Unidad 3.

Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.

CONVOCATORIA:
Cordial Saludo Sr Director:
Por parte del equipo del sistema integrado de gestin estamos convocando a una
auditoria interna que se realizar a su dependencia responsable del proceso de
Desarrollo organizacional que hace parte de los procesos estratgicos de la
corporacin:

Objetivo:
Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el procesode
Desarrollo Organizacional de Sistema de Gestin de Calidad de
CORPOAMAZONIA.

Determinar la conformidad del proceso de Desarrollo Organizacional que hace

parte de los procesos estratgicos de CORPOAMAZONIA conforme al os
requisitos de la norma de sistema de gestin.

Determinar si el proceso de GDO est cumpliendo con los requisitos legales,

reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestin y a la
norma de requisitos de gestin.

Revisar el cumplimiento de los indicadores del proceso de GDO

Esta auditoria se realizar acorde a lo siguiente:

EMPRESA:

Direccin del
sitio :

CORPORACIN PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL SUR DE

LA AMAZONA- CORPOAMAZONIA
Direccin Principal
Carrera 17 No.14-85 Mocoa, Putumayo, Colombia

Representante
del proceso:

LUIS ALEXANDER MEJIA BUSTOS

Cargo:

Director
General

lmejia@corpoamazonia.gov.co
Correo
electrnico correspondencia@corpoamazonia.gov.co.

planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el

seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoras
internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad del
proceso de Desarrollo Organizacional
Alcance:

CRITERIOS DE
AUDITORA

ISO 9001:2008 + la documentacin del Sistema de Gestin

Tipo de auditora :

SEGUIMIENTO

Equipo Auditor: Profesionales Sistema Integrado de Gestin.

Profesional Dora Lilia Moran Cargo: Profesional Universitario
Alejandra Erazo Cargo: Contratista
Reunin de Apertura:
Fecha: 28 de Julio de 2016
Lugar: Oficina Direccin General
Hora: 8 am
Reunin de Cierre
Fecha: 28 de Julio de 2016
Hora : 5 pm

Observaciones:
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail dolimovi@hotmail.com

La asistencia se registrar conforme al siguiente formato de Listado de Asistencia:

NOMBRES Y APELLIDOS ASITENCIA

Firma Reunin Apertura

Firma Reunin Cierre

B. PROCESO AUDITAR: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Fecha/ Sitio
(si hay ms
de uno)

2016-0727

Hora de
inicio de
la
actividad
de
auditora

08:00

08:30

09:00

Hora de
finalizacin
de la
actividad
de
auditora

08:30

PROCESO / REQUISITOS POR

AUDITAR

Reunin de apertura

EQUIPO
CARGO Y NOMBRE
AUDITOR

Todas las personas

entrevistadas en la
auditora
Dora y Luis Alexander Mejia
Alejandra Luis Fernando Perez

09:00

Cambios sistema ltimo

ao

12:00

Dora y
Revisin
proceso
Luis Fernando Perez
Desarrollo Organizacional Alejandra

Fecha/ Sitio
(si hay ms
de uno)

Hora de
inicio de
la
actividad
de
auditora

2:00

5:00

Hora de
finalizacin
de la
actividad
de
auditora

4:00

6:00

PROCESO / REQUISITOS POR

AUDITAR

EQUIPO
CARGO Y NOMBRE
AUDITOR

Revisin
proceso Dora y
Desarrollo Organizacional- Alejandra Luis Fernando Perez
Revisin Indicadores
Reunin Cierre

Dora y
Luis Alexander Mejia
Alejandra
Luis Fernando Perez

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

Documento revisado

Observaciones del documento

Mapa de proceso

Actualizado en enero de 2014

Revisin Normograma

Carpeta Normograma versin 2016

Poltica de gestin de calidad

Manual actualizado en 2015

3.

Manual de Calidad

Desarrollo Organizacional

5.

Informe de Calidad Ao 2015

Manual actualizado en 2015

Manual y procedimientos versin enero
de 2016
Informe de Fecha Marzo de 2016

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.
La estrategia de comunicacin se har en forma activa y en Idioma Espaol
d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).

 Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental,

fsicas y escritas

Pregunta

Hallazgo

Cul es el objetivo del proceso?

Conoce el objetivo principal del

proceso DOR. Y da una descripcin
que corresponde con la idea general
del mismo

Cmo mide la eficacia del proceso?

Se elaboran y reportan de manera

trimestral el indicador de cada
proceso, se revis la encuesta EDI
del DANE.

El Director General con su equipo

directivo crearon la poltica de calidad
y posteriormente se socializo a travs
Cmo se socializ la poltica y los objetivos del
de reuniones, se evidencio listados
sistema?
de asistencia y la encuesta aplicada
al personal en donde se mide la
efectividad de la socializacin.
Se almacenan por dos aos en
carpetas blancas en medio fsico y en
medio magntico en la red segn las
tablas de retencin (copia controlada)
Cmo es el proceso del control y almacenamiento tambin se evidencia que cualquier
de los documentos internos?
funcionario tiene acceso a estos
documentos
como
copia
no
controlada, igualmente no se tiene
control de cuantas copias no
controladas se imprimen.

Cmo socializan los documentos de cada proceso?

Se socializa desde las diferentes

dependencias
con
el
acompaamiento del Comit de
Calidad. Se evidencian las actas del
Comit en las cuales se aprobaron
las modificaciones al proceso CBS
(Manual de Contratacin).

NC

Se guardan en una carpeta como lo

establece la norma y en la Red, sin
embargo se establece que en el
Cmo es el control de Documentos Obsoletos?
proceso
CBS
(Manual
de
Indquenos la lista de Notas de Cambio
Contratacin) no se registr el cambio
de versin que se incluye en la lista
de Nota de Cambio del Documento.

A travs de indicadores de Gestin

Cmo miden el desempeo de los procesos y
trimestralmente de acuerdo como lo
cumplimiento de los objetivos del sistema?
establece el proceso.

Cmo hacen la revisin anual del sistema?

Se elabora el informe anualmente de

acuerdo a los insumos propios de
cada proceso y se evidencia en el
informe presentado.

Cmo se mide la Satisfaccin del usuario?

A travs de encuestas, se evidencia

en el informe anual ao 2015 el
resultado y anlisis de la misma.

Que percepcin frente a las labores de Auditoria

Se toma como una oportunidad de
que se viene adelantando en cada uno de los
mejora para el proceso.
procesos institucionales?
Observando el informe anual del ao
2015 se evidencia la aplicacin del
indicador Valoracin del ambiente y
desarrollo institucional - EDI como
parte del seguimiento y control
Qu acciones de mejora se han tomado frente a las
alcanzado en su totalidad de acuerdo
actividades que se realizan con el SIGE? Indique el
a la meta propuesta (100%), sin
acta de compromiso.
embargo
el
Indicador
%
de
cumplimiento de la asignacin de
recursos al sistema el informe no
tiene especificado la necesidad de los
recursos.

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Auditor(es): Rocio Alejandra Erazo y

Dora Lilia Moran

Fecha:30-07-2016

Proceso
auditado:
Desarrollo
Auditado(s):
Organizacional
Evidencia de
Criterios de la
Hallazgos de la
N
C
auditora
auditora
auditora
Se guardan en una
1
Manual
de
ISO 9001:2008 +
contratacin
la documentacin
confrontado con la del Sistema de
informacin de la Gestin
red.

ISO 9001:2008 +
la documentacin
Informe Anual 2015
del Sistema de
Gestin

carpeta
como
lo
establece la norma y en
la Red, sin embargo se
establece que en el
proceso CBS (Manual
de Contratacin) no se
registr el cambio de
versin que se incluye
en la lista de Nota de
Cambio del Documento.
Observando el informe
anual del ao 2015 se
evidencia la aplicacin
del indicador Valoracin
del
ambiente
y
desarrollo institucional EDI como parte del
seguimiento y control
alcanzado
en
su
totalidad de acuerdo a la
meta propuesta (100%),
sin embargo el Indicador
% de cumplimiento de la
asignacin de recursos
al sistema el informe no
tiene especificado la
necesidad
de
los
recursos.

NCM

NCm

3
C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

La auditora aplicada al proceso de desarrollo
CORPOAMAZONIA, ayuda a presisar su nivel

organizacional

el

La auditoria aplicada a la empresa Juguetilandy, ayud a esta empresa a

precisar su nivel de desempeo y presentarles oportunidades de
mejora.Con la aplicacin de la auditoria, se pudo definir las acciones
pertinentes quedicha empresa deber llevar a cabo para mejorar su
desempeo, de igual forma,dicha auditoria permiti encontrar las causas
que hacen que la empresa, no tengaun desenvolvimiento exitoso para
con el mercado, as como los elementos que ladificultan o la obstaculiza

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Conclusin 1: La auditora interna organizacional es fundamental para encontrar

falencias o incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los
procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua)
Conclusin 2: Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un
proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la
supervisin de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados para la

mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores

establecidos dentro de una organizacin.
Conclusin 3: La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento
del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe
tener un buen procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos,
garantizando as la calidad de la labor que desempea en su campo,
Recomendaciones:

Estudiar el material del programa de la unidad 3: Proceso de Auditora.

Leer el material interactivo de la unidad 3.
Leer los documentos complementarios de la unidad 3.

Enve el documento por medio del enlace llamado Envo Actividad Unidad 3: De
Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por la instructora.
la auditora interna al proceso organizacional, ubicado en el enlace Actividades
/ Actividades unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.