Correspond Enc I A

RESERVADO
RE 31 - 62
EJRCITO DEL PER
PERSONAL
CORRESPONDENCIA
MILITAR
EDICIN 2010
RESERVADO
RE 31 - 62
EJRCITO DEL PER
hOJA DE VIDA DEL RE 31 - 62
Aprobado por RCGE N 313 CGE/COEDE/U-5.b.1/27.00 del 21 Mayo 2010
N/O
FEChA
OBSERVACIONES
EDICION CANT
01
08 Ene 84
1ra
Formulacin Tramite y Registro RE 340-10 Edicin
02
30 Dic 05
Correspondencia Militar ME 61-1
03
21 May 10 Correspondencia Militar ME 31-62
1ra
Edicin
1ra
Edicin
300
225
500
REGLAMENTO DEL EJERCITO
RE 31 - 62
CORRESPONDENCIA MILITAR
INDICE
PARR
PG
CAPTULO 1. GENERALIDADES
Objeto.............................................................
Finalidad.........................................................
Alcance ..........................................................
Base legal o doctrinaria ................................
Clasificacin de seguridad .............................
Definiciones....................................................
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1-1
1-1
1-1
1-1
1-2
1-2
CAPTULO 2.CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

Generalidades ................................................
Clasificacin ...................................................
2.1
2.2
2-1
2-2
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3-1
3-2
3-2
3-2
3-2
3-3
3-4
3-5
3-6
3-8
3-8
3-9
3-9
CAPTULO 3 NORMAS GENERALES PARA LA

ELABORACIN Y REDACCIN DE LA
Seccin I. DISPOSICIONES GENERALES
El papel ..........................................................
La tinta ...........................................................
El tipo de letra ................................................
Mrgenes de los documentos ........................
Estructura de un documento ..........................
El membrete ...................................................
Post firma .......................................................
Firma de la correspondencia .........................
Sello oficial ....................................................
Sello de clasificacin de seguridad ................
Sello urgente ..................................................
Otros sellos ...................................................
Color de los sellos ........................................
Empleo de los sobres ...................................

Espacios.........................................................
Prrafos..........................................................
Sangras .........................................................
Anexos ...........................................................
Distribucin ....................................................
Autenticacin .................................................
Numeracin de pginas .................................
Copias ............................................................
Identificacin ..................................................
3.14
3.15
3.16
3.17
3.18
3.19
3.20
3.21
3.22
3.23
3-9
3-11
3-12
3-12
3-12
3-13
3-13
3-13
3-14
3-14
Seccin II. REDACCIN

Criterios para la redaccin .............................
Consideraciones para la redaccin ................
Empleo de abreviaturas y siglas. ...................
Consideraciones especiales. .........................
Frmulas de cortesa .....................................
Escritura de fechas ........................................
Forma de escribir el lugar .............................
Escritura de horarios ......................................
Referencia a personas ...................................
Escritura resaltada de palabras .....................
Cita de documentos .......................................
3.24
3.25
3.26
3.27
3.28
3.29
3.30
3.31
3.32
3.33
3.34
3-15
3-16
3-17
3-18
3-18
3-18
3-19
3-19
3-19
3-20
3-20
CAPTULO 4.FORMULACIN DE LA DOCUMEN- TACIN MILITAR

Generalidades ................................................
Clase de documentos y escaln del
destinatario.....................................................
Seccin II. REDACCIN DE DOCUMENTOS MILITARES
Oficio ..............................................................
Parte...............................................................
Informe ...........................................................
Directiva .........................................................
4.1
4-1
4.2
4-1
4.3
4.4
4.5
4.6
4-2
4-6
4-6
4-7
Informe de Estudio de Estado Mayor .............

Hoja de Recomendacin ...............................
Hoja informativa .............................................
Hoja de coordinacin .....................................
Hoja de respuesta ..........................................
Hoja de trmite ...............................................
Acta ................................................................
Solicitud..........................................................
Elevacin........................................................
Orden telefnica ............................................
Orden interna .................................................
Memorndum .................................................
Radiograma....................................................
Radiograma mltiple ......................................
Dictamen .......................................................
Acuse de recibo .............................................
Decreto...........................................................
Fax .................................................................
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
4.17
4.18
4.19
4.20
4.21
4.22
4.23
4.24
4-7
4-7
4-8
4-8
4-8
4-8
4-8
4-9
4-11
4-11
4-11
4-11
4-12
4-12
4-12
4-12
4-13
4-13
5.1
5.2
5.3
5-1
5-1
5-4
5.4
5.5
5-4
5-5
5.6
5.7
5.8
5.9
5-6
5-7
5-8
5-8
5.10
5-8
CAPTULO 5. TRMITE Y REGISTRO

Seccin I. TRMITE DE LA CORRESPONDENCIA
Generalidades ................................................
Tramite de la documentacin .........................
Conducto regular ...........................................
Tramite de la correspondencia de
Rutina .............................................................
Remisin de la correspondencia ....................
Documentos trasmitidos va telefax
o fax ..............................................................
Recepcin de la correspondencia ..................
Registro de la correspondencia ....................
Valija postal del Ejrcito ................................
Inviolabilidad y retencin de la
correspondencia ............................................
Seccin II.CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y REMITIDA

Generalidades ................................................
Libro de correspondencia recibida .................
Libro de correspondencia remitida .................
Instrucciones para llevar los registros
en los libros de correspondencia ...................
Seccin III. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIN CLASIFICADA
Generalidades ................................................
Materializacin de la clasificacin
de seguridad ..................................................
Clasificacin excesiva y reclasificacin .............................................................
Remisin de la documentacin clasificada ...........................................................
Sistema de recibos.........................................
Transporte de la documentacin
clasificada ......................................................
Almacenaje ....................................................
Prescripciones para trabajar con
material clasificado.........................................
Destruccin de la documentacin
clasificada ......................................................
CAPTULO 6.-DOCUMENTACIN ELECTRNICA
Disposiciones generales ................................
Disposiciones para la firma digital .................
Disposiciones para los certificados digitales ..
Disposiciones de la entidad de registro,
verificacin y certificacin
de la documentacin electrnica ...................
Responsabilidad del oficial de tramitacin de documentacin electrnica ................
Seguridad informtica ....................................
5.11
5.12
5.13
5-9
5-10
5-11
5.14
5-11
5.15
5-12
5.16
5-12
5.17
5-13
5.18
5.19
5-14
5-15
5.20
5.21
5-15
5-16
5.22
5-16
5.23
5-17
6.1
6.2
6.3
6-1
6-3
6-5
6.4
6-6
6.5
6.6
6-7
6-8
ANEXOS
1
Identificacin de prrafos ............................................
(Mod 1) Modelo de oficio de trmite interno .................
(Mod 2) Modelo de oficio de trmite externo ................
Modelo de oficio mltiple ..............................................
Modelo de oficio de transcripcin .................................
Modelo de parte............................................................
Modelos de informe ......................................................
Modelos de directiva.....................................................
Modelos de informe de estudio de EM .........................
Modelo de hoja de recomendacin ..............................
10
10
Modelo de hoja de informativa .....................................
11
11
Modelo de hoja de coordinacin...................................
12
12
Modelo de hoja de respuesta .......................................
13
13
Modelo de hoja de trmite ............................................
14
14
Modelo de acta .............................................................
15
15
Modelo y ejemplo de solicitud ......................................
16
16
Modelo de elevacin.....................................................
18
17
Modelo de orden telefnica ..........................................
19
18
Modelo de orden interna...............................................
20
19
Modelo de memorndum..............................................
21
20
Modelo de radiograma..................................................
22
21
Modelo de radiograma mltiple ....................................
23
22
Modelo de dictamen .....................................................
24
23
Modelos de acuse de recibo.........................................
25
24
Modelo de decreto ........................................................
26
25
Modelo de fax ...............................................................
27
26
Formato de registro de correspondencia recibida ........
28
27
Formato de registro de correspondencia remitida ........
29
28
Instrucciones para el llenado de los libros de

correspondencia ...........................................................
30
29
Compendio gramatical..................................................
32
30
Norma ISO 216 de formatos de papeles ......................
49
(*) Este reglamento reemplaza el RE 61-1; Edicin 2005
CAPITULO 1
GENERALIDADES
1.1
OBJETO
El presente reglamento prescribe las normas para la formulacin,

trmite, distribucin y registro de la correspondencia militar.
1.2
Finalidad
a. Uniformar la formulacin y tramitacin de la documentacin

administrativa en el Ejrcito.
b. Facilitar al personal militar la redaccin y presentacin de los
documentos militares.
1.3
Alcance
El contenido del presente reglamento est dirigido al personal

militar y debe ser de conocimiento y cumplimiento de todas las
dependencias del Ejrcito.
1.4
Base legal o doctrinaria
La presente publicacin se basa, en lo que corresponda, en los

siguientes dispositivos legales y normativos:
a. Decreto Ley N 19414, Ley de Utilidad Pblica, Defensa,
Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin,
de fecha 16 mayo 1972, y su reglamento aprobado mediante Decreto
Supremo N 022-75-ED de fecha 29 octubre 1975.
b. Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, de fecha
10 junio 1991, y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N
008-92-JUS de fecha 26 junio 1992.
c. Ley N 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, de fecha
08 mayo 2000, y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo
N 019-2002-JUS de fecha 17 mayo 2002.
1-1
d. Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin

Pblica, de fecha 02 agosto 2002, y su reglamento aprobado mediante
Decreto Supremo N 072 de fecha 06 agosto 2003.
e. Normas para el Uso del Servicio de Correo Electrnico en las
Entidades de la Administracin Pblica, aprobado mediante Resolucin
Jefatural N 088-2003-INEI de fecha 31 marzo 2003.
f. DUFSIDE (Directiva nica para el funcionamiento del sistema
de Inteligencia del Ejrcito) 2004.
1.5
Clasificacin de seguridad
Las prescripciones contenidas en el presente reglamento son de

carcter pblico.
1.6
Definiciones
a. Correspondencia militar.- Conjunto de documentos elaborados

en las dependencias del Ejrcito sobre asuntos oficiales.
b. Correspondencia de entrada o recibida.- Es la documentacin
que llega a una dependencia.
c. Correspondencia de salida o remitida.- Es la documentacin
que se despacha de una dependencia.
d. Clase correspondencia o correo.- Cabo o Sgto encargado de
transportar, entregar o recibir, con la debida seguridad y bajo cargo, la
correspondencia militar y civil entre las distintas dependencias.
e. Publicaciones.- Son los textos, obras o documentos emitidos
por una autoridad militar y que contienen la informacin necesaria
para facilitar el cumplimiento de las funciones de las dependencias del
Ejrcito.
f. Formatos.- Son impresos autorizados que contienen espacios
en blanco apropiados para ser llenados con determinada informacin.
Se emplean para uniformar el tamao, ordenamiento y redaccin de los
documentos.
1-2
g. Tramitacin o trmite.- Es el procedimiento a desarrollar para

el movimiento de un documento y la solucin de su contenido.
h. Oficina postal.- Oficina encargada de recibir y despachar la
correspondencia cursada entre dos o ms dependencias diferentes.
Normalmente se establece en las dependencias del nivel Gran Unidad,
direcciones del EMGE y similares, as como en las RRMM.
i. Mesa de partes.- Oficina de trmite interno de las dependencias,
encargada de recibir y despachar la correspondencia cursada.
Normalmente se establece en los niveles de unidad y similares.
j. Oficina de trmite documentario.- Oficina encargada de
atender los requerimientos de informacin de personas naturales y
jurdicas, que sean solicitados al Ejrcito. Normalmente se establece
en las dependencias y reparticiones del instituto especialmente
designadas (JEMGE, IGE, RRMM, Direcciones del EMGE, Ncleos
desconcentrados).
k. Documento.- Es un vehculo de comunicacin escrita que
forma una unidad, constituida por la informacin y su soporte.
l. Soporte.- Es la tecnologa en la cual la informacin del
documento se encuentra grabada, siendo ejemplos de ello: el papel, el
microfilm, el disquet o el CD.
m. Documento electrnico.- Es toda informacin originada por
procesamiento electrnico de datos y/o almacenada en medio magntico,
electrnico o similar, susceptible de ser utilizada en las dependencias
del Ejrcito.
1-3
CAPITULO 2
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
2.1
Generalidades
a. Ciclo vital del documento es la denominacin que se da a las

distintas fases o etapas por las que pasa un documento, desde su formulacin
hasta su eliminacin o seleccin para su custodia permanente.
1)
Genricamente, son tres las categoras de actividades que

comprende el ciclo vital del documento:
a)
b)
c)
2)
La produccin
El trmite
El uso
La produccin de documentos puede abarcar las siguientes

actividades:
a)
b)
c)
d)
Elaboracin
Revisin
Aprobacin
Clasificacin en cuanto al trnsito, la naturaleza y la
tramitacin.
3)
El trmite puede comprender la recepcin, el registro, el

control, el direccionamiento a los interesados, la distribucin,
la expedicin, el archivo, la clasificacin en cuanto a la
temporalidad y la eliminacin, de ser pertinente.
4)
El uso puede incluir la solucin, la consulta y la

reproduccin.
b. Se considera gestin de documentos al planeamiento y al control

de las actividades pertinentes al ciclo vital del documento.
c. El ciclo vital del documento, as como los procedimientos que
sern ejecutados en cada una de sus actividades, es especfico para cada
soporte y, dentro de una misma categora de soporte, vara con el grado
2-1
de seguridad establecido, o sea, la gestin de un documento en papel es

diferente de la gestin de un documento electrnico, y la gestin de un
documento comn es distinta de la gestin de un documento secreto.
2.2
Clasificacin
Los documentos se clasifican de la siguiente forma:
a. Por su carcter:
1)
Oficial.- Documento que se cursa en el ejercicio de sus

funciones, entre las autoridades y/o personal militar, sobre
asuntos relacionados con la institucin.
2)
Particular.- Documento que se cursa entre las autoridades

y/o personal militar sobre asuntos particulares.
b. Por su alcance:
1)
Interno.- Documentacin que se cursa en el ejercicio de sus

funciones, entre los comandos de unidades y dependencias
de la institucin.
2)
Externo.- Documentacin que cursan en el ejercicio de sus

funciones, los comandos de unidades y dependencias con
organismos ajenos a la institucin.
c. Por su empleo:
1)
Documentos administrativos.- Son aquellos que tratan

sobre asuntos que deben ser formulados de acuerdo al
procedimiento establecido en la presente publicacin y que
por su naturaleza no son de carcter normativo ni tcnico.
Estos documentos estn constituidos por:
a) Oficio
b) Parte
c) Informe
d) Directiva
e) Estudio de estado mayor
f) Hoja de recomendacin
g) Hoja informativa
2-2
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
2)
Documentos operacionales.- Son aquellos documentos

empleados para impartir instrucciones detalladas sobre
las diversas actividades operativas de la institucin. Estn
constituidos por:
a)
b)
c)
d)
3)
Hoja de coordinacin
Hoja de respuesta
Hoja de trmite
Acta
Solicitud
Elevacin
Orden telefnica
Orden interna
Memorndum
Radiograma
Dictamen
Acuse de recibo
Decreto
Orden de operaciones
Plan de operaciones
Procedimiento operativo vigente (POV)
Apreciacin de situacin
Dispositivos legales.- Son aquellos documentos normativos,

establecidos por la Constitucin y las leyes peruanas, emitidos
por la autoridad competente y de cumplimiento en el mbito
respectivo. Estn constituidos por:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Ley
Decreto Legislativo
Decreto Ley
Decreto de Urgencia
Decreto Supremo
Resolucin Legislativa
Resolucin Suprema
Resolucin Ministerial
Resolucin de la Comandancia General del Ejrcito
Resolucin Directoral
Resolucin Jefatural
2-3
4)
Dispositivos administrativos.- Son aquellos documentos que

contienen disposiciones normativas y doctrinarias de uso en
el Ejrcito. Esta clasificacin comprende:
a)
Publicaciones militares
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
b)
Manuales
Reglamentos
Reglamentos orgnicos
Cuadros de organizacin
Cuadros de asignacin de personal
Manual de organizacin y funciones
Manual de procedimientos
rdenes administrativas
(1) Orden General del Ejrcito
(2) Orden Logstica del Ejrcito
(3) Orden de RM, GU o unidad
5)
Formatos.- Son documentos impresos que contienen espacios

para ser llenados con la informacin pertinente, siendo su
objetivo simplificar la documentacin oficial, por lo que su
remisin se efectuar sin emplear oficios, memorndums,
etc., a no ser que sea indispensable. Estn constituidos por:
a)
b)
Formatos generales
Formatos internos
d. Por su tipo de confeccin:

1)
Manuscrita.- Es aquella escrita a mano y que no constituye

un documento oficial dentro de la institucin. Se consideran
dentro de esta clasificacin los informes preliminares antes
de ser oficiales y mecanografiados.
2)
Mecanogrfica.- Es aquella escrita mediante un dispositivo

de impresin mecnico o elctrico, constituye un documento
oficial del comando o de la persona que lo emite.
3)
Digitalizada.- Es aquella escrita mediante un ordenador,

2-4
empleando un formato electrnico y que puede ser almacenada

en cualquier medio magntico; constituye un documento oficial
del comando o de la persona que lo emite.
e. Por el medio de remisin
f.
1)
Manual.- Es aquella correspondencia remitida empleando los

servicios postales o mensajeros designados por los comandos de
las unidades o dependencias promotoras de los documentos.
2)
Telefax o fax.- Es aquella correspondencia confeccionada por

cualquier medio para el envo a los comandos de unidades o
dependencias a travs del equipo telefax, el cual permite la
trasmisin electrnica de documentos en forma impresa.
3)
Electrnica.- Es aquella correspondencia confeccionada

por medios informticos para el envo a los comandos de
unidades o dependencias a travs del Sistema de Tramitacin
Electrnica de la Red Militar (Intranet), el cual permite la
trasmisin electrnica de documentos en forma de archivos
adjuntos a mensajes militares.
Por la clasificacin de seguridad de su contenido:

1)
Clasificados.- Son aquellos que tratan de asuntos que, por su

naturaleza, deben ser de conocimiento restringido y por lo tanto,
requieren medidas especiales de seguridad para su custodia y
difusin.
2)
Comunes.- Son aquellos cuyo conocimiento por otras personas

adems de los destinatarios, no representa inconvenientes.
g. Por el plazo de tramitacin:

1) Normales.- Son aquellos cuyo estudio, solucin y tramitacin
deben ser realizados hasta en ocho das ti-les.
2)
Urgentes.- Son aquellos cuyo estudio, solucin y tramitacin

debe ser realizado hasta en cuarenta y ocho horas.
3)
Muy urgentes.- Son aquellos cuyo estudio, solucin y

tramitacin debe ser inmediata.
2-5
CAPITULO 3
NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIN Y REDACCIN
DE LA CORRESPONDENCIA MILITAR

3.1
El papel
El papel a emplearse en la documentacin escrita debe corresponder

a las caractersticas siguientes:
a. Tipo
1)
Para las autgrafas de Leyes, Resoluciones o Disposiciones

de la Comandancia General del Ejrcito y Resoluciones de
menor jerarqua, ser de tipo bond blanco, con un peso de
120 g.
2)
Para los oficios, cartas, memorndums, etc. ser de tipo bond

blanco, con un peso de 80 g. Las copias sern impresas en
papel tipo bond blanco, con un peso de 60 g.
3)
Para los dems documentos internos se emplear cualquier

tipo de papel (bond, bulky, peridico, continuo, etc.) de
cualquier gramaje.
b. Dimensiones
1)
Para la mayora de documentos oficiales se emplear el

tamao oficial: A-4 (210mm x 297 mm).
2)
Para los documentos de contenido o formato reducido se

emplear el tamao A-5 (148mm x 210mm).
3)
Para aquellos documentos que por circunstancias

particulares deban realizarse en hojas de papel de mayor o
menor tamao, las medidas se ajustarn a lo especificado en
la norma ISO 216 (Anexo 30).
3-1
3.2
La tinta
a. La tinta a emplearse en la documentacin escrita de carcter

oficial ser de color negro.
b. Cuando un documento requiera la presencia de grficos podr
usarse tinta de color para estos.
3.3
Tipo de letra
Para la documentacin oficial formulada en computadora se usar

lo siguiente:
3.4
a.
Tipo de fuente: Arial
b.
Estilo de fuente: Normal; se permitir el empleo en negrita

solamente para resaltar ttulos, prrafos, palabras, etc., en un
documento.
c.
Tamao: Doce (12)
Mrgenes de los documentos

a. Margen superior: Primera pgina: 40mm; pginas siguientes: 30mm.
b. Margen izquierdo: 30mm
c. Margen derecho: 20mm
d. Margen inferior: 20mm
Atendiendo a un principio de economa de medios, la documentacin

interna de cualquier dependencia del Ejrcito podr ser confeccionada con
mrgenes menores al descrito, siempre que no atenten contra la esttica,
claridad y comprensin de lo escrito.
3.5
Estructura de un documento
De manera general, todo documento militar consta de un

encabezamiento, un cuerpo y un trmino.
3-2
3.6
a.
El encabezamiento comprende el membrete, la denominacin

del ao en curso, el lugar y fecha, la designacin y numeracin
del documento, el destinatario, el asunto y la referencia (si
hubiera).
b.
El cuerpo expresa el contenido o texto del documento.
c.
El trmino comprende la firma, la post firma, el sello oficial, los

anexos, la distribucin y la autenticacin, si hubiere lugar.
El membrete
El membrete permite la identificacin de la reparticin de la que

depende la oficina expedidora del documento.
a.
Caractersticas
Consiste en una impresin con sello o con computadora y lleva
en la parte central superior el Gran Sello del Estado; al pie de
este, en letra mayscula negra arial 12, lleva la inscripcin
MINISTERIO DE DEFENSA; a rengln seguido, en letra
mayscula negra arial 11, la inscripcin EJRCITO DEL PER;
a rengln seguido, en letra mayscula negra arial 10, el escaln
inmediato subordinado.
b.
Usos
1)
Figura 1. Membrete
El membrete se ubicar en la parte superior izquierda (a 0.5

cm de los bordes superior e izquierdo) de la primera pgina
de los originales y copias de los siguientes documentos:
3-3
2)
3.7
a)
Oficio
b)
Memorndum
c)
Parte
d)
Informe
El membrete tambin se ubicar en el ngulo superior

izquierdo del anverso de los sobres.
Post firma
Permite la rpida identificacin de la autoridad que firma el documento.

Debe ser utilizado obligatoriamente en la correspondencia militar oficial.
a. Caractersticas
Consta de una raya horizontal de 5.5 cm encima de la cual se
estampa la firma. Al pie de esta raya va el nmero de serie, a
rengln seguido el nombre y apellidos en letra mayscula arial
12, a rengln seguido el grado en letra minscula arial 11 y, por
ltimo, el empleo del firmante en letra minscula arial 10. Todas
las inscrip-ciones irn en letras de color negro y centrado. Puede
ser impresa en computadora o estampada en sello.
b. Ubicacin
La post firma ir en la parte inferior derecha del documento, a
tres espacios verticales (15 mm) de la ltima lnea del cuerpo
(Fig. 2).
..
..
____________________________
O-290002762-O
JORGE LPEZ ARENAS
General de Brigada
Director de Personal del Ejrcito
Fig. 2. Modelo de Post firma

3-4
3.8
Firma de la correspondencia
a. La correspondencia ser firmada, en principio, por el jefe de la

dependencia, sin embargo, cuando el volumen de ella demande apreciable
tiempo para la firma, se puede delegar esa responsabilidad de la siguiente
forma:
1)
El jefe de la dependencia firma:

a)
b)
c)
d)
2)
La correspondencia dirigida a las autoridades de igual o

superior jerarqua.
La correspondencia clasificada que se dirige a las
autoridades subordinadas, pudiendo delegarse la firma
de los documentos de clasificacin RESERVADO.
Los documentos de carcter interno de la dependencia
que revistan particular importancia.
Los originales de los documentos de distribucin
mltiple, tales como directivas y oficios mltiples.
La autoridad inmediatamente subordinada puede firmar:

a)
b)
c)
La correspondencia comn dirigida a las dependencias

subordinadas y la de clasificacin RESERVADO.
Las copias de los documentos de distribucin mltiple,
debajo de la frase Es copia.
Los documentos formulados durante la ausencia temporal
del jefe de la dependencia, anteponiendo las iniciales
PO (por orden), el grado y su empleo. Ejemplo:
PO Comandante del BIM 27
Firma
_______________________
O-410072024-O
JUAN NUMAS DEL SOLAR
My Ejecutivo
3)
Las anotaciones recadas en los documentos despus

de su tramitacin y explotacin, as como la autorizacin
de las copias certificadas, sern firmadas por el jefe de la
dependencia.
3-5
b. La firma PO (por orden), significa que el que firma, autoriza la accin

o fin que se persigue en representacin del jefe de la dependencia, quien en
realidad es el que imparte la disposicin contenida en el documento.
c. En caso de ausencia prolongada del jefe de la dependencia
(vacaciones, licencia, etc.), firma los documentos en su representacin
la autoridad inmediata subordinada, indicando su nombre, grado, cargo
y la condicin de jefe accidental de la dependencia, lo que significa que
asume la responsabilidad de las acciones que contengan los documentos.
Ejemplo: El Gral Brig Cmdte Gral Acc.
El My Jefe de Unidad Accidental
Firma
___________________________
O-410072024-O
JUAN NUMAS DEL SOLAR
My Ejecutivo
3.9
Sello oficial
El Sello Oficial complementa al membrete, pues identifica a la unidad,

dependencia o reparticin que expide el documento (oficina expedidora o
remitente).
a.
Caractersticas
1)
Consta de dos crculos concntricos de 23 y 34 mm de

dimetro, respectivamente; en la parte central lleva el Gran
Sello del Estado, encuadrado en un rea de 15 x 15 mm; en
la parte superior del espacio comprendido entre los crculos
concntricos, en letra arial narrow mayscula de dimensiones
proporcionales (2.5 mm de altura) a la extensin de la leyenda
lleva el nombre de la GU o dependencia inmediatamente
superior a la que pertenece la oficina expedidora; en la
parte inferior del espacio comprendido entre los crculos
concntricos, en letra arial narrow minscula de dimensiones
proporcionales (2.5 mm de altura) a la extensin de la
leyenda, el nombre de la oficina expedidora encargada de la
formu-lacin del documento (Fig. 3).
3-6
2)
Por razones de ndole econmico, tiene validez la adopcin

y empleo del Sello Oficial creado por computadora.
Crculo
exterior
34mm
Crculo interior 23 mm
Fig. 3. Ejemplo de sello oficial
b.
Uso
1)
En forma obligatoria en la documentacin formulada por

las dependencias del Ejrcito, excepto en resoluciones y
dispositivos legales.
2)
Ubicacin. El sello oficial ir en el documento a la izquierda

de la post firma, quedando la raya horizontal de la post firma
tocando el centro del sello, como se aprecia en la Fig. 4.
________________________
O-290002762-O
JORGE LPEZ ARENAS
General de Brigada
Director de la ESGE
Fig. 4. Ubicacin del sello oficial
En los sobres se estampar una vez en el anverso en la parte
inferior derecha y tres en el reverso, en la forma indicada en
las Figuras 5 y 6.
3-7
3)
Los anexos de los documentos llevarn el sello oficial en la

parte cntrica inferior del mismo.
3.10 Sello de clasificacin de seguridad

Es el utilizado para resaltar la categora de seguridad otorgada a un
documento, de acuerdo a las normas prescritas en el ME 38-10, Seguridad
Militar.
a.
Caractersticas
Sello rectangular con la denominacin de la clasificacin de

seguridad del documento. Se har en letra mayscula de 4 x 5 mm o su
equivalente en procesadora de texto (arial 18); su estampado o impresin
ser en letra o tinta roja.
b.
Empleo y ubicacin
1)
2)
Se ubicar a 10 mm verticales del borde superior e inferior, al

centro de todas las pginas de los documentos clasificados.
En los sobres interiores de los documentos de ms alta
clasificacin, en la misma ubicacin (Fig. 6).
3.11 Sello URGENTE

Permite distinguir la correspondencia que requiere trmite inmediato,
de aquella que se tramita normalmente.
a. Caractersticas
Comprende la palabra URGENTE en letra mayscula negra arial
de 18 puntos.
b. Empleo y ubicacin
Se estampa o imprime en diagonal en el ngulo superior derecho
de la primera pgina del documento y en el anverso del sobre respectivo
(Fig. 5).
Si la correspondencia es clasificada y urgente, se utilizar este
ltimo sello para los dos sobres, exterior e interior (Fig. 5 y 6).
3-8
3.12 Otros sellos

a. Adems de los sellos antes descritos, pueden emplearse otros
para designar determinados documentos o procedimientos (DUPLICADO,
COPIA INFORMATIVA, VA AREA, PERSONAL, etc.).
b. Estos sellos comprendern nicamente la palabra correspondiente
en letra mayscula negra arial de 18 puntos e irn en la parte superior de
los documentos pertinentes, sin interferir la ubicacin de los sellos que
normalmente podra llevar el documento.
3.13 Color de los sellos
Los sellos de clasificacin de seguridad son impresos en ROJO, el
resto de los sellos en NEGRO.
3.14 Empleo de sobres
a. Para la correspondencia clasificada se emplear el sistema de
doble sobre. El sobre interior que contiene el documento ser de papel
kraft de 23 x 11 cm, y el exterior ser del mismo papel de 24 x 12 cm, de
regular espesor, de manera que no permita leer a travs de l. Para la
remisin de la correspondencia comn entre las dependencias del Ejrcito
tambin se emplear el sobre de papel kraft de 24 x 12 cm.
b. Para la correspondencia comn a remitir a las dependencias
ajenas al Ejrcito, se emplear sobres blancos de 23 x 11 cm.
c. Los sobres llevarn las siguientes inscripciones:
1) En el anverso (Fig. 5). En el ngulo superior izquierdo, el
membrete; en la parte superior derecha, entre parntesis, el
nombre, nmero e indicativo del documento; a tres espacios
verticales debajo del membrete, la palabra Seor, seguido del
grado o ttulo del destinatario; abajo, a dos espacios verticales,
el puesto o cargo del destinatario; a rengln seguido la
direccin especfica, si la hubiere, y debajo a rengln seguido
la localidad del destinatario, todo esto en minsculas. En el
lado in-ferior derecho llevar el sello oficial.
En la correspondencia clasificada, el sobre exterior llevar
las mismas inscripciones que el sobre de correspondencia
3-9
comn; en el sobre interior, adems de las inscripciones

mencionadas se adicionar el sello de clasificacin, tanto en
la parte superior e inferior central.
2)
En el reverso. Se estampar tres veces el sello oficial

conforme a lo indicado en la Fig. 7.
Fig. 5. Modelo del anverso de un sobre de documentacin comn
Fig. 6. Anverso de un sobre interior de documentacin clasificada
Fig. 7. Sellos en el reverso del sobre

3 - 10
3.15 Espacios
a. El cuerpo del documento debe comenzar a una distancia de
20 mm verticales (doble espacio) de la ltima lnea del encabezamiento,
dejndose normalmente un espacio vertical entre lneas sucesivas de un
mismo prrafo, y espacio y medio o doble espacio entre prrafos.
b. Cuando el cuerpo del documento consta de 9 lneas o menos,
se emplear espacio y medio (15 mm verticales o 1.5 lneas) entre lneas
sucesivas.
c. El trmino debe ir 20 mm verticales debajo de la ltima lnea del
cuerpo.
d. Al final de la ltima pgina, en la parte inferior izquierda, irn
las iniciales (con subrayado) del oficial responsable de su preparacin y
del que digit el documento, separados por una lnea oblicua. Ejemplo:
JEN/ldp. Cuando la naturaleza del documento exige que la misma
persona que lo formula sea la que lo digite, las siglas del digitador sern
reemplazadas por un punto. Ejemplo: JEN/. Cuando el documento es
formulado por el jefe de la dependencia o por un equipo de la misma,
figurarn solamente las iniciales del digitador despus de la raya oblicua.
Ejemplo: /jen.
e. A la misma altura y en el extremo derecho de las iniciales
indicadas en el subprrafo d., se consignar la fecha abreviada del da en
que se mecanografi o digit el documento. Ejemplo:
JEN/ldp
02 Feb 09
f. Para facilitar la ubicacin de los documentos en los programas

de texto en computadora, es necesario tambin colocar a rengln seguido
la ruta de acceso al documento; ejemplo:
C:/Mis Documentos/Personal/Oficios/sanciones.doc
g. Las disposiciones contenidas en a. y b. anteriores deben
servir como una gua sin rigidez, pues habrn casos en que ser
necesario supeditarse a la esttica y buena presentacin de la
correspondencia.
3 - 11
3.16 Prrafos
a. Cuando el cuerpo del documento comprenda ms de un prrafo,
cada uno de ellos debe identificarse en la siguiente forma y orden:
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Prrafo
Subprrafo
Inciso
Subinciso
Acpite
Subacpite
Literal
Subliteral
Guion
: Nmero seguido de punto

: Letra minscula seguida de punto.
: Nmero con un parntesis..
: Letra con un parntesis
: Nmero entre parntesis.
: Letra entre parntesis..
: Nmero subrayado...
: Letra minscula subrayada.
: Signo de guion..
1.
a.
1)
a)
(1)
(a)
1
a
b. Se puede emplear guiones en lugar de las letras o los nmeros ya

indicados, para enumerar las divisiones siguientes a un prrafo, subprrafo,
inciso, etc., y esta sea la ltima divisin que se realice.
c. El nmero o letra que identifica cada divisin o subdivisin debe
escribirse debajo de la primera letra de la primera palabra del prrafo,
divisin o subdivisin que lo antecede (Anexo 1).
3.17 Sangras
a. Las sangras a emplear normalmente en todo documento para la
separacin de prrafos, subprrafos y dems subdivisiones ser de 0.75
cm (03 espacios horizontales). Ejemplo:
1.
0 cm (comienzo del texto)

a. 0.75 cm
1) 0.75 cm
a) 0.75 cm (y as sucesivamente)
b. En caso la numeracin de los prrafos y subprrafos impida o

restrinja las sangras sealadas, se podr adaptar estas en favor de la
esttica y buena presentacin del documento.
3.18 Anexos
Cuando un documento tenga anexos, la relacin de estos se ubicar
3 - 12
dos espacios verticales debajo de la post firma, en el margen izquierdo del

documento, de la siguiente forma:
Anexos:
1. Cuadro comparativo
2. Cuadro
3.19 Distribucin
a. En cada documento se colocar, dos espacios verticales debajo
de los anexos (si los hubiera), la distribucin o lista de destinatarios con la
indicacin del N de copias, de la siguiente forma:
Anexos:
2. Cuadro
Distribucin:
RMN. 1
RMC. 1
RMS. 1
RMO. 1
Archivo. 2 / 6
b. Las dependencias que en sus normas internas figure la distribucin
mediante el empleo de letras o cdigos pueden optar por indicarlos en su
distribucin. Ejemplo:
Distribucin: A
3.20 Autenticacin
La copia de un documento lleva la autenticacin en la parte inferior
izquierda. Comprende la expresin Es copia, seguida de la firma y post
firma del oficial que autentica.
3.21 Numeracin de pginas
a. Todo documento que conste de dos o ms pginas, debe ser
numerado correlativamente empleando nmeros separados por un guion (-). El
primer nmero indica la pgina y el segundo el total de pginas. Ejemplo: 2 2,
3 - 13
significa que es la segunda pgina de un documento de dos pginas; 2 - 3,

que es la segunda pgina de un documento de tres pginas.
b. La numeracin debe quedar centrada en la parte inferior de cada
pgina, a 20 mm verticales del borde inferior del papel.
3.22 Copias
a. Se debe formular el nmero de copias que establece la
distribucin.
b. Cuando un documento clasificado tenga que formularse en dos o
ms ejemplares, estos deben ser numerados correlativamente empleando
cifras separadas por un guion a continuacin de la palabra COPIA (en una
sumilla), la primera cifra indica el nmero de la copia o ejemplar y la segunda
el nmero total de copias o ejemplares que se han formulado. Ejemplo:
COPIA N 1-4
CGE
Digepere
LIMA
En este ejemplo, la numeracin corresponde a la primera copia
de un documento del cual se han formulado cuatro ejemplares. Los
dems ejemplares se identificarn con los nmeros 2 - 4, 3 - 4 y 4 - 4,
respectivamente.
3.23 Identificacin
a. Para cada tipo de documento (oficio, informe, memorndum,
etc.), de manera independiente se adopta una numeracin siguiendo el
orden natural de los nmeros enteros, la cual se inicia el 01 de enero y se
cierra el 31 de diciembre de cada ao.
b. Despus de la numeracin del documento, a un espacio horizontal,
se colocar la clave que identifica a la oficina, negociado, departamento,
subdireccin, etc., en la cual el documento fue elaborado.
c. Despus de la identificacin de la dependencia, separado por una
raya diagonal /, se colocar el cdigo de archivo del documento, de acuerdo a
lo especificado en el RE 345-1, Sistema de Archivo del Ejrcito, Edic. 2005.
3 - 14
Seccin II. REDACCIN

3.24 Criterios para la redaccin
a. Unidad
En cada documento se debe tratar un solo asunto. Cuando se
desee abordar dos o ms temas que no estn directamente relacionados,
se preparar un documento por separado para cada uno de ellos.
b. Integridad
En el documento se deber abarcar todos los temas directamente
relacionados con el Asunto. Estos temas debern ser enunciados y
tratados dentro del texto en forma expresa y/o haciendo las referencias
pertinentes en un anexo.
c. Coherencia
Los diferentes puntos sobre una misma materia que se exponen
en un documento deben conservar un orden lgico.
d. Objetividad
El motivo o idea del documento debe expresarse claramente en
el Asunto y su contenido debe referirse a este.
e. Claridad
El documento debe ser escrito de tal manera que se comprenda
fcil e ntegramente, evitndose las expresiones ambiguas o rebuscadas,
las palabras irrelevantes, las figuras literarias, as como las oraciones
o prrafos excesivamente extensos. Las palabras a emplearse en todo
momento sern las correspondientes al idioma espaol y, cuando sea
imprescindible, se podr utilizar extranjerismos o vocablos extranjeros, los
que se escribirn entre comillas. Se evitar emplear abreviaturas para la
redaccin de los documentos.
f.
Precisin
Toda palabra debe emplearse con propiedad y de acuerdo
al significado que le corresponde, con el fin de evitar posteriores
aclaraciones.
g. Concisin
Se logra utilizando oraciones simples y cortas, tratando de
expresar un solo pensamiento en cada oracin.
3 - 15
3.25 Consideraciones para la redaccin

a. En concordancia con las caractersticas establecidas en el
prrafo precedente, para la redaccin de un documento debe considerarse
tcitamente, sin que esto implique una norma rgida, lo siguiente:
1)
Hechos
Uno o ms prrafos en donde se informe sobre los aspectos
fundamentales y la situacin relativa al asunto.
2)
Discusin
Un prrafo en el cual se desarrolle la idea, la discusin o el
anlisis del asunto tratado.
3)
Opinin
Un prrafo emitiendo opinin sobre el ncleo conceptual del
problema planteado.
4)
Accin
Un prrafo donde se consignarn las conclusiones,
consecuencias, decisiones y/o acciones que se toman o
solicitan.
b. Al redactarse un documento, primero se deber plasmar en un

borrador en orden lgico las ideas que se van a expresar, y luego a base de
las mismas se debe determinar el tipo de documento a usar, la clasificacin
de seguridad que le corresponde, las referencias a las que se va a hacer
mencin, anexos si los hubiere, distribucin y nmero de copias; luego se
redactar en limpio lo anteriormente realizado.
c. Como norma general y a fin de descubrir errores en la elaboracin
de la documentacin y su correspondiente sintaxis, se recomienda realizar una
revisin del texto completo del documento antes de presentarlo a la firma.
d. La correspondencia militar es impersonal. Los trminos que se
empleen sern sobrios, decorosos y de respetuosa consideracin, tanto
los dirigidos del subalterno al superior, como de este a aquel, evitndose
las frmulas vacas de contenido o de pura cortesa.
e. La redaccin en los documentos de carcter oficial ser limpia y
ntida, no debindose subrayar palabras o frases para llamar la atencin.
3 - 16
f. Cuando se formule un documento escrito de carcter oficial,

este deber ser dirigido al cargo, salvo casos excepcionales en los que se
dirigir a la persona cuando la situacin lo amerite.
g. Cuando se expresen cantidades, se indicarn en letras
maysculas, seguidas del nmero correspondiente entre parntesis.
h. Cuando se expresen sumas monetarias, la cifra y unidad monetaria
deber indicarse en letras maysculas, seguidas del nmero correspondiente
entre parntesis y precedido del smbolo que representa la moneda.
i. Cuando se mencione a una determinada persona, deber
indicrsele con su grado, arma o especialidad, nombres, apellidos y
nmero de CIP segn corresponda, por lo menos en la primera vez que
aparezca en el texto de la documentacin.
j. En el texto de un documento solo podrn escribirse palabras
ntegramente en letras maysculas para indicar cantidades, sumas
monetarias, clasificacin de seguridad, apellidos, y nombres geogrficos.
Asimismo, se deber considerar el siguiente tratamiento epistolar cuando
se dirija a:
1) Un oficial de mayor antigedad: Informo, solicito, dgnese,
recomiendo.
2)
Un oficial de igual antigedad: Informo, agradecer, propongo.
3)
Un oficial de menor antigedad: Comunico, srvase, sugiero.
3.26 Empleo de abreviaturas y siglas

a. A fin de facilitar la comprensin del texto, debe evitarse el empleo
excesivo de abreviaturas y siglas.
b. En los documentos utilizados en el mbito del Ejrcito, solo debe
emplearse las abreviaturas y siglas establecidas en el ME 30-30, Smbolos
y Abreviaturas, observando el principio de que la primera referencia de
la abreviatura o sigla en el texto debe estar acompaada de la palabra o
palabras que representa.
c. Las abreviaturas militares no deben ser empleadas en documentos
destinados al medio civil.
3 - 17
3.27 Consideraciones especiales

a. El documento de carcter oficial dirigido a las autoridades
extranjeras en general, ser escrito en idioma espaol, pudiendo agregarse
una traduccin si fuera solicitada o se considere necesaria, pero en
cualquier caso el documento en espaol es el que se considera oficial.
b. Si se considera conveniente, el documento externo de carcter
oficial, de ndole comercial, podr ser redactado en idioma extranjero;
no obstante, para mejor comprensin debe adjuntarse al archivo una
traduccin del documento.
c. La documentacin oficial que por su extensin lo amerite, tanto
la original como las copias, podr ser impresa en el anverso y reverso del
papel, nicamente en los casos que se empleen impresoras laser o de
inyeccin de tinta y en papel blanco tipo bond 80 g.
3.28 Frmulas de cortesa
a. En la correspondencia dirigida a las autoridades nacionales o
extranjeras, as como a las eclesisticas, se emplearn, obligatoriamente,
los trminos de cortesa, por lo que deber escribirse segn el protocolo
vigente.
b. En la dirigida a oficiales del Ejrcito o entre oficiales de las
Fuerzas Armadas, se debe anteponer al nombre la palabra seor y luego
el ttulo profesional o el grado que ostenten, segn sea el caso; y la palabra
Don/Doa o sus respectivas abreviaturas. Ejemplo: Seor General de
Brigada Don Jorge OSORIO PANDO.
3.29 Escritura de fechas
a. En el encabezamiento o al pie de toda correspondencia deber
figurar la fecha. Su escritura se har en forma completa. Ejemplo: 09 (dos
dgitos) de mayo (en minsculas) de 2009.
b. Cuando una fecha tenga que mencionarse en el texto, se
proceder de la misma forma. Si la documentacin es entre dependencias
del instituto podr emplearse la versin abreviada. Ejemplo: 25 Ene 09.
3 - 18
3.30 Forma de escribir el lugar

a. Tanto en el encabezamiento como al pie de todo documento,
segn el caso, el nombre de la ciudad, localidad, etc., donde se redacta la
correspondencia escrito en minsculas preceder a la fecha. Ejemplo:
Lima, 20 de febrero de 2009.
b. De preferencia, cuando se redacte la correspondencia en algn
distrito o barrio de la ciudad o localidad donde reside la oficina expedidora,
debe consignarse como lugar la ciudad o localidad de origen y no el distrito
o barrio de dicha ciudad o localidad. Ejemplo:
En un documento redactado en el distrito del Rmac Lima debe
consignarse como lugar la ciudad de Lima.
3.31 Escritura de horarios
a. Cada vez que en la correspondencia debiera indicarse la hora, ser
tenida en cuenta la hora oficial vigente en el pas. La hora correspondiente
se escribir con cuatro nmeros separados por pares por un punto o dos
puntos, tal como se muestra en los ejemplos siguientes: 21.30 h, 14:00 h,
09.45 h, 00:25 h (la letra h se refiere al smbolo de hora, que como todo
smbolo no tiene plural. Ver anexo 29).
b. Si la correspondencia con indicacin de horarios fuera remitida
a entidades fuera del instituto, puede indicarse adicionalmente al horario
descrito, la hora antes del medioda (a.m.) o despus del medioda (p.m.).
Ejemplo: La cena se servir a las 21.00 h (9.00 p.m.).
c. En ciertos textos tambin puede referirse a la hora en letras,
pero no es recomendable mezclar las letras con los nmeros. Ejemplo: Es
preferible La reunin es a las diez de la noche, en lugar de La reunin es
a las 10 de la noche.
3.32 Referencia a personas
a. Los nombres de personas, cualquiera sea su categora, se
escribirn completos y siempre en su orden natural, es decir, primero los
nombres (en minsculas) y luego los apellidos (en maysculas). Cuando
se trate de personal militar femenino casado, se podr agregar el apellido
de su cnyuge con la preposicin de.
3 - 19
b. Cuando en un documento se realicen citas sucesivas referentes

a una misma persona, solo se escribir el grado y apellido. Ejemplo: el
Cap PALACIOS orden.
c. El grado del personal militar femenino permanecer invariable o
sea en gnero masculino, anteponiendo el artculo (que definir el sexo) al
grado. Ejemplo: ... la Capitn Silvia GONZLEZ....
3.33 Escritura resaltada de palabras
Cuando dentro de un texto, se desee o fuere necesario resaltar
el contenido de alguna frase, palabra o expresiones determinadas, las
mismas se escribirn en negrita, o cambiando el tipo de letra (cursivas) o
se subrayarn. Sin embargo, no es recomendable abusar de esta forma en
documentos oficiales, particularmente los dirigidos a instituciones ajenas
al instituto.
3.34 Cita de documentos
a. En la correspondencia oficial, los reglamentos, manuales, leyes,
etc., que integren las publicaciones del Ejrcito, sern mencionados por su
cdigo y ttulo correspondiente. Ejemplo: ME 38-10, Seguridad Militar.
b. Cuando en un documento fuere necesario referirse frecuentemente
a reglamentos, manuales, leyes, etc., citados dentro del mismo documento,
se les podr designar solo por su cdigo. Ejemplo: ME 38-10.
3 - 20
CAPTULO 4
FORMULACIN DE LACAPITULO
DOCUMENTACIN
MILITAR
4
FORMULACIN
DE LA DOCUMENTACIN
Seccin I. DISPOSICIONES
GENERALES MILITAR

4.1 Generalidades
4.1
Generalidades
La correspondencia militar, por su contenido y finalidad, toma

diversos
nombres y formas
quepor
ensulacontenido
prctica sey finalidad,
han agrupado
La correspondencia
militar,
tomapara
diversos
nombres
y
formas
que
en
la
prctica
se
han
agrupado
para
facilitar su
facilitar su empleo; esta clasificacin se detalla en el prrafo 4.2.
empleo; esta clasificacin se detalla en el prrafo 4.2.
4.2
4.2Clase
Clasedededocumentos
documentosyyescaln
escaln del
del destinatario
destinatario
Oficio
Oficio mltiple
Memorndum
Informe
Dictamen
Parte
Solicitud
Elevacin
Decreto
Directiva
Hoja de coordinacin
Hoja de trmite
Hoja de respuesta
Hoja informativa
Hoja de recomendacin
Estudio de Estado Mayor
Acuse de recibo
Radiograma
Orden telefnica
Orden interna
ESCALN DEL DESTINATARIO

-------------------------------------------------Superior Subordinado Similar
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

4-1

4.3
Oficio
a. Es un documento utilizado para impartir rdenes, dictar normas,

efectuar gestiones, hacer consultas, remitir documentos, etc. El formato de
un oficio se detalla en el anexo 2, modelo 1 y su contenido es el siguiente:
1) Encabezamiento. Comprende:
a)
b)
c)
d)
e)
Denominacin del ao en curso

Ubicada en la parte superior cntrica de la hoja,
aproximadamente a 20 mm verticales del borde
superior.
Lugar y fecha
Ubicado en la parte superior derecha, a 40 mm del
borde superior. El da y el ao se pondr en nmeros
arbigos y el mes en letras minsculas.
Indicativo
Ubicado en la parte superior izquierda, a 30 mm del
borde izquierdo y a 15 mm (espacio y medio) debajo de
la lnea del lugar y fecha. Comprende: la palabra Oficio,
el nmero de orden de este, la clave (combinacin de
letras y nmeros) que identifica a la oficina que formula
el documento, y el campo y subcampo en el que debe ser
archivado. Ejemplo: Oficio N 45 X-18/02.03 (X-18 es la
clave que identifica al Departamento de Publicaciones
Militares y 02.03 el campo y subcampo en el que debe
ser archivado).
Destinatario
Se ubica debajo del indicativo, a 15 mm (espacio y medio).
Comprende la palabra Seor y a continuacin, despus
de tres espacios horizontales, el grado y el cargo de la
autoridad a quien va dirigido el oficio. Si se dirige a un
cuartel general se consignar debajo a rengln seguido,
entre parntesis, el nombre de la dependencia a quien
compete directamente el asunto. Ejemplo:
Seor General de Ejrcito Comandante General del
Ejrcito (Direccin de Personal)
Asunto
(1) Se ubica debajo del destinatario, a 15 mm (espacio
y medio. Comprende la palabra Asunto seguida
4-2
de dos puntos y a continuacin, dejando un espacio

horizontal, se expone la materia por tratar, la que
expresar en el menor nmero de palabras el
contenido exacto u objeto del oficio, de manera
que no se necesite leer todo el documento para
comprender de lo que se trata. No debe usarse
expresiones generales, tales como: Remite
documento que se indica; cuando el asunto ocupe
ms de una lnea, la segunda debe comenzar a un
espacio vertical debajo de la anterior y al pie del
texto del asunto. Ejemplo:
Asunto
Fecha de iniciacin de curso de

entrenamiento para empleados civiles.
(2) Todos los documentos que se deriven de otro,

debern llevar redactado el asunto textualmente
como en el documento de origen, a fin de facilitar la
referencia, legajo y archivo correspondiente.
f)
2)
Referencia
Se ubica debajo del asunto, a 15 mm (espacio y
medio). Se utiliza cuando el oficio est relacionado con
otros documentos. Comprende la abreviatura Ref.
seguida de dos puntos, y a continuacin, dejando
un espacio horizontal, el nmero, el indicativo y la
fecha del documento al que se hace referencia. Los
dos puntos deben ir exactamente al pie de los que
corresponden al asunto. Las referencias figurarn en
el orden en que son mencionadas en el cuerpo del
documento
El Cuerpo
Constituye la parte sustancial del oficio, pues en l se
exponen la materia o motivo que origina el documento.
a)
Se inicia con la frase protocolar de introduccin: Tengo

el honor/agrado de dirigirme a Ud. para manifestarle lo
siguiente:, la cual va a dos espacios verticales de la
lnea escrita que le antecede, y se inicia a un espacio
4-3
b)
c)
d)
e)
3)
horizontal despus de los dos puntos que siguen al

asunto o la referencia (Anexo 2, ejemplo 1).
Luego se desarrollar el cuerpo utilizando los prrafos
necesarios; si se utiliza ms de un prrafo el texto se
organizar de acuerdo a lo establecido en el Anexo 1.
El cuerpo termina con la invocacin Dios guarde a
Ud., la que ir en la parte inferior derecha, a 2 espacios
verticales de la lnea escrita que le antecede.
Cuando el cuerpo del oficio va a terminar cerca del
margen inferior de la pgina y se aprecia que no habr
espacio suficiente para escribir el trmino (firma,
distribucin, etc.) se copiarn por lo menos dos lneas
del texto en la pgina siguiente, a fin de no aislar el
trmino con respecto al cuerpo del oficio.
Para la introduccin y en la redaccin se debe emplear
los siguientes trminos:
Trmino
Comprende la firma, post firma, el sello oficial, los anexos, la
distribucin y las iniciales del nombre del oficial responsable de
la preparacin del documento y de la persona que lo digit.
b. Oficio de trmite externo

Oficio dirigido a una dependencia o autoridad ajena a la
institucin. El formato (Anexo 2, modelo 2) es similar al del oficio comn,
con las siguientes variaciones:
1)
En el destinatario se debe inscribir lo siguiente:

Seor (Grado/Ttulo profesional, en minsculas)
(Nombre y APELLIDOS, EN MAYSCULAS)
(Puesto o cargo, en minsculas)
4-4
2)
En la introduccin protocolar del cuerpo se debe adicionar el

grado militar o ttulo acadmico y el cargo del destinatario del
oficio; ejemplo:
Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., seor Ingeniero
secretario del Ministerio de Defensa, para..
3)
En el trmino, en lugar de la invocacin Dios guarde a Ud.,

se coloca la siguiente expresin:
Aprovecho la oportunidad para expresarle (si es la primera vez
que se le enva una carta) / reiterarle (si se le ha enviado cartas
con anterioridad) los sentimientos de mi mayor consideracin y
estima personal.
c. Oficio mltiple (O/M)

Oficio dirigido a dos o ms destinatarios que deben tener
conocimiento del documento. El formato del oficio mltiple (Anexo 3) es
similar al del oficio comn, con las siguientes variaciones:
1)
En el indicativo se consigna la sigla O/M (Oficio mltiple) en

lugar de oficio. Se emplear el mismo nmero de documento
para todos los ejemplares del oficio.
2)
Debe llevar en la parte inferior izquierda, a la altura de la firma,

la Distribucin, o sea, la nmina de los destinatarios, para evitar
que se hagan transcripciones intiles a las dependencias que
ya hayan recibido el documento.
3)
Como por lo general los oficios mltiples son impresos en

varias copias (una para cada destinatario), la primera copia
podr llevar el sello ORIGINAL, quedando para el archivo de
la dependencia que la emite.
d. Oficio de transcripcin
1)
Es la copia exacta del tenor de un determinado documento

que se hace dentro del formato de un oficio; normalmente
se usa para poner en conocimiento del destinatario una
4-5
resolucin, un parte, un informe, etc., cuyo contenido

conviene comunicarlo sin ninguna alteracin.
2)
4.4
El texto transcrito deber copiarse en forma continuada entre

comillas, las que debern colocarse al inicio antes de la fecha
y al final despus de haber consignado la palabra Firmado
seguida del grado, cargo y nombre de la autoridad que firma
el documento transcrito (Anexo 4).
Parte
Es el documento empleado para proporcionar a un superior la

informacin completa sobre hechos o sucesos producidos. Su formato
(Anexo 5) es igual al del oficio con las siguientes variaciones:
a. Encabezamiento. En el indicativo se considera la palabra Parte
en lugar de Oficio.
b. Cuerpo. Se inicia dos espacios verticales debajo del asunto, con
la expresin Tengo el honor de dirigirme a Ud., para dar cuenta .
c. Despus de dos espacios verticales, al pie del vocativo, se
empieza la exposicin ordenada de hechos que se quiere dar cuenta,
tratando de dar respuesta a las preguntas: quin?, qu?, dnde?,
cundo?, y cmo?
d. Asimismo, en lugar de la invocacin Dios guarde a Ud. lleva la
siguiente expresin: Es todo cuanto tengo que dar cuenta a Ud. para los
fines consiguientes.
4.5
Informe
Es un documento en el que se hace una exposicin detallada sobre

determinado asunto, a pedido del superior o por propia iniciativa. Tambin
se emplea para completar o coordinar los partes que se elevan a la
superioridad. Su formato (Anexo 6) es igual al del oficio con las siguientes
variaciones:
a. Encabezamiento. En el indicativo se considera la palabra Informe
en lugar de Oficio.
b.
Cuerpo. Como vocativo o introduccin se emplea la expresin

4-6
siguiente: Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., para

informarle lo siguiente: .
c.
4.6
Similar al parte, el informe termina con la invocacin: Es todo

cuanto tengo a bien informar a Ud. para los fines consiguientes.
Directiva
a. Es un documento que contiene normas, procedimientos o

disposiciones, que emite un comando determinado, para orientar la accin
de los comandos subordinados.
b. La directiva es un documento de carcter temporal; si su
contenido tiene o adquiere carcter permanente, debe constituirse en una
publicacin militar o en parte de una de ellas.
c. No se remite acompaada por un oficio, ya que en el
encabezamiento se indica el destinatario.
d. En el Anexo 7 se detalla el formato y las indicaciones sobre su
contenido.
4.7 Informe de Estudio de Estado Mayor
a. Es el documento formulado por un oficial o un equipo de oficiales
en el que se presenta al comando correspondiente, una recomendacin
completa para la solucin a un problema administrativo.
b. En el Anexo 8 se describe el formato y las indicaciones sobre su
contenido; el detalle sobre este documento se encuentra especificado en
el ME 101-151, Mtodo para la solucin de problemas.
4.8 hoja de Recomendacin
a. Es un documento formulado con la finalidad de presentar
recomendaciones que faciliten al escaln superior la toma de decisiones
sobre un problema o asunto determinado.
contenido.
4-7
4.9
hoja Informativa
a. Es un documento que sirve para hacer conocer, en forma precisa

y resumida, la situacin en la que se encuentra un determinado asunto o
un trmite.
b. Tambin se emplea para encabezar un expediente voluminoso, a
fin de enterar al comando sobre su contenido en forma sucinta.
c. En el Anexo 10 se describe el formato y las indicaciones sobre su
contenido.
4.10 hoja de Coordinacin
a. Es un documento empleado para realizar coordinaciones entre
diferentes departamentos o secciones del estado mayor, solicitando opinin,
observaciones, sugerencias, etc. Su finalidad es simplificar el proceso de
trmite entre las diferentes dependencias en un cuartel general.
contenido.
4.11 hoja de Respuesta
a. Es un documento que se emplea para contestar la accin
solicitada en la Hoja de Coordinacin.
contenido.
4.12 hoja de Trmite
a. Es un documento que se utiliza para la remisin de documentos
cuya accin corresponde a escalones laterales o subordinados.
contenido.
4.13 Acta
a. Es un documento oficial empleado por un comit, junta o grupo
4-8
de personas designado para un fin especfico, a fin de describir lo tratado

o acordado en reunin, o para certificar o dejar constancia de un hecho
realizado.
b. Existen actas de diversa naturaleza, como acta de examen, de
incineracin, de recepcin, de entrega, etc.
c. En el Anexo 14 se describe el formato y las indicaciones sobre su
contenido.
4.14 Solicitud
a. Es un documento mediante el cual un miembro de la
institucin o su representante legal efecta una peticin o gestin a
ttulo personal a la superioridad, sobre algo contemplado en las leyes
y disposiciones vigentes (gestin de pensiones, goces, cambios de
situacin, inscripciones, etc.).
b. Las solicitudes son de carcter individual, no estando permitido
presentar solicitudes colectivas.
c. Toda solicitud deber seguir los trmites de elevacin por
el comando superior en el orden jerrquico establecido (conducto
regular).
d. Las solicitudes no pueden ser retenidas por autoridades
intermedias, estas tienen el deber de elevarla al superior a quien se dirige
el recurrente, este tiene la obligacin de dar solucin a la peticin o gestin
presentada de estar esta acorde a ley; no hacerlo constituye delito de
abuso de autoridad.
Su formato es el siguiente (Anexo 15):
a. Encabezamiento. Comprende:
1)
Sumilla
Va en la parte superior derecha del papel a dos espacios
verticales del borde superior y est constituida por un grupo
mnimo de palabras con las que se expresa el motivo de la
solicitud. Ejemplo: Solicitar reconocimiento de tiempo de
servicios.
4-9
2)
Destinatario
Se consigna en la primera lnea, en letras maysculas, la
autoridad a quien va dirigida la solicitud precedida de la
palabra SEOR. Ejemplo:
SEOR GENERAL DE EJRCITO COMANDANTE
GENERAL DEL EJRCITO, y a rengln seguido, entre
parntesis, la reparticin encargada de solucionarla. En la
siguiente lnea, si el destinatario es militar, se antepondr la
palabra Mi al grado correspondiente; ejemplo: Mi General;
pero Si la autoridad a quien va dirigida la solicitud es civil o el
recurrente no es militar en actividad, se pondr el cargo que
desempea el destinatario; ejemplo: Seor Doctor.
b. Cuerpo. Comprende:
1)
Introduccin
Constituida por la identificacin del recurrente: nombres y
apellidos, en mayscula, grado o categora, documento de
identidad, empleo, domicilio, etc. La introduccin termina con
la expresin: ante Ud., me presento y expongo (o digo).
2)
Exposicin
Va a rengln seguido de la introduccin; constituye la
fundamentacin del pedido y por lo general empieza con la
palabra Que.
3)
Conclusin
Comprende la frase Por lo expuesto, y a rengln seguido, A
Ud. solicito (lo pedido) acceder a mi pedido (solicitud o peticin).
c. Trmino
Comprende el lugar y fecha, que van en la parte inferior derecha

a dos espacios verticales debajo de la ltima lnea del cuerpo; al pie, a
tres espacios verticales, va la post firma (grado o categora, el nombre y
apellido del recurrente) sobre la cual ir la firma; a dos renglones debajo y
en el margen izquierdo irn las palabras Piezas adjuntas, enumerndose
los documentos que acompaan a la solicitud.
4 - 10
4.15 Elevacin
a. Documento mediante el cual un comando subordinado eleva un
documento para conocimiento de un comando superior, emitiendo opinin
sobre el trmite o contenido del mismo, con la finalidad de que la autoridad
competente resuelva lo conveniente.
b. Generalmente, la elevacin se formula a continuacin del trmino
del documento que se eleva a conocimiento; tambin se puede hacer en
papel aparte, cuando el documento por tramitar no cuenta con el espacio
suficiente.
c. La elevacin de una solicitud debe contener: la autoridad a la
que se dirige la elevacin, la opinin (favorable o desfavorable), la fecha
y la firma del comando que efecta la elevacin. Tanto si la opinin es
favorable como desfavorable, se debe fundamentar la misma. (Anexo 16)
4.16 Orden Telefnica
Documento que se utiliza para emitir disposiciones breves utilizando
como medio de comunicacin el telfono. (Anexo 17)
4.17 Orden Interna
Documento que se utiliza para comunicar disposiciones dentro de la
reparticin, pudiendo ser impresa en una hoja de papel o ser manuscrita
en un cuaderno. (Anexo 18)
4.18 Memorndum
Documento que utiliza el superior para impartir rdenes, acusar recibo
o remitir documentos. No debe ser empleado para emitir disposiciones ni
efectuar trmites. Normalmente se redacta en hoja tamao A-5. Su formato
(Anexo 19) comprende lo siguiente:
(1) Encabezamiento. Comprende el lugar y fecha, la designacin y
numeracin del documento, el destinatario y el asunto. La numeracin
puede omitirse en caso se estime que no sea necesario.
(2) Cuerpo. Expresa el contenido o texto del memorndum; se debe
escribir a cuatro espacios verticales debajo de la palabra Asunto.
4 - 11
En caso de que los prrafos debieran ordenarse numricamente,

se seguir el mismo procedimiento que el establecido para la
redaccin del cuerpo de un oficio.
(3) Trmino. Comprende la firma, post firma y el sello oficial.
4.19 Radiograma
Documento que sirve para trasmitir un mensaje urgente en forma
resumida, utilizando como medio de comunicacin el radio. (Anexo 20)
4.20 Radiograma Mltiple
Documento que sirve para trasmitir un mensaje urgente a dos o ms
destinatarios que deben tener conocimiento del mismo. (Anexo 21)
4.21 Dictamen
Documento en el que un asesor legal emite un pronunciamiento
fundamentado sobre un asunto o caso concreto. Por lo general recae en
las solicitudes y en los expedientes de gestin. Su formato (Anexo 22) es
igual al del Oficio con las siguientes variaciones:
a.
Encabezamiento. En el indicativo se considera la palabra Dictamen

en lugar de Oficio; no se coloca la fecha porque va al final.
b.
Cuerpo. En el cuerpo se expone los hechos motivo del anlisis,

el anlisis y el dictamen u opinin del que suscribe.
c.
No se coloca la expresin Dios Guarde a Usted, sino la siguiente:

Se devuelve los antecedentes en. fojas tiles.
d.
A rengln seguido y pegado al borde derecho se coloca el lugar

y la fecha del documento.
4.22 Acuse de recibo

a. Es un formato empleado como comprobante de haberse recibido
un documento clasificado o una publicacin que debe incorporarse a los
cargos de la respectiva dependencia, o que ser motivo de distribucin
individual o especial.
4 - 12
b. Es formulado por el destinatario luego de haber recibido el

documento o artculo remitido y devuelto al remitente como comprobante
de la recepcin. (Anexo 23)
4.23 Decreto
a. Es un formato que contiene la decisin que un comando emite
por escrito en relacin al contenido de un documento recibido, ya sea
disponiendo el trmite a seguir con el mismo o una accin a realizar, de tal
manera que se tome la accin pertinente al respecto.
b. Ser diseado por cada comando de acuerdo a su estructura
organizacional y sus requerimientos.
c. Ser impreso o estampado (sello) en tinta negra en el reverso de
la hoja de la firma, en la parte superior izquierda, de forma tal que mantenga
la secuencia del texto. Si no hubiera espacio, ser impreso o estampado en
hoja adicional y engrapada al inicio del documento. (Anexo 24)
4.24 Fax
a. Es un formato muy utilizado en el Ejrcito y que sirve para trasmitir
con mayor rapidez rdenes o disposiciones, o responder a requerimientos
del comando, y que requieren de mayor amplitud que un radiograma.
b. Este formato puede ser formulado en forma impresa o digitalizada,
pudiendo ser trasmitido va telefax o empleando el internet (intranet).
c. Normalmente se formula en el formato especificado en el Anexo
25 y consta de las siguientes partes:
1)
Encabezamiento, constituido por los siguientes recuadros:

a)
b)
c)
Recuadro superior izquierdo, en donde se coloca la

identificacin de la oficina, unidad o dependencia del
Ejrcito que elabora el documento.
Recuadro superior derecho, en que va colocada la
fecha de remisin (va telefax) del documento.
Debajo del recuadro superior izquierdo se coloca
el nombre y cargo de la autoridad que emite el
documento.
4 - 13
d)
e)
f)
g)
h)
2)
Debajo del recuadro superior derecho se coloca el N

del documento (Fax N ).
En el recuadro debajo del de la autoridad que emite el
documento se coloca el (los) destinatario(s).
Cuando la informacin del Fax deba ser solo para
conocimiento de otros destinatarios, se agregar a
continuacin un recuadro denominado ZZ, en el cual
se colocarn dichos destinatarios.
Inmediatamente debajo de este ltimo recuadro se
coloca el asunto, que expondr la materia que se trata
en la misma forma como se especific en el Oficio.
La referencia se coloca debajo del asunto.
Cuerpo, constituido por un solo recuadro en donde se coloca el

texto conciso de la materia o tema a tratar, evitando, en la medida
de lo posible, emplear frases protocolares o invocaciones muy
extensas.
Al finalizar el texto y en la parte inferior derecha del recuadro va
la firma, post firma y el sello oficial de la autoridad que emite el
documento.
4 - 14
CAPTULO 5
TRMITE Y REGISTRO
Seccin I. TRMITE DE LA CORRESPONDENCIA
5.1
Generalidades
a. Para la remisin de la correspondencia se debe emplear el

conducto regular del canal de comando, excepto para la documentacin
que debidamente autorizada se remite empleando canales tcnicos: canal
de inteligencia, canal de doctrina, etc.
b. Las Oficinas de Trmite Documentario sern las nicas
autorizadas para recibir solicitudes de personas naturales o jurdicas de
acceso a informacin no clasificada que posea o produzca el Ejrcito del
Per, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, as como en las
establecidas en el Texto nico de Procedimientos Administrativos de la
institucin (TUPAE).
c. No se debe formular un documento adicional para remitir otro
documento; as por ejemplo: las directivas, los informes o partes deben
remitirse sin los llamados oficios de atencin.
d. Se excepta de esta regla el caso en que habindose recibido un
documento, este deba enviarse a otra dependencia para su atencin, en
cuyo caso se acompaar con una hoja de trmite.
5.2
Trmite de la documentacin
a. Para la correcta tramitacin de la documentacin oficial se

requiere considerar los siguientes aspectos:
1) A quin debe dirigirse.
2) Conducto regular que debe seguir.
3) Forma de elevar la correspondencia recibida en trmite.
5-1
b. La documentacin se dirige a la autoridad competente, es

decir, a quien tenga atribuciones para resolver el asunto tratado o a
quien corresponda conocer o darle cumplimiento, remitiendo copia de la
misma a otras dependencias involucradas, si fuera necesario que tomen
conocimiento de la misma.
c. Se considerar como promotor de un documento a quien lo firma,
aun cuando no formule el documento por s mismo.
d. El destinatario es el comando de la unidad o dependencia a
la que va dirigida el documento, as como los que estn contemplados
dentro de la distribucin del documento como receptores de una copia
informativa; sea porque le corresponda tomar accin o conocimiento. Se
entender como destinatario, aun cuando no reciba el documento por
s mismo, y lo haga a travs de terceros o del sistema de tramitacin
electrnica.
e. Cuando el promotor necesite que el destinatario sea el primero
en enterarse del contenido del documento remitido, se estampar el sello
Personal en el sobre que contiene dicho documento, de tal forma que
este abra personalmente el sobre.
f. El plazo para la tramitacin de la correspondencia interna del
Ejrcito, es el siguiente:
1)
Para los documentos normales: Hasta ocho das tiles.
2)
Para los documentos urgentes: Hasta cuarenta y ocho horas.
3)
Para los documentos muy urgentes: Su tramitacin debe ser

inmediata.
g. La cuenta del plazo tiene inicio con el registro del documento en

la mesa de partes de la dependencia u oficina que tiene que tomar accin
directa sobre el documento y termina en cuanto sea expedido. Cuando el
asunto exige mayor plazo para su estudio, el jefe de la dependencia dar
cuenta al respecto al comando interesado, solicitando ampliacin de plazo,
de ser pertinente.
5-2
h. Respecto al manejo y distribucin de la correspondencia externa

del Ministerio de Defensa u otros organismos pblicos o privados, deber
observarse las siguientes normas:
1)
Todo documento emitido por los comandos de unidades y

dependencias sobre asuntos del servicio, hacia organismos
o instituciones fuera del mbito del Ejrcito, ser canalizado
a travs de su comando superior al Comandante General del
Ejrcito para su aprobacin y tramitacin respectiva.
2)
En cuanto a la documentacin tramitada al Despacho Ministerial

sobre solicitudes de informacin formuladas entre otros, por
congresistas o comisiones del Congreso de la Repblica, los
comandos debern ceirse estrictamente en sus respuestas a
los siguientes plazos:
a)
Muy Urgente
: Tres (03) das
b)
Urgente
: Siete (07) das
c)
Rutina
: Diez (10) das
3)
En caso de requerirse de un tiempo mayor se deber

informar, al trmino de la distancia a la Comandancia
General del Ejrcito, la necesidad que solicite a la Secretara
General del Ministerio de Defensa una ampliacin del
plazo establecido; los plazos de respuesta referidos
anteriormente se encuentran normados en los Arts. 132,
134 y complementarios de la Ley N 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General.
4)
En caso de recibirse directamente documentacin de los

organismos mencionados, debern ser devueltos al remitente
indicndoseles que debern dirigirse a la Comandancia General
del Ejrcito.
5)
El Comandante General del Ejrcito tiene facultad para dirigirse

mediante oficio a cualquier autoridad pblica o privada de la
repblica, con excepcin de aquellas autoridades polticas
5-3
ubicadas en el conducto regular del trmite de la correspondencia

de responsabilidad del Despacho Ministerial.
6)
5.3
Igualmente podr dirigirse directamente a cualquier comando

subordinado, debiendo remitir copia de la documentacin
originada a los comandos superiores que corresponda.
Conducto regular
Se denomina conducta regular al trmite que sigue la correspondencia

oficial a travs del orden jerrquico administrativo establecido en la
institucin, mediante el cual el contenido de la correspondencia, en los
casos que sea necesario, es sometido a conocimiento, opinin y control de
los comandos que actan como conductos antes de llegar al destinatario
final.
Los comandos ubicados en el trayecto del conducto regular
efectuarn las siguientes acciones:
a. Devolver, con las anotaciones del caso, la correspondencia
recibida para trmite cuando no est ajustada a la normatividad vigente.
b. Segn sea apropiado, en la correspondencia que tramiten
debern emitir opinin, aprobando, ampliando u observando el tenor de lo
manifestado.
c. Elevar todas las solicitudes del personal bajo su responsabilidad,
para consideracin o aprobacin del organismo correspondiente. El detalle
de la redaccin de la elevacin se encuentra especificado en el prrafo
4.15 y en el anexo 16 de este reglamento.
5.4
Trmite de la correspondencia de rutina
La correspondencia de rutina es aquella que se emite con

una periodicidad preestablecida. El calendario de remisin de dicha
documentacin debe estar establecido como un anexo de los reglamentos
respectivos de cada uno de los sistemas del Ejrcito, indicndose en el
mismo lo siguiente:
5-4
a. Perodo (da, semana, mes, trimestral, semestral, anual y

eventual).
b. La fecha u oportunidad de remisin.
c. El remitente.
d. El asunto.
e. Forma de remisin.
f.
Destino.
g. Va de remisin (conducto regular).

h. El nmero de copias que deben elaborarse.
i.
5.5
Las referencias.
Remisin de la correspondencia
a. La remisin de la documentacin oficial se efectuar a travs

de las oficinas postales y mesas de partes de las dependencias de la
institucin, as como empleando los servicios pblicos y privados que sean
pertinentes.
b. Las oficinas postales centralizarn y canalizarn la documentacin
de las unidades y dependencias de su jurisdiccin.
c. Las oficinas postales recibirn y distribuirn a las dependencias
situadas en su jurisdiccin, la documentacin oficial proveniente de las
dependencias fuera de la misma y de organismos pblicos y privados.
d. Para remitir la correspondencia a lugares alejados de la guarnicin
de origen, las oficinas postales utilizarn la valija postal del Ejrcito (VPE),
debiendo incluir la gua de remisin (por duplicado) lo que permitir al
destinatario verificar los documentos que se le remite y acusar recibo de la
recepcin.
5-5
e. La documentacin oficial ser entregada o recibida mediante

cargos firmados por separado, en los que se deber consignar lo
siguiente:
1)
Nombre de la oficina postal, dependencia que entrega y

recibe.
2)
Relacin detallada de los documentos o materiales que se

entregan o reciben.
3)
Lugar, fecha y hora de entrega o recepcin.
4)
Post firma y firma de la persona que entrega, as como de la

que recibe.
f. Los Clases correspondencia depositarn en las oficinas postales

correspondientes, la documentacin remitida por sus dependencias;
asimismo, recogern la correspondencia remitida hacia ellas.
g. Recibido un documento a travs de la valija postal del Ejrcito
o servicio postal, el destinatario formular un acuse de recibo como
constancia de la recepcin del mismo, lo cual es independiente de la
respuesta que origine el contenido del documento.
5.6
Documentos trasmitidos va telefax o fax
a. De acuerdo a la clasificacin de documentos establecida en el

captulo 2, el telefax o fax es el medio de comunicacin que permite la
trasmisin electrnica de documentos en forma impresa.
b. Sin embargo, tal como se especifica en el Cap 4 (prr. 4.24), en
el Ejrcito se ha considerado pertinente establecer un documento, tambin
denominado fax, que utiliza el mencionado medio de trasmisin para su
remisin y que normalmente se emplea con la finalidad de reducir plazos
en su tramitacin.
c. La documentacin remitida va fax tendr la misma validez que la
documentacin remitida por medios manuales.
5-6
d. El emisor debe certificar mediante el comprobante emitido por el

equipo, y de ser posible telefnicamente, la recepcin del documento.
e. Se debe preferir la remisin de documentacin va fax, siempre
que sea posible, a fin de reducir costos y el tiempo requerido para su
tramitacin.
5.7
Recepcin de la correspondencia
a. Al recibir la correspondencia se debe examinar minuciosamente

los sobres para determinar si hay o no huellas de violacin o intento
de ello. Para llegar a esta determinacin se debe hacer las siguientes
observaciones:
1)
Si la parte del cierre presenta decoloracin del papel o indicios

de doble aplicacin de goma, como consecuencia de haber sido
abierto y vuelto a cerrar.
2)
Si las lneas o letras de los sellos estampados no coinciden con

la parte del cierre del sobre.
3)
Si el sobre presenta huellas de haber sido sometido a la accin

de una luz potente que haya permitido la lectura del contenido.
Una de las huellas que puede dejar la accin de una luz fuerte
es decoloracin en la parte de mayor aplicacin.
b. Si se constata cualquiera de las anormalidades anteriormente

anotadas, particularmente si se trata de correspondencia clasificada, se
debe dar cuenta inmediata al oficial de seguridad para la investigacin del
caso.
c. Verificada la integridad de los sobres y descartada la posibilidad
de haber sido violados, sin abrirlos y tomando los datos inscritos en el
exterior de ellos, se procede a su registro en el libro de correspondencia
recibida.
d. Para la distribucin de la documentacin recibida se proceder
de la siguiente forma:
5-7
1)
Los documentos clasificados permanecern con el segundo

sobre y sern entregados al oficial de seguridad, quien
proceder a abrir los sobres y registrar la documentacin
en el libro de documentacin clasificada, luego de lo cual
la presentar al Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo para el
decreto correspondiente y su posterior distribucin con
cargo.
2)
La mesa de partes presentar la documentacin comn

al Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo para el decreto
correspondiente, luego de lo cual proceder a su distribucin
con cargo.
e. El detalle de las medidas de proteccin para la recepcin de la

correspondencia clasificada se especifica en el ME 38-10.
5.8
Registro de la correspondencia
a. Correspondencia de entrada o recibida
Diariamente, en cada dependencia del Ejrcito, se registrar la

correspondencia que ingresa en el Libro de Correspondencia Recibida, tal
como se indica en la Seccin II siguiente.
b. Correspondencia de salida o remitida
Cada documento que una dependencia remita a otra debe ser
registrado en un libro impreso denominado Libro de Correspondencia
Remitida, tal como se indica en la Seccin II siguiente.
5.9
Valija postal del Ejrcito
Es el medio que se emplea en el Ejrcito para el transporte de la

documentacin oficial entre las dependencias de diferentes guarniciones
o hacia el extranjero.
5.10 Inviolabilidad y retencin de la correspondencia
a. La correspondencia oficial y personal es inviolable.
5-8
b. La correspondencia dirigida al cargo o empleo que se desempea

ser tratada conforme a lo indicado en el prrafo 5.7; si la misma tuviera el
sello PERSONAL o est dirigida nominalmente a una persona, solo puede
ser abierta por esa persona.
c. La correspondencia oficial y personal recibida por error deber
ser remitida a su destinatario si es factible, sino ser devuelta a la oficina
postal de procedencia dentro de las prximas 24 horas.
d. De manera general, la documentacin deber ser tramitada en las
oficinas postales y mesas de partes dentro de las 24 horas de recibida.
Seccin II. LIBROS DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y

REMITIDA
5.11 Generalidades
a. Los libros de correspondencia son documentos de valor oficial
que se emplean para registrar los documentos recibidos y remitidos.
b. Las dimensiones de los libros sern de 40 x 25 cm y debern
tener como mnimo de 100 a 200 folios.
c. La tapa y contratapa sern de cartn, forradas en percalina
negra. En el centro de la tapa se inscribir con letras maysculas de
imprenta y de un color que resalte: CORRESPONDENCIA RECIBIDA o
CORRESPONDENCIA REMITIDA, segn corresponda.
d. En el reverso de la tapa se pegarn las instrucciones sobre la
forma en que deben llenarse las diferentes casillas del formato (anexos 26
y 27). Inmediatamente antes del folio N 1 habr una hoja en blanco que
servir para formular el acta de legalizacin correspondiente.
e. Diariamente, antes de la inscripcin del primer documento del
da, se anotar en la parte central de la pgina, con tinta roja, la fecha en
que se realiza el registro. Todas las dems anotaciones se harn con tinta
negra.
5-9
5.12 Libro de correspondencia recibida

a. En el libro de correspondencia recibida (anexo 26) se registrar
diariamente la correspondencia recibida en cada una de las mesas de
partes de las dependencias del Ejrcito.
b. El formato de cada pgina tendr 7 casillas y 4 subcasillas, en las
que se registrar lo siguiente:
1)
Casilla 1: N de orden. Es un nmero correlativo anual que

se emplear como dato estadstico. Al final de cada da, mes
y ao, se podr determinar cuntos documentos han sido
recibidos en la dependencia.
2)
Casilla 2: Remitente. Abreviatura o sigla reglamentaria de la

unidad, dependencia o autoridad que enva el documento;
ejemplo: BIM 53, GAC 211, RMC, etc.
3)
Casilla 3: Documento. Esta casilla consta a su vez de cuatro

subcasillas:
a)
Subcasilla 1: Clase. La abreviatura del tipo de documento

que se recibe; ejemplo: O/M (oficio mltiple); Elev.
(elevacin).
b)
Subcasilla 2: Indicativo. El nmero del documento, la

clave de la oficina expedidora, ejemplo: C.3.a.1. y el
cdigo de archivo del documento, ejemplo: 02.32.
c)
Subcasilla 3: Fecha. El da, mes y ao del documento,

expresando el da con 2 dgitos, el mes con las 3
primeras letras y el ao con las 2 ltimas cifras; ejemplo.
05 Abr. 94.
d)
Subcasilla 4: Clasificacin. La abreviatura de la

clasificacin del documento; ejemplo: ES (estrictamente
secreto); S (secreto); C (confidencial), etc.
5 - 10
4)
Casilla 4: Asunto. Generalmente se registrar el asunto del

documento o un resumen de este.
5)
Casilla 5: Recibido por. Se anotar el grado y nombre de

quien recibe el documento.
6)
Casilla 6: Fecha/hora de recepcin. Se anotar la fecha y

hora en que se entrega el documento.
7)
Casilla 7: Firma. Se registrar la firma de quien recibe el

documento.
5.13 Libro de correspondencia remitida

a. En el libro de correspondencia remitida (anexo 27) se registrar
diariamente la correspondencia enviada a otras dependencias.
b. El formato de cada pgina tendr 7 casillas, de las cuales los
N 1, 3 (con sus 04 subcasillas), 4, 6 y 7 tienen la misma denominacin y
llevan la misma finalidad que las indicadas para el libro de correspondencia
recibida. Las otras son:
1) Casilla 2: Destinatario. Se consignar la abreviatura o sigla
reglamentaria de la dependencia o autoridad a quien se
enva el documento.
2)
Casilla 5: Recibido por. Se registrar el nombre de quien

recibe el documento.
5.14 Instrucciones para llevar los registros en los libros de

correspondencia
En el anexo 28 se indican las instrucciones para llevar los libros de
correspondencia, las que deben ir pegadas en el reverso de la tapa de los
mismos.
5 - 11
Seccin III. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIN

CLASIFICADA
5.15 Generalidades
a. Todo personal militar y civil es responsable de mantener la cultura
del secreto de la informacin, que por razones de trabajo u otras llegue a
su conocimiento.
b. Los oficiales, tcnicos, suboficiales, empleados civiles y tropa
sern responsables de cualquier indiscrecin o infidencia que cometan,
siendo pasibles de hacerse acreedores a la sancin correspondiente
contemplada en el Cdigo de Justicia Militar (CJM).
c. Se debe restringir, al mnimo indispensable, el acceso de personal
al material clasificado.
d. Todas las reparticiones del Ejrcito considerarn dentro de su
organizacin, un oficial de control de documentacin ESTRICTAMENTE
SECRETO, quien tendr en cuenta para su desempeo lo dispuesto en el
ME 38-10; Cap 9, Sec I.
5.16 Materializacin de la clasificacin de seguridad
a. El responsable de la confeccin de un documento deber
determinar la clasificacin de seguridad de acuerdo a lo prescrito en el ME
38-10; Cap 7, Sec I.
b. La documentacin clasificada tiene un acceso restringido y no es
de conocimiento pblico; su divulgacin est sancionada en el CJM para el
personal militar y en el Cdigo de Procedimientos Penales para el personal
no militar.
c. Los rollos de pelculas, discos, disquets, CD, cintas
magnetofnicas, casettes y otros soportes llevarn los marcos de
clasificacin en sus cajas o depsitos y en el mismo material, con la
etiqueta u otro sealamiento similar, de tal forma que la clasificacin sea
visible en todo momento.
5 - 12
5.17 Clasificacin excesiva y reclasificacin

a. Debe evitarse, por una errnea interpretacin del sistema de
clasificacin, que se realice una clasificacin excesiva a los documentos,
toda vez que esto causa retrasos innecesarios en la transmisin de estos,
se incrementan los problemas de manejo y almacenaje, y adems, provoca
que el personal desestime la importancia de la documentacin clasificada,
volvindola rutinaria.
b. Toda autoridad que detecte documentacin o material con
clasificacin excesiva deber comunicarse con la oficina de origen para
solicitar y/o recomendar la reclasificacin de dicha documentacin, as
como de las copias, si las hubiera.
c. Las mismas personas que tienen autoridad para clasificar,
tienen tambin la responsabilidad de cambiar la clasificacin original de
un documento, cuando han cambiado los factores que determinaron la
clasificacin original.
d. La autoridad que efecta un cambio de clasificacin, lo har
conocer a todos los poseedores de copias del documento o material
cuya clasificacin ha sido cambiada, quienes, a su vez, colocarn el
sello siguiente en la parte central del margen izquierdo del documento
(dimensiones: 3 x 10 cm):
RECLASIFICADO A: (nueva clasificacin)

AUTORIZADO POR: (quien ordena)
FECHA
:
Asimismo, se tachar el sello que tena y se pondr el sello de la

nueva clasificacin al lado o debajo del anterior.
e. Los documentos clasificados, formulados por el Ejrcito, que por
alguna razn deban pasar a conocimiento de autoridades civiles y cuyo
contenido se refiere a la defensa nacional, debern llevar un sello con la
5 - 13
siguiente inscripcin, que se colocar en la parte superior izquierda del

documento (dimensiones: 4 x 10 cm):
ADVERTENCIA
Este documento contiene informacin que afecta a la
defensa nacional y por consiguiente su trasmisin o
revelacin a personas no autorizadas ser penado de
acuerdo a lo establecido en el Cdigo de Justicia Militar.
5.18 Remisin de la documentacin clasificada
a. La correspondencia militar clasificada como ESTRICTAMENTE
SECRETO o SECRETO no se remitir por intermedio de las oficinas
postales, sino de la siguiente forma:
1)
Dentro del pas, por intermedio de un oficial designado por la

Direccin de Inteligencia en LIMA y por los comandos de GU
en las dems guarniciones.
2)
Al extranjero, en la valija diplomtica, por intermedio de un

oficial de enlace.
b. Para ello, los documentos de clasificacin ES sern entregados

al oficial de control de documentacin ES, quien los anotar en el registro
correspondiente, cerrar los sobres y los entregar a la mesa de partes,
verificando su colocacin en la valija de correspondencia, o los entregar
al oficial designado para su transporte.
c. El oficial de control de documentacin ES anotar en el registro
correspondiente el nombre de la persona de la mesa de partes que recibe
dicha documentacin.
d. Las medidas de proteccin para la remisin de la correspondencia
clasificada figuran en el ME 38-10. (Seguridad Militar)
5 - 14
5.19 Sistema de recibos

a. Cuando se remita un documento ES o S se adjuntar un
formato de acuse de recibo, reteniendo una copia de este formato con
fines de control.
b. El recibo identificar a la autoridad del destinatario y del remitente,
e indicar el nombre y N del documento. Por ningn motivo se indicar el
asunto, adems, el recibo no tendr clasificacin de seguridad alguna.
c. Cuando el destinatario reciba el documento deber devolver
el recibo del remitente debidamente firmado; el remitente destruir el
duplicado del recibo, archivando el original recibido.
d. Obligatoriamente se emplear este procedimiento de recibos
para los documentos de clasificacin ES; para los de categora S, R
y C solamente se har cuando el remitente desea tener la seguridad de
que ha llegado al destinatario.
5.20 Transporte de la documentacin clasificada
a. En lo posible se evitar emplear agencias de transporte terrestre
particulares para remitir correspondencia oficial clasificada; tampoco
deber utilizarse agencias de transporte o Courier en las que trabaja
personal extranjero, en particular de pases limtrofes.
b. Para la recepcin, despacho y custodia de las valijas postales
militares diplomticas, desde las RRMM, GGUU u otra dependencia hasta
la instalacin civil de despacho y viceversa, debe emplearse un oficial.
c. Deben establecerse las coordinaciones convenientes a fin de
que las valijas permanezcan el mnimo tiempo en las instalaciones civiles
de despacho.
d. Debe procurarse que el material por emplear en la confeccin
de las valijas, as como las llaves, candados o cualquier otro elemento
de seguridad de estas, sean de la mayor calidad y ofrezcan el mximo de
seguridad.
5 - 15
e. Para el caso del transporte del Legajo Personal N 2, cuando por

razones de cambio de colocacin tengan que trasladarse a otra guarnicin
los oficiales, tcnicos, suboficiales y/o tropa reenganchada, debern llevar
consigo su LP N 2 en sobre cerrado y lacrado, el que ser entregado
al oficial de personal de la unidad de destino, quien deber verificar su
conformidad y acusar recibo a la unidad origen.
f. El personal militar cambiado de colocacin a una unidad ubicada
en zona declarada en emergencia y/o viceversa, NO llevar consigo el LP
N 2, debiendo ser remitido este por medio de la valija postal.
g. El personal militar cambiado de colocacin no deber ser
comisionado para transportar documentacin militar. En caso de ser
necesario por razones del servicio, el transporte de dicha documentacin
deber contar con la autorizacin del comando respectivo, para lo
cual el oficial de seguridad deber adoptar las medidas de seguridad y
contrainteligencia convenientes, a fin de evitar su prdida o sustraccin.
5.21 Almacenaje
a. Los documentos clasificados se guardarn en cajas de seguridad
o archivadores metlicos con barras de seguridad y candados. En caso de
no disponer de estos se utilizarn muebles de madera.
b. Los archivadores metlicos y los muebles de madera podrn
complementarse, teniendo presente que los documentos de ms alta
clasificacin deben ir en los archivadores metlicos.
c. No se guardar documentacin clasificada en muebles que
tengan vidrios.
5.22 Prescripciones para trabajar con material clasificado
a. En las dependencias donde los documentos de clasificacin ES
no son muy voluminosos, el oficial de control de documentacin ES ser
el responsable del control y archivo de toda la documentacin de esta
clasificacin.
b. Ninguna persona, cualquiera que sea su jerarqua o empleo podr
5 - 16
sacar documentacin clasificada para trabajar fuera de la dependencia

donde labora.
c. Por ningn motivo deben quedar documentos clasificados sin
registrar en la mesa de partes.
d. Cuando por alguna circunstancia especial un determinado
documento debe ser entregado en forma directa al destinatario, este debe
ordenar su registro en la mesa de partes respectiva.
e. En caso de prdida de documentacin clasificada, el Oficial de
seguridad realizar inmediatamente la investigacin de contrainteligencia
correspondiente, a fin de determinar si hay presuncin de infidencia o falta
contra la seguridad, recomendando a su comando la accin correctiva
respectiva y remitiendo una copia del informe a la DIE y BIE por el Canal
de Inteligencia.
f. A fin de evitar prdidas de textos militares, los comandos
en todos los niveles adoptarn las medidas de control y seguridad
correspondientes, verificando peridicamente los cargos de publicaciones
militares clasificadas, tanto de la unidad o dependencia como de la que
disponen los oficiales, tcnicos y suboficiales.
5.23 Destruccin de la documentacin clasificada
La destruccin de la documentacin clasificada que ha cumplido su
tiempo de vigencia se har de acuerdo a lo dispuesto en el ME 38-10, Cap
7, Sec I. Seguridad Militar.
5 - 17
CAPTULO 6
DOCUMENTACIN ELECTRNICA
6.1 Disposiciones generales
a. La documentacin electrnica tendr la misma validez que la
documentacin remitida por medios manuales.
b. Se debe preferir la remisin de la documentacin por medios
electrnicos, siempre que sea posible y de acuerdo a su clasificacin
de seguridad, a fin de reducir costos y el tiempo requerido para su
tramitacin.
c. La documentacin electrnica se elaborar empleando los
formatos dispuestos para los diversos documentos y de acuerdo con los
modelos establecidos en la presente publicacin.
d. Las nicas dependencias autorizadas para tramitar documentacin
electrnica sern las previstas en la presente publicacin.
e. El envo y recepcin de la correspondencia electrnica se har
nicamente empleando la infraestructura instalada de la red informtica de
la institucin (intranet institucional), estando prohibido el empleo de redes
y correos electrnicos ajenos a ella.
f. Solo est permitido tramitar por medios electrnicos, la
documentacin con clasificacin de seguridad Reservado y/o Comn. La
documentacin con mayor clasificacin de seguridad deber ser tramitada
empleando el formato y los medios de distribucin manual dispuestos para
cada caso.
g. La Direccin de Telemtica del Ejrcito (DITELE) asumir
las funciones de entidad de registro, verificacin y certificacin de la
documentacin electrnica de la institucin, administrando el sistema
de tramitacin de documentacin electrnica, para lo cual verificar la
siguiente informacin:
1) Fecha y hora de envo del documento.
2)
Fecha y hora en que el documento fue abierto para lectura

por los destinatarios de accin e informacin.
6-1
3)
Si los documentos han sido borrados sin haber sido abiertos

o si transcurridas las 72 horas de haber sido enviados, estos
no han sido abiertos, informando al promotor del documento
en dichos casos.
h. El sistema de tramitacin de documentacin electrnica deber

contar con los mecanismos necesarios para certificar la recepcin y lectura
de los documentos electrnicos, pudiendo emitir certificados a solicitud de
los promotores, como cargo de la correspondencia.
i. La DITELE, en su calidad de entidad de registro, verificacin y
certificacin de la documentacin electrnica, mantendr copia (en medios
magnticos) de todos los documentos electrnicos que se tramiten.
j. La DITELE implementar y dispondr los mecanismos de seguridad
para el acceso y operacin del sistema de distribucin de documentacin
electrnica.
k. Toda documentacin electrnica llevar una Firma digital para
certificar su autenticidad e integridad, empleando los procedimientos
previstos en la presente publicacin.
l. Los procedimientos para la tramitacin electrnica de la
correspondencia militar se encuentran establecidos en el correo electrnico
de mensajes militares, Sistema Chasqui.
m. Para efectos de las definiciones en la presente publicacin,
entindase como:
1) Autenticacin electrnica
Proceso tcnico que permite determinar la identidad del
promotor que firma electrnicamente un documento electrnico,
en funcin del mensaje de datos firmado por este y al cual se le
vincula este proceso; no otorga certificacin notarial.
2)
Certificacin digital
Documento electrnico generado y firmado digitalmente por
el comando de una unidad o dependencia de la institucin o
por la entidad de registro, verificacin y certificacin al cual
vincula un par de claves con otra unidad o dependencia de
la institucin, instituciones armadas o instituciones pblicas
o privadas.
6-2
3)
Documento electrnico
Conjunto de mensajes de datos basados en bits o impulsos
electromagnticos, elaborados, generados, trasmitidos,
comunicados y archivados a travs de medios electrnicos,
pticos o cualquier otro anlogo.
4)
Firma digital
Es aquella firma electrnica que utiliza una tcnica de cifrado
y que tiene la finalidad de asegurar la integridad del mensaje
de datos a travs de un cdigo de verificacin, as como la
vinculacin entre el titular de la firma digital y el mensaje de
datos remitido.
5)
Firma electrnica
Cualquier smbolo basado en medios electrnicos utilizado o
adoptado por una parte con la intencin precisa de vincularse,
autenticar y garantizar la integridad de un documento
electrnico o un mensaje de datos, cumpliendo todas las
funciones caractersticas de una firma manuscrita.
6)
Par de claves
Es un sistema cifrado que comprende una clave privada y su
correspondiente pblica, ambas asociadas.
6.2 Disposiciones para la firma digital

a. La firma digital otorga validez a la documentacin electrnica
emitida en forma anloga a aquella que lleva firma manuscrita.
b. La firma digital es un bloque de caracteres que acompaa a un
documento electrnico, acreditando quin es su autor (autenticacin)
y que no ha existido alguna manipulacin posterior de los datos
(integridad).
c. Para firmar digitalmente un documento electrnico se debe
emplear una clave secreta, a la que solo tendr acceso el promotor del
documento, hecho que le impedir posteriormente negar su autora (no
revocacin). El promotor queda vinculado de esta manera al documento
que ha firmado.
d. El titular de la firma digital ser el comando de la unidad o
6-3
dependencia autorizado de la Institucin, atribuyndole la entidad de

registro, verificacin y certificacin de la documentacin electrnica, de
manera exclusiva el certificado conteniendo la firma digital, e identificndolo
objetivamente con todo documento tramitado electrnicamente con la
misma.
e. La autoridad designada como titular de una firma digital deber
en caso le sea requerido, proporcionar a la entidad de registro, verificacin
y certificacin de la documentacin electrnica la informacin exacta y
completa sobre la documentacin y firma digital empleadas.
f. La entidad de registro, verificacin y certificacin de la
documentacin electrnica registrar los datos de las unidades y
dependencias del Ejrcito autorizadas a emplear la firma digital, con
la finalidad de certificar las claves y establecer el vnculo entre una
determinada firma digital y el promotor real de un documento.
g. La informacin relativa a las claves y datos que no son materia
de certificacin, debern ser mantenidos en custodia por el Oficial de
Tramitacin de Documentacin Electrnica (OTDE) y solo podr exhibirse
con autorizacin del comando, por orden superior o a requerimiento de
la entidad de registro, verificacin y certificacin de la documentacin
electrnica.
h. Los propsitos de las firmas digitales tcnicamente deben
garantizar los siguientes puntos:
1) Que el mensaje, mediante el documento electrnico
redactado, fue promovido y firmado con la clave secreta de
la firma digital.
2)
Garantizar la integridad del documento electrnico firmado

digitalmente, dado que cualquier alteracin en el documento
o en la firma digital puede ser detectada.
3)
El promotor del documento electrnico no pueda desconocer

un mensaje que ha sido firmado digitalmente usando la
clave privada, dado que esta se mantiene bajo su control
exclusivo.
i. Los comandos de las unidades y dependencias titulares de la

firma digital tendrn las siguientes obligaciones:
6-4
1)
Generar la clave secreta y firmar digitalmente mediante

los procedimientos establecidos por la entidad de registro,
verificacin y certificacin.
2)
Mantener el control y la reserva del caso de la clave secreta,

bajo su responsabilidad.
3)
Observar las condiciones establecidas por la entidad de

registro, verificacin y certificacin para el certificado digital
y la generacin de firmas digitales.
6.3 Disposiciones para los certificados digitales

a. El certificado digital es el documento electrnico generado y firmado
digitalmente por la entidad de registro y verificacin de la documentacin
electrnica, la cual vincula una firma digital con una persona o con el
comando de unidad o dependencia autorizado para poseerla, confirmando
su identidad.
b. Los certificados digitales emitidos por la entidad de registro y
verificacin de la documentacin electrnica debern contener como
mnimo la siguiente informacin:
1)
Datos que identifiquen a la unidad, dependencia o persona

autorizada a poseer firma digital.
2)
Datos que identifiquen a la entidad de registro y verificacin

de la documentacin electrnica.
3)
La clave pblica.
4)
La metodologa para verificar la firma digital del suscriptor

incluida en un documento.
5)
Nmero de serie del certificado.
6)
Vigencia del certificado.
7)
Firma digital de la entidad de registro y verificacin de la

documentacin electrnica.
6-5
c. El certificado digital podr cancelarse por una de las siguientes

causas:
1)
A solicitud del titular de la firma digital.
2)
Por revocatoria de la entidad de registro y verificacin de la

documentacin electrnica.
3)
Por expiracin del plazo de vigencia.
4)
Por cese de operaciones de la entidad de registro y

verificacin de la documentacin electrnica.
d. La entidad de registro y verificacin de la documentacin

electrnica revocar el certificado digital en caso se determine que la
informacin contenida en l es inexacta o ha sido modificada.
e. La desactivacin de una unidad o dependencia, as como el cambio
del comando no revocan los certificados emitidos para los documentos
promovidos antes del cambio de situacin.
f. Los certificados de firmas digitales emitidos por otros organismos
fuera de la institucin tendrn validez, siempre y cuando tales certificados
sean reconocidos por una autoridad de certificacin nacional que los
garantice, en la misma forma que lo hace la institucin con sus propios
certificados.
6.4 Disposiciones de la entidad de registro, verificacin y certificacin
de la documentacin electrnica
a. Tiene como funciones emitir o cancelar certificados digitales, as
como brindar otros servicios inherentes al propio certificado o aquellos
que brinden seguridad al sistema de certificacin de la documentacin
electrnica.
b. Cumple con la funcin de levantamiento de datos y comprobacin
de la informacin de un solicitante de certificado digital; identificacin y
autenticacin del suscriptor de una firma digital; aceptacin y autorizacin de
solicitudes de emisin de certificados digitales; y aceptacin y autorizacin
de las solicitudes de cancelacin de certificados digitales.
6-6
c. Debe contar con un registro disponible en forma permanente, que

servir para constatar la clave pblica de determinado certificado, el cual
no podr ser usado para fines distintos:
1)
El citado registro deber contar con una seccin referida

a certificados digitales que hayan sido emitidos, debiendo
consignar las circunstancias que afecten la cancelacin o
vigencia de los mismos, as como constar la fecha y hora de
inicio y finalizacin de los mismos.
2)
A dicho registro podr accederse a travs de la intranet del

Ejrcito y su contenido estar a disposicin de las unidades
y dependencias que lo soliciten.
d. La DITELE, en su calidad de entidad de registro, verificacin y

certificacin de la documentacin electrnica, se desempear como
autoridad de certificacin de las firmas electrnicas, siendo competente
dentro del Ejrcito, para lo cual implementar un centro de certificacin
de documentacin electrnica con el fin de cumplir con lo estipulado en la
presente publicacin.
e. La DITELE normar los procedimientos para custodiar las claves
correspondientes a las firmas digitales de las unidades y dependencias de
la institucin.
6.5 Responsabilidad del oficial de tramitacin de documentacin
electrnica
a. Para el proceso de trasmisin y/o recepcin de documentos, cada
unidad y dependencia contar con Oficial de Tramitacin de Documentacin
Electrnica (OTDE), el cual ser nombrado por el comando de la unidad o
dependencia y desarrollar esta labor en adicin a sus funciones.
b. El OTDE deber efectuar la validacin de los documentos
enviados y recibidos mediante la comparacin del documento escrito con
el documento electrnico almacenado en un medio magntico (USB, CD,
etc.).
c. El OTDE ser el administrador local del sistema y deber cumplir
las siguientes funciones:
6-7
1)
Supervisar la elaboracin y trasmisin de la correspondencia

a travs del sistema.
2)
Ser el fedatario del documento tramitado desde y hacia el

sistema, y como tal otorgar la certificacin del contenido,
colocando su rbrica en la parte superior derecha del
documento recibido.
3)
Efectuar la distribucin interna de la correspondencia, de

acuerdo a lo indicado en el texto del documento.
4)
Verificar que no se realice la tramitacin de correspondencia

desde estaciones no autorizadas, como otros terminales
que se encuentren conectados a internet, siendo el sistema
Chasqui el nico autorizado, previo encriptado con el
software en uso.
5)
Verificar el correcto archivo de los documentos.
6)
Supervisar diariamente que su casilla electrnica no

contenga mensajes con documentos sin abrir; asimismo, la
trasmisin del mensaje (acuse de recibo de documentos).
6.6 Seguridad informtica

a. Toda dependencia militar que emplee equipos de cmputo, como
medida de seguridad deber activar un sistema de proteccin para que
al momento de encender la computadora solicite esta la clave de acceso,
para evitar que personal no autorizado ingrese a los diferentes archivos.
b. Todo documento clasificado formulado en computadora, al
momento de guardarlo en los medios de almacenamiento o soporte (Disco
duro, USB, CD, etc.), ser grabado con la opcin de Proteccin de archivo
con contrasea, para que al momento de abrir el archivo, el programa
solicite la clave de acceso, con la finalidad de evitar que personal no
autorizado tenga acceso al documento.
c. Las computadoras con informacin de documentacin clasificada
NO debern estar conectadas al servicio de Internet.
6-8
ANEXO 1, IDENTIFICACIN DE PRRAFOS

1.
a. .
1) .
a)
(1) ..
(a)
1
a
b
2
(b) ....
(2) ..
b)
2) .
b. .
2.
ANEXO 2, MODELO 1: OFICIO DE TRMITE INTERNO

MEMBRETE
(Clasificacin)
(Denominacin del ao en curso)
Lima, 10 de enero de 2009
Oficio N 65 X-18/02.38
Seor
General de Ejrcito Comandante General del Ejrcito

(Direccin de Personal)
Asunto: Comunica destaque del Cap EP NZC

Ref.
: Su Memorndum N 15 Z-11 de 05 Ene 09.
siguiente:
Tengo el honor de dirigirme a Ud., para manifestarle lo
1. En la fecha se ha dispuesto el destaque del Cap EP N.. Z.

C. del BIM..
2. Al respecto expreso a Ud. lo siguiente:
a. El mencionado oficial manifiesta..
...
b. Este comando..
...
3. En tal virtud.
..
Dios guarde a Ud.
Firma
sello
oficial ____________________
LSD/agch.
(post firma)
(Clasificacin)
ANEXO 2, MODELO 2: OFICIO DE TRMITE EXTERNO

MEMBRETE
(Clasificacin)
Oficio N 65 X-18/02.38
Seor
(Grado militar / Ttulo profesional, en minsculas)

(Nombres y apellidos, en maysculas)
(Puesto cargo, en minsculas)
Asunto: ...
Ref.
: Su Oficio N 15 Z-11 de 05 Ene 09.
Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., seor

(grado militar o ttulo profesional y cargo) ...
.., en relacin al documento de la referencia, para
manifestarle que ..
.
Aprovecho la oportunidad para expresarle (si es la

primera vez que se le enva una carta) / reiterarte (si se le ha
enviado cartas con anterioridad) los sentimientos de mi mayor
consideracin y estima personal.
sello
Firma
oficial ____________________
(post firma)
LSD/agch.
(Clasificacin)
ANEXO 3, MODELO DE OFICIO MLTIPLE

MEMBRETE
(Clasificacin)
Lima, 12 de febrero de 2009
O/M N 15 CGE-ZI/05.21
Seor
Asunto: Dispone remisin de programa de publicaciones militares.
Ref.
: Directiva N .. de .
Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., para que en

cumplimiento a lo estipulado en el documento de la referencia, se
digne/sirva remitir a la Digedoce (Dedoc), antes del ,
su programa de publicaciones militares correspondiente al presente
ao, formulado de acuerdo a la directiva de la referencia.
Dios guarde a Ud.
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
DISTRIBUCIN:
RMN1
RMC1
RMS1
RMO1
Archivo1/5
LSD/agch.
(Clasificacin)
ANEXO 4, MODELO DE OFICIO DE TRANSCRIPCIN

MEMBRETE
Lima, 11 de marzo de 2009
Oficio N 86 DL/02.12
Seor
Asunto: Transcribe oficio sobre reconocimiento de servicios.
Ref.
: Oficio N 43 X-18/02.56 de 15 Feb 09.
Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., para transcribir

el oficio de la referencia, para los fines que estime conveniente:
Liam, 15 de febrero de 2009.- Oficio N 43 X-18/02.12.- Seor
Coronel jefe de la Oficina de Asesora Legal.- 1. En la
fecha
2.
..a. ..
..b. ..
.
.3. ...
..- Dios guarde a Ud.- (Fdo) ..
.
Dios guarde a Ud.
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
ANEXO 5, MODELO DE PARTE

MEMBRETE
Lima, 17 de mayo de 2009
Parte N 18 X-18/11.06
Seor
Tte Crl Jefe de la Seccin Publicaciones Militares
Asunto: Da cuenta de la prdida de una mquina de escribir.

Mi Comandante:
1.
El da de hoy, a las 0800 hrs., en circunstancias que

..
2.
Es todo cuanto tengo que dar cuenta a Ud., para los fines
consiguientes.
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
ANEXO 6, MODELO DE INFORME

MEMBRETE
Lima, 17 de febrero de 2009
Informe N 23 X-18/05.21
Seor
General de Brigada Director de Personal del Ejrcito
Asunto: Informa sobre reimpresin de MTE.

Ref.
siguiente:
1.
Su Memorndum N 25 Digepere de 15 Ene 09.

Tengo el honor de dirigirme a Ud., para informarle lo
El 31 08 30 may 10, ...
a. .......
b.
2.
....
....
Dios guarde a Ud.
sello
oficial
ANEXOS:
2. Cuadro de
LSD/agch.
7
7
Firma
____________________
(post firma)
ANEXO 7, MODELO DE DIRECTIVA
DIRECTIVA N
CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha; da, mes y ao)
- X-11/05.02
Seor
Ref. :
1. OBJETO
Se indica para qu se emite el documento.
2. FINALIDAD
Se precisa el fin y las metas por alcanzar.
3. ALCANCE
Se indica quienes deben conocer y cumplir el documento.
4. DISPOSICIONES GENERALES
Se precisan las normas o procedimientos que son comunes a
todos los elementos a quienes va dirigido el documento.
5. DISPOSICIONES PARTICULARES
Se detallan las responsabilidades que deben cumplir las
dependencias subordinadas involucradas.
6. DIVERSOS
Se mencionarn las disposiciones transitorias, detalles de
coordinacin u otros aspectos que no hayan sido considerados
en los prrafos anteriores.
Firma
DISTRIBUCIN
..
LSD/agch.
sello ____________________
oficial
(post firma)
ANEXO 8, MODELO DE INFORME DE ESTUDIO DE EM

Unidad o reparticin
Lugar
Fecha
INFORME DE ESTUDIO DE ESTADO MAYOR ..
Asunto : Se indica en forma resumida la materia a tratar.
1. PROBLEMA
Indicacin concisa del problema, en forma de misin.
2. SUPOSICIONES
Enumerar las suposiciones consideradas (si no se han
formulado, omtase este prrafo y crrase la numeracin).
3. HECHOS O FACTORES QUE INFLUYEN EN EL PROBLEMA
Enumerar en orden lgico los hechos y factores que inciden en
la problemtica detectada.
4. DISCUSIN
Analizar y evaluar los hechos y factores concernientes al
problema.
5. CONCLUSIONES
Presentar las conclusiones establecidas luego de analizar los
hechos que influyen en el problema.
6. ACCIN RECOMENDADA
Indicacin completa, concisa y clara de la accin recomendada,
de forma tal que solo requiera una simple aprobacin o
desaprobacin.
_______________________
Oficial de EM responsable
del Estudio
ANEXO 9, MODELO DE hOJA DE RECOMENDACIN

CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha; da, mes y ao)
HOJA DE RECOMENDACIN N
Al
Digedoce/05.00
: (Autoridad a la que se presenta la recomendacin)
1. ASUNTO
Exposicin concisa del problema o asunto.
2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Indicacin de los documentos relacionados con el asunto; de no
haberlos se suprime el prrafo y se corre la numeracin.
3. ANTECEDENTES
En subprrafos separados hacer un resumen de los hechos o
documentos relacionados con el asunto y que tengan influencia
sobre l.
4. ANLISIS
Analizar y evaluar los factores relacionados a los antecedentes. Si
es necesario, establecer formas de accin indicando las ventajas y
desventajas de c/u. En estudios extensos presentar aqu un
resumen y hacer referencia a anexos que contengan el anlisis
detallado.
5. RECOMENDACIONES
Indicar en forma completa, concisa y clara la accin recomendada.
Cuando esta accin requiera la emisin de uno o ms documentos
para ejecucin, se deben formular y adjuntar tales documentos.
Firma
sello ___________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
10
10
ANEXO 10, MODELO DE hOJA INFORMATIVA

CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
hOJA INFORMATIVA N
Al
Digedoce/05.00
: (Superioridad a la que se informa)
1. ASUNTO
Exposicin concisa del asunto, gestin o trmite del que se
informa.
Indicacin de los documentos relacionados con el asunto del que
se trata.
3. ANTECEDENTES Y SITUACIN
Resumen cronolgico de los hechos que influyen en el asunto.
Si es cabeza de expediente, ser el resumen de los documentos
que lo constituyen; tener en cuenta que debe ser claro, preciso,
conciso y completo.
4. CONCLUSIONES
Opcional, si hubiere lugar se expresan algunas conclusiones; de
ser cabeza de expediente no lleva conclusiones.
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
11
11
ANEXO 11, MODELO DE hOJA DE COORDINACIN

CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
hOJA DE COORDINACIN N
DIRID/01.11
Seor
1. ASUNTO
Exposicin concisa de la coordinacin o accin solicitada.
2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y ANTECEDENTES
Indicacin de los documentos relacionados con la coordinacin.
3. ANTECEDENTES Y SITUACIN
Resumen cronolgico de los hechos relacionados a la
coordinacin.
4. COORDINACIN O ACCIN SOLICITADA
Se describe en forma directa el detalle de la coordinacin o
gestin solicitada.
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
12
12
ANEXO 12, MODELO DE hOJA DE RESPUESTA

CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
hOJA DE RESPUESTA N
Seor
Z-2/01.15
(Autoridad a la que se dirige y que ha solicitado la

coordinacin)
1. ASUNTO
Exposicin concisa del asunto.
-
Hoja de Coordinacin N de (indicar fecha)
3. RESPUESTA
En subprrafos separados y ordenados correlativamente, dar
respuesta a lo solicitado en la hoja de coordinacin.
Firma
sello ____________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
13
13
ANEXO 13, MODELO DE hOJA DE TRMITE

CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
hOJA DE TRMITE N
X-1/01.03.04
Seor
(Documento que se enva para su tramitacin).
2. TRMITE POR EFECTUAR
(Especificar las acciones por efectuar; por ejemplo: Explotar el

documento, tomar conocimiento y archivarlo, dar respuesta, etc.)
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
Se remite antecedentes en
. fojas tiles
LSD/agch.
14
14
ANEXO 14, MODELO DE ACTA

CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
ACTA DE N
-FZ/01.15
En la ciudad de ., a los . das del

mes de de dos mil , reunida la comisin
nombrada por ., teniendo como
presidente, . como
vocal (es), , y como
secretario, . procedieron a levantar
el acta de ..
En fe de lo cual firmaron la presente acta en . copias.

Secretario
Firma
___________________
(post firma)
Vocal
Firma
___________________
(post firma)
Presidente
Firma
__________________
(post firma)
15
15
ANEXO 15, MODELO Y EJEMPLO DE SOLICITUD

1.
Modelo de solicitud
Sumilla
SEOR (GRADO Y DESIGNACIN DEL DESTINATARIO)

(Reparticin encargada de solucionar)
Mi (Grado de la autoridad a quien se dirige)
(NOMBRE COMPLETO), grado o categora, arma,
servicio o especialidad, en actual servicio en (unidad o
dependencia), ante Ud. me presento y digo (expongo):
Que ..
.
.
Por lo expuesto:
A Ud. solicito acceder a mi pedido.
Lugar y fecha
Firma
____________________
(post firma)
PIEZAS ADJUNTAS:
..
..
..
16
16
2.
Ejemplo de solicitud
SEOR
EC V-1 CARLOS BUSTAMANTE

GARRIDO
solicita
reconocimiento de tiempo de
servicios
GENERAL DE EJRCITO COMANDANTE GENERAL

DEL EJRCITO
(Digepere-SDADPE)
Mi General:
CARLOS BUSTAMANTE GARRIDO, empleado civil, V1, en actual servicio en el Cuartel General del Ejrcito (Digeloge),
ante Ud. me presento y expongo:
Que, habiendo cumplido los requisitos de ley para mi
ampliacin de reconocimiento de servicios y deseando la
oficializacin de estos, me dirijo a Ud. para solicitar se digne
disponer se me reconozca los Quince (15) aos de servicios
prestados a la Nacin hasta la fecha, expidindoseme la RM
respectiva.
Por lo expuesto:
A Ud. solicito acceder a mi pedido.
Firma
____________________
(post firma)
PIEZAS ADJUNTAS:
- Comprobante de pago
- Etc.
17
17
ANEXO 16, MODELO DE ELEVACIN

1. Ejemplo 1 (Con opinin favorable)
Elevacin N 34-B/02.12
Seor

(Direccin General de Personal del Ejrcito)
Con opinin favorable, por estar lo solicitado contemplado

en el artculo 151 de la Ley de Situacin Militar.
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
2. Ejemplo 2 (Con opinin desfavorable)
Elevacin N 35-B/02.12
Seor

Con opinin desfavorable, por contravenir lo indicado en

el prrafo 15 de la OGE 10/99.
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
18
18
ANEXO 17, MODELO DE ORDEN TELEFNICA
ORDEN TELEFNICA N
PARA :
DEL
Por disposicin ..........................
Lugar y fecha
Firma
sello
___________________
oficial
(post firma)
RECIBE:
HORA: ..
TRASMITE: .
LSD/agch.
18 Ene 09
19
19
ANEXO 18, MODELO DE ORDEN INTERNA

CG
(Dependencia)
(Lugar)
(Fecha)
ORDEN INTERNA N
Al
Asunto : ..
..
1.
..
2.
..
Firma
sello ___________________
oficial
(post firma)
DISTRIBUCIN
- ..
- ..
LSD/agch.
28 Feb 09
20
20
ANEXO 19, MODELO DE MEMORNDUM

MEMBRETE
MEMORNDUM N .
Seor
Asunto: .
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
14 Feb 09
21
21
ANEXO 20, MODELO DE RADIOGRAMA
DE
: CGE (Digepere, Digedoce, etc.)
: COMANGRAL 7ma Brig Inf LAMBAYEQUE

RADIOGRAMA N ..
TEXTO: (CON LETRAS MAYSCULAS) ...
Remitente (abreviado)
Lugar y fecha
Firma
sello
___________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
08 Mar 09
22
22
ANEXO 21, MODELO DE RADIOGRAMA MLTIPLE
DE
: CGE (Digepere)
: COMANGRAL RMN - PIURA

COMANGRAL 7ma Brig Inf LAMBAYEQUE
COMANGRAL 3ra Brig Blin MOQUEGUA
RADIOGRAMA MLTIPLE N
TEXTO: (CON LETRAS MAYSCULAS) ...
Remitente (abreviado)
Lugar y fecha
Firma
sello
___________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
18 Dic 08
23
23
ANEXO 22, MODELO DE DICTAMEN

Dictamen N 65 X-18/02.38
Seor

Asunto: Opinin sobre.

Ref.
: Su Oficio N 151 C.4.Z-11 de 25 Dic 08.
siguiente:
Tengo el honor de dirigirme a Ud., para manifestarle lo
1.
De acuerdo a lo establecido en el DS N . de
la.
lo que significa que
2.
De acuerdo a lo establecido en el RE . Edicin

.., el , lo
que significa que
3.
Por lo expuesto, el Suscrito es de opinin que .
Se adjunta antecedentes en veinticinco (25) fojas tiles.

Dios guarde a Ud.
Firma
sello
____________________
oficial
(post firma)
LSD/agch.
05 Ene 09
24
24
ANEXO 23, MODELOS DE ACUSE DE RECIBO

1. Modelo 1
ACUSE DE RECIBO N
Recib del Diedoc de la Digedoce, el Oficio N . de (fecha)
. (Clasif.) ......., dirigido al seor Crl Director
de la Escuela de Infantera.
(Fecha)
Firma
sello ___________________
oficial
(post firma)
2. Modelo 2
ACUSE DE RECIBO N
Se ha recibido del Diedoc de la Digepere, las publicaciones
militares siguientes:
TTULO DE LA PUBLICACIN
CANTIDAD

Observ.: sin novedad
(Fecha)
Firma
sello ___________________
oficial
(post firma)
25
25
ANEXO 24, MODELO DE DECRETO
NOMBRE DE UNIDAD O DEPENDENCIA

FECHA:
Registro N:
ACCIN PARA:
EJECUTIVO
Archivo
Conocimiento
Control
Coordinacin
Cumplimiento
Devolucin
Estudio
Evaluacin
Explotacin
Investigacin
Informe oral/escrito
Opinin
Preparar rpta
Recomendacin
Seguimiento
Tramitacin
Verificacin
JEFE DPTO PLMTO

JEFE DPTO EDUCACIN
JEFE DPTO INSTRUCCIN
JEFE OFICINA ADMTVA
JEFE DPTO INVESTIGACIN
SECRETARA
MESA DE PARTES
Aprobado
Denegado
Plazo:
OBSERVACIONES:
FIRMA
26
26
ANEXO 25, MODELO DE FAX
MINISTERIO DE DEFENSA
COMANDO DE EDUCACION Y DOCTRINA

DEL EJRCITO
FECHA:
DE:
FAX N:
ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA DEL

EJRCITO
AL:
ZZ:
ASUNTO:
REF:
(TEXTO)
SELLOYFIRMA
27
27
28
N de
orden
(1)
REMITENTE
(2)
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

D O C U M E N T O (3)
Asunto
Entre(4)
gado a
Clase Indica- Fecha Clasif.
(5)
tivo
Firma
(6)
FORMATO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
ANEXO 26
Archivo N
(7)
Obs.
(8)
29
N de
orden
(1)
DESTINATARIO
(2)
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA REMITIDA

D O C U M E N T O (3)
Asunto
Recibi(4)
do por
Clase Indica- Fecha Clasif
(5)
tivo
.
Firma
(6)
FORMATO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA REMITIDA
ANEXO 27
Archivo N
(7)
Obs.
(8)
ANEXO 28, INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LOS

LIBROS DE CORRESPONDENCIA (LAS QUE DEBEN SER
PEGADAS EN EL REVERSO DE LAS TAPAS DE LOS MISMOS)
El presente libro de correspondencia tiene valor oficial y clasificacin
RESERVADO; para su conservacin deben tomarse todas las medidas de
seguridad correspondientes a su clasificacin.
1.
N de orden: Nmero correlativo anual que se emplea como dato

estadstico.
2.
Remitente: (en el libro de correspondencia recibida) Abreviatura o sigla

reglamentaria de la unidad o dependencia que enva el documento.
3.
Destinatario: (en el libro de correspondencia remitida) Abreviatura o

sigla reglamentaria de la unidad o dependencia a la que se enva el
documento.
4.
Clase: Abreviatura del tipo de documento:

Of Oficio
O/M Oficio mltiple
Mem Memorndum
Infm Informe
Pt Parte
Std Solicitud
Elev Elevacin
Doc Documento
Dtva Directiva
H/C Hoja de Coordinacin
H/T Hoja de Trmite
H/I Hoja Informativa
H/R Hoja de Recomendacin
H/Rp Hoja de Respuesta
5.
Indicativo: Nmero de documento, cdigo de la dependencia que lo

ha formulado y el cdigo de archivo.
6.
Fecha: Da, mes y ao del documento, en forma abreviada.
7.
Clasificacin: Abreviatura de la clasificacin del documento;

ES=Estrictamente Secreto; S=Secreto; R=Reservado, etc.
8.
Asunto: El asunto del documento o un resumen de este.
9.
Entregado a: (en el libro de correspondencia recibida) Grado y nombre

de quien recibe el documento.
30
10. Recibido por: (en el libro de correspondencia remitida) Grado y

nombre de quien recibe el documento.
11. Firma: Se registrar la firma de quien recibe el documento.
12. Archivo N: Cdigo de archivo del documento.
13. Observaciones.
14. Fecha-hora de recepcin: Fecha y hora de la recepcin.
31
ANEXO 29
COMPENDIO GRAMATICAL
El presente compendio gramatical ha sido extractado de las normas
estipuladas por la Real Academia Espaola de la Lengua, que rige el
idioma espaol o castellano.
LAS REGLAS GENERALES DE ACENTUACIN (RGA)
Antes de recordar las reglas generales de acentuacin, diremos que existen
dos tipos de acentos: uno que se representa grficamente y se denomina
Acento Ortogrfico (tilde), y otro que no se representa y es denominado
Acento Prosdico o Fontico. Sin embargo, tambin se conoce otro
acento, el Diacrtico, que se usa para dar a una letra o palabra un valor
distintivo o especial.
Las palabras agudas llevan tilde en la ltima slaba, cuando terminan en
vocal o en consonante n o s. Ejemplos: caf, as, perdi, perdn, jams,
obs, etc.
Las palabras llanas llevan tilde en la penltima slaba, cuando terminan
en consonante que no sea n o s, cuando terminan en n o s precedida de
otra consonante diferente o, cuando terminan en dos vocales, si la primera
es dbil y sobre ella recae la intensidad tonal, aunque vayan seguidas de n
o s. Ejemplos: til, rbol, dcil, bceps, haban, ros, resistiras, etc.
Las palabras esdrjulas y sobreesdrjulas llevan tilde en la
antepenltima y antes de la antepenltima slabas, respectivamente,
siempre y sin excepciones. Ejemplos: exmenes, fesimo, corrobresele,
ndice, dcilmente, cmetelo, devulvemelo, etc.
Las maysculas deben acentuarse siempre, de acuerdo con las RGA.
La preposicin a y las conjunciones e, o, u no llevarn acento; sin embargo,
como excepcin tenemos la conjuncin o cuando va situada entre cifras
(en nmeros arbigos); ejemplo: 4 7. Tambin la preposicin a cuando
va entre slabas que tengan la vocal a formando un hiato; ejemplo:
Claudia va abrir la puerta (aunque esta ltima forma est quedando en
desuso).
32
Los monoslabos no se acentan, salvo en las situaciones en que pueden

confundirse con otras palabras que tienen diferentes funciones gramaticales
(acento diacrtico).
EL ACENTO DIACRTICO
Es el acento ortogrfico que se emplea para diferenciar voces que tienen
la misma escritura, pero distinta funcin. Solo existen nueve palabras con
acento diacrtico que propone la RAE:
De/d
No lleva tilde cuando acta como preposicin y s cuando corresponde al
subjuntivo o imperativo del verbo dar. Ej. D un golpe de martillo.
An/aun
Lleva tilde cuando se puede reemplazar por todava, es decir, cuando
cumpla en la oracin la funcin de adverbio. Ej. An no he ido al mdico;
creo que an no ha llegado nadie.
Pero no debe tildarse cuando se puede reemplazar por hasta, incluso,
tambin, siquiera, etc. Ej. Lo conseguir con tu ayuda y aun sin ella.
Ms/mas
Lleva tilde cuando cumple la funcin de adverbio de cantidad, pero no
cuando acta como conjuncin adversativa o se puede reemplazar por
pero. Ej. Tengo ms ajo, mas no te dar.
T/tu
Lleva tilde cuando cumple la funcin de pronombre personal. No lleva
cuando es adjetivo posesivo. Ej. T conduces tu auto.
El/l
No lleva tilde cuando cumple la funcin de artculo, s cuando es pronombre
personal. Ej. l tiene el libro de Pedro.
M/mi
Lleva tilde cuando cumple la funcin de pronombre personal. No lo lleva
cuando es adjetivo posesivo o cuando se refiere a la nota musical. Ej. Mi
comida es para m.
S/si
Lleva tilde cuando cumple la funcin de pronombre personal (para s), de
sustantivo de afirmacin (s, juro); no cuando es conjuncin condicional o
se refiere a la nota musical. Ej. Si lo ofreces te dirn que s.
33
S/se
Se tilda cuando cumple la funcin de los verbos ser o saber. No cuando es
el pronombre. Ej. Yo s que se sabe bien.
T/te
Se tilda cuando se trata del sustantivo, no cuando se refiere al pronombre.
Ej. Te dar una tasa de t.
CASOS ESPECIALES DE ACENTUACIN
1.
Porqu; porque; por qu y por que

Porqu, cuando va precedido de un artculo o de un determinativo,
tiene funcin sustantiva. Podra sustituirse por el motivo o por la
causa. Ejemplo: No comprendo el porqu de este cambio; existe un
porqu. Al ser un sustantivo puede ser utilizado en plural. Ejemplo:
Nadie supo los porqus de su determinacin.
Porque, es una conjuncin causal y se usa en oraciones que explican
la causa de la oracin principal. Equivale a decir pues o ya que.
Ejemplo: No beber porque no tengo sed.
Por qu, sirve para preguntar y equivale a decir por qu razn?
Ejemplo: Por qu no se lo preguntas?, desconozco por qu ha
reaccionado as.
Por que, se compone de la preposicin por y del pronombre relativo
que. Equivale a decir el cual, la cual, los cuales o las cuales.
Ejemplo: Fueron muchos los motivos por que lo castigaron.
2.
Que; cual; quien; cuyo; cuya; cuanto; cuanta; cun; cuando;

como; donde
Llevan acento cuando sean admirativas, interrogativas, dubitativas o
exclamativas, estn o no dentro de signos. Ejemplos: Qu piensas
que debo hacer; Cul es el prximo?; desconozco quin me ha
llamado; ya me explicars cmo debo interpretarlo; no se dnde est
mi primo.
El vocablo cun lleva acento siempre.
34
3.
Las ltimas normas de la Real Academia Espaola (RAE) eximen de

acentuacin a la palabra solo, de modo que ya no hay obligacin
de usar la forma tildada. Sin embargo, en casos de ambigedad, se
puede seguir usando la tilde, ejemplo:
El Per ir solo al TLC (solito o solamente?)
El Per ir slo al TLC (solamente)
De otro lado, si la palabra solo es cambiada de lugar, se solucionar
igualmente la ambigedad, de modo que la tilde es innecesaria:
El Per ir al TLC solo (solito)
El Per solo ir al TLC (solamente)
4.
Asimismo, la RAE libera de tildes a los determinativos este, ese,

aquel, aquello (con sus femeninos y plurales). Sin embargo, al igual
que el prrafo anterior, en casos de ambigedad, se puede usar la
forma acentuada.
5.
Las palabras compuestas, al formar una sola palabra se someten

a las RGA: dcimo sptimo decimosptimo; Ro de la Plata
rioplatense.
6.
Cuando se unen dos adjetivos con guion, cada vocablo conserva la

tilde: histrico-crtico; fsico-nuclear; terico-prctico.
7.
En el caso de palabras latinas castellanizadas, se siguen las reglas

espaolas: tem, memorndum, ultimtum.
8.
En el caso de nombres propios extranjeros castellanizados, se siguen

tambin las reglas espaolas: Benjamn, Jenn, Pars, Turqua,
Mihal.
9.
Los adverbios terminados en mente llevan tilde si el adjetivo

original lo llevaba antes de agregarle el sufijo mente: comnmente,
verbalmente, plcidamente, ferozmente, hbilmente.
10. Los verbos con pronombre encltico solo llevarn tilde de acuerdo
con las RGA: pidiose, cayose (palabras llanas terminadas en vocal);
mrale, antjasele (esdrjulas y sobres-drjulas).
11. Existen algunas palabras que la RAE acepta con doble acentuacin,
es decir, que pueden o no estar acentuadas. Por ejemplo:
Afrodisiaco, afrodisaco
alveolo, alvolo
35
Amazonia, Amazona
Anemona, anmona
bronquiolo, bronquolo
Ambrosia, ambrosa
estratosfera, estratsfera
Conclave, cnclave
ciclope, cclope
Domin, dmino
gladiolo, gladolo
Olimpiada, olimpada
meteoro, meteoro
Osmosis, smosis
elixir, elxir
aureola, aurola
varice, vrice
aloe, loe
cardiaca, cardaca
etiope, etope
torticolis, tortcolis
dinamo, dnamo
reuma, rema
ibero, bero
Rumania, Rumana
periodo, perodo
DIPTONGOS, TRIPTONGOS E hIATOS

Para conocer mejor estos accidentes gramaticales, debemos saber que
existe dos clases de vocales: las FUERTES o abiertas (a, e, o) y las
DBILES o cerradas (i, u).
Un diptongo es la unin de dos vocales en una sola slaba, una de ellas
dbil y la otra fuerte, o ambas dbiles. Las posibles combinaciones de
vocales para formar diptongos y sus ejemplos, son:
ai o ay
paisaje
ei o ey
rey
oi o oy
voy
ia
irradia
ie
siempre io
radio
ui o uy
ruiseor au
aurora
eu
deuda
ou
bou
iu
ciudad
ua
lengua
ue
puente
uo
contiguo
Como forman parte de una palabra, se acentan segn las RGA: deca,
ro, odo, farmacutico, ra, eutanasia, bilogo, cuento, designio,
oiga, autnomo, etc.
Un triptongo es la unin de tres vocales en una slaba; de estas vocales
la primera y la tercera son dbiles, y la segunda fuerte. Las posibles
combinaciones de vocales para formar triptongos y sus ejemplos, son:
iai
telegrafiis
iei
irradiis
uai o uay
menguis
uei o uey
averigis
iau
miau
ieu
haliutico
uau
guau
ioi
hioides
36
Tambin los triptongos se acentan de acuerdo a las RGA.

El hiato es la conjuncin de dos vocales, pero que pertenecen a slabas
distintas, es decir, no forman diptongo. Ejemplos: Sofa (So fi a),
sonrer (son re ir), prenca (pre in ca), atrado (a tra i do),
cada (ca i da), etc.
La hache (h) entre dos vocales no impide la formacin de un hiato ni
tampoco que se aplique las RGA. Ejemplo: prohbe, rehye, cohbe,
bho, vahdo, etc.
QU ES LA NORMA PERUANA?
Hay palabras que en el Per se pronuncian de modo distinto a como
aparecen en el Diccionario de la Real Academia Espaola (DRAE).
Ejemplos: En el DRAE aparece la palabra chfer, en el Per pronunciamos
chofer y por lo tanto lo escribimos as. Otros casos son: cctel (nosotros
decimos coctel), vdeo (nosotros decimos video), disquete (nosotros
decimos disquet), etc.
Igualmente, algunas conjugaciones de verbos en Hispanoamrica son
distintas en Espaa. Por ejemplo: licua, licuo, adecuo y adecuas valen en
Espaa, pero ac decimos y escribimos lica, lico, adeco, adecas,
por lo que a estas palabras se les coloca tilde.
PALABRAS EXTRANJERAS
Las palabras extranjeras que ingresan al castellano (DRAE), generalmente
se adecan a las RGA. Por ejemplo: las provenientes del ingls: sndwich,
rcord, marketing, rating. Tambin las que provienen del quechua:
Pachacmac, Rmac, Pachactec, ncash.
LOS NUMERALES
Son las palabras que expresan un determinado nmero, y se dividen en:
cardinales, ordinales, partitivos y mltiplos.
La ms importante regla ortogrfica para escribir los cardinales es: los
nmeros del UNO al TREINTA se escriben en una sola palabra. Por
ejemplo: Diecisis, catorce, veinticuatro, etc.
37
Los nmeros del TREINTA y UNO hacia adelante se escriben en forma

compuesta, ejemplos: Cincuenta y siete, doscientos cuarenta y ocho,
mil novecientos treinta y uno, etc.
Los ordinales indican orden o sucesin numrica; siempre funcionan
como adjetivos, por lo tanto, tienen que concordar con los sustantivos que
los acompaan dentro de la oracin.
Del ordinal PRIMERO al VIGSIMO van en una sola palabra; por ejemplo:
octavo, decimotercero, etc. A partir de all los ordinales adquieren diversas
formas; por ejemplo: trigsimo, vigsimo quinto, sexagsimo octavo,
quincuagsimo sptimo, etc.
Cabe indicar que es un error escribir decimoprimero y decimosegundo, solo
en esos casos debemos escribir undcimo y duodcimo, respectivamente.
Los partitivos son aquellos que se usan para significar que existe una
divisin. Se utiliza la misma lista de los ordinales, excepto en el segundo y
tercero, para los que se utiliza MITAD y TERCIO. Por ejemplo: Cort la
cuarta parte del pastel.
Los mltiplos son los que indican un significado de multiplicacin. Su
uso, como sustantivos o como adjetivos, es indistinto. Por ejemplo: Doble,
triple, cudruple, quntuple, etc.
Los cardinales de fechas y edades deben colocarse siempre en nmeros
arbigos.
USO DE LAS MAYSCULAS
Es una costumbre generalizada el mal uso de las maysculas; as tambin
el error de no tildarlas. Por ello, a continuacin se detallan las normas
sobre el correcto de las maysculas:
Se escriben con mayscula inicial:
Siempre que se inicie prrafo, texto u oracin.
Despus de un punto. Luego de dos puntos y de puntos suspensivos,
si fuera el caso. Luego de los signos de interrogacin y exclamacin,
siempre que no haya coma o punto y coma.
Los nombres propios de personas, animales, lugares o cosas, sin
importar si son de ficcin o no. Tambin los hipocorsticos (Pepe,
38
Lucho), apcopes (Tere, Guille), diminutivos (Teresita), seudnimos

(Azorn) y sobrenombres, denominaciones o ttulos (El Caballero de
los Mares, la Ciudad Blanca). Igualmente, van en maysculas los
apodos y alias, que adems van entre comillas simples (Foca Farfn,
Momn, Pelusa, Chato).
Las partculas de los nombres y apellidos se escriben en maysculas
cuando van separadas del nombre: Solo asisti Del Castillo. De lo
contrario, sera: Jorge del Castillo.
Los nombres de instituciones, sean estatales, particulares,
comerciales, culturales, deportivas o religiosas, incluyendo los
sustantivos y adjetivos que lo compongan: Ministerio de Economa,
Iglesia Catlica; no as iglesia Cristo Salvador.
En los nombres de universidades, la palabra universidad se
considera parte del nombre, por tanto va con mayscula inicial:
Ingres a la Universidad de San Marcos. Egres de la Universidad
San Martn.
Algunos accidentes geogrficos que formen parte de un nombre:
Golfo Prsico, Cordillera de los Andes; no as cerro San Cristbal.
Los nombres de mares y ocanos, incluidas las palabras mar y
ocano: Mar Rojo, Ocano Pacfico. En este aspecto se exceptan
los ros: ro Rmac.
Los nombres de pelculas, ttulos de obras literarias, de teatro o
musicales, programas de TV, etc., adems van entre comillas dobles
y solo mayscula inicial (y las necesarias, adems), por ejemplo:
Buenos das, Per, La casa verde. Fijarse que solo va en mayscula
la letra inicial, no las dems, excepto si se trata de un nombre propio.
En vez de comillas dobles se puede usar tambin letras cursivas.
Los nombres de diarios y revistas se escriben adems entre comillas
dobles. Se consideran en maysculas todas las palabras del nombre.
Por ejemplo: Etiqueta Negra, La Repblica, Vivir Bien, El
Comercio, etc.
Los nombres de marcas registradas: Tiene dos Nissan, se compr un
Toyota Yaris, Luca repar su Compaq.
Los premios y condecoraciones: Globo de Oro, el Oscar, Cruz Peruana
al Mrito Militar, etc.
Los textos legales: Decreto Legislativo 24321, Ley N 29990, Decreto
Supremo N 029-JUS, etc.
Los nombres oficiales de impuestos: Impuesto General a las Ventas,
Impuesto Selectivo al Consumo. No as los nombres de variables
econmicas: producto bruto interno, unidad impositiva tributaria,
poblacin econmicamente activa, etc.
39
Los nombres de documentos polticos, diplomticos o religiosos:

Tratado de Ancn, Bula Papal, Acuerdo Nacional, etc.
Tambin los nombres de las fiestas religiosas, patriticas o
populares: Semana Santa, Fiestas Patrias. Asimismo, las fechas,
eras y acontecimientos histricos: Edad Media, La Colonia, II Guerra
Mundial, Revolucin Francesa, etc.
Las reuniones polticas, religiosas, culturales o deportivas: Comisin
de la Verdad, Juegos Olmpicos, Snodo, etc.
Los nombres de constelaciones y astros: Las fases de la Luna, el
planeta Tierra. Sin embargo, los vocablos sol, luna y tierra se
escriben en minscula cuando no se trata de un texto cientfico: Una
tarde de sol, la nave toc tierra, noches de luna llena.
Las especialidades y los nombres de asignaturas: Es licenciado en
Biologa, Anlisis Matemtico I. No as las ciencias y disciplinas en
general: Tiene aficin por la literatura; los avances de la gentica.
La palabra gobierno se escribe con mayscula inicial cuando se
refiere al Poder Ejecutivo: El Gobierno aprob la amnista. No as en
otros casos: Durante el gobierno de Juan Prez.
Los nombres de certmenes, coloquios y ponencias: el Descentralizado,
Foro Regional de Paz.
Toda referencia a Dios: El Mesas, El Todopoderoso, etc.
Los nombres de culturas: Paracas. No as cuando el nombre est en
funcin de adjetivo: un manto paracas.
Los nombres de objetos, tcnicas o inventos que reciban el nombre
de su investigador o inventor: examen Papanicolaou, sndrome de
Down. Adems, hay nombres propios que ya han ingresado al lxico
como nombres comunes: cdigo morse, escritura braille, bomba
molotov; por lo tanto deben escribirse en minsculas.
NOTA: En los nombres propios que se componen de varias palabras, van

en maysculas los sustantivos, adjetivos y verbos, no los artculos ni las
preposiciones. Por ejemplo: La Comisin de la Verdad, Segundo Congreso
Nacional de Estadstica, Comandancia General del Ejrcito, etc.
OTROS USOS DE LAS MAYSCULAS
De manera general, las maysculas tambin se usan en las abreviaciones.
Las particularidades de estas se detallan en forma especfica en el ME 3030, Smbolos y abreviaturas.
Las siglas.- Se escriben en maysculas sin puntos. Van en maysculas
las siglas que consten de hasta cuatro letras, por ejemplo: BCR, ATPA,
40
IGV, CGE. De cinco en adelante, se escriben solo con mayscula

inicial, por ejemplo: Sunat, Indecopi, Digepere, Reniec. Pero si la sigla
es impronunciable, se escribir siempre en maysculas no importando
cuantas letras tenga, por ejemplo: UNMSM, ATPDEA, DICSCAMEC, etc.
Las siglas tienen el gnero del sustantivo al que representan. Por ejemplo:
La ONPE (la Oficina Nacional de Procesos Electorales), el Reniec (el
Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil).
Hay siglas que se convierten en palabras castellanizadas, en ese caso se
escriben como cualquier sustantivo comn: sida, ovni, radar, etc.
Es un error comn agregar s a las siglas, por ejemplo: AFPs, PYMEs.
Las siglas componen su plural con un artculo u otro elemento en plural:
las AFP, algunas PYME, los BIM, etc.
Algunas siglas se usan en plural. Estas se componen duplicando las letras
iniciales de las palabras, siempre y cuando estas se escriban y pronuncien
en plural en su versin completa: EE.UU. (Estados Unidos), FF.AA.
(Fuerzas Armadas), RR.HH. (Recursos Humanos), por lo tanto, es un error
usar AA.HH. cuando se refiera a un solo asentamiento humano.
En este ltimo caso, no es posible pluralizar con siglas a las palabras que
no contengan el plural en su forma completa. Ejemplo: Los Batallones de
Infantera Motorizados; su plural ser: Los BIM, pues la palabra Infantera
est en singular. Otros casos pueden ser: EEI (Elementos esenciales de
inteligencia) y ONI (Otras necesidades de inteligencia).
Los smbolos.- Algunos smbolos se escriben usando maysculas: C
(carbono), Au (oro), Ag (plata), N (norte), S (sur). Otros, en cambio, se
escriben en minsculas: m (metro), l (litro), km (kilmetro), t (tonelada). Es
un error usar mt, lt, Km, Tn. Peor an es hacer el plural con s: mts, lts,
Kms, Tns.
Los smbolos se expresan en plural por el contexto (40 m = cuarenta
metros; 1200 km = mil doscientos kilmetros).
Las abreviaturas.- Normalmente van con mayscula inicial y con punto:
Sra., Dr., Bco.; los plurales se hacen con s/-es: Sras., Dres., Bcos., etc.
Otro uso de las maysculas.- Los nmeros de los siglos: siglo XXI.
41
NUNCA SE ESCRIBEN CON MAYSCULAS

Los sustantivos comunes: cerro, colegio, pelota, hombre, mujer, nio,
bola, cuaderno, tanque, etc.
Los nombres de los das de la semana, meses y estaciones: Vino el
tercer lunes de enero, en pleno verano; el primer jueves de noviembre
viajar al trrido Panam.
Los accidentes y zonas geogrficas: costa, sierra, selva, quebrada,
montaa, can, etc.
Los gentilicios: Un peruano en Nueva York, ese colombiano es buena
persona, etc.
Las razas, idiomas y dialectos: ingls, shipibo, castellano limeo,
quechua, etc.
Las notas musicales y ritmos: Un mi menor pidi el cantante de jazz.
Las profesiones, ocupaciones y cargos: Visit al doctor, quiere ser
periodista, soy militar, mi jefe es muy severo, etc.
Los nombres de las bebidas y potajes: chicha morada, arroz con pato,
caldo de gallina, cebiche mixto, etc.
LOS SIGNOS DE PUNTUACIN
Hay necesidad de usar signos de puntuacin no solo porque garantizan
un orden gramatical correcto sino porque ofrecen un sentido coherente al
texto.
LA COMA
Separa elementos dentro de la oracin. Nunca debe separar sujeto de
predicado. Ejemplos:
Juan, ama a Mara (mal)
Juan ama a Mara (bien)
Los pobladores de San Juan de Lurigancho, exigen solucin a su problema.
(mal)
Los pobladores de San Juan de Lurigancho exigen solucin a su problema.
(bien)
Comas obligatorias:
1.
Cuando se cambia el orden regular de los sintagmas de una oracin,

adelantando lo que debe ir despus, debe colocarse una coma al
final de la parte que se adelanta. Ej. Cuando par de llover, sali un
hermoso arco iris. En este caso la oracin original sera: Sali un
hermoso arco iris cuando par de llover.
42
2.
Cuando una oracin se interrumpe para intercalar en ella una o varias

palabras, incluso una oracin completa, que aclaran o amplan la
informacin, lo que se intercala va entre comas (llamadas explicativas).
Ej. Alejandro Toledo, jefe del Estado Peruano, viaj a Davos, donde
se realiza el Foro Econmico Mundial.
3.
Suelen ir precedidas y seguidas de coma las expresiones: esto es,

es decir, sin duda, por ltimo, en cambio, en fin, finalmente, en otras
palabras, sin embargo, por ejemplo, no obstante, en efecto, etc. Ej.
Todo, en efecto, estaba previsto. Ignoro tus razones, sin embargo,
voy a apoyarte.
4.
Se usa coma antes de conector (mas, pero, pues, aunque, siquiera,

ya que, a pesar de, luego, despus, por eso, etc.).
Ej. Pienso, luego existo. Lo hars, aunque no te guste.
5.
Las oraciones de relativo (que, cual, cuyo) irn entre comas si son
explicativas; si son determinativas, no. Ej.
El nio, cuyo padre muri, abandon el colegio. (Explicativa: La
frase entre comas indica la razn por la que el nio abandon el
colegio).
El nio cuyo padre muri abandon el colegio. (Determinativa: Se
precisa cul de los nios abandon el colegio).
6.
La conjuncin pues ir entre comas cuando sea continuativa (Esta es,

pues, mi conclusin); cuando sea causal, lleva la coma solo delante
(No quiso comer, pues se senta mal).
7.
Se usa tambin la coma para suplir la omisin del verbo en la oracin.

Ej. Juan es simptico y Fernando, antiptico.
8.
Se usa coma para separar oraciones, vayan o no precedidas de

conjuncin. Ej. Mi hermano estudia, mi primo escribe una carta, y
Juan ve la televisin.
9.
La coma ms fcil: Se usa para separar palabras o frases de una

misma clase que forman una serie, excepto cuando es-tn unidas
por conjunciones. Ej. Ins, Luis, Mara y Juan fueron los primeros en
llegar.
43
10. El vocativo (palabra o palabras empleadas para llamar o dirigirse a

alguien) ir entre comas si est intercalado en la oracin; si va al
principio, llevar la coma despus; si est al final, la llevar antes.
Ej.
Te aseguro, mam, que no fue mi culpa.
Te aseguro que no fue mi culpa, mam
Mam, te aseguro que no fue mi culpa.
Nota: el vocativo no funciona con los pronombres t ni usted (o
ustedes) Ej.
Ver, usted, que tengo la razn. (mal)
Ver usted que tengo la razn. (bien)
11. Despus del condicional va coma obligatoria. (si ---- entonces). Ej. Si
vienes, ir. Si tuviera dinero, me casara contigo. Es decir, la coma
equivale a la palabra entonces.
EL PUNTO Y COMA
Signo de puntuacin intermedio. Considerar los siguientes usos:
1.
Separa unidades dentro de oraciones donde ya hay comas.

Ej. Para ello se celebr ayer una primera reunin entre el alcalde de
Lima, Luis Castaeda; el ministro de Economa, Javier Silva Ruete; y
la Corporacin Andina de Fomento (CAF), con el objeto de estudiar el
necesario aval que deber otorgar el Gobierno Peruano.
2.
Tambin para separar una oracin de otra. Se diferencia del punto

seguido en que este es obligatorio cuando se pasa a otra idea.
Ej. Si este valor no excede los 45 mil soles, el Impuesto Predial
ser del 0,2% del total; si est entre los 45 mil y los 180 mil soles, el
impuesto ser del 0,6%; y si es superior a este valor, el monto que
deber pagar ser equivalente al 1% del predio.
3.
En algunos casos funciona de la misma forma que el punto seguido.

Usando este ltimo el estilo mejora y es ms legible.
Ej. Dadas las actuales circunstancias, el juez encargado de la causa
tendr que procesar tambin a los testigos que han ido apareciendo
(;)(.) sera muy cuestionable que el magistrado se abstuviera, puesto
que este ha sido sealado anteriormente como un hombre de una
probidad y entereza intachables.
44
GUIONES CORTOS Y LARGOS

Se usa guin corto para partir palabras y tambin cuando se une palabras.
Ej. Terico-prctico, norte-sur).
No se usa cuando se unen sufijos a un trmino (Ej. socioeconmico,
democristiano, subdirector).
Nunca van con guion ni juntos los prefijos pro y ex (Ej. ex presidente, pro
demcrata).
Ej. Con ello -explic- se espera determinar de qu forma operaron los
implicados en el caso de la falsificacin de firmas.
El guin largo se emplea para indicar el cambio de interlocutor en los
dilogos. Para esto, se coloca al comienzo de las palabras de cada
interlocutor. Ej.
-- Quin viene?
-- Tu prima.
-- Pues tratar de ocultarme.
PARNTESIS
Se usan para separar, dentro de la oracin, elementos incidentales. Notar
la diferencia con los guiones largos o las comas explicativas.
Ej. Tiene 20 aos (su nombre no lo s, pero le dicen Car), es ciertamente
bella y de una personalidad notable (al menos as la recuerdo yo).
Tambin para separar noticias, datos, fechas y notas aclaratorias.
Ej. Garcilaso de la Vega (1503-1536), uno de los ms notables poetas
espaoles.
NOTAS:
El punto generalmente sigue a las comillas (.). Excepcin: cuando
se trata de una cita completa, en cuyo caso el punto precede a las
comillas (.).
Los dos puntos, el punto y coma y la coma siempre siguen a las
comillas (:) (;) (,).
Los signos de interrogacin y exclamacin preceden a las co-millas
solo cuando la cita completa es interrogativa o exclamativa: (?)
(?) (!)
EL PUNTO
Se emplea al final de abreviaturas. Nunca va despus de los signos de
interrogacin o exclamacin.
45
El punto seguido indica el fin de una oracin.

El punto aparte indica el fin de un prrafo.
El punto final indica el final de un texto.
PUNTOS SUSPENSIVOS
Nunca se usa ms de tres puntos ().
Indican que se deja el pensamiento en suspenso. Tambin indican omisin
de palabras, frases o prrafos y se usan encerrados entre parntesis.
Asimismo, indican duda o titubeo.
Se usan para dejar incompleta una idea que lector y emisor saben cmo
concluye. Ejemplo: Camarn que se duerme
DOS PUNTOS
-Se usan antes de enumeraciones.
- Antes de una cita textual.
- Antes de definiciones.
- Para indicar que se llega a una conclusin.
- Despus de frmulas de cortesa.
CASOS ESPECIALES
Caso especial ex. Prefijo autnomo de valor adjetivo, procedente de
una preposicin latina, que se antepone a sustantivos o adjetivos con
referente de persona para significar que dicha persona ha dejado de ser lo
que el sustantivo o el adjetivo denotan. Se escribe siempre en minsculas,
separado de la palabra a la que se refiere, a diferencia del resto de prefijos,
y sin guion intermedio. Ejemplos: ex presidente, ex alcalde, ex suegra,
ex novia, etc.
Caso especial sub. Prefijo que, al contrario de ex, va adherido al
sustantivo o adjetivo que lo complementa. No lleva guion intermedio.
Ejemplos: Suboficial, subdelegado, subcampen, subsuelo.
Caso especial Anti. Prefijo que, al igual que el anterior, va adherido al
sustantivo o adjetivo que lo complementa, sin embargo, cuando van antes
de siglas o palabras que llevan mayscula inicial, estarn separadas por
un guion. Ejemplos: Anti-OTAN, anti-hitler, antitanque, antiareo.
46
GLOSARIO DE TRMINOS INCORRECTOS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APERTURAR. Este verbo no existe, se empez a usar a partir de

apertura que s es correcto. Lo correcto es abrir.
ACOMPAADO DE. Lo correcto es acompaado por.
ADELANTE. Se emplea cuando expresa movimiento (siga adelante),
de lo contrario usar delante (se instalarn delante de Palacio).
ADENTRO. Se emplea con verbos de movimiento (caminaron
adentro). Con los dems verbos se usa dentro (el equipo est dentro
del campeonato). Otras combinaciones pueden ser: hacia dentro /
para dentro.
AGRESIVO/A. No se usa por ser un anglicismo en el caso de una
agresiva campaa (Opsic). Se debe sustituir, en ese caso, por
intensa, activa, dinmica, audaz, etc.
A LA MAYOR BREVEDAD. Lo correcto es con brevedad o a la
brevedad posible.
A LO LARGO DE. Equivale a durante (factor tiempo), pero se abusa
de ella y resulta cmico a veces, por ejemplo: A lo largo de su breve
intervencin; aplaudieron a lo largo de un minuto.
ALTA CALIDAD. Se debe usar gran calidad.
A NIVEL DE. Se trata de un anglicismo. Ejemplo: A nivel de colegios;
se debe decir, en los colegios.
ASUMIR. No usar como sinnimo de sospechar, presumir o deducir
(asumo mi responsabilidad).
CERCA A. Lo correcto es cerca de o cercano a.
CONTEXTO. Se abusa de esta palabra, y se desplaza mbito,
circunstancia, etc.
DAR POR FINALIZADO. Se debe decir finalizar.
DAR AVISO. Se debe decir avisar.

DAR COMIENZO. Se debe decir comenzar.
DAR INICIO. Se debe decir iniciar.
DARSE A LA FUGA. Se debe decir fugarse.
DE ACUERDO A. Se usa mejor de acuerdo con.
DECIMOPRIMERO. No existe. Lo correcto es undcimo.
DECIMOSEGUNDO. No existe. Lo correcto es duodcimo.
DISPOSITIVO. Existe dispositivo como sustantivo: pieza o mecanismo
para un fin determinado, pero dispositivo no se usa en vez de
disposicin.
22. EN EL MARCO DE. Usar dentro de o en.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
47
23. ENCIMA-DELANTE-ATRS MO, SUYO. Es un barbarismo. Lo

correcto es encima de m, delante de s o atrs de ti. Las palabras
mo o suyo son posesivos.
24. ESTRS. No usar stress.
25. ESCNER. No usar scanner. Su plural es escneres.
26. EVENTO. No es sinnimo de hecho, suceso o acontecimiento, sino
de eventualidad. Por tanto, aunque la acepcin est en el DRAE,
evitar evento deportivo, evento cultural, habr un evento, etc.
27. hACER PBLICO. Se debe decir publicar.
28. hACER SU INGRESO. Se debe decir ingresar.
29. IMPASSE. Este galicismo tiene varios equivalentes en castellano:
problema, entrampamiento, etc. La RAE no lo acepta, por ello si se va
a usar, escribirlo en su forma original, con dos s.
30. LQUIDO ELEMENTO. Lo correcto es decir agua.
31. OPERATIVO. No existe, usar operacin (operacin de res-cate, no
operativo de rescate).
32. PRECIPITACIN PLUVIAL. Lo correcto es decir lluvia.
33. PRIORIZAR. Aunque ya se incluye en el DRAE, se prefiere usar dar
prioridad: El Gobierno dio prioridad a los ms pobres, en vez de: El
Gobierno prioriz a los ms pobres.
34. RECEPCIONAR. No existe. Lo correcto es recibir. La fisca-la
recepcion el expediente (mal); lo correcto es: La fiscala recibi el
expediente.
35. RESPECTO A. Lo correcto es respecto de.
36. STIMO. Lo correcto es sptimo.
37. SEPTIEMBRE O SETIEMBRE. Ambas son correctas.
38. TRASPORTE O TRANSPORTE. Ambas son correctas.
39. TENDIENTE O TENDENTE. Ambas son correctas.
40. TRASPIES. Lo correcto es traspi.
41. VOLCADURA. No existe, lo correcto es vuelco (el vuelco del camin
se produjo por negligencia).
42. CONCIENTIZAR. No existe, lo correcto es concienciar.
43. EN BASE A. Es una acepcin muy comn, pero lo correcto es decir
a base de.
48
ANEXO 30, NORMA ISO 216 DE FORMATOS DE PAPELES
Series ISO/DIN AE, medidas en mm
A-
B-
C-
D-
E-
4-0 1682 2378
2-0 1188 1682
-0 841 1188
1000 1414 917 1297
-1 594 841
700 1000
648 917
545 779
-2 420 594
500 700
458 648
385 545
-3 297 420
350 500
324 458
272 385 400 560
-4 210 297
250 350
229 324
192 272 280 400
-5 148 210
175 250
162 229
136 192 200 280
49
49
-6 105 148
125 175
114 162
96 136
-7 74 105
88 125
81 114
68 96
-8 52 74
62 88
57 81
-9 37 52
44 62
40 57
-10 26 37
31 44
28 40
50
50
140 200

Correspond Enc I A

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Informasi Dokumen

Judul Asli

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RESERVADO

EJRCITO DEL PER

Aprobado por RCGE N 313 CGE/COEDE/U-5.b.1/27.00 del 21 Mayo 2010

Correspondencia Militar ME 61-1

21 May 10 Correspondencia Militar ME 31-62

REGLAMENTO DEL EJERCITO

CAPTULO 2.CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

CAPTULO 3 NORMAS GENERALES PARA LA

Empleo de los sobres ...................................

Seccin II. REDACCIN

CAPTULO 4.FORMULACIN DE LA DOCUMEN- TACIN MILITAR

Informe de Estudio de Estado Mayor .............

CAPTULO 5. TRMITE Y REGISTRO

Seccin II.CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y REMITIDA

Identificacin de prrafos ............................................

(Mod 1) Modelo de oficio de trmite interno .................

(Mod 2) Modelo de oficio de trmite externo ................

Modelo de oficio mltiple ..............................................

Modelo de oficio de transcripcin .................................

Modelos de informe ......................................................

Modelos de informe de estudio de EM .........................

Modelo de hoja de recomendacin ..............................

Modelo de hoja de informativa .....................................

Modelo de hoja de coordinacin...................................

Modelo de hoja de respuesta .......................................

Modelo de hoja de trmite ............................................

Modelo de acta .............................................................

Modelo y ejemplo de solicitud ......................................

Modelo de orden telefnica ..........................................

Modelo de orden interna...............................................

Modelo de radiograma mltiple ....................................

Modelo de dictamen .....................................................

Modelos de acuse de recibo.........................................

Modelo de decreto ........................................................

Modelo de fax ...............................................................

Formato de registro de correspondencia recibida ........

Formato de registro de correspondencia remitida ........

Instrucciones para el llenado de los libros de

Norma ISO 216 de formatos de papeles ......................

(*) Este reglamento reemplaza el RE 61-1; Edicin 2005

El presente reglamento prescribe las normas para la formulacin,

a. Uniformar la formulacin y tramitacin de la documentacin

El contenido del presente reglamento est dirigido al personal

Base legal o doctrinaria

La presente publicacin se basa, en lo que corresponda, en los

d. Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin

Las prescripciones contenidas en el presente reglamento son de

a. Correspondencia militar.- Conjunto de documentos elaborados

g. Tramitacin o trmite.- Es el procedimiento a desarrollar para

a. Ciclo vital del documento es la denominacin que se da a las

Genricamente, son tres las categoras de actividades que

La produccin de documentos puede abarcar las siguientes

El trmite puede comprender la recepcin, el registro, el

El uso puede incluir la solucin, la consulta y la

b. Se considera gestin de documentos al planeamiento y al control

de seguridad establecido, o sea, la gestin de un documento en papel es

Oficial.- Documento que se cursa en el ejercicio de sus

Particular.- Documento que se cursa entre las autoridades

Interno.- Documentacin que se cursa en el ejercicio de sus

Externo.- Documentacin que cursan en el ejercicio de sus

Documentos administrativos.- Son aquellos que tratan

Documentos operacionales.- Son aquellos documentos

Dispositivos legales.- Son aquellos documentos normativos,