Anda di halaman 1dari 119

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER


DI PEDAGANG BESAR FARMASI (PBF) TRAMEDIFA
Jl. CIPINANG MUARA I NO. 23C, PONDOK BAMBU,
DUREN SAWIT, JAKARTA TIMUR
PERIODE 18 FEBRUARI 28 MARET 2013

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

GHARIZA MUTIA DANAR, S.Farm


1206197532

ANGKATAN LXXVI

FAKULTAS FARMASI
PROGRAM PROFESI APOTEKER
DEPOK
JUNI 2013

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER


DI PEDAGANG BESAR FARMASI (PBF) TRAMEDIFA
Jl. CIPINANG MUARA I NO. 23C, PONDOK BAMBU,
DUREN SAWIT, JAKARTA TIMUR
PERIODE 18 FEBRUARI 28 MARET 2013

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER


Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Apoteker

GHARIZA MUTIA DANAR, S.Farm


1206197532

ANGKATAN LXXVI

FAKULTAS FARMASI
PROGRAM PROFESI APOTEKER
DEPOK
JUNI 2013
ii

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan limpahan
rahmat dan kasih sayangNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir
pada Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF Tramedifa yang
diselanggarakan pada tanggal 18 Februari 28 Maret 2012.
Kegiatan PKPA dan penyusunan laporan PKPA merupakan bagian dari
kegiatan perkuliahan program pendidikan profesi apoteker dengan tujuan untuk
meningkatkan
Mahasiswa

pemahaman,

yang

telah

pengetahuan

mengikuti

dan

kegiatan

keterampilan
PKPA

mahasiswa.

diharapkan

dapat

mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki saat memasuki


dunia kerja.
Kegiatan PKPA dapat terlaksana dengan baik berkat bantuan dari berbagai
pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan
terimakasih kepada :
1. Prof. Dr. Yahdiana Harahap, M.S., Apt. selaku Dekan Fakultas Farmasi
Universitas Indonesia.
2. Dr. Harmita, Apt. selaku Ketua Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi
Universitas Indonesia, pembimbing akademik serta pembimbing dalam yang
telah memberikan bimbingan selama penulis menempuh pendidikan di Farmasi
Universitas Indonesia, selama melaksanakan PKPA dan penyusunan tugas
akhir.
3. Bapak T. Nebrisa Z., S.Farm., Apt., MARS. selaku Direktur PBF Tramedifa
dan pembimbing luar yang telah memberikan bimbingan selama melaksanakan
PKPA dan penyusunan tugas akhir.
4. Seluruh staf dan karyawan di PBF Tramedifa yang telah banyak memberikan
bantuan selama penulis melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker.
5. Seluruh dosen Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi yang telah banyak
memberikan bekal ilmu, berbagi pengalaman, dan pengetahuan kepada penulis
selama masa studi di Fakultas Farmasi.
6. Seluruh keluarga yang selalu memberikan dukungan, doa dan semangat kepada
penulis.
iv

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

7. Seluruh teman-teman Apoteker angkatan 76 atas semangat, dukungan dan


kerjasamanya selama ini.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih terdapat


banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik
dan saran yang membangun.
Akhir kata, penulis berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang
penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat
memberikan manfaat bagi rekan rekan sejawat dan semua pihak yang
membutuhkan.

Penulis

2013

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS


AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di


bawah ini:
Nama
NPM
Program Studi
Fakultas
Jenis Karya

:
:
:
:
:

Ghariza Mutia Danar, S. Farm.


1206197532
Apoteker
Farmasi
Laporan Praktek Kerja

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada


Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty
Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:

Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Pedagang Besar Farmasi (PBF)


Tramedifa, Jl. Cipinang Muara I No. 23C, Pondok Bambu, Duren Sawit, Jakarta
Timur. Periode 18 Februari - 28 Maret 2013.

Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti
Nonekslusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan
memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai
penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya

Dibuat di
: Depok
Pada Tanggal : 30 Juli 2013
Yang menyatakan

(Ghariza Mutia Danar, S. Farm.)


vi

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..............................................................................................
HALAMAN PENGESAHAN ...............................................................................
KATA PENGANTAR ...........................................................................................
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS
AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .........................................
DAFTAR ISI ...........................................................................................................
DAFTAR GAMBAR..............................................................................................
DAFTAR TABEL ..................................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN ..........................................................................................

ii
iii
iv
vi
vii
ix
x
xi

BAB 1

PENDAHULUAN ...................................................................................
1.1 . Latar Belakang ..............................................................................
1.2 . Tujuan............................................................................................

1
1
2

BAB 2

TINJAUAN UMUM ...............................................................................


2.1. Definisi PBF ...........................................................................
2.2. Landasan Hukum PBF ............................................................
2.3. Tugas dan Fungsi PBF ............................................................
2.4. Persyaratan PBF .....................................................................
2.5. Apoteker Penanggungjawab untuk PBF ..................................
2.6. Tata Cara Perizinan PBF .........................................................
2.7. Pencabutan Izin PBF ...............................................................
2.8. Gudang PBF ...........................................................................
2.9. Penyelenggaraan PBF .............................................................
2.10. Pelaporan Kegiatan PBF .........................................................
2.11. Larangan PBF .........................................................................
2.12. Sistem Pengadaan di PBF .......................................................

3
3
3
3
4
6
8
10
10
11
14
14
14

BAB 3

TINJAUAN KHUSUS PBF TRAMEDIFA .......................................


3.1 . Pendahuluan PBF Tramedifa .......................................................
3.2 . Visi dan Misi PT. SamMarie Tramedifa ..................................
3.3 . Lokasi dan Tata Ruang ..........................................................
3.4. Struktur Organisasi .................................................................
3.5. Tugas, Kewajiban dan Tanggung Jawab tiap Jabatan ..............

22
22
23
24
24
24

Bab 4

PEMBAHASAN ..............................................................................
4.1. Personalia ...............................................................................
4.2. Bangunan................................................................................
4.3. Kegiatan Operasional ..............................................................
4.4. Pengembalian Barang (Retur) .................................................
4.5. Administrasi dan Dokumentasi ...............................................
4.6. Manajemen Keuangan.............................................................
4.7. Kegiatan Sales & Marketing ...................................................
4.8. Pelaporan ................................................................................
4.9. Kendala yang Dihadapi dan Strategi untuk Menghadapinya ....
...............................................................................................

32
32
33
35
47
49
52
53
54

vii

54

Universita Universitas Indonesiaa

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 56


5.1. Kesimpulan...................................................................................... 56
5.2. Saran ................................................................................................ 56
DAFTAR ACUAN ................................................................................................. 57
LAMPIRAN ............................................................................................................ 58

viii

Universita Universitas Indonesiaa

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1.
Gambar 4.1.
Gambar 4.2.
Gambar 4.3.
Gambar 4.4.

Diagram model pengendalian persediaan ..................................


Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke Supplier
via telepon ................................................................................
Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke
Supplier secara langsung menggunakan SP ...............................
Alur penerimaan barang dari supplier di PBF Tramedifa...........
Alur penyaluran barang dari PBF Tramedifa ke pelanggan ........

ix

18
37
37
39
45

Universita Universitas Indonesiaa

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Pedoman kategori item obat berdasarkan metode VEN ................... 20
Tabel 2.2. Matrik VEN ABC ........................................................................... 21

Universita Universitas Indonesiaa

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1.
Lampiran 2.
Lampiran 3.
Lampiran 4.
Lampiran 5.
Lampiran 6.
Lampiran 7.
Lampiran 8.
Lampiran 9.
Lampiran 10.
Lampiran 11.
Lampiran 12.
Lampiran 13.
Lampiran 14.
Lampiran 15.
Lampiran 16.
Lampiran 17.
Lampiran 18.
Lampiran 19.
Lampiran 20.
Lampiran 21.
Lampiran 22.
Lampiran 23.

Formulir Permohonan Izin Pedagang Besar Farmasi


(Formulir 1) ..............................................................................
Formulir Rekomendasi Pemenuhan Kelengkapan Administratif
(Formulir 2) ..............................................................................
Formulir Rekomendasi Hasil Analisis Pemenuhan
Persyaratan CDOB (Formulir 3) ...............................................
Formulir Penerbitan Izin Pedagang Besar Farmasi
(Formulir 4) ..............................................................................
Formulir Pernyataaan Siap Melaksanakan Kegiatan
(Formulir 5) ..............................................................................
Peta Lokasi PBF Tramedifa ......................................................
Denah Bangunan PBF Tramedifa Lantai 1 ................................
Denah Bangunan PBF Tramedifa Lantai 2 ................................
Struktur Organisasi PBF Tramedifa ..........................................
Surat Pesanan ...........................................................................
Surat Pesanan Psikotropika .......................................................
Copy Faktur Pembelian.............................................................
Nota Retur penjualan ................................................................
Tanda Terima Tukar Faktur Pembelian .....................................
Faktur Pajak ..............................................................................
Lembar Serah Terima Pembayaran Mingguan ...........................
Giro untuk Pembayaran Non-Tunai...........................................
Bukti Pengeluaran.....................................................................
Faktur Penjualan .......................................................................
Bukti Serah-Terima (Surat Jalan) ..............................................
Tanda Terima Tukar Faktur Penjualan ......................................
Nota Retur ................................................................................
Formulir Retur Barang ..............................................................

xi

58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80

Universita Universitas Indonesiaa

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang


Menurut Undang-Undang No. 36 Tahun 2009, kesehatan adalah keadaan
sehat, baik secara fisik, mental, spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap
orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Dalam rangka
mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya maka perlu
dilakukan suatu upaya kesahatan. Pelaksanaan upaya kesehatan dapat dilakukan
dalam bentuk pencegahan penyakit, peningkatan kesehatan, pengobatan penyakit
dan pemulihan kesehatan oleh pemerintah dan/atau masyarakat (Presiden
Republik Indonesia, 2009c).
Dalam pelaksanaan upaya kesehatan, apoteker memegang peranan penting
demi tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Hal
tersebut dapat dilakukan oleh seorang Apoteker dengan melaksanakan pekerjaan
kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian tersebut yaitu pengendalian mutu sediaan
farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau
penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan
informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Hal
tersebut dapat diwujudkan oleh seorang Apoteker melalui pengabdiannya pada
pedagang besar farmasi (Presiden Republik Indonesia, 2009a).
Menurut

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), PBF


adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran sediaan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan. Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebagai
merupakan salah satu unit terpenting dalam kegiatan penyaluran sediaan farmasi
ke fasilitas pelayanan kesehatan seperti apotek, instalasi farmasi rumah sakit,
puskesmas, klinik dan toko obat agar dapat sampai ke tangan masyarakat.
Apoteker sebagai penanggung jawab di PBF harus mampu melakukan kegiatan
pengelolaan sediaan farmasi di PBF dimulai dari pengadaan, penyimpanan hingga
pendistribusian sediaan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan (Kementerian
Kesehatan RI, 2011b).
1

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan upaya untuk pemberian


dukungan terhadap kompetensi apoteker di Pedagang Besar Farmasi (PBF), maka
Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI bekerja sama dengan PBF
Tramedifa dalam menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker dari tanggal
18 Februari 28 Maret 2013. Praktek Kerja Profesi Apoteker ini diharapkan dapat
meningkatkan pemahaman calon apoteker mengenai peranan apoteker di PBF,
kegiatan rutin, organisasi, manajemen pengelolaan sediaan farmasi di PBF.

1.2. Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF Tramedifa bertujuan agar
calon apoteker:
a. Memahami peran dan tugas apoteker penanggung jawab di PBF Tramedifa.
b. Memahami penerapan aspek manajemen pengelolaan sediaan farmasi di PBF.
Tramedifa.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 2
TINJAUAN UMUM

2.1. Definisi PBF


Berdasarkan

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya


disingkat PBF tercantum bahwa PBF merupakan perusahaan berbentuk badan
hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat
dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundangundangan. Selain mendistribusikan obat, PBF juga dapat menyalurkan alat
kesehatan. PBF yang akan melakukan usaha sebagai Penyalur alat kesehatan
(PAK) harus memiliki izin PAK.
Dalam pelaksanaan kegiatannya, PBF harus mengacu kepada Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB). CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat
dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur
distribusi / penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.

2.2. Landasan Hukum PBF


PBF memiliki landasan hukum yang diatur dalam :
a. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang
Pedagang Besar Farmasi.
b. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang
Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian.
c. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
d. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika
e. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.

2.3. Tugas dan Fungsi PBF


Berdasarkan

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF. Tugas dan fungsi PBF yaitu:


a. Menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat
b. PBF mempunyai fungsi sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.
3

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

2.4. Persyaratan PBF


Suatu PBF baru dapat beroperasi setelah mendapat surat izin. Selama PBF
tersebut masih aktif melakukan kegiatan pengelolaan obat, maka seluruh kegiatan
yang dilaksanakan di PBF tersebut wajib berdasarkan kepada CDOB. Agar dapat
beroperasi, PBF harus mempunyai lokasi dan bangunan yang memenuhi
persyaratan serta menyediakan perlengkapan yang diperlukan dalam kegiatan
distribusi.
2.4.1. Tempat/Lokasi
Lokasi PBF dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi efisiensi dan
efektifitas dalam pengadaan dan penyaluran obat ke sarana pelayanan kesehatan
dan faktor-faktor lainnya.
2.4.2. Bangunan (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012)
Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi
persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan
fungsi PBF. Suatu PBF paling sedikit memiliki ruang tunggu, ruang penerimaan
obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, gudang obat
jadi, ruang makan dan kamar kecil. Bangunan PBF dilengkapi dengan sumber air
yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang memadai, alat pemadam
kebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik.
Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa
kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang
memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan
penanganan obat yang baik. dan area penyimpanan dilengkapi dengan
pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan
secara akurat dan aman.
Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah, terlindung
dari kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan
peralatan yang memadai. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan dan
pengiriman hanya diberikan kepada personil yang berwenang yakni dengan
adanya sistem alarm dan kontrol akses yang memadai.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Selain itu harus disediakan area khusus, antara lain:


a. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat yang menunggu keputusan
lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi obat yang diduga palsu, yang
dikembalikan, yang ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang
kedaluwarsa dari obat yang dapat disalurkan.
b. Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat yang membutuhkan
penanganan dan kewenangan khusus sesuai dengan peraturan perundangundangan (misalnya narkotika).
c. Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat yang mengandung bahan
radioaktif dan bahan berbahaya lain yang dapat menimbulkan risiko kebakaran
atau ledakan (misalnya gas bertekanan, mudah terbakar, cairan dan padatan
mudah menyala) sesuai persyaratan keselamatan dan keamanan.
Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih, bebas dari sampah dan
debu serta harus dirancang dan dilengkapi, sehingga memberikan perlindungan
terhadap masuknya serangga, hewan pengerat atau hewan lain. Selain itu, ruang
istirahat, toilet dan kantin untuk personil harus terpisah dari area penyimpanan.
2.4.3. Perlengkapan PBF
Suatu PBF baru yang ingin beroperasi harus memiliki perlengkapan yang
memadai agar dapat mendukung pendistribusian obat jadi. Perlengkapan yang
harus dimiliki antara lain :
a. Peralatan dan tempat penyimpanan obat seperti lemari obat jadi, lemari
pendingin (kulkas), lemari untuk menyimpan produk kembalian, kontainer
untuk pengiriman barang dan box es untuk pengiriman obat dengan suhu
penyimpanan rendah
b. Perlengkapan administrasi terkait dokumen penjualan, pembelian dan
penyimpanan. Dokumen tersebut seperti blanko pesanan, blanko faktur, blanko
tukar faktur, bilyet giro, blanko faktur pajak, blanko surat jalan, kartu stok
obat, bukti penerimaan pembayaran, form retur, blanko faktur pajak dan
stempel PBF
c. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundangundangan yang berhubungan dengan kegiatan di PBF.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

2.5. Apoteker Penanggung jawab untuk PBF


Berdasarkan

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja


Tenaga Kefarmasian menjelaskan bahwa Apoteker adalah Sarjana Farmasi yang
telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.
Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut (Presiden Republik Indonesia, 2009a):
a. Memiliki keahlian dan kewenangan.
b. Menerapkan Standar Profesi.
c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional.
d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi.
e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA).
Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan
oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima)
tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih
memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi
persyaratan (Presiden Republik Indonesia, 2009a):
a. Memiliki ijazah Apoteker.
b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi.
c. Mempunyai surat pemyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker.
d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki
surat izin praktek.
e. Membuat pemyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi
f. Pas foto terbaru berwama ukuran 4 x 6 cm sebanyak 2 (dua) lembar dan ukuran
2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar.
Setelah memenuhi persyaratan diatas, seorang Apoteker yang akan bekerja
sebagai Apoteker penanggungjawab di PBF wajib memiliki Surat Izin Kerja
Apoteker (SIKA). SIKA adalah surat izin praktek yang diberikan kepada
Apoteker untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas
produksi atau fasilitas distribusi atau penyaluran. SIKA hanya diberikan untuk 1
(satu) tempat fasilitas kefarmasian. Untuk memperoleh SIKA, Apoteker
mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

pekerjaan kefarmasian dilaksanakan serta harus menerbitkan SIKA paling lama 20


(dua puluh) hari kerja sejak surat permohonan diterima dan dinyatakan lengkap.
Berkas-berkas yang harus dilampirkan untuk permohonan SIKA yaitu:
a. Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh KFN.
b. Surat pernyataan mempunyai tempat praktik profesi atau surat keterangan dari
pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas produksi
atau distribusi/penyaluran.
c. Surat rekomendasi dari organisasi profesi.
d. Pas foto berwama ukuran 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar dan 3 x 4 sebanyak 2
(dua) lembar
Pencabutan SIKA oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat
dilakukan apabila:
a. Atas permintaan yang bersangkutan.
b. STRA atau STRTTK tidak berlaku lagi.
c. Yang bersangkutan tidak bekerja pada tempat yang tercantum dalam surat izin
d. Yang bersangkutan tidak lagi memenuhi persyaratan fisik dan mental untuk
menjalankan pekerjaan kefarmasian berdasarkan pembinaan dan pengawasan
dan ditetapkan dengan surat keterangan dokter.
e. Melakukan pelanggaran disiplin tenaga kefarmasian berdasarkan rekomendasi
KFN.
f. Melakukan pelanggaran hukum di bidang kefarmasian yang dibuktikan dengan
putusan pengadilan.
Menurut Pedoman Teknis CDOB tahun 2012, tugas dan kewajiban
apoteker di PBF adalah sebagai berikut:
a. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen
mutu.
b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta menjaga
akurasi dan mutu dokumentasi.
c. Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan
mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi.
d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan
obat.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

e. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.


f. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan.
g. Meluluskan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam stok obat yang
memenuhi syarat jual.
h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan penerima
kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-masing pihak
yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat.
i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan tersedia
tindakan perbaikan yang diperlukan.
j. Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian yang
telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang tidak
berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen yang
terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan.
k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau
memusnahkan obat.

2.6. Tata Cara Perizinan PBF


Berdasarkan

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, setiap pendirian PBF wajib memiliki


izin dari Direktur Jenderal yang dapat diperoleh apabila pemohon mengajukan
permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan
Formulir 1 (Lampiran 1). Izin PBF berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat
diperpanjang selama memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh izin PBF,
pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi.
b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
c. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung
jawab.
d. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pemah terlibat, baik
langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundangundangan di bidang farmasi.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan


pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin
kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF.
f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang
dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.
g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai
CDOB.
Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon
penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif sebagai berikut:
a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua.
b. Susunan direksi/pengurus.
c. Pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pemah
terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi.
d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.
e. Surat Tanda Daftar Perusahaan.
f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan.
g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak.
h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang.
i. Peta lokasi dan denah bangunan.
j. Surat pemyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.
k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.
Berikut ini merupakan alur dari pengajuan izin PBF, yaitu:
a. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi
kelengkapan administratif.
b. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan, Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan
CDOB.
c. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi mengeluarkan
rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada Direktur Jenderal
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

10

dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan pemohon dengan


menggunakan Formulir 2 (Lampiran 2).
d. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
persyaratan CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil
analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan
pemohon dengan menggunakan Formulir 3 (Lampiran 3).
e. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi
serta persyaratan lainnya yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin
PBF dengan menggunakan Formulir 4 (Lampiran 4).
f. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada poin (c), (d), (e) tidak
dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat pernyataan siap
melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala
Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan
menggunakan Formulir 5 (Lampiran 5).
g. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pemyataan
sebagaimana dimaksud pada poin (f), Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF
dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi,
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Kepala Balai POM.

2.7. Pencabutan Izin PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)


Izin PBF dinyatakan tidak berlaku apabila masa berlakunya habis dan
tidak diperpanjang; dikenai sanksi berupa penghentian sementara kegiatan; izin
PBF dicabut.

2.8. Gudang PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)


Gudang dan kantor PBF dapat berada pada lokasi yang terpisah dengan
syarat tidak mengurangi efektivitas pengawasan intern oleh direksi atau pengurus
dan penanggung jawab. Apabila gudang dan kantor PBF berada dalam lokasi yang
terpisah maka pada gudang tersebut harus memiliki apoteker.
PBF dapat melakukan penambahan gudang atau perubahan gudang dimana
setiap penambahan atau perubahan gudang PBF tersebut harus memperoleh
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

11

persetujuan dari Direktur Jenderal dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Pada
akhirnya, gudang tambahan hanya melakukan kegiatan penyimpanan dan
penyaluran sebagai bagian dari PBF.
Permohonan penambahan gudang PBF diajukan secara tertulis kepada
Direktur Jenderal dengan mencantumkan :
a. Alamat kantor PBF pusat.
b. Alamat gudang pusat dan gudang tambahan.
c. Nama apoteker penanggung jawab pusat.
d. Nama apoteker penanggung jawab gudang tambahan.
Permohonan

penambahan

gudang

tersebut

ditandatangani

oleh

direktur/ketua dan dilengkapi dengan persyaratan sebagai berikut :


a. Fotokopi izin PBF.
b. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker calon penanggung jawab gudang
tambahan.
c. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.
d. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang.
e. Peta lokasi dan denah bangunan gudang tambahan.
Sedangkan untuk permohonan perubahan gudang PBF ditandatangani oleh
direktur/ketua dan dilengkapi dengan fotokopi izin PBF serta peta lokasi dan
denah bangunan gudang. Permohonan perubahan gudang tersebut diajukan secara
tertulis kepada Direktur Jenderal dengan mencantumkan alamat kantor PBF pusat;
alamat gudang; nama apoteker penanggung jawab.

2.9. Penyelenggaraan PBF


Menurut

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF tercantum bahwa PBF hanya dapat


mengadakan, menyimpan dan menyalurkan obat yang memenuhi persyaratan
mutu yang ditetapkan oleh Menteri. Untuk pengadaan obat di PBF, PBF hanya
dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi dan/atau sesama PBF.
Setiap PBF harus memiliki apoteker penanggung jawab yang telah
memiliki izin yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan
pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat. Namun, Apoteker penanggung
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

12

jawab dilarang merangkap jabatan sebagai direksi atau pengurus PBF. Setiap
pergantian apoteker penanggung jawab, direksi atau pengurus PBF wajib
melaporkan kepada Direktur Jenderal atau Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
selambat-lambatnya dalam jangka waktu 6 (enam) hari kerja.
PBF dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran
obat wajib menerapkan Pedoman Teknis CDOB. PBF yang telah menerapkan
CDOB diberikan sertifikat CDOB oleh Kepala Badan. Setiap PBF wajib
melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran di tempat
usahanya dengan mengikuti pedoman CDOB. Dokumentasi tersebut dapat
dilakukan secara elektronik dan setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas
yang berwenang (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012).
2.9.1. Pengadaan
Dalam pelaksanaan pengadaan di PBF, pengadaan obat harus dikendalikan
dengan prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta
didokumentasikan. Selain itu, Harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum
pengadaan dilaksanakan.

Pemilihan pemasok,

termasuk

kualifikasi

dan

persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting. Pemilihan


pemasok

harus

dikendalikan

dengan

prosedur

tertulis

dan

hasilnya

didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala. Pengadaan obat melalui


importasi dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan (Badan Pengawas
Obat dan Makanan, 2012).
2.9.2. Penyaluran
PBF hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF lain, dan fasilitas
pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, meliputi
apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat (selain obat
keras). Dalam pelaksanaan penyaluran sediaan farmasi di PBF terdapat beberapa
ketentuan, yakni meliputi penyaluran obat, narkotika dan psikotropika
(Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
2.9.2.1. Penyaluran Obat
Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dapat menyalurkan obat
kepada instansi pemerintah yang dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

13

perundang-undangan. Namun, PBF tidak dapat menyalurkan obat keras kepada


toko obat (Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
PBF hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras berdasarkan
surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau apoteker
penanggung jawab (Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
2.9.2.2. Penyaluran Narkotika
Setiap PBF yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran
narkotika wajib memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan perundangundangan (Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
2.9.2.3. Penyaluran Psikotropika
Berdasarkan Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika,
Penyaluran psikotropika dalam rangka peredaran dilakukan oleh pabrik obat,
pedagang besar farmasi, dan sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah.
Penyaluran psikotropika salah satunya dapat dilakukan oleh :
a. Pabrik obat kepada pedagang besar farmasi, apotek, sarana penyimpanan
sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga penelitian dan/atau
lembaga pendidikan.
b. Pedagang besar farmasi kepada pedagang besar farmasi lain-nya, apotek,
sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga
penelitian dan/atau lembaga pendidikan.
Psikotropika golongan I hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan
pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan
guna kepentingan ilmu pengetahuan. Sedangkan psikotropika yang digunakan
untuk kepentingan ilmu pengetahuan hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan
pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan
atau diimpor secara langsung oleh lembaga penelitian dan/atau lembaga
pendidikan yang bersangkutan.
Ekspor psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau
pedagang besar farmasi yang telah memiliki izin sebagai eksportir sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan impor
psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau pedagang besar farmasi
yang telah memiliki izin sebagai importir sesuai dengan ketentuan peraturan
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

14

perundang-undangan yang berlaku, serta lembaga penelitian atau lembaga


pendidikan.

2.10. Pelaporan Kegiatan PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)


Setiap PBF wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan
sekali namun dapat diminta setiap saat, meliputi kegiatan penerimaan dan
penyaluran obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala
Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.
Setiap PBF yang menyalurkan narkotika dan psikotropika wajib
menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan. Laporan tersebut dapat dilakukan
secara elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.
Selain itu, laporan tersebut dapat setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas
yang berwenang.

2.11. Larangan PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)


Dalam melaksanakan kegiatannya, terdapat beberapa hal yang dilarang
untuk dilakukan di PBF, yakni: setiap PBF dilarang menjual obat secara eceran;
setiap PBF dilarang menerima dan/atau melayani resep dokter.

2.12. Sistem Pengadaan di PBF


2.12.1. Faktor-faktor pembelian
Barang yang masuk ke PBF dapat berasal dari pembelian kontan atau
kredit. Faktor yang harus diperhatikan pada pembelian obat, yaitu kondisi
keuangan, waktu pembelian, jarak PBF dengan pemasok, frekuensi dan volume
pembelian, jenis barang yang akan dibeli, tanggal daluarsa,
Dalam siklus penyaluran obat di PBF, pembelian merupakan tahap awal
dalam siklus ini. Pengontrolan volume pembelian penting dilakukan karena
semakin kecil volume pembelian semakin besar frekuensi order. Hal ini
berdampak pada biaya pemesanan meningkat dan meningkatnya beban pekerjaan
untuk penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang yang datang. Sebaliknya
jika volume pembelian besar akan menurunkan frekuensi pembelian, namun akan
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

15

mengakibatkan besarnya biaya penyimpanan karena membutuhkan ruangan yang


besar, meningkatnya resiko barang tidak laku karena rusak atau kedaluarsa dan
tentu saja membutuhkan modal yang besar.
2.12.2. Fungsi persediaan
Beberapa fungsi persediaan di PBF, yaitu:
a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang (obat)

yang

dibutuhkan).
b. Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus
dikembalikan.
c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).
d. Menyimpan barang yang dihasilkan secara musiman atau tidak diproduksi
untuk sementara.
e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.
f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang
diperlukan.
g. Mengantisipasi kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan.
2.12.3. Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan obat merupakan salah satu upaya untuk mencapai
pengadaan obat yang efektif. Menurut Calhoun dan Campbell (1985),
pengendalian persediaan obat bertujuan untuk mengontrol arus biaya pengadaan
obat dan menjamin ketersediaan obat secara tepat waktu. Parameter yang terdapat
dalam pengendalian persediaan terdiri dari (Quick, 1997):
a. Konsumsi rata-rata
Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan
yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel utama yang
menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan.
b. Lead Time (Waktu Tunggu)
Waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan
sampai dengan penerimaan barang dari pemasok yang telah ditentukan. Waktu
tunggu ini berbeda-beda untuk setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat
berpengaruh pada waktu tunggu adalah jarak antara pemasok dengan pihak
pembeli, jumlah pesanan, dan kondisi pemasok.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

16

c. Safety stock (Stok Pengaman)


Stok pengaman merupakan persediaan yang selalu ada dicadangkan untuk
menghindari kekosongan stok akibat beberapa hal. Stok pengaman disediakan
untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu
keadaan tertentu yang mengakibatkan perubahan pada permintaan misalnya
karena adanya wabah penyakit. Stok pengaman dapat dihitung dengan rumus:
SS = LT x CA
Keterangan :
SS = Safety Stock (stok pengaman)
LT = Lead Time (waktu tunggu)
CA = Consumption Average (konsumsi rata-rata)
d. Persediaan minimum
Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih
tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka
pemesanan harus langsung dilakukan agar keberlangsungan usaha dapat berlanjut.
Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan
minimum maka dapat terjadi stok kosong bila tidak dilakukan pemesanan
kembali.
e. Persediaan maksimum
Persediaan maksimum adalah jumlah persediaan terbesar yang telah
tersedia. Persediaan maksimum merupakan persediaan yang dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan permintaan hingga periode pemesanan berikutnya. Jika
jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi
melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat
menyebabkan kerugian. Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah:
Smax = Smin + (PP x CA)
Keterangan :
Smax = Persediaan maksimum

PP

= Periode pengadaan

Smin = Persediaan minimum

CA

= Konsumsi rata-rata

f. Perputaran persediaan
Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang
dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

17

perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai


barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang
terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving. Perputaran
persediaan dihitung dengan cara :

Keterangan :
So

= Persediaan awal

Sr

= Persediaan rata-rata

= Jumlah pembelian

Sn

= Persediaan Akhir

g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)


Jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu
tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Jumlah
persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk
mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan pemasok yang
terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan
sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk persediaan berkaitan dengan
biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan.
Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah
pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality
(EOQ). Rumus EOQ mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan saat melakukan
pemesanan seperti harga barang, biaya pemesanan, dan biaya penyimpanan.
EOQ dihitung dengan rumus berikut:

Keterangan :
R = Jumlah kebutuhan dalam setahun
P = Harga barang / unit
S = Biaya memesan tiap kali pemesanan
I

= % Harga persediaan rata-rata (biaya penyimpanan)

h. Reorder Point (ROP / Titik pemesanan kembali)


Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan
kembali. Titik pemesanan terletak saat jumlah persediaan berada yang di atas stok
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

18

pengaman sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum.
Dengan kata lain, ROP adalah saat nilai persediaan mencapai persediaan
minimum.
Waktu untuk mencapai persediaan minimum dapat diperkirakan dari data
konsumsi rata-rata. Akan tetapi, pada keadaan khusus (mendesak), pemesanan
dapat dilakukan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah
ditentukan (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah:
ROP = SS + (LT x CA)
Keterangan :
ROP = Reorder point;
LT

SS = Safety stock (stok pengaman);

= Lead time (Waktu tunggu)

Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan (Quick, 1997)


2.12.4. Metode analisis Perencanaan Pengadaan
Untuk

merencanakan

pengadaan

obat,

diperlukan

suatu

metode

penghitungan agar perencanaan pengadaannya dapat menjadi efektif dan efisien.


Ada beberapa cara analisis dalam merencanakan pengadaan obat yaitu:
2.12.4.1. Analisa ABC
Salah satu metode pengendalian persediaan dengan mengelompokkan
persediaan berdasarkan nilai investasi barang untuk memberikan prioritas
perhatian pada barang-barang dengan nilai investasi tinggi dan jumlah pemakaian
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

19

besar adalah dengan menggunakan analisis Pareto atau analisis ABC (Supriadi,
2004). Analisis ini didasarkan pada prinsip 80/20 yang dikemukan oleh Pareto
yaitu 80% masalah berhubungan dengan 20% komponen potensial penyebab
masalah tersebut. Dalam pengendalian persediaan obat, dapat digambarkan bahwa
dengan berfokus pada 20% jenis produk yang menghasilkan 80% omset penjualan
dapat menghemat waktu dan meningkatkan keuntungan (Holdford, D. A., &.
Brown, T., 2010). Informasi yang dihasilkan dari analisis pareto dapat membantu
dalam melakukan pengambilan keputusan dalam mengalokasikan modal atau
usaha pada komponen yang tepat sehingga mendapatkan keuntungan pada segi
bisnis yang maksimal (Oakland, J., 2008). Pengelompokan kelas dalam analisis
ini dibagi menjadi 3 yaitu (Quick, 1997):
a. Kelas A
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili
sekitar 75-80% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 1020% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap
biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif.
b. Kelas B
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini
mewakili sekitar 15-20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya
sekitar 10-20% dari seluruh item.
c. Kelas C
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili
sekitar 5-10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 60-80% dari seluruh
barang.
2.12.4.2. Analisa VEN
Analisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensial
dan Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan
menggolongkan obat ke dalam tiga kategori. Kategori V atau vital yaitu obat
yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, kategori E
atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit
atau mengurangi pasienan, kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai
macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri, obat
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

20

yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Semua jenis obat
yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut:
a. Kelompok V
Kelompok obat yang vital, seperti obat penyelamat (life saving drugs),
obat untuk pelayanan kesehatan pokok (vaksin, dll), obat untuk mengatasi
penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.
b. Kelompok E.
Kelompok obat yang bekerja kausal, yaitu obat yang bekerja pada sumber
penyebab penyakit.
c. Kelompok N.
Merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa
dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan
ringan. Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk penyesuaian
rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia dan penyusunan
rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi
kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan lebih dahulu
kriteria penentuan VEN. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan
kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah. Kriteria yang disusun dapat
mencakup klinis, target kondisi, konsumsi dan biaya. Untuk menentukan VEN,
perlu dilakukan beberapa hal seperti menyusun kriteria menentukan VEN,
menyediakan data pola penyakit dan erujuk pada pedoman pengobatan.
Tabel 2.1. Pedoman kategori item obat berdasarkan metode VEN

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

21

2.12.4.3. Analisa Kombinasi VEN - ABC


Mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai penggunaannya
selama periode waktu tertentu, biasanya 1 tahun. Analisis VEN ABC
menggabungkan analisis ABC dan VEN dalam suatu matrik sehingga analisa
menjadi lebih tajam.
Tabel 2.2 Matrik VEN ABC
V

VA

EA

NA

VB

EB

NB

VC

EC

NC

Barang yang termasuk kategori VA memiliki tempat paling besar dalam penjualan
dan sifatnya sangat dibutuhkan oleh pelanggan. Untuk VB dan VC juga sama
memiliki nilai kebutuhan yang tinggi, tetapi untuk mengatumya maka jumlah
yang disediakan tentu lebih sedikit daripada jumlah barang VA. Aplikasinya sama
untuk barang dalam kategori EA, EB, dan EC. Sedangkan untuk kategori NA,
NB, dan NC, pembelian barang disesuaikan lagi dengan faktor-faktor yang telah
dijelaskan. Jika keadaan keuangan tidak memadai maka barang-barang ini dapat
ditunda pembeliannya. Namun kategori NC sebaiknya disediakan agar tetap
memiliki stok obat dengan semua kategori.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 3
TINJAUAN KHUSUS PBF TRAMEDIFA

3.1. Pendahuluan PBF Tramedifa


SamMarie merupakan Klinik dan Rumah Sakit Khusus untuk Fertilitas,
Menoandropause dan kesehatan keluarga dengan pelayanan terpadu. Pertama kali
didirikan pada tanggal 25 April 1998 sebagai Klinik Fertilitas dan Menopause
SamMarie dengan spesifikasi khusus dibidang kesehatan reproduksi. Pendiriannya
diprakarsai oleh Prof. Dr. dr. T.Z. Jacoeb, SpOG-KFER beserta istrinya, dr. Tjut
Nurul Alam Jacoeb, SpKK dan iparnya Ir Yusuf Effendi Pohan, MPA beserta
istrinya Ir. Cut Intan Djuwita, MSc. Pada tahun 2001, namanya dikembangkan
menjadi "Klinik Fertilitas dan Menoandropause SamMarie" untuk mengikuti
perkembangan ilmu kedokteran tentang penuaan manusia dan kebutuhan
masyarakat dewasa ini sehingga Klinik SamMarie tidak saja memberikan layanan
kesehatan reproduksi melainkan juga untuk memelihara kesehatan seluruh
keluarga.
Pada tahun 2005, Klinik SamMarie dikembangkan menjadi Rumah Sakit
Khusus SamMarie, guna memberikan layanan yang lebih lengkap dan terpadu
kepada pasien dan masyarakat pada umumnya. Seiring berkembangnya waktu
untuk mendukung proses kegiatan penggadaan obat baik di Rumah Sakit Khusus
SamMarie, Rumah Sakit Swasta maupun apotek, SamMarie mulai membuka
suatu usaha yang bergerak dibidang distirbusi khususnya penggadaan obat jadi
yaitu Pedagang Besar Farmasi (PBF) Tramedifa.
PT SamMarieTramedifa merupakan perusahaan yang tergabung dalam
kelompok usaha SamMarie Family Healtcare Group (SFHG) dimana pendirian
perseroan ini diprakarsai oleh keluarga Prof. Dr. dr. T.Z. Jacoeb, SpOG-KFER
dan Dr. dr. Tjut Nurul Alam Jacoeb, SpKK(K). Pembentukan nama SamMarie
Tramedifa berasal dari kata SamMarie yang merupakan gabungan nama yang
diberikan oleh penggagas dan pendiri SFHG. Istilah Tramedifa itu sendiri berasal
dari kata Trading, Media, Distribusi dan Farmasi. Sesuai dengan Akta Pendirian
Perseroan, PT SamMarie Tramedifa resmi beroperasi pada tanggal 4 Januari 2007.
Pada tanggal 13 Desember 2007 PT SamMarie Tramedifa meresmikan
berdirinya unit usaha pertama mereka yaitu Tramedifa General Trading &
22
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

23

Pharmaceutical Distributor bertepatan dengan diperolehnya izin Pedagang Besar


Farmasi yang dikeluarkan oleh Kementrian Kesehatan. Hal ini merupakan awal
berdirinya PBF Tramedifa. Tujuan awal pendirian PT SamMarie Tramedifa yaitu:
a. Diversifikasi pengembangan kelompok usaha SFHG
b. Sebagai jalur resmi untuk menangani pengadaan barang dan jasa yang
dibutuhkan kelompok usaha SFHG
c. Meningkatkan efisiensi distribusi pengadaan barang bagi kelompok usaha
SFHG, sehingga lebih terkendali dan terkontrol.
d. Meningkatkan pendapatan kelompok usaha SFHG.

3.2. Visi dan Misi PT SamMarie Tramedifa


PT SamMarie Tramedifa sebagai suatu organisasi yang bergerak dibidang
usaha Jasa dan Perdagangan umum dalam kegiatan operasionalnya harus memiliki
target usaha perseroan yang jelas sehingga fungsi manajerial perseroan mampu
membentuk dan menerapkan kebijakan perseroan secara sistematis untuk
mencapai tingkat profit yang optimal sehingga dapat memberikan manfaat kepada
pemodal dan pelaku manajemen mulai dari tingkat atas sampai ke tingkat rendah
dan untuk mencapai tujuan akhir perseroan agar bermanfaat bagi kemajuan
perkembangan usaha perdagangan baik dalam kelompok usaha SFHG maupun
dalam skala nasional dan intenasional. Aktivitas operasional PT SamMarie
Tramedifa berlandaskan visi dan misi berikut ini:
3.2.1. Visi
Menjadi perusahaan multinasional skala intenational berkualitas dengan
pelayanan prima yang terpercaya bagi rekan kerja dan pelanggannya.
3.2.2. Misi
a. Membangun sumber daya manusia yang berkualitas, profesional, disiplin,
jujur, bekerja keras, dan ikhlas untuk memberikan pelayanan prima kepada
rekan kerja dan pelanggan.
b. Melakukan inovasi, terobosan, dan penemuan produk terpilih yang berkualitas,
berkesinambungan namun dengan harga yang kompetitif.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

24

3.3. Lokasi dan Tata Ruang


3.3.1. Lokasi
PBF Tramedifa berlokasi di Jalan Cipinang Muara I No 23C, Pondok
Bambu, Duren Sawit, Jakarta Timur. PBF ini terletak di tepi jalan raya. Peta
Lokasi PBF Tramedifa dapat dilihat pada Lampiran 6.
3.3.2. Tata Ruang
Bangunan PBF Tramedifa bertempat di suatu bangunan ruko dengan dua
lantai terdiri dari halaman parkir, ruang tunggu, tempat penerimaan barang,
gudang penyimpanan obat dan ruang kerja karyawan. Denah Bangunan PBF
Tramedifa lantai 1 dan 2 dapat dilihat pada Lampiran 7 dan 8.

3.4. Struktur Organisasi


Struktur

organisasi

merupakan

suatu

jaringan

hubungan

yang

menggambarkan fungsi dalam suatu organisasi. Adanya organisasi dapat


menciptakan hubungan yang jelas antara posisi dan memastikan kerja sama timbal
balik antara masing-masing individu. Struktur organisasi PBF Tramedifa dapat
dilihat pada Lampiran 9. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PBF
Tramedifa mempunyai 24 orang karyawan yang terdiri dari: 3 (tiga) Direktur; 4
(empat) Manajer; 9 (sembilan) orang pada bagian Administrasi; 2 (dua) Sales
marketinga; 6 (enam) orang pada bagian penunjang lainnya.

3.5. Tugas, Kewajiban dan Tanggung Jawab tiap Jabatan


3.5.1. Direktur Tramedifa
Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PBF Tramedifa memiliki
kebijakan terkait struktur organisasi. Kebijakan tersebut tercantum dalam PP
SFHG No. 2 Tahun 2011 Tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK)
PBF PT SamMarie Tramedifa.
Direktur bertanggung jawab langsung kepada Direktur PT SamMarie
Tramedifa. Secara langsung, Direktur membawahi Pharma Manager, General
Manager, Sales & Marketing Manager.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

25

Direktur bertanggung jawab untuk mengarahkan, penanggulangan


berbagai jenis resiko yang dihadapi perusahaan, mengkoordinasi aktivitas sinergi
untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha
perusahaan. Sebagai pemimpin, Direktur PBF Tramedifa memiliki tugas dan
kewajiban, yaitu:
a. Bertanggung jawab dalam hal pengawasan, pengendalian serta pemantauan
kedisiplinan seluruh pegawai Tramedifa.
b. Memimpin rapat umum, dalam hal: memastikan pelaksanaan tata tertib,
keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat,
menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda,
mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan
tindakan dan kebijakan.
c. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar perumusan.
d. Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama
dengan seluruh anggota manajemen. (Tahunan)
e. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi
berbagai jenis resiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan
berkoordinasi dengan seluruh unit lainnya. (Tahunan /Bulanan)
f. Memastikan agar seluruh unit kerja perusahaan mematuhi aturan dan prosedur
tetap (SOP) yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana
yang telah disetujui (business units oversight). (Bulanan)
g. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari
pelaksanaan seluruh usaha perusahaan. (Tahunan/Bulanan)
h. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan
untuk kegiatan operasional sehari-hari dengan melakukan koordinasi erat
dengan para pimpinan unit kerja. (Bulanan)
i. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk
keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan. (Tahunan/
Bulanan)
j. Melaporkan setiap kejadian yang bersifat sangat penting kepada Direksi dan
Komisaris Perusahaan.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

26

k. Memeriksa dan menandatangani seluruh hal yang terkait dengan keuangan


terutama pembayaran harian, mingguan, bulanan ataupun tahunan.
l. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia
luar
m. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh Direksi dan Komisaris
Perusahaan (BOD) atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang
diputuskan dalam rapat-rapat yang dilakukan BOD.
n. Menjalankan tanggung jawab dari Direktur perusahaan sesuai dengan standar
etika dan hukum.
3.5.2. General Affairs Manager (GA Manager)
Dalam melaksanakan tugasnya, GA Manager bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban GA
Manager, yaitu:
a.

Menyediakan peralatan dan kebutuhan perusahaan terutama:

a1. Menerima dan memproses permintaan barang dari karyawan dan departemen
a2. Mengontrol dan menyediakan kebutuhan stationary sekaligus meminta
laporan penggunaan stationary ke masing-masing departemen setiap
bulannya.
a3. Menyediakan kebutuhan transportasi termasuk scheduling mobil operasional
dan meminta laporan penggunaan biaya operasional dan jarak pemakaian
kilometer.
a4. Layanan surat menyurat, baik menggunakan Tiki JNE maupun kurir
perusahaan
a5. Menyediakan kebutuhan Pantry, ruangan, air minum atau snack meeting.
b. Menyusun langkah-langkah proses pengurusan perijinan seperti :
b1. Mengurus perijinan tenaga kerja ke Depnaker, TKA (Workpermit s/d EPO).
b2. Pengiriman karyawan ke luar negeri (paspor, visa dll).
b3. Perijinan perusahaan (perpanjangan SKDK, SIUP, TDP dll).
b4. Pengurusan gedung, taman, toilet atau sewa kantor, administrasi gedung ke
manajemen gedung.
c.

Mengawasi pelaksanaan operasional, kebersihan dan keamanan kantor,


terutama:
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

27

c1. Membuat jadwal shift, lembur, budgeting biaya, laporan pengeluaran.


c2. Meminta serah terima tugas kepada security collocation setiap

pergantian

shift.
c3. Pengontrolan mesin fotokopi, printer, pesawat telepon, listrik, air, AC,
gedung.
d.

Mengontrol ketersediaan stationary, promotion tools dan voucher fisik


termasuk:

d1. Membuat informasi persediaan stock list promotion tools dan voucher.
d2. Mencari vendorpercetakan sekaligus negosiasi harga.
d3. Me-maintain fasilitas perusahaan dan inventarisasi aset (Fixed asset register).
d4. Update data: jumlah dan nilai aset, kondisi dan posisi fisik asset /bulan untuk
menentukan depresiasi atau penyusutan aset).
d5. Labeling, pengelompokan dan penomoran aset.
d6. Melakukan pembelian sesuai kebutuhan setiap departemen
e.

Menerima & memproses reimbursment asuransi kesehatan dari setiap


karyawan.

f.

Pelaksanaan event khusus.

g.

Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy/Oflice Girl.

h.

Outsourcing

Management/

Labour

Supply/

Tenaga

Kerja

Kontrak

(Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing).


i.

Penanganan tamu Penting (tamu VVIP, VIP Instansi Pemerintah, Auditor


Perusahaan, Demonstrasi/ Unjuk Rasa).

j.

Komunikasi internal dengan departemen di lingkungan perusahaan dan


direksi.

k.

Komunikasi eksternal dengan lingkungan sekitar tempat usaha (Antar


Perusahaan Yang Sejenis, Tetangga, Kawasan Industri, Aparat Keamanan
Terdekat, RT/RW/Lurah, dan sebagainya).

3.5.2.1. Marketing
Dalam melaksanakan tugasnya, Marketing bertanggung jawab langsung
kepada GA Manager PBF Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban
Marketing, yaitu

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

28

a. Perencanaan target pemasaran (rencana pelanggan, target omset dan lain


sebagainya).
b. Pembentukan tim pemasaran yang solid dan terpercaya.
c. Kunjungan dan pendekatan ke pelanggan.
d. Penjelasan produk kepada pelanggan.
e. Negosiasi harga, sebatas yang telah disetujui perusahaan tentang harga jual.
f. Terima dan tangani Surat Pesanan (PO) dari pelanggan.
g. Penanganan keluhan pelanggan atas produk yang dipesan atau hal lain.
h. Tukar faktur.
i. Koordinasi dengan departemen keuangan tentang Laporan Penagihan.
j. Penagihan.
3.5.2.2. Maintenance
Dalam melaksanakan tugasnya, Maintenance bertanggung jawab langsung
kepada GA Manager. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Maintenance
yaitu:
a. Membersihkan ruangan kerja karyawan.
b. Membersihkan alat-alat elektronik.
c. Membersihkan perlengkapan makan dan minum untuk karyawan.
d. Membersihkan mushola dan toilet serta mengecek kebersihannya setiap 2 jam.
e. Membantu Bag. Keuangan dalam keperluan transaksi Bank.
f. Fotokopi.
g. Menyiapkan makan/minum bila ada tamu.
h. Menyiapkan ruang rapat bila ada rapat.
i. Memperbaiki alat kantor bila ada yang rusak (termasuk servis keluar).
j. Pemerikaan rutin AC setiap 3 bulan sekali.
k. Pemeriksaan rutin fungsi elektronik lain.
l. Temukan solusi terhadap keadaan tertentu seperti mati listrik, komputer dll.
3.5.3. Finance Manager
Dalam melaksanakan tugasnya, Finance Manager bertanggung jawab
langsung kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban
Finance Manager yaitu:
a. Menyiapkan data Penjualan.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

29

b. Membukukan seluruh data perusahan pemasukan dan pengeluaran ke dalam


GL (General Ledger).
c. Memasukkan FPS ke dalam software Tramedifa untuk melaporkan pajak
setiap bulannya.
d. Menginput data biaya operasional ke dalam software tramedifa .
e. Memberi masukan mengenai perbaikan software keuangan.
f. Menginput faktur penjualan yang sudah terbayar ke registrasi penjualan.
g. Print daftar kartu piutang untuk penagihan tiap 3 bulan dengan pihak-pihak
terkait.
h. Menyusun perencanaan keuangan perusahaan.
3.5.3.1. Administration dan Accounting
Dalam

melaksanakan

tugasnya,

Administration

dan

Accounting

bertanggung jawab langsung kepada Finance Manager. Berikut ini merupakan


tugas dan kewajiban Administration dan Accounting yaitu:
a.

Memasukkan data Pareto dari tiap cabang (outlet) per bulan.

b.

Memasukkan data Penerimaan tiap bulan.

c.

Memasukkan faktur pembelian dari supplier ke software Tramedifa.

d.

Koordinasi dengan departemen lain untuk:

d1. Bantuan kegiatan administrasi.


d2. Mencetak laporan-laporan yang diperlukan (seperti: Laporan Penjualan
bulanan, Penerimaan Barang dan laporan lainnya).
d3. Pemberkasan dokumen-dokumen atau laporan-laporan.
d4. Kegiatan administrasi lain seperti surat-menyurat.
e.

Menyiapkan berkas pembayaran per jatuh tempo.

f.

Operator telepon.

g.

Tukar faktur asli dengan supplier.

h.

Mengatur belanja kebutuhan Rumah Tangga PBF Tramedifa tiap bulannya


dengan departemen lain.

i.

Menjaga dan mengelola inventaris perusahaan.

j.

Menerima tamu dan mengatur pertemuannya.

k.

Menjaga ketersediaan alat mesin pencetak atau printer (termasuk tinta dan
kertas) kecuali pada mesin pencetak yang berada di gudang.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

30

3.5.4 Supervisor Pharma


Dalam melaksanakan tugasnya, Supervisor Pharma bertanggung jawab
langsung kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban
Supervisor Pharma yaitu:
a. Terima pesanan atau permintaan barang dari cabang (outlet).
b. Buat Surat Permintaan Barang (SPB).
c. Periksa stok barang di gudang.
d. Buat daftar barang yang akan dipesan (kelompokkan berdasarkan supplier)
e. Pesan barang ke supplier setelah disetujui pimpinan.
f. Buat Surat Pemesanan (SP atau PO).
g. Buat Kode Barang baru dengan metode yang sesuai.
h. Periksa kesesuaian barang datang dengan SP {nama, jumlah, dan diskonnya).
i. Pastikan barang terkirim dan diterima baik oleh pelanggan.
j. Pantau target pembelian dan peniualan.
k. Update rencana pembelian tiap 2 minggu.
l. Update Pareto tiap bulan.
m. Update stok minimum barang dari data penjualan dan memasukkannya ke kode
barang tiap 3 bulan sekali.
n. Jaga ketersediaan barang dengan memperhatikan stok minimum masingmasing barang.
o. Negosiasi diskon dengan supplier atas persetujuan pimpinan.
p. Review kinerja supplier dan membuat laporan tahunan tentang kerja sama
dengan supplier tersebut.
q. Temukan supplier baru dengan penawaran yang lebih menarik dari supplier
lama.
r. Atur pertemuan antara pimpinan dengan supplier baru dan lama.
s. Pantau diskon yang terjadi di lapangan dengan yang disetujui oleh PBF
Tramedifa.
t. Koordinator petugas medical WH dan courier atas tugas-tugas mereka.
u. Nilai, tegur dan laporkan ke pimpinan tentang kinerja staf gudang dan courier.
v. Koordinator stok opname tiap 3 bulan dengan pihak-pihak terkait.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

31

3.5.4.1 Medical Warehouse (Medical WH)


Dalam melaksanakan tugasnya, Medical WH bertanggung jawab langsung
kepada Supervisor Pharma. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Medical
WH yaitu:
a. Mengontrol kebersihan dan suhu ruangan penyimpanan obat.
b. Memotong kartu stok barang berdasarkan laporan penerimaan dan penjualan
barang.
c. Cek stok fisik barang.
d. Cetak Surat Permintaan Barang (SPB) outlet.
e. Menyusun dan menyimpan berkas laporan penerimaan, laporan penjualan,
laporan stok opname dan SPB.
f. Cetak faktur penjualan.
g. Mengeluarkan barang dari gudang sesuai faktur yang telah dicetak.
h. Menerima barang yang dipesan oleh. PBF Tramedifa dari distributor dan
memeriksa kesesuainnya dengan SP yang telah dibuat oleh Spv. Pharma.
i. Bertanggung jawab terhadap fungsi AC dan kelengkapan gudang.
j. Stok opname setiap 3 bulan.
3.5.4.2 Courier
Dalam melaksanakan tugasnya, Courier bertanggung jawab langsung
kepada Supervisor Pharma. Berikut ini tugas dan kewajiban Courier yaitu:
a. Memeriksa barang yang akan diantar dengan melihat kesesuaian item dan
jumlah dengan faktur.
b. Mengemas barang yang akan diantar.
c. Menyerahkan faktur barang yang telah dikirim ke outlet kepada bagian
Keuangan.
d. Tukar faktur dan penagihan ke outlet.
e. Menerima retur barang dari outlet dengan form retur.
f. Membuat estimasi perjalanan kendaraan.
g. Menyetorkan pembayaran tagihan operasional bulanan (PLN, PDAM,
Telkom).
h. Melakukan perawatan kendaraan perusahaan.
i. Mengirim dan menyampaikan berkas yang dititipkan dari SamMarie Group.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 4
PEMBAHASAN

PT SamMarie Tramedifa merupakan salah satu perusahaan berbentuk


Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang melakukan usaha di bidang pengadaan dan
distribusi produk kesehatan. PBF ini masih menjadi bagian dari grup perusahaan
keluarga, yaitu SamMarie Family Healthcare Group (SFHG), yang terdiri atas
rumah sakit khusus untuk pelayanan fertilitas, menoandropause, dan kesehatan
keluarga, rumah sakit ibu dan anak, serta satu klinik perawatan kulit dan
kesehatan. Perusahaan ini telah memegang perizinan dari Kementerian Kesehatan
RI sebagai Izin Pedagang Besar Famasi.
Fokus utama dari PBF Tramedifa adalah menjadi penyedia sediaan obat
jadi yang dibutuhkan oleh pihak rumah sakit dan klinik dari grup SFHG. Namun,
saat ini PBF Tramedifa juga melayani pesanan untuk distribusi obat ke fasilitas
kesehatan lain di luar SFHG. Pihak pemesan produk ke PBF ini, baik dari grup
ataupun non-grup, disebut sebagai pelanggan.
Waktu operasional di PBF ini adalah dari hari Senin hingga Jumat yang
berlangsung pada pukul 08.30-17.00 WIB. Selain itu, pada hari Sabtu kegiatan
operasional juga tetap ada, yaitu berlangsung pada pukul 08.30-12.00 WIB.

4.1. Personalia
Berdasarkan organogram (struktur organisasi), total personalia PBF
Tramedifa berjumlah 24 orang. Dengan jumlah staf yang tidak terlalu banyak
tersebut memungkinkan koordinasi dan komunikasi di antara sesama staf dapat
dilaksanakan dengan baik.
Staf yang terdapat di dalam Divisi Pharma bertugas untuk mengurus
pengelolaan obat jadi sebagai komoditi utama yang disalurkan PBF ini. Apoteker
pada PBF Tramedifa bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan pengawasan
kegiatan pengelolaan tersebut. Hal ini sesuai dengan ketentuan di dalam Peraturan
Menteri Kesehatan RI Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar
Farmasi, yang menyatakan bahwa suatu PBF harus memiliki Apoteker
penanggung jawab yang bertanggung jawab terhadap kegiatan pengelolaan obat di
sarana distribusi tersebut. Di PBF ini, apoteker penanggung jawab tersebut
32
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

33

ditempatkan di bagian pengadaan. Apoteker yang ada telah memiliki kualifikasi


yang diperlukan untuk bertugas sebagai penanggung jawab di PBF, namun
keduanya belum mengikuti pelatihan CDOB sebelumnya. Berdasarkan Pedoman
Teknis CDOB, sebaiknya pelatihan CDOB secara rutin dilakukan agar
kompetensi yang dimiliki Apoteker penanggung jawab di PBF selalu terjaga.

4.2. Bangunan
Kegiatan usaha PBF Tramedifa bertempat di suatu bangunan ruko dengan
dua lantai. Ruangan depan di lantai pertama dilengkapi dengan meja resepsionis
sebagai sarana kerja untuk bagian receptionist. Bagian ini menerima kedatangan
sales atau kurir terkait dengan proses pembelian barang dari pihak PBF Tramedifa
ke distributor atau subdistributor lain. Ruangan kerja para staf lainnya terletak di
lantai dua. Gudang penyimpanan obat terletak di lantai satu. Denah lengkap
bangunan PBF Tramedifa dapat dilihat pada Lampiran 7 dan Lampiran 8.
Komponen penting yang harus dimiliki dan merupakan salah satu syarat
utama bagi PBF adalah gudang penyimpanan yang dapat menjamin perlindungan
terhadap obat dan komoditi lain yang terdapat di PBF tersebut. Sesuai dengan
persyaratan dalam Pedoman Teknis CDOB, PBF Tramedifa memiliki satu gudang
untuk penyimpanan obat, yang letaknya terpisah dari ruang lain.
Gudang penyimpanan obat di lantai satu dilengkapi dengan pintu masuk
dengan kontrol akses yang hanya dapat dilewati dengan menggunakan kartu
pengenal yang dimiliki oleh staf gudang dan petugas keamanan PBF Tramedifa.
Kontrol akses tersebut merupakan salah satu cara untuk menjaga keamanan obat
yang ada dari kehilangan atau kerusakan akibat adanya akses masuk dari pihak
yang tidak berkepentingan.
Perlengkapan yang tersedia di dalam gudang obat, antara lain rak-rak besar
untuk penyimpanan sediaan obat solid dan semisolid, rak-rak kecil untuk
penyimpanan sediaan obat cair, dua buah kulkas untuk penyimpanan sediaan obat
dengan suhu di bawah suhu ruang dan termometer sebagai alat pengendali suhu di
dalam gudang. Penyusunan obat di dalam gudang obat diatur agar tidak terlalu
tinggi, sehingga memudahkan petugas gudang untuk melakukan pengecekan atau
pengambilan barang. Selain itu, terdapat pula kotak khusus yang dilengkapi
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

34

dengan pengatur suhu untuk wadah pengantaran vaksin yang memerlukan


penyimpanan di suhu rendah.
Lingkungan di dalam gudang disesuaikan dengan suhu yang dibutuhkan
untuk penyimpanan obat. Pengaturan suhu ruang gudang dilakukan dengan
penggunaan air conditioner (AC) yang selalu hidup selama 24 jam setiap harinya.
Suhu di gudang obat jadi diatur agar selalu berada pada suhu antara 15 o-25o C
sesuai dengan ketentuan suhu penyimpanan dalam Pedoman CDOB.
Untuk memantau kondisi suhu penyimpanan, di dalam ruangan gudang
ditempatkan satu termometer raksa, sehingga pengecekan kesesuaian suhu gudang
dapat dilakukan dengan mudah setiap saat. Sementara, dua buah termometer
ditempatkan di dalam lemari es untuk memantau kondisi suhu penyimpanan.
Tujuan penggunaan dua buah termometer adalah untuk memastikan keakuratan
suhu dari lemari es tersebut. Apabila kedua termometer menunjukkan suhu yang
lebih kurang sama atau dengan penyimpangan yang kecil, maka suhu dapat
dikatakan tepat. Namun, apabila ditemukan perbedaan suhu yang cukup signifikan
di antara kedua termometer tersebut, misalnya perbedaan hingga sebesar 5 o C,
kemungkinan terjadi kerusakan pada salah satu termometer. Jika hal tersebut
terjadi, maka termometer yang rusak harus diganti dengan yang baru. Hal ini
mengingat bahwa produk-produk yang disimpan di dalam lemari es merupakan
produk yang cukup rentan dengan adanya perubahan suhu, sehingga memerlukan
pengamatan

suhu

yang

akurat

untuk

memastikan

kesesuaian

kondisi

penyimpanannya.
Pengontrolan suhu dilakukan menggunakan Formulir Pengendalian
Kondisi Gudang. Formulir ini terdiri atas dua rangkap, masing-masing berisi data
suhu yang terukur melalui tiap termometer yang terdapat di dalam gudang. Data
tersebut merupakan data suhu ruangan pada saat pemeriksaan rutin yang
dilakukan sebanyak tiga kali setiap harinya, yaitu pada pukul 09.00 WIB, 13.00
WIB, dan 16.00 WIB. Dari data tersebut, dapat dibuat suatu grafik dinamika suhu
gudang. Apabila diketahui dari grafik tersebut bahwa suhu telah menyimpang dari
rentang suhu yang diperbolehkan untuk penyimpanan, maka kemungkinan
terdapat kerusakan pada AC di dalam gudang dan memerlukan perbaikan yang
dilakukan sesegera mungkin.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

35

Kondisi gudang terlihat bersih. Kemungkinan masuknya debu ke dalam


gudang dapat diminimalisir dengan hanya terdapatnya satu pintu sebagai jalan
keluar masuk udara dari dan ke dalam gudang. Selain itu, untuk menjaga
kebersihan gudang, kegiatan pembersihan juga dilakukan setiap harinya oleh staf
di bagian gudang sesuai dengan standar prosedur yang telah tersedia. Prosedur
pembersihan minimal yang harus dilakukan setiap hari adalah menyapu dan
mengepel gudang penyimpanan.
Gudang obat di PBF Tramedifa tidak memiliki area khusus untuk
penyimpanan narkotika atau psikotropika. Narkotika bukan termasuk komoditi
yang didistribusikan oleh PBF ini sedangkan untuk pendistribusian sediaan
psikotropika diperuntukkan khusus untuk SFHG saja. Pembelian sediaan
psikotropika hanya dilakukan apabila ada permintaan dari SFHG, setelah
psikotropika tersebut diantar ke PBF maka pihak PBF akan segera mengantarnya
ke tempat pemesan sehingga tidak ada stok psikotropika dalam gudang.

4.3. Kegiatan Operasional


Kegiatan utama dari PBF Tramedifa, antara lain berupa kegiatan
pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat kepada pelanggan. Pelaksanaan
kegiatan operasional tersebut memerlukan manajemen yang baik agar proses
pendistribusian maupun pengadaan produk berjalan dengan baik dan pada
akhirnya dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan. Pengelolaan produk di
PBF Tramedifa sedapat mungkin dilaksanakan sesuai dengan ketentuan pada
Pedoman CDOB.
4.3.1. Pengadaan
Pengadaan obat di PBF Tramedifa terutama berfokus pada keperluan dari
pelanggan yang termasuk di dalam SFHG. Sediaan obat yang diadakan terbagi ke
dalam dua kelompok, yaitu obat standar dan obat nonstandar. Obat standar
merupakan daftar obat yang digunakan oleh dokter-dokter di fasilitas kesehatan
dalam grup SFHG dan terdapat di dalam Formularium Obat SFHG. Stok obat
standar harus selalu tersedia secara rutin. Obat nonstandar merupakan obat-obatan
yang tidak termasuk ke dalam Formularium Obat SFHG. Pengadaannya tidak
wajib, dapat disesuaikan dengan pesanan yang ada dari pelanggan.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

36

4.3.1.1. Perencanaan dan pembelian


Perencanaan untuk pengadaan obat didasarkan pada jumlah stok minimum
barang yang terdapat di dalam database. Data keseluruhan obat tergabung di
dalam satu software aplikasi milik PBF Tramedifa, yaitu Tramedifa System.
Software ini terintegrasi ke seluruh perangkat komputer yang terdapat di kantor
PBF ini, sehingga setiap unit bagian kerja dapat mengaksesnya untuk pelaksanaan
seluruh kegiatan operasional di PBF. Database obat, terutama untuk keperluan
instansi di dalam SFHG, disusun berdasarkan data pareto selama tiga bulan ke
belakang.
Pembelian untuk obat standar dan obat yang dipesan secara rutin oleh
pelanggan dilakukan dengan berpatokan pada jumlah stok minimum barang di
gudang. Jumlah stok minimum dapat dicek di setiap saat adanya pesanan yang
masuk. Sebelum pembuatan Surat Pemesanan Barang (SPB) di Tramedifa
System, maka pihak PBF akan mengecek terlebih dahulu ketersediaan stok
barang tersebut, sehingga pemesanan barang yang tidak tersedia atau jumlahnya
di bawah stok minimum dapat langsung dilakukan kepada distributor atau
subdistributor (supplier). Untuk pengadaan barang yang dibutuhkan CITO oleh
pelanggan, maka di usahakan barang dapat diantarkan ke PBF di hari yang sama
dengan pemesanan, sehingga dapat segera disalurkan kepada pemesan.
Supplier yang dipilih untuk pengadaan barang merupakan distributor atau
subdistributor resmi. Pemilihan ini bertujuan agar proses administrasi dan
penerbitan faktur nantinya jelas dan mudah. Pemesanan barang dapat dilakukan
dengan langsung menggunakan Surat Pemesanan (SP) ataupun melalui telepon
(Lampiran 10). Walaupun pemesanan dilakukan via telepon, pada akhirnya pihak
PBF Tramedifa tetap wajib mengeluarkan SP. SP akan disetujui dan
ditandatangani oleh Direktur PBF Tramedifa. SP tersebut diperlukan untuk
kepentingan dokumen pembayaran oleh pihak PBF serta kelengkapan pengarsipan
dokumen. SP dapat diberikan atau tidak kepada pihak supplier, tergantung pada
ketentuan dari tiap-tiap supplier. Alur pemesanan barang, baik melalui telepon
atau secara langsung menggunakan SP, dapat dilihat pada Gambar 4.1 dan
Gambar 4.2.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

37

Pemesanan untuk sediaan psikotropika dilakukan dengan menggunakan


lembar surat pesanan psikotropika yang ditandatangani oleh penanggung jawab
dari divisi Pharma (Lampiran 11) dan selanjutnya surat pesanan akan diserahkan
ke pihak supplier. Sementara untuk pengadaan dan penyaluran narkotika tidak
dilakukan di PBF Tramedifa karena narkotika hanya dapat diadakan dan
didistribusikan oleh distributor PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. Hal tersebut
sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 199/Menkes/SK/III/1996
tentang Penunjukan PBF PT (Persero) Kimia Farma Depot Sentral sebagai
Importir Tunggal Narkotika di Indonesia.

Gambar 4.1 Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke Supplier via telepon

Gambar 4.2 Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke Supplier secara
langsung menggunakan SP
PBF ini memberlakukan hari tertentu untuk dapat menerima kunjungan
sales dari pihak supplier. Di dalam kunjungan tersebut, sales biasanya melakukan
pengenalan dan penawaran terhadap barang-barang baru yang disediakan oleh
supplier yang diwakilinya. Seringkali pula mereka melakukan follow-up terhadap
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

38

produk yang sebelumnya telah ditawarkan, apakah pihak PBF akan membeli atau
tidak. Pada saat kunjungan sales ini, pihak PBF juga dapat melakukan pemesanan
secara langsung melalui sales tersebut.
Pembelian barang disesuaikan dengan ritme perputaran barang di PBF,
apakah termasuk barang yang bergerak cepat (fast moving) atau bergerak lambat
(slow moving). Barang-barang yang sering digunakan oleh pelanggan, perlu untuk
selalu disediakan stoknya di gudang. Hingga saat ini, proses pembelian barang di
PBF Tramedifa dapat dilakukan setiap saat sesuai dengan keperluan untuk
pengisian stok minimum ataupun sesuai permintaan dari pelanggan. Namun untuk
ke depannya, direncanakan agar proses pembelian dapat dilaksanakan secara lebih
terjadwal yakni per dua minggu, terutama untuk obat-obat standar dan obat nonstandar yang rutin diperlukan pelanggan.
4.3.1.2. Penerimaan dan pembayaran
Barang yang telah dipesan dapat diantar ke PBF pada hari itu juga atau
beberapa hari setelah pemesanan, tergantung pada ketersediaan barang tersebut di
tempat supplier. Pada saat barang datang, barang akan diperiksa terlebih dahulu
oleh petugas gudang. Pemeriksaan yang dilakukan, meliputi kesesuaian antara
jumlah, jenis, dan bentuk barang yang diantarkan dengan data pada SP dan faktur
yang ada, kondisi fisik barang tersebut, tanggal kedaluarsa (expired date, ED)
barang, harga, dan diskon. Jika salah satu kondisi tersebut tidak terpenuhi atau
terdapat ketidaksesuaian harga dan diskon yang tertera di faktur dengan
kesepakatan di awal pemesanan, maka barang akan dikembalikan kepada supplier
melalui kurir yang mengantarkan barang. Barang yang tidak sesuai akan diretur
atau data faktur yang tidak sesuai diminta untuk diperbaiki terlebih dahulu. Akan
tetapi, jika seluruh barang yang diantar telah sesuai dengan faktur, dalam kondisi
yang baik, dan belum mendekati atau mencapai ED, maka barang pesanan akan
diterima. Selanjutnya, barang tersebut disimpan di gudang. Alur penerimaan
barang dari supplier ke PBF Tramedifa dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Setelah barang diterima, faktur akan ditandatangani oleh petugas gudang
sebagai pihak penerima. Tanggal penerimaan barang juga harus ditulis dengan
jelas pada faktur tersebut. Faktur kemudian dicap dengan cap PBF Tramedifa.
Pihak PBF akan menerima lembar copy faktur dari pihak supplier. Data dari copy
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

39

faktur tersebut kemudian dicek kembali dan di-input oleh bagian resepsionis, yang
meliputi data nomor faktur, nama barang pesanan, jumlah pesanan, harga, dan
diskon yang diperoleh untuk pembelian barang tersebut (Lampiran 12).

Gambar 4.3 Alur penerimaan barang dari supplier di PBF Tramedifa


Faktur pesanan dapat digantikan dengan Surat Jalan dari supplier apabila
barang yang dipesan diperlukan CITO oleh PBF, sehingga tidak dapat menunggu
hingga faktur pesanan tercetak. Isi dari Surat Jalan tersebut adalah keterangan
bahwa pihak supplier mengantarkan barang pesanan dari PBF, disertai dengan
data nama dan kuantitas barang yang dipesan. Pada kondisi digunakannya Surat
Jalan, faktur pesanan tetap akan dibuat oleh supplier dan secara menyusul akan
diberikan kepada PBF. Saat faktur pesanan akhirnya diserahkan, bukti tersebut
tetap disimpan oleh pihak PBF sebagai arsip.
Data lain yang juga terdapat dalam faktur adalah tanggal jatuh tempo
untuk pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak supplier. Lama tempo yang
diberikan masing-masing penyalur berbeda-beda antara 7 hingga 60 hari dari
sejak barang diantarkan ke pihak PBF. Lama tempo dengan supplier sedapat
mungkin dinegosiasikan agar dapat melebihi dari waktu tempo yang diberi oleh
PBF Tramedifa kepada pelanggan. Apabila sebaliknya, maka pihak PBF akan
menanggung terlebih dahulu biaya pembelian barang dari supplier.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

40

Berdasarkan tanggal jatuh tempo yang diberikan, pihak PBF akan


menyesuaikan kembali dengan hari pembayaran yang ditetapkan di PBF
Tramedifa, yaitu pada hari Jumat. Apabila tanggal jatuh tempo dari supplier tidak
jatuh pada hari tersebut, maka pihak PBF akan memajukan atau memundurkan
tanggal jatuh tempo agar pembayaran dapat tetap dilakukan di hari yang telah
ditetapkan. Hal ini dilakukan tentunya dengan adanya kesepakatan terlebih dahulu
dengan pihak supplier. Tenggang waktu yang diberikan untuk melakukan
penagihan ke PBF adalah 3 hari. Tanggal jatuh tempo yang telah disesuaikan
oleh PBF kemudian ditulis kembali di dalam faktur yang ada.
Sebelum hari pembayaran oleh PBF, biasanya akan dilakukan tukar faktur
dengan pihak sales dari supplier. Tukar faktur biasanya dilakukan satu minggu
setelah barang pesanan diterima oleh pihak PBF. Jadwal tukar faktur yang
ditetapkan di PBF Tramedifa adalah pada hari Senin dan Selasa. Pada proses tukar
faktur ini, sales dari pihak supplier akan memberikan faktur penjualan asli kepada
pihak PBF. Sebagai bukti telah dilakukan proses tukar faktur ini, terdapat tanda
terima tukar faktur yang harus ditandatangani oleh masing-masing pihak yang
terlibat dalam proses pertukaran faktur. Selain itu, PBF juga akan menerima
faktur pajak yang dikeluarkan oleh pihak penyalur. Setelah proses tukar faktur,
lembar asli faktur penjualan dan lembar copy faktur penjualan yang diterima oleh
bagian resepsionis selanjutnya diserahkan ke bagian keuangan, untuk kemudian
dilakukan proses pembayaran. Sementara, lembar asli faktur pajak langsung
disimpan secara terpisah di dalam file tersendiri. Lembar tukar faktur dan faktur
pajak dapat dilihat pada lampiran 14 dan lampiran 15 .
Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau non-tunai. Pembayaran
tunai (cash) dilakukan untuk pemesanan dengan nominal kecil, misalnya
pemesanan kurang dari atau sebanyak Rp 100.000,00. Data mengenai pembayaran
ini didokumentasikan dalam lembar serah terima pembayaran mingguan
(Lampiran 16). Pembayaran non-tunai dapat dilakukan dengan cara giro
(Lampiran 17) atau transfer, tergantung pada jumlah nominal yang akan
dibayarkan. Untuk setiap pembayaran yang dilakukan, pihak keuangan akan
menerbitkan Bukti Pengeluaran (lampiran 18) sebagai bukti telah dilakukannya
pembayaran oleh pihak PBF Tramedifa.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

41

4.3.2. Penyimpanan obat


Sediaan obat jadi di gudang obat disimpan di atas rak-rak yang dibedabedakan menurut bentuk sediaannya. Rak dengan ukuran lebar yang lebih luas
digunakan untuk penyimpanan sediaan obat solid dan semisolid, sementara rak
dengan ukuran lebar yang lebih kecil untuk sediaan obat cair. Penyusunan obat
pada rak-rak tersebut dilakukan berdasarkan alfabetis nama generik obat yang
diurutkan dari atas ke bawah. Pada rak penyimpanan sediaan obat solid dan
semisolid, masing-masing tingkat ditempati obat dari dua jenis alfabet. Sementara,
pada rak penyimpanan sediaan cair, masing-masing tingkat ditempati oleh obat
dari dua atau tiga jenis alfabet, tergantung jumlah stok obat untuk masing-masing
alfabet. Hal ini dikarenakan pada umumnya sediaan obat cair memiliki bentuk
kemasan memanjang ke atas, sehingga secara luas hanya memerlukan lot yang
lebih sedikit untuk penyimpanannya dibandingkan dengan sediaan obat solid atau
semisolid. Selain itu, penyusunan tiap deret obat adalah berdasarkan aturan FIFO
(First In First Out). Tidak ada penanda khusus untuk posisi obat dari masingmasing alfabet di rak penyimpanan, sehingga peletakan dapat dilakukan secara
fleksibel sesuai dengan jumlah stok obat yang ada untuk tiap alfabet.
Penyimpanan obat yang tidak memerlukan perlakuan khusus diletakkan
pada rak di gudang pada suhu antara 15o-25o C. Obat-obat yang memerlukan suhu
lebih rendah, seperti vaksin, diletakkan di dalam lemari es yang suhunya diatur
agar tetap berada di antara 2o-8o C. Penyimpanan obat pada tiap rak di dalam
lemari es tersebut juga disusun berdasarkan urutan alfabet dari atas ke bawah dan
tiap deretnya disusun secara FIFO. Suhu lemari es yang selama ini digunakan
berkisar antara 3o-4o C.
Penyimpanan untuk obat-obatan yang memiliki nama, tampilan, dan
ucapan yang mirip, atau sering disebut dengan look alike sound alike (LASA),
tetap disimpan di dalam satu deret rak yang sama. Akan tetapi, peletakan antara
masing-masing kemasan obat-obat LASA tersebut diselingi dengan peletakan
produk obat yang lain. Tujuan cara peletakan seperti ini adalah agar dapat
mencegah terjadinya kesalahan dalam pengambilan obat-obat tersebut.
Kartu stok obat yang memuat rekaman kejadian mutasi dan stok obat di
dalam gudang tidak tersedia secara manual. Kartu stok barang hanya dibuat secara
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

42
komputerisasi di dalam software Tramedifa System. Pendataan kejadian mutasi
dan stok barang setiap harinya hanya dilakukan menggunakan data pada laporan
penerimaan atau laporan penjualan barang yang dibuat oleh bagian gudang. Setiap
perubahan jumlah barang yang terjadi setelah kegiatan pengadaan dan penyaluran
akan langsung dicatat pada lembar laporan tersebut, sehingga secara tidak
langsung lembar laporan penerimaan atau laporan penjualan barang dapat
difungsikan juga sebagai kartu stok.
Inventarisasi terhadap persediaan barang perlu selalu dilakukan secara
rutin untuk mengecek kesesuaian antara kegiatan mutasi yang dilakukan dengan
stok barang yang tersedia di gudang. Kegiatan ini berguna untuk mencegah
terjadinya kerugian akibat kemungkinan adanya kehilangan atau kelebihan
barang. Inventarisasi barang di gudang secara keseluruhan, atau yang sering
disebut sebagai stok opname (SO), dilakukan setiap tiga bulan sekali. Data yang
terdapat di dalam suatu laporan stok, di antaranya meliputi nama obat (sesuai
urutan alfabet), bentuk sediaan, kuantiti barang, tanggal ED, dan nomor batch
produk. Kegiatan SO ini umumnya dilakukan di awal bulan per tiga bulannya,
yaitu antara tanggal 4 dan 5. Pada hari pelaksanaan SO, seluruh kegiatan
operasional di kantor PBF akan diliburkan. Selain per tiga bulan, SO juga
dilakukan di akhir tahun untuk kemudian dilaporkan sebagai laporan stok akhir.
Data yang termuat di dalam laporan stok akhir ini adalah data selama satu tahun
hingga per tanggal 30 Desember. Petugas yang melakukan SO harus
menandatangani laporan yang menyatakan bahwa dia telah melakukan SO dan
laporan pertanggungjawaban hasil SO diberikan kepada bagian pengadaan.
4.3.3. Penyaluran
Pemesanan barang ke PBF Tramedifa dapat dilakukan secara langsung
menggunakan Surat Pemesanan (SP) yang dibuat oleh pelanggan atau via telepon.
Pelanggan yang melakukan pemesanan via telepon, pada akhirnya tetap harus
membuat SP. SP tersebut diserahkan kepada pihak PBF pada saat pengiriman
barang oleh kurir dari PBF.
Setelah pesanan obat diterima oleh pihak PBF Tramedifa, selanjutnya dari
bagian pengadaan akan dibuat Surat Permintaan Barang (SPB) melalui software
Tramedifa System yang berisi item-item barang yang dipesan oleh pelanggan
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

43

beserta jumlahnya. Melalui sistem tersebut, SPB yang telah dibuat akan
tersambung kepada petugas di bagian gudang. Oleh petugas gudang, akan
dibuatkan faktur penjualan berdasarkan SPB yang masuk. Faktur yang dibuat
terdiri atas lima rangkap, yaitu lembar dengan warna putih, merah, kuning, hijau,
dan biru. Tiap satu faktur dapat memuat hingga sebanyak 10 item pesanan.
Apabila pesanan lebih dari 10 item, maka harus dibuat dalam faktur baru. Selain
itu, data pesanan dari SPB juga dicatat ke dalam Buku SPB sesuai dengan pesanan
untuk tiap nomor SPB. Data dalam catatan tersebut nantinya juga dapat berfungsi
untuk memonitor pelunasan pembayaran dari pihak pelanggan terhadap
pesanannya ke PBF. Jika barang yang dibutuhkan cito oleh pelanggan dan faktur
belum sempat untuk dicetak, maka PBF akan mengeluarkan Bukti serah terima
sebagai dokumen sementara yang disertakan dalam pengantaran barang ke
pelanggan. Lembar faktur dan lembar serah terima dapat dilihat pada lampiran 19
dan lampiran 20. Untuk penyaluran sediaan psikotropika, pihak PBF akan
membuat faktur penjualan psikotropika yang terpisah dengan faktur dari produk
selain psikotropika untuk pihak outlet.
Setelah faktur penjualan dicetak, pihak gudang akan mengambil obat dari
persediaan di gudang sesuai dengan isi pesanan di dalam faktur. Obat-obat yang
telah disiapkan kemudian diperiksa kembali kesesuaiannya dengan faktur, baru
kemudian dikemas untuk pengiriman kepada pelanggan. Cara pengemasan obat
pesanan harus diperhatikan dan disesuaikan dengan jenis produk yang akan
diantar. Tujuannya adalah agar dapat menjaga keamanan produk dari kerusakan
selama proses pengantarannya. Pengemasan obat pesanan dapat menggunakan
boks karton atau plastik, disesuaikan dengan keadaan cuaca pada saat pengiriman.
Khusus untuk penyaluran vaksin, faktur pesanan dibuat khusus dan
terpisah dari faktur pesanan barang lainnya. Juga terdapat tambahan data
mengenai suhu pada saat vaksin dikirim dari PBF serta suhu pada saat vaksin
tersebut diterima. Jarak antara kedua suhu tersebut tidak boleh menyimpang dari
rentang suhu yang tertera pada kemasan vaksin. Untuk pengontrolan suhu saat
pengiriman, vaksin akan disimpan di dalam boks penyimpanan khusus. Boks
tersebut dilengkapi dengan alat pengatur suhu, sehingga memungkinkan produk
yang dibawa tetap berada di dalam lingkungan suhu yang sesuai.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

44

Setelah proses pengemasan, kemudian obat dapat dikeluarkan dari gudang.


Obat dan faktur pesanan kemudian diserahkan kepada kurir untuk diantarkan
kepada pelanggan. Sebelum pesanan diantarkan, dilakukan crosscheck kembali
oleh kurir mengenai kesesuaian obat yang akan diantarnya dengan faktur.
Pengecekan berganda ini dilakukan agar meminimalisir kemungkinan terjadinya
kesalahan pengiriman produk obat.
Pesanan barang ke PBF Tramedifa dilayani setiap harinya selama jam
operasional kantor PBF, yaitu dari pukul 08.30-17.00 WIB. Jadwal pengiriman
obat terdiri dari dua shift kerja. Shift pertama pada pukul 08.30-17.00 WIB,
sedangkan shift kedua pada pukul 10.00-18.00 WIB. Pengiriman obat yang
dipesan selama jam operasional kantor PBF dapat segera diantar ke pelanggan
pada hari yang sama apabila obat tersedia di gudang. Akan tetapi, apabila terdapat
pemesanan di atas jadwal pengiriman dan obat tidak tersedia di gudang, maka
pengiriman akan dilakukan keesokan harinya. Proses penyaluran obat dari PBF
Tramedifa diatur agar sedapat mungkin pesanan diantarkan di hari yang sama
dengan hari pemesanan. Meskipun demikian, produk baru yang sebelumnya tidak
distok di gudang PBF memerlukan waktu yang lebih lama untuk pengirimannya.
Pesanan obat baru yang disertai dengan contoh dapat diantarkan dalam waktu 3
hari setelah pemesanan, sedangkan pesanan obat baru tanpa disertai contoh
memerlukan waktu hingga 1 minggu setelah pemesanan untuk pengantarannya.
Setibanya pesanan di tempat pelanggan, pihak pelanggan melakukan
pengecekan terhadap obat yang dikirim oleh PBF, sehingga apabila terjadi
ketidaksesuaian pada pesanan dapat segera dilakukan pengembalian. Sementara,
apabila pesanan telah sesuai dengan permintaan pelanggan, maka kurir akan
memberikan faktur penjualan dari PBF Tramedifa untuk ditandatangani oleh
penerima barang dari pihak pelanggan. Tiap lembar dari kelima rangkap faktur
kemudian dicap dengan cap institusi pelanggan. Selanjutnya, dua lembar copy
faktur (warna hijau dan biru) diserahkan kepada pelanggan, sementara ketiga
rangkap lainnya (warna putih, merah, dan kuning) dibawa kembali ke kantor PBF.
Pada saat pengantaran ini pihak pelanggan juga harus menyerahkan SP kepada
pihak PBF, terutama bila pemesanan via telepon. Alur proses penyaluran pesanan
dari PBF Tramedifa ke pelanggan dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

45

Setelah proses pengantaran, tiga rangkap faktur pesanan yang tersisa


dibawa kembali ke kantor PBF untuk diserahkan kepada bagian gudang (lembar
copy warna kuning) dan bagian keuangan (lembar warna putih dan merah). Di
bagian keuangan, kedua lembar faktur tersebut digunakan untuk pengurusan
dokumen tukar faktur. Proses tukar faktur dengan pelanggan dilakukan satu
minggu setelah pengiriman. Dokumen yang akan disiapkan oleh PBF Tramedifa,
antara lain Tanda Terima Faktur Penjualan dan Faktur Pajak (Lampiran 21 dan
lampiran 15).

Gambar 4.4 Alur penyaluran barang dari PBF Tramedifa ke pelanggan


Faktur Pajak dikeluarkan karena dalam hal penyaluran obat kepada pihak
lain, maka PBF Tramedifa berlaku sebagai pihak yang mengeluarkan pajak untuk
pelanggannya, yaitu pajak pertambahan nilai (PPN). Hal ini dikarenakan PBF ini
menyalurkan obat sebagai barang kena pajak kepada pelanggan. PPN
diberlakukan bagi pihak pengusaha yang dalam satu bulan mendapat penerimaan
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

46

bruto melebihi Rp 600.000.000,00 (Permenkeu Nomor 68/PMK.03/2010 tentang


Batasan Pengusaha Kecil Pajak Pertambahan Nilai). PPN merupakan pajak yang
wajib dibayarkan oleh konsumen yang mengkonsumsi barang atau jasa yang
termasuk objek PPN. Pajak ini termasuk ke dalam kategori pajak tidak langsung
karena beban pembayaran pajak ditanggung oleh konsumen (dalam hal ini adalah
pelanggan), namun penyetoran PPN ke kas negara dibebankan kepada penjual
(dalam hal ini PBF Tramedifa) (Direktorat Jenderal Pajak, 2012). Hal yang
sebaliknya terjadi ketika PBF melakukan pemesanan kepada supplier, maka PBF
akan mendapatkan PPN melalui faktur pajak dari pihak supplier.
Pada hari pelaksanaan tukar faktur, pihak PBF akan kembali ke tempat
pelanggan dan menyerahkan lembar asli faktur penjualan, lembar copy Tanda
Terima Faktur Penjualan (warna merah) yang telah diisi dan ditandatangani oleh
kedua belah pihak, dan lembar asli faktur pajak. Pembayaran pesanan dari pihak
pelanggan kemudian dilakukan pada tanggal jatuh tempo yang telah disepakati
bersama dengan pihak PBF. Lama tempo untuk penjualan barang berkisar antara
0-30 hari.
Cara pembayaran yang diterima dari pelanggan dapat secara kredit
menggunakan cek, giro, transfer, dan dapat pula secara tunai (cash). Pembayaran
tunai biasanya diperuntukkan bagi pelanggan yang baru bekerja sama dengan PBF
Tramedifa dan bagi outlet yang melakukan pembelian sediaan psikotropika. Pada
pembayaran psikotropika diberlakukan sistem cash and carry sehingga barang
akan langsung dibayarkan ketika diantar ke outlet. Penerapan sistem pembayaran
secara kredit dapat diberlakukan bagi pelanggan yang rutin melakukan pemesanan
dan telah memenuhi persyaratan pembayaran yang diterapkan di PBF Tramedifa.
Pihak PBF Tramedifa telah membuat kebijakan bahwa sistem pembayaran
pelanggan di awal kerja sama adalah secara langsung atau cash on delivery
(COD). Sistem COD diberlakukan untuk 3 kali pembayaran pertama. Setelah itu,
apabila proses pembayaran secara COD dapat berlangsung dengan baik, maka
selanjutnya sistem kredit dapat diberlakukan bagi pelanggan tersebut. Untuk
pembayaran dengan sistem kredit, apabila pembayaran tidak dilunasi hingga
tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan, maka pihak PBF memberlakukan
sistem locked. Dimana pelanggan yang belum melunasi pembayaran hingga
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

47

melebihi batas tempo tidak dapat melakukan pemesanan lagi ke PBF Tramedifa
sebelum pembayaran pesanan yang telah jatuh tempo berhasil dilunasi.

4.4. Pengembalian Barang (Retur)


4.4.1. Retur pembelian
Retur pembelian adalah pengembalian barang yang dibeli oleh PBF
Tramedifa kepada supplier. Alasan dilakukannya retur antara lain karena barang
yang tidak sesuai dengan pesanan, terdapat cacat pada barang yang dikirimkan,
barang telah mendekati atau telah mencapai tanggal ED, ataupun karena adanya
kesalahan dalam pemberian harga atau diskon. Retur oleh pihak PBF dilakukan
segera setelah barang pesanan datang dan diperiksa oleh bagian gudang. Hal ini
dilakukan agar proses retur tidak rumit dan pertanggungjawabannya mudah.
Dengan demikian, kemungkinan adanya barang yang cacat masuk ke dalam
gudang dapat dihindari.
Jika terdapat barang yang diretur, maka nama barang tersebut yang
terdapat di dalam faktur akan ditandai. Data lengkap pesanan awal akan tetap diinput oleh bagian resepsionis sesuai dengan faktur dan SP yang ada. Kemudian
lembar copy faktur yang diterima oleh bagian resepsionis diberikan kepada bagian
pengadaan untuk diurus proses returnya. Dengan menggunakan software, akan
dilakukan input data obat pesanan yang diretur, disertai jumlahnya dan alasan
mengapa barang tersebut diretur. Dari hasil pengolahan software tersebut, maka
secara otomatis dapat diketahui jumlah uang yang harus dibayarkan oleh PBF
untuk pesanannya tersebut setelah dikurangi dengan harga barang yang diretur.
Terkait dengan waktu ED barang, terutama produk obat jadi, pihak PBF
memiliki ketentuan bahwa barang yang dapat tetap diterima adalah barang dengan
ED maksimal 3 bulan ke depan. Kurang dari itu, maka barang akan diretur ke
supplier. Kecuali untuk sediaan obat topikal, obat dengan jarak waktu ED 1 bulan
masih dapat diterima, walaupun sedapat mungkin tetap diusahakan untuk diretur.
Selain itu, untuk obat-obatan dengan harga tinggi atau hanya dapat diperoleh dari
distributor atau subdistributor tertentu, maka hanya obat dengan batas ED tertentu
yang akan diterima di PBF ini. Obat yang telah masuk dan tersimpan di gudang
PBF juga dapat diretur. Retur dilakukan apabila produk obat tersebut belum
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

48

terjual hingga mendekati waktu ED-nya dan masih tersimpan dengan baik di
dalam kemasannya. Tidak semua supplier dapat menerima permohonan retur
untuk barang yang telah mendekati ED, hanya supplier tertentu dan tentunya
dengan ketentuan khusus mengenai batas waktu ED maksimal yang masih
diperbolehkan untuk diretur. Contoh nota retur pembelian dapat dilihat pada
lampiran 22.
4.4.2. Retur penjualan
Retur penjualan adalah pengembalian obat yang dibeli oleh pihak
pelanggan kepada PBF Tramedifa. Penyebab dilakukannya retur oleh pelanggan
antara lain terdapat cacat pada obat, obat telah atau mendekati kedaluwarsa, obat
terlambat diantar, kesalahan pengantaran obat, terjadi salah pemesanan oleh
pelanggan, faktur pajak yang dikeluarkan PBF kedaluwarsa, terjadi kesalahan
pada proses input kode pelanggan, dan kesalahan pada pemberian harga atau
diskon dari PBF. Obat yang diretur oleh pelanggan akan dibawa kembali oleh
kurir ke kantor PBF dan data barang tersebut di faktur akan ditandai dan diberikan
keterangan mengenai alasan dilakukan retur. Barang retur akan diserahkan
kembali ke bagian gudang untuk nantinya didata ke dalam form retur. Form ini
harus ditandatangani oleh staf gudang selaku pembuat form, pihak pelanggan
selaku penerima barang, dan kurir yang mengantarkan barang ke tempat
pelanggan.
Selanjutnya, form retur akan diserahkan ke bagian pengadaan bersama
dengan faktur penjualan. Oleh bagian pengadaan, akan dibuat Nota Retur dengan
menggunakan software Tramedifa System. Nota ini terdiri atas dua rangkap,
lembar asli untuk diberikan kepada pelanggan, sementara lembar copy dipegang
oleh pihak PBF. Dengan pengolahan melalui software tersebut, maka biaya
pembelian pelanggan akan terpotong sesuai harga barang yang diretur. secara
otomatis jumlah stok obat di gudang PBF akan bertambah sesuai dengan jumlah
barang yang diretur. Apabila barang retur tersebut akan dipesan kembali oleh
pelanggan, maka akan dibuatkan faktur pesanan baru oleh pihak gudang untuk
pemesanan tersebut. Faktur baru juga akan dicetak apabila retur terjadi karena
kesalahan pemberian harga atau diskon dari PBF.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

49

Retur penjualan yang dilakukan karena barang rusak dapat dibedakan ke


dalam dua kondisi. Apabila kerusakan barang terjadi bukan karena kesalahan
pihak PBF, misalnya obat masih tersegel rapi dan belum melewati ED, tetapi
kondisi obat tidak baik, maka pihak PBF dapat meretur kembali barang tersebut
kepada supplier seperti pada prosedur retur pembelian. Apabila kerusakan terjadi
akibat kelalaian pihak PBF, maka penindaklanjutannya adalah berdasarkan pada
kondisi kerusakan yang terjadi. Pada kondisi terjadi kerusakan hanya pada
kemasan luar dan tidak mempengaruhi mutu obat, maka kebijakannya adalah obat
tersebut dikembalikan ke dalam stok di gudang untuk dijual kembali pada
pelanggan lain. Akan tetapi, pada kondisi terjadi kerusakan pada sediaan obat,
misalnya kerusakan sediaan vaksin karena kesalahan pada proses pengiriman,
maka produk akan disimpan terlebih dahulu untuk nantinya dimusnahkan.
Formulir retur barang dan nota retur penjualan dapat dilihat pada lampiran 23 dan
lampiran 13.

4.5. Administrasi dan Dokumentasi


4.5.1. Dokumentasi aktif
Dokumentasi aktif adalah meliputi dokumentasi untuk data, dokumen, atau
laporan yang dibuat atau diterima di PBF terkait pelaksanaan kegiatan
operasional. Seluruh proses operasional dari pengadaan, penyimpanan, dan
penyaluran memiliki laporan yang terdokumentasi melalui dua cara, yaitu secara
komputerisasi di dalam software Tramedifa System dan secara manual. Laporan
yang terekam di dalam sistem komputer di PBF, antara lain adalah Laporan
Penerimaan Barang dan Laporan Penjualan Barang.
Laporan Penerimaan Barang diperbarui oleh staf di bagian gudang setiap 2
hari sekali. Laporan tersebut kemudian di-print dan dibundel di dalam suatu map
besar secara berurutan dari tanggal penerimaan terdahulu hingga tanggal
penerimaan terbaru. Laporan Penjualan Barang diperbarui setiap hari di akhir jam
kegiatan operasional berakhir. Seperti pengarsipan untuk Laporan Penerimaan
Barang, Laporan Penjualan Barang juga akan di-print dan dibundel di dalam map
besar dengan tanggal penjualan yang berurutan. Map berisi arsip kedua laporan ini
tersimpan di dalam ruang kerja staf bagian gudang. Tidak ada ketentuan khusus
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

50

untuk sistematika penyimpanan di dalam map tersebut. Satu map besar akan
digunakan hingga kapasitasnya terpenuhi, kemudian dilakukan pengarsipan
selanjutnya menggunakan map baru. Arsip laporan setiap tahunnya di dalam map
akan diberi penanda untuk memperjelas batasan laporan per tahun.
Dokumen-dokumen yang diperoleh PBF dari kegiatan pengadaan dan
penyaluran yang dilakukan juga diarsip menggunakan map besar. Dokumendokumen dari setiap transaksi pembelian dan penjualan barang yang terjadi
dibundel, kemudian akan disimpan di dalam map yang dibeda-bedakan per nama
supplier atau instansi pelanggan. Satu bundel dokumen yang disimpan dari setiap
transaksi setelah kegiatan pembelian, terdiri atas :
a. 1 lembar copy bukti pembayaran dari PBF kepada supplier (atau bonggol giro
jika pembayaran dilakukan melalui giro),
b. 1 lembar Bukti Pengeluaran,
c. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Faktur Penjualan dari supplier,
d. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Tanda Terima Faktur,
e. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Surat Jalan dari supplier (optional),
f. 1 lembar asli tanda terima faktur dari supplier (jika ada),
g. 1 lembar asli Faktur Pajak, dan
h. 1 lembar asli SP.
Sementara itu, satu bundel dokumen yang disimpan dari setiap transaksi
setelah kegiatan penjualan, terdiri atas:
a. 1 lembar copy bukti pembayaran dari pelanggan kepada PBF,
b. 1 lembar copy Faktur Penjualan yang dikeluarkan PBF,
c. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Tanda Terima Faktur Penjualan,
d. 1 lembar copy Faktur Pajak, dan
e. 1 lembar asli SP dari pelanggan.
Susunan tiap bundel dokumen-dokumen tersebut di dalam map diurutkan
sesuai tanggal transaksi, dari tanggal transaksi terdahulu di posisi bawah hingga
tanggal transaksi terbaru di posisi atas. Dengan penyusunan seperti ini, akan
mempermudah pihak PBF dalam melakukan pencarian dan pengecekan terhadap
dokumen-dokumen tersebut ketika diperlukan.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

51

Dokumen dari kegiatan pengadaan dan penerimaan termasuk dokumen


yang terkait dengan keuangan. Seluruh dokumen yang berhubungan dengan
masalah keuangan di PBF ini disimpan hingga selama 10 tahun. Penyimpanan
selama waktu tersebut diperlukan untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya
komplain di kemudian hari atau keperluan pertanggungjawaban kegiatan-kegiatan
operasional yang pernah dilakukan di PBF ini. Setelah lebih dari 10 tahun, maka
dokumen-dokumen tersebut dapat dimusnahkan.
4.5.2. Dokumentasi pasif
Dokumentasi pasif yang dilakukan di PBF ini, antara lain meliputi
dokumentasi SOP dan data spesifikasi produk. Data spesifikasi produk terdapat
dalam bentuk Laporan Stok Barang yang dapat ditelusuri menggunakan daftar
kode obat yang dibuat oleh pihak PBF melalui software Tramedifa System.
Kode barang tersebut dibuat berdasarkan nama produk dan nomor registrasi atau
barcode yang terdapat pada kemasan produk.
4.5.3. Pembuatan formularium
PBF Tramedifa sedikit berbeda dari PBF lainnya. Di samping melakukan
kegiatan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran, PBF Tramedifa juga turut
berpartisipasi dalam pembuatan formularium obat yang akan digunakan di
institusi-institusi kesehatan di dalam SFHG. Formularium yang dimaksud adalah
berupa suatu panduan obat-obatan yang digunakan oleh dokter di institusi-institusi
kesehatan SFHG.
Pembuatan formularium tersebut memerlukan data pareto obat dari
pelanggan yang dibuat oleh bagian administrasi. Data-data tersebut berasal dari
data kebutuhan obat per bulan di rumah sakit dan klinik sesama grup SFHG.
Pengumpulan data dilakukan menggunakan kuesioner yang berupa daftar namanama obat dengan berbagai kelas terapi yang telah terdata di dalam data stok obat
di software Tramedifa System. Kuesioner tersebut diberikan kepada para dokter
di rumah sakit dan klinik dari SFHG untuk diisi sesuai dengan pemakaian obat
yang sering dilakukan oleh mereka. Hasil kuesioner tersebut kemudian didata
untuk keperluan pembuatan data pareto, yang selanjutnya akan dijadikan pedoman
dalam pembuatan formularium obat.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

52

Formularium ini berbeda dari formularium pada umumnya yang dibuat


oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) rumah sakit dan di dalamnya tidak hanya
memuat informasi tentang kelas terapi dan nama obat, tetapi juga meliputi
indikasi dari suatu obat, kriteria penulis resep yang dapat memberikan obat
tersebut kepada pasien, dan informasi tentang regimen dosis obat tersebut (Siregar
dan Amalia, 2003). Data-data yang terdapat di dalam Formularium Obat SFHG,
antara lain data kelas terapi obat, nama generik, keterangan mengenai status
DOEN obat (DOEN atau bukan), kode obat, nama dagang, nama pihak farmasi
atau supplier untuk memperoleh obat, tingkatan pareto obat, serta jumlah
pengguna obat tersebut. Dengan data-data yang dicantumkan seperti yang tersebut
di atas, maka selain dijadikan sebagai panduan bagi para dokter yang tergabung
dalam SFHG, formularium ini juga berguna bagi pihak PBF Tramedifa sebagai
panduan untuk melakukan pengadaan obat-obat yang paling banyak diperlukan
pada kegiatan klinik di SFHG. Hal ini sesuai dengan tujuan utama dari PBF ini,
yaitu menjadi penyalur bagi sarana kesehatan yang tergabung dalam SFHG.
Melalui formularium obat yang turut dibantu pembuatannya, pihak PBF
dapat memilah obat-obat yang penting untuk diadakan secara rutin di gudang
PBF. Obat yang paling utama untuk diadakan adalah obat dari daftar pareto A dan
B, sedangkan obat dari daftar pareto C dapat dibeli atau tidak dibeli, tergantung
akan kebutuhannya. Formularium ini direvisi setiap tahunnya, sehingga setiap
data obat yang tercantum di dalamnya selalu ter-update sesuai dengan kebutuhan
yang tentunya juga dapat selalu berbeda-beda di setiap tahun.

4.6. Manajemen Keuangan


Setiap kegiatan transaksi keuangan yang terjadi di PBF Tramedifa pasti
akan terdata di dalam Jurnal Transaksi. Data dari jurnal tersebut nantinya
dipindahkan ke Buku Besar (posting) dan selanjutnya direkap ke dalam suatu
laporan keuangan. Buku Besar disusun untuk kegiatan transaksi per bulan. Di
setiap akhir bulan, dilakukan penyesuaian antara data keuangan yang tercatat di
dalam buku tersebut dengan kondisi keuangan yang sebenarnya di PBF setelah
akhir bulan. Kondisi keuangan yang sebenarnya dapat dilihat berdasarkan
dokumen nota-nota penjualan dan pembelian yang diperoleh selama satu bulan
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

53

terakhir. Setiap akhir tahun juga dilakukan hal serupa, yaitu data-data keuangan
yang tercatat selama satu tahun terakhir dicocokkan dengan kondisi keuangan
yang sebenarnya. Setelah cocok, maka akan dilakukan proses tutup buku terhadap
laporan-laporan tersebut.
Proses tutup buku dapat dilakukan dalam dua bentuk, yaitu tutup buku
teraudit dan tutup buku tidak teraudit. Tutup buku teraudit dilakukan berdasarkan
adanya pemeriksaan oleh akuntan independen yang berasal dari pihak di luar PBF.
Tutup buku ini dilakukan di setiap 6 bulan, di akhir tahun, atau pada kondisi
tertentu ketika diperlukan pemeriksaan laporan keuangan secara detail. Sementara
itu, tutup buku tidak teraudit dilakukan tanpa adanya pemeriksaan dari akuntan
independen dan ini dilakukan di pemeriksaan laporan yang dilakukan sewaktuwaktu oleh pihak PBF. Setiap kali dilakukan tutup buku, maka akan diperoleh
beberapa bentuk laporan keuangan, antara lain laporan neraca, laporan laba rugi
(L/R), dan laporan modal.

4.7. Kegiatan Sales & Marketing


Kegiatan yang dilakukan bagian marketing di PBF Tramedifa adalah
melakukan penawaran barang atau produk yang dimilikinya kepada pelanggan
dengan diskon tertentu. Tujuan utama dari kegiatan marketing adalah
mendapatkan keuntungan yang dapat terus meningkat di setiap tahunnya melalui
pemasaran kepada pihak-pihak yang berpotensi untuk bekerja sama dengan PBF
ini. Target pemasaran untuk distribusi obat adalah bagian pengadaan dari rumah
sakit-rumah sakit dan klinik-klinik yang bergerak di pelayanan kesehatan bagi ibu
dan anak serta apotek.
Ruang lingkup area pemasaran yang dilakukan PBF Tramedifa hingga saat
ini adalah mencakup wilayah-wilayah di Jabodetabek. Tanggung jawab kegiatan
marketing di tiap-tiap wilayahnya terbagi ke dalam 4 area, yaitu area timur, barat,
utara, dan selatan. Pelaksanaan pemasaran secara langsung kepada pihak
pelanggan dilakukan oleh sales. Secara struktural, pemasaran di masing-masing
area dalam wilayah Jabodetabek ditangani oleh 2 atau 3 orang sales. Masingmasing sales per area tersebut dibawahi oleh seorang supervisor yang
bertanggung jawab kepada seorang area sales manager (ASM). Setiap outlet baru
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

54

yang direncanakan untuk diajak bekerja sama dengan PBF Tramedifa akan
dikomunikasikan terlebih dahulu sesuai alur tanggung jawab tersebut, yaitu dari
sales hingga ASM, untuk selanjutnya dirapatkan dengan pihak direksi terkait
keputusan kerja samanya.

4.8. Pelaporan
Sesuai dengan ketentuan di dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/Menkes/Per/VI/2010 tentang Pedagang Besar Farmasi, setiap PBF dalam
melakukan kegiatan usahanya diwajibkan untuk melakukan pelaporan kepada
beberapa instansi terkait. Pelaporan yang diperlukan adalah terkait dengan
kegiatan penerimaan dan penyaluran dari obat yang diadakannya. PBF Tramedifa
melakukan pelaporan tersebut kepada tiga instansi pemerintah sesuai dengan
ketentuan dari Permenkes tersebut, yaitu pelaporan kepada Balai POM, Dinas
Kesehatan Provinsi, dan Kementerian Kesehatan RI, yang dilakukan secara
bersamaan setiap 3 bulan sekali.
Dokumen yang diperlukan dalam pelaporan ini, lebih kurang terdiri atas
data stok barang yang terdapat di gudang PBF, serta laporan mutasi barang yang
meliputi laporan pembelian dan penerimaan barang. Sistem pelaporan dilakukan
secara manual. Dokumen-dokumen yang diperlukan secara langsung dikirimkan
ke instansi-instansi yang terkait melalui pos.
Untuk psikotropika, selama ini PBF Tramedifa belum melaporkan
penyaluran psikotropika kepada instansi terkait. Hal ini dikarenakan belum
tingginya transaksi dari sediaan tersebut dan hanya untuk kebutuhan RSIA
SamMarie Basra yang baru mulai beroperasi sejak Desember 2010. Laporan
pertama transaksi psikotropika akan disampaikan kepada Kementrian Kesehatan
bulan April 2013 atas kegiatan di tahun 2012 bersamaan dengan laporan kegiatan
triwulan yang telah rutin disampaikan.

4.9. Kendala yang Dihadapi dan Strategi untuk Menghadapinya


Sebagai suatu perusahaan yang bergerak di bidang usaha distribusi obat,
PBF Tramedifa memiliki kendala utama dalam hal persaingan bisnis. Pada
posisinya sebagai PBF, terdapat kesulitan untuk bersaing dengan pabrik-pabrik
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

55

obat dan agen-agen penyalur lain, seperti distributor atau subdistributor. Hal
tersebut dikarenakan kedua badan usaha tersebut juga melakukan penjualan
produk-produknya secara langsung ke outlet-outlet. Persaingan yang terlihat
dalam hal ini adalah dari segi harga barang yang disalurkan.
Salah satu strategi yang dilakukan PBF ini untuk menghadapi kondisi di
atas adalah dengan cara melakukan penetrasi penjualan ke pasar-pasar hingga di
wilayah pelosok yang masih sulit untuk dijangkau oleh pihak pabrik atau agen
penyalur lain. Rencana strategis lainnya adalah melalui pengaturan penetapan
waktu tempo pembayaran yang dapat bersaing. Waktu tempo pembayaran bagi
pelanggan dinegosiasikan sedemikian rupa, sehingga dengan waktu tempo
tersebut dapat menarik pelanggan untuk bersedia memulai dan terus bekerja sama
dengan PBF Tramedifa.
Beberapa rencana lain terkait pengembangan usaha yang akan dilakukan
oleh PBF Tramedifa di masa mendatang, antara lain :
a. Membuat jaringan apotek yang mendukung perkembangan proses distribusi
obat dari PBF Tramedifa.
b. Membuat produk yang unik, di samping melakukan penyaluran obat.
c. Menyusun tim sales yang kompeten dengan jumlah yang lebih banyak.
d. Melakukan pembelian produk obat dengan skala masif, sehingga dapat
menekan biaya pembelian obat karena dengan jumlah pembelian yang besar,
maka diskon yang dapat diperoleh pihak PBF juga lebih besar. Selain itu, stok
dalam jumlah besar juga dapat mendukung kegiatan distribusi yang lebih luas.
Berbagai rencana usaha tersebut tentunya harus dilakukan dengan tetap
mempertahankan kriteria yang diperlukan untuk pelaksanaan CDOB.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan
a. Peran dan tugas apoteker penanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya di
PBF Tramedifa adalah melaksanakan dan mengawasi kegiatan pengelolaan
obat jadi sebagai komoditi utama yang disalurkan PBF ini.
b. Penerapan aspek manajemen pengelolaan sediaan farmasi di PBF Tramedifa
telah didukung oleh oleh sistem software aplikasi milik PBF Tramedifa, yaitu
Tramedifa System yang terintegrasi ke seluruh perangkat komputer yang
terdapat di kantor PBF, sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kegiatan operasional di PBF.

5.2. Saran
a. Pihak PBF harus selalu mengikuti perkembangan peraturan perundangundangan yang terkait dengan PBF.
b. Pihak PBF harus melaporkan kegiatan operasional secara rutin sesuai peraturan
perundang-undangan.
c. Penyediaan tempat tersendiri untuk penerimaan barang dari pihak supplier.
d. Sistem baru dalam pengelompokan obat di gudang seperti obat bebas, bebas
terbatas dan obat keras, selain dikelompokan secara alfabetis dan bentuk
sediaan.
e. Sebaiknya formularium obat yang telah ada diubah namanya menjadi Daftar
Pemakaian Obat di SFHG dan dibedakan dengan formularium obat.
f. Perlu dilakukan pelatihan rutin penerapan CDOB terutama untuk bagian yang
terkait dengan distribusi obat.

56

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

DAFTAR ACUAN
Anief, M. (2001). Manajemen Farmasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University
Press.
Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2012). Peraturan Kepala Badan Pengawas
Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor HK. 03. 1. 34. 11. 12. 7542
Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik
Jakarta: Badan Pengawas Obat dan Makanan RI.
Presiden Republik Indonesia. (1997). Undang Undang Nomor 5 Tahun 1997
Tentang Psikotropika. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (2009a). Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009
tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (2009b). Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009
tentang Narkotika. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (2009c). Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009
tentang Kesehatan. Jakarta.
Direktorat Jenderal Pajak. (2012). Mengenal Lebih Dekat Pajak Pertambahan
Nilai.
http://www.pajak.go.id/content/mengenal-lebih-dekat-pajakpertambahan-nilai, 3 Maret 2013.
Holdford, D. A., &. Brown, T. (2010). Introduction to Hospital & Helath-System
Pharmacy Practice. Bethesda: American Society of Health-System
Pharmacist.
Kementerian Kesehatan RI. (2011a). Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta:
Kementerian Kesehatan RI.
Kementerian Kesehatan RI. (2011b). Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja
Tenaga Kefarmasian. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.
Quick, J. D. (1997). Managing Drug Supply : The Selection, Procurement,
Distribution, and Use of Pharmaceuticals. 2nd ed. Connecticut: Kumarian
Press.
Seto, S., Yunita, N., & Triana, L. (2004). Manajemen Farmasi. Surabaya:
Airlangga University Press.
Siregar, Charles J.P. & Amalia, L. (2003). Farmasi Rumah Sakit: Teori &
Penerapan. Jakarta: EGC.
57

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

58

Lampiran 1. Formulir Permohonan Izin Pedagang Besar Farmasi (Formulir 1)

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

59

Lampiran 2. Formulir Rekomendasi Pemenuhan Kelengkapan Administratif


(Formulir 2)

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

60

Lampiran 3. Formulir Rekomendasi Hasil Analisis Pemenuhan Persyaratan


CDOB (Formulir 3)

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

61

Lampiran 4. Formulir Penerbitan Izin PBF (Formulir 4)

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

62

Lampiran 5. Formulir Pernyataaan Siap Melaksanakan Kegiatan (Formulir 5)

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

63

Lampiran 6. Peta Lokasi PBF Tramedifa

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

64

Lampiran 7. Denah Bangunan PBF Tramedifa Lantai 1

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

65

Lampiran 8. Denah Bangunan PBF Tramedifa Lantai 2

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

66

Lampiran 9. Struktur Organisasi PBF Tramedifa

66

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

67

Lampiran 10. Surat Pesanan (SP)

67

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

68

Lampiran 11. Surat Pesanan Psikotropika

68

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

69

Lampiran 12. Copy Faktur Pembelian

69

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

70

Lampiran 13. Nota Retur Penjualan

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

71

Lampiran 14. Tanda Terima Tukar Faktur Pembelian

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

72

Lampiran 15. Faktur Pajak

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

73

Lampiran 16. Lembar Serah Terima Pembayaran Mingguan

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

74

Lampiran 17. Giro untuk Pembayaran Non-Tunai

74

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

75

Lampiran 18. Bukti Pengeluaran

75

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

76

Lampiran 19. Faktur Penjualan

76

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

77

Lampiran 20. Bukti Serah Terima

77

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

78

Lampiran 21. Tanda Terima Tukar Faktur Penjualan

78

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

79

Lampiran 22. Nota Retur Pembelian

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

80

Lampiran 23. Formulir Retur Barang

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

KAJIAN PENERAPAN ASPEK CDOB BAB 4 BAB 6


DI PBF TRAMEDIFA SEBAGAI PERSIAPAN
MENUJU PEROLEHAN SERTIFIKAT CDOB

TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

GHARIZA MUTIA DANAR, S.Farm.


1206197532

ANGKATAN LXXVI

FAKULTAS FARMASI
PROGRAM STUDI APOTEKER
DEPOK
JUNI 2013

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................... i
DAFTAR ISI ........................................................................................... ii
DAFTAR TABEL ................................................................................... iii
BAB 1. PENDAHULUAN ..................................................................... 1
1.1. Latar Belakang .................................................................... 1
1.2. Tujuan ................................................................................. 2
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ........................................................... 3
2.1. Definisi PBF........................................................................ 3
2.2. Definisi CDOB .................................................................... 3
BAB 3. METODOLOGI TUGAS KHUSUS ........................................ 5
3.1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Tugas Khusus ................... 5
3.2. Metode Pengkajian .............................................................. 5
BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN ..................................................
4.1. Operasional .........................................................................
4.2. Inspeksi diri .........................................................................
4.3. Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga
Palsu dan Penarikan Kembali ..............................................

6
6
16
18

BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. 23


5.1. Kesimpulan ......................................................................... 23
5.2. Saran ................................................................................... 23
DAFTAR ACUAN ................................................................................. 25

ii

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Hasil Pengamatan Aspek Operasional dari CDOB pada PBF
Tramedifa.......................................................................................
Tabel 4.2. Hasil Pengamatan Aspek Inspeksi Diri dari CDOB pada PBF
Tramedifa.......................................................................................
Tabel 4.3 Hasil Pengamatan Aspek Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat
Kembalian, Diduga Palsu dan Penarikan Kembali dari CDOB
pada PBF Tramedifa......................................................................

iii

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

6
16

18

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang


Menurut Undang-undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
dicantumkan bahwa Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental,
spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif
secara sosial dan ekonomis. Agar tercapainya kesehatan tentunya diperlukan
adanya upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan dan/atau
serangkaian

kegiatan

yang

dilakukan

secara

terpadu,

terintegrasi

dan

berkesinambungan untuk memelihara dan meningkatkan derajat kesehatan


masyarakat

dalam bentuk pencegahan penyakit, peningkatan kesehatan,

pengobatan penyakit, dan pemulihan kesehatan oleh pemerintah dan/atau


masyarakat. Dalam rangka peningkatan upaya kesehatan, penggunaan obat ikut
serta dalam proses pengobatan penyakit yang merupakan salah satu bagian dari
upaya kesehatan demi tercapainya kesehatan. Obat adalah bahan atau paduan
bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk mempengaruhi atau
menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan
diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan
kontrasepsi, untuk manusia (Presiden Republik Indonesia, 2009).
Kelancaran dalam pelaksanaan upaya kesehatan tersebut tidak terlepas dari
peran Pedagang Besar Farmasi (PBF) dalam mendistribusikan obat ke sarana
pelayanan kesehatan. Selain kegiatan distribusi, PBF juga melakukan pengadaan,
penyimpanan, dimana dalam pelaksanaannya wajib menerapkan Pedoman Teknis
Cara Distribusi Obat Yang Baik (CDOB). Hal ini diwajibkan untuk menjamin
kegiatan tersebut berjalan dengan baik dan menjamin kualitas serta kuantitas obat
selama penyaluran ke sarana pelayanan kesehatan hingga sampai ketangan pasien.
Penentuan kualifikasi pemasok juga perlu diperhatikan untuk memastikan bahwa
obat tersebut terjamin dari segi kualitas dan kuantitas. PBF juga harus menjamin
bahwa obat tersebut hanya disalurkan kepada sarana pelayanan kesehatan yang
telah memiliki izin, oleh karena itu perlunnya dilakukan kualifikasi pelanggan
oleh PBF.
1

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

Prosedur yang telah ada perlu dijaga agar kegiatan PBF selalu sesuai
dengan aturan yang ada yang menunjuk kepada CDOB. Oleh karena itu perlu
dilakukan pula inspeksi diri yang dilakukan disemua bagian yang ada di PBF
tersebut, serta dapat dilakukan oleh pihak luar PBF.
Disamping itu, PBF perlu menerapkan pula pengaturan mengenai obat
kembalian, keluhan, diduga palsu maupun penarikan obat. Hal ini perlu dilakukan
agar obat yang tersedia disarana pelayanan kesehatan selalu terjamin dari segi
kualitas dan kuantitas dimana pada akhirnya dapat tercapai derajat kesehatan
setinggi-tingginya.
Setiap PBF wajib menerapkan CDOB diseluruh aspek kegiatan
pengelolaan obat seperti pengadaan, penyimpanan, penyaluran termasuk
pengembalian obat. Pada akhirnya PBF yang telah menerapkan CDOB akan di
berikan sertifikat CDOB. CDOB ini menetapkan pedoman untuk distribusi obat,
bahan obat dan produk biologi termasuk vaksin yang digunakan untuk manusia.
Berdasarkan

latar

belakang

tersebut,

sebagai

perusahaan

yang

menyalurkan obat, PBF Tramedifa sudah seharusnya melakukan pengkajian


kegiatan terkait distribusi dan kegiatan lain di PBF agar tetap berjalan sesuai
dengan ketentuan dalam CDOB demi berkembangnya PBF Tramedifa dimasa
depan. Pada akhirnya, setelah seluruh aspek dalam CDOB terpenuhi, maka PBF
Tramedifa akan diberikan sertifikat CDOB sebagai tolak ukur bahwa PBF
Tramedifa telah memiliki kualitas yang baik dalam kegiatan pengelolaan dan
pendistribusian obat.

1.2. Tujuan
Tugas khusus ini dibuat untuk mengkaji kesesuaian antara kegiatan yang
terdapat di PBF Tramedifa dengan ketiga aspek pada Bab 4-Bab 6 dari Pedoman
Teknis CDOB sebagai langkah persiapan untuk memperoleh sertifikat CDOB.,
Ketiga aspek tersebut yaitu
a. Operasional.
b. Inspeksi diri.
c. Keluhan, obat dan/atau bahan obat kembalian, diduga palsu dan penarikan
kembali.
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Definisi Pedagang Besar Farmasi (PBF)


Berdasarkan

Peraturan

1148/MENKES/PER/VI/2011

Menteri

tentang

PBF

Kesehatan
mencantumkan

RI

No.

bahwa

PBF

merupakan perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk


pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah
besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Jadi PBF merupakan
perusahaan yang hanya menyalurkan obat dan/atau bahan obat. Dalam
pelaksanaannya, seluruh kegiatan di PBF harus mengacu kepada CDOB. Hal ini
untuk menjamin agar kualitas kinerja dari suatu PBF senantiasa terjaga.

2.2. Definisi CDOB (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012)


Dalam melaksanakan kegiatan distribusi PBF tersebut wajib mengacu
kepada CDOB. CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat
yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran
sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.
Segala prinsip yang terdapat dalam CDOB wajib di terapkan dalam setiap
kegiatan PBF meliputi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran termasuk
pengembalian obat dan/atau bahan obat dalam rantai distribusi. Semua pihak yang
terlibat dalam proses distribusi harus menerapkan prinsip kehati-hatian (due
diligence) dengan mematuhi prinsip CDOB. Pada akhirnya PBF yang telah
menerapkan Pedoman Teknis CDOB, akan diberikan Sertifikat CDOB oleh
Kepala Badan POM. Dalam CDOB terdapat 9 prinsip yang harus dipenuhi oleh
PBF dalam melaksanakan kegiatan distribusi obat. Tiga diantaranya yaitu
Operasional; Inspeksi Diri; Keluhan, obat dan/atau bahan obat kembalian, diduga
palsu dan penarikan kembali.
2.2.1. Operasional
Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat
memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan
distribusinya ditangani sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada kemasan.
Fasilitas distribusi harus menggunakan semua perangkat dan cara yang tersedia
Universitas Indonesia
3

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

untuk memastikan bahwa sumber obat dan/atau bahan obat yang diterima berasal
dari industri farmasi dan/atau fasilitas distribusi lain yang mempunyai izin sesuai
peraturan perundang-undangan untuk meminimalkan risiko obat dan/atau bahan
obat palsu memasuki rantai distribusi resmi. Pada aspek operasional, poin-poin
yang di bahas yaitu Kualifikasi pemasok; Kualifikasi pelanggan; Penerimaan;
Penyimpanan; Pemisahan obat dan/atau bahan obat; Pemusnahan obat dan/atau
bahan obat; Pengambilan; Pengemasan; Pengiriman; Ekspor dan impor.
2.2.2. Inspeksi diri
Inspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan
kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan untuk bahan tindak lanjut langkahlangkah perbaikan yang diperlukan.
2.2.3. Keluhan, obat dan/atau bahan obat kembalian, diduga palsu dan penarikan
kembali
Semua keluhan dan informasi lain tentang obat dan/atau bahan obat
berpotensi rusak harus dikumpulkan, dikaji dan diselidiki sesuai dengan prosedur
tertulis. Obat dan/atau bahan obat yang akan dijual kembali harus melalui
persetujuan dari personil yang bertanggung jawab sesuai dengan kewenangannya.
Diperlukan koordinasi dari setiap instansi, industri farmasi dan fasilitas distribusi
dalam menangani obat dan/atau bahan obat yang diduga palsu. Jika diperlukan,
dibutuhkan suatu sistem yang komprehensif untuk menangani semua kasus,
termasuk cara penarikan kembali. Harus tersedia dokumentasi untuk setiap proses
penanganan keluhan termasuk pengembalian dan penarikan kembali serta
dilaporkan kepada pihak yang berwenang. Pada aspek ini, poin-poin yang di
bahas yaitu: Keluhan; Obat dan/atau bahan obat kembalian; Obat dan/atau bahan
obat diduga palsu; Penarikan kembali obat dan/atau bahan obat.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 3
METODOLOGI TUGAS KHUSUS

3.1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Tugas Khusus


Praktek Kerja Profesi Apoteker dilaksanakan di PBF Tramedifa Jl.
Cipinang Muara I No. 23 C Kelurahan Pondok Bambu, Kecamatan Duren Sawit,
Jakarta Timur. Waktu Pelaksanaan tugas khusus dilaksanakan mulai tanggal 18
Februari hingga 28 Maret 2013.

3.2. Metode Pengkajian


Metode yang digunakan dalam melakukan pengkajian penerapan aspek
CDOB pada Bab 4 - Bab 6 di PBF Tramedifa dilakukan berdasarkan pengamatan
terhadap pelaksanaan kegiatan operasional PBF dan bertanya secara langsung
kepada staf di PBF Tramedifa. Hasil pengamatan yang diperoleh kemudian
dibandingkan kesesuaiannya dengan aspek yang terdapat di dalam Bab 4 - Bab 6
dari CDOB.
Kesesuaian antara kegiatan dilapangan dengan aspek CDOB dinilai
melalui 4 poin yaitu:
a. (Sudah ada dan sudah sesuai).
Dimana kegiatan yang dilakukan di PBF Tramedifa sudah sesuai dengan
yang tercantum dalam CDOB.
b. BA (Belum ada)
Dimana kegiatan tersebut belum dilaksanakan di PBF Tramedifa, namun
kedepannya harus dilaksanakan di di PBF Tramedifa karena merupakan hal
penting dalam proses distribusi obat.
c. BS (Belum sesuai)
Dimana kegiatan yang dilakukan di PBF Tramedifa namun belum sesuai
dengan yang tercantum dalam CDOB.
d. TA: (Tidak ada)
Dimana kegiatan yang tercantum dalam CDOB tidak akan dilakukan di
PBF Tramedifa. Hal ini dikarenakan ketentuan dalam CDOB tersebut tidak
bersifat wajib untuk dilaksanakan.
5

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Operasional
Tabel 4.1. Hasil Pengamatan Aspek Operasional dari CDOB pada PBF
Tramedifa
ASPEK CDOB
Hasil
Bab 4. Operasional
a. Kualifikasi Pemasok
1. Fasilitas distribusi harus memperoleh pasokan obat dan/atau bahan
obat dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.

2. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari fasilitas distribusi lain,
maka fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut
mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CDOB.

3. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi, maka
fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut
mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CPOB.

4. Jika bahan obat diperoleh dari industri non-farmasi yang memproduksi


bahan obat dengan standar mutu farmasi, maka fasilitas distribusi
wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta
menerapkan prinsip CPOB.

TA

5. Pengadaan obat dan/atau bahan obat harus dikendalikan dengan


prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta
didokumentasikan.

6. Harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum pengadaan


dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan
persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting.
Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan
hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala.

BS

7. Harus tersedia prosedur tertulis yang mengatur kegiatan administratif


dan teknis terkait wewenang pengadaan dan pendistribusian, guna
memastikan bahwa obat hanya diperoleh dari pemasok yang memiliki
izin dan didistribusikan oleh fasilitas distribusi resmi.

8. Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas distribusi


harus melakukan pengkajian guna memastikan calon pemasok tersebut
sesuai, kompeten dan dapat dipercaya untuk memasok obat dan/atau
bahan obat. Dalam hal ini, pendekatan berbasis risiko harus dilakukan
dengan mempertimbangkan:
a) reputasi atau tingkat keandalan serta keabsahan operasionalnya
b) obat dan/atau bahan obat tertentu yang rawan terhadap pemalsuan
c) penawaran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar yang biasanya
hanya tersedia dalam jumlah terbatas

BS

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

d) harga yang tidak wajar


b. Kualifikasi Pelanggan
1. Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat
hanya disalurkan kepada pihak yang berhak atau berwenang untuk
menyerahkan obat ke masyarakat. Bukti kualifikasi pelanggan harus
didokumentasikan dengan baik.

2. Pemeriksaan dan pemeriksaan ulang secara berkala dapat mencakup


tetapi tidak terbatas pada permintaan salinan surat izin pelanggan.

BS

3. Fasilitas distribusi harus memantau tiap transaksi yang dilakukan dan


melakukan penyelidikan jika ditemukan penyimpangan pola transaksi
obat dan/atau bahan obat yang berisiko terhadap penyalahgunaan, serta
untuk memastikan kewajiban pelayanan distribusi obat dan/atau bahan
obat kepada masyarakat terpenuhi.

c. Penerimaan
1. Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman obat
dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang
disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama
transportasi.

2. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh diterima jika kedaluwarsa, atau
mendekati tanggal kedaluwarsa sehingga kemungkinan besar obat
dan/atau bahan obat telah kedaluwarsa sebelum digunakan oleh
konsumen.

3. Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan penyimpanan atau


tindakan pengamanan khusus, harus segera dipindahkan ke tempat
penyimpanan yang sesuai setelah dilakukan pemeriksaan.

4. Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat harus
dicatat pada saat penerimaan, untuk mempermudah penelusuran.

5. Jika ditemukan obat dan/atau bahan obat diduga palsu, bets tersebut
harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke instansi berwenang, dan ke
pemegang izin edar.

BA

6. Pengiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima dari sarana


transportasi harus diperiksa sebagai bentuk verifikasi terhadap
keutuhan kontainer / sistem penutup, fisik dan fitur kemasan serta label
kemasan.

d. Penyimpanan
1. Penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus
mematuhi peraturan perundang-undangan.

BS

2. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau bahan obat harus sesuai


dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang
memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.

3. Volume pemesanan obat dan/atau bahan obat harus memperhitungkan


kapasitas sarana penyimpanan.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

4. Obat dan/atau bahan obat harus disimpan terpisah dari produk selain
obat dan/atau bahan obat dan terlindung dari dampak yang tidak
diinginkan akibat paparan cahaya matahari, suhu, kelembaban atau
faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus diberikan untuk obat
dan/atau bahan obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus.

5. Kontainer obat dan/atau bahan obat yang diterima harus dibersihkan


sebelum disimpan.

6. Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan obat


harus memastikan terpenuhinya kondisi penyimpanan yang
dipersyaratkan dan memungkinkan penyimpanan secara teratur sesuai
kategorinya; obat dan/atau bahan obat dalam status karantina,
diluluskan, ditolak, dikembalikan, ditarik atau diduga palsu.

BS

7. Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stok sesuai


dengan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat mengikuti
kaidah First Expired First Out (FEFO).

8. Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan disimpan sedemikian


rupa untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan campurbaur. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan di
lantai.

9. Obat dan/atau bahan obat yang kedaluwarsa harus segera ditarik,


dipisahkan secara fisik dan diblokir secara elektronik. Penarikan secara
fisik untuk obat dan/atau bahan obat kedaluwarsa harus dilakukan
secara berkala.

10. Untuk menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock opname
secara berkala berdasarkan pendekatan risiko.

11. Perbedaan stok harus diselidiki sesuai dengan prosedur tertulis yang
ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya campur-baur, kesalahan
keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau bahan obat.
Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan
untuk jangka waktu yang telah ditentukan.

BS

e. Pemisahan Obat dan/atau Bahan Obat


1. Jika diperlukan, obat dan/atau bahan obat yang mempunyai persyaratan
khusus harus disimpan di tempat terpisah dengan label yang jelas dan
akses masuk dibatasi hanya untuk personil yang berwenang. Sistem
komputerisasi yang digunakan dalam pemisahan secara elektronik
harus dapat memberikan tingkat keamanan yang setara dan harus
tervalidasi.

BS

2. Harus tersedia tempat khusus dengan label yang jelas, aman dan
terkunci untuk penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang ditolak,
kedaluwarsa, penarikan kembali, produk kembalian dan obat diduga
palsu.

BA

3. Obat dan/atau bahan obat yang ditolak dan dikembalikan ke fasilitas


distribusi harus diberi label yang jelas dan ditangani sesuai dengan
prosedur tertulis.

BA

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

f. Pemusnahan Obat dan/atau Bahan Obat


1. Pemusnahan dilaksanakan terhadap obat dan/atau bahan obat yang
tidak memenuhi syarat untuk didistribusikan.

BA

2. Obat dan/atau bahan obat yang akan dimusnahkan harus diidentifikasi


secara tepat, diberi label yang jelas, disimpan secara terpisah dan
terkunci serta ditangani sesuai dengan prosedur tertulis. Prosedur
tertulis tersebut harus memperhatikan dampak terhadap kesehatan,
pencegahan pencemaran lingkungan dan kebocoran/ penyimpangan
obat dan/atau bahan obat kepada pihak yang tidak berwenang.

BA

3. Proses pemusnahan obat dan/atau bahan obat termasuk pelaporannya


harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

BA

4. Dokumentasi terkait pemusnahan obat dan/atau bahan obat termasuk


laporannya harus disimpan sesuai ketentuan.

BA

g. Pengambilan
Proses pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilakukan dengan
tepat sesuai dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan obat
dan/atau bahan obat yang diambil benar. Obat dan/atau bahan obat
yang diambil harus memiliki masa simpan yang cukup sebelum
kedaluwarsa dan berdasarkan FEFO. Nomor bets obat dan/atau bahan
obat harus dicatat. Pengecualian dapat diizinkan jika ada kontrol yang
memadai untuk mencegah pendistribusian obat dan/atau bahan obat
kedaluwarsa.

h. Pengemasan
Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga
kerusakan, kontaminasi dan pencurian dapat dihindari. Kemasan harus
memadai untuk mempertahankan kondisi penyimpanan obat dan/atau
bahan obat selama transportasi. Kontainer obat dan/atau bahan obat
yang akan dikirimkan harus disegel.

BS

i. Pengiriman
1. Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus ditujukan kepada
pelanggan yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundangundangan.

2. Untuk penyaluran obat dan/atau bahan obat ke orang / pihak yang


berwenang atau berhak untuk keperluan khusus, seperti penelitian,
special access dan uji klinik, harus dilengkapi dengan dokumen yang
mencakup tanggal, nama obat dan/atau bahan obat, bentuk sediaan,
nomor bets, jumlah, nama dan alamat pemasok, nama dan alamat
pemesan / penerima. Proses pengiriman dan kondisi penyimpanan
harus sesuai dengan persyaratan obat dan/atau bahan obat dari industri
farmasi. Dokumentasi harus disimpan dan mampu tertelusur.

TA

3. Prosedur tertulis untuk pengiriman obat dan/atau bahan obat harus


tersedia. Prosedur tersebut harus mempertimbangkan sifat obat

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

10

dan/atau bahan obat serta tindakan pencegahan khusus.


4. Dokumen untuk pengiriman obat dan/atau bahan obat harus disiapkan
dan harus mencakup sekurang-kurangnya informasi berikut:
a) Tanggal pengiriman
b) Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon dan status dari
penerima (misalnya Apotek, rumah sakit atau klinik)
c) Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk sediaan
dan kekuatan (jika perlu), nomor bets dan tanggal kedaluwarsa
d) Kuantitas obat dan/atau bahan obat, yaitu jumlah kontainer dan
kuantitas per kontainer (jika perlu)
e) Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman.
f) Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat perusahaan
ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas personil ekspedisi yang
menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi) dan kondisi penyimpanan
j. Ekspor dan Impor

BA

1. Ekspor obat dan/atau bahan obat dapat dilakukan oleh fasilitas


distribusi yang memiliki izin.

TA

2. Pengadaan obat dan/atau bahan obat melalui importasi dilaksanakan


sesuai peraturan perundang-undangan.

TA

3. Di pelabuhan masuk, pengiriman obat dan/atau bahan obat harus


disimpan pada kondisi yang sesuai dalam waktu sesingkat mungkin

TA

4. Importir harus memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat ditangani


sesuai dengan persyaratan penyimpanan pada saat di pelabuhan masuk
agar terhindar dari kerusakan.

TA

5. Jika diperlukan, personil yang terlibat dalam importasi harus


mempunyai kemampuan melalui pelatihan atau pengetahuan khusus
kefarmasian dan harus dapat dihubungi.

TA

Keterangan : : Sudah ada dan sudah sesuai; BA: Belum ada; BS: Belum sesuai;
TA: Tidak ada
4.1.1. Kualifikasi pemasok
Pengadaan obat di PBF merupakan kegiatan awal dari seluruh rangkaian
kegiatan di PBF. Agar pengadaan ini dapat berjalan dengan baik, pemilihan
pemasok yang baik sangat perlu untuk dilakukan. Izin perusahaan yang resmi,
waktu pengantaran yang cepat, tempo waktu pembayaran yang lama, serta harga
yang kompetitif merupakan 4 kriteria utama dalam pemilihan pemasok di PBF
Tramedifa, walaupun untuk saat ini prosedur tertulis terkait pemilihan pemasok
yang baik belum terbentuk. Selain itu, kegiatan kualifikasi pemasok belum
berdasarkan pendekatan berbasis risiko.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

11

Setelah pemilihan pemasok yang baik, kegiatan pengadaan yang baikpun


perlu senantiasa tercipta. Dengan pengadaan yang baik dan teratur, maka akan
tercipta sistem pendistribusian yang baik. Oleh karena itu PBF Tramedifa telah
membentuk

rangkaian

prosedur

dalam

kegiatan

pengadaan

dan

telah

didokumentasikan dalam prosedur tertulis Pengadaan.


4.1.2. Kualifikasi pelanggan
Sebelum melakukan distribusi obat kepada pelanggan baru, PBF Tramedifa
terlebih dahulu melakukan kualifikasi terhadap pelanggan baru tersebut yakni
dengan meminta data-data penting terkait pelanggan baru tersebut seperti Surat
Penugasan atau yang sekarang diganti menjadi SIA dari Apoteker Penanggung
jawab, Surat Izin dan NPWP Apotek atau Rumah Sakit. Hal ini dilakukan untuk
menjamin bahwa pelanggan tersebut merupakan sarana pelayanan kesehatan
resmi yang menyalurkan obat kepada pasien. Proses selanjutnya pihak PBF harus
secara rutin melakukan pemeriksaan ulang secara berkala terhadap hal-hal yang
berkaitan dengan legalitas pelanggan. Namun, hal ini belum dilaksanakan oleh
PBF Tramedifa.
Tindakan lain yang perlu dilakukan dalam menjamin kualifikasi pelanggan
yakni PBF terus memantau tiap bagian dari alur distribusi yang dilakukan salah
satunya dengan memantau setiap transaksi yang dilakukan. Pemantauan ini
bertujuan agar pendistribusian obat kepada pasien dapat berjalan dengan lancar
dan kerjasama antara PBF dan pelanggan dapat berjalan dengan baik. Hal ini telah
dilakukan PBF Tramedifa yang dibuktikan dengan adanya pelaporan administrasi
yang dilakukan setiap bulannya. Sedangkan pada pelaksanaannya pemantauan
dilakukan dengan terlaksananya pengelolaan obat dan kegiatan terkait
administrasi yang berjalan sesuai dengan uraian kerja dimana semua kegiatan
tersebut terdokumentasi.
4.1.3. Penerimaan
Penerimaan obat merupakan salah satu proses penting dalam pengadaan
obat di PBF, dimana obat yang diterima harus sesuai pesanan dan terjamin
kualitasnya. Terjaminnya kualitas salah satunya dapat diawali dengan hanya
mengadakan obat dari distributor resmi. Selain itu, penerimaan obat juga turut

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

12

memperhatikan kadaluarsa dan nomor bets obat yang harus selalu dicatat saat
penerimaan barang.
Pada saat penerimaan, obat disesuaikan dengan faktur dan surat pesanan
baik dari segi fisik, kualitas, kuantitas, kebenaran obat yang dipesan serta
dipastikan obat tersebut masih tersegel. Untuk obat yang memerlukan kontrol
suhu seperti vaksin, suppositoria dan sediaan injeksi hormon, selama pengiriman
obat tersebut ditempatkan cold box agar kualitas obat senantiasa terjaga. Pada
dokumen yang disertakan pada saat penerimaan, harus dicantumkan keadaan suhu
pada saat penerimaan obat, dimana sebelumnya telah dicantumkan suhu saat obat
disiapkan. Setelah penerimaan, obat yang memerlukan kondisi penyimpanan
khusus harus langsung dipindahkan ke tempat penyimpanan yang sesuai.
4.1.4. Penyimpanan
Dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan, selayaknya pihak PBF
menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku. Kegiatan penyimpanan yang baik
hendaknya diterapkan pada semua status obat. Pada PBF Tramedifa, sistem
penyimpanan obat sudah cukup baik untuk mencegah adanya tumpahan,
kerusakan, kontaminasi dan campur-baur. Hal ini dapat dilihat dengan
penyusunan obat yang tidak ditempatkan langsung diatas lantai, penataannya
berdasarkan bentuk sediaan, alfabetis, serta dengan sistem FEFO. Selain itu
kondisi ruang penyimpanan terlindung dari cahaya matahari serta suhu dan
kelembabannya senantiasa terjaga. Namun sistem penyimpanan ini belum
sempurna dikarenakan belum diterapkannya sistem penyimpanan yang baik untuk
obat karantina, kembalian, penarikan obat maupun diduga palsu.
Kegiatan penyimpanan ini merupakan kelanjutan dari kegiatan pengadaan
dan penerimaan barang. Agar sistem penyimpanan dapat berjalan dengan baik,
pengadaan obat juga perlu memperhitungkan kapasitas penyimpanan dalam
gudang untuk menghindari terjadinya penumpukkan obat yang dapat mempersulit
pengelolaan obat. Selain itu, demi mencegah adanya obat tertinggal, kontainer
atau kemasan tersier obat yang diterima harus dibersihkan sebelum disimpan.
Sistem penyimpanan yang baik tidak luput dari stock opname (SO). SO
perlu dilaksanakan untuk memastikan kesesuaian antara jumlah fisik barang
dengan stok di komputer. SO di PBF Tramedifa rutin dilakukan setiap 3 bulan
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

13

sekali, namun untuk prosedur tertulis dari SO belum terbentuk. Selain memastikan
kesesuaian stok obat, SO juga dimanfaatkan untuk melakukan pengecekkan
terhadap kadaluarsa obat sehingga dapat mencegah adanya obat yang kadaluarsa
selama penyimpanan. Jika terdapat obat yang hendak kadaluarsa maka perlu
dilakukan tindak lanjut untuk dilakukan pengembalian kepada supplier. Hasil dari
SO didokumentasikan untuk dianalisa apakah terdapat kekeliruan atau tidak. Jika
terdapat kekeliruan, maka dilakukan adjustment dengan Tramedifa System yang
hasil akhirnya turut disertakan pada laporan SO.
4.1.5. Pemisahan obat dan/atau bahan obat
Selama proses distribusi obat, pemisahan obat juga tidak luput dari kegiatan
distribusi. Pemisahan dilakukan terhadap obat karantina, kembalian, rusak,
kadaluarsa, penarikan kembali dan diduga palsu. Setiap obat yang termasuk ke
dalam salah satu pemisahan tadi, hendaknya diberlakukan sistem penyimpanan
khusus. Sistem penyimpanan yang dimaksud adalah dimana obat dipisahkan
secara sistem, diletakkan ditempat terpisah dan terkunci serta masing-masing
diberi label, selain itu pembatasan akses untuk menuju tempat tersebut yang hanya
boleh ditangani oleh petugas gudang. Namun hal ini belum dapat diterapkan di
PBF Tramedifa dikarenakan kurangnya informasi mengenai ketentuan ini, tempat
yang terbatas, serta belum terdapat prosedur tertulis untuk aspek pemisahan obat.
Pada PBF Tramedifa, pemisahan dilakukan pada proses penjualan dan
pembelian. Pemisahan tersebut diberlakukan untuk obat dikembalikan karena
jumlah yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan atau obat tersebut akan
mendekati kadaluarsa. Pada proses pembelian, produk kembalian tersebut
nantinya akan dikembalikan kepihak supplier melalui proses retur. Sedangkan
pada proses penjualan setelah dilakukan proses retur, jika obat tersebut masih
dalam kondisi baik, maka obat tersebut akan ditempatkan kembali kedalam
gudang penyimpanan agar dapat dijual kembali. Namun jika pengembalian
dikarenakan kondisi obat yang tidak baik, dilakukan retur ke supplier tempat
pembelian obat tersebut. Pemisahan obat hanya ditempatkan dalam kardus
terpisah tanpa diberi label. Kardus tersebut digunakan untuk menempatkan obat
dari retur penjualan dan pembelian.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

14

4.1.6. Pemusnahan obat dan/atau bahan obat


Tata cara pemusnahan obat diatur dalam PP RI No. 72 tahun 1998 tentang
pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan, dimana yang termasuk dalam
sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.
Pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan dilaksanakan terhadap sediaan
farmasi dan alat kesehatan yang:
a. diproduksi tanpa memenuhi persyaratan yang berlaku.
b. telah kadaluwarsa.
c. tidak memenuhi syarat untuk digunakan dalam pelayanan kesehatan atau
kepentingan ilmu pengetahuan.
d. dicabut izin edarnya.
e. berhubungan dengan tindak pidana di bidang sediaan farmasi dan alat
kesehatan.
Namun di PBF Tramedifa belum pernah dilakukan dikarenakan belum
pernah ada obat yang rusak atau kadaluarsa, karena itu belum tersedia pula
prosedur tertulis.
Pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan dilaksanakan oleh badan
usaha yang memproduksi dan/atau mengedarkan sediaan farmasi dan alat
kesehatan, dan/atau orang yang bertanggung jawab atas sarana kesehatan dan/atau
Pemerintah. Pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan dilaksanakan dengan
memperhatikan dampak terhadap kesehatan manusia serta upaya pelestarian
lingkungan hidup.
Berikut ini merupakan beberapa ketentuan mengenai pemusnahan sediaan
farmasi dan alat kesehatan, yaitu:
a.

Pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan harus dilaporkan kepada


Menteri.

b.

Laporan pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan sebagaimana


sekurang-kurangnya memuat keterangan:

b1. waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan alat
kesehatan
b2. jumlah dan jenis sediaan farmasi dan alat kesehatan

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

15

b3. nama penanggung jawab pelaksana pemusnahan sediaan farmasi dan alat
kesehatan
b4. nama satu orang saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan
alat kesehatan.
c.

Laporan pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan ditandatangani oleh


penanggung jawab dan saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi
dan alat kesehatan.

4.1.7. Pengambilan
Kegiatan pengambilan obat atau menyiapkan obat ini sudah sesuai CDOB,
dimana sistem pengambilan obat berdasarkan FEFO dan obat tersebut memiliki
masa simpan obat yang masih cukup sebelum kadaluarsa. Selain itu nomor bets
obat juga tercatat baik di faktur maupun di sistem stok obat. Pengambilan obat
dicocokkan dengan data yang terdapat di faktur. Setelah disiapkan, dilakukan
pengecekkan sekali lagi untuk mencegah terjadinya kesalahan sebelum pada
akhirnya dikemas dan siap untuk dikirim ke pelanggan.
4.1.8. Pengemasan
Sebelum pesanan obat dikirim ke pelanggan, terlebih dahulu dikemas dalam
wadah yang baik. Dimana seluruh pesanan untuk satu outlet di masukan dalam
satu wadah. Hal ini untuk menghindari tercampurnya obat antar outlet,
dikarenakan dalam satu kali pengantaran barang dilakukan pengantaran untuk
lebih dari satu outlet. Setiap kemasan untuk pelanggan tadi disusun sedemikian
rupa didalam kontainer atau kemasan tersier. Hal ini dilakukan untuk mencegah
terjadinya kerusakan obat selama perjalanan. Namun sistem pengemasan pada
PBF Tramedifa belum sesuai dengan CDOB. Hal ini dikarenakan sistem
pengemasan tersebut belum sepenuhnya dapat mencegah kerusakan, kontaminasi,
pencurian dan mempertahankan kondisi penyimpanan obat selama transportasi.
4.1.9. Pengiriman
Seluruh outlet yang menjadi pelanggan dengan PBF Tramedifa baik outlet
yang termasuk ke dalam SFHG maupun non SFHG telah memiliki izin sebagai
sarana pelayanan kesehatan. Pelanggan PBF Tramedifa merupakan sarana
pelayanan kesehatan seperti apotik, Rumah Sakit dan sarana distribusi obat
lainnya seta tidak menjalin kerjasama dengan pihak yang berhak khusus, seperti
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

16

pihak yang melakukan penelitian dan uji klinik. Oleh karena itu, prosedur tertulis
belum di siapkan untuk pemesanan dan pengiriman obat untuk pihak tersebut.
Namun prosedur tertulis untuk pengiriman obat untuk pelanggan PBF Tramedifa
telah tersedia.
Sebelum dilakukan pengiriman obat ke pelanggan, tentunya dilakukan
penyiapan barang dan faktur penjualan terlebih dahulu. Faktur Penjualan
merupakan dokumen pengiriman yang dibuat berdasarkan surat pesanan dari
pelanggan dan disertakan saat pengantaran obat. Hal ini untuk memastikan bahwa
barang yang diantar telah sesuai pesanan dan juga bermanfaat pada saat
pembayaran sebagai bukti mengenai barang yang di beli oleh pelanggan. Faktur
penjualan PBF Tramedifa berisi informasi mengenai tanggal pengiriman, identitas
pelanggan, deskripsi obat, nomor bets, tanggal kedaluwarsa, kuantitas obat, serta
nomor dokumen untuk identifikasi pemesanan dan pengiriman. Jika pembelian
dalam jumlah banyak, maka jumlah kontainer dan kuantitas per kontainer turut
dicantumkan dalam faktur.
Sampai saat ini penyaluran obat kepada pelanggan hanya menggunakan
fasilitas dari PBF Tramedifa dan belum menggunakan jasa perusahaan ekspedisi.
Oleh karena itu belum ditetapkan ketentuan terkait dengan pengiriman
menggunakan jasa ekspedisi.
4.1.10. Ekspor dan impor
Dalam hal ekspor dan impor, PBF Tramedifa tidak melakukannya. Oleh
karena itu, untuk aspek ini tidak teramati.

4.2. Inspeksi Diri


Tabel 4.2. Hasil Pengamatan Aspek Inspeksi Diri dari CDOB pada PBF
Tramedifa
ASPEK CDOB
Hasil
Bab 5. Inspeksi Diri.
1. Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang
ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB serta kepatuhan
terhadap peraturan perundang-undangan, pedoman dan prosedur
tertulis. Inspeksi diri tidak hanya dilakukan pada bagian tertentu saja.

BS

2. Inspeksi diri harus dilakukan dengan cara yang independen dan rinci
oleh personil yang kompeten dan ditunjuk oleh perusahaan. Audit
eksternal yang dilakukan oleh ahli independen dapat membantu,

BS

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

17

namun tidak bisa dijadikan sebagai satu-satunya cara untuk


memastikan kepatuhan terhadap penerapan CDOB.
3. Audit terhadap kegiatan yang disubkontrakkan harus menjadi bagian
dari program inspeksi-diri.

BS

4. Semua pelaksanaan inspeksi diri harus dicatat. Laporan harus berisi


semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi. Salinan laporan
tersebut harus disampaikan kepada manajemen dan pihak terkait
lainnya. Jika dalam pengamatan ditemukan adanya penyimpangan
dan/atau kekurangan, maka penyebabnya harus diidentifikasi dan
dibuat CAPA. CAPA harus didokumentasikan dan ditindaklanjuti.

BS

Keterangan : : Sudah ada dan sudah sesuai; BA: Belum ada; BS: Belum sesuai;
TA: Tidak ada
Pada aspek inspeksi diri, PBF Tramedifa belum melakukan pada semua
aspek. Inspeksi diri baru dilaksanakan pada bagian keuangan, stok obat serta
kinerja pegawai. Pada bagian Keuangan, audit eksternal dilakukan oleh konsultan
yang ditunjuk oleh perusahaan. Pelaksanaan audit dengan melihat laporan
keuangan. Selain itu laporan keuangan akan didiskusikan pada Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) antara lain pada aspek rugi-laba. Semua pelaksanaan
inspeksi ini dicatat dan dilaporkan kepada pihak manajemen.
Untuk stok obat laporan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran
dilaporkan setiap bulan kepada pimpinan. Sedangkan untuk kinerja pegawai,
secara berkelanjutan terus dilaksanakan untuk meningkatkan status pegawai, dari
pegawai kontrak menjadi pegawai tetap. Namun, jika ditemukan penyimpangan,
belum terdapat prosedur tertulis untuk penanganannya. Kegiatan audit ini
kedepannya juga harus dilaksanakan terhadap kegiatan yang di sub kontrakkan
yang terdapat di PBF Tramedifa.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

18

4.3. Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu dan
Penarikan Kembali
Tabel 4.3.Hasil Pengamatan Aspek Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat
Kembalian, Diduga Palsu dan Penarikan Kembali dari CDOB pada
PBF Tramedifa
ASPEK CDOB
Bab 6. Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Hasil
Palsu dan Penarikan Kembali.
a. Keluhan
1. Harus tersedia prosedur tertulis di tempat untuk penanganan keluhan.
Harus dibedakan antara keluhan tentang kualitas obat dan/atau bahan
obat dan keluhan yang berkaitan dengan distribusi. Keluhan tentang
kualitas obat dan/atau bahan obat harus diberitahukan sesegera
mungkin kepada industri farmasi dan/atau pemegang izin edar.

BA

2. Harus tersedia catatan terhadap penanganan keluhan termasuk waktu


yang diperlukan untuk tindak lanjutnya dan didokumentasikan.

BA

3. Harus ada personil yang ditunjuk untuk menangani keluhan.

BA

4. Setiap keluhan tentang obat dan/atau bahan obat yang tidak memenuhi
syarat harus dicatat dan diselidiki secara menyeluruh untuk
mengidentifikasi asal atau alasan keluhan, termasuk penyelidikan
terhadap bets lainnya.

BA

5. Semua keluhan dan informasi lain mengenai produk yang rusak dan
diduga palsu harus diteliti (diidentifikasi) / ditinjau dan dicatat sesuai
dengan prosedur yang menjelaskan tentang tindakan yang harus
dilaksanakan.

BA

6. Setiap keluhan harus dikelompokkan sesuai dengan jenis keluhan dan


dilakukan trend analysis terhadap keluhan

BA

b. Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian


2. Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan dan penerimaan
obat dan/atau bahan obat kembalian dengan memperhatikan hal
berikut:
a) Penerimaan obat dan/atau bahan obat kembalian harus berdasarkan
surat pengiriman barang dari sarana yang mengembalikan

BS

b) Jumlah dan identifikasi obat dan/atau bahan obat kembalian harus


dicatat dalam catatan penerimaan dan pengembalian barang

3. Fasilitas distribusi harus menerima obat dan/atau bahan obat kembalian


sesuai dengan persyaratan dari industri farmasi/ fasilitas distribusi lain.
Kedua belah pihak harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
proses pengembalian obat tidak memungkinkan masuknya obat
dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi.

4. Harus dilakukan penilaian risiko terhadap obat dan/atau bahan obat


yang bersangkutan, terkait persyaratan penyimpanan khusus dan waktu

BA

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

19

yang diperlukan sejak pengiriman dari pelanggan sampai diterima oleh


industri farmasi.
5. Obat dan/atau bahan obat kembalian harus disimpan terpisah dari obat
dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual dan dalam area
terkunci serta diberi label yang jelas sampai ada keputusan tindak
lanjut.

BS

6. Penilaian yang diperlukan dan keputusan mengenai status obat


dan/atau bahan obat tersebut harus dilakukan oleh personil yang
berwenang.

7. Persyaratan obat dan/atau bahan obat yang layak dijual kembali, antara
lain jika:
a) obat dan/atau bahan obat dalam kemasan asli dan kondisi yang
memenuhi syarat serta memenuhi ketentuan.
b) obat dan/atau bahan obat kembalian selama pengiriman dan
penyimpanan ditangani sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan
c) obat dan/atau bahan obat kembalian diperiksa dan dinilai oleh
penanggung jawab atau personil yang terlatih, kompeten dan
berwenang
d) Fasilitas distribusi mempunyai bukti dokumentasi tentang kebenaran
asal-usul obat dan/atau bahan obat termasuk identitas obat dan/atau
bahan obat untuk memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat
kembalian tersebut bukan obat dan/atau bahan obat palsu.
8. Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi suhu penyimpanan
yang rendah tidak dapat dikembalikan.

BS

9. Semua penanganan obat dan/atau bahan obat kembalian termasuk yang


layak jual atau yang dapat dimusnahkan harus mendapat persetujuan
penanggung jawab dan terdokumentasi.

10. Transportasi yang digunakan untuk obat dan/atau bahan obat


kembalian harus dipastikan sesuai dengan persyaratan penyimpanan
dan persyaratan lainnya yang relevan.

11. Obat dan/atau bahan obat kembalian yang layak jual harus ditempatkan
sedemikian rupa sehingga sistem pengeluaran barang dapat dijamin
sesuai dengan FEFO.

c. Obat dan/atau Bahan Obat Diduga Palsu


1. Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan dan penerimaan
obat dan/atau bahan obat diduga palsu.

BA

2. Fasilitas distribusi harus segera melaporkan obat dan/atau bahan obat


diduga palsu kepada instansi yang berwenang, industri farmasi
dan/atau pemegang izin edar.

BA

3. Setiap obat dan/atau bahan obat diduga palsu harus dikarantina diruang
terpisah, terkunci dan diberi label yang jelas.

BA

4. Untuk obat dan/atau bahan obat diduga palsu, penyalurannya harus


dihentikan, segera dilaporkan ke instansi terkait dan menunggu tindak
lanjut dari instansi yang berwenang.

BA

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

20

5. Setelah ada pemastian bahwa obat dan/atau bahan obat tersebut palsu,
maka harus segera ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi dari instansi
yang berwenang.

BA

6. Semua kegiatan tersebut harus terdokumentasi.

BA

d. Penarikan Kembali Obat dan/atau Bahan Obat


1. Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan obat dan/atau bahan
obat yang ditarik kembali.

BA

2. Penanggung jawab harus membentuk tim khusus yang bertangggung


jawab terhadap penanganan obat dan/atau bahan obat yang ditarik dari
peredaran.

BA

3. Semua obat dan/atau bahan obat yang ditarik harus ditempatkan secara
terpisah, aman dan terkunci serta diberi label yang jelas.

BA

4. Proses penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang ditarik harus


sesuai dengan persyaratan penyimpanan sampai ditindak lanjuti.

BA

5. Perkembangan proses penarikan obat dan/atau bahan obat harus


didokumentasikan dan dilaporkan, serta dibuat laporan akhir setelah
selesai penarikan, termasuk rekonsiliasi antara jumlah yang dikirim
dan dikembalikan.

BA

6. Pelaksanaan proses penarikan kembali harus dilakukan segera setelah


ada pemberitahuan.

BA

7. Fasilitas distribusi harus mengikuti instruksi penarikan yang


diharuskan oleh instansi berwenang atau industri farmasi dan/atau
pemegang izin edar.

BA

8. Fasilitas distribusi harus mempunyai dokumentasi tentang informasi


pelanggan (antara lain alamat, nomor telepon, faks) dan obat dan/atau
bahan obat (antara lain bets, jumlah yang dikirim).

9. Dokumentasi pelaksanaan penarikan obat dan/atau bahan obat harus


selalu tersedia pada saat pemeriksaan dari instansi berwenang.

BA

10. Efektivitas pelaksanaan penarikan obat dan/atau bahan obat harus


dievaluasi secara berkala.

BA

11. Pelaksanaan penarikan obat dan/atau bahan obat harus diinformasikan


ke industri farmasi dan/atau pemegang izin edar. Informasi tentang
penarikan obat dan/atau bahan obat harus disampaikan ke instansi
berwenang baik di pusat maupun daerah.

BA

12. Pada kondisi tertentu, prosedur darurat penarikan obat dan/atau bahan
obat dapat dilaksanakan.

BA

13. Semua dokumen penarikan obat dan/atau bahan obat harus


didokumentasikan oleh penanggung jawab sesuai dengan kewenangan
yang tercantum pada uraian tugas. Semua proses penanganan ini harus
terdokumentasi dengan baik.

BA

Keterangan : : Sudah ada dan sudah sesuai; BA: Belum ada; BS: Belum sesuai;
TA: Tidak ada
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

21

4.3.1. Keluhan
Secara umum keluhan dapat dibedakan keluhan tentang kualitas obat dan
keluhan yang berkaitan dengan distribusi seperti lamanya waktu pengantaran obat
Untuk kedua hal tersebut, PBF Tramedifa langsung melakukan tindakan lebih
lanjut untuk menangani keluhan tersebut. Namun saat ini, belum dibentuk
prosedur tertulis mengenai penanganan keluhan serta keluhan yang ada belum
dilakukan

pencatatan

ataupun

didokumentasikan.

Meskipun

belum

didokumentasikan, segala bentuk keluhan akan langsung ditangani oleh pihak


PBF Tramedifa.
4.3.2. Obat dan/atau bahan obat kembalian
Penanganan terhadap obat kembalian sebagian besar sudah memenuhi
CDOB, seperti cara penerimaan dan pemeriksaan terhadap obat kembalian, namun
cara tersebut belum di buat dalam prosedur tertulis. Untuk penilian risiko terhadap
obat kembalian belum dilakukan dikarenakan kurangnya informasi mengenai
pentingnya pelaksanaan analisis risiko. Selain itu obat yang hendak di kembalikan
hanya diletakkan terpisah namun tidak diletakkan diarea terkunci dikarenakan luas
tempat penyimpanan yang terbatas.
Untuk penilaian dan keputusan terhadap produk kembalian dilakukan oleh
pihak yang berwenang yakni apoteker penanggung jawab dan pihak gudang.
Dimana pada saat penerimaan barang dari distributor, pihak PBF akan
mengembalikan obat antara lain jika tidak pesan, tanggal kadaluarsa dekat,
kesalahan harga dan kemasan sudah tidak tersegel.
Selain sebagai pembeli, PBF Tramedifa juga bertindak sebagai penyalur
obat kepada pelanggan, khususnya yang termasuk dalam SamMarie Family
Health Group (SFHG). Obat kembalian dari pelanggan yang hendak dijual
kembali sudah memenuhi persyaratan pada CDOB, di mana bukti asal-usul obat
tersebut dapat terlihat dari faktur pembelian obat tersebut.
Untuk obat yang memerlukan kondisi khusus seperti suhu tertentu, pihak
PBF masih menerima retur dari pelanggan dan mengembalikan ke distributor jika
pada saat diterima suhu tidak sesuai atau kondisi obat tersebut sudah tidak baik.
Semua penanganan obat kembalian yang termasuk layak jual sudah
mendapat persetujuan penanggung jawab dan terdokumentasi serta disusun
Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

22

kembali di gudang PBF dengan sistem FEFO. Sedangkan untuk pemusnahan


belum pernah dilaksanakan dikarenakan PBF selalu meretur obat yang kondisinya
tidak memenuhi syarat saat penerimaan. Transportasi untuk obat kembalian
sampai saat ini belum sesuai dikarenakan PBF belum menyediakan fasilitas untuk
penanganan obat kembalian.
4.3.3. Obat dan/atau bahan obat diduga palsu
Untuk penanganan terhadap obat diduga palsu, pihak PBF Tramedifa belum
menetapkan prosedur tertulis mengenai cara penanganan, pembentukan panitia
khusus serta hal terkait lainnya untuk penanganan masalah tersebut. Hal ini
dikarenakan belum adanya obat yang diduga palsu. Namun sangat disarankan agar
kedepannya dibentuk panitia, prosedur penanganan dan hal terkait lainnya untuk
obat yang diduga palsu. Hal ini demi terjaminnya obat yang di distribusikan ke
tempat pelayanan kesehatan. Untuk mencegah adanya obat yang diduga palsu,
PBF Tramedifa hanya membeli obat dari supplier yang telah memiliki izin.
4.3.4 Penarikan kembali obat dan/atau bahan obat
Untuk penanganan terhadap penarikan obat, pihak PBF Tramedifa belum
menetapkan prosedur tertulis mengenai cara penanganan, pembentukan panitia
khusus serta hal terkait lainnya untuk menangani penarikan kembali obat. Hal ini
dikarenakan belum terjadi peristiwa penarikan obat. Sangat disarankan agar
kedepannya PBF menetapkan tim khusus, prosedur, tindakan darurat serta hal
lainnya terkait situasi penarikan kembali obat. Hal ini penting untuk senstiasa
menjaga kualitas obat yang didistribusikan ke tempat pelayanan kesehatan.
Namun untuk mempermudah penelusuran obat, PBF Tramedifa mempunyai
dokumentasi tentang informasi pelanggan dan obat antara lain bets, jumlah yang
dikirim yang tercantum dalam faktur penjualan obat.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilaksanakan dalam rangka mengkaji
kesesuaian antara aspek yang terdapat pada Pedoman Teknis CDOB Bab 4 - Bab
6, dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Bab 4. Operasional
Secara umum, aspek-aspek yang terdapat pada bab operasional sebagian
besar telah dilaksanakan oleh PBF Tramedifa. Hanya saja belum adanya prosedur
tertulis untuk kegiatan lain diluar kegiatan rutin pengelolaan obat.
b. Bab 5. Inspeksi diri
Pelaksanaan aspek-aspek yang terdapat pada bab inspeksi diri ini telah
diterapkan pada divisi keuangan, pharma dan penilaian terhadap kinerja pegawai.
Namun inspeksi diri ini belum dilakukan pada divisi lain yang ada di PBF
Tramedifa.
c. Bab 6. Keluhan, obat dan/atau bahan obat kembalian, diduga palsu dan
penarikan kembali
Pada penanganan keluhan pelaksanaannya sudah cukup sesuai dengan
CDOB hanya belum dilakukan pencatatan terhadap keluhan yang ada. Untuk obat
kembalian penanganannya hampir sesuai dengan CDOB. Sedangkan untuk
penarikan kembali dan diduga palsu, belum terbentuknya prosedur penanganan
dan panitia khusus untuk menanganinya. Selain itu belum disediakan tempat
khusus untuk tempat karantina untuk obat yang mengalami keluhan atas kualitas
obat, obat kembalian, diduga palsu dan penarikan kembali, sebelum obat tersebut
ditindak lanjuti.

5.2. Saran
a. Perlu dibentuk prosedur tertulis mengenai kualifikasi pemasok, kualifikasi
pelanggan, pemisahan obat, pemusnahan obat dan SO.
b. Hal-hal yang sudah berjalan agar disesuaikan dengan yang tercantum pada
CDOB.
23

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia

24

c. Sangat disarankan untuk melaksanakan hal-hal yang terdapat di CDOB namun


belum

ada di PBF Tramedifa. Hal ini bertujuan agar dapat diperolehnya

sertifikat CDOB sebagai pembuktian terhadap kualitas dari PBF Tramedifa.

Universitas Indonesia

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

DAFTAR ACUAN

Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2012). Peraturan Kepala Badan Pengawas
Obat dan Makanan RI. No. HK.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang
Pedoman Teknis Cara distribusi Obat Yang Baik. Jakarta: Kepala Badan
Pengawas Obat dan Makanan RI.
Presiden Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia No.36
tahun 2009 Tentang Kesehatan. Jakarta.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 Tentang
Pedagang Besar Farmasi. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia.
Presiden Republik Indonesia. (1998). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

No. 72 tahun 1998 tentang pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan.
Jakarta.

25

Laporan praktek...., Ghariza Mutia, FF UI, 2013

Universitas Indonesia