BAB VIII

PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN

8.1. UMUM
Untuk memperagakan kesesuaian produk, memastikan kesesuaian
sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaikinya
Organisasi merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan,
pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan, yang tergantung
pada ketetapan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik dan
jangkauan pemakaiannya.
8.2. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
8.2.1. Kepuasan Pelanggan
Salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu
dilakukan dengan jalan pemantauan informasi berkaitan dengan
persepsi
pelanggan
apakah
Organisasi
telah
memenuhi
persyaratan pelanggan. Untuk itu dilakukan dengan cara antara
lain :
a. Menjalin pertemuan
potensial;

terjadwal

kepada

pelanggan

yang

b. Pengiriman questionair melalui pos atau yang lainnya;

c. Telpon, internet tentang pelayanan;
d. Kotak saran.
8.2.2
a.

Audit Internal

Organisasi melaksanakan
Audit Mutu Internal
secara terprogram dan terjadwal sesuai dengan status dan
pentingnya proses bidang yang diaudit.

b. Untuk memastikan terkendalinya proses pelaksanaan audit

harus ditetapkan kriteria, lingkup, frekwensi, dan metodenya.
c. Auditor dipilih sedemikian yaitu harus yang terlatih dan
mandiri. Auditor terpilih tidak boleh mengaudit unit kerjanya
sendiri.
d. Manajemen bertanggungjawab atas bidang yang diaudit. Bila
ditemukan ketidaksesuaian maka harus memastikan bahwa
tindakan koreksi dilakukan tanpa ditunda.
e. Seorang auditor bertanggungjawab untuk menuliskan hasil
pengamatan selama audit berlangsung. Bila ditemukan
ketidaksesuaian,
maka
auditor
bertanggungjawab
1

memverifikasi tindakan koreksi yang dilakukan oleh unit kerja

yang diaudit.
f. WMM bertanggung jawab atas pelaksanaan program audit
internal. Rincian lebih lanjut tentang kegiatan audit ini
dijelaskan di dalam Prosedur POS 8.2.2.04. tentang Audit
Internal.
8.2.3

Pemantauan dan Pengukuran Proses

Pemantauan Proses Akademik dilakukan dengan memantau

kehadiran peserta didik/siswa, guru, jurnal kelas, berita acara
ujian.
8.2.4

Pemantauan dan Pengukuran Produk

a. Jasa Pendidikan
a) Pemantauan jasa Pendidikan dilakukan dengan memantau
prestasi peserta pada setiap proses pembelajaran, tingkat
pencapaian skill dan kompetensi, prosentase kelulusan
peserta, lengkap dengan dokumen penilaian dan hasil
akhir.
b) Pengukuran jasa pendidikan dinyatakan dengan angka nilai
prestasi (skor) 10 sampai dengan 100. Kriteria penilaian
ditentukan untuk masing-masing mata pelajaran dengan
pembobotan masing-masing materi.
b. Produk yang tidak sesuai yang dijumpai harus diperlakukan
secara khusus dan atau diidentifikasi sebagai produk tidak
sesuai, dilaporkan kepada yang berwenang untuk ditangani
sesuai dengan yang ditentukan pada Pasal 8.3. Pedoman Mutu
ini.
c. Pada tiap tahap produk yang ditentukan dilakukan monitoring
dan evaluasi sesuai dengan Instruksi Kerja yang ditentukan,
meliputi metoda monitoring dan evaluasi, karakteristik jasa
diklat yang harus diverifikasi, instrumen monitoring dan
evaluasi yang harus dipergunakan, kriteria penerimaan dan
ketentuan yang sesuai lainnya.
Produk yang telah dimonitoring dan dievaluasi diberi
identifikasi
yang menunjukkan kesesuaian atau
ketidaksesuaian jasa pendidikan, serta mengacu pada petugas
monitoring dan evaluasi yang berwenang. Rekaman
monitoring dan evaluasi harus dipelihara.
d. Instruksi kerja monitoring dan evaluasi pengujian akhir harus
tersedia yang berisi rincian cara monitoring dan evaluasi,
karakteristik jasa pendidikan yang harus diverifikasi, alat
monitoring dan evaluasi yang harus dipergunakan, kriteria
penerimaan dan ketentuan yang sesuai lainnya.
2

e. Semua produk akhir pendidikan dan pelatihan yang selesai

harus dimonitoring dan dievaluasi, serta diuji sesuai dengan
Instruksi Kerja.
f. Produk yang telah dimonitoring dan dievaluasi harus diberi
identifikasi
yang
menyatakan
kesesuaian
atau
ketidaksesuaian dengan produk, dan menunjukkan bahwa
produk telah diserahkan oleh personal yang mempunyai
wewenang untuk itu.
g. Hanya produk yang telah dimonitoring dan dievaluasi dengan
hasil yang memenuhi persyaratan sesuai dokumentasi sekolah
yang boleh dilepas atau diserahkan.

8.3. PENANGANAN JASA PENDIDIKAN YANG TAK SESUAI

8.3.1. Semua hasil kegiatan yang ditemukan tidak sesuai harus
diberi identifikasi dan atau diperlakukan khusus untuk
mencegah kekeliruan yang berlanjut.
8.3.2. Rincian ketidaksesuaian harus didokumentasikan dengan
merincikan jenis hasil kegiatan dan penyimpangannya dari
ketentuan.
8.3.3. Rincian ketidaksesuaian harus ditinjau dan dinilai,
dilaporkan kepada petugas yang berwenang untuk
diputuskan tindak lanjutnya
8.3.4. Putusan tindak lanjut tersebut dapat berupa perpanjangan
waktu, remedial, program alternatif.
8.3.5. Seseorang yang bertanggung jawab untuk pengendalian
tindak lanjut harus terdokumentasi sampai ketidaksesuaian
dinyatakan selesai dan tersertifikasi.
8.3.6. Rincian dari metode, tanggung jawab, dan dokumentasi
didefinisikan dalam prosedur tertulis POS 8.3.05.
Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai
8. 4. ANALISIS DATA
8.4.1. Seseorang di Organisasi ditunjuk untuk menganalisa data
dengan menggunakan teknik statistik yang dapat
menginformasikan kesesuaian dan keefektifan sistem
manajemen mutu berkaitan dengan :
a. kepuasan pelanggan,
b. kesesuaian pada persyaratan produk,
c. karakteristik dan kecenderungan proses dan produk
termasuk peluang untuk tindakan pencegahan, dan
d. pemasok.
3

8.4.2. Aspek data yang dianalisis meliputi data pelanggan, data

pesaing, dan aspek lain untuk pengembangan mutu
pendidikan
8.4.3. Petugas-petugas yang mengumpulkan, mengolah data dan
menyusun informasi berdasarkan data yang dikumpulkan
harus ditunjuk dan diberi pelatihan yang dibutuhkan
8.4.4. Sejauh mungkin cara-cara dan tabel yang standar dan
teruji dipakai sebagai pedoman penerapan
8.4.5. Hasil semua analisis data statistik harus didokumentasikan
dengan baik dan dinilai untuk menentukan tingkat unjuk
kerja dan tindakan koreksi bila diperlukan
8.4.6. Penggunaan teknik statistik diuraikan lebih lanjut dalam
Instruksi Kerja tekait.
8.5.PERBAIKAN
8.5.1. Perbaikan Berlanjut
a. Sekolah mengadakan rapat tinjauan manajemen
minimal 1 kali satu semester yang dipimpin oleh kepala
sekolah.
b. Setiap enam bulan diadakan rapat staf untuk
mengadakan tinjauan pencapaian sasaran mutu dan
hal-hal yang menyangkut pada pelaksanaan sistem
manajemen mutu, analisis data, penyelesaian masalah
yang ditemui pada saat audit internal, termasuk
tindakan pencegahan yang diperlukan.
8.5.2. Tindakan Koreksi
a. Bila terjadi ketidaksesuaian dalam pelaksanaan sistem
manajemen mutunya, maka sekolah melakukan
tindakan-tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian
sekaligus
mencegah
terulangnya
kembali.
b. Tinjauan ketidaksesuaian mencakup laporan monitoring
dan evaluasi, laporan audit, dan keluhan pelanggan.
c. Tindakan koreksi harus diterapkan tepat waktu sampai ke
tingkat yang sepadan dengan besarnya masalah dan
risiko yang dihadapi.
d. Tindakan Koreksi lebih lanjut dirinci di dalam prosedur
POS 8.5.2.06 tentang Tindakan Koreksi.
8.5.3. Tindakan Pencegahan
a. Setiap tiga bulan diadakan rapat untuk mendiskusikan
masalah-masalah tentang mutu, yang dihadiri oleh
4

Ketua Kompetensi/MGMP, Wali Kelas, Ketua Urusan dan

Kepala Sekolah (staf manajemen).
b. Unit kerja yang terkait dengan proses pendidikan dan
pelatihan mengumpulkan data untuk dianalisa dalam
rapat
tersebut
di
atas
untuk
memprediksikan
kemungkinan
terjadinya
suatu
masalah
atau
ketidaksesuaian potensial, dan sekaligus mengupayakan
tindakan pencegahan untuk meniadakan kemungkinan
terjadinya ketidaksesuaian potensial tersebut.
c. WMM dan QA/QC akan memantau tindakan pencegahan
yang dilaksanakan sehingga tindakan tersebut tidak
akan menimbulkan dampak yang merugikan. Rekaman
Tindakan Pencegahan disimpan di WMM dan unit kerja
terkait dengan tindakan tersebut.
d. Secara terperinci tindakan pencegahan dijelaskan
didalam prosedur POS 8.5.3.07
tentang Tindakan
Pencegahan.