Anda di halaman 1dari 33

1

BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan


Sebagai negara yang berkembang, Indonesia selalu dituntut untuk
dapat bersaing dalam era globalisasi. Dalam menatap dunia globalisasi tentu
saja perkembangan pembangunan ekonomi dalam negeri harus dapat
dijadikan prioritas yang utama. Pembangunan ekonomi dalam berbagai
sektor, baik itu jasa, perdagangan, atau industri baik dalam skala kerja yang
kecil sampai yang besar. Semua sektor tersebut berada dalam sebuah
perusahaan dan perusahaan memerlukan tenaga kerja yang handal dan
terampil dalam bidangnya.
Pendidikan merupakan salah satu sarana yang sangat penting untuk
mencerdaskan penerus bangsa sehingga sistem pendidikan perlu disesuaikan
dengan kebutuhan pembangunan di segala bidang. Pembangunan di segala
bidang ini memerlukan jenis-jenis keahlian dan keterampilan yang sekaligus
bisa meningkatkan kreatifitas, mutu, dan efisiensi kerja. Untuk dapat
menghasilkan tenaga kerja yang terampil, professional, dan memiliki kualitas
tinggi, pemerintah telah menyediakan sarana pendidikan negeri maupun
swasta. Dalam hal ini, Politeknik Negeri Bali diharapkan dapat mencetak
tenaga kerja yang profesional dan berdaya saing internasional serta dapat
menjadi mitra kerja bagi lembaga pemerintahan maupun non pemerintahan.
Politeknik Negeri Bali dalam mencapai hal tersebut tidak hanya
menerapkan sistem belajar mengajar dalam bentuk teori dan praktik di
1

lingkungan kampus, tetapi juga mengadakan Praktik Kerja Lapangan (PKL).


Dengan adanya PKL ini, mahasiswa diharapkan dapat menimba pengalaman
dan menambah wawasan mengenai dunia kerja di perusahaan. Teori-teori
yang telah didapat di bangku kuliah hendakya dapat dibandingkan dengan
praktik secara nyata, sehingga nanti lulusan mahasiswa Politeknik Negeri
Bali dapat bersaing dalam dunia kerja sesungguhnya.
Praktik kerja lapangan ini diwajibkan untuk mahasiswa semester akhir
(VIII) untuk program studi Diploma IV agar memperoleh nilai tambahan dari
pengalaman kerja tersebut yang dapat dijadikan modal dalam memasuki
dunia kerja. Praktik kerja lapangan ini dilaksanakan selama 3 bulan dimana
pemilihan tempat PKL disesuaikan dengan keinginan mahasiswa itu sendiri.
Tahun ini pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dimulai pada tanggal 1
Februari sampai tanggal 1 Mei 2016. Penulis yang diberi kesempatan untuk
melaksanakan praktik kerja lapangan memilih Hotel Melia Bali sebagai
tempat

untuk

memperoleh

pengalaman,

menambah

ilmu

serta

mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah. Praktik kerja


lapangan diharapkan dapat menjadi suatu sarana untuk mengembangkan diri
dalam bidang yang diharapkan oleh mahasiswa sendiri dan bermanfaat bagi
Politeknik Negeri Bali pada umumnya dan mahasiswa khususnya.
B. Tujuan dan Kegunaan Praktik Kerja Lapangan
1. Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Adapun tujuan umum dilaksanakannya praktik kerja lapangan ini
adalah untuk memenuhi salah satu syarat pengajuan judul dalam membuat
skripsi, dimana nantinya sebagai salah satu syarat kelulusan untuk
memperoleh ijasah Program Studi D4 Politeknik Negeri Bali.

Selain tujuan umum tersebut, tujuan khusus dari pelaksanaan


praktik kerja lapangan adalah sebagai berikut:
a. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mendapatkan
pengalaman di dunia industri kerja, sehingga mahasiswa setelah lulus
dari Politeknik Negeri Bali siap terjun ke dunia kerja yang sebenarnya.
b. Untuk menerapkan ilmu yang sudah diperoleh selama bangku kuliah
guna memecahkan masalah-masalah yang muncul di perusahaan serta
membandingkan teori yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan
di perusahaan.
c. Meningkatkan keterampilan yang membentuk kemampuan mahasiswa
yang bisa dijadikan bekal untuk memasuki dunia kerja.
d. Menjalin hubungan kerjasama antara pihak perusahaan dengan
lembaga pendidikan.
2. Kegunaan Praktik Kerja Lapangan
Kegunaan praktik kerja lapangan yang dapat diperoleh oleh
berbagai pihak, yaitu:
a. Bagi Mahasiswa
1) Mahasiswa dapat mengaplikasikan teori yang didapat di bangku
kuliah

dan membandingkannya

dengan

dunia

kerja yang

sesungguhnya pada perusahaan


2) Mahasiswa menjadi semakin siap dan percaya diri untuk
menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya karena sudah
memperoleh bekal pengalaman selama mengikuti praktik kerja
lapangan
3) Mahasiswa dapat mensosialisasikan dirinya dalam lingkungan
kerja yang sesungguhnya dan merasakan atmosfer dunia kerja yang
sesungguhnya.
b. Bagi Politeknik Negeri Bali

1) Sebagai perbandingan antara teori yang didapat di bangku kuliah


dengan kenyataan di lapangan dan memberi masukan yang berguna
bagi Politeknik Negeri Bali
2) Sebagai upaya untuk menunjukkan Politeknik Negeri Bali sebagai
perguruan tinggi yang mencetak tenaga profesional muda yang siap
kerja dan terjun langsung ke dunia industri sesuai dengan bidang
ilmu yang ditekuni.
3) Untuk menjalin hubungan kerja sama antara pihak perusahaan
dengan pihak Politeknik Negeri Bali.
c. Bagi Perusahaan
1) Membantu perusahaan

melaksanakan

kegiatan

perusahaan sesuai dengan bidangnya.


2) Perusahaan dapat mengetahui keterampilan,

operasional

keahlian,

dan

profesionalisme calon tenaga kerja yang nantinya menempatkan


dirinya dalam lingkungan kerja.
3) Dapat menjalin hubungan kerjasama antara perusahaan dengan
Politeknik

Negeri

Bali

dalam

bidang

penemuan

pengembangan calon tenaga kerja yang siap kerja.

serta

BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Berdirinya Hotel Melia Bali


Hotel Melia Bali merupakan hotel berbintang lima yang berlokasi di
kawasan BTDC Lot 1 PO BOX 88 Nusa Dua, merupakan usaha gabungan
antara manajemen Hotel Sol Melia Spanyol dengan PT Suryalaya Anindita
Internasional Jakarta. Manajemen Hotel Sol Melia didirikan dan dimiliki oleh
keluarga Mr. Gabriel Escarrer, yang berkantor pusat di Germio Tonelesos, 24
Pligono Industrial San Castello 07009 Palma de Majorca Balearic
Islands Spain. Perusahaan ini pada awalnya didirikan dengan nama Sol,
yang berasal dari kata solar yang berarti matahari, awal didirikannya hotel
kecil dengan kapasitas 60 buah kamar tahun 1956. Dengan semakin
berkembangnya perusahaan dan bergabungnya beberapa hotel kecil maka
nama perusahaan berubah menjadi Group Sol.

Pada tahun 1987 sebagai salah satu hotel besar di Spanyol dan
Amerika Selatan, Melia juga turut menggabungkan diri dalam Group Sol,
sehingga nama perusahaan berubah menjadi Group Sol Melia dan untuk
meningkatkan rasa persatuan dan kesatuan dalam perusahaan, nama Group Sol
dihilangkan sehingga nama perusahaan berubah menjadi Sol Melia. Hotel
Melia Bali merupakan hotel pertama dari manajemen Sol Melia yang terletak
di luar Negara Spanyol. Desain Hotel Melia Bali dirancang oleh Mr. Emilio
Nadal, seorang arsitek berkebangsaan Spanyol. Pembangunan hotel ini
dimulai pelaksanaannya pada bulan6 Mei dan dengan menyertakan unsur
budaya Bali pada rancangannya.
Pembukaan pertama (Soft Opening) dilaksanakan di Bali pada
tanggal 19 Juli 1985 dan peresmiannya (Grand Opening) dilaksanakan oleh
mantan Presiden Soeharto pada tanggal 2 Desember 1985 dengan nama Hotel
Bali Sol. Kapasitas akomodasi pada awal beroperasi adalah sebanyak 500
buah kamar. Setelah beroperasi sekitar 10 tahun, pada akhir bulan November
1995 operasional Hotel Bali Sol ditutup kurang lebih 3 bulan untuk renovasi
pada seluruh fasilitas kamar. Selain merenovasi kamar, dilakukan juga
beberapa perubahan dan pembangunan 10 villa.
Dengan dilakukannya penambahan fasilitas dan peningkatan mutu
pelayanan, maka Hotel Bali Sol masuk dalam jajaran Hotel Melia sehingga
terjadi perubahan nama menjadi Melia Bali. Selain itu guna meningkatkan
fasilitas pelayanan serta memanjakan tamu-tamu, Hotel Melia Bali juga
membangun sebuah fasilitas baru yaitu Spa at Melia yang diresmikan pada
tanggal 6 Agustus 1997.

Sampai dengan tahun 2005 Hotel Melia Bali telah merayakan ulang
tahunnya yang ke 20 dengan predikat Hotel Berbintang Lima Berlian (Five
Stars Diamond Hotel) karena kelengkapan fasilitas dan pelayanan pada tamu.
Perkembangan perusahaan yang begitu pesat di empat benua mengilhami
motto perusahaan As Big as Your World yang berarti sebesar dunia anda.
Kemudian motto perusahaan tersebut berubah menjadi Everything Is
Possible yang berarti segalanya bisa menjadi nyata.
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Suatu perusahaan dalam organisasinya tidak hanya didukung oleh
tersedianya fasilitas-fasilitas yang lengkap dan berkualitas, tetapi untuk
kelancarannya sangat diperlukan adanya manajemen yang baik, sehingga
mampu menciptakan suasana kerja yang harmonis dan terjalinnya kerja sama
yang dapat saling menunjang diantara masing-masing bagian yang ada di
dalam organisasi tersebut.
Setiap perusahaan perlu mempunyai struktur organisasi untuk
mencapai tujuan perusahaan sehingga terlihat jelas pembagian tugas dan
hubungan serta tanggung jawab setiap karyawan. Disini juga diperlukan
seorang manajer maupun kepala bagian yang mampu dan dapat membaca
situasi dengan baik sehingga para bawahan merasa aman, merasa dipercaya,
dan juga merasa ikut memiliki. Salah satu hal yang dapat memudahkan
jalannya operasi perusahaan dan adanya kontrol yang baik yaitu dengan
pemberian tugas dan tanggung jawab bagian-bagian tersebut dengan adanya
struktur organisasi.
Struktur organisasi yang diterapkan oleh Melia Bali adalah bentuk
fungsional, dimana semua tugas dan tanggung jawab datang dari atasan

kepada bawahan dan bawahan bertanggung jawab datang langsung kepada


atasan berdasarkan fungsi fungsinya pada masing-masing departemen.
Wewenang dan tanggung jawab pada organisasi dan didelegasikan pada
masing-masing tingkat dari pimpinan tertinggi kepadanya setingkat demi
setingkat pada tingkat terendah.
Pada Melia Bali, General manager merupakan tingkat jabatan
tertinggi kemudian dipegang oleh Resident Manager. Resident Manager inilah
yang membawahi beberapa direktur pada masing-masing departemen yang
ada, mulai dari Food and Beverage hingga departemen Security semua
tergambar jelas dalam struktur organisasi pada hotel Melia Bali. Dari masingmasing departemen tersebut terdapat beberapa karyawan yang dipimpin
langsung oleh direkturnya yang memiliki tugas serta tanggung jawab sesuai
dengan departemennya, sehingga kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan
baik karena di setiap departemen sudah ada yang mengatur.

Gambar 1
STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT HOTEL MELIA BALI
GENERAL MANAGER
FINANCIAL
CONTROLLER

FC Secretary

Assistant
FC
Store
Manager

Operation
Analyst

Purchasing
Manager

Accounting
Manager

Credit
Manager

Asst. Store
Manager

Cost
Controller

Asst.
Purchasing
Manager

Income Audit

Acct
Receivable
Spv

Receiving
Supervisor
Store
Clerk

General
Store Spv

F&B Cost
Controller

Junior Cost
Controller

Purchasing
Officer
Buyer

Paymaster

FB Cashier
Spv

F&B Cashier

Billing
Officer
Billing
Clerk

EDP
Officer

10

Sumber: Accounting Department Melia Bali Indonesia

A/P
Spv

General
Cashier

EDP
Manager

10

Di dalam pengorganisasian tersebut terlihat dengan jelas mengenai tugas,


wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian. Untuk memberikan
gambaran yang jelas, di bawah ini akan diuraikan mengenai tugas dan
tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada pada Accounting
Department:
1. General manager
General manager memiliki wewenang untuk memberikan perintah
kepada bawahannya untuk melaksanakan tugas yang berhubungan dengan
kegiatan operasional perusahaan. General manager bertangung jawab
penuh terhadap kegiatan operasional hotel serta bertanggung jawab atas
keberhasilan dan kegagalan Hotel Melia Bali. General manager juga
melakukan perencanaan, pengelolaan, penggerak, dan pengawasan
terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan melalui departemen
yang ada di bawahnya.
2. Financial controller
Adapun tugas-tugas dari financial controller yaitu:
a. Memimpin, mengawasi dan bertanggung jawab atas kelancaran dan
pelaksanaan anggaran, akuntansi hotel, serta pengawasan terhadap
bidang-bidang keuangan perusahaan.
b. Menyediakan informasi yang berkaitan dengan masalah keuangan
untuk semua divisi
c. Meneliti keabsahan seluruh bukti pembayaran dan bukti penerimaan
serta menandatangani bukti pembayaran
d. Mengawasi penggunaan dana operasional yang ada
e. Memeriksa dan mengawasi report termasuk koreksi atau adjustment
dari perkiraan-perkiraan yang ada serta jurnal-jurnal penutupnya, baik
dari sistem SAP, micros, dan Fidelio

11

f. Memeriksa dan menandatangani laporan-laporan keuangan perusahaan


yang accountable dan auditable kepada intern perusahaan termasuk
laporan keuangan
g. Memeriksa laporan budget operasi dan investasi
h. Bersama-sama general manger menyetujui semua pembayaran tapi
tidak terbatas untuk cek, transfer dana, purchase request, purchase
order, dan permintaan keuangan lainnya
i. Memeriksa saldo city ledger dan guest ledger
3. Assistant Financial controller
Tugas-tugas dari Assistant Financial controller yaitu:
a. Bertanggung jawab dalam membantu Financial controller untuk
melaksanakan efisiensi manajemen dari semua fungsi akuntansi hotel.
b. Menjamin persiapan laporan harian dari staff accounting dilaksanakan
tepat waktu dan akurat
c. Menyiapkan daftar gaji
d. Mengecek dan mengumpulkan semua laporan yang dibuat oleh staff
acoounting
4. Secretary Financial controller
Tugas-tugas dari Secretary Financial controller yaitu:
a. Menyiapkan semua perjanjian dari pengawas keuangan dilaksanakan
sesuai dengan waktunya
b. Mengumpulkan semua

dokumen

dari

kotak

dokumen

dan

menyerahkan dokumen tersebut kepada staff accounting yang


bersangkutan
c. Meyakinkan absensi staff dicatat pada formulir yang sesuai
d. Memelihara arsip dan file dari financial controller
5. Accounting Manager
Tugas-tugas dari Accounting Manager yaitu:
a. Bertanggung jawab untuk kelancaran dan rutinitas dari hari ke hari dan
b.
c.
d.
e.
f.

efisiensi kerja semua staff accounting


Menyiapkan pembayaran pajak dan pajak penghasilan
Mengecek kedudukan dan daftar gaji
Melakukan rekonsiliasi bank
Memeriksa semua pembayaran
Mengatur tutup buku dan menyiapkan pernyataan keuangan bulanan

12

6. Credit Manager
Tugas-tugas dari credit manager yaitu:
a. Menyusun suatu tata cara administrasi yang baik dan teratur atas
penerimaan maupun tagihan yang akan dikirim
b. Mengirim statement of account ke semua debitur pada awal bulan
c. Menyusun laporan account receivable (laporan harian, bulanan, target
pencapaian collection, dan executive summary) serta memberi
pertanggung jawaban tertulis mengenai hambatan penagihan
d. Mengusulkan penghapusan piutang sesuai dengan aturan
e. Mengecek kebenaran invoice sebelum dikirim
f. Memeriksa perbedaan yang timbul antara invoice dengan pembayaran
dan melakukan adjustment seperlunya
g. Mengecek bill-bill tamu sebelum tamu-tamu tersebut check out agar
tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan
7. Operation Analyst
Tugas-tugas dari Operation Analyst yaitu:
a. Bertanggung jawab untuk laporan keseluruhan dari hasil setiap
operasional hotel
b. Mengatur sistem kontrol untuk menghindari biaya berlebih dengan
mengurangi pengeluaran dan kerugian tanpa mengurangi kualitas
pelayanan
c. Memeriksa semua laporan harian yang dibuat oleh cost control,
penerimaan, dan gudang sudah dilaksanakan tepat pada waktunya dan
akurat
d. Memeriksa biaya makanan dan minuman agar sesuai dengan anggaran
biaya dan kebijakan yang telah dibuat
e. Meninjau tingkat stok pada semua departemen
f. Mengecek dan menyetujui permintaan barang gudang di semua
departemen
8. Purchasing Manager
Tugas-tugas dari Purchasing Manager yaitu:
a. Bertanggung jawab menjaga kelancaran
purchasing

operasional

bagian

13

b. Menjaga ketetapan pengadaan bahan dan barang keperluan operasional


c. Memperhatikan kualitas, kuantitas, serta harga yang kompetitif
d. Menjaga sistem dan prosedur kerja purchasing dengan efektif dan
efisien
e. Menyusun program kerja purchasing sesuai dengan perkembangan dan
f.
g.
h.
i.

kondisi hotel
Menjaga pembelian barang berjalan dengan baik dan lancar
Melakukan observasi dan survey pasar bersama cost control
Mengecek setiap permintaan barang melalui purchase order
Mengecek dan mengontrol pembelian mendadak lewat penggunaan

petty cash
j. Memberikan laporan kepada atasan terhadap hasil keja secara periodik
9. General Cashier
Tugas-tugas dari General Cashier yaitu:
a. Menerima pendapatan cash perusahaan baik dari collector maupun
dari kasir outlet
b. Menyetorkan semua pendapatan kas perusahaan ke bank
c. Membuat laporan bukti penerimaan kas dari collector dan daily cash
sales
d. Menyediakan uang kecil untuk kasir outlet
e. Mencatat semua penerimaan dan pengeluaran perusahaan dan
memasukkan ke sistem komputer
f. Membuat laporan bukti penerimaan dari uang yang masuk lewat
transfer bank
10. Income Audit
Tugas-tugas dari Income Audit yaitu:
a. Melakukan rekapitulasi dan fungsi control terhadap penjualan /
pendapatan hotel
b. Meng-update actual paying guest dan daily summary account
receivable dan melakukan koreksi apabila ada kekeliruan
c. Mengontrol net outstanding city ledger
d. Memeriksa laporan sales, allowance, cash receipt dan lain lain
e. Menyiapkan bill summary recapt dan memeriksa segala koreksi yang
telah diketahui dan ditandatangani oleh yang berwenang
f. Mencatat pendapatan harian daily sales report
11. Account Receivable Supervisor

14

Tugas-tugas dari Account Receivable Supervisor yaitu:


a. Memeriksa semua data pendukung dan memastikan kebenaran dari
semua laporan piutang
b. Menyelesaikan buku besar piutang
c. Meyakinkan bahwa semua laporan tagihan oleh staff billing untuk
semua tagihan sudah disiapkan
d. Mengatur sistem kearsipan untuk komisi yang berhubungan dengan
piutang jatuh tempo
12. Billing Ofiicer
Tugas-tugas dari Billing Ofiicer yaitu :
a. Menyiapkan daftar tagihan untuk semua piutang
b. Menyebarkan tembusan daftar tagihan
c. Menjaga sistem kearsipan yang tepat untuk kontrak kerja
d. Meyakinkan semua daftar tagihan sudah terkirim ke alamat yang tepat
13. Billing Clerk
Tugas-tugas dari Billing Clerk yaitu :
a. Memeriksa rekapitulasi piutang hotel berdasarkan hasil kerja night
auditor.
b. Meyakinkan bahwa semua tagihan / kredit terhadap segala macam
piutang sudah dimasukkan dengan baik menurut waktu bersangkutan
c. Memeriksa tagihan kartu kredit dan menyiapkan laporan harian
14. Bill Collector
Tugas-tugas dari Bill Collector yaitu:
a. Memahami dengan benar alat-alat pembayaran (cheque, bilyet giro,
cash, credit card) dan aturan yang berlaku
b. Menyiapkan sarana dan prasarana untuk menunjang proses penagihan
seperti mempersiapkan cash receipt
c. Mencatat jadwal debitur yang akan didatangi untuk pengambilan
tagihan
d. Melakukan konfirmasi kepada para debitur sebelum mendatangi
debitur, agar para debitur menyiapkan pembayarannya
15. Account Payable Supervisor
Tugas-tugas dari Account Payable Supervisor yaitu:
a. Memeriksa nota/invoice yang dikirim oleh cost control dan
mencocokkan dengan data di sistem MC (Material control)

15

b. Memeriksa dan mencocokkan memorandum invoice dan purchase


order ke masing-masing folder supplier untuk kemudian dibuatkan
bukti pembayaran
c. Menyiapkan semua pembayaran (supplier, entertainment, sewa,
reimbursement, gaji karyawan, dll)
d. Melakukan posting pembayaran ke sistem komputer
e. Menyiapkan report aging AP setiap akhir bulan
f. Menyiapkan SPT masa pajak PPh psl 21, 22, 23 setiap bulan
g. Melaporkan SPT masa pajak PPh psl 21, 22, 23 ke kantor pajak
16. Night auditor
Tugas-tugas dari Night Auditor yaitu:
a. Melakukan fungsi pengecekan / audit terhadap sales yang terjadi pada
b.
c.
d.
e.

sistem komputer
Memeriksa semua transaksi di outlet berdasarkan bill yang ada
Melakukan balancing transaksi sebelum proses night auditor running
Menyiapkan daily summary bill report
Menyiapkan bill summary recapt dan memeriksa segala koreksi yang

telah diketahui dan ditandatangani oleh yang berwenang


17. Store Manager
Tugas-tugas dari Store Manager yaitu:
a. Menerima barang sesuai dengan pesanan dari supplier untuk disimpan
dan memberi tanggal penerimaan pada setiap barang sesuai dengan
tanggal penerimaan barang
b. Mengatur penyimpanan barang sesuai dengan tempat yang telah
ditetapkan
c. Mencatat seluruh barang yang masuk maupun barang yang keluar ke
dalam bin card
d. Melakukan inventory barang bersama cost controller
18. Receiving Supervisor
Tugas-tugas dari Receiving Supervisor yaitu:
a. Menerima barang yang dibutuhkan untuk operasi perusahaan
b. Memastikan barang-barang yang diterima dalam kondisi baik dan
layak pakai
c. Memastikan jumlah barang-barang yang diterima sudah sesuai dengan
pesanan

16

d. Bertanggung jawab atas file-file dan dokumen atas penerimaan barang


e. Membukukan barang-barang yang diterima sesuai dengan prosedur
yang berlaku, baik melalui sistem yang ada di komputer maupun
manual
19. Food and Beverage Cashier
Tugas-tugas dari Food and Beverage Cashier yaitu:
a. Memproses semua Captains Order ke dalam sistem komputer dan
diterjemahkan ke dalam check tamu
b. Mengatur check tamu sesuai dengan metode pembayaran yang dipilih
oleh tamu
c. Menyiapkan laporan penghasilan harian dan menyerahkan ke night
audit
d. Menyimpan semua uang tunai yang diterima sepanjang hari
e. Meyakinkan house bank yang disediakan dihitung dan disimpan
kembali ke brankas
20. EDP
Tugas-tugas dari EDP yaitu:
a. Optimalisasi pengembangan IT sesuai dengan budget yang ditentukan
b. Pembuatan server pusat eksekutif dan back up data terutama PC
eksekutif
c. Pelaksana standard groming oleh semua jajaran back office
d. Pencatatan dan penanganan masalah dari user secara efektif sesuai
SOP
e. Mengecek performance, install ulang secara berkala komputer dan
peralatannya
C. Bidang Usaha dan Fasilitas Hotel Melia Bali
Hotel Melia Bali adalah usaha yang bergerak di bidang jasa
perhotelan, yang sudah beroperasi selama 31 tahun. Dalam menjalankan usaha
perhotelan, Hotel Melia Bali melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Penjualan Jasa Kamar
Adapun fasilitas yang tersedia untuk menunjang jasa penjualan kamar
adalah sebagai berikut:
a. Fasilitas Akomodasi

17

Fasilitas akomodasi yang dimiliki oleh Hotel Melia Bali adalah 494
kamar yang terdiri dari:
1) 219 Superior Rooms
2) 145 Deluxe Gardens
3) 50 Junior Suite
4) 20 The Level
5) 40 Family Suites
6) 9 Deluxe Suite
7) 1 Executive Suite
8) 10 Private Garden Villas
9) 43 Lagoon Access Suite
b. Fasilitas Villa
1) Kolam renang pribadi di dalam villa
2) Kolam renag umum khusus untuk tamu villa
3) 2 Bale bengong yang berfungsi sebagai ruang keluarga dan tempat
4)
5)
6)
7)
8)
9)

makan
Taman pribadi seluas 120 m2
TV 25 inch dengan saluran internasional
Perangkat peralatan sound sistem (Home Theatre)
Jaringan telepon nirkabel
Wifi
Fasilitas standar pada kamar lainnya seperti mini refrigerator,

safety deposit box, hairdryer, dan lain sebagainya


c. Nama-nama Villa
1) Sri Rama Villa, mempunyai 2 kamar tidur terpisah, biasanya
dipergunakan untuk keluarga
2) Dewi Sinta Villa, dengan satu kamar tidur
3) Laksamana Villa, dengan satu kamar tidur
4) Darmawangsa Villa, dengan satu kamar tidur
5) Bimasena Villa,dengan satu kamar tidur
6) Arjuna Villa, dengan satu kamar tidur
7) Nakula Villa, dengan satu kamar tidur
8) Sahadewa Villa, dengan satu kamar tidur
9) Drupadi Villa, dengan satu kamar tidur
10) Dewi Kunti Villa, dengan satu kamar tidur
2. Penjualan makanan dan minuman
Hotel Melia Bali menyediakan berbagai macam outlet untuk keperluan
para tamu yang terdiri dari
a. Sorrento Mediteranean Fine Dining Restaurant

18

Restoran ini menghidangkan masakan Mediteranian. Para tamu bisa


menikmati makanan di area dalam ataupun di area luar di kebun yang
menghadap kolam lotus dan pepohonan bougainvillea. Buka setiap
hari pukul 18.00-23.00 WITA dari hari Senin sampai hari Minggu.
Kapasitas restauran ini berjumlah 70 kursi di luar dan di dalam.
b. Sateria Beach Side Restaurant
Sateria Beach Side Restaurant merupakan restoran yang dibuka setiap
hari dan terletak di antara kolam renang utama dan tepi pantai dengan
kapasitas 126 tempat duduk. Beroperasi setiap hari dari pukul 11.00
sampai dengan pukul 23.00 WITA dan menyajikan hidangan sea food,
sandwich, salad, pizza, ice cream, dan yang lainnya.
c. Lotus Asian Garden Restaurant
Restoran ini menyediaan 74 tempat duduk dengan paviliun Bali
beraksitertur tradisional beratap alang-alang. Restoran ini menyediakan
menu a la carte dari Asia.
d. El Patio International Coffe Shop
El Patio International Coffe Shop merupakan Restoran 24 jam yang
menghidangkan makanan Internasional dengan American buffet
breakfast. Restoran buka setiap harinya dan menyediakan makan pagi
prasmanan, juga beragam hidangan continental dan menu Asia untuk
makan siang maupun makan malam. Kapasitas restaurant ini 300
tempat duduk dalam dan luar ruangan.
e. Sakura Japanese Restaurant
Restoran ini menghidangkan menu khas Jepang. Kapasitas restoran ini
berjumlah 65 kursi. Sakura Japanese Restaurant mulai beroperasi
pukul 18.00-23.00 WITA.
f. Lobby Bar

19

Lobby Bar terletak di lobby utama dengan kapasitas 110 kursi yang
menampilkan hiburan langsung setiap malam. Lobby Bar menyajikan
berbagai makanan dan minuman ringan seperti cocktail tradisional,
anggur, bir, dan ice cream. Kapasitas restoran berjumlah 125 kursi.
g. Jungle Pub
Jungle Pub beroperasi pukul 19.00-01.00 WITA yang menyediakan
dance floor dan menikmati musik yang disajikan. Disini juga tersedia
billiard dan siaran video. Jungle Pub terletak di pinggir pantai.
h. Melia Bar
Melia Bar terdiri dari beach bar dan island bar yang dibuka pukul
10.00-18.00 WITA.
i. Tapas Bar
Tapas Bar beroperasi mulai pukul 10.00-23.00 WITA yang terletak di
sebelah Sateria Restaurant
j. Pool Villa Bar
Pool Villa Bar diperuntukkan untuk tamu yang menginap di villa.
Dibuka pukul 10.00-18.00 WITA.
3. Bidang usaha penunjang lainnya
a. Fasilitas pelayanan tamu
Fasilitas pelayanan tamu di Hotel Melia Bali diantaranya:
1) Toko souvenir di sekitar lobby
2) Asisten manajer yang siaga 24 jam
3) Adanya perwakilan dan biro perjalanan
4) Tempat penukaran uang (money changer)
5) Fasilitas laundry dan dry cleaning
6) Mini market
7) Tempat penyewaan mobil (rent car)
8) Klinik
9) Fasilitas spa
10) Fasilitas tempat pernikahan
b. Fasilitas olahraga dan rekreasi
Fasilitas olahraga dan rekreasi yang dimiliki Hotel Melia Bali yaitu:
1) Pusat kebugaran yang dilengkapi peralatan senam, kolam renang
dalam ruangan, dan yakuzi
2) Lapangan tenis
3) Lapangan bulu tangkis
4) Lapangan squash

20

5)
6)
7)
8)

Pelayanan Yoga
Kolam Renang
Area Jogging Track
Fasilitas
olahraga

air

beserta

kegiata-kegiatan

yang

diselenggarakan di pantai
9) Permainan-permainan yang diselenggarakan oleh tim hotel.
c. Fasilitas Pertemuan dan Konferensi
Hotel Melia Bali memiliki beberapa ruangan konfrensi dan ballrooms
untuk pertemuan bisnis, konfrensi, dan seminar diantaranya:
1) Bali Room dengan 300 kapasitas
2) Batur Room dengan 150 kapasitas
3) Bedugul Room dengan 150 kapasitas
4) Buyan Room dengan 40 kapasitas
5) Tampaksiring Room dengan 40 kapasitas
6) Nusa Dua Room dengan 400 kapasitas
7) Bale Banjar dengan 102 kapasitas
8) Benoa Room dengan 70 kapasitas
9) Puri Bali/Futction hall dengan 400 kapasitas

BAB III
URAIAN KEGIATAN
A. Metode Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Praktek Kerja Lapangan pada Hotel Melia Bali dimulai dari tanggal 1
Februari 2016 sampai dengan tanggal 1 Mei 2016. Penulis melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan pada Accounting Department dengan mengikuti
beberapa peraturan yang telah ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan hotel.
Dalam mengikuti Praktek Kerja Lapangan selama 3 bulan di Hotel
Melia Bali Accounting Department, penulis menggunakan sistem rolling
karena atas kebijaksanaan Accounting Manager. Adapun bagian dari
Accounting Departement yang penulis pernah ikuti dalam melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan yaitu:

21

1. Account payable (AP)


Kegiatan Praktek Kerja Lapangan pada Account payable dilaksanakan
selama kurang lebih 1 setengah bulan. Mulai tanggal 2 Februari sampai
tanggal 18 Maret 2016. Penulis bekerja dari hari senin sampai jumat
selama 8 jam setiap hari. Senin sampai kamis dimulai pukul 09.00 sampai
17.00 wita sedangkan hari jumat dimulai pukul 09.00-15.00 WITA
2. Cost control
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan pada Cost control dilaksanakan selama
kurang lebih 1 setengah bulan, mulai tanggal 21 Maret sampai tanggal 1
Mei 2016. Penulis bekerja dari hari Senin sampai Jumat selama 8 jam
setiap hari. Senin sampai Kamis dimulai pukul 09.00 sampai 17.00 WITA
27
sedangkan hari Jumat dimulai pukul 09.00-15.00 WITA
B. Bidang-Bidang Kegiatan Yang Dipraktekkan

Adapun jenis-jenis kegiatan yang dilakukan pada masing-masing


bagian adalah sebagai berikut:
1. Account payable
Account payable merupakan bagian dari department accounting
yang bertugas dalam menangani pembayaran utang atau tagihan hotel
dengan persetujuan dari financial controller. Adapun prosedur tugas-tugas
yang dilaksanakan di bagian account payable yaitu:
a. Memproses pembayaran utang atau tagihan hotel
Invoice yang telah diproses purchasing, receiving, dan cost
control akan dilaksanakan pembayaran melalui account payable. Cara
pembayaran invoice ini dibagi menjadi dua macam yaitu pembayaran
COD (Cash on delivery) dan pembayaran one month credit. COD
adalah pembayaran yang dilakukan harus di bulan yang sama dengan

22

pembelian. Sedangkan one month credit merupakan pembayaran


invoice yang dilakukan sebulan setelah tanggal pembelian.
Ada beberapa jenis metode pembayaran yang dilakukan yaitu
transfer, cheque, cash, serta bank draft. Dalam menentukan rekening
bank Hotel Melia Bali memiliki beberapa rekening bank yaitu bank
mandiri,

bank

mega,

dan

bank

permata.

Pembayaran

menggunakan transfer, cheque bank seluruhnya

yang

menggunakan

rekening bank mandiri.


Payment voucher harus ditandatangani oleh Departement
Head, Financial controller, General manager, dan Account payable.
Apabila menggunakan cheque maka dibuatkan cek dan harus
mendapat persetujuan Financial controller dan General manager. Jika
pembayaran cash maka supplier akan datang ke bagian AP untuk
menagih pembayaran dengan membawa kwitansi yang nantinya akan
disimpan bersama payment voucher kemudian payment voucher
difotocopy dan dibawa ke general cashier untuk dibayarkan cash oleh
general cashier kepada supplier bersangkutan. Dalam pembuatan
payment voucher terkadang ada tagihan yang dikenakan pajak yaitu
pajak penghasilan pph 23 sebesar 2% apabila tagihan itu bersifat jasa.
Untuk memproses invoice account payable one month credit
yaitu dengan cara:
1) Seluruh invoice yang telah diproses diambil di cost control,
kemudian dikelompokkan berdasarkan nama supplier
2) Setelah semua invoice terkumpul sesuai dengan nama supplier,
maka dicocokkan invoice tersebut satu per satu dengan aging

23

(daftar nama supplier dan jumlahnya yang diproses di sistem) yang


ada
3) Amount yang ada di aging dengan invoice harus sama
4) Jika sudah sama maka invoice serta aging dimasukkan kedalam
amplop coklat account payable. Kemudian amplop ditulis dengan
nama supplier/vendor, nomor supplier/vendor, jumlah tagihan
dikurangi biaya administrasi bank yaitu sebesar Rp 15.000 apabila
tagihannya lebih atau sama dengan Rp 500.000,- dan kurang dari
Rp 100.000.000,- . Serta dikurangi Rp 35.000,- apabila tagihannya
lebih atau sama dengan Rp 100.000.000,-. Apabila jumlah tagihan
yang kurang dari Rp 500.000,- tidak dikurangi biaya administrasi
5) Kemudian amplop dan aging di stempel paidserta ditandatangani
oleh account payable, financial controller, general manager, serta
apabila pembayaran sudah diterima maka ditandatangani juga oleh
penerima atau supplier bersangkutan.
6) Lalu setiap invoice masing-masing supplier di-posting di account
payable agar dapat mengurangi aging. Sehingga apabila sudah
diposting semua akan di dapatkan sebuah total tagihan yang harus
dibayar kepada seluruh supplier.
7) Setelah itu dibuatkan cheque serta payment voucher sesuai dengan
total

tagihan

seluruh

supplier.

Cheque

tersebut

harus

ditandatangani oleh financial controller, general manager, serta


pihak owner yang ada di Jakarta.
Pada akhir bulan payment voucher yang dibuat dipisahkan antara
yang AP dan direct issue karena invoice AP akan diposting di account
payable agar jumlah agingnya tidak bertambah. Invoice direct issue

24

diposting langsung di ledger oleh assistant financial controller tanpa


diposting di account payable.
2. Cost control
Secara umum dapat penulis berikan gambaran tentang tugas-tugas yang
dilaksanakan selama mengikuti praktek kerja lapangan di bagian Cost
control antara lain:
a. Membuat Daily Food Flash Report
Daily Food Flash Report dibuat untuk mengetahui cost yang
dikeluarkan setiap harinya. Untuk membuat daily cost ada beberapa
bahan-bahan atau dokumen penunjang yang dibutuhkan dan harus
dibuat Cost Contol yaitu:
1) Summary Receiving Report
Summary Receiving Report

dibutuhkan

untuk

mengetahui

pembelian bahan makanan pada hari bersangkutan yang dibuat dari


semua record invoice-invoice penerimaan barang yang dilakukan
oleh pihak receiving dalam satu hari. Setelah pihak receiving memposting ke dalam sistem, semua invoice akan diserahkan pada Cost
control dimana akan dicek kembali kebenaran postingannya
meliputi nama supplier, kode barang yang diterima apakah direct
issue atau stock store, charge account harus benar agar alokasi
biayanya tepat. Setelah benar cost control akan melakukan transfer
invoicing ke pihak Account payable dan dibuatlah Summary
Receiving Report.
2) Total Consume
Total Consume dibutuhkan untuk mengetahui jumlah biaya yang
dikeluarkan dari food store room requisition yang dibuat dari hasil

25

postingan pihak store terhadap barang yang di request dalam hari


bersangkutan.
3) Membuat Dailly Officers Meals
Dibutuhkan untuk mengetahui biaya-biaya compliment untuk
perjamuan. Yang dibuat terdiri dari:
a) Officer Check yaitu makanan atau minuman compliment untuk
departement head dan staff tertentu.
b) Entertainment yaitu makanan atau minuman compliment untuk
reimbursement di hotel (band, dancer, pianist) dan relasi bisnis
demi keperluan promosi.
4) Food Others Credit
Food Others Credit dibutuhkan untuk mengetahui biaya food yang
digunakan untuk fruit basket di kamar-kamar, decoration, food yang
digunakan oleh in-house manager.
5) Revenue per outlet yang didapat dari income audit
Setelah bahan-bahan atau report-report di atas selesai dibuat. Maka
Daily Food Flash Report akan siap untuk dibuat.
b. Melakukan physical inventory di F&B store, general store, pada setiap
bulan. Pertama petugas cost control akan mencetak quantity on hand
yang berisi kode nama-nama barang dan jumlah barang yang ada di
store menurut sistem. kemudian di hitung fakta barang yang ada pada
store dicocokkan dengan jumlah yang ada di quantity On Hand harus
sama. Setelah semua selesai di-inventory input data-data tersebut ke
sistem.
c. Mengawasi dan menyetujui permintaan barang gudang di semua
departemen.
d. Menganalisis jika terjadi kelebihan cost dari standar yang telah
ditentukan serta mengatur sistem control untuk menghindari biaya

26

berlebih dengan mengurangi pengeluaran dan kerugian lainnya tanpa


mengurangi kualitas
e. Mengecek harga dari invoice yang di posting di receiving, karena cost
control memiliki salinan dari kontrak harga yang diberikan oleh
purchasing, sehingga jika harga berlebih, maka invoice tersebut dicoret
atau ganti nota dan harga disesuaikan dengan kontak harga yang
disepakati.

BAB IV
PENUTUP
A. Simpulan
Berdasarkan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan pada Hotel Melia
Bali, dapat penulis simpulkan bahwa Accounting Departement memegang
peranan

yang

sangat

penting

sebab

departemen

ini

merupakan sumber informasi bagi seluruh manajemen hotel, baik itu


pengelola, pemilik, dan seluruh karyawan untuk mengetahui keadaan
keuangan hotel, tingkat profitabilitas, rentabilitas, dan likuiditas hotel. Pada
Hotel Melia Bali telah ada pemisahan fungsi, tanggung jawab, serta
wewenang antara satu bagian dengan bagian yang lain. Contohnya yaitu dalam
hal pengadaan barang: fungsi pembelian (Purchasing), dipisahkan dengan
fungsi penerimaan (Receiving), Receiving dipisahkan dengan fungsi gudang

27

(penyimpanan), Purchasing dipisahkan dengan fungsi Cost control, dan Cost


control dipisahkan dengan fungsi pembayaran (Account payable). Ini terbukti
bahwa sistem pengendalian intern pada Hotel Melia Bali sudah bagus.
Melalui Praktek Kerja Lapangan ini, penulis mengetahui bagaimana
cara kerja dari masing-masing bagian pada Accounting Departement Hotel
Melia Bali dalam menangani tugasnya masing-masing. Penulis juga
mendapatkan pengalaman yang tidak pernah didapatkan langsung di bangku
kuliah yang berupa praktek.
Berikut adalah rangkuman hasil kerja dari masing-masing bagian:
1. Account payable
Account payable adalah bagian yang menangani segala jenis pembayaran
perusahaan. Pembayaran dilakukan
34 kepada supplier, koperasi, pegawai,
dan lain-lain. Menyiapkan payment voucher untuk setiap transaksi untuk
dijadikan bukti pengeluaran. Pembayaran dilakukan menggunakan check,
cash, maupun transfer.
2. Cost control
Cost control merupakan bagian yang bertugas mengawasi dan mengontrol
cost agar tidak melebihi budget. Setiap barang yang diterima oleh
receiving akan diperiksa harga serta jumlah yang diterima. Barang yang
keluar dari store juga akan diperiksa oleh cost control tujuannya untuk
pembuatan cost harian
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat diberikan selama mengikuti kegiatan
praktik kerja lapangan pada Hotel Melia Bali adalah sebagai berikut:
1. Bagi Politeknik Negeri Bali
Politeknik Negeri Bali perlu adanya peningkatan kerjasama yang baik
dengan pihak industri, karena berkembangnya jumlah industri baru yang
akan menggantikan industri lama, sehingga Politeknik Negeri Bali

28

diharapkan lebih aktif dalam mencari mitra industri yang baru dalam
rangka pelaksanaan program praktik kerja lapangan ini. Selain itu
Politeknik Negeri Bali sebaiknya memperpanjang waktu pelaksanaan
Praktik Kerja Lapangan agar mahasiswanya mempunyai pengalaman yang
lebih lama lagi.
2. Bagi Mahasiswa
Bagi mahasiswa yang akan melaksanakan program praktik kerja lapangan
pada hotel atau perusahaan sejenis lainnya diharapakan mempunyai
kedisiplinan dan ketekunan yang tinggi, serta melakukan komunikasi yang
baik dengan para staf perusahaan tersebut agar nama baik Politeknik Negeri
Bali tetap terjaga.

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN


PADA HOTEL MELIA BALI

29

OLEH
LUH PUTU LILIANA DEWI
1215644078

POLITEKNIK NEGERI BALI


JURUSAN AKUNTANSI
BADUNG
2016
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
PADA HOTEL MELIA BALI

30

Oleh:
LUH PUTU LILIANA DEWI
1215644078

Laporan Praktik Kerja Lapangan Ini Dibuat Guna Memenuhi Salah Satu Syarat
Untuk Menyelesaikan Program Pendidikan Diploma IV
Pada Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bali

Disetujui Oleh:
Koordinator PKL,

Pembimbing PKL,

I Made Agus Putrayasa,SE.,MSA.,Ak

Ni Wayan Dewinta Ayuni,S.Si.,M.Si

NIP. 197808292008011007

NIP. 198906222014042001

Disahkan Oleh:
Ketua Jurusan Akuntansi

I Made Sedana Yasa, SE., M.M.A.,Ak


NIP. 196907081997031001
KATA PENGANTAR

31

Puji Syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat rahmat-Nya Laporan Praktek Kerja Lapangan pada Hotel Melia Bali ini
dapat terselesaikan tepat pada waktun. Laporan ini merupakan laporan mengenai
Praktik Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan penulis selama tiga bulan yaitu
mulai 1 Februari sampai 1 Mei 2016 pada Hotel Melia Bali.
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun sebagai salah satu persyaratan
untuk menyelesaikan pendidikan Diploma IV pada jurusan Akuntansi di
Politeknik Negeri Bali. Di dalam penyelesaian Laporan Praktik Kerja Lapangan
ini, penulis bnyak memperoleh bimbingan, bantuan, dan dorongan dari berbagai
pihak.
Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan teria
kasih kepada:
1. Bapak Ir. Made Mudhina, M.T. selaku Direktur Politeknik Negeri Bali, yang
menyediakan fasilitas selama penulis belajar di Politeknik Negeri Bali .
2. Bapak I Made Sedana Yasa, SE., M.M.A.,Ak, selaku Ketua Jurusan Akuntansi
yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk melakukan Praktek
Kerja Lapangan.
3. Bapak I Made Agus Putrayasa, SE.,MSA.,Ak selaku Koordinator Praktek
Kerja Lapangan yang telah memberikan pengarahan serta bimbingan dalam
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
4. Ibu Ni Wayan Dewinta Ayuni,S.Si.,M.Si selaku pembimbing Praktek Kerja
Lapangan yang telah memberikan bimbingan kepada penulis dengan penuh
kesabaran.

32

5. Semua dosen dan semua staff administrasi di lingkungan Jurusan Akuntansi


Politeknik Negeri Bali yang telah memberikan informasi yang penulis lakukan
di dalam menunjang kelancaran penyusunan laporan ini.
6. Ibu Happy Hapsari selaku asisten training manager yang telah memberikan
kesempatan kepada penulis untuk melakukan praktik kerja lapangan di Hotel
Melia Bali
7. Bapak I Wayan Wirata selaku financial comptroller yang telah memberikan
kesempatan kepada penulis untuk melakukan praktik kerja lapangan pada
bagian accounting di Hotel Melia Bali
8. Semua staff accounting Hotel Melia Bali yang telah banyak membantu dalam
memberikan kesempatan, data dan informasi yang penulis lakukan dalam
penyusunan laporan ini.
9. Keluarga dan orang tercinta yang selalu memberikan semangat dan dorongan
serta dukungan moril maupun materiil dalam penyusunan laporan ini.
10. Semua pihak terkait yang telah banyak membantu penulis selama melakukan
pencarian data maupun penyusunan laporan ini
11. Teman-teman serta berbagai pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per
satu, yang juga telah banyak memberikan bantuan kepada penulis hingga
terselesaikannya laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
Penulis meyadari bahwa laporan ini masih banyak terdapat kekurangan
sehingga jauh dari kesempurnaan, hal ini mengingat dari terbatasnya kemampuan
dan pengalaman serta waktu yang penulis miliki di dalam penyusunan laporan ini.

33

Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun
demi sempurnanya laporan ini

Badung, Mei 2016

Penulis