Anda di halaman 1dari 17

BAB 3 : PENGEMBANGAN SISTEM DAN TEKNIK-TEKNIK DOKUMENTASI

PENDAHULUAN
Pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam bab ini meliputi:
1. Apakah tujuan dokumentasi?
2. Mengapa akuntan perlu memahami dokumentasi?
3. Apa yang digunakan dalam teknik dokumentasi sistem akuntansi?
4. Apa saja diagram aliran data dan flowcharts?
Bagaimana mereka sama-sama dan berbeda?
Bagaimana mereka siap?
Dokumentasi mencakup jenis alat-alat berikut:
-

Narasi (ditulis Deskripsi)


Diagram alur
Diagram
Materi tertulis

Dokumentasi mencakup siapa, apa, Kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana dari:
-

Entri data
Pengolahan
Penyimpanan
Informasi output
Sistem kontrol

Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi?


- Minimal, mereka harus membaca dokumentasi untuk memahami bagaimana
sistem bekerja.
- Mereka mungkin perlu untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan badan
pengendalian internal.
o Memerlukan tingginya dokumentasi.

- Mereka dapat membaca dengan teliti dokumentasi untuk menentukan jika sistem
yang diusulkan memenuhi kebutuhan pengguna.
- Mereka dapat mempersiapkan dokumentasi untuk:
o Menunjukkan bagaimana sistem yang diusulkan akan bekerja
o Menunjukkan pemahaman mereka tentang sistem pengendalian internal
Dalam bab ini, kita membahas dua alat dokumentasi yang paling umum:
- Data flow diagram : Deskripsi grafis sumber dan tujuan data. Mereka
menunjukkan:
o Mana data berasal dari
o Bagaimana itu mengalir
o Proses-proses yang dilakukan di atasnya
o Mana ia pergi
- Diagram alur : Termasuk tiga jenis:
o Diagram alur dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi
antara departemen atau unit.
o Diagram alur sistem menggambarkan hubungan antara input, pengolahan,
dan output untuk sistem.
o Program diagram alur menggambarkan urutan logis operasi yang dilakukan
dalam program komputer.
Teknik dokumentasi adalah alat-alat yang diperlukan untuk akuntan:
SAS-94 memerlukan bahwa auditor memahami prosedur yang otomatis dan
manual

menggunakan

mendokumentasikan

entitas.

sistem

Pemahaman

pengendalian

ini

dapat

internal-sebuah

diperoleh
proses

yang

melalui
efektif

memperlihatkan kekuatan dan kelemahan dari sistem.


SOX (2002) secara efektif memerlukan yang diperdagangkan secara publik
perusahaan dan mereka dokumen auditor dan menguji pengendalian internal perusahaan.
Audit standar No. 2 diumumkan secara resmi oleh PCAOB memerlukan bahwa auditor
eksternal mengungkapkan pendapat pada klien sistem pengendalian internal.

Alat-alat dokumentasi membantu akuntan dengan :


- Pengorganisasian sangat rumit sistem menjadi bentuk yang dapat lebih mudah
dipahami
- Membantu anggota tim baru yang memahami sistem yang sudah ada
Metode mana yang harus Anda gunakan diagram alur atau DVD?
-

62,5% profesional adalah menggunakan DFDs.


97,6% menggunakan diagram alur.
Keduanya dapat disiapkan relatif hanya menggunakan software yang tersedia.
Keduanya diuji pada ujian profesi.
Kesimpulan: Anda perlu tahu keduanya.

DIAGRAM ARUS DATA


Diagram aliran data (DFD) grafis menggambarkan aliran data dalam sebuah
organisasi. Hal ini digunakan untuk:
- Dokumen yang ada sistem
- Rencana dan desain sistem baru
Ada tidak ada pendekatan hitam-putih untuk mengembangkan DFD.

Contoh data diagram alur proses pembayaran


pelanggan dari gambar 3-3 dalam buku Anda

Diagram aliran data terdiri dari empat elemen dasar:


1. Tujuan dan sumber data: Data sumber dan tujuan
o Muncul sebagai kotak
o Mewakili organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data
digunakan atau diproduksi oleh sistem
Item dapat menjadi sumber dan tujuan yaitu : pelanggan, bank, dan piutang
manajer.

2. Aliran data: Data sumber dan tujuan


- Muncul sebagai panah
- Mewakili aliran data antara sumber dan tujuan, proses dan data toko, yaitu :
pembayaran cutomer, deposit, penelitian data, penerima informasi.

Seperti Anda mungkin menduga dari slide sebelumnya, jika aliran data dua arah,
menggunakan Panah bi-directional.

Buku
Besar
Jika elemen dua data mengalir bersama, kemudian menggunakan jalur aliran data
satu tepat.

Rek. Cash & slip setoran

Jika elemen data tidak selalu mengalir bersama-sama, kemudian beberapa baris akan
diperlukan.

Pembayaran Pelanggan

3. Proses transformasi: proses


- Muncul sebagai lingkaran
- Mewakili transformasi data, yaitu : proses pembayaran dan memperbarui A/R
4. Data toko: toko Data
- Muncul sebagai dua garis horizontal
- Mewakili sebuah repositori sementara atau permanen data, yaitu : piutang
perusahaan.

Kamus data:
- Data arus dan data toko biasanya adalah koleksi elemen data.
- Contoh: Aliran data yang berlabel informasi mahasiswa mungkin mengandung
unsur-unsur seperti mahasiswa nama, tanggal lahir, nomor ID, alamat, nomor
telepon, dan besar.
- Kamus data yang berisi gambaran dari semua elemen data, data toko dan data
aliran dalam sistem.
Membagi DFD:
- Beberapa sistem dapat menjadi sepenuhnya diagram pada satu lembar kertas, dan
pengguna memiliki kebutuhan untuk tingkat detail yang berbeda
- Akibatnya, DFDs terbagi menjadi tingkat yang lebih rendah berturut-turut untuk
memberikan peningkatan jumlah detail.
Tingkat tertinggi DFD disebut diagram konteks.
- Ini menyediakan ringkasan tampilan sistem.
- Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas eksternal yang:
o Sumber input
o Tujuan dari output

DIAGRAM ALIRAN DATA

Ini adalah konteks diagram untuk


penggajian S & S sistem

Kita akan pergi ke sebuah sebagian contoh bagaimana tingkat detail yang pertama
diciptakan.
Namun sebelum kita lakukan, mari kita melangkah melalui beberapa petunjuk tentang
cara membuat DFD.
ATURAN 1: Memahami sistem. Mengamati arus informasi dan mewawancarai orangorang yang terlibat untuk memperoleh pemahaman bahwa.
ATURAN 2: Mengabaikan proses kontrol dan mengendalikan tindakan-tindakan
(misalnya, koreksi kesalahan). Hanya kesalahan termasuk.
ATURAN 3: Menentukan batas-batas system mana mulai dan berhenti. Jika Anda tidak
yakin tentang proses, termasuk untuk sementara waktu.
ATURAN 4: Menggambar diagram konteks pertama, dan kemudian menarik tingkat
detail.
ATURAN 5: Mengidentifikasi dan label semua arus data. Satu-satunya yang tidak
memiliki label adalah yang masuk ke atau keluar dari tempat data.
ATURAN 6: Arus Data yang selalu mengalir bersama-sama harus dikelompokkan
bersama. Data tersebut tidak mengalir bersama-sama harus ditampilkan pada baris
terpisah.
ATURAN 7: Menunjukkan proses (lingkaran) dimanapun aliran data dikonversi dari
satu bentuk ke lain. Demikian juga, setiap proses harus memiliki setidaknya satu arus
data masuk dan setidaknya satu arus data keluar.
ATURAN 8: Proses transformasi yang secara logis atau terjadi secara bersamaan dapat
dikelompokkan dalam satu lingkaran.
ATURAN 9: Nomor setiap proses secara berurutan. Proses yang berlabel 5.0 akan
menjadi pada tingkat berikutnya menjadi proses yang berjumlah 5.1, 5.2, dll. Pproses
yang berlabel 5.2 akan menjadi 5. 21, 5.22, dll.

ATURAN 10: Nama proses harus mencakup tindakan kata kerja, seperti update,
mempersiapkan, dll.
Peraturan 11: Identifikasi dan label semua data toko Apakah sementara atau permanen.
ATURAN 12: Identifikasi dan label semua sumber dan tujuan. Entitas yang dapat
menjadi sumber dan tujuan. Anda mungkin ingin memasukkan barang-barang tersebut
dua kali pada diagram, jika diperlukan, untuk menghindari berlebihan atau
menyeberangi garis.
ATURAN 13: Sebanyak mungkin, mengatur arus dari atas ke bawah dan kiri ke kanan.
ATURAN 14: Anda tidak mungkin untuk mendapatkan hasil yang baik pertama kalinya,
jadi rencana untuk pergi melalui beberapa iterasi dari penyempurnaan.
ATURAN 15: Pada salinan akhir, garis tidak boleh menyeberang. Pada setiap halaman,
termasuk:
- Nama DFD
- Tanggal yang disiapkan
- Nama pengolahan
ARUS DIAGRAM
Terdapat empat jenis simbol membuat alur kerja:
- Simbol-simbol input/output : Input/output simbol menunjukkan tipe perangkat
atau media yang memberikan masukan atau merekam output dari proses.
- Simbol-simbol pengolahan : Simbol-simbol pengolahan menunjukkan jenis
perangkat yang digunakan untuk proses data atau apakah data diproses secara
manual.
- Simbol-simbol Penyimpanan : Simbol-simbol penyimpanan menunjukkan jenis
perangkat yang digunakan untuk menyimpan data saat sistem tidak digunakan.
- Simbol arus dan lain-lain : Simbol arus dan lain-lain dapat menunjukkan ;
1. Aliran data dan barang
2. Awal atau akhir diagram alur
3. Lokasi keputusan
4. Catatan penjelasan

SIMBOL INPUT/OUTPUT
Simbol dokumen
Menggambarkan dokumen atau laporan yang disiapkan oleh
tulisan atau dicetak oleh komputer.

3
2

Beberapa salinan dari satu dokumen


Menunjukkan beberapa salinan dokumen kertas atau laporan.
Salinan dokumen harus diberi nomor di sudut atas, kanan.
Input/Output; Jurnal Ledger

Dapat

menggambarkan

setiap input atau output pada

program alur diagram.


Juga
besar

menggambarkan
di

jurnal akuntansi atau buku

flowchart

dokumen.

Tampilan
Menggambarkan informasi yang ditampilkan oleh perangkat
online output seperti terminal, monitor, atau layar.

Setelan Online
Menggambarkan entri

data oleh perangkat online seperti

komputer

atau pribadi.

terminal

10

Terminal atau komputer pribadi


Menggabungkan layar dan simbol-simbol setelan online untuk
menggambarkan terminal dan komputer pribadi.

Tep Pengiriman
menggambarkan total kontrol manual disiapkan yang dapat
dibandingkan dengan total komputer untuk pengendalian

SIMBOL PROSES
Pemrosesan komputer
Merupakan suatu proses yang dilakukan oleh komputer, yang
biasanya menghasilkan perubahan informasi atau data.

Operasi manual
Menggambarkan operasi pengolahan yang dilakukan secara
manual.
Operasi pelengkap
Menggambarkan sebuah operasi pengolahan dilakukan oleh
perangkat lain komputer, misalnya, scanner optik karakter.
Setelan Offline

11

Menggambarkan sebuah operasi yang menggunakan off-line yang dapat memasukkan


perangkat, seperti mesin kasir atau memasukkan ke disk
SIMBOL PENYIMPANAN
Disk magnetik
Menggambarkan data yang tersimpan secara permanen pada disk
magnetik.
Sering digunakan untuk mewakili master file dan database.
Pita magnetik
Merupakan data yang disimpan pada pita magnetik.
Kadang-kadang menggambarkan file transaksi.
Disket
Menggambarkan data yang tersimpan pada disk atau zip disk.
Penyimpanan online
Merupakan

data

yang disimpan dalam file online sementara

dalam media akses

langsung, seperti disk magnetik.

File
Menggambarkan sebuah file dokumen yang disimpan dan diperoleh
secara manual. Huruf menunjukkan urutan :

A: Urutan abjad
B: Urutan tanggal
N: Urutan numerik

12

SIMBOL ARUS DAN LAIN-LAIN


Arus dokumen atau pengolahan
Menggambarkan arah arus pengolahan atau dokumen.
Arus normal atas ke bawah dan kiri ke kanan.
Arus data/informasi
Menggambarkan arah aliran data/informasi.
Sering digunakan untuk menampilkan data yang sedang
disalin dari satu dokumen lain.
Link-komunikasi
Menggambarkan transmisi data dari satu lokasi lain melalui
jalur komunikasi.

Konektor pada halaman


Menghubungkan pengolahan dari satu lokasi lain pada halaman yang
sama. Digunakan untuk menghindari persilangan baris.
Halaman off-konektor
Menghubungkan arus pengolahan antara dua halaman yang berbeda.
Sinyal keluar dari satu halaman dan masuk sesuai di halaman lain.

Terminal

13

Menggambarkan awal, akhir, atau titik berhentinya dalam proses atau program. Juga
digunakan untuk menunjukkan bagian eksternal.
Keputusan
Menngambarkan sebuah langkah pengambilan keputusan.
Digunakan dalam program alur diagram untuk menunjukkan
cabang untuk jalan alternatif.
Anotasi
Menyediakan untuk penambahan deskriptif komentar atau catatan
penjelasan sebagai klarifikasi.
DOKUMEN ALUR DIAGRAM
Dokumen alur diagram menunjukkan alur dokumen dan informasi di antara
tanggung jawab dalam organisasi.
Diagram alur ini melacak sebuah dokumen , menunjukkan:
-

Mana sebuah dokumen yang berasal dari


Mana yang didistribusikan
Bagaimana digunakan
Ini adalah akhir disposisi
Segala sesuatu yang terjadi ketika mengalir melalui sistem
Diagram alur pengendalian internal adalah diagram alur dokumen yang digunakan

untuk mengevaluasi kecukupan kontrol internal, seperti pemisahan tugas atau


pemeriksaan internal.
Mereka dapat mengungkapkan kelemahan atau hal yang tak berguna seperti:
- Aliran komunikasi yang tidak memadai
- Dokumen yang rumit
- Prosedur yang menyebabkan penundaan

14

Diagram alur dokumen juga disiapkan dalam proses desain sistem.


ALUR DIAGRAM SISTEM
Alur diagram sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output
dari AIS.
- Flowchart sistem dimulai dengan mengidentifikasi input ke sistem : Input tersebut
berupa ;
1. Data baru
2. Data tersimpan digunakan kedepannya
3. Keduanya
- Setiap input diikuti oleh proses, yaitu, langkah-langkah yang dilakukan pada
data : Jika proses ini dilakukan oleh komputer, logika dari program komputer akan
digambarkan dalam diagram alur program.
- Proses ini diikuti oleh output informasi baru yang dihasilkan : output tersebut
berupa ;
1. Tersimpan untuk penggunaan nantinya
2. Tampilan kertas
3. Cetakan di kertas
4. Input untuk proses selanjutnya
- Dengan kata lain, itu adalah input dasar yang sama proses-pola output yang kita
lihat dalam alur diagram dokumen.
PROGRAM ALUR DIAGRAM
Program alur diagram menggambarkan urutan logis operasi yang dilakukan oleh
komputer dalam melaksanakan program.
Mereka juga mengikuti input-proses-pola output.

15

ALUR DIAGRAM VS DFDs

16

Nilai yang didapat : perubahan karakteristik fisik proses mempengaruhi Alur data
tetapi memiliki sedikit atau tidak ada dampak pada DFD. DFD lebih memfokuskan pada
logika.
Ketika memutuskan mana alat untuk mempekerjakan, mempertimbangkan
kebutuhan informasi mereka yang akan melihatnya.

Sumber

: Accounting Imformation System .ppt , Slide chapter 03, Systems

Development and Documentation Techniques, Romney/Steinbart, edisi 10

17