MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AUDITORIAS INTERNAS
CODIGO
MDP-AUDI

FECHA EMISION
11/JUL/2016

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PROCEDIMIENTO
PARA
AUDITORIAS
INTERNAS

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1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA

4.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5.

DESCRIPCION PROCEDIMIENTO

6.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7.

ANEXOS Y FORMATOS

1. Objetivo
2

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Establecer la metodologa para realizar auditoras internas al Sistema De

Gestin de La Calidad con el fin de verificar su efectividad as como la
conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, los requisitos
legales, los requisitos de los clientes.
2. Alcance
Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad de la empresa DUCTI-LAM.
3.- Definiciones y Terminologa
ALCANCE DE LA AUDITORA: extensin y lmites de una auditoria, incluye
generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la
organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo
cubierto.
AUDITADO: sistema o proceso que es objeto de verificacin.
AUDITOR: Persona con los atributos personales demostrados y competencias
para llevar a cabo una auditora.
AUDITORA: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora.
AUDITORA EXTERNA: incluyen lo que se denomina auditora de segunda y
tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que
tienen un inters en la organizacin, tales como los clientes u otras personas
en su nombre, Las auditorias de tercera parte se llevan a cabo por
organizaciones auditoras. independientes y externas en nombre de un tercero
que usualmente es el cliente
AUDITORA INTERNA: Son auditorias de primera parte que se realizan por o
en nombre de la propia organizacin, para revisin por la direccin y otros fines
internos. Puede constituir la base para la declaracin de conformidad en una
organizacin.
CLIENTE DE AUDITORA: organizacin o persona que solicita la auditora, ya
sea el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derechos
reglamentarios o contractuales para solicitar una auditora.
COMPETENCIA: atributos personales y aptitud demostradas para aplicar
conocimientos y habilidades.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORA: resultado de una auditora que
proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditora y
todos los hallazgos de la auditora.
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CRITERIOS DE AUDITORA: conjunto de polticas, procedimientos o

requisitos. Se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia
de la auditora.
EQUIPO AUDITOR: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el
apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos. En cada equipo auditor se
designar un lder y podr incluir auditores en formacin.
EVIDENCIAS DE AUDITORA: registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditoras, las
evidencias pueden ser cualitativas o cuantitativas.
EXPERTO TCNICO: persona que aporta conocimientos y experiencia
especficos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia son relativos a la
organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin
cultural. El experto tcnico no acta como auditor en el equipo auditor.
HALLAZGOS DE LA AUDITORA: resultados de la evidencia de la auditora
recopilada frente a los criterios de auditora. Pueden indicar conformidad o no
conformidad con los criterios de auditoria u oportunidades de mejora.
LISTA DE VERIFICACIN: Corresponde a una hoja de chequeo que contiene
los principales documentos a tener en cuenta durante la auditoria y evidencias
que se deben solicitar al auditado.
OPORTUNIDADES DE MEJORA: Son acciones que se podran realizar dentro
de los procesos y que sin constituir NO CONFORMIDAD pueden contribuir a
mejorar el desempeo de un proceso o del sistema.
PLAN DE AUDITORA: descripcin de las actividades y de los detalles
acordados de una auditora.
PROGRAMA DE AUDITORIA: conjunto de una o ms auditoras planificadas
para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito
especfico. Incluye las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar
a cabo las auditoras.
4.- Responsabilidad y Autoridad
Auditores internos
Dueos de procesos
Coordinacin de calidad

5.- Descripcin del Procedimiento

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5.1 Aprobacin.

Para el procedimiento de auditorias internas de calidad se establecen las

siguientes actividades:
SELECCIN Y EVALUACIN DEL EQUIPO DE AUDITOR
Para la seleccin de los auditores se tendr en cuenta lo siguiente:
-Que haya participado activamente en el taller de capacitacin para auditores.
Cada equipo auditor de auditora interna, es responsable de que la auditora se ejecute
segn lo programado y de que se entreguen oportunamente los registros a la
coordinacin de calidad. Al finalizar cada ciclo de auditoras internas de calidad los
auditores internos sern evaluados.
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORAS
INTERNAS
Se rene el comit de calidad para definir los lineamientos para la elaboracin del
programa de auditoras con base en lo establecido en la Norma ISO 9001:2000.
ELABORACIN Y APROBACIN DE EL PLAN DE AUDITORA DEL SISTEMA
Con base en lo definido en la reunin del Comit de Calidad, la coordinacin de calidad
elabora el programa de auditoria interna el cual contiene: procesos o procedimientos a
auditar, auditores asignados, auditados, fecha estimada y hora.
COMUNICACIN DE EL PLAN DE AUDITORA
Con anterioridad a la fecha de inicio de las auditoras internas, la coordinacin de calidad
publica el Programa y el Plan de auditoras internas en una de las carteleras de la
universidad. Adicionalmente se les hace llegar el programa de auditoras a los auditores y
a los auditados va E-mail y por medio fsico.
ELABORACIN DE EL PLAN DE AUDITORIA INTERNA
Con base en el programa de auditoras enviado, se establece para cada una de las
auditoras asignadas:
Objetivo y alcance de la auditora
Personas a entrevistar.
Agenda de trabajo.
Documentos de referencia y requisitos asociados (criterios de auditora)
Cuando la auditora es realizada por un auditor externo el modelo del plan de auditora
puede ser acordado por el auditor y la Seccional. Las fechas de la agenda de la auditora
deben ser previamente acordadas con el responsable del proceso a auditar.
COMUNICACIN DE EL PLAN DE AUDITORA AL AUDITADO
Se presenta el plan de auditora al responsable del proceso a auditar con cinco (5) das
hbiles de anticipacin a la realizacin de la auditora, con el fin de que se comunique a
los responsables e interesados. El auditor hace firmar el original para la coordinacin de
calidad, una copia para el responsable del proceso auditado y la que conserva el auditor.

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PREPARACIN DE LA LISTA DE VERIFICACIN

Se hace una revisin preliminar de los documentos de referencia de la auditora. Se
elabora la lista de verificacin con base en estos documentos, indicando las evidencias
que se le deben solicitar al auditado. Esta lista es solo una gua en la auditora y es
flexible de acuerdo con el desarrollo de la misma. Cuando las auditoras internas son
ejecutadas por auditores de entidades externas se podrn tener en cuenta las listas de
verificacin de la institucin.
REALIZACIN DE LA REUNIN DE APERTURA
Antes de iniciar la recoleccin de evidencias, se realiza una reunin con los lderes o
dueos del proceso o procesos a auditar y quienes van a participar en la auditora con el
fin de: confirmar el objetivo y el alcance, revisar las actividades y duracin de la auditora,
verificar la asignacin de recursos, clarificar inquietudes y acordar reunin de cierre.
EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA
Se lleva a cabo el trabajo de campo utilizando las siguientes tcnicas:
Entrevista, observacin directa, anlisis de documentacin u otras compatibles con el
objetivo y el alcance de la auditora. Se recopila la informacin a travs del formato lista
de verificacin de auditora.
ELABORACIN DEL INFORME DE AUDITORA
Se analizan los resultados obtenidos y se redactan las no conformidades u observaciones
encontradas, as como las fortalezas y debilidades y se registran en el formato informe de
auditora interna. Cuando la auditora es realizada por un auditor externo el modelo de
informe de auditora puede ser acordado entre el auditor y el Auditor Lder. El original se
entrega a la coordinacin de calidad, una copia para el responsable del proceso auditado
y otra copia que conserva el auditor.
REALIZACIN DE LA REUNIN DE CIERRE PARA PRESENTAR LOS HALLAZGOS
Se presentan y entregan las no conformidades u observaciones entregadas registradas
en el informe de auditora y se consigue el consenso con el auditado. En caso de no
presentarse consenso se pueden dejar constancias con la posicin del auditor y el
auditado.
DEFINICIN DE ACCIONES CORRECTIVAS
Se analizan las no conformidades u observaciones y se definen las acciones correctivas
asociadas y las fechas en que debe estar terminado cada compromiso. Se genera una
copia para el proceso, otra para el equipo auditor y el registro original para la coordinacin
de calidad.
REALIZACIN DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO
Se realiza un seguimiento con el fin de verificar la implementacin y eficacia de las
acciones tomadas. Si una vez realizado seguimiento a las acciones propuestas se define
una nueva fecha para el compromiso y si esta nueva fecha no se cumple, se informa por
escrito a la coordinacin de calidad para que haga el seguimiento. El seguimiento a las

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acciones de auditorias internas realizadas por entidades externas o de auditoras externas

lo ejecutan auditores internos de la institucin asignados por la coordinacin de calidad.
VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN DE AUDITORA
Una vez cerradas todas las no conformidades u observaciones de la auditora, se entrega
a la coordinacin de calidad, que verifica el cumplimiento de la entrega de toda la
documentacin del proceso por parte de los auditores.
PRESENTACIN DE INFORME CONSOLIDADO DEL PROCESO DE AUDITORA
Despus de cada ciclo de auditoras internas la coordinacin de calidad presenta un
informe consolidado que contenga como mnimo la siguiente informacin:
cumplimiento del programa, principales hallazgos, competencia de los auditores internos,
aspectos comunes, aspectos relevantes para el sistema, acciones que quedan abiertas y
conclusiones. Este informe es entregado a la Gerencia. Si el coordinador de calidad es
auditor su evaluacin ser realizada por otro auditor de la institucin designado para ello.
Todos los procesos incluidos los directivos podrn ser auditados.

6.- Documentos de Referencia

Documentos Externos
Norma ISO 9001:2008

Cdigo
EXT-001

7.- Anexos y Formatos

No aplica