QUALITY PROCEDURE

CONTRACT REVIEW
TINJAUAN KONTRAK

DMI-QP-04
Rev. No.: 1
Date: 07 June 2002
Page: 1

Purpose

Tujuan

This contract review procedure is to ensure that

DMIRSA MEDAN and the Client as well as
subcontractors agree and can fulfill to all
requirements and conditions specified in the
contract. This procedure describes the process
in reviewing the contract to ensure that all
requirements and conditions in the contract are
fulfilled.This procedure is to ensure that PTDMI
and the client understand and agree to all
requirements and conditions addressed in the
contract.

Prosedur tinjauan kontrak ini untuk memastikan

bahwa DMIRSA MEDAN dan Klien demikian juga
subkontraktor
sepakat/setuju
dan
dapat
memenuhi semua persyaratan/pemintaan dan
kondisi yang dirincikan dalam kontrak. Prosedur
ini menjelaskan proses tinjauan kontrak untuk
memastikan semua persyaratan dan kondisi
yang ada di dalam kontrak dapat dipenuhi.

Scope

Lingkup

The contract review procedure applies to

contracts or equivalent agreements, supplied by
the Client or DMIRSA MEDAN or subcontractor in
executing a project or prior to signing a
contract.

Prosedur tinjauan kontrak berlaku untuk kontrak

atau perjanjian yang serupa, yang dipersiapkan
oleh
Klien
atau
DMIRSA
MEDAN
atau
subkontraktor untuk proyek yang sedang
berlangsung atau sebelum penandatanganan
kontrak.This procedure applies to all PTDMI
project contracts.

Responsibility

Tanggung Jawab

Lead Consultant (LC) is responsible to:

Lead Consultant (LC) bertanggung jawab untuk:

Review
the
contract
or
equivalent
agreement with assistance of PM and sign
DMIRSA MEDAN-FORM-12 (Contract Review
Checklist)

Menuntun PM dalam meninjau kontrak dan

menandatangani DMIRSA MEDAN-FORM-12
(Contract Review Checklist).

Inform
PD/D
of
modifications
or
amendments to be made in the contract.

Memberitahu PD/D akan perubahan atau

penambahan yang akan dibuat dalam
kontrak.

President Director (PD)/Director of Mining

Service (DM)/Director of Oil & Gas Services
(DG)/Director of Operation (DO) is responsible
to:

President Director (PD)/Director of Mining

Service (DM)/Director of Oil & Gas Services
(DG)/Director of Operation (DO) bertanggung
jawab untuk:

Resolve incompatibilities between DMIRSA

MEDANs proposal and terms and conditions
with the contract supplied by Client or
Subcontractor.

Menyelesaikan
ketidakcocokan
antara
proposal dan term dan kondisi DMIRSA
MEDAN dengan kontrak yang dipersiapkan
oleh Klien atau Subkontraktor.

Finalize
review
of
modification
amendments to the contract.

Menyelesaikan tinjauan terhadap perubahan

atau penambahan pada kontrak.

Menolak untuk melakukan suatu pekerjaan

apabila terhadap resiko secara hokum pada
waktu melakukan tinjauan kontrak.

or

Decline to carry out the services if major

legal risks are encountered when reviewing
contract.

Project Manager (PM)

Project Manager (PM):

Membantu LC dalam peninjauan kontrak

Assist LC to review contract

Communicate changes or amendments of

the contract to relevant DMIRSA MEDAN
personnel and Subcontractors.

Menginformasikan
perubahan
dan
penambahan dari kontrak kepada DMIRSA
MEDAN personil dan Subkontraktor yang
terkait.

Assist LC/PD/D in mondifying or amending

the contract.

Membantu LC/PD/D didalam merubah atau

menambah persyaratan/kondisi di dalam
kontrak.

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
CONTRACT REVIEW
TINJAUAN KONTRAK
Procedure

DMI-QP-04
Rev. No.: 1
Date: 07 June 2002
Page: 2

Prosedur

1.

The LC, assisted by the PM, shall review the

contract according to DMIRSA MEDANFORM-12 (Contract Review Checklist) to
record any differences between contract
and proposals.

1.

LC dibantu oleh PM, meninjau kontrak

sesuai dengan DMIRSA MEDAN-FORM-12
(Contract Review Checklist) untuk mencatat
perubahan yang ada antara kontrak dan
proposal.

2.

If there are no concerns regarding the

contract review, the contract should be
signed in accordance with DMIRSA MEDANQP-01 (Qualifications and responsibilities
Procedure).

2.

Apabila tidak terdapat masalah didalam

tinjauan
kontrak,
kontrak
harus
ditandatangan sesuai dengan
DMIRSA
MEDAN-QP-01
(Qualifications
and
responsibilities Procedure).

3.

When the differences are associated with

DMIRSA MEDAN interests other than the
subcontractor part, this should be discussed
with the Client:

3.

Apabila perubahan menyangkut dengan

kepentingan DMIRSA MEDAN bukan bagian
yang disubkontraktorkan, hal ini harus
dibicarakan dengan Klien:

4.

Until a mutual agreement is reached;

afterwards, LC/PD/D should sent a
confirmation
outlining
mutual
agreement reached to the Client and
approve the contract (in accordance to
their authority as specified in the
DMIRSA MEDAN-QP-01: Qualifications
and Responsibilities Procedure).

In the event that such agreement is

unlikely to happen, DMIRSA MEDAN
should decline to carry out the services.

When the differences are noticed at the

subcontractor parts, these should be
discussed by PM and/or LC with the parties
involved accordingly:

If the
proposed
including
payment,
writing.

However if disagreement occurs the PM

after consultation with the LC/PD/D
should decide to retain the nominated
subcontractor or select the other ones.
As the later is the case, the DMIRSA
MEDAN-QP-06 (Subcontractor Procedure)
should be followed.

4.

subcontractor
agrees
with
changes in the scope of work
associated budget/schedule of
these should be confirmed in

Setelah kesepakatan kedua belah pihak

tercapai,
kemudian
LC/PD/D
akan
mengirimkan konfirmasi kepada Klien
menyatakan kesepakatan yang dicapai
kedua belah pihak dan mengesahkan
kontrak
(sesuai
dengan
otorisasi
masing-masing
di
dalam
DMIRSA
MEDAN-QP-01:
Qualifications
and
Responsibilities Procedure).

Apabila kesepakatan tidak dicapai,

DMIRSA MEDAN harus menolak untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut.

Apabila perbedaan ditemukan pada bagian

subkontraktor, perubahan tersebut harus
dibicarakan dengan PM dan/atau LC dengan
pihak yang terkait dengan segera.

Apabila subkontraktor setuju dengan

perubahan pada lingkup kerja yang
disarankan
termasuk
biaya/jadwal
pembayaran, maka ini harus disetujui
secara tertulis.

Apabila persetujuan tidak dapat dicapai,

maka PM setelah konsultasi dengan
LC/PD/D akan memutuskan untuk tidak
memakai subkontraktor tersebut atau
memilih
subkontraktor
yang
lain.
Tindakan
selanjutnya
dilaksanakan
sesuai dengan DMIRSA MEDAN-QP-06
(Subcontractor Procedure).

5.

After contract approval, the LC/PM shall

ensure that DMIRSA MEDAN personnel and
project team members are disseminated
with the changes as relevant.

5.

Setelah kontrak disahkan, LC/PM harus

memastikan bahwa personil DMIRSA MEDAN
dan anggota tim proyek sudah mengetahui
perubahan yang ada.

6.

After contract approval, the DMIRSA MEDANFORM-12 (Contract Review Checklist) and
copy of approved contract including all
records of changes shall be maintained by
the PM as part of the project files; the
original contract should be given to and
maintained by the Accounting Manager (AM)
in the project financial file.

6.

Setelah kontrak disahkan, DMIRSA MEDANFORM-12 (Contract Review Checklist) dan

salinan kontrak yang telah disahkan
termasuk semua catatan perubahan harus
disimpan oleh PM sebagai bagian dari arsip
proyek, sdokumen kontrak asli harus
diberikan dan disimpan oleh Accounting
Manager (AM) di arsip keuangan proyek.

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
CONTRACT REVIEW
TINJAUAN KONTRAK
7.

If there is a significant change during the

execution of the project, then the PM after
consultation
with
the
LC/PD/D
shall
complete the DMIRSA MEDAN-FORM-17
(Project Change Control) according to
DMIRSA MEDAN-QP-05 (Project Control
Procedure) and forward it to the Client for
approval. The approved DMIRSA MEDANFORM-17 shall be treated as integral part of
the contract.

Related Documents

7.

DMI-QP-04
Rev. No.: 1
Date: 07 June 2002
Page: 3

Apabila terjadi perubahan penting selama

pekerjaan proyek berlangsung, maka PM
dengan
konsultasi
bersama
LC/PD/D
melengkapi
DMIRSA
MEDAN-FORM-17
(Project Change Control) sesuai dengan
DMIRSA MEDAN-QP-05 (Project Control
Procedure) dan menyerahkannya kepada
Klien untuk disahkan. DMIRSA MEDANFORM-17 yang telah disahkan diperlakukan
sebagai bagian dari kontrak.

Dokumen Terkait
DMIRSA
MEDAN-QP-01

Qualifications and Responsibilities Procedure

DMIRSA
MEDAN-QP-05

Subcontractor Procedure

DMIRSA
MEDAN-QP-06

Authorization to Proceed

Project Control Procedure

Contract Review Checklist

DMIRSA
MEDAN-FORM11

Project Change Control

DMIRSA
MEDAN-FORM12
DMIRSA
MEDAN-FORM17

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.