1

ANALISA SISTEM
KASUS : SISTEM AKUNTANSI PT SAWAH BESAR
DESKRIPSI SISTEM
Sistem informasi akuntansi penjualan dan pembelian ini dirancang untuk
membuat aplikasi keuangan pada PT. Sawah Besar, dimana informasi yang akan
disajikan nanti diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dalam pencatatan laporan
transaksi penjualan, pembelian, dan keuangan.
Untuk lebih memahami proses-proses yang terjadi pada sistem informasi
akuntansi keuangan, dapat digambarkan secara singkat dan terperinci, mulai
pemasukkan data, pengolahan data hingga terbentuk output yang diinginkan.
Proses pemasukkan data dilakukan terhadap data master. Proses pengolahan data
terjadi proses transaksi yang ada. Proses terakhir dilakukan pembuatan laporan
dan analisa pembukuan keuangan. Dalam penggunaan sumber daya sistem
diharapkan sumber daya sistem dapat digunakan oleh banyak pemakai (user)
dalam melakukan pengaksesan data sehingga sistem tersebut dapat bermanfaat
baik bagi pihak perusahaan.
Dalam pembuatan sistem ini, tujuan utama bagi perusahaan adalah untuk
mengetahui laporan transaksi penjualan dan pembelian setiap harinya, serta untuk
mengetahui laporan pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan setiap
bulannya dan yang paling dalam sistem ini bagi perusahaan adalah apakah
perusahaan tersebut mendapatkan keuntuangan atau sebaliknya apakah
perusahaan mendapatkan kerugian, hal tersebut dapat diketahui dari sistem yang
di rancang ini.
DOKUMEN FLOW AKUTANSI
Pada gambar yang ditunjukan 4.6 merupakan proses akuntansi untuk
melakukan pencatatan keuangan yang dilakukan oleh administrasi. Pada proses
akutansi terdapat dua data yaitu :
1. Kas masuk merupakan inputan dari pemasukan biaya.
2. Kas keluar merupakan inputan dari pengeluaran biaya
3. Buku bank merupakan inputan saldo bank

Barang

Supplier

Transaksi Pembelian

Start
Data Master
Barang

Data Master
Supplier

Input Transaksi
Pembelian

Belum

Input
Tansaksi

Selesai

Posting Data

Laporan Pembelian

Selesai

Gambar 4.3 Flowchart Pembelian

Barang

Gudang

Penyimpanan

Start

master barang

master gudang

input data
penyimpanan
tidak

selesai

ya

posting data

selesai

Gambar 4.4 Flowchart Penyimpanan

Barang

Customer

Transaksi Penjualan

Start
Data Master
Barang

Data Master
Customer

Input Transaksi
Penjualan

Belum

Input
Tansaksi

Selesai

Posting Data

Laporan Penjualan

Selesai

Gambar 4.5 Flowchart Penjualan

BUKU BANK

KAS MASUK

KAS KELUAR

BUKU BESAR

Start
Data Buku
Bank

Data Kas
Masuk

Data Kas
Keluar

Input
Transaksi
Buku Besar
Selesai
Belum

Input
Transaksi
Selesai

Posting Data
Lap
Kas Masuk

Lap
Kas Keluar

Selesai

Penjualan

Pembelian

Operasional

Rugilaba

Pendapatan
Penjualan

Pembelian

Biaya
Operasional

Start

Input Data
Rugi laba

Input Data
Selesai

Posting Data

Gambar 4.6 Flowchart Akuntansi

KEBUTUHAN DATA

Dalam tahap analisa sistem, penganalisa memerlukan beberapa data yang

dibutuhkan untuk menunjang dalam pembuatan sistem, antara lain :
1. Data Barang
Data barang ini berguna bagi perusahaan untuk mengetahui jenis barang yang
dipasarkan oleh perusahaan. Data jenis obat-obatan meliputi kegunaan, dosis,
merk yang di produksi oleh perusahaan.
2. Data Pelanggan
Data ini berguna bagi perusahaan untuk mengevaluasi banyaknya order yang
dilakukan oleh bagian marketing tiap harinya. Periode laporan ini adalah
mingguan.
3. Data Harga
Data ini berguna untuk mengetahui harga paket yang ditawarkan sesuai
dengan fasilitas yang disediakan.
4. Data Suplier
Data ini berguna bagi perusahaan untuk tempat pengorderan barang bagi
perusahaan PT. Sawah Besar disetiap harinya. Periode laporan ini adalah
bulanan.
5. Data Penjualan
Dari data ini dapat diperoleh kesimpulan tentang jenis obat yang paling
diminati oleh konsumen, Jumlah jenis barang yang dipesan dan dipasarkan
menurut selera konsumen.
6. Data Laporan Keuangan
Data ini sangat berguna bagi perusahaan sebagai aset pemasukkan modal yang
didapatnya dalam perusahaan yang dijalankannya selama ini, dari semua datadata tersebut dapat berupa transaksi-transaksi yang mana dapat dibuat suatu
laporan yang sangat menentukan bagi perusahaan yang periode laporannya
disetiap setahun sekali untuk dapat mengetahui laba dan ruginya diperusahaan
PT. Sawah Besar tersebut. Perancangan dan pembuatan interface bagi user
untuk laporan keuangan yang dihasilkan dari transaksi-transaksi yang terjadi
seperti laporan gaji, laporan jurnal, laporan buku besar, laporan pendapatan,
laporan pengeluaran, dan laporan laba rugi.
KEBUTUHAN PROSES
Sistem yang akan dibuat nantinya merupakan suatu sistem kompleks
mengenai pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem akuntansi
penjualan dan pembelian obat-obatan pada PT. Sawah Besar Surabaya. Adapun
proses yang terjadi di dalam perusahaan sehubungan dengan sistem informasi
akuntansi penjulan dan pembelian obat-obatan, adalah :
1. Proses penjualan
Dalam proses penjualan ini, PT. Sawah Besar menerapkan sistem penjualan
putus. Penjualan putus adalah penjualan yang dimulai dengan pemesanan dan
permintaan barang dari customer atau pembeli yang sistem pembayarannya
bisa dilakukan dengan cara membayar tunai atau kredit (dengan jangka waktu
yang telah ditetapkan)
2. Proses Penyimpanan Barang

Dalam proses penyimpanan barang di gudang ini, diharapkan dapat

mengetahui jumlah stock minimum barang yang ada.
3. Proses Pembelian
Dalam proses pembelian yang terjadi pada PT. Sawah Besar dimulai dengan
terpenuhinya, batas jumlah minimum suatu barang. Bagian pembelian akan
membuat surat order pembelian terhadap barang yang memenuhi jumlah
minimum serta meningkatnya jumlah permintaan barang kepada konsumen.
4. Proses Akuntansi (pembukuan)
Dalam proses akuntansi ini dapat menyediakan informasi catatan presentasi
misalnya banyaknya laba yang dihasilkan atau hutang kepada pihak tertentu.
Sebagai informasi mengarah perhatian misalnya beberapa banyak data
ekonomi yang diterima dari transaksi ekstern maupun operasi intern. Pada
proses akuntansi ini juga dapat sebagai informasi pengambilan keputusan
terhadap perusahaan tersebut. Di dalam proses akuntansi ini ada bagian
tertentu yaitu bagian jurnal, buku besar dan laporan rugi laba, laporan gaji ini
semua berfungsi untuk mencatat transaksi perusahaan dalam penjualan dan
administrasinya, dalam jurnal penjualan dan membuat laporan penjualannya.
Di dalam kebutuhan proses ini dapat digambarkan berupa diagram berjenjang
seperti gambar 3.1 merupakan gambaran diagram berjenjang untuk Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian pada Distributor Obat pada PT.
Sawah Besar Surabaya. Pada gambar 3.1 dijelaskan bahwa diagram berjenjang
tersebut terdiri dari level 0 sampai dengan level 3.

01
Sistem Informasi
Akutansi Pembelian
dan Penjualan
Level 0

12

23

34

45

Proses
Pembelian

Proses
Penyimpanan

Proses
Penjualan

Akuntasi

Level 1

Level 2

6
1.1
Proses
transaksi
pembelian

1.2
7
laporan
pembelian

2.1
8

9
2.2

Proses transaksi
penyimpanan

laporan stock
barang

3.1
10
Proses
transaksi
penjualan

Gambar 3.1 Diagram Berjenjang

ALIRAN DATA

3.2
11

4.1
12

4.2
13

laporan
penjualan

Proses Akutansi

laporan
keuangan

Dalam aliran data ini menggambarkan tentang kebutuhan-kebutuhan system

yang sekitanya dapat membantu dalam pengembangan system selanjutnya yang
meliputi struktur diagram berjenjang, dan flow diagram mulai level 0 sampai level
tertinggi
Konteks Diagram Level 0
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk
memperlihatkan interaksi sistem informasi dengan lingkungan dimana system
tersebut ditempatkan.
Dengan demikian dapat digambarkan bentuk DFD konteks diagram sistem
informasi akuntansi penjualan dan pembelian pada distributor obat pada PT.
Sawah Besar, sebagai berikut :

Order Product
Data Pembayaran
OrderReturn
OrderReturn
Data Pembayaran
Order Product

CUSTOMER

Faktur Penjualan

SUPPLIER

Faktur Pembelian

Invoice

Nota Pembelian

Data Pengiriman Product

Order Persedian Barang

Sistem Informasi Akutansi

Pemebelian dan Penjualan
PT Sawah Besar

Laporan Stock Product

Data Pengiriman
Lap Rugi Laba
Lap Buku Bank
Lap Buku Besar

Check Stock

Lap Kas Kecil

GUDANG
Lap Pemasukan
L Pengeluaran
Rekap Faktur Jual
ADMINISTRASI

Nota Pembelian

Rekap Faktur Beli

Nota Penjualan
Rakap Nota Jual
Lap Penjualan
Lap Pembelian

Gambar 3.2 DFD Level 0

Proses Level 1

KEUANGAN

10

Pada level ini merupakan sub proses dari level 0 (diagram Konteks) dimana
dalam level 1 ini terdiri dari :
a. Proses 1 (Proses Pembelian)
Proses ini merupakan proses untuk menginputkan transaksi penjualan yang
mana pada proses ini terdapat data supplier, data barang, dan data
administrasi. Data penjualan ini menjadi pusat referensi data semua transaksi
penjualan yang terjadi.
b.
Proses 2 ( Proses Penyimpanan Barang )
Proses ini merupakan proses untuk melakukan penyimpanan barang ke
gudang yang mana proses ini terdapat : data gudang, data barang.
c.
Proses 3 (Proses Penjualan)
Proses ini merupakan proses untuk menginputkan transaksi penjualan yang
mana pada proses ini terdapat data custumer, data barang, dan data
administrasi. Data penjualan ini menjadi pusat referensi data semua transaksi
penjualan
yang terjadi.
Data Pembelian
1
Faktur Beli
d.
Proses 4 (Proses Akuntansi ) Order Produc t
SUPPLIER
Proses ini merupakan proses untuk melakukan pembukuan dari semua
transaksi, proses ini terdiri dari data keuangan, data nota beli, nota jual,. Dari
proses ini akan menghasilkan laporan-laporan
seperti laporan kas kecil,
1
Pembayaran
Rekap Faktur
Beli
laporan
buku besar, laporan buku bank, laporan rugi laba.
Pengiriman
OrderReturn

Proses
Pembelian

Nota Pembelian
Data Pembelian Barang

+
Lap Pembelian

ADMINIST RASI

Data Barang

Faktur Pembelian

Stoc k Gudang

3
2

Data Barang

Laporan Stock Produc t

Order Persedian Barang

Proses
Penyimpanan

Barang

Chec k Stoc k

34

Data Barang
Lap Penjualan
Rakap Nota Jual

Proses
Penjualan

Rekap Faktur Jual

Faktur Penjualan

+
GUDANG

OrderReturn

Order Produc t

CUSTOMER

Invoic e
Pengiriman Produc t
4
6

Pembayaran

Nota Pembelian
Lap Rugi Laba
Lap Kas Kec il

Proses Akutansi

Lap Buku Bank

KEUANGAN

L Pengeluaran
Nota Penjualan
Lap Pemasukan
Lap Buku Besar

11

Gambar 3.3. DFD Level 1

Proses Level 2 dari Proses Pembelian

12

Dalam proses ini terjadi proses input transaksi pembelian yang dilakukan
perusahaan kepada supplier. Dari hasil transaksi ini akan dihasilkan sebuah
laporan pembelian yang akan dilaporkan pada bagian administrasi.
5

Brg

Stock Gudang

OrderReturn
Data Pembelian Barang
Pengiriman

SUPPLIER

1.1
1
Data Barang

Nota Pembelian
Proses
Transaksi
Pembelian

Data Supplier
4

Supplier

Faktur Pembelian
Order Produc t

Pembayaran

Data Pembelian
1.2
2

Rekap Faktur Beli

Faktur Beli

Lap Transaksi
Pembelian

ADMINISTRASI

Data Pembelian

Lap Pembelian

Gambar 3.4 DFD Level 2 Dari Proses 1

Proses Level 2 dari Proses Penyimpanan
Dalam proses ini terjadi proses input penyimpanan barang didalam gudang.
Dari hasil proses ini akan dihasilkan sebuah laporan stock barang .
3

Barang

2.1
1
Data Barang

Proses Transaksi
Penyimpanan
Barang

Data Barang
Order Persedian Barang

Stock Gudang

Check Stock

GUDANG

2.2
2
Laporam Stoc k
Gudang
Laporan Stock Product

Gambar 3.5 DFD Level 2 dari Proses 2

Proses Level 2 dari Sub Proses Penjualan

Syoc k Barang

13

Dalam proses ini terjadi proses transaksi input penjualan. Dari proses ini
menghasilkan suatu proses laporan penjualan, laporan data custumer, laporan
pengiriman. Dimana laporan akan diterima oleh administrasi.

Gambar 3.6 DFD Level 2 dari Proses 3

Proses Level 2 dari Sub Proses Akutansi
Proses ini merupakan proses input pembukuan yang dilakukan oleh bagian
keuangan. Pada proses ini terdiri dari berbagai laporan yang akan dicatat dalam
pembukuan yaitu data pengeluaran, data buku harian, nota beli, nota jual. Dapat
dilihat pada gambar 3.7 DFD Level 2 sub proses Pembukuan.
Nota Pembelian

1
4.1

Lap Pemasukan
Nota Penjualan

Proses Akutansi

Pembayaran

CUSTOMER

L Pengeluaran

KEUANGAN
7

Kas kecil

Kas kecil

4.2
2
Lap Buku Besar

Buku Besar

Buku besar

Laporan
Keuangan

Lap Buku Bank

Buku bank
9

Buku Bank

10

Rugi Laba

Lap Kas Kecil

Lap Rugi Laba

Rugi laba