Anda di halaman 1dari 8

QUALITY PROCEDURE

DOCUMENT AND DATA CONTROL

PENGAWASAN DOKUMEN

DAN

Date: 07 June 2002


Page: 1

DATA

Purpose

Tujuan

This procedure is to detail the method for


controlling the receipt, approval, revision and
release of all documents and data.

Tujuan dari prosedur ini adalah merinci metode


untuk pengawasan penerimaan, pengesahan,
revisi dan penerbitan semua dokumen dan data.

Scope

Lingkup

This procedure applies to all RSA MEDAN


documents and data.

Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen dan


data RSA MEDAN.

Responsibilities

Tanggung Jawab

The Project Manager (PM) is responsible for


controlling
related
project
documents and data.

Project Manager (PM) bertanggungjawab untuk


mengawasi dokumen dan data yang
berhubungan dengan proyek.

All Section Managers (SM) are responsible for


controlling all documents and data related to
his/her section.

Semua Section Manager (SM) bertanggungjawab


untuk mengawasi semua dokumen
dan data yang terkait dengan
seksinya.

Procedure

Prosedur

Incoming Documents and Data

Dokumen dan Data Masuk

Mail and Couriered Items

Surat dan Barang kiriman

1. Where there is no indication personal,

1. Apabila tidak disebutkan personal, pribadi


atau rahasia, semua surat dan barang
kiriman masuk yang berhubungan dengan
kegiatan RSA MEDAN boleh dibuka oleh
Bagian ARSA Medannistrasi. Bagian ARSA
Medannistrasi
akan
mencatat
tanggal
penerimaan dan mengisi RSA MEDAN-FORM52 (Incoming Document Register). Dokumen
yang dibawa oleh klien atau dibawa waktu
pertemuan harus diberikan pada Bagian ARSA
Medannistrasi untuk didaftarkan.

private or confidential, all incoming


mail and couriered items relating to RSA
MEDAN business shall be opened by the
ARSA Medannistration Section. The ARSA
Medannistration Section shall record the
items to indicate date of receipt and
registration number, and then complete
RSA MEDAN-FORM-52 (Incoming Document
Register). Documents brought in by the
client or handed over during a meeting
shall first be forwarded to reception for
registration.
2.

Where the incoming material consists of


more than one item, each item shall be
recorded individually.

2.

Apabila material yang diterima lebih dari satu


jenis, tiap jenis harus dicatat tersendiri.

3.

The aRSA Medannistration section shall


pass the incoming item to the addressees
mailbox, or that of the SM or PD/D in
his/her absence.

3.

Bagian ARSA Medannistrasi akan meneruskan


mail/kurier yang masuk kepada yang dituju
atau penerima delegasi atau diteruskan
kepada SM yang terkait atau PD/D kalau yang
bersangkutan tidak hadir.

4.

All staff
regularly.

4.

Semua staf harus mengecek kotak surat


masing masing secara teratur.

shall

check

his/her

mailbox

Facsimiles

Facsimile

5. All facsimiles shall be registered in the RSA

5. Semua fax harus didaftar dalam RSA MEDANFORM-53 (Incoming Facsimile Register), dan
dicap oleh Bagian ARSA Medannistrasi.
Salinan fax harus diberikan kepada yang
bersangkutan atau penerima wewenang atau
SM atau PD/D bila yang bersangkutan tidak
hadir.
Fax asli disimpan dalam Arsip Fax
Masuk secara kronologi.

MEDAN-FORM-53
(Incoming
Facsimile
Register), and be stamped by the ARSA
Medannistration section. A copy of the fax
shall be passed to the addressee or to the
SM or DP/D in his/her absence.
The
original fax is kept in the Incoming Fax
chronological file.

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
DOCUMENT AND DATA CONTROL

PENGAWASAN DOKUMEN
E-mail

E-mail

6.

6.

All e-mail shall be checked daily.


All
incoming e-mail shall be registered using
RSA MEDAN-FORM-54 (Incoming E-mail
Register) then passed to the addressees or
associated SM or PD/D in their absence. If
any attachments accompany the e-mail,
they shall be checked in accordance with
RSA MEDAN-QP-13 (Electronic Data Control
Procedure). A printed copy shall be kept in
the Incoming E-mail chronological file.
All incoming email addressed to individual
should be registered to RSA MEDAN-FORM54 (Incoming E-mail Register).

DAN

DATA

Semua e-mail akan diperiksa setiap hari.


Semua e-mail yang masuk didaftarkan
menggunakan
RSA
MEDAN-FORM-54
(Incoming E-mail Register) dan diserahkan
kepada yang dituju atau penerima wewenang
atau SM atau PD/D bila dia tidak hadir.
Apabila ada lampiran, lampiran tersebut
harus diperiksa sesuai RSA MEDAN-QP-13
(Electronic Data Control Procedure). Salinan
akan disimpan dalam arsip E-mail Masuk
yang disusun secara kronologi.
Semua email masuk yang dialamatkan ke
personal email harus didaftar dalam RSA
MEDAN-FORM-54 (Incoming E-mail Register).

Publications and Videos/Cassettes

Terbitan dan Video/Kaset

7.

7.

Following registration, such items shall be


registered and then stored or distributed
by the librarian.

Date: 07 June 2002


Page: 2

Setelah didaftarkan, terbitan atau video/kaset


tersebut disimpan atau distribusikan oleh
pustakawan.

Client Supplied Documents and Data

Dokumen dan Data dari Klien

8. All Client supplied documents and data

8. Semua data dan dokumen yang diberikan

shall be registered according to type. RSA


MEDAN-FORM-18
(Project
Documents
Register) shall indicate whether they must
be returned to the Client or not. All Client
documents and data shall be verified in
accordance
with
RSA
MEDAN-QP-09
(Verification Procedure).

Klien harus didaftar sesuai jenisnya.


RSA
MEDAN-FOROM-18
(Project
Documents
Register) akan mengindikasikan apabila harus
dikembalikan kepada Klien atau tidak. Semua
dokumen dan data dari Klien
harus
diverifikasi sesuai dengan RSA MEDAN-QP-09
(Verification Procedure).

9.

Non-conforming documents or data shall


be treated in accordance with RSA MEDANQP-10 (Corrective Action Procedure).

9.

Dokumen atau data yang tidak sesuai harus


ditindak lanjuti sesuai dengan RSA MEDANQP-10 (Corrective Action Procedure).

10. When returning Client documents and data


RSA MEDAN-FORM-50 (Transmittal Sheet)
should be attached, signed by the client
and returned to RSA MEDAN. The signed
RSA MEDAN-FORM-50 shall then be
included as part of the Project File.

10. Pengembalian data dan dokumen kepada


klien RSA MEDAN-FORM-50 (Transmittal
Sheet) harus dilampirkan, dan ditandatangani
oleh klien dan dikembalikan ke RSA MEDAN.
RSA MEDAN-FORM-50 yang ditandatangani
bagian dari Arsip Proyek.

Outgoing Documents and Data

Dokumen dan Data Keluar

Mail and Couriered Item

Surat dan barang kiriman

11. All outgoing mail and couriered items shall


have
a
reference
number
and
project/proposal/prospect/task number and
then registered in the RSA MEDAN-RD-15
(Outgoing Document Register) by the
ARSA Medannistration Section prior to
delivery.
All outgoing items shall be
accompanied by RSA MEDAN-FORM-50
(Transmittal Sheet).

11. Semua surat dan barang kiriman keluar harus


memiliki
nomor
referensi
dan
nomor
proyek/proposal/ prospek/tugas dan didaftar
dalam
RSA
MEDAN-RD-15
(Outgoing
Document Register) oleh Bagian ARSA
Medannistrasi sebelum dikirim.
Semua
mail/kurier keluar disertai dengan RSA
MEDAN-FORM-50 (Transmittal Sheet).

12. Any electronic data shall be virus-checked


before release in accordance with RSA
MEDAN-QP-13 (Electronic Data Control
Procedure).

12. Data elektronik harus diperiksa virusnya


sebelum dikirim sesuai RSA MEDAN-QP-13
(Electronic Data Control Procedure).

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
DOCUMENT AND DATA CONTROL

PENGAWASAN DOKUMEN

DAN

Date: 07 June 2002


Page: 3

DATA

Facsimiles

Facsimile

13. All outgoing facsimiles shall have a


reference
number
and
project/proposal/prospect/task number and
be registered in the RSA MEDAN-FORM-56
(Outgoing Facsimile Register). A copy of
the transmitted fax is returned to the PM.
The original fax is filed in the Outgoing Fax
chronological file.

13. Semua fax keluar harus mempunyai nomor


referensi
dan
nomor
proyek/proposal/
prospek/tugas dan didaftar dalam RSA
MEDAN-FORM-56
(Outgoing
Facsimile
Register).
Salinan fax yang telah dikirim
dikembalikan ke PM. Fax asli diarsip dalam
arsip Fax Keluar secara kronologi.

E-mail

E-mail

14. All outgoing e-mail is automatically


transmitted to the receiver and shall be
registered
in
RSA
MEDAN-FORM-57
(Outgoing E-mail Register). A hardcopy
shall be filed in the Outgoing E-mail
chronological file.

14. Semua
e-mail
keluar
secara
otomatis
sampaikan kepada penerima dan didaftar
dalam RSA MEDAN-FORM-57 (Outgoing E-mail
Register). Hardcopynya akan diarsip dalam
arsip E-mail Keluar secara kronologi.

All outgoing email send by individual


should be registered to RSA MEDAN-FORM57 (Outgoing E-mail Register).

Semua email keluar melalui personal email


harus didaftar dalam RSA MEDAN-FORM-57
(Outgoing E-mail Register).

Reference Numbers

Nomor Referensi

15. Reference numbers shall be provided for all


outgoing items.

15. Nomor referensi akan dipersiapkan untuk


semua hal keluar.

The reference number contains sender


initials, date and number in chronological
order.
The chronological number must
start from one (01) each day.

Nomor referensi meliputi inisial, tanggal, dan


nomor urut. Nomor urut harus dimulai dari 01
setiap hari.

Add initial code at the end of reference


number such as:
f= fax

Ditambahkan inisial
referensi seperti:

pada

akhir

nomor

f= fax
e= email

e= email

t= transmittal sheet

t= transmittal sheet
m= memo

m= memo
l= surat

l= letter

MoM= Minutes of Meeting

MoM= Minutes of Meeting


For example: KHS-130599-03f is the third
outgoing item in form of fax sent by KHS
on 13 May 1999.

Sebagai contoh
KHS-130598-03f adalah
kiriman ketiga dari KHS pada tanggal 13 Mei
1998, berupa fax.

Project/Tasks Number

Nomor Proyek/Tugas

16. A project/task number shall be provided for


all outgoing items.
The project/task
number item must be completed with one
of the following:

16. Nomor proyek/tugas harus disiapkan untuk


semua dokumen/data yang keluar.
Nomor
tugas/proyek harus diikuti salah satu nomor
dibawah ini:

General (09358)

Umum (09358)

Prospect/SOQ such as 98-011-0

Prospek/SOQ seperti 98-011-0

Proposal such as 817-98-11-1

Proposal seperti 817-98-11-1

Project Number such as 22285-001-358

Nomor proyek seperti 22285-001-358

Confidential (09358-XXX, where XXX is the


senders initials)

Confidential (09358-XXX, dimana XXX adalah


inisial pengirim)

Word Processing/Drafting

Pengetikan/Drafting

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
DOCUMENT AND DATA CONTROL

PENGAWASAN DOKUMEN

DAN

Date: 07 June 2002


Page: 4

DATA

17. Prior to requesting word processing, the


initiator shall complete RSA MEDAN-FORM51 (Word Processing/Drafting Request). All
documents shall be formatted according to
RSA MEDAN-RD-03 (Style Guide) and RSA
MEDAN-RD-02 (GIS Guide).

17. Sebelum
meminta
pengetikan/drafting,
inisiator harus melengkapi RSA MEDANFORM-51 (Word Processing/Drafting Request).
Format dokumen harus sesuai RSA MEDANRD-03 (Style Guide) and RSA MEDAN-RD-20
(GIS Guide).

Curriculum Vitae

Biodata

18. All Curriculum Vitae shall be formatted


according to RSA MEDAN-RD-03 (Style
Guide). Curriculum Vitae shall be saved by
name on to the Server.

18. Semua Biodata akan diformat sesuai RSA


MEDAN-RD-30 (Style Guide). Biodata akan
disimpan dengan nama pada Server.

19. A secretarial staff member is placed in


charge of Curriculum Vitae. A hardcopy of
each curriculum vitae shall be filed in the
filing cabinet and updated once every six
months
for
RSA
MEDAN
employees/professional personnel.
All
Curriculum Vitae shall be registered in RSA
MEDAN-FORM-58
(Curriculum
Vitae
Register).

19. Seorang
sekretaris
ditempatkan
untuk
menangani Biodata. Hardcopy dari masingmasing Biodata akan diarsip dalam filing
cabinet dan diperbaharui setiap enam bulan
sekali untuk tenaga profesional RSA MEDAN.
Semua Biodata akan didaftar dalam RSA
MEDAN-FORM-58 (Curriculum Vitae Register).

RSA MEDAN Files

Arsip Proyek

Financial Project File

Arsip Keuangan Proyek

20. Upon project authorization the Accounting


Section shall create a Financial Project File
for the related project.
The Financial
Project File shall be labeled with the
project number, client name, project name
and where applicable, file volume (e.g.
Volume 2 of 3).

20. Selama otorisasi proyek Accounting Section


akan membuat Arsip Keuangan Proyek untuk
proyek yang bersangkutan. Arsip Keuangan
Proyek akan diberi nama dan nomor proyek,
nama klien, nama proyek dan bila mungkin
arsip bervolume (misal Volume 2 dari 3)

21. At a minimum, the Financial Project File


shall contain the following items:

21. Minimal Arsip Keuangan


memuat hal-hal berikut :

Proyek

harus

Copy of proposal,

Salinan proposal,

Letter of authorization to proceed or


award letter,

Surat otorisasi untuk proses atau surat


penyerahan,

Copy of contract,

Salinan kontrak,

Job set-up forms,

Job set-up forms,

Weekly job summary reports (JRS),

Copy of invoices,

Laporan mingguan ringkasan pekerjaan


(JRS),

All correspondence related to financial


aspects of the project,

Salinan tagihan,

Job completion report (MLG980) and


job completion by cost code (MLG970)
which would be available after the
project has been closed,

Semua korespondensi yang berhubungan


dengan keuangan proyek,

Laporan job completion (MLG980) dan job


completion by cost code (MLG970) yang
akan ada setelah proyek ditutup,

Service Agreement with subcontractor.

Service Agreement dengan subkontrator.

Job status

Status pekerjaan

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE

Date: 07 June 2002


Page: 5

DOCUMENT AND DATA CONTROL

PENGAWASAN DOKUMEN

DAN

DATA

Project Files

Arsip Proyek

22. Upon project authorization, the PM or


appointed project team member shall
create a new Project File specifically for
that project.

22. Selama otorisasi proyek, PM atau anggota


team proyek yang diangkat akan membuat
Arsip Proyek baru khusus untuk proyek yang
bersangkutan.

23. The Project File generally consists of:

23. Arsip Proyek umumnya terdiri atas :

Copy of proposal, copy of contract,


client brief, PDP, etc.,

Salinan
proposal,
salinan
pengarahan klien, PDP, dst.,

Project quality related documents,

Dokumen
proyek,

Correspondence,

Korespondensi,

Fieldwork activities,

Kegiatan lapangan,

Laboratory results,

Hasil Laboratorium,

Data Analysis,

Analisa data,

Reports,

Laporan,

Graphics/Drawings/Maps,

Grafik/Gambar/Peta,

Miscellaneous documents.

Dokumen lain.

24. The Project File shall be labeled with the


project number, client name, project name
and where applicable, file volume (e.g.
Volume 2 of 3).
25. The PM or assigned team member shall
complete RSA MEDAN-FORM-18 (Project
Document Register). The recipient and
sender of project documents and data
shall inform the PM regarding the
documents or data and shall file a copy of
the documents or data in the Project File in
chronological order, with the most recent
document filed on top.

yang

berhubungan

kontrak,
dengan

24. Arsip Proyek harus diberi nomor proyek, nama


klien, nama proyek dan bila mungkin, arsip
bervolume (misal volume 2 dari 3).
25. PM atau anggota team yang diangkat
melengkapi RSA MEDAN-FORM-18 (Project
Document Register). Penerima atau pengirim
dokumen dan data proyek harus diberitahu
kepada PM sehubungan dokumen atau data
tersebut dan dokumen dan data tersebut
diarsipkan dalam Arsip Proyek secara
berurutan dengan dokumen terbaru di bagian
atas.

26. All project confidential documents should


be marked or stamped confidential and
limited access to the documents should be
made.

26. Semua dokumen proyek yang rahasia harus


ditandai atau dicap confidential dan akses
untuk dokumen tersebut dibatasi.

27. All Project Files shall be filed by the


librarian after closure. In-active Project
Files shall be placed in storage, labeled
and registered in RSA MEDAN-FORM-67
(Archive Box Register).

27. Semua Arsip Proyek akan diarsip oleh


pustakawan setelah penutupan proyek. Arsip
Proyek yang tidak aktif akan ditempatkan di
penyimpanan, diberi nama dan didaftar
dalam RSA MEDAN-FORM-67 (Archive Box
Register).

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
DOCUMENT AND DATA CONTROL

PENGAWASAN DOKUMEN

DAN

Date: 07 June 2002


Page: 6

DATA

Quality Records

Catatan Mutu

28. RSA MEDAN quality records are divided


into two parts i.e. first part is Project Files
(Project and Financial Project) and the
second part is Quality General Files
(Management Review, Corrective Action,
etc). Quality records shall comprise but
not be limited to the following:

28. Catatan mutu RSA MEDAN terbagi atas dua


bagian yaitu pada Arsip Proyek (Arsip Proyek
dan Keuangan Proyek) dan Arsip Catatan
Mutu Umum (Management Review, Corrective
Action, dll). Catatan mutu harus terdiri atas
tapi tidak dibatasi sebagai berikut :

Catatan verifikasi,

Catatan pertemuan
manajemen,

Training records,

Catatan pelatihan,

Contract review and amendment records,

Catatan tinjauan kontrak dan perubahan


kontrak,

Change control records,

Catatan pengawasan perubahan,

List of approved subcontractors,

Daftar subkontraktor yang disetujui,

Audit report (external and internal),

Laporan audit (external dan internal),

Non-conformance and corrective action

Catatan ketidaksesuaian
perbaikan,

Tinjauan kegiatan subkontraktor,

Masukan dari Klien

Verification records,
Management review meeting records,

records,

Subcontractor performance review,


Client Feedtback
Any records which would be of significant
value in demonstrating conformance to project
requirements

tentang

dan

tinjauan

tindakan

Catatan lain secara rinci dalam kegiatan sesuai


kebutuhan proyek.

29. All project quality records shall be


compiled progressively during the series of
work as relevant documents are reviewed
and approved.

29. Semua catatan mutu proyek akan disusun


selama berlangsungnya rangkaian pekerjaan
seperti tinjauan dokumen yang terkait dan
telah disetujui.

30. All quality records shall be kept in an


appropriate location so they can be easily
accessed, and retrieved.
These are
detailed in RSA MEDAN-FORM-01 (Quality
System Documents Register)). The Project
Quality Officer (PQO) shall assist the PM to
maintain all project quality records.

30. Semua catatan mutu akan disimpan dalam

Library Documents and Data

Dokumen dan Data Perpustakaan

31. All Library documents and data is


maintained in accordance with RSA
MEDAN-RD-04 (Library Guide).

31.

Document Revision Control

Pengawasan Revisi terhadap Dokumen

32. All revisions to documents shall be filled in


numerical
order
for
internal
use
(commencing with revision 0), until the
final document has been completed.
Personnel who make revisions/changes
(Initiator) shall fill in RSA MEDAN-FORM-19
(Verification Record).

32.

tempat yang cocok sehingga memudahkan


akses dan mendapatkan kembali. Secara
terperinci diuraikan pada RSA MEDAN-FORM01 (Quality System Documents Register).
Project Quality Officer (PQO) akan membantu
PM untuk memelihara semua catatan mutu
proyek.

Semua dokumen dan data perpustakaan


akan dirawat sesuai dengan RSA MEDAN-RD04 (Library Guide).

Semua revisi dokumen akan diisi secara


berurutan sesuai angka untuk digunakan
internal (dimulai dengan revisi 0), sampai
dokumen final selesai. Orang yang membuat
perubahan/revisi harus mengisi RSA MEDANFORM-19 (Verification Record).

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
DOCUMENT AND DATA CONTROL

PENGAWASAN DOKUMEN

DAN

Date: 07 June 2002


Page: 7

DATA

33. In most instances electronic copies of


superseded versions will not be retained
unless specifically requested by the author.

33. Dalam kebanyakan contoh salinan elektronik


dari revisi yang digantikan tidak akan
disimpan kecuali permintaan khusus dari
pembuatnya.

34. All invalid or obsolete project documents


shall be promptly removed from circulation
and marked superseded, by the PM, and
retained until project completion or as
otherwise determined by the PM.
Any
superseded project documents that need
to be retained for legal and other purposes
shall be suitably identified by the LC and
maintained in the Project File.

34. Semua dokumen yang tidak berlaku segera


ditarik dari peredaran dan ditandai sudah
diganti oleh PM dan disimpan sampai proyek
selesai atau ditentukan oleh PM. Dokumen
proyek lain yang diganti perlu disimpan untuk
kebutuhan legal dan tujuan lain akan
diidentifikasi oleh LC dan disimpan dalam
Arsip Proyek.

Retention Time

Waktu Penyimpanan

35. RSA MEDAN document can be disposed of


as follows:

34. Dokumen RSA MEDAN dapat diatur sebagai


berikut:

All
outgoing/incoming
documents
including register 2 years.

Semua dokumen masuk/keluar termasuk


daftar sampai 2 tahun.

All outgoing/incoming faxes including


register 2 years

Semua fax masuk/keluar termasuk daftar


sampai 2 tahun.

All incoming/outgoing e-mail messages


2 year.

Semua pesan e-mail masuk/keluar sampai


2 tahun.

Project Finance Files 7 years.

Arsip keuangan proyek 7 tahun.

Project Files 7 years.

Arsip proyek 7 tahun.

Unsuccessful Proposal copies 2 years

Salinan proposal yang gagal 2 tahun.

Timesheet 7 years.

Timesheet 7 tahun.

Report originals indefinitely.

Laporan asli tidak ditentukan.

Quality General Files 7 years.

Arsip umum mutu 7 tahun.

Related Documents

Dokumen Terkait

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
DOCUMENT AND DATA CONTROL

PENGAWASAN DOKUMEN
RSA
09

MEDAN-QP-

RSA MEDAN-QP13
RSA
MEDANFORM-01

DAN

DATA

Verification Procedure
Electronic Data Control Procedure
Quality System Document Register
Project Document Register
Transmittal Sheet

RSA
MEDANFORM-18

Word Processing/Drafting Request

RSA
MEDANFORM-50

Incoming Facsimile Register

RSA MEDANFORM-51

Outgoing Document Register

RSA
MEDANFORM-52

Incoming Document Register


Incoming E-mail Register
Outgoing Facsimile Register
Outgoing E-mail Register

RSA
MEDANFORM-53

Curriculum Vitae Register

RSA
MEDANFORM-54

Style Guide

RSA
MEDANFORM-55

Date: 07 June 2002


Page: 8

Archive Box Register


Library Guide

RSA
MEDANFORM-56
RSA
MEDANFORM-57
RSA
MEDANFORM-58
RSA
MEDANFORM-67
RSA MEDAN-RD03
RSA MEDAN-RD04

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.