Procedimiento de Manejo de Comunicaciones de Seguridad y Salud

en el Trabajo

OBJETIVO:

Describir los actividades a seguir para recibir, documentar y responder a las comunicaciones internas
y externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo, garantizando que llegue a todos lo niveles y
cargos de la organizacin.

ALCANCE:

A las personas, actividades e instalaciones de XXXXXXXXXXXX.

FLUJOGRAMA

ETAPA

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

Comunicacin Interna: De forma general la
comunicacin interna en la organizacin, se
presenta en documentos firmados por alguna
de las gerencias.

Comunicacin
Interna

Miembros del
Comit /

En las actas de reunin como medio de

comunicacin interna se recoger informacin
sobre las reuniones con el personal de la
organizacin en las que se tratan aspectos
relacionados con la actividad de la organizacin y
del sistema integrado de gestin.
Comunicacin Externa: Es aquella que se
mantiene entre la organizacin y las partes
interesadas
externas.
A
efectos
de
comunicaciones externas se considerarn
partes interesadas:
-

Organismos del Estado.

Clientes.
Proveedores.

Todas las comunicaciones o consultas, referentes

a temas de la organizacin se remiten al
responsable por cada proceso.
Cada uno de los responsables, archiva la
comunicacin de la parte externa junto con la
respuesta proporcionada, en la carpeta destinada
a tal fin.

Comunicaci
n Interna /
Externa

Recepcin,
Miembros del
Documentacin Comit /
y Respuesta Colaboradores

Para el caso de proveedores, el rea de Compras

hace saber a las empresas contratadas los
requisitos establecidos por la organizacin, para
la prestacin de sus servicios o el suministro de
sus productos.
La comunicacin con los organismos del estado
debe ser fluida especialmente en lo que se refiere
a:
-

Recepcin,
Documentaci
n y Respuesta

Accidentes mortales y/o incidentes

seguridad y salud en el trabajo.

Toda aquella informacin que exija la normativa

Aplicable.

de

Procedimiento de Manejo de Comunicaciones de Seguridad y Salud

en el Trabajo

El empleador, consultar a travs de la

representacin de los trabajadores con la debida
antelacin la adopcin de las decisiones relativas a:
a) La organizacin y desarrollo de las
actividades de proteccin de la salud y
prevencin, incluida la designacin de
trabajadores o el recurso a un servicio de
prevencin.
b) La designacin de trabajadores encargados
de las medidas de emergencia.

Consulta y
Participacin

Consulta y
Participacin

Miembros del
Comit /
Colaboradores

c) Los procedimientos
documentacin.

de

informacin

d) El proyecto y la organizacin de la formacin.

f)

Cualquier otra accin que pueda tener efectos

sustanciales sobre la seguridad y salud.

Existe un plazo de 15 das, que una vez transcurridos,

si no existe reclamo alguno por parte de los
trabajadores, la Direccin de la empresa presupone la
conformidad de los consultados. En caso de que los
trabajadores proporcionen su opinin a la consulta
ser estudiada y valorada por la Gerencia General.

Procedimiento de Manejo de Comunicaciones de Seguridad y Salud

en el Trabajo

CONSIDERACIONES GENERALES
Existen diferentes medios o canales de comunicacin al personal, para comunicar los planes, avances y resultados del
SGSST. Estos medios son:
N
1
2

MEDIO
Peridico Mural
Intranet

FRECUENCIA
Mensual
Continuo

RESPONSABLE
RRHH
SST/SISTEMAS

Reuniones de Capacitacin

Continuo

RRHH/SST

Reuniones de Induccin

Semanal

RRHH/SST

REGISTRO
Fotos
Solicitud por
Correo
electrnico
Registro de
asistencia / Test
(cuando aplique).
Registro de
Asistencia

Los registros generados por cada uno de estos medios que tengan relacin con SST, sern derivados a la persona
responsable del SIG.
PARTICIPACIN DE LOS TRABAJADORES
Todos los trabajadores deben participar activamente de las siguientes actividades de SST.
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y Controles.

Desarrollo y revisin de las polticas, objetivos y procedimientos de SST.
Comunicacin referente a las condiciones que puedan afectar su seguridad y salud en el lugar de trabajo.
Conocimiento de sus representantes en el SGSST y de quien es el Representante de la Direccin.
Conocimiento de sus representantes en el Sistema de Gestin en SST.
Investigacin de accidentes / incidentes.

CONSULTA A CONTRATISTAS Y OTRAS PARTES INTERESADAS

Los contratistas y otras partes interesadas sern consultados a efectos de tomar en consideracin sus necesidades en la
elaboracin de las matrices de identificacin de peligros y riesgos y en la identificacin de aspectos e impactos, a travs
de cualquiera de los siguientes medios:
a) Entrevistas personales.
b) Encuestas.
ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN
Comunicacin Interna:
a) Elaborar carteles tipo poster con la poltica de SST, as como actividades a desarrollar y en la que pueden
participar los colaboradores. Los carteles se colocan en los lugares ms visibles de la organizacin.
b) Subir la informacin completa del sistema integrado de gestin a la carpeta de COMPARTIDO.
c) Elaborar trpticos con la informacin ms relevante sobre el sistema integrado de gestin.
Comunicacin Externa:
a) Difundir en el entorno la informacin ms importante del Sistema Integrado de Gestin (poltica, objetivos, metas,
principales actividades, beneficios, etc).
b) Proporcionar a proveedores y contratistas: Charlas a personal con material impreso.
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