1

PENDAHULUAN
Visi RS Sehat Sejahtera adalah menjadi rumah sakit pilihan dengan menyediakan layanan
perawatan kesehatan terbaik, aman, bermutu tinggi dan inovatif. Sesuai dengan visinya RS Sehat
Sejahtera telah menetapkan dan menyediakan dukungan penuh dan berkelanjutan untuk program
pengelolaan peralatan medis di dalam perencanaan ini.

PERNYATAAN KEBIJAKAN
RS Sehat Sejahteraharus memiliki perencanaan manajeman peralatan medis.

CAKUPAN
Seluruh alat medis yang ada di RS Sehat Sejahtera, baik itu yang dimiliki sendiri, sewa, kerja
sama operasi, maupun pinjaman tercakup dalam perencanaan ini. Kompetensi staf yang
bertanggung jawab untuk pemeliharaan alat medis juga tercakup dalam perencanaan ini.

4
4.1

TANGGUNG JAWAB
Chief Operational Officer bertanggung jawab untuk membuat perencanaan pengadaan peralatan
medis sesuai kebutuhan yang ada dan perkembangan teknologi terkini, untuk mendukung upaya
RS Sehat Sejahteradalam memberikan pelayanan terbaik, aman, bermutu tinggi dan inovatif,
sesuai dengan visi dan misinya.

4.2

Manager ESD bertanggung jawab mengimplementasikan perencanaan pengelolaan peralatan

medis, menentukan sasaran departemennya berkaitan dengan alat medis, menetapkan kebijakan
dan prosedur, serta prinsip-prinsip kendali mutu sesuai standar terkini.

4.3

Manager / kepala unit bertanggung jawab untuk memberikan orientasi kepada setiap staf baru
perihal peralatan medis yang akan digunakannya. Jika diminta, staf ESD dapat memberikan
bantuan. Hal yang sama juga berlaku untuk alat baru atau staf yang mendapat penugasan baru.
Manager / kepala unit juga bertanggung jawab secara harian dalam pemeliharaan alat dan wajib
segera melaporkan kepada departemen ESD jika ada masalah pada alat medis di area kerjanya.

4.4

Setiap karyawan bertanggung jawab untuk mempelajari dan mengikuti prosedur kerja spesifik agar
dapat menoperasikan peralatan medis dengan aman.

SELEKSI DAN PENGADAAN ALAT MEDIS

Seluruh pihak yang terkait dengan alat medis yang akan dilibatkan secara aktif dalam pemilihan
pengadaan alat. Kegiatan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan penggantian peralatan
direncanakan berdasarkan jadwal dan jangka waktu tertentu dalam bentuk perencanaan anggaran
fixed asset. Kegiatan yang dilakukan selama proses seleksi mencakup, namun tidak terbatas
pada, mengidentifikasi spesifikasi teknis, membuat permintaan pengadaan barang, meninjau
penawaran memverifikasi spesifikasi kinerja, benchmarking dengan pesaing yang sejenis,
melakukan kunjungan lapangan, dan negosiasi dengan vendor. Keputusan pengadaan alat
dilakukan oleh panitia pembelian setelah mempertimbangkan berbagai factor di atas

INVENTARISASI PERALATAN MEDIS

Inventarisasi seluruh peralatan medis di RS Sehat Sejahteradikelola oleh Departemen
Environmental Service (ESD) menggunakan sistim yang terkomputerisasi. Staf ESD melakukan
pemasukan data seluruh alat medis ke dalam sistim tersebut menggunakan nomor identifikasi
khusus. Sistim tersebut berfungsi juga sebagai sistim pemeliharaan alat dan menerbitkan serta
mencatat seluruh aktifitas permintaan pekerjaan untuk setiap alat. Permintaan pekerjaan itu
mencakup inspeksi, pengujian, kalibrasi, dan pemeliharaan preventif. Setiap alat memiliki nomor
identifikasi khusus untuk inventarisasi.

7
7.1

INSPEKSI, PENGUJIAN, DAN PEMELIHARAAN PREVENTIF

Departemen ESD bertanggung jawab untuk mengelola keseluruhan pemeriksaan, pengujian, dan
proses pemeliharaan peralatan medis. Seluruh peralatan medis baru diperiksa oleh teknisi ESD
sebelum digunakan pada pasien. Pemeriksaan berikutnya dilakukan sesuai dengan rekomendasi
pabrik, pemakaian, dan periode waktu tertentu.

7.2

Peralatan medis yang bukan milik RS Sehat Sejahteratapi digunakan di rumah sakit juga diperiksa
sebelum penggunaan awal pada pasien. Contoh peralatan yang tidak dimiliki oleh rumah sakit
meliputi:
7.2.1 Alat medis kerja sama operasi (KSO)
7.2.2 Alat medis sewa
7.2.3 Alat medis pinjaman
7.2.4 Alat demonstrasi / trial, dll

7.3

Departemen ESD melakukan atau mengelola pemeliharaan preventif, pengujian, inspeksi dan
kalibrasi peralatan medis dengan terjadwal. Pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan diprioritaskan
berdasarkan: alat bantuan hidup (ventilator, mesin anestesi, defibrillator), alat diagnostik
(laboratorium, radiografi, imaging), dan akhirnya "peralatan rutin" (otoscopes, lampu periksa).

7.4

Pekerjaan pemeriksaan, pengujian, dan pemeliharaan preventif dilakukan oleh staf ESD yang
berkompeten, staf teknisi vendor, atau staf outsource yang memenuhi syarat.

7.5

Staf teknisi ESD tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu untuk mengantisipasi permasalahan
peralatan medis yang timbul.

8
8.1

DOKUMENTASI, PEMANTAUAN, EVALUASI, DAN PENINGKATAN

Alat utama dan sumber daya untuk pengumpulan data / manajemen / pengelolaan adalah sebuah
system komputerisasi pengelolaan pemeliharaan. Sistem ini menggabungkan inventarisasi
peralatan, semua catatan riwayat service alat dalam daftar inventaris, system permintaan
pekerjaan dan jadwal pemeliharaan preventif. Sistem ini digunakan sebagai alat administrasi untuk
menelusuri peralatan, memulai permintaan pekerjaan, mengukur indicator kinerja menentukan
tren kegagalan peralatan, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan menghasilkan laporan
pengelolaan untuk perencanaan perbaikan dan peningkatan teknik pengelolaan selanjutnya.

8.2

Departemen ESD juga melakukan beberapa aktifitas peninjauan lain dalam rangka evaluasi.
Misalnya :
8.2.1 Tinjauan perusahaan kontrak /sewa alat
8.2.2 Tinjauan perusahaan kontrak perbaikan alat
8.2.3 Tinjauan perusahaan kontrak kerja sama lain: pembuangan limbah medis, sampah, dan
lain-lain.

8.3

Hasil tinjauan tersebut digunakan untuk perencanaan perbaikan dan program peningkatan
selanjutnya.

Hal. 2 dari 4

9
9.1

PENARIKAN ALAT DARI PEREDARAN

Departemen ESD bertanggung jawab untuk mengelola peralatan medis yang ditarik dari
peredaran (recall).

9.2

Informasi mengenai produk yang ditarik dari peredaran diterima dari berbagai sumber
eksternal. Sumber eksternal berkorespondensi langsung ke manajer ESD untuk memberitahukan
produk yang ditarik secara resmi disertai dengan keterangan lengkap mengenai penyebab
penarikannya. Ketika suatu peralatan yang ditarik dari peredaran diidentifikasi, tindakan
yang tepat diambil untuk mengatasi bahaya.

9.3

Departemen ESD melakukan proses tersebut menggunakan sistim inventarisasi peralatan medis
untuk mengetahui peralatan yang dimaksud. Jika keadaan memungkinkan, alat disingkirkan dari
unit pelayanan dan diganti dengan alat lain yang aman dan efektif. Dalam kasus yang tidak biasa
ketika tidak tersedia alat pengganti, staf ESD memberikan bantuan kepada pengguna alat untuk
memastikan bahwa bahaya yang teridentifikasi dapat diminimalkan sampai hal itu dapat diperbaiki.
Alat yang disingkirkan dari pelayanan dijaga oleh departemen ESD sampai dapat dinyatakan
aman untuk dipakai kembali.

10
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
10.1 Untuk Pengguna Peralatan
10.1.1 Pengguna peralatan memerlukan orientasi untuk peralatan baik pada saat baru diterima
bekerja, setelah menerima tanggung jawab pekerjaan yang baru, setelah pengenalan
peralatan baru, atau saat penentuan kebutuhan individual.
10.1.2 Setelah diterima bekerja pertama kali atau menerima tanggung jawab pekerjaan baru,
setiap departemen bertanggung jawab untuk memberikan orientasi kepada karyawan agar
memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat menggunakan peralatan dengan aman
di lingkungan kerja mereka. Masing-masing departemen bertanggung jawab untuk
mengembangkan rencana pendidikan dan pelatihan tersebut, yang dituangkan dalam
program program pendidikan dan pelatihan tahunan.
10.2 Untuk Pengelola Peralatan
Pengelola peralatan memerlukan orientasi untuk peralatan baik pada saat baru diterima bekerja,
setelah menerima tanggung jawab pekerjaan baru, atau pada saat pengenalan peralatan baru.
10.3 Setelah diterima bekerja pertama kali atau menerima tanggung jawab pekerjaan baru, Manajer
ESD memberikan orientasi kepada karyawan untuk menyediakan mereka dengan kemampuan
yang dibutuhkan untuk memelihara dan / atau memperbaiki peralatan di lingkungan kerja
mereka.
10.4 Setelah pengenalan peralatan baru, manajer ESD menilai metodologi apa yang paling sesuai
untuk memperoleh keterampilan yang diperlukan untuk memelihara dan / atau memperbaiki
peralatan yang baru tersebut dan mencari pelatihan yang sesuai.
11

PEMANTAUAN DAN KEPATUHAN

Kinerja departemen dan karyawan dipantau pada saat ronde lingkungan dan audit. Kepatuhan
dengan kebijakan dan prosedur dinilai dan dilaporkan kepada Health & Safety Committee.

12
REFERENSI
12.1 The University of Michigan Hospital and Health Centers Equipment Management Plan 2010
12.2 Harborview Medical Center Medical Equipment Management Plan 2010
12.3 Pedoman Pengujian dan Kaliberasi Alat Kesehatan Dirjen Pelayanan Medik Jakarta 2001

Hal. 3 dari 4

Hal. 4 dari 4