SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI DINAS

KESEHATAN KABUPATEN BANDUNG BARAT

BAGIAN KEPEGAWAIAN
1

Heri Purwanto, 2Riki Permana

Program Studi Manajemen Informatika PKN LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282
1
heri.purwanto164@gmail.com, 2 77.rpermana@gmail.com
1

Abstrak
Pegawai adalah seseorang yang bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah maupun
kesatuan kerja swasta untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan organisasi.
Tanpa pegawai
perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik.
Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat merupakan instansi pemerintahan yang berperan penting dalam
pembangunan kesehatan di Kabupaten Bandung Barat dengan prioritas pembangunan kesehatan pada Kesehatan
Lingkungan, Kesehatan Keluarga dan Kesehatan Masyarakat
Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian di gunakan untuk mempermudah dalam permohonan pengajuan
kenaikan SK Berkala dan mengetahui informasi waktu pensiun. Sistem ini mampu memberikan kejelasan
terhadap informasi secara objektif dan relevan terkait masalah waktu pensiun di Bagian Kepegawaian di Dinas
Kesehatan Kabupaten Bandung Barat. Proses pencatatan dan pengelolaan secara administratif dan di bangunnya
database di Bagian Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat sehingga dalam permohonan
kenaikan SK Berkala dapat di lakukan dengan cepat dan mudah, dikarenakan data yang sudah terintegrasi
Sistem Informasi Kepegawaian ini menggunakan Framework Yii dengan implementasi Object Oriented
Programming sebagai metodologi dalam analisis, perancangan, dan pemograman Sistem Informasi
Kepegawaian
Kata kunci : Kepegawaian, Kenaikan SK Berkala, Waktu Pensiun, Yii
1.

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Sumber daya manusia merupakan perencana dan
pelaku aktif dari seiap aktivitas perusahaan.
Manusia juga memegang peranan sebagai pengelola
sumber daya perusahaan lainnya, yaitu material,
mesin, uang dan informasi (termasuk data).
Aktivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia
meliputi
perencanaan,
rekrutmen,
seleksi,
penempatan, orientasi, pelatihan, pengembangan,
penilaian kerja, kompensasi dan pemberhentian
kerja. Sumber daya manusia yang dimaksud adalah
pegawai. Pegawai adalah seseorang yang bekerja
dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja
pemerintah maupun kesatuan kerja swasta untuk
membantu perusahaan dalam mencapai tujuan
organisasi. Tanpa pegawai perusahaan tidak dapat
berjalan dengan baik.
Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat
merupakan instansi pemerintahan yang berperan
penting dalam pembangunan kesehatan di
secara manual yang mengakibatkan penumpukan
data dan rentan akan kerusakan dan kehilangan.

Kabupaten Bandung Barat dengan prioritas

pembangunan
kesehatan
pada
Kesehatan
Lingkungan, Kesehatan Keluarga dan Kesehatan
Masyarakat. Terdapat beberapa bagian di Dinas
Kesehatan Kabupaten Bandung Barat salah satunya
adalah bagian kepegawaian. Bidang kepegawaian
Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat
menangani tentang pengajuan kenaikan SK Berkala
dan waktu pensiun.
Pengajuan kenaikan SK Berkala dilakukan oleh
pegawai setiap dua tahun sekali sebagai syarat untuk
kenaikan gaji, Sedangkan untuk pensiun, bagian
Kepegawaian Dinas Kesehatan hanya memberikan
informasi kapan pegawai yang bersangkutan akan
pensiun.
Kenaikan SK Berkala dan Pensiun menjadi hal yang
penting bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Dinas
Kesehatan Kabupate Bandung Barat. Namun belum
ada sebuah sistem yang dapat memberikan informasi
kepada pegawai kapan mereka akan pensiun dan
prosedur pengajuan kenaikan SK Berkala masih
kurang maksimal karena prosesnya masih dilakukan
Berdasarkan permasalahan diatas, maka dibutuhkan
suatu sistem informasi kepegawaian di Dinas
Kesehatan Kabupaten Bandung Barat yang bertujuan
untuk memudahkan pegawai dalam mendapatkan

informasi mengenai kapan waktu mereka pensiun

dan meminimalisir kehilangan atau kerusakan data.

kumpulan object yang saling berinteraksi di

dalam suatu system. Merancang sebuah
aplikasi menggunakan teknik object oriented
dilakukan dengan membagi fungsi-fingsi
berdasar
pembagian
tanggung
jawab.
Pembagian tanggung jawab ditetapkan kepada
setiap class yang dibuat. Setiap class
menyediakan pelayanan untuk mengerjakan
operasi
tertentu.
Operasi-operasi
ini
dilaksanakan oleh object-object yang dibuat
dari class tersebut. Dengan memfokuskan
setiap class pada tanggung jawab yang tertentu
dengan tingkatan kompleksitas yang memadai.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang
telah dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan
(PKL) di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung
Barat, maka telah di identifikasi permasalhan yang
ada sebagai berikut :
1.

2.

Kurangnya informasi kapan pegawai akan

pensiun.
Poses pengajuan kenaikan SK Berkala masih
rentan akan kehilangan dan kerusakan data.

2.

UML (Unified Modeling Language)

Unified Modeling Language adalah himpunan
struktur dan teknik untuk pemodelan dan
desain program berorientasi objek (OOP) serta
aplikasinya. UML adalah metodologi untuk
mengembangkan system OOP dan sekelompok
tool untuk mendukung pengembangan system
tersebut.

3.

Yii Framework
Menurut Winesett (2010), Yii merupakan
singkatan dari Yes Is It, diucapkan sebagai
Yee atau yang berarti mudah, efisien, dan
extensible. Yii memiliki kinerja tinggi,
berbasis komponen, kerangka aplikasi web
yang ditulis dalam PHP 5. Yii membuat lebih
mudah untuk menciptakan dan memelihara
skala besar aplikasi web. Hal ini juga membuat
pengguna lebih efisien dan extensible.

4.

Sistem
Menurut Jogiyanto H.M (2005) dalam bukunya
Analisis dan Desain Sistem Informasi
Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik
Aplikasi Bisnis definisi sistem adalah:
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

5.

Sistem Informasi

1.3 Tujuan Perancangan

Tujuan yang ingin dicapai dari dikembangkannya
sistem informasi kepegawaian ini adalah diantaranya
sebagai berikut :
1.
2.

2.

Untuk membantu pegawai dalam mendapatkan

informasi kapan waktu mereka akan pensiun.
Untuk membantu bagian kepegawaian dalam
pengelolaan data kenaikan SK Berkala.
Dasar Teori

2.1 Teori Tentang Permasalahan

Menurut Soedaryono dalam bukunya (Tata
Laksana Kantor) pengertian pegawai adalah
seseorang yang melakukan penghidupannya
dengan bekerja dalam kesatuan organisasi, baik
kesatuan kerja pemerintah maupun kesatuan
kerja swasta.
2.2 Metodologi Yang Digunakan
Metodologi yang digunakan dalam perancangan
sistem ini adalah metodologi waterfall. Metodologi
waterfall memiliki aktivitas yang mengalir dari satu
fase ke fase lainnya secara berurutan. Setiap fase
dikerjakan terlebih dahulu sampai selesai, jika sudah
selesai baru mulai menuju fase berikutnya.

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe

2.3 Tools Pemodelan

Davis dalam buku karangan Jogiyanto H.M

1.

dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem

OOP (Object Oriented Programming)

Pemrograman berorientasi obyek (object
oriented programming, OOP) memandang
aplikasi perangkat lunak (software) sebagai

Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktik

Aplikasi

Bisnis

definisi

sistem

Informasi adalah:
Suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.
3.

Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Use Case Diagram

Use
case
diagram
menggambarkan
fungsionalitas yang diharapkan dari sistem dan
merepersentasikan interaksi antara actor dengan
sistem.
u p l o a d b e rka s
b e rka l a d a n p e n si u n

<<i n cl u d e
>>

n o ti fi ka si

Pe g a wa i
<<e xte n d >>

Ba g i a n Ke p e g a wa i a n
Di n a s Ke se h a ta n

d o wn l o a d b e rka s
b e rka l a d a n p e n si u n

ke l o l a p e n si u n

<<e xte n d >>

i n fo rm a si m a sa ke rj a
ve ri fi ka si SK Be rka l
a

Gambar 3: Antarmuka data pegawai

< <i n cl u d e >>

ke l o l a S K Be rka l a

<<e xte n d >>

Ba d a n Ke p e g a wa i
an
Da e ra h (BK D)

Uraian Cara Penggunaan :

d o wn l o a d
SK Be rka l a
b a ru
< <e xte n d >>

i n fo rm a si p e n g a j
u a n b e rka l a b e ri
ku tn ya

a.

Gambar 1: Use Case Digram

b.
3.2 Class Diagram
Pada class diagram ini akan membantu kita dalam
visualisasi struktur class-class dari suatu sistem dan
merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai,
class diagram memperlihatkan hubungan antar
class.

: char
: char

- T empat Lahi
-r Gol ongan Ruang
- T MT gol ongan
- T anggal Lahi r
- Nama Jabatan

: char
:: Date
Date
: char

0..1

0...
.

Data Pegawai
- NIP
- Nama

T ambah ()
Rubah ()

Di nkes bag.Kepegawai an
- username : Stri ng
- password : char

- T MT CPNS
: Date
- T MT PNS
: Date
- NO Kartu Pegawai : char
- Al amat

c.

Bagian Kepegawaian Dinas Kesehatan memilih

menu pegawai
Bagian Kepegawaian melakukan Input data
pegawai
Bagian Kepegawaian Dinas Kesehatan memilih
tombol simpan

+ upl oad SK Berkal a

: voi d
-() NIP
: char
- gi d
: i nt
- emai l
: char
+ Downl oad SK Berkal a () : voi d
+ getPassword ()
: i nt

SK Berkal a
0..*

- NIP

: char

- SK terakhi r CPNS : char

- SK terakhi r PNS
: char
- SK berkal a terakhi r :
char
- SK berkal a terbaru : char

: char
: voi d
: voi d

- Hapus ()
: voi d
+ setData Pegawai () : Data Pegawai
+ getData Pegawai () : Data Pegawai

+ val i dasi
()

: voi d

+ Log i n ()

: voi d

0..*
0..1

0..1

- No Karpeg
: char
- Bul an SK Berakhi r : char
- T ahun SK Berakhi r : char
- tambah data () : voi d

0..1

+
+
+
()
+
()

0..*
Data Pensi un

rubah data ()
setSKBerkal a ()
getSKBerkal a ()
noti fi kasi

: voi d
: SKBerkal a
: SKBerkal a
: voi d
: voi d

veri fi kasi

: char
- NIP
- tahunpensi un : char

0..*

+ setpensi un () : pensi
un
+ getpensi un () : pensi
un

Gambar 2 : Class Diagram Sistem Informasi

Kepegawaian
3.3 Perancangan Antarmuka

Gambar 4: Antarmuka tambah pengguna

Uraian Cara Penggunaan :
a.
b.

Admin memilih menu penggunna

Admin mengisi semua field dan memilih
tombol simpan

Perancangan antarmuka ini dibuat dengan maksud

memberikan gambaran mengenai dialog screen
Sistem Klaim Asuransi. Perancangan antar muka ini
akan ditampilkan untuk memberikan gambaran serta
penjelasan di dalam mengimplementasikan sistem
dalam perangkat lunak maupun sistem yang sedang
dibangun.
Gambar 5: Antarmuka pensiun

Uraian Cara Penggunaan

a.

User atau pengunjung memilih form

pensiun

b.
c.

User atau pengunjung bisa mencari datanya

berdasarkan NIP atau tahun pensiun
User atau pengunjung memilih tombol cari

4.

Implementasi dan Pengujian

4.1 Implementasi
Langkah-langkah kegiatan pengimplementasian
sistem adalah sebagai berikut :
1. Analisis Kebutuhan Sistem
Merupakan tahap awal menentukan kebutuhan
apa saja yang diperlukan untuk merancang
sistem usulan.
2. Pengumpulan Data
Merupakan tahapan pengumpulan informasi,
pencarian referensi sebagai acuan perancangan
sistem usulan dan pembangunan aplikasi, dan
tahap mempelajari kebutuhan akan perangkat
keras dan perangkat lunak yang akan
digunakan untuk pembuatan aplikasi
3. Merancang Sistem Yang Akan Dibuat
Pada tahap ini akan dibuat rancangan sistem
usulan dengan membandingkan antara sistem
klaim asuransi yang sedang di terapkan
perusahaan dengan sistem klaim asuransi
menurut para ahli.
4. Merancang Aplikasi Yang Akan Dibuat
Pada tahap ini akan dibuat rancangan awal
aplikasi yang akan dibuat. Rancangan aplikasi
didasar pada rancangan sistem yang telah

Pelatihan operator dilakukan setelah aplikasi

selesai dibuat, operator yang sebaiknya
menggunakan karyawan yang telah ada.
9. Evaluasi sistem
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui
keuntungan dan
kerugian sistem baru
dibandingkan dengan sistem sebelumnya.
Evaluasi akan memberikan masukan mengenai
kekurangan yang ada pada sistem.
10. Konversi sistem
Konversi sistem merupakan proses meletakkan
sistem yang baru agar siap untuk diterapkan, jika
pada
tahap
evaluasi/perbaikan
tidak
menunjukkan kekurangan ataupun kesalahan.
4.2 Lingkup dan Batasan Implementasi
Dalam
mengimplementasikan
sebuah
sistem
pemantauan dan pengendalian suatu proses terdapat
beberapa hal yang menjadi batasan implementasi,
diantaranya yakni sebagai berikut :
1. Log in untuk mengoperasikan sistem dilakukan
oleh admin di bagian kepegawaian yang
notabene adalah pegawai dinas kesehatan yang di
berikan jabatan sebagai administrator dengan
memasukan user name dan password
dan
terkait dengan login sebagai user di lakukan oleh
pegawai.
2. Proses transaki perhitungan masa kerja
dilakukan oleh admin di bagian kepegawaian
berdasarkan kriteria atau aturan yang sudah di
tentukan di Dinas Kesehatan Kabupaten
Bandung Barat.

dilakukan sebelumnya, serta keinginan dari

4.3 Implementasi Antarmuka
Implementasi antarmuka yang menggambarkan tampilan dari sistem maupun aplikasi yang dibangun,
yaitu implementasi antarmuka sistem klaim asuransi. Berikut ini adalah penjelasan dari implementasi
antarmuka dari sistem klaim asuransi yang dibuat :
pihak user.
5.
Pengadaan Perangkat Keras (Hardware)
dan Instalasi Perangkat Lunak
Setelah melakukan tahap perancangan aplikasi
yang akan dibuat, maka langkah selanjutnya
adalah persiapan dari segi hardware yang akan
digunakan.

Misalnya komputer yang akan

Dialog screen : upload SK berkala baru

Keterangan : untuk mendapatkan SK berkala baru
4.4 Pengujian
Di bawah ini adalah hasil pengujian yang telah
dilakukan pada sistem klaim asuransi pada
pengelolaan kartu tenaga kerja luar negeri :
Dialog Screen
Keterangan

Tabel 2 : Tabel Pengujian

Menu pengajuan kenaikan SK

berkala
: Merupakan halaman dari submenu berkas

No Fungi yang diuji Cara Pengujian

1. Login
Masukan username
dan password.
2. Entry Data
Pegawai
Dialog Screen
Keterangan

: Menu Pegawai
: Merupakan tampilan halaman
Dari menu pegawai.

3. Kelola Data
Pegawai

4. Upload Berkas
SK Berkala
5. Download
Pengajuan
Kenaikan SK
Berkala
6. Tambah Data
Pengguna

Upload SK
Berkala Baru

Dialog screen : Informasi Pensiun

Keterangan
: merupakan tampilan dari menu
pensiun
8

Informasi
Pensiun

Admin memasukan
data pegawai ke
dalam menu Pegawai
Admin melakukan
penambahan,
penghapusan dan
perubahan terhadap
data pegawai
Pegawai melakukan
proses upload data
pengajuan kenaikan
SK Berkala
Admin melakukan
proses download
kenaikan SK Berkala
Admin melakukan
input NIP, Gid,
UserName, Password
,Password Confirm
dan e-mail
Admin melakukan
pengelolaan data yang
sudah di upload oleh
pegawai mengenai
pengajuan kenaikan
SK Berkala dan akan
mengupload file SK
Berkala terbaru
Admin melakukan
proses input data
pegawai

Hasil

5.

Download SK
Berkala Baru

ada saran yang diharapkan dapat membantu dalam

pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian yang
ada sebagai berikut :

Pegawai melakukan
upload pengajuan
kenaikan SK berkala,
apabila di setujui
maka pegawai bisa
mendapatkan SK
Berkala terbaru
dengan cara
mendownload

1.

Kesimpulan dan Saran

5.2

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan

terhadap Sistem Informasi Kepegawaian Pada

Agar pengembangan sistem dapat berjalan

dengan lancar, maka etika penggunaan
komputerisasi wajib dilaksanakan, seperti
kepada operator komputer agar tidak memberi
login user id, dan password kepada pihak yang
tidak berwenang, dan melakukan pergantian
password pada rentang waktu tertentu,
pemeliharaan hardware dan software, back up
data, meminimalkan penggunaan remo5able
disk, selalu Upgrade anti5irus, serta melakukan
peningkatan kemampuan untuk pihak sumber
daya manusia itu sendiri, yang dimana dalam
hal ini wajib dilakukan.

Bagian Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten

Bandung Baratdapat diambil kesimpulan sebagai
berikut :
1.

Berdasarkan hasil dari pengujian yang telah

dilakukan dengan cara memberikan lembar
pertanyaan atau quisioner kepada 10 responden
atau pengguna,

90%

menyatakan

bahwa

pegawai merasa puas dengan adanya sistem ini

mampu

memberikan

kejelasan

waktu

pensiun

di

Bagian

Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten

Bandung Barat.
2.

[1]
[2]
[3]

terhadap

informasi secara objektif dan rele5an terkait

masalah

Daftar Pustaka:

Menurut hasil analisa yang telah dilakukan,

pengguna berstatus admin menyatakan bahwa
Sistem Informasi Kepegawain memuaskan
karena dapat membantu dalam hal pengelolaan

[4]
[5]
[6]
[7]
[8]

data kenaikan SK Berkala, sehingga dalam

permohonan kenaikan SK Berkala dapat di
lakukan dengan cepat dan mudah, dikarenakan
data yang sudah terintegrasi.

5.3

Saran

Berdasarkan hasil analisis dari Sistem Informasi

Kepegawaian Pada Bagian Kepegawaian di Dinas
Kesehatan Kabuapten Bandung Barat, dalam hal ini

[9]

Bin Ladjamudin, Al Bahra, 2005 Analisis dan

Desain Sistem Informasi Tangerang, Graha
Ilmu
Hidayat, 2010, Definisi Sistem, Tangerang,
Jurnal Cyber Raharja
Jogiyanto, HM, 2005 Analisis dan Desain
Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis,
Yogyakarta Andi
Sutarman, 2012Pengantar Teknologi
InformasiJakarta, Bumi Aksara
Kustiyahningsih, 2011 Pemograman Basis
Data Berbasis Web Menggunakan PHP dan
My SQL Tangerang, Graha Ilmu
Soedaryono, 2000 Tata Laksana Kantor
Jakarta, Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan RI
Pressman, Roger S, 2010 Rekayasa
Perangkat Lunak, Yogyakarta, Andi
Nugroho, 2010 Rekayasa Perangkat Lunak
Menggunakan UML dan Java, Yogyakarta,
Andi
Widodo, 2011 Menggunakan UML,
Bandung, Informatika