualiza
todas
las
posibles
sobre el documento seleccionado.
informaciones
glosario
referencia a su contenido. Normalmente se
PUNTERO DEL RATN
Elemento que permite saber en qu lugar de la

pantalla se encuentra el ratn. Asume formas
distintas
segn
las
acciones
que
se
estn
realizando. Si el puntero se encuentra en la

ventana del documento, y no se est realizando
ninguna accin en particular, tiene la misma
forma
que
el
cursor,
mientras
que
si
se
encuentra en la ventana del programa, toma la

forma de una pequea punta de flecha.
REDUCCIN A ICONO
Accin que cierra la ventana del programa y la

transforma en un botn de la barra de tareas,
que contiene el
icono que lo representa. Se
efecta mediante la pulsacin del botn de

control de la pequea barra o mediante la opcin
correspondiente del men de control.
glosario
TABULADOR
Tecla usada para desplazarse de un campo a

otro.
UNIDAD
Estructura de almacenamiento de informacin en

forma de archivos. Adems de las unidades A: y
C:,
podemos
encontrar
el
CD
ROM
las
unidades de almacenamiento externo (ZIP, JAZ,

etc...).
VENTANA
rea rectangular que contiene un documento o

un programa.
VENTANA ACTIVA
Windows presenta los programas y los ficheros

en ventanas. Normalmente las ventanas estn
encabezadas
contiene
el
documento
por
una
nombre
abierto.
barra
del
de
ttulo
programa
Windows
permite
que
del
tener
varias ventanas abiertas a la vez. En la mayora

de los casos la ventana activa es la que su barra
de ttulo es de color azul, mientras que las
dems barras permanecen en otro color.
Bibliografa
Ttulo: Microsoft Access 2000
Editorial: Mcgraw Hill
Autor: Nelson Stephen L.
Ao: 1999
Ttulo: Ms Access 2000 paso a paso
Editorial: Mcgraw Hill
Autor: Catapult
Ao: 1999
Editorial: Ra-Ma
Autor: Prez, C.
Ao: 2000
Ttulo: Gua de campo de Microsoft Access 2000
Editorial: Ra-Ma
Autor: Pascual, F.
Ao: 2000
Ttulo: Access 2000
Editorial: Inforbooks
Autor: Prats Hernandez, C.
Ao: 2000
Ttulo: Access 2000
Editorial: Anaya Multimedia
Autor: Pardo Niebla, M.
Ao: 1999
Ttulo: Microsoft Access 2000
Editorial: Belenguer Editorial
Autor: Rutledge, P A.
Ao: 2000
Ttulo: Curso de iniciacin a Microsoft Access 2000
Editorial: Data Futura
Autor: VV AA
Ao: 2000
bibliografa
Ttulo: Domine Access 2000
mdulo
1
Cuestionarios
de Evaluacin
ACCESS
2000
Avanzado
ACCESS 2000 AVANZADO
Cuestionario de Evaluacin 1 / 4
DATOS DEL CURSO ( a rellenar por el centro)

N de agrupacin:
N Accin Formativa:
N Grupo:
Denominacin del curso:

DATOS DEL ALUMNO
Apellidos:
Nombre:
D.N.I.:
TCHESE LA RESPUESTA CORRECTA
1.
Los pasos a seguir para realizar el estudio de una base de datos son...
determinar la finalidad de la base de datos y evitar duplicar tablas.
determinar la finalidad de la base de datos y distribuir la informacin por asuntos.
distribuir la informacin por asuntos y disear las tablas.
2.
Un campo clave debe contener...

cualquier tipo de datos.
datos numricos diferentes entre s.
datos que identifiquen de forma exclusiva cada registro.
3.
La relacin del tipo uno a uno...

relaciona un registro de la tabla principal con al menos un registro de la secundaria.
relaciona un registro de la tabla principal con slo un registro de la secundaria.
relaciona un registro de la tabla principal con ms de un registro de la secundaria.
4.
Para poder crear una relacin de tipo varios a varios es preciso...

crear una tercera tabla de cruce.
nada en especial.
que las dos tablas tengan un campo clave.
5.
El tipo de base de datos llamada estructura plana consiste en...

una nica tabla que contiene todos los datos.
una serie de tablas enlazadas entre s.
una serie de tablas relacionadas.
6.
Una tabla es...

una estructura informtica que contiene caracteres.
una estructura informtica que puede contener datos.
una representacin grfica de datos.
7.
Sabemos que un registro...

contiene todas las tablas pertenecientes a un sujeto.
contiene todos los datos pertenecientes a un sujeto de la tabla.
contiene una caracterstica determinada de un sujeto de la tabla.
8.
Un campo...
contiene un aspecto, tipo o categora de informacin de un sujeto de la tabla.
contiene toda la informacin de la tabla.
contiene toda la informacin de un sujeto de la tabla.
9.
Para iniciar Access desde Windows debemos desplegar el men...

Configuracin.
Inicio.
Office 97.
10. Un cuadro de dilogo aparece cuando...

seleccionamos un comando que presenta varias posibilidades de ejecucin.
desplegamos un men.
seleccionamos una tabla.
Firma del alumno
_________ a ____ de ___________ de _______
Firma del tutor
_________ a_____de ___________ de _______

N de agrupacin:
N Accin Formativa:
N Grupo:

DATOS DEL ALUMNO
Apellidos:
Nombre:
D.N.I.:
1.
La barra de herramientas se encuentra situada...

en la parte inferior de la pantalla.
justo debajo de la barra de ttulo.
justo debajo de la barra de mens.
2.
Las barras de herramientas pueden ser mostradas u ocultadas desde...

el men Archivo.
el men Ver.
a barra de estado.
3.
Para Access una base de datos es realmente...

un archivo que se encuentra en el disco.
una serie de tablas que se encuentran en archivos diferentes.
una estructura de datos que se encuentra en la memoria.
4.
La propiedad que especifica la presentacin de los datos es...

Mscara de entrada.
Formato.
Texto de validacin.
5.
La propiedad Requerido sirve para...

que la introduccin de algn dato en ese campo sea obligatoria.
que los caracteres introducidos se ajusten a un formato especfico.
asignarle un valor por defecto al campo.
6.
Para designar un campo como campo clave desde la pantalla de diseo de tablas debemos...
hacer clic sobre el icono que muestra un disco.
hacer clic sobre el icono que muestra una interrogacin.
7.
Para comenzar a trabajar con una base de datos almacenada en disco...

usaremos la opcin Nueva del men Archivo.
usaremos la opcin Abrir del men Archivo.
usaremos la opcin Guardar del men Archivo.
8.
Para situar el cursor en el siguiente campo pulsaremos la tecla...

Control.
Maysculas.
Enter.
9.
La accin que debemos realizar con el ratn para cambiar el ancho de una columna es...
hacer clic con el botn derecho.
arrastrar.
hacer clic con el botn izquierdo.
10.
Sabemos que los campos de tipo autonumrico...

debemos rellenarlos evitando repetir alguno de ellos.
se rellenan automticamente cada vez que grabamos un nuevo registro.
slo pueden usarse como campo clave.
Firma del alumno
_________ a ____ de ___________ de _______
Firma del tutor
_________ a_____de ___________ de _______

N de agrupacin:
N Accin Formativa:
N Grupo:

DATOS DEL ALUMNO
Apellidos:
Nombre:
D.N.I.:
1.
Para poder ordenar los registros de una tabla, las columnas (campos)...
pueden encontrarse en cualquier posicin. Slo debemos seleccionarlas.
deben encontrarse contiguas y en el orden correcto.
deben encontrarse aisladas. Debemos ocultar previamente el resto.
2.
Los criterios de ordenacin son...

ascendente, descendente, aleatorio y por filtro.
ascendente, descendente y aleatorio.
ascendente y descendente.
3.
Una estructura relacional...

almacena toda la informacin en una nica tabla.
reparte la informacin en varias tablas o consultas relacionadas.
reparte la informacin en varias tablas relacionadas.
4.
Sabemos que en la relacin uno a varios el valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se
corresponde con...
el valor del campo o los campos coincidentes de todos los registros de la relacionada.
el valor del campo o los campos coincidentes de slo un registro de la relacionada.
el valor del campo o campos coincidentes de varios registros de la relacionada.
5.
Una consulta sirve...

para reunir informacin de varias tablas.
como base de formularios e informes y para reunir informacin de varias tablas.
para poder generar eficientemente informes de datos.
6.
Sabemos que existen varios tipos de consultas que son...

de seleccin y accin.
de seleccin y datos relacionados.
de seleccin, accin y datos relacionados.
7.
Para generar una consulta...

lo haremos directamente pulsando sobre el botn Abrir.
pulsaremos sobre el botn diseo.
pulsaremos sobre el botn Nuevo y, a continuacin, seleccionaremos Vista diseo.
8.
Las consultas, dnde se guardan?

en un archivo diferente al de la base de datos, pero relacionado con ella.
en la propia base de datos, como un objeto.
en la propia base de datos, con un nombre de archivo diferente.
9.
Sabemos que las consultas de accin...

pueden eliminar una base de datos automticamente.
pueden modificar datos de las tablas de forma automtica.
pueden crear informes de datos de forma automtica.
10. Los tipos posibles de consultas de acciones son...

de creacin de tabla, actualizacin, datos aadidos y eliminacin.
de creacin de tabla, actualizacin y eliminacin.
Firma del alumno
_________ a ____ de ___________ de _______
Firma del tutor
_________ a_____de ___________ de _______

N de agrupacin:
N Accin Formativa:
N Grupo:

DATOS DEL ALUMNO
Apellidos:
Nombre:
D.N.I.:
1.
La barra de herramientas Cuadro de herramientas contiene...

los controles para formularios e informes.
los botones de uso ms frecuente a la hora de crear consultas.
los formatos de texto, alineaciones, etc.
2.
Los controles son exactamente...

los elementos de pantalla que usamos para abrir y cerrar los formularios.
los objetos que utilizamos para poder crear formularios e informes.
los objetos que usamos para generar relaciones entre tablas y consultas.
3.
Para crear un formulario podremos optar por...

usar un asistente o dejar que Access lo genere automticamente.
crearlo desde la ventana de diseo de formularios o desde diseo de tabla.
usar un asistente o crearlo desde la ventana de diseo de formularios.
4.
Las distribuciones de datos aplicables a un formulario son...

en columnas, tabular y justificado.
en columnas, tabular, hoja de datos y justificado.
en columnas, tabular y hoja de datos.
5.
Los informes se utilizan para...

poder aadir informacin fcilmente a la base de datos.
conocer el uso de la base de datos.
imprimir la informacin elegantemente de una tabla o consulta.
6.
Un informe se divide en...

encabezado, pie y detalle.
encabezado de informe y de pgina, pie de informe y de pgina y detalle.
encabezado de pie y de informe y detalle.
7.
Antes de elaborar las etiquetas postales tendremos en cuenta...

el nmero de ellas que queremos imprimir.
el tamao de las mismas y del papel que vamos a utilizar.
el tamao del papel que vamos a usar.
8.
Principalmente podremos seleccionar dos tipos de tamaos que son...

tamao folio y cuartilla.
estndar y definidos por el usuario.
estndar y cuartilla.
9.
Las expresiones...
permiten generar resultados a partir de unos datos de origen.
permiten aclarar el contenido de las consultas.
permiten generar nuevas tablas a partir de otras existentes.
10. Las expresiones se dividen principalmente en...

predefinidas y funciones.
libres y predefinidas.
predefinidas y estndar.
Firma del alumno
_________ a ____ de ___________ de _______
Firma del tutor
_________ a_____de ___________ de _______

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ACCESS

Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos

conformidad con lo dispuesto en el

reprodujeren o plagiaren, en todo o en

cientfica fijada en cualquier tipo de

Espacio Formacin S.L. Mlaga, 2001

La elaboracin de este manual est basada en la experiencia de ms de

metodologa de aprendizaje y tcnicas de motivacin garantizan la

Para lograr la meta de calidad educativa se ha contado con un equipo de

tecnolgicos, de mentalidad y de actitud ante los acontecimientos;

metodologa de enseanza eficaz, sencilla y amena.

MDULO 1: conceptos fundamentales

TEMA 2: Introduccin al manejo de las bases de datos

TEMA 3: Elementos bsicos de Access 2000. Primeros pasos

MDULO 2: Introduccin y edicin de datos

TEMA 5: Edicin de datos

Operaciones con los registros: Peculiaridades segn el tipo de campo

TEMA 6: Filtros y seleccin de registros

MDULO 3: formato y presentacin de datos

MDULO 4: mantenimiento de bases de datos

TEMA 10: Proteccin de datos

TEMA 11: Ordenacin

TEMA 13. Opciones de consulta

Criterios de ordenacin: ordenar resultados

TEMA 14. Crear, ejecutar y mantener consultas

TEMA 15. Consultas de accin

MDULO 7: informes y etiquetas

Introducir, ver e imprimir datos: Modificar un formulario

TEMA 19. Creacin de etiquetas

Funciones de conversin de tipos de datos

Conocer los elementos que componen una base de datos.

Iniciar y finalizar una sesin con Access 2000.

Reconocer el entorno de la aplicacin y sus elementos.

Realizar un estudio previo a la creacin de la base de

Comprender las diferentes relaciones que conectan las

Conocer la integridad de los datos

Introduccin. Tablas y sus componentes

Tipos de bases de datos

Tipos de campo y su aplicacin

Cualquier carcter del teclado. Se utiliza para

Nmeros enteros y fraccionarios de hasta 4

Slo dos valores que pueden ser S o NO.

Objetos OLE, grficos y otros datos binarios.

Direccin de pgina Web o ruta de directorio.

Crea un campo que permite elegir un valor de

Hasta 64.000 caracteres

El campo por omisin es de tipo Texto, ya que en l se puede almacenar cualquier

* Las palabras marcadas con un asterisco se describen en un glosario al final de este

repeticiones, nos podemos valer de un campo autonumrico aadido a la tabla, o bien

LO QUE HEMOS APRENDIDO

Hay distintos tipos de bases de datos dependiendo de su estructura.

Los elementos que componen principalmente una base de datos son:

Tablas: es una de las estructuras principales, donde se almacenarn todos

Registros: en cada registro se introducirn los datos de un elemento en

Campo: es cada uno de los aspectos, categoras o tipo de informacin que

En Access 2000 podremos especificar el tipo de dato a almacenar e indicarle una

El campo clave es nico en cada tabla, y contendr un elemento caracterstico en

una nica tabla que contiene todos los datos.

una serie de tablas enlazadas entre s.

una serie de tablas relacionadas.

2. Una tabla es...

una estructura informtica que contiene caracteres.

una estructura informtica que puede contener datos.

una representacin grfica de datos.