ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4.

CMO ELABORAR UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS.

Objetivo:
Aplicando tus conocimientos adquiridos a lo largo del curso, elabora un manual de
procedimientos sobre algn departamento de una empresa, pueden ser en el que te
desempeas, y considera por lo menos 5 puestos.

1. Objetivo del departamento y de cada puesto:

El objetivo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios es supervisar,
suministrar y administrar los recursos materiales que la empresa requiera para el ptimo
desarrollo de sus actividades, as como encargarse de la administracin de los servicios
necesarios para el correcto funcionamiento de las instalaciones y cubrir las necesidades
de los usuarios.
El departamento de Recursos Materiales y Servicios est formado por los siguientes
puestos:

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios: Su funcin es la de coordinar

a todos los miembros del departamento, as como tomar las decisiones
competentes y encargarse de la comunicacin vertical con la Direccin
Administrativa.

Jefe de Servicios Generales: Es el responsable de coordinar las actividades

correspondientes a la prestacin de servicios, mantenimientos y necesidades para
el funcionamiento de la empresa.

Analista de Compras: Se encarga de realizar las compras de suministros,

materiales y contratacin de servicios, as como de cotizar y encontrar las mejores
opciones para la empresa.

Analista de Control Vehicular: Su responsabilidad es llevar el control del parque

vehicular de la empresa, as como de llevar el registro y manejo del consumo de
combustibles as como del mantenimiento de las unidades.

Chofer: Es la persona encargada de realizar las actividades de traslado tanto de

personal como de materiales.

2. Funciones y actividades de cada puesto:

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios.
Sus funcin principal es la de encargarse de todo lo concerniente a las obras,
construcciones y licitaciones que se realicen por parte de la empresa, as como llevar el
control del presupuesto del rea y generar los catlogos de conceptos necesarios para el
funcionamiento del departamento. Es el encargado de verificar que se cumplan con todas
las normatividad legal y administrativa. Dentro de sus actividades tambin se encuentra la
de coordinar a todas las personas que conforman el departamento.
Jefe de Servicios Generales.
Es el responsable de elaborar las polticas y procedimientos para el rea de servicios
generales, as como de verificar su cumplimiento en los distintos departamentos. Dentro
de sus funciones estn el verificar que las reas de y los encargados de limpieza,
vigilancia, jardinera, y similares cumplan con sus actividades. Tambin es el encargado
de realizar los trmites y pagos necesarios para los servicios bsicos como energa
elctrica, agua, arrendamientos y todo aquel servicio que requieran las instalaciones de
los bienes inmuebles.
Analista de Compras.
Se encarga de la administracin de las adquisiciones, servicios, arrendamientos y bienes
de la empresa, por medio de estudios, anlisis y licitaciones. Su objetivo es conseguir las
mejores opciones tanto econmicas como de calidad para cubrir las necesidades de la
empresa. Es el que preside y organiza el Comit de Adquisiciones y supervisa el padrn
de proveedores para que est actualizado y cubra todas reas de funcionamiento de los
proyectos, departamentos y empleados en general.

Analista de Control Vehicular.

Su funcin principal es la de llevar un control del parque vehicular de la empresa, para
llevar un registro de mantenimientos tanto preventivos como correctivos, as como de
rendimientos y, dado el caso, el avalu para la enajenacin de los vehculos que ya no
cumplan con los requisitos para su adecuado funcionamiento. Tambin se encarga de
llevar el control del combustible mediante una plataforma de supervisin y programacin,
y de esta forma, cumplir con las medidas de ahorro y austeridad.
Chofer.
Es la persona o personas que se encargan de cubrir las necesidades de transportacin
del personal, ya sea operativo o administrativo, permitindoles cumplir con sus funciones.
Tambin son responsables de la recoleccin y entrega de materiales, paquetes o
documentos, as como de trmites bancarios y compras de insumos para la empresa.

3. Estructura del departamento.

La estructura del departamento es funcional, ya que rene a las personas que laboran en
un departamento segn sus funciones y de quien dependen. Es la forma ms eficiente
para representar la estructura y las actividades que realizan.

Subdirector de
Recursos
Materiales y
Servicios

Jefe de
Servicios
Generales

Chofer

Analista de
Compras

Analista de
Control
Vehicular

4. Diagrama de la relacin entre los puestos.

La relacin entre los distintos puestos es bsica y permite una rpida comunicacin. Por
ejemplo, la subdireccin se comunica y recibe retroalimentacin de las tres reas
principales, mientras que entre ellas, la comunicacin puede ser unilateral (Servicios
generales solicitando algn material a Compras) o bidireccional (Control Vehicular
solicitando reportes y actividades al chofer y viceversa).

Subdireccin

Compras

Servicios
Generales

Chofer

Control
Vehicular

Bibliografa.
Stoner, James A. F.; et al. (2000). Evolucin de la teora administrativa y Calidad en
Administracin. Mxico Pearson Education.pdf http://goo.gl/Ow37DJ
Rodrguez Valencia, Joaqun. (2002). Cmo elaborar un manual de procedimientos en Cmo
elaborar y usar los manuales administrativos. Mxico.pdf http://goo.gl/QJT4Wz
Rodrguez Valencia, Joaqun. (2002). El manual de procedimientos en El manual como
herramienta de comunicacin. Mxico.pdf http://goo.gl/iOiyml