SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

SPO

No. Dokumen

Ditetapkan Oleh
Kepala
Puskesmas Cadasari

Terbitan

No. Revisi

Tgl Mulai Berlaku :

Puskesmas
Cadasari
1. Pengertian

Halaman

Dr. H. JOKO
SURYANTO
NIP.

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang
digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1.
Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumendokumen sistem manajemen mutu yang mencakup
pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur
ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara
berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-update/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai
acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah
bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan
selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5.
Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu
yang
memuat
ketentuan-ketentuan
/
persyaratanpersyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu
yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara

2. Tujuan

3. Kebijakan

lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang

telah ditetapkan
7.
Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas
untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan
semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu
ISO-9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif
sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO9001:2008 .
SK Kepala Puskesmas No :
Pengendalian Dokumen dan Rekaman

4. Referensi
5. Alat dan Bahan ATK, Formulir
6. Prosedur / Langkah-langkah
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
REKAMAN
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang
Program
/
Koordinator
Unit
/
Menetapkan
jenis dokumen
dan
rekaman terkendali, meliputi : Manual
Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan
Formulir
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan
sistematika
pembuatan
dokumen
sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja
terdiri dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika
diperlukan), Unit Terkait, Referensi,
Dokumen terkait, Catatan revisi/
Perubahan
3. MENGESAHAN
ISI
DOKUMEN
&
REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus
mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN

Tentang

Bagan Alir
Menetapkan
Jenis
Dokumen

Membuat
Dokumen

Memberikan
Identitas

Mengesahka
n isi
dokumen

Memberikan
Penomoran

Menerbitkan
&
Mendistribusi

Menerbitkan
Ulang

Merevisi
Dokumen

Melakukan
Penarikan &
Pemusnahan

Melakukan
Peninjauan
Ulang

Melakukan
Pengendalia
n Dokumen
eksternal

Setiap dokumen terkendali memiliki

bagian header yang merupakan
identitas dokumen
yang
berisi :
Judul
dokumen,
Nomor
kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi
( dua digit ), Tanggal mulai berlaku,
Halaman,
Penanggungjawab
( disiapkan, diperiksa, disahkan )
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO
memberi nomor dokumen yang terdiri
dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur
kerja dan instruksi kerja
Bagian I
menunjukkan jenis
dokumen
MM
untuk manual mutu
PK
untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang
digunakan
Bagian II
menunjukkan unit yang membuat
dokumen menunjukkan nomor
urut penerbitan dokumen, dengan
3
digit
menunjukkan
tahun
penerbitan dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen: PK/
BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen
dan rekaman Artinya : Jenis
dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

6.

MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI

DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan
bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari
Kepala
Puskesmas
b.
Dokumen diperbanyak dan
didistribusikan
oleh Sekretariat
ISO dan MR kepada semua pihak
yang
berkepentingan
dengan
mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
c.
Sekretariat bertanggung jawab
menyimpan
dokumen
sah
memelihara Daftar Induk Prosedur
Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir
yang ada pada Bagian,Sub Bag,
Bidang atau Seksi
d.
Untuk
menunjukkan
Salinan
dokumen tersebut terkendali diberi
cap
TERKENDALI
dengan
persetujuan MR.

7.

MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan
tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir
usulan
revisi
kepada
Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat
yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman
historis perubahan pada tiap
dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN

REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan
ulang jika:
a.
Terjadi perubahan sistem mutu
b.
Ada perubahan struktur organisasi
yang mempengaruhi isi dokumen
c.
Instruksi kerja sudah tidak sesuai
dengan urutan pelaksanaan tugas

d.

Bila
terjadi
penerbitan
dokumen lama ditarik

ulang,

9.

MELAKUKAN
PENARIKAN
DAN
PEMUSNAHAN
DOKUMEN
DAN
REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan
rekaman yang sudah tidak berlaku
dari
peredaran
dengan
menggunakan
formulir
bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman
yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat
dalam
formulir
berita
acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari
dokumen yang sudah ditarik diberi
cap TAK TERKENDALI , dan
disimpan MR sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan
dokumen disimpan oleh MR.

10.

MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG

DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap
satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN

DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program
mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan
formulir daftar dokumen eksternal.
Bila suatu dokumen eksternal sudah
tidak

digunakan,

dokumen

eksternal

MR

menarik

tersebut

dan

dicatat dalam formulir daftar dokumen

eksternal

7. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
8. Unit Terkait
9. Dokumen
Terkait

Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan

revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan
dokumen
Formulir
Formulir
Formulir
Formulir
Formulir
Formulir
Formulir

Bukti Penerimaan dokumen

Daftar Induk Dokumen
Daftar Induk Formulir
Usulan Revisi
Bukti Penarikan Dokumen
Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Daftar induk dokumen eksternal