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DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

ALCALDA MUNICIPAL DE FACATATIV


PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y GESTIN
ESTRATGICA
MANUAL DE CALIDAD

CDIGO:DIES-MC-01
VERSIN: 03
FECHA: 24/11/2014

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES ............................................................................................................................................. 3
1.1
1.2
1.3

OBJETO ......................................................................................................................................................................................... 3
ALCANCE ....................................................................................................................................................................................... 3
EXCLUSIONES......................................................................................................................................................................................... 3

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO................................................................................................................................................ 4
2.1 RESELA HISTTICA ................................................................................................................................................................................... 4
2.2 DESCRIPCIN FSICA Y GEOGRFICA ............................................................................................................................................................ 4
2.3 DIVISIN POLTICO ADMINISTRATIVA........................................................................................................................................................... 6
2.3. MARCO LEGAL DE LA ALCALDA MUNICIPAL DE FACATATIV......................................................................................................................... 7
2.4 MISIN ................................................................................................................................................................................................. 8
2.5 VISIN .................................................................................................................................................................................................. 8
2.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................................................................................. 8
2.5 PRODUCTOS Y SERVICIOS........................................................................................................................................................................... 8
3. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ................................................................................................................................................ 10
3.1 GENERALIDADES .................................................................................................................................................................................... 10
3.2 MAPA DE PROCESOS .............................................................................................................................................................................. 10
3.3 SECUENCIA E INTERACCIN DE PROCESOS O ACTIVIDADES ENTREGADOS A TERCEROS ........................................................................................... 15
3.4 POLTICA DE CALIDAD ............................................................................................................................................................................. 15
3.5 OBJETIVOS DE CALIDAD........................................................................................................................................................................... 16
3.6 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DOCUMENTADOS. .................................................................................................................................... 16
4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ................................................................................................................................................ 17
4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS .................................................................................................................................................................... 18
4.1.1 Elaboracin, Revisin y Aprobacin del Manual ...................................................................................................................... 18
4.1.2 Manejo y Control de la Documentacin Oficial del Sistema ..................................................................................................... 18
4.2 CONTRO DE REGISTROS........................................................................................................................................................................... 19
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ........................................................................................................................................... 19
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN ............................................................................................................................................................... 19
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE ............................................................................................................................................................................. 19
5.3 POLTICA DE CALIDAD ............................................................................................................................................................................. 20
5.4 PLANIFICACIN ..................................................................................................................................................................................... 20
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ...................................................................................................................................... 20
5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN.................................................................................................................................................................... 21
6. GESTIN DE RECURSOS ................................................................................................................................................................. 21
6.1 POVISIN DE RECURSOS.......................................................................................................................................................................... 21
6.2 TALENTO HUMANO................................................................................................................................................................................ 22
6.3 INFRAESTRUCTURA ................................................................................................................................................................................. 22
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO........................................................................................................................................................................... 23
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO ........................................................................................................ 23
7.1 PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO ......................................................................................................................................... 23
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL USUARIO ............................................................................................................................................... 23
7.3 DISEO Y DESARROLLO ........................................................................................................................................................................... 24
7.4 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICOS ......................................................................................................................................................... 24
7.5 PRESTACIN DEL SERVICIO....................................................................................................................................................................... 24

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7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN ......................................................................................................................... 25


8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ..................................................................................................................................................... 25
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN...................................................................................................................................................................... 25
8.2.1 Satisfaccin del Usuario ............................................................................................................................................................ 26
8.2.2 Auditora Interna ....................................................................................................................................................................... 26
8.2.3 Seguimiento y Medicin del los Procesos .................................................................................................................................. 26
8.2.4 Seguimiento y Medicin de los servicios ................................................................................................................................... 26
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME ................................................................................................................ 27
8.4 ANLISIS DE DATOS........................................................................................................................................................................... 27
8.5 MEJORA CONTINUA .......................................................................................................................................................................... 27
CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................................................................................................... 28

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1. OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES


1.1

OBJETO

El presente documento tiene como finalidad dar a conocer y describir el Sistema


Integrado de Gestin de la Alcalda de Facatativ, comformado por el Sistema de
Gestin de Calidad, Modelo Estndar de Control Interno MECI y Modelo Integrado de
Planeacin y Gestin.

1.2

ALCANCE

El presente alcance est soportado bajo 14 procesos discriminados en dos


Estratgicos, cinco Misionales, ses de Apoyo o Soporte y un proceso de Control y
Evaluacin.
Nota: dentro de los procesos misionales se encuentra el proceso de Gestin de la
Educacin, este tiene implementado su Sistema de Gestin de Calidad bajo las
ESPECIFICACIONES TCNICAS DEL PROCESO NACIONAL DE COBERTURA
DEL SERVICIO EDUCATIVO por lo tanto la estructuracin de su sistema est
diferenciado al de la Alcalda, se estableci un tiempo de dos (2)
aos como
transitorio para lograr la plena interrelacin de los dos sistemas. En el Anexo 1
se relaciona el cuadro comparativo entre las ESPECIFICACIONES TCNICAS DE
LOS PROCESOS GESTIN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO. (Ver Anexo
1).

1.3

EXCLUSIONES

Este Manual no presenta exclusiones ya que todas las actividades de la norma hacen
parte integral de los servicios prestados por la Alcalda de Facatativ y estn
enmarcados dentro de los lineamientos de la normatividad vigente, segn el rgimen
municipal y lo dispuesto en la Constitucin Poltica.

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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
2.1 Resela Histtica

A la llegada de los espaoles a la sabana de Bogot en 1537 el cacique de Suesca


inform secretamente al Zipa Tisquesusa que Gonzalo Jimnez de Quesada quera
su tesoro. Esto le dio tiempo al Zipa para desplazarse con 600 Usaques a
Facatativ. Quesada, al tener conocimiento de la huida de Tisquesusa orden a sus
soldados su persecucin. La noche del 15 de octubre de 1537 Tisquesusa fue
herido de muerte por las tropas de Quesada en el sitio llamado las Piedras
del Tunjo. Consciente de la cercana de su muerte, Tisquesusa pidi a los Usaques
que lo llevaran a un sitio oculto donde muri, despus de lo cual su cuerpo fue
enterrado en el cerro de Mancilla.
Facatativ palabra chibcha significa Cercado fuerte al fin de la llanura. Se le asigna
su fundacin a Alonso de Olalla y Hernando de Alcocer entre los aos 1561 y 1564 y
Diego Gmez MENA en 1600. Se erigi en 1668. Antes de la colonia la domin el
cacique Tisquesusa a l le correspondan las tierras de Bogot, Fusagasug,
Facatativ, Chocont y Zipaquir. Durante la Colonia; era un paso obligado del
camino a Honda por caminos reales; en 1910 ya exista la lnea frrea; para 1930 el
ferrocarril era el medio de comunicacin y transporte ms importante junto con el
sistema de navegacin por el Ro Magdalena. En el municipio se encuentra el
Parque arqueolgico Piedras del Tunjo con ms de 63 murales pintados en 32
piedras por los indgenas. Durante 5 aos entre 1905 a 1910 Facatativ fue capital del
Departamento de Cundinamarca.

2.2 Descripcin Fsica y Geogrfica


El
municipio
de
Facatativ
se
localiza
en
el
Departamento
de
Cundinamarca, a 36 Km de Bogot, capital de la Repblica de Colombia, en la va
troncal de occidente Medelln - Bogot. Tiene una extensin de 159,601 km2 de
los cuales 154,5 Km2 pertenecen a la zona rural y 5,1 Km2 a la zona urbana. Con una
altitud de 2.586 mts sobre el nivel del mar.

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La variada topografa produce una amplia gama de tipos de suelos por morfologa y
por composicin fisicoqumica que permite muchas posibilidades de uso
agropecuario, as como para la proteccin y conservacin de los recursos naturales,
actividades ecolgicas y tursticas.
La temperatura promedio es de 12.9C con elevaciones mximas de 22C y mnimas
de 6C, con variacin a la poca del ao. Los vientos soplan generalmente en
direccin sur-este con velocidades promedio de 2,6 mts/seg; la humedad relativa
corresponde al 76% y presenta una precipitacin pluvial entre 600 y 1.400 mm, con
un promedio anual de 829,9 mm, de acuerdo a las pocas de invierno.

POT, Acuerdo Municipal 009 de 2011.

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2.3 Divisin Poltico Administrativa


El municipio es categora 3 y est conformado por 14 veredas, 16 centros poblados y
109 barrios. Las veredas son: La Tribuna, Mancilla, Tierra Grata, Moyano, Pueblo
Viejo, La Selva, El Prado, Cuatro esquinas de Bermeo, Los Manzanos, San Rafael,
Tierra Morada, Paso Ancho, El corzo y Corito.
El municipio de Facatativ, cuenta con un rea de influencia de 34 municipios que se
renen en las siguientes provincias: Bajo Magdalena (Caparrap, Guaduas, Puerto
Salgar), Gualiv (Albn, La Vega, La Pea, Nimaima, Quebrada Negra, San
Francisco, Sasaima, Supat, Utica, Vergara y Villeta), Magdalena Centro (Beltrn,
Bituima, Caguan, Guayabal de Squima, Pul, San Juan de Rio Seco, Viani), Sabana
de Occidente (Bojac, El Rosal, Funza, Madrid, Mosquera, Subachoque, Tenjo y
Zipacn), siendo Facatativ cabecera municipal.

Facatativ, Mapa Veredal

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2.3. Marco Legal de la Alcalda Municipal de Facatativ


Facatativ, como entidad territorial de la divisin poltica y administrativa del Estado,
con autonoma poltica, administrativa y fiscal, dentro de los lmites que le seala la
Constitucin y la Ley, tiene como misin y objetivos generales asegurar el desarrollo
social, poltico, econmico, fsico y ambiental del municipio, el bienestar general y el
mejoramiento continuo de la calidad de vida de su poblacin; mediante el
ejercicio
de
la Administracin Municipal de las competencias y funciones
establecidas en el artculo 311 de la constitucin Poltica, las disposiciones legales en
concordancia con los Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipal.
CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA CAPTULO III DEL RGIMEN
MUNICIPAL
ARTICULO 311. Al municipio como entidad fundamental de la divisin polticoadministrativa del Estado le corresponde prestar los servicios pblicos que determine
la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su
territorio, promover la participacin comunitaria, el mejoramiento social y cultural de
sus habitantes y cumplir las dems funciones que le asignen la Constitucin y las
leyes.
ARTICULO 314 <Artculo modificado por el artculo 3 del Acto Legislativo No. 2 de
2002. El nuevo texto es el siguiente :> En cada municipio habr un alcalde, jefe de la
administracin local y representante legal del municipio, que ser elegido
popularmente para perodos institucionales de cuatro (4) aos, y no podr ser
reelegido para el perodo siguiente
Siempre que se presente falta absoluta a ms de dieciocho (18) meses de la
terminacin del perodo, se elegir alcalde para el tiempo que reste. En caso de que
faltare menos de dieciocho (18) meses, el gobernador designar un alcalde para lo
que reste del perodo, respetando el partido, grupo poltico o coalicin por el cual fue
inscrito el alcalde elegido.
El presidente y los gobernadores, en los casos taxativamente sealados por la ley,
suspendern o destituirn a los alcaldes.
La ley establecer las sanciones a que hubiere lugar por el ejercicio indebido
de esta atribucin.

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2.4 Misin
Asumimos el compromiso misional de liderar un proceso de administracin, colectivo,
incluyente y gerencial, poniendo en marcha polticas pblicas eficientes que aseguren la
democracia participativa y propicien las condiciones adecuadas para el desarrollo
integral de la poblacin.

2.5 Visin
En el ao 2025 Facatativ ser una Ciudad Contempornea, segura y amble,
posicionada como referente de alto significado histrico y cultural, con una sociedad del
conocimiento que avanza en armona ambiental, para asegurar la sostenibilidad de las
generaciones venideras.

2.4 Estructura Organizacional

2.5 Productos y Servicios

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La Alcalda de Facatativ conforme a la Constitucin Nacional cuenta con los


siguientes Trmites y servicios:
Expedicin, renovacin o duplicado de la(s) tarjeta(s) de operacin de servicio
pblico de transporte terrestre automotor colectivo municipal de pasajeros
Expedicin, renovacin o duplicado de la(s) tarjeta(s) de operacin para
vehculo automotor de transporte terrestre individual de pasajeros tipo taxi
Cancelacin de la matrcula de un vehculo automotor por hurto o desaparicin
documentada, prdida definitiva
Cancelacin de la matrcula de un vehculo automotor por destruccin total a
causa de un accidente de trnsito
Cancelacin de la matrcula de un vehculo automotor por destruccin total
Matrcula de vehculos automotores rematados o adjudicados por entidades de
derecho pblico
Matrcula de vehculo de servicio pblico de pasajeros
Matrcula de un vehculo automotor de servicio particular
Licencia de conduccin en Facatativ
Duplicado de placa(s) de un vehculo automotor en
Facatativ
Duplicado de la licencia de trnsito de un vehculo
automotor
Cambio de motor de un vehculo automotor
Licencia de Intervencin y Ocupacion del Espacio Pblico
Certificado de Residencia o Domicilio
Paz y Salvo de Industria y Comercio
Certificado de Estratificacion
Retiro de un hogar de la base de datos del Sistema de Identificacin y
Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en
Facatativ
Retiro de personas de la base de datos del Sistema de Identificacin y
Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en
Facatativ
Inclusin de personas en la base de datos del Sistema de Identificacin y
Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en
Facatativ
Impuesto Predial Unificado en Facatativa
Encuesta del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales
Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en Facatativ
Actualizacin de datos de identificacin de personas registradas en la base de
datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios
de Programas Sociales - SISBEN en Facatativ

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3. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD


3.1 Generalidades
La Alcalda de Facatativ ha establecido un Sistema de Gestin de Calidad
implementando los procesos necesarios que le permita el cumplimiento de la Misin,
Visin, Objetivos Institucionales, Poltica y Objetivos de Calidad.

3.2 Mapa de Procesos


El Mapa de procesos de la Alcalda de Facatativ tiene un total de 14 procesos
discriminados en dos Estratgicos, cinco Misionales, ses de Apoyo o Soporte y un
proceso de Control y Evaluacin.

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Los 14 procesos establecisos en el Mapa de Procesos de la Alcalda de Facatativ


establecen objetivos y alcances, as:
PROCESO
Direccionamiento
y
Gestin
Estratgica
(estratgico)

Comunicacin
(estratgico)

Gestin
(Misional)

Pblica

Social

OBJETIVO
Formular las directrices a
travs de los instrumentos
de planeacin que orienten
la gestin de la Alcalda
Municipal de Facatativ y a
sus partes interesadas,
hacia el logro de una ciudad
ms humana, equitativa,
con valor de lo pblico,
responsable
con
el
ambiente y la alianza
regional para trascender
con potencialidades de la
dependencia
a
la
autonoma, a una ciudad
emprendedora, innovadora,
atractiva y competitive
Crear y ejecutar acciones
de
comunicacin
que
permitan
interactuar,
informar, crear, educar,
motivar y comprometer a la
ciudadana y el gobierno
local en la responsabilidad
de lo pblico.

Brindar atencin integral a


la comunidad a travs de la
gestin de programas y
proyectos
sociales
y
culturales que permitan
mejorar la calidad de vida

ALCANCE
Inicia con el anlisis
de
las
directrices
nacionales, pasando
por la concertacin y
aprobacin
de las
directrices y planes y
termina
con
el
seguimiento a los
resultados
de
la
gestin de la Alcalda.

El proceso inicia con


la poltica y directrices
de
comunicacin
fijadas por la alta
direccin a travs de
herramientas
e
instrumentos
de
divulgacin y termina
con
el
posicionamiento de la
imagen de la Entidad
y el conocimiento
pblico de la gestin
Institucional.
Inicia
con
la
identificacin de las
necesidades de tipo
social y cultural de la
poblacin y termina
con la ejecucin de

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de los Facatativeos.

Gestin del Desarrolo


(Misional)

Formular
y
ejecutar
acciones integrales en lo
concerniente a: asistencia
tcnica
agropecuaria
y
forestal, infraestructura y
obras civiles, ordenamiento
territorial
y
proyectos
productivos que permitan el
desarrollo sostenible de
Facatativ.

Gestin
de
la
Educacin (Misional)

Administrar y desarrollar
procesos
educativos
tendientes a la formacin
integral del ser humano
mediante la Planeacin,
Direccin y Control de la
educacin formal e informal.
Vigilar y adelantar acciones
que
aseguren
el
mejoramiento de la salud
integral de los facatativeos
a travs de la gestin de
planes,
programas
y
proyectos.

Gestin de la Salud
(Misional)

Gobierno, Movilidad y
Convivencia (Misional)

Implementar y administrar
eficazmente las politicas
gubernamentales
en
ejercicio del poder de
polica,
seguridad,
movilidad,
proteccin
familiar
y
convivencia
ciudadana del municipio de
facatativ garantizando el

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los
programas
y
proyectos
que
redundan
en
el
mejoramiento de la
calidad de vida de los
Facatativeos.
Inicia
con
la
identificacin
y/o
planteamiento de las
necesidades para el
desarrollo
de
la
poblacin urbana y
rural del municipio y
termina
con
la
ejecucin
de
los
proyectos formulados
para tal fin.
Inicia
con
las
actividades
de
Calidad,
Cobertura,
Pertinencia, Eficiencia
y Finaliza con la
mejora continua.
inicia
con
la
identificacion de las
necesidades de salud
integral del municipio
y termina con la
evaluacion
de los
planes
programans
planes y proyectos
propuestos.
Inicia
con
la
identificacin de las
necesidades
en
materia de gobierno,
movilidad
y
convivencia y termina
con su satisfaccin.

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Gestin
(Apoyo)

Financiera

Gestin del Talento


Humano (Apoyo)

Gestin
(Apoyo)

Jurdica

Gestin Administrativa
(Apoyo)

acceso a la administracin
de la justicia.
Realizar el cobro y recaudo
de impuestos y administrar
los ingresos y gastos de la
entidad a travs de los
instrumentos
presupustales, contables y
financieros establecidos en
la normatividad vigente que
permita el uso ptimo de los
recursos financieros de la
Entidad Territorial.
Desarrollar
y
ejecutar
estrategias que permitan
asegurar la competencia del
talento humano de la
Alcalda
Municipal
de
Facatativ con base en la
educacin,
formacin,
habilidades y experiencia
apropiadas
de
los
servidores
pblicos
en
busca del logro de los
objetivos institucionales.
Realizar
los
procesos
contractuales
para
la
adquisicin de bienes y
servicios y representar a la
Entidad en los asuntos
judiciales y administrativos
que permitan el logro de los
objetivos institucionales.

Desarrollar y ejecutar todos


los
requerimientos
realizados
por
los
funcionarios de la alcaldia
municipal, velando por el
optimo
cumplimiento
y

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Abarca
desde
la
identificacin
de
necesidades
de
talento humano e
incluye aspectos de
ingreso, permanencia
y retiro del servicio,
as como la formacin
y capacitacin de los
funcionarios.

Inicia
con
la
Indentificacin
o
notificacion de las
necesidades
de
bienes, servicios o
asuntos legales y
termina
con
la
contratacin del bien,
servicio o la defensa
de los intereses de la
Entidad Territorial..
Inicia con la recepcion
de las solicitudes por
parte
de
los
funcionarios
dela
administracion
municipal
de

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Gestin del Servicio al


Ciudadano (Apoyo)

satisfaccion
de
las
necesidades de los mismo
en busca del logro eficiente
de
los
objetivos
institucionales.
Brindar
atencin,
informacin y orientacin
verbal o virtual a los clientes
internos y externos de
manera oficial directa y
actualizada,
manteniendo
informada a la comunidad
sobre
los
programas,
planes, proyectos, eventos
y actividades que desarrolla
la administracin municipal,
recibiendo y direccionando
las solicitudes, quejas y
requerimientos
a las
distintas dependencias de la
administracin municipal

Gestin Tecnolgica y
de
la
Informacin
(Apoyo)

Asegurar la disponiblidad,
integridad, oportunidad y
confidencialidad
de
la
informacin, que sirve de
base para la toma de
decisiones y el logro de los
objetivos de la entidad,
soportada
en
una
plataforma tecnolgica.

Control y Evaluacin al
Sistema Integrado de
Gestin
AGIL.
(Evaluacin)

Monitorear
la
gestin
integral de la Alcalda, con
el fin de tomar decisiones
adecuadas para ajustar el
direccionamiento

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facatativa, terminando
con la
ejecucion
efectiva
de los
requerimientos
realizados
Inicia con la recepcion
de la informacion ,
requerimientos,
solicitudes, derechos
de
peticion,
que
provienen a solicitud
de usuarios de la
administracion
municipal
y
las
dependencias de la
alcaldia,
direccionando
las
mismas
a
las
dependencias que les
corresponda atender
y
verificar
las
solicitudas
El proceso inicia con
la identificacin de las
necesidades
y/o
requerimientos de los
usuarios en materia
de informacin y/o
soporte, para lo cual
debe determinar las
polticas, programas,
recursos
humanos,
tecnolgicos,
seguridad y finaliza
con la disponibilidad
de la informacin a las
partes interesadas.
Cubre las etapas de
planeacin, ejecucin,
informes, planes de
mejora y seguimiento
a su cumplimiento.

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estrategico que permita


orientar la accin de la
entidad al logro de su
misin, visin y objetivos
estrategicos.

3.3 Secuencia e interaccin de procesos o actividades entregados a terceros


La seccuencia e interaccn de procesos se refleja en la Caracterizacin de los
Procesos por cada Proceso, en el que se describe las actividades del Planear, Hacer,
Verificar y Actuar.
Con el fin de garantizar la eficacia de los procesos, se ha diseado indicadores
permitiendo ello, medir el alcance de lo planificado, lo que conlleva a la mejora
continua.
Respecto a procesos o actividades entregados a terceros contratados externamente
son los subprocesos de servicio de Acueducto, Servicios de Aseo y Sanidad,
Deporte y Recreacin que inciden en la prestacin del servicio.
El control de estos Subprocesos se realiza a travs del proceso de Direccionamiento
y Gestin Estratgica con la realizacin peridica de seguimientos y evaluaciones a
la gestin de las actividades realizadas; adicionalmente el control se realizar por
medio de la supervisin de los contratos de operacin que garantice el cumplimiento
de los procedimientos y disposiciones definidas por la Alcalda.

3.4 Poltica de Calidad


Trabajamos efectivamente en pro del mejoramiento de la calidad de vida, el
ordenamiento territorial y la satisfaccin de los ciudadanos del Municipio de
Facatativ, a travs de la eficiente formulacin e implementacin de Planes,
programas y Proyectos, con un equipo comprometido, con la priorizacin de la Mejora
Continua del Sistema Integrado de Gestin y el eficaz cumplimiento de los fines
esenciales del Estado.
La Poltica de Calidad de la Alcalda de Facativ es adecuada a la misin y visin de
la entidad, el coherente con el Sistema Integrado de Gestin y esta se desagrega en
objetivos de calidad, los cuales son medidos a travs del desempeo de los procesos
estos ltimos utilizados para la medicin del Plan de Accin Institucional.

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3.5 Objetivos de Calidad


Mejoramiento de la calidad de vida - Mejorar ndices de crecimiento de la
comunidad a travs de la optimizacin de los servicios y promocin de sus
capacidades
El ordenamiento del territorio - Promover el desarrollo sostenible del suelo
urbano y rural contribuyendo en la preservacin y mejoramiento del entorno
ambiental, social y comunitario del municipio.
Satisfaccin de los usuarios - Generar en el usuario una imagen de buen
servicio, atencin oportuna y pertinente.
Formulacin, implementacin, evaluacin y seguimiento de planes,
programas y proyectos Promover el desarrollo sostenible del suelo urbano y rural
contribuyendo en la preservacin y mejoramiento del entorno ambiental, social y
comunitario del municipio.
Fortalecimiento del talento Humano Generar y mantener en cada
funcionario de la Entidad, el mas alto sentido de pertenencia , orgullo y entrega en el
desempeo de sus funciones a travs de programas de capacitacin, bienestar e
incentivos
Priorizacin de la Mejora continua - Mejorar nuestros servicios a travs de la
aplicacin y cumplimento del ciclo P-H-V-A en cada uno de los procesos.
Contribuir al logro de los fines esenciales del Estado - Ofrecer los servicios
de la Administracin empleando de manera optima los recursos fsicos, humanos,
econmicos y financieros.

3.6 Procedimientos Obligatorios Documentados.


En el Manual de Procesos y Procedimientos de la Alcalda Municipal de Facatativ,
se encuentran documentados los 6 procedimientos obligatorios requeridos por la
Norma NTCGP 1000:2009:
Elaboracin y control de documentos: Este procedimiento tiene por objetivo
establecer los parmetros necesarios para la elaboracin y control de documentos de
la Alcalda Municipal de Facatativ con el propsito de mantenerlos y controlarlos
para asegurar el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin -AGIL. As mismo,
permite la identificacin de los cambios y el estado de revisin actual de los
documentos; asegurar la disponibilidad de las versiones pertinentes de los

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documentos aplicables en los puntos de uso; define la forma de asegurar que los
documentos permanecen legibles y fcilmente identificables, de identificar los
documentos de origen externo y controlar su distribucin, y de prevenir el uso no
intencionado de documentos obsoletos, aplicndoles una identificacin adecuada en
el caso de que se mantengan.
Control de registros: Este procedimiento define la forma de identificar, almacenar,
proteger, recuperar, retener y disponer de los registros generados en el Sistema
Integrado de Gestin de la Alcalda.
Auditoras internas integrales: En este procedimiento se establece la metodologa
para planificar, realizar, e informar los resultados de las auditorias
internas
integrales realizadas en Alcalda Municipal de Facatativ, para determinar si el
Sistema Integrado de Gestin GIL: es conforme
con
las
disposiciones
planificadas, con los requisitos de la NTCGP 1000:2009 y se ha implementado y
se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
De igual forma, en este procedimiento se incluye una metodologa para la seleccin y
evaluacin de auditores internos de la Alcalda Municipal de Facatativ.
Control del Servicio No Conforme: En este procedimiento se especifica la forma de
controlar el servicio no conforme, para prevenir su uso o entrega no intencional, y
las acciones a tomar en el caso de detectar el producto o servicio no conforme
despus de la entrega. Adems se definen las responsabilidades y autoridades
relacionadas con el tratamiento del producto o servicio no conforme y la forma de
verificar su conformidad con los requisitos despus de una correccin.
Acciones Preventivas y Correctivas: En este procedimiento se definen requisitos
para revisar las no conformidades reales y potenciales determinar sus
causas,
adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a
ocurrir o se materialicen determinar e implementar las acciones necesarias,
registrar los resultados de las acciones tomadas, y revisar las acciones tomadas.
Estos documentos se encuentran relacionados en el Listado Maestro de Documentos
con sus diferentes instrumentos.

4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION


La Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 Por medio de la cual de crea un Sistema de
Gestin de Calidad en la Rama Ejecutiova del Poder Pblico y en otras entidades
prestadoras de servicios, y al decreto No. 4485 del 18 de noviembre de 2009, por

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medio del cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad de la


Gestin Pblica, la Alcalda de Facatativ ha implementado un Sistema de Gestin
de Calidad teniendo como soporte los requisitos establecidos en la Norma Tecnica de
calidad de la Gestin Pblica NTC GP 1000:2009 cuyo propsito es mejorar el
desempeo de los procesos y prestacin de servicios que responda a las
expectativas de los usuarios; para ello el Estado Colombiano estableci tres
herramientas como son el Modelo Estndar de Contro Interno MECI 2014, Modelo
Integrado de Planeacin y Gestin establecido mediante Decreto 2482 de 2012 y el
Sistema de Gestin de Calidad establecido mediante Decrero 4485 de noviembre de
2009.

4.1 Control de Documentos


4.1.1 Elaboracin, Revisin y Aprobacin del Manual
El responsable de elaborar el Manual de Calidad es el lder del Sistema Integrado de
Gestin GIL con la participacin del equipo tcnico designado.
Es responsabilidad del Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin
de Calidad revisar y aprobar el Manual de Calidad.

4.1.2 Manejo y Control de la Documentacin Oficial del Sistema


Para garantizar un control a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad la
Alcalda de Facatativ gener es Establecer los parmetros necesarios para la
elaboracin y control de documentos de la Alcalda Municipal de Facatativ con el propsito
de mantenerlos y controlarlos para asegurar el funcionamiento del Sistema Integrado de
Gestin -AGIL.

Todos los documentos controlados estarn disponibles nicamente a travs de la


intranet y la red corporativa. TODAS las copias impresas en las diferentes
dependencias tendrn la aprobacin mediante COPIA CONTROLADA.
La Secretara de Planeacin administra los documentos del Sistema de Gestin de
Calidad y mantiene copia controlada de la documnentacin de la documentacin que
de las actualizaciones que se generen; publicar la informacin y la socializar a los
intersados.

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4.2 Contro de Registros


La Alcalda de Facatativ ha establecido el procedimienrto XXXXXX, Este
procedimiento define la forma de identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y
disponer de los registros generados por la Entidad de manera clasificada y
organizada y que contribuya para el uso de la administracin, la ciudadana y como
fuente histrica de la institucin.
As mismo y para el control de los registros la Alcalda de Facatativ se han
establecido las Tablas de Retencin Documental de acuerdo a lo consignado en la
Ley General de Archivo 594 de 2000.

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 Compromiso de la Direccin
La Alcalda de Facatativa ha asumido el compromiso con la implementacin,
mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin de Calidad para mejorar la
prestacin de los servicios y ejecucin de los procesos, cuenta con canales de
comunicacin para difundir requisuitos en procura de la satisfaccin de los usuarios.

5.2 Enfoque al Cliente


La Alcalda Municipal de Facatativ por ser una entidad de carcter pblico,
debe asegurarse del cumplimiento de los requisitos legales, del proceo y del usuario
que le aplican y con base en ellos trazar las directrices para la satisfaccin de sus
usuarios; con base en lo anterior, la administracin municipal ha formulado su Plan
de Desarrollo Todos Somos Facatativ.
Por otra parte, se estableci y document una metodologa para evaluar la percepcin
del cliente la cual permite realizar un seguimiento de la informacin relativa a la
percepcin de los usuarios con respecto a los servicios que presta la Alcalda
Municipal.
Los requisitos de los usuarios se determinan y cumplen a travs del Formato de
Requisitos del Producto y/o Servicio no Conforme

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5.3 Poltica de Calidad


La Poltcia de Calidad es construida participativamente, es establecida teniendo en
cuenta la Misin de la Alcalda de Facatativ, define el comrpomiso que tiene la
entidad con la calidad en la prestacin de los servicios y satisfacer los requisitos de
los clientes y partes involucradas y a travs de las diferentes instancias es
comunicada y divulgada.

5.4 Planificacin
En la Alcalda de Facatativ se definen los Objetivos de Calidad acorde a la poltica
de calidad.

5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin


En la Alcalda de Facatatriv secuenta con una estructura organizacional en la que se
determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, adems de cuenta con el
Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales aprobado mediante
Decreto 05 del 8 de enero de 2013; de la misma forma la responsabilidad y autoridad
est determinada en las caracterizaciones de los procesos.
La Alta Direccin mediante Resolucin No. 969 del 6 de septiembre de 2010 ha
designado como representante del Sistema de Gestin de Calidad de la Alcalda de
Facatativ al Secretario de Planeacin Municipal, quien es responsable y autnomo
para la implementacin y mantenimiento del sistema
El rol que asumir el funcionario Directivo de primer Nivel aqu designado ser el de
garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias para el desarrollo,
implementacin y mejoramiento continuo de los Sistemas de Gestin Pblica
adoptados por la Entidad de acuerdo con las polticas establecidas por el comit
de Coordinacin del Sistema de Control Interno de la Alcalda Municipal de
Facatativ y sus respectivos Manuales de implementacin.
El equipo de Comunicaciones de la Acalda de Facatativ proporciona continuamente
los mecanismos de comunicacin al interior de la institucin, facilitando con ello la
actualizacin de funcionarios y contratistas para conocimiento y mantenimiento de la
gestin institucional.

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Se cuenta con herramientas como carteleras fsicas, carteleras digitales, correos


electrnicos, Revista Digital TSF, pgina web, intranet.

5.6 Revisin por la Direccin


La Revisin Gerencial es una herramienta de la Alta Direccin para contribuir a
asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad, en
la Alcalda de Facatativ se realiza una vez al ao en Consejos de Gobierno , la
siguiente informacin:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Resultados de auditoras internas de calidad.


Estado de las acciones correctivas y preventivas.
Resultados monitoreo de riesgos.
Resultados y anlisis encuestas de satisfaccin.
Resultados y anlisis servicio no conforme.
Resultados y anlisis peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Desempeo de los procesos.
Cambios que podran afectar el Sistema Integrado de Gestin.
Recomendaciones para la mejora.
Resultados de la Revisin por la Direccin.

Como resultado de la actividad de Revisin por la Direccin, se definen las acciones


correctivas, preventivas, de mejora y los recursos necesarios para su ejecucin
teniendo en cuenta la informacin de entrada cuando a ello hubiere lugar.

6. GESTIN DE RECURSOS
6.1 Povisin de Recursos
La Alcalda Municipal de Facatativ mediante su principal instrumento de
planificacin Plan de Desarrollo Todos Somos Facatativ, ha designado
recursos para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad; en el Eje 3:
Territorio Sostenible, sector D. Planeacin, Programa 2: Trabajamos con Calidad,
cuyo objetivo es mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad del
desempeo institucional satisfaciendo los requerimientos del cliente externo e interno.
Adicional a esto, a travs del Consejo Municipal de Poltica Fiscal COMFIS determina
y prioporciona los recursos necesarios para el cumplimiento de las metas
institucionales de las diferentes dependencias que la conforman.

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6.2 Talento Humano


El Manual de Funciones y Competencias Laborales ha permitido determinar el equipo
funcional de Gestin del Talento Humano para las diferentes dependencias que
conforman la Alcalda de Facatativ, ha permitido establecer programas de formacin,
capacitacin y evaliuacin del desempeo, acorde con las polticas, lineamientos y
dentro del marco normativo establecido para el sector pblico.
La Alcalda de Facatativ tiene identificados las personas y cargos que inciden en la
calidad de la prestacin de los servicios , en este sentido para los fincionarios de
planta la competencia, educacin, formacin, habilidades y experiencia est
determinada en el Manual Especfico de Competencias y para el caso de los
contratistas se determinala competencia est determinada en el documento de
estudios previos.
Mediante el Cdigo de tica la Alcalda de Facatativ afianza la apropiacin de una
cultura institucional basada en principios y valores a los fucionarios de la institucin.

6.3 Infraestructura
La Alcalda de Facatativ ha determinado la infraestructura necesaria para la
prestacin de los productos y/o servicios
o Infraestructura y mantenimiento de sedes: Los espacios de trabajo de la
Alcalda Municipal de Facatativ, cuentan con iluminacin natural y artificial,
ventilacin y puestos de trabajo adecuados, los cuales ofrecen condiciones
ambientales y ergonmicas, para el desarrollo de las actividades relacionadas
con la prestacin del servicio y la atencin a nuestros usuarios.
o Infraestructura Tecnolgica: Considerando, que la informacin generada por
la Alcalda Municipal de Facatativ, es parte fundamental de los servicios
proporcionados a los usuarios, se evidencia que la Entidad cuenta con la
infraestructura necesaria de equipos y sistemas (hardware y software) para la
gestin de los procesos.

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6.4 Ambiente de Trabajo


La Alcalda de Facatativ ha establecido los procesos necesarios para la prestacin
del producto y/o servicio teniendo en cuenta su objeto misional, ha deteminado las
caracterizaciones por medio del Mapa de Procesos.
Mediante el establecimiento e implementacin de un programa de bienestar, la
institucin genera espacios de integracin que contribuya al mejoramiento de la
calidad de vida de sus servidores.

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO


7.1 Planificacin de la Prestacin del Servicio
En el Sistema Integrado de Gestin (MECI Sistema de Gestin de Calidad
Modelo Integrado de Planeacin y Gestin) la Alcalda de Facatativ realiz la
planificacin del producto y/o sevicio, a travs de la caracterizacin de los procesos
misionales, procedimientos e intructivos que definen las actividades a realizar
mediante verificacin, validacin, seguimiento y medicin que permita el
cumplimiento de los requisitos.
Los procesos se encuentran relacionados con los objetivos de calidad, permitiendo a
la Alcalda de Facatativ que estos sean desarrollados bajos parmetros de calidad,
generando registros de las actividades de su ejecucin.

7.2 Procesos Relacionados con el Usuario


La Alcalda de Facatativ a travs del portal del Estado Colombiano SUIT (Sistema
nico de Informacin y Trmites) identifica los intereses de los usuarios para los
trmites y servicios, para ello estableci el formato de Requisitos del Producto y/o
Servicio no Conforme en el que se establecen los requisitos de los usuarios,
normativos y de la organizacin requeridos para la prestacin del servicio, los cuales
son revisados a intervalos planificados para un asdecuado control.
La Entidad ha dispuesto de diferentes mecanismos de comunicacin con los usuarios
y partes involucradas lo que le permite generar acciones de mejoramiento continuo
mediante la obtencin de registros, as:

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1. Oficina de Atencin al Usuario.


2. El proceso Gestin del Servicio al Ciudadano que define los lineamientos para
la medicin de la satisfaccin del usuario a intervalos planificados lo cual
permite tomar acciones para mejorar la percepcin de los usuarios.
3. Sistema de nico de Informacin de Trmites (SUIT) donde los usuarios
pueden acceder a los servicos que presta la institucin.
4. Correo electrnico.
5. Mecanismo de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
6. Ejecucin de encuestas para medir la percepcin del usuario frente a los
servicios y trmites.
7. Mecanismos de participacin ciudadana.

7.3 Diseo y Desarrollo


Para la prestacin del producto y/o servicio la Alcalda de Facatativ ha establecido los procesos e
instrumentos que definen los requisitos normativos, del proceso y de los usuarios, de acuerdo a la
misin de la entidad.

7.4 Adquisicin de Bienes y Servicos


La Alcalda de Facatativ cumplimnento las disposiciones legales cuenta con procesos
para la contratacin de bienes y servicios, los cuales adquiere de acuerdo a las
necesidades mediante el establecimiento del plan de compras para cada anualidad
segn los recursos asingados.
En la Alcalda de Facatativ para la adquisicin de bienes y servicios se elaboran los
estudios previos documento implementado para definir necesidades, caractersticas
tcnicas y especficas de los bienes requeridos, lo que permite a la organizacin
oportunidad mediante el establecimiento de requisitos para las adquisiciones y
conformidad de bienes y servicios para la celebracin de la contratacin.
Los productos y/o servicios adquiridos por la Alcalda de Facatativ cumplen con las
especificaciones establecidas en los contratos como trminos de plazos y/o servicios
adquiridos y como control a la calidad en las adquisiciones, se designa un supervisor
quien adquiere la responsabilidad de que se cumpla el objeto contractual.

7.5 Prestacin del Servicio

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Para controlar la prestacin del servicio la Alcalda de Facatativ ha establecido


mecanismos de control en los cuales describe el servicio brindado, compromisos del
usuario y de la organizacin, cuenta con mecanismos de respuesta entre los usuarios y
la entidad para la recepcin, respuesta de quejas y reclamos que se presenten durante
la prestacin del servicio.
Los trmites y servicios prestados en la Alcalda de Facatativ estn claramente
definidos en los procedimientos, en los cuales se establecen caractersticas y
mecanismos para su otorgamiento y define dependencias responsables de los mismos.
La informacin aportada por el usuario como requisito para la prestacin de los
servicios es considerada de vital importancia, esta es protegida y no es modificada o
alterada por la organizacin.
Para la prestacin del servicio, la Alcalda de Facatativ cuenta con mecanismos de
seguimiento para la verificacin de requisitos con antelacin a la prestacin de los
mismos.

7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medicin


Para la Alcalda de Facatativ los equipos de medicin son GPS (Sistema de
Posicionamiento Global); este tipo de equipo no requiere calibracin especial, estos se
verifican y se configuran antes de su uso para la toma de datos.
Adems cuenta con equipos de Topografa para la representacin grfica de la
superficie o relieve de un terreno; este tipo de equipo requiere calibracin.

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA


La Alcalda Municipal de Facatativ tiene el compromiso de mejorar la eficacia,
eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de Calidad, mediante las auditoras
internas de calidad, la revisin por la Alta Direccin, el tratamiento dado a las peticiones,
quejas, reclamos y sugerencias, el tratamiento al producto y/o servicio no conforme,
establecimiento y anlisis de indicadores, presentacin y monitoreo al mapa de riesgos
institucional y el establecimiento y seguimiento a las acciones correctivas y preventivas.

8.2 Seguimiento y Medicin

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8.2.1 Satisfaccin del Usuario


La Alcalda de Facatativ para la medicin de la satisfaccin de los usuarios ha
establecido el instrumento denominado encuesta de satisfaccin, adems de las
peticiones, quejas, reclamos, sugerencias presentados en la organizacin.

8.2.2 Auditora Interna


La Alcalda de Facatativ ha formulado e implementado el procedimiento de Auditoras
Internas Integrales, el cual permite evaluar la conformidad del Sistema de Gestin de
Calidad a intervalos planificados implementados.

8.2.3 Seguimiento y Medicin del los Procesos


La Alcalda de Facatativ ha definido indicadores que permiten medir la gestin de los
procesos, auditoras internas de calidad y matrices de riesgos.
Se han diseado hojas metodolgicas permitiendo a la institucin facilitar el
seguimiento de los indicadores, permite tambin tomar medidas correctivas o
preventivas cuando no se alcanzan los resultados planificados.
Mediante la realizacin de auditoras internas de calidad se mide el desempeo de los
procesos permitiendo tomar acciones de mejora.
Con el fin de que se cumplan los objetivos estratgicos, se han identificado matrices de
riesgos identificando controles preventivos para evitar la materializacin de los riesgos
identificados.

8.2.4 Seguimiento y Medicin de los servicios


Las dependencias de la Alcalda de Facatativ encargadas de los trmites y servicios
efectan el seguimiento de los mismos y antes de su entrega son evaluados de
acuerdo a los requisitos establecidos para la entrega y uso adecuado.
La Alcalda de Facatativ tiene establecidos mecanismos de seguimiento y medicin
como visitas de campo, evaluaciones tcnicas, encuestas de satisfaccin sobre los
servicios prestados y las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentados a
travs de los diferentes mecanismos con que cuenta la entidad.

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8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME


La Alcalda Municipal de Facatativ document e implement el procedimiento Control
del Producto y/o Servicio no Conforme con el fin de establecer las acciones que permitan
que los productos y/o servicios que no sean conformes con los requisitos legales, normativos
de la entidad se identifican, controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada

El procedimiento definido permite identificar los requisitos y los responsables de verificar


su cumplimiento; as mismo cuando se detecta una no conformidad, se establece el
responsable de dar el tratamiento.

8.4 ANLISIS DE DATOS


Para la toma de decisiones la informacin originada por la operacin del Sistema de
Gestin de Calidad para determinar su eficacia, eficiencia y efectividad, se triene en
cuenta en la Alcalda de Facatativ las auditoras internas, riesgos de los procesos,
satisfaccin del usuario, resultado de los indicadores, acciones correctivas y preventivas
y servicio no conforme.

8.5 MEJORA CONTINUA


En la Alcalda de Facatativ para contribuir el mejoramiento continuo del Sistema de
Gestin de Calidad, se estableci la Poltica de Calidad la cual tiene inmerso el
compromiso de la mejora continua de los procesos, as mismo la Poltica de Calidad y
los Objetivos de Calidad so nrevisados y ajustados; por otra parte las acciones originas
de la peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, acciones correctivas y preventivas,
servicio no conforme, las auditoras inrternas de calidad, la revisin por la Alta Direccin,
entro otros aspectos que permitan a la institucin identificar acciones de mejora.

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CONTROL DE CAMBIOS
Versin

Fecha

Naturaleza del cambio

01/08/2011

Adopcin del Manual de Calidad Alcalda de Facatativ

23/07/2012

Ajuste Manual de Calidad Alcalda de Facatativ

18/11/2014

Ajuste de la Poltica de Calidad por la Alta Direccin


Inclusin de trmites y servicios que presta la Alcalda de
Facatativ
Ajuste de los numerales del Manual de Calidad acorde a los
numerales de NTC GP 1000:2009