QUALITY PROCEDURE

PURCHASING
PEMBELIAN

DMI-QP-06
Rev. No.: 0
Date: 01 April 2002
Page: 1

Purpose

Tujuan

Theseis
purchasing
procedureexplains
describe required stepsthe
for selection,
evaluation
and
engagement
of
subcontractors/vendors
including
subconsultants.

Prosedur pembelian ini menjelaskan langkahlangkah yang harus ditempuh untuk pemilihan,
evaluasi
dan
mempekerjakan
subkontraktor/vendor termasuk subkonsultan.

Scope

Lingkup

The
purchasing
procedures
apply
to
subcontractors/subconsultants for purchasing
their services as well as vendors for
purchasing equipment required for DMIRSA
MEDAN projects.

Prosedur pembelian berlaku untuk pembelian jasa

dari
subkontraktor/subkonsultan
dan
untuk
pembelian alat-alat dari vendor untuk keperluan
proyek DMIRSA MEDAN.

Responsibility

Tanggung Jawab

Approval for services to be subcontracted or

equipment to be purchased is in accordance to
DMIRSA MEDAN-QP-01 (Qualifications and
Responsibilities Procedure).

Pengesahan
pekerjaan
jasa
yang
akan
disubkontraktorkan atau alat-alat yang akan
dibeli harus sesuai dengan DMIRSA MEDAN-QP-01
(Prosedur Kualifikasi dan Tanggung Jawab).

Section Manager (SM) is responsible to:

Section Manager (SM) bertanggung jawab untuk:

Support
PO
in
updating
subcontractors/vendors list.

the

Membantu PO untuk memperbaharui

daftar subkontraktor/vendor.

Approve
the
subcontractors/vendors list.

updated

Mengesahkan daftar subkontraktor/vendor

yang telah diperbaharui.

Project Manager/Proposal Coordinator (PM/PC)

where relevant is responsible to:

Project Manager/Proposal Coordinator (PM/PC)

bertanggungjawab untuk, apabila sesuai:

Select, evaluate and engage suitable

subcontractors/vendors for the project

Memilih, mengevaluasi dan mengontrak

subkontraktor/vendor untuk proyek

Follow up changes in the

Agreement where applicable.

Menindaklanjuti perubahan pada Service

Agreement apabila diperlukan.

Service

Purchasing Officer (PO) is responsible to:

Purchasing Officer (PO) bertanggung jawab untuk:

Update the subcontractors/vendors

lists.

Memperbaharui
subkontraktor/vendor.

Assist PM/PC by preparing list of

subcontractors/vendors
for
the
subcontracted services.

Membantu PM/PC dengan mempersiapkan

daftar
subkontrator/vendor
untuk
pekerjaan yang akan disubkontraktorkan.

daftar

Procedures

Prosedur

Selection

Pemilihan

1.

1.

PM (atau PC bila sesuai) berkonsultasi dengan

SM untuk menentukan pekerjaan/alat yang
akan dibeli/disubkontrakan seperti dicatat
pada DMIRSA MEDAN-FORM-06 (Request for
Proposal Checklist) atau DMIRSA MEDANFORM-08 (Proposal Review Checklist) atau
proposal atau DMIRSA MEDAN-FORM-11
(Authorization to Proceed) atau kontrak.

2.

Minta kepada PO daftar subkontraktor/vendor

yang telah disahkan (DMIRSA MEDAN-FORM24)
sebagai
informasi.
PO
harus
memperbaharui
daftar
tersebut
untuk
mendaftarkan subkontraktor /vendor baru,

2.

At the beginning of the project, the PM (or

PC where relevant)roject Manager in
consultation with SMthe resident Director
shall specify services/equipment to be
purchased/subcontracted as noted in
DMIRSA MEDAN-FORM-06 (Request for
Proposal Checklist) or DMIRSA MEDANFORM-08 (Proposal Review Checklist) or
proposal or DMIRSA MEDAN-FORM-11
(Authorization to Proceed) or contract.
Request
the
lists
of
approved
subcontractors/vendors (DMIRSA MEDANFORM-24) for short listing to PO. PO should

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
PURCHASING
PEMBELIAN
update the list regularly to accommodate
new subcontractors/vendors (if any) based
on input from relevant SM. The updated
list should then be approved by SM. This
DMI-FORM-11
(List
of
Approved
Subcontractors) shall be updated by the
Purchasing Officer, if appropriate, to
include new subcontractors with approval
from the Section Manager.
3.

DMI-QP-06
Rev. No.: 0
Date: 01 April 2002
Page: 2

sesuai dengan masukan dari SM terkait.

Daftar yang sudah diperbaharui kemudian
harus disetujui oleh SM.

The Project Manager.

Evaluation

Evaluasi

4.

The Project Manager or assigned task

specialist
shall
Rrequest
specific
proposalsl(s)/quotations(s) from the short
listedthe subcontractors/vendors(s) for a
given scope of work.

3.

Mintalah proposal/penawaran untuk lingkup

pekerjaan yang akan disubkontraktorkan
kepada setiap subkontraktor/vendor yang
sudah dipilih untuk proyek.

4.

5.

Evaluate The Project Manager shall

evaluate the proposals/quotations and
other relevant factors; namelyusing DMIFORM-12 (Pre-Selection of Subcontractor),
. The final selection is based on past
performance,specific
qualifications,
pricing, previous experience in similar
work, responsiveness to inquiry and the
quality system used using DMIRSA MEDANFORM-25
(Pre-Selection
of
Subcontractors/Vendors).
The DMIRSA
MEDAN-FORM-25
(Pre-Selection
of
Subcontractor) shall be part of thekept in
project file afterwards.

Evaluasi proposal/penawaran dan faktorfaktor lain, seperti performa masa lalu,

kualifikasi, penentuan harga, pengalaman
dengan pekerjaan serupa, tanggapan terhadap
tawaran yang diberikan, dan sistem mutu yang
digunakan dengan menggunakan
DMIRSA
MEDAN-FORM-25
(Pre-Selection
of
Subcontractor).
DMIRSA MEDAN-FORM-25
menjadi bagian dari arsip proyek.

5.

Ajukan permintaan untuk pembelian dengan

mempergunakan DMIRSA MEDAN-FORM-34
(Purchase Order) atau DMIRSA MEDAN-FORM27 (Service Agreement) atau dokumen terkait
lainnya kepada SM untuk dianalisa. Permintaan
harus dilengkapi dengan detil yang diperlukan
seperti lingkup pekerjaan, jadwal, pelaporan,
spesifikasi, harga penawaran dan jaminan.

6.

Apabila
permintaan
pembelian
sudah
disetujui berdasarkan DMIRSA MEDAN-QP-01
(Qualifications and Responsibilities Procedure),
ajukan permintaan pembelian tersebut ke PO
untuk ditindaklanjuti.

6.

7.

Address
pPurchase
requisition
of
requisitionfor using DMIRSA MEDAN-FORM34 (Purchase Order) or DMIRSA MEDANFORM-27 (Service Agreement) or other
relevant document equipment shall be
addressed to thePM/SM for review. Roject
Manager/Section
Manager.
Theis
requisition
should
include
necessary
details such as scope of work, schedules,
deliverables, specification, pricing and
warranty.
If the requisition is approved based on the
Approval of any purchase requisitions shall
be in accordance with DMIRSA MEDAN-QP01 (Qualifications and Responsibilities
Procedure), forward it to PO for follow up..

Engagement

Mempekerjakan Subkontraktor

7.

Engage subcontractors/vendors that are

qualified based on the evaluation described
above.

7.

Kontrak
subkontraktor/vendor
yang
berkualitas sesuai dengan hasil evaluasi yang
telah diutarakan di atas.

8.

For vendors, forward the approved

requisition in form of purchase order or
approved quotation to the vendor.

8.

9.

For subcontractors, prepare sufficient

copies of Service Agreement (SA) according
to DMIRSA MEDAN-FORM-27 or other forms
of agreement, to be mutually agreed and

Untuk
vendor,
serahkan
permintaan
pembelian yang sudah disetujui dalam bentuk
purchase order atau penawaran yang telah
disetujui kepada vendor.

9.

Untuk subkontraktor, persiapkan Service

Agreement (SA) sesuai dengan DMIRSA
MEDAN-FORM-27 atau format perjanjian

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
PURCHASING
PEMBELIAN
signed by DMIRSA
subcontractor.

MEDAN

and

the

10. Register and obtain the purchase order or

SA number at the Accounting Section as
registered in DMIRSA MEDAN-FORM-26
(Service Agreement Register) or DMIRSA
MEDAN-FORM-35 (Purchase Order Register).
11. Upon signing copies of the SA, one copy is
kept by the Accounting Section as Project
Financial File, one copy is retained by PM as
Project File and one copy is given to the
subcontractor.
12. For equipment purchasing, one copy of the
purchase order/approved quotation is kept
by the Accounting Section as Project
Financial File, one copy is retained by PM as
Project File.

DMI-QP-06
Rev. No.: 0
Date: 01 April 2002
Page: 3

lainnya, yang akan disetujui oleh kedua belah

pihak dan ditandatangani oleh DMIRSA
MEDAN dan subkontraktor.
10. Daftarkan dan peroleh nomor SA dari
Accounting Section seperti terdaftar dalam
DMIRSA MEDAN-FORM-26 (Service Agreement
Register) atau DMIRSA MEDAN-FORM-35
(Purchase Order Register).
11. Setelah SA ditandatangani, satu salinan di
simpan di Accounting Section sebagai arsip
Keuangan Proyek, satu salinan di simpan oleh
PM untuk arsip proyek dan satu salinan
diberikan kepada subkontraktor.
12. Untuk pembelian alat, satu salinan purchase
order/penawaran
yang
telah
disetujui
disimpan oleh Accounting Section sebagai
arsip Keuangan Proyek, satu salinan disimpan
oleh PM sebagai Project File.

Changes in Service Agreement

Perubahan pada Service Agreement

13. Document cChanges to the ServiceA,

greementif so required, the changes shall
be made in writing andshall be mutually
agreed approved by the Project Manager
and PD/D/LC and the subcontractors. This
is described in DMIRSA MEDAN-QP-04
(Contract Review Procedures).
These
changes made form asan amendment to
the SA.

13.

Verification of Deliverables

Verifikasi Deliverabel

14. Check/verify
the
equipment
during
receiving using DMIRSA MEDAN-FORM-37
(Equipment Inspection and/or Test Record).

14. Cek/verifikasi alat yang diserah terimakan

dengan menggunakan DMIRSA MEDAN-FORM37 (Equipment Inspection and/or Test Record).

15. Verify the subcontractor deliverables

following
DMIRSA
MEDAN-QP-09
(Verification Procedure).

15. Verifikasi pelaporan subkontraktor dengan

menggunakan
DMIRSA
MEDAN-QP-09
(Verification Procedure).

Performance Review

Evaluasi Kinerja

16. Conduct review of the subcontractor

performance using DMIRSA MEDAN-FORM28 (Subcontractor Performance Review).

16. Laksanakan
tinjauan
terhadap
kinerja
subkontraktor dengan menggunakan DMIRSA
MEDAN-FORM-28 (Subcontractor Performance
Review).

Dokumentasi perubahan terhadap SA, bila

diperlukan, perubahan harus dicatat dan
disetujui bersama antara pihak PM dan
PD/D/LC dengan subkontraktor.
Hal ini
diuraikan
pada
DMIRSA
MEDAN-QP-04
(Contract Review Procedure).
Perubahan
yang dibuat merupakan tambahan terhadap
SA

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.

QUALITY PROCEDURE
PURCHASING
PEMBELIAN
Related Documents

DMI-QP-06
Rev. No.: 0
Date: 01 April 2002
Page: 4

Dokumen Terkait

DMIRSA MEDAN-QP01

Qualifications and Responsibilities Procedures

DMIRSA MEDAN-QP04

Verification Procedures

DMIRSA MEDAN-QP09

Request for Proposal Checklist

Contract Review Procedures

Proposal Review Checklist

DMIRSA MEDANFORM-06

List of Approved Subcontractors

DMIRSA MEDANFORM-08

Service Agreement Register

DMIRSA MEDANFORM-24

Subcontractor Performance Review

DMIRSA MEDANFORM-25
DMIRSA MEDANFORM-26

Pre-Selection of Subcontractors
Service Agreement
Purchase Order
Purchase Order Register
Equipment Inspection and/or Test Record

DMIRSA MEDANFORM-27
DMIRSA MEDANFORM-28
DMIRSA MEDANFORM-34
DMIRSA MEDANFORM-35
DMIRSA MEDANFORM-37

This quality procedure is copyrighted. No part may be reproduced or transmitted.