DAILY MANAGEMENT SYSTEM

Apakah Daily Management System itu?

Daily Management System (DMS)

Adalah sebuah filosofi dan sistem yang selalu berfokus pada apa
yang harus dilakukan supaya secara tepat untuk berhasil melayani
pelangggan saat ini dan hari ini.

D.M.S.
Membantu kita memprioritaskan segala kegiatan dan merespon
dengan cepat untuk hambatan dan peluang-peluang perbaikan.
Mempersingkat administrasi dan memberikan kecepatan dalam respon
organisasi.

Apakah DMS?
DMS kepanjangan dari Daily Management System
DMSadalah sistem manajemen yang memaksimalkan aliran informasi yang
berguna dan menimimalkan jumlah waktu yang dihabiskan / terpakai dalam
meeting
DMSmenghilangkan pemborosan dan standarisasi dalam proses perbaikan
berkelanjutan

Tujuan of Daily Management System

-Fast to detect the problem

-Fast for problem solving
-Fast for problem reporting
-Fast for problem escalation
-Fast for decision making

DMS Cycles
Layer 5
MOR
(Mothly Operation Review)

TK

Layer 4
WOR
PF

FN

Eng

(Weekly Operation Review)

Layer 3
DOR
PM-A

PM-B

MK

(Daily Operation Review)

EI

Layer 2
PM-A

PM-B

Shift A
Shift B
Shift C
Shift D

Shift A
Shift B
Shift C
Shift D

SHO
(Shift Hand Over)
MK-2

EI-2

DMS Event Cycle : Information flows

Dalam organisasi, terdapat 3 arah flow informasi
Semua informasi tersebut, semua adalah kritikal dan sama pentingnya
Top Down
: vision, objectives, support, coaching, answers
Horizontally
: sharing, support, coordination, good practices
Bottom Up
: ideas, opportunities, suggestions, questions
Good Leadership assures good information flow.

DMS Cycle
Efisien & meeting singkat, sesuai dengan peserta meeting
Berdasarkan alur informasi dan eskalasi permasalahan

SHO

DOR

WOR

MOR

SHO (Shift Hand Over)

Meeting untuk operator yang memulai
pekerjaan shift
Dilakukan di area kerja, bukan di ruangan
Tidak hanya untuk bagian produksi, tapi
untuk seluruh bagian yang bekerja bersamasama
Sarana untuk mengevaluasi permasalahan
dan halangan di hari kemarin
Sarana untuk memulai hari dengan
membicarakan tujuan atau hal penting yang
harus diperhatikan hari itu
Sarana untuk menindaklanjuti feedback, ide,
saran, dan mengajak karyawan berdialog
Sarana untuk membuat action plan dan to
do list

Agenda:
Safety
Quality
5S
Productivity
Loss time
Action list

Daily Operation Review

Meeting karyawan operasional dan
fungsional yang dilakukan setelah
DMS1
Meeting dilakukan di area yang
dekat dengan area kerja
Dilangsungkan sekitar 15-20 menit
Tidak hanya untuk produksi tapi juga
bagian lain yang memerlukan
bantuan fungsional support
Sarana untuk mengevaluasi
permasalahan yang dieskalasi dari
meeting SHO
Sarana untuk menindaklanjuti
feedback, ide, saran, dan mengajak
karyawan berdialog

Peserta:
Produksi
Quality
Maintenance
Mill Head (Tentative)

Agenda:
Safety
Quality
5S
Produktivitas
Action list

Weekly Operation Review (WOR)

Meeting antara Kepala divisi
produksi dan Kepala divisi
support (Quality, Supply
Chain, Engineering,
Maintenance)
Dapat dilakukan di meeting
room
Biasanya sekitar 30 menit
Tujuan dari meeting ini
adalah :
Mendiskusikan eskalasi
issue dari DOR
Memastikan bahwa prioritas
dan action yang dilakukan
sejalan
Memonitor project yang
dilakukan bersama

Good Practice:
Meeting ini biasa dilakukan harian antra
manajer produksi dan manajer divisi
support
Peserta meeting melakukan site visit
bersama-sama untuk melihat area kerja
Bila ada kecelakaan kerja, para manajer
pergi bersama untuk melihat tempat
kejadian

Monthly Operation Review (MOR)

Sebaiknya tidak terlalu lama
Jika SHO, DOR dan WOR terlaksana dengan baik, meeting ini dapat
dilakukan secara singkat dan tidak harus mingguan
Plant Manager harus memastikan bahwa topik yang dibahas
menyangkut semua peserta meeting
Bukan merupakan ruang untuk mendiskusikan penyelesaian masalah
Cycle 5 merupakan meeting koordinasi, sarana untuk :
Menyeimbangkan pemakaian resource bersama
Menentukan prioritas untuk tim
Mendiskusikan inisiatif atau informasi yang relevan untuk seluruhnya
Membahas KPI yang kritikal untuk dilakukan oleh seluruh tim
Mendiskusikan issue human resource yang signifikan
Menentukan tujuan organisasi
Bila ada krisis, meeting dilakukan untuk mendiskusikan dan
mengkoordinasikan proses manajemen krisis