Bandar Lampung, 20 Maret 2011

No

: 022/KAP/III/2011

Perihal

: Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth. Direktur Utama PT. Serat Sutra
Di Bandar Lampung
Kami telah melakukan audit atas ketelambatan pengiriman barang
yang terjadi karena keterlambatan proses produksi pada PT Serat Sutra
untuk periode tahun 2006/2007. Audit kami tidak dimaksudkan untuk
memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan
dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan
keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Proses Produksi
yang dimiliki (terjadi pada) perusahaan PT. Serat Sutra. Audit tersebut
dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas
pelaksanaan produksi serta dapat memberikan saran perbaikan atas
kelemahan pengelolaan program proses produksi yang ditemukan
selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat
dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat
beroprasi dengan

lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam

mencapai tujuannya
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang
meliputi :
Bab I

: Informasi Latar Belakang

Bab II

: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III

: Rekomendasi

Bab IV : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak
bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran
direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini.
Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik.

KAP & Management

Consultant
Rawiatmaja & Partener
Tn. Pram Sanjaya
BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG
PT Serat Sutra awalnya adalah pabrik tenun tradisional dengan fasilitas
produksi berupa Alat Tenun Bukan Mesin (ATBN). Ny. Shri Utami adalah
generasi terakhir dari penggunaan ATBN di pabrik ini. Mulai tahun 1995
perusahaan ini secara

total meninggalkan ATBN

untuk produksi

komersialnya dan menggunakan teknologi modern dengan investasi

yang

cukup

besar.

Pcnggunaan

ATBN

hanya

digunakan

untuk

menghormati pendahulunya, sehingga budaya menenun di kalangan

keluarga tidak hanya tinggal sejarah.
PT Serat Sutra menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar
dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagaian masih merupakan
bahan impor terutama yang tidak tersedia cukup di dalam negeri.
Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan
dasar sutra adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk
pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7 hari dari pesanan
diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri.
Perusahaan mampu mengakumulasikan laba sebesar Rp 3,5 triliun
dalam lima tahun terakhir.
Susunan Direksi Perusahaan:
Direktur Utama

: Ny. Shri Utami

Direktur Pemasaran

: Tn. Hendro Sukantja

Direktur Akuntansi dan Keuangan

Tujuan Dilakukan Audit:

: Ny. Trini Ray

1. Menilai kecukupan prosedur Produksi Tekstil yang digunakan dalam

penyelengaraan operasional perusahaan.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Proses Produksi Tekstil
yang dimiliki perusahaan.
3. Memberikan

berbagai

saran

perbaikan

atas

kelemahan

Proses

Produksi yang ditemukan.

Permasalahan Umum Perusahaan:

Permasalahan perusahaan ini baru muncul di tahun 2006, di mana
keluhan pelanggan meningkat begitu tinggi terutama disebabkan
pemenuhan pesanan yang selalu terlambat. Sebagai akibat dari
kcterlambatan ini juga terjadi pembatalan pesanan dan beberapa
pelanggan di kawasan Timur Tengah bahkan menunda pembayaran
sebagai

jaminan

bahwa

perusahaan

akan

memenuhi

pesanan

berikutnya. Di samping itu, di dalam negeri, pasar juga mengalami

penurunan karena permasalahan yang sama. Perusahaan tidak mampu
menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai
dengan kebutuhan. Hal ini berdampak pada kinerja perusahaan di mana
dua tahun terakhir ini laba mengalami penurunan cukup signifikan.
Terjadi pembatalan pesanan sebesar 15% dari Rp 750 miliar total
pesanan pelanggan di Timur Tengah dan 10% dari 575 Miliar total
pesanan pelanggan di kawasan Eropa selama tahun 2006. Di samping
itu pasar di dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari
volume penjualan tahun lalu yang mencapai 525 Miliar.
Arus kas juga sedikit terganggu belakangan ini, karena berkurangnya
penerimaan perusahaan dan terjadinya pembatalan pesanan dan
penurunan daya serap pasar di dalam negeri menyebabkan terjadinya
kehilangan potensi pendapatan sebesar 209,375 miliar. Dengan asumsi
margin 22,5% seperti yang terjadi saat ini, perusahaan telah kehilangan
lebih dari 47 miliar potensi laba kotor.

Hasil pertemuan para direksi menemukan bahwa tidak ada masalah

dengan kapasitas produksi dan perawatan mesin. Fasilitas produksi juga
bekerja selama waktu yang ditentukan dalam kapasitas normal 85%.
Bahkan di gudang menumpuk beberapa jenis barang yang menunggu
untuk dikirirn kepada pelanggaan.

BAB II
KESIMPULAN AUDIT YANG DIDUKUNG DENGAN TEMUAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami
lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1. Tujuan produksi telah dirumuskan secara tertulis adalah untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan dalam kuantitas, kualitas, dan waktu
pengiriman yang tepat dan harga bersaing.
2. Berdasarkan kebijakan bisnis perusahaan, pengiriman barang sudah
dilakukan paling lambat dalam waktu 7 hari sejak pesanan diterima.
3. Jadwal produksi tcrintegrasi dengan jadwal penerimaan bahan baku.
4. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi
dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda.
5. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar
untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan
(perubahan) permintaan dari pelanggan.
6. Laporan biaya kualitas terdokumentasi dengan baik dan digunakan
sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk.

7. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara

bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas
produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
Kriteria:
1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana pcnjualan yang secara
ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal
produksi setiap jenis produk.
2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan.
a. Biaya persediaan, di mana persediaan maksimum 5% dari produksi
setiap bulan untuk setiap jenis barang,
b. Biaya penyetelan (setup) mesin,
c. Upah lembur, dan
d. Pengangguran sumber daya.
3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan:
a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan
siap di lokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap
untuk dioperasikan.
c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja
sejak pesanan diterima.
4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan
kapasitas produksi.
5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang
lain.
6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan
jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan)
pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan
pengiriman yang telah terjadwal.
Penyebab:
1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (temtama untuk
produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat,
sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatan
penerimaan bahan tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan
baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi,
2. Karena
proses
produksi
harus
berjalan

terus,

supervisor

memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang

bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya

untuk diproses.
3. Jadwal pemeliharaan

mesin

tidak

selalu

tepat

dengan

jadwal

penggunaannya.
4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari
pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam
jadwal produksi yang telah ditetapkan.
5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak
disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan.
Akibat:
1. Karena keterlambatan pengiriman bahan baku, proses produksi hanya
mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk
memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman
yang telah ditetapkan.
2. Terjadi penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk
nonsutra.
3. Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap
karena masih diperbaiki, yang berakibat terjadinya waktu tunggu
rata-rata 1 jam dalam setiap hari.
4. Pesanan pelanggan yang mendadak, menyebabkan tertundanya
pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap
pesanan.
5. Jika terjadi perubahan pesanan dari pelanggan, proses produksi
terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu.

Daftar Ringkasan Temuan Audit

N
o
1

Kondisi
Dari catatan penerimaan
bahan tahun 2006 rata-rata
terjadi kekurangan bahan
baku sebanyak 15% dari
kebutuhan produksi,

Kriteria
Jadwal produksi harus terintegrasi dengan
a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan
baku sudah tersedia dan siap di lokasi pabrik
6 jam sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin
selalu dalam keadaan siap untuk
dioperasikan.

Penyebab

Akibat

Perencanaan kebutuhan bahan

baku perusahaan (teutama
untuk produk berbahan dasar
sutra yang masih diimpor) sering
tidak tepat, sehingga
kedatangan bahan baku sering
terlambat.

Karena keterlambatan
pengiriman bahan baku, proses
produksi hanya mampu
mencapai kuantitas 90% dari
produk yang dibutuhkan untuk
memenuhi pesanan pelanggan
sesuai dengan jadwal pengiriman
yang telah ditetapkan.

c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim

paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan
diterima.
2

Produksi tetap dilakukan

walaupun belum waktunya
untuk diproses.

Jadwal produksi harus mampu

meminimumkan:
a. Biaya persediaan, di mana persediaan
maksimum 5% dari produksi setiap bulan
untuk setiap jenis barang,
b. Biaya penyetelan (setup) mesin,
c. Upah lembur, dan
d. Pengangguran sumber daya.

Karena proses produksi harus

berjalan terus, supervisor
memerintahkan untuk

Terjadi penumpukan persediaan

rata-rata sampai 15% untuk
produk nonsutra.

Perusahaan sulit memenuhi

pesanan yang mendadak
dari pelanggan

Jadwal produksi harus mampu

mengoptimalkan tingkat penggunaan
kapasitas produksi.

Jadwal produksi tidak

disesuaikan dengan terjadinya
pemesanan dari pelanggan yang
sifatnya mendadak, sehingga
belum termasuk dalam jadwal
produksi yang telah ditetapkan.

Pesanan pelanggan yang

mendadak, menyebabkan
tertundanya pengiriman barang
yang terjadwal rata-rata 2 hari
untuk setiap pesanan.

Pada saat beberapa

komponen mesin
dibutuhkan sering belum
siap karena masih
diperbaiki

Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal

pada fungsi-fungsi yang lain.

pemeliharaan mesin tidak selalu

tepat dengan jadwal
penggunaannya.

Terjadinya waktu tunggu ratarata 1 jam dalam setiap hari.

Perusahaan sulit memenuhi

pesanan pelanggan yang
mengalami tambahan

Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis

tentang perubahan jadwal produksi yang
diakibatkan oleh adanya tambahan

Jadwal penerimaan bahan baku

dan perbaikan fasilitas produksi
tidak disesuaikan dengan

Jika terjadi perubahan pesanan

dari pelanggan, proses produksi
terhambat rata-rata 18 jam

(perubahan)

(perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak

mengganggu rencana produksi dan
pengiriman yang telah terjadwal.

terjadinya perubahan pesanan

dari pelanggan.

dalam 1 minggu.

BAB III
REKOMENDASI

Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan ditemukan beberapa

kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang
akan datang. Kelemahan tersebut diantaranya yaitu:
1. Keterlambatan

pengiriman

produksi.
2. Keterlambatan

proses

terjadi

produksi

karena
terjadi

keterlambatan
karena

belum

proses
adanya

kesesuaian antara:
a. Perencanaan kebutuhan dan pembelian bahan baku yang belum
tepat.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi yang kurang sesuai.
3. Penumpukan persediaan terjadi karena jadwal produksi yang kurang
sesuai.
4. Belum adanya prosedur tertulis untuk perubahan jadwal produksi
yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) permintaan
pelanggan.
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi
sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen
untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi:
Perusahaan

dapat

melakukan

langkah-langkah

perbaikan

atas

kelemahan dalam proses produksi antara lain dengan:

1. Perusahaan perlu menyusun jadwal produksi dengan menyesuaikan
antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan
fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
a. Pembelian

bahan

baku

perlu

disesuaikan

dengan

pesanan

pelanggan atau dengan memprediksi pesanan yang sering dipesan

oleh

pelanggan

sehingga

dapat

menyesuaikan

rencana

pemesanan bahan baku termasuk estimasi jadwal pengiriman

bahan baku terutama untuk bahan impor, sehingga bahan baku
dapat tepat waktu digunakan untuk proses produksi.

b. Ada

baiknya

produksi

perusahaan

seperti

mesin

melakukan
sesuai

pemeliharaan

dengan

kapasitas

fasilitas
produksi.

Perusahaan perlu menentukan waktu yang tepat untuk melakukan

pemeliharaan berkala mesin-mesin produksi agar tidak terjadi
ketidaksiapan mesin saat akan digunakan untuk proses produksi.
Selain itu, karena operator mesin dan bagian pemeliharaan
dikendalikan oleh orang yang berbeda, diperlukan juga adanya
penyesuaian jadwal di antara keduanya.
2. Jika integrasi antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan
pemeliharaan fasilitas produksi telah dapat disesuaikan dengan baik,
perusahaan dapat menerapkan sistem produksi secara just in time
dengan

hanya

memproduksi

barang

sesuai

dengan

pesanan

pelanggan sehingga meminimalkan penumpukan persediaan yang

dapat menyebabkan meningkatnya biaya persediaan.
3. Perusahaan perlu membuat pedoman tertulis mengenai kemungkinan
perubahan

jadwal

produksi

jika

terjadi

tambahan

(perubahan)

permintaan pelanggan yang mendadak. Perusahaan sebaiknya selalu

siap

terhadap

kemungkinan-kemungkinan

penambahan

atau

perubahan pesanan pelanggan yang terjadi secara mendadak dengan

mempersiapkan
kapasitas

mesin

juga

bahan

yang

baku

masih

serta

dapat

menganggur

memanfaatkan

sebagai

antisipasi

perubahan pesanan tersebut.

4. Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi atas prosedur yang telah
dilaksanakan sebagai tolak ukur dari keberhasilan dan ketepatan
produksi, baik dalam hal waktu, kuantitas, maupun kualitas produk.
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya
ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki,
kami mengkhawatirkan akan terjadi akibat yang lebih buruk pada
pelaksanaan proses produksi perusahaan di masa mendatang.

BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan
hanya meliputi masalah Keterlambatan Produksi PT Serat Sutra untuk
periode

tahun

2006/2007.

Audit

kami

mencakup

penilaian

atas

kecukupan sistem pengendalian manajemen Proses Produksi, petugas

yang bertanggung jawab mengelola, serta aktivitas produksi itu sendiri.