BISNIS PROSES PENGGAJIAN KARYAWAN

Sistem Informasi Penggajian

Adalah bagian dari sistem informasi sumber daya manusia yang merupakan sub
sistem dari sistem informasi manajemen (SIM).
Bertujuan untuk menyediakan fasilitas perekaman, mengolah dan menagani database
kepegawaian dan proses penggajian pegawai secara otomatis sehingga dapat memberikan
informasi dalam bentuk laporan daftar yang dibutuhkan oleh pihak manajerial secara cepat,
akurat dan selalu mutakhir mengenai kondisi kepegawaian penggajiannya.
Gaji adalah salah satu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja dalam
suatu perusahaan, karena dengan gaji yang diperoleh seseorang dapat memenuhi kebutuhan
hidupnya. gaji merupakan salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi
kinerja,prestasi dan loyalitas karyawan, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai
kebutuhan pegawai, sehingga dengan gaji yang diberikan kepada pegawai akan termotivasi
untuk bekerja lebih giat.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa system prosedur penggajian karyawan suatu
perusahaan sangat penting untuk diperhatikan demi kelancaran usaha maupun pengaruhnya
terhadap kinerja karyawan. Dengan adanya penerapan system yang baik diharapkan proses
penggajian dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik dan efektif.
TEKNIK PENGAMATAN DOKUMEN
Penjelasan Teknik Pengamatan Dokumen
Metode Wawancara
Adalah tanya jawab dengan seseorang untuk mendapatkan keterangan atau pendapat tentang
sesuatu hal atau masalah
Interviewer adalah pewawancara
Interviewee adalah responden
Faktor yang mempengaruhi komunikasi dalam wawancara tatap
a.
Situasi Wawancara
Waktu
Tempat
Kehadiran orang ketiga
Sikap lingkungan sosial
b.
-

Pewawancara
Karakter
Keterampilan
Motivasi
Rasa aman

c.
-

Responden
Karakter
Daya tangkap
Daya jawab

d.
-

Isi Pertanyaan
Peka
Sulit dijawab
Menarik

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Banyak
Kekuatan Wawancara
Flexibility
Response rate
Nonverbal behavior
Control over environment
Question order
Spontaneity
Respondent alone can answer
Completeness
Time of interview
Greater complexity of questionnarie
Kelemahan Wawancara
Cost
Time
Interview bias
Invonvenience
Less anonymity
Less standardized question wording
GABUNGAN ANTARA TEKNIK PENGAMATAN DENGAN SISTEM PENGGAJIAN

Bagaimana cara mengatasi masalah yang menghambat dalam perhitungan gaji karyawan ?
Apa saja yang dibatasi dalam pertimbangan keterbatasan tenaga, biaya, waktu dan
kemampuan agar tidak meyimpang?
Selain gaji pokok, apa saja yang di berikan perusahaan agar karyawan bekerja lebih
produktif ?
Tunjangan apa saja yang diberikan perusahaan terhadap karyawannya ?
VIEWPOINT TENTANG SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
Keterangan :
~ Interactor viewpoint meliputi :
Direktur pemasaran, direktur keuangan, direktur produksi, direktur personalia dan karyawan
~ Indirect viewpoint meliputi :
Direktur Utama, security
~ Domain viewpoint
SPESIFIKASI KEBUTUHAN

1.
a.
b.
c.

Alur dasar absensi Sistem penggajian karyawan

Pegawai menyerahkan data pegawai dan data absensi kepada bagian keuangan.
Data pegawai dan data absensi akan ditampung kedalam database Bagian Keuangan.
Data pegawai dan data absensi akan diverifikasi dan hasil verifikasi akan tersimpan
kedalam database.
d. Hasil verifikasi pertama, jika terdapat data absensi yang tidak memenuhi syarat atau absensi
kurang dari yang telah ditetapkan maka akan masuk kedalam list daftar absensi yang
bermasalah.

2.

Alur dasar laporan absensi sistem penggajian karyawan

a.
Setelah itu akan dibuat laporan hasil daftar list data absensi yang bermasalah.
b.
Laporan hasil daftar list data absensi yang bermasalah akan dilaporkan kepimpinan
yang mana akan menjadi bahan pertimbangan apakah data tersebut akan mendapat potongan
gaji.
c. Hasil verifikasi kedua, jika tidak terdeteksi daftar absensi yang bermasalah maka bagian
keuangan akan memproses penghitungan gaji.

3.

Alur dasar sistem penggajian karyawan

a. Setelah diproses menghasilkan data penggajian kemudian akan dibuat laporan gaji dan
dibuat rangkap dua.
b. Membuat slip gaji berdasarkan laporan gaji pegawai, dan laporan gaji tersebut diarsipkan.

4.

Alur dasar laporan sistem penggajian karyawan

a.
Slip gaji pegawai dibuat rangkap dua, satu untuk pegawai dan satu untuk bagian
keuangan.
b. Hasil verifikasi ketiga, jika terdapat data pegawai yang tidak ada didata absensi atau ada
data pegawai baru ataupun ada data-data yang rusak maka akan dilakukan pemulihan data
yang akan masuk kedalam daftar data pemulihan.
c. Setelah itu akan dibuat laporan hasil daftar data pemulihan yang akan di mutakhirkan dan
selanjutnya akan di verifikasi ulang.

1.

Sub Kasus
Diambil dari alur kasus 1 abjad huruf a, sistem yang ada belum terkomputerisasi dengan baik
sehingga lebih banyak kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan dalam proses
penggajian.
2. Sub Kasus
Diambil dari alur kasus 2 abjad huruf b,laporan hasil daftar list data absensi yang bermasalah
akan dilaporkan kepimpinan yang mana akan menjadi bahan pertimbangan apakah data
tersebut akan mendapat potongan gaji.
3. Sub Kasus
Diambil dari alur kasus4 abjad huruf b,jika terdapat data pegawai yang tidak ada didata
absensi atau ada data pegawai baru ataupun ada data-data yang rusak maka akan dilakukan
pemulihan data yang akan masuk kedalam daftar data pemulihan.
-

Kebutuhan Fungsional
reqI
Deskripsi
D
1
Menyimpan data karyawan

Priorit
as
Must

Proses
bisnis
1-b

Menampilkan absen data karyawan

Must

1-b

Menyimpan data gaji karyawan

Must

4-a

Menyimpan slip yang akan diserahkan

kepada pegawai
Melakukan pengubahan tentang gaji
karyawan
Melakukan penambahan tentang gaji
karyawan
Melihat data gaji karyawan

Must

4-a

Must

4-b

Must

4-b

Must

4-b

5
6
7

1.

Menampilkan daftar direktur keuangan

Must

1-b

Terdapat laporan jumlah karyawan per

tahunnya

Optiona 2-a
l

Kebutuhan NonFungsional
Menyimpan data karyawan
Dalam sistem ini dapat menyimpan data karyawan maximum 800 karyawan
2. Menampilkan absen data karyawan
Dalam sistem ini dapat menampilkan absen data karyawan maximum 100 baris dalam satu
halaman
3. Menyimpan data gaji karyawan
Dalam sistem ini dapat menyimpan data gaji karyawan maximum 1000 data gaji karyawan
4. Menyimpan slip yang akan diserahkan kepada karyawan
Dalam sistem ini dapat menyimpan slip yang akan diserahkan kepada karyawan maximum
800
5. Melakukan pengubahan tentang gaji karyawan
- Dalam sistem ini dapat melakukan pengubahan tentang gaji karyawan maximum 20
karyawan
- Dalam sistem ini dapat melakukan penghapusan tentang gaji karyawan maximum 20
karyawan
6. Melakukan penambahan tentang gaji karyawan
Dalam sistem ini dapat melakukan penambahan gaji karyawan maximum 10 karyawan
7. Melihat data gaji karyawan
Dalam sistem ini dapat melihat data gaji karyawan maximum 50 baris dalam satu halaman
8. Menampilkan daftar direktur keuangan
Dalam sistem ini dapat menampilkan daftar direktur keuangan maximum 10 orang
9. Terdapat laporan jumlah karyawan per tahunnya
Dalam sistem ini dapat melihat diagram batang dari hasil laporan jumlah karyawan per
tahunnya maximum 40%
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data
berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya
digunakan beberapa notasi dan simbol.
Berikut ini ERD dari Sistem penggajian karyawan :
DATA FLOW DIAGRAM ( DFD )
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional
sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang
dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses,
diagram alur kerja, atau model fungsi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila
fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang

dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang
memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep
dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang
mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :
1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh
proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan
biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram
konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali
tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang mewakili
lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram
Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam
diagram
Nol.
Berikut ini merupakan simbol-simbol yang biasanya digunakan pada Data Flow Diagram
(DFD) :

CONTOH DATA FLOW DIAGRAM DAN PENJELASANNYA

alur dari DFD diatas adalah :

dari customer (pembeli) membeli barang secara pre order (PO) dan si pembeli tersebut
sebelumnya sudah melakukan registrasi membuat akun(member) untuk toko online tersebut,
kemudian masuk kedalam proses sebagai user, setelah di proses si pembeli tersebut akan
mendapatkan email sebagai verifikasi bahwa barang yang dia pesan sedang dalam proses.
didalam proses tersebut pihak toko online tidak hanya memberikan verifikasi terhadap si
pembeli saja, namun dia juga memberikan laporan pada manager bahwa sudah terjadi
transaksi antara toko online tersebut dengan si pembeli lengakap dengan tanggal pemesanan,
alamat pemesan, barang yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, jumlah uang yang harus
dibayar dan lain-lain.