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BIENVENIDOS

AL
SEMINARIO

Dr.. Adm. Vctor Reinoso Cifuentes, M. Sc.

Docente ESPOCH - FADE

UNIDAD I
EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION

1. ORIGEN Y NATURALEZA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


1.1 ORIGEN : ADAN Y EVA
1.2 ORGANIZACIONES PRIMITIVAS

LA HORDA: El mas fuerte

LA GENS: El mas anciano

EL CLAN: Sacerdotes brujos

LAS TRIBUS: El mas capaz de la Tribu

EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION

2. APLICACIN DE LA ADMINISTRACION EMPIRICA Y CIENTIFICA


2.1 LA ADMINISTRACION
EMPIRICA

2.2 LA ADMINISTRACION
CIENTIFICA

Intuicin

Mtodo

Costumbre

Sistema

Experiencia

Tcnica
Principios
Normas
Reglas
Otros

UNIDAD II
DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION
1. DEFINICIONES :
1. 1 .-Para Wilburg Jimnez Castro:

Es una ciencia social, compuesta de principios , tcnicas y practicas, cuya


aplicacin a conjuntos humanos, permite establecer sistemas racionales de
esfuerzos cooperativos a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos
comunes que individualmente no es factible lograr

1.2 .-Para Vctor Reinoso C.:


Es prever, planificar, organizar, integrar, dirigir, controlar y coordinar, los recursos de
una empresa, institucin u organismo social para lograr el xito deseado.

DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION

2. TIPOS DE ADMINISTRACION

2.1 ADMINISTRACION PUBLICA


Pertenece al Estado
Gobierna el poder Ejecutivo

2.2 LA ADMINISTRACION PRIVADA


Personas naturales
Personas jurdicas: reconocida por un Ministerio Estatal
2.3 LA ADMINISTRACION MIXTA
Integracin de capitales, sector publico y privado

UNIDAD III
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y
OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD DE ACUERDO AL CURSO O SEMINARIO


1.1 EMPRESA
Es toda organizacin de propiedad publica, privada o mixta, cuyo
objetivo primordial es fabricar, distribuir mercadera o proveer servicios a
la colectividad mediante el pago de los mismos

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y


OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.2 MUNICIPIO
Puede ser una entidad administrativa. Lo habitual es
que agrupe a una nica localidad, aunque tambin el
concepto se utiliza para nombrar a un pueblo o una
ciudad. Algunos pases que no utilizan la nocin de
municipio apelan al concepto de comuna, que constituye
una entidad territorial equivalente.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y


OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.3 INSTITUCION
Una institucin es una cosa establecida o fundada. Se
trata de un organismo que cumple con una funcin de
inters pblico o privado. Institucin puede utilizarse
como sinnimo de instituto, organizacin o entidad,
segn el contexto

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y


OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.4 GREMIO
Se conoce como gremio a la corporacin formada por
personas que desarrollan una misma profesin, oficio o
actividad. Se trata de organizaciones que suelen estar
regidas por estatutos especiales y distintas ordenanzas

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y


OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.5 ASOCIACION
Asociacin es la accin y efecto de asociar o asociarse (unir una persona a
otra para que colabore en algn trabajo, juntar una cosa con otra para un
mismo fin, establecer una relacin entre cosas o personas)

Sector Asociativo.

Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas


naturales, con actividades econmicas productivas similares o complementarias, con el
objeto de producir , comercializar y consumir bienes y servicios lcitos y socialmente
necesarios, auto abastecerse de materia prima , insumos herramientas , tecnologa,
equipos y otros bienes, o comercializar su produccin en forma solidaria y auto
gestionada bajo los principios de la presente Ley (Ley Orgnica de la Economa Popular
y Solidara y del Sector Financiero Popular y Solidaria

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y


OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.6 PARROQUIA
En Ecuador, la parroquia es la divisin poltico-territorial
de menor rango. El conjunto de estas se organizan bajo
la forma jurdico-poltica de la municipalidad que es la
autoridad jurisdiccional del cantn en asuntos
administrativos. Existen dos tipos de parroquias: la
urbana y la rural. La parroquia urbana es aquella que se
encuentra circunscrita dentro de la metrpoli o ciudad.
Consta de toda la infraestructura necesaria para ser una
ciudad principal. La parroquia rural son aquellas que son
apartadas de la ciudad principal o metrpoli. Suelen ser
comarcas o conjunto de recintos cuyos pobladores viven
de labores agrcolas y del campo.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y


OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.7 CANTON
En algunos pases, divisin territorial y administrativa,
caracterizada por estar dotada de un importante grado
de autonoma poltica .

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y


OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.8 ENTIDAD
Una entidad puede ser pblica o privada y esta bajo el
rgimen de su estatuto, puede se una dependencia
ministerial, una empresa estatal o privada, o un servicio
publico determinado.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y


OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.9 ORGANISMO
Conjunto de oficinas, dependencias o empleos que
forman un cuerpo o una institucin dedicados a un fin
determinado.

2. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

2.1 ECONMICO:
Utilidades,
Inversionistas,

Acreedores.
2.2 SERVICIO:
Oferta de acuerdo a las necesidades de los consumidores
2.3 SOCIAL:
Servicio a la comunidad,

Servicio de responsabilidad social dentro de la empresa


Clima organizacional

LA EMPRESA Y SU PROCESO

1.3 RECURSOS DE LAS EMPRESAS

RECURSOS
HUMANOS
Mano de obra no
calificada
Mano de obra semi
calificada
Mano de obra calificada
Mano de obra tcnica
Mano de obra
profesional

RECURSOS
TECNOLOGICOS

RECURSOS
ECONOMICOS
Capital propio
Capital ajeno

Adquisicin de
conocicmientos
Desarrollo y
capacitacin
Transferencia de
tecnologa

LA EMPRESA Y SU PROCESO

RECURSOS MATERIALES

Terreno
Edificio
Maquinarias
Bienes Muebles
Materia Prima
Vehculos
Otros

RECURSOS LOGSTICOS

Bienes
Servicios
Humanos
Financieros
Otros

UNIDAD IV
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES
PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

1. PRINCIPIO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Poder de mandar y hacerse obedecer


Autoridad formal
Autoridad informal
Responsabilidad

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

2. PRINCIPIO DE DIVISION DEL TRABAJO

Se produce por el aumento del tamao de la Empresa o


Institucin
Delegacin de funciones
Delegacin de Autoridad y responsabilidad

Estructuracin de la empresa
Especializacin

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

3. PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO

El empleado o trabajador debe obedecer ordenes de un


solo jefe (jefe inmediato superior)
Cuando no se cumple con esto se rompe las relaciones
humanas

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

4. PRINCIPIO DE DIRECCION

Nombrar un solo jefe para un departamento o proyectos


Cuando existen dos o mas personas como jefes eso es una
monstruosidad

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

5. PRINCIPIO DE ORDEN

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar


Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

6. PRINCIPIO DE JUSTICIA O EQUIDAD

El trato a las personas debe ser equitativo : amigos y


opositores
No dar preferencia por asuntos polticos , amistades ,
compadrazgos, etc..

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

7. PRINCIPIO DE ESPIRITU DE GRUPO

Integracin grupal positiva


Integracin grupal negativa
Trabajos en grupos
Inters general sobre el inters particular

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

8. PRINCIPIO DE MOTIVACION

Reconocimiento por trabajos cumplidos (individual o grupal)


Reconocimiento por escrito o verbal
Reconocimiento econmico
Reconocimiento publico

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

9. PRINCIPIO DE CREATIVIDAD

Reconocimiento por nuevas iniciativas


Dejar desarrollar las iniciativas
Considerar a toda persona: inteligente , capaz e idnea

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

10. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO

Conocer al colrico
Conocer al apasionado
Conocer al nervioso
Conocer al sentimental
Conocer al aptico

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES


PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

11. PRINCIPIO DE AMOR Y PASION


Amor sublime ( Dios padres)
Todo lo que se haga con verdadero amor lo conseguirs
Quien confa en si mismo , da amor a los dems
Quien ama , es atractivo, magntico ( atrae) , pasin
Para alcanzar la pasin debe amar y servir a la comunidad,
ayudar a cumplir las aspiraciones de otros

UNIDAD V
1. QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES
Las Empresas o Instituciones son administradas por todas las personas que tienen bajo su

responsabilidad dirigir Recursos Humanos


1.1 PERSONAS NATURALES:

1.2 PERSONAS JURIDICAS :

Dueos

Constitucin del estado

Propietarios

Ley de Compaas

Gerentes

Ley de Artesanos

Otros

Ley Orgnica de la Economa Popular y Solidaria y


del Sector Financiero Popular y Solidario

Cdigo de Organizacin Territorial, Autonoma y


Descentralizacin (COOTAD)

Ley Orgnica de Empresas Publicas

Ley Orgnica de Educacin Superior

Otros

QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

2. CON QUE NOMBRES SE CONOCE A LOS ADMINISTRADORES?

Dueo del negocio


Propietario del negocio

Gerente
Jefe
Director
Administrador
Presidente
Lder
Coordinador

UNIDAD VI
LA GERENCIA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

(APLICACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO)

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE


LOS ADMINISTRADORES
1. PREVISION
Qu voy hacer?
1. PROPSITO (IDEA)
Industria
Comercio
Servicio

2. INVESTIGACIN
Cuestionarios
Entrevista
Observacin de trabajo

3. CURSOS ALTERNATIVO DE ACCIN


Seleccionar una alternativa (negocio)

V I S I O N

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE


LOS ADMINISTRADORES
2. P L A N I F I C A C I O N
Qu se va hacer?
OBJETIVO: representa lo que espera alcanzar en el futuro META -FIN

POLTICA: gua camino orientacin accin y efecto


PROCEDIMIENTO mtodos: serie de labores concatenadas manera de ejecutar un
trabajo
PROGRAMAS: conjunto de objetivos, polticas, procedimiento / fecha inicial y final
COSTOS / PRESUPUESTO: plan de accin financiera / costos de programas
Estrategia: FODA DOFA / constituye un programa general para alcanzar los objetivos y
poner en practica la misin
TCTICA: Experiencia habilidades y destrezas que apoyan a la estrategia en la toma de
decisiones
CONTROL: retroalimentacin (feedback)

M I S I O N

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE


LOS ADMINISTRADORES
3. O R G A N I Z A C I N
Cmo se va hacer?
a. Estructuras:

b. Sistema operativo:

Organigrama: estructural
funcional -personal

Mtodos: forma o manera de hacer


las cosas

Niveles de jerarqua: directivo


ejecutivo auxiliar operativo asesora

Procedimientos: pasos a ejecutarse


de las actividades

Funciones departamentales :
funciones departamentos unidades

Manuales: gua autorizada que sirve


complemento de los organigramas
gua para orientar las actividades de
una empresa

Puestos y actividades:
funciones a tareas de cada
puesto de trabajo

Instructivos: son partes que refuerzan


a los reglamentos o actividades
especificas

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE


LOS ADMINISTRADORES
4. I N T E G R A C I O N
Con qu se va hacer?
1. ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
a. Requerimiento de recursos humanos:
Reclutamiento
Seleccin
Examen medico Induccin
Clasificacin
Adiestramiento
Capacitacin
Desarrollo ( Individual y organizacional)

b. psicologa organizacional
( Conducta -Comportamiento del hombre,
en el puesto de trabajo ; en las empresas
o instituciones)
2. ADMINISTRACIN DE COSAS Y BIENES

Materiales
Econmico
Tecnolgico
Logstico

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE


LOS ADMINISTRADORES
5. D I R E C C I O N
Ver que se haga?

Comunicacin

Estilos de
direccin

Delegacin

Motivacin

Liderazgo

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE


LOS ADMINISTRADORES
6. CONTROL
Cmo se ha realizado?

Inspeccin
(Colegio, Polica)

Supervisin
(Instructor, Asesor)

Evaluacin
(Ley Org. Del Ser. Publico)
(Cdigo de trabajo)
(Ley Org. Educacin Superior)

Seguimiento
(para mejorar)

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE


LOS ADMINISTRADORES
7. COORDINACION
Quin, Quienes han realizado? Sincronizacin de actividades
Relaciones Humanas
Relaciones Pblicas

Creatividad
Espritu empresarial

8.CUADRO RESUMEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PREVER

PLANIFICAR

ORGANIZAR

INTEGRAR

DIRIGIR

CONTROLAR

TECNICO

LOGISTICO

PARA USAR
EFICIENTEMENTE LOS
RECURSOS DE LA
EMPRESA

HUMANO

MATERIAL

ECONOMICO

PARA CUMPLIR CON LOS


OBJETIVOS DESEADOS POR
LAS EMPRESAS,
INSTITUCIONES ,ONG

COORDINAR

UNIDAD VII
LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN
EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

1. LOS HOMBRES TRIUNFADORES ( EXITOSOS)

Procreacin del hombre

LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN


EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

2. HOMBRES EXITOSOS EN EL MUNDO


JESUS (Beln Judea)

MAHATMA GANDHI
(Mahatma = Alama Grande)
(Nombre propio Mohandas Karamchand Gandhi)
(India)

LUIS NOBOA NARANJO


(Ecuador)

LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN


EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

3. MUJERES EXITOSOSAS EN EL MUNDO

MADRE TERESA DE CALCUTA (Agnes Gonxha Bojaxhiu)


(Albanesa India)
Fundadora de la Orden de las Misioneras de la Caridad
Premio Nobel dela Paz - 1979

RIGOBERTA MENCHU
(Guatemala)
Premio Nobel de la Paz -1992

LOURDES TIBAN
(Ecuador)

4. PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS


PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

Motivadores

Determinantes
Planificadores

GG

Innovadores

FF

DSDAD

Lo que se desea

Ambiciosos
Competentes

Creadores

Organizadores

Imparciales

Don de gentes

Lderes

Positivos

Responsables

Comprensivos

Equilibrados

Conservadores

Observadores

Profesionales

Confidentes

Calidad humana

Saber escuchar

Persistentes

Agradables

Colaboradores

PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS


PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

JJ

Lo que NO se desea

Chismosos

Carcter ogros

Dejados

Negativos

Mal genios

Problemticos

Peleones

Que se quieran
ellos mismos

Mentirosos

Necios

Testarudos

Ociosos

Irracionales

Incomprensibles
Disociadores

5. - 15 Caractersticas de un empleado Triunfador


1. Ser experto (conocimiento)

7.Aprender constantemente
(capacitacin)

2. Contacto con otros conocimientos

8.Perseverancia

3. Luchar por un objetivo comn

9.Dominar otro idioma

4. Grado de motivacin

5. Nuevos y mejores
desarrollar el trabajo

mtodos

6. Crecer
profesionalmente
oportunidades de desarrollo)

para

10.Disfrutar lo que esta haciendo


11.Aplicar relaciones interpersonales

(buscar 12.Saber comunicar


13. Ser creativo
14.Saber escuchar
15. Administrar su tiempo

Secretarias Gerenciales
..TRIUNFADORAS..!
No escuches a los mediocres que te dicen .. NO SE PUEDE.. !

Solo escucha a los optimistas que te dicen .. AVANZA, TU PUEDES..!

UNIDAD VIII
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS
EMPRESAS E INSTITUCIONES
1. LA ORGANIZACIN
El trmino organizacin, viene del griego ORGANON, que significa INSTRUMENTO,
de hecho es un INSTRUMENTO QUE SIRVE PARA ORGANIZAR UNA EMPRESA O
INSTITUCIN
La organizacin es un producto humano y como tal , nunca ser perfecta pero si
perfectible
Toda organizacin debe estar encaminada a un fin
Organizar por organizar no tiene sentido

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

2. DEFINICIONES DE ORGANIZACION

La Organizacin es un esquema de responsabilidades, es el


armazn dentro del cual y mediante el cual se puede llevar a cabo
el proceso administrativo en forma efectiva (Brech)
La organizacin es una funcin que consiste en determinar
cuales son las actividades necesarias para cualquier propsito,
disponindolas en grupos que pueda asignarse a individuos
(Urwick)

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

DEFINICIONES DE ORGANIZACION
La Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que
deben existir entre las funciones , niveles y actividades de los
elementos humanos y materiales de un organicismo social , con el fin
de lograr su mxima eficiencia en la realizacin de planes y objetivos
sealados (Agustn Reyes Ponce)

La organizacin es el ordenamiento de los recursos de las empresas


e instituciones para lograr los objetivos propuestos (Vctor Reinoso)

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN
Economa de Personal .

Evitar gastos/disponer el numero exacto de personas en cada


unidad/no significa reducir personal/ reubicacin de personal de acuerdo a sus conocimientos

Economa de materiales. No entender como que se requiere adquirir materiales baratos /

Economa de maquinas y equipo.

Se dan de acuerdo a los requerimientos de la

empresa/

Economa de espacio.

Los espacios fsicos deben estar de acuerdo al numero de


maquinarias , personas, etc. de requerimiento de la empresa, que ser determinado por la logstica

Reduccin de imprevistos . Es equivalente al termino contable de imprevistos, para evitar


esto debe mantenerse logsticamente lo que se requiere para el proceso de trabajo

Economa de tiempo.

el tiempo es oro, por ende los ejecutivos deben procurar que todas
las cosas se realicen de acuerdo a los cronogramas establecidos por la empresa y el ordenamiento
lgico delos equipos y materiales

Otros , mantenimiento

equipos , maquinas, vehculos , etc.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES
4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
a. ANALISIS DEL OBJETIVO
( qu cmo cundo dnde - quin y por qu )

b. DIVISION DEL TRABAJO


Delegacin de autoridad, responsabilidad, funciones, estructuras, etc.
c. COORDINACION
A mas de los sub elementos de la coordinacin, tomar en cuenta: la forma, el tiempo y el lugar;
para lograr la coordinacin eficientemente se requiere aplicar unas buenas relaciones humanas ; significa
sincronizacin de actividades

d. DELEGACION DE AUTORIDAD
La direccin, no puede ser facultad exclusiva de una sola persona: delegacin de funciones,
limitar la autoridad, evitar conflictos, desordenes, etc. La delegacin de autoridad debe estar en
equilibrio con la responsabilidad e inversamente

e. CONTROL
A mas de los sub elementos del Control, (inspeccin, supervisin , evaluacin) es comprobar la ejecucin
como se ha planificado y se ha organizado: personal, produccin, finanzas, ventas, etc.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
f. ESTABLECIMIENTO DE DOCUMENTACION ADECUADA
Documentacin de acuerdo al requerimiento con precisin, a fin de evitar desperdicios
de materiales. Sirve para realizar tramites mediante ordenes o instrucciones, controlar
informes, etc. (control de ingresos, egreso, facturas , memorndums, recibos, oficios, etc.)
g. SIMPLIFICACION (de todo tipo de actividades)
Estar de acuerdo con el avance de la tecnologa
Satisfacer las necesidades de los clientes
Cambios de diseos, tamaos, calidades, uso de materia prima de calidad,
maquinaria, mtodos de fabricacin, etc. (las computadores eran inmensas, ahora son sumamente
pequeas)

h. ESTANDARIZACION
Crear hbitos que faciliten la ejecucin, disminucin de los costos, buscar mayores
rendimientos de las inversiones, ahorrar tiempo, dinero, evitar elevacin de costos
(ejm.)
Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 100 pares/ Un Trabajador, trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 90 pares, /Un
Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 80 pares

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
i. INSTRUCTIVOS
Elaboracin de instructivos, de conformidad con el Reglamento interior
de la empresa o institucin, sujetndose de conformidad con el Cdigo
de Trabajo, Ley Orgnica de Servicio Publico , Estatuto, etc., que pueden
ser generales, especficos y colaterales
j. CUADROS Y GRAFICOS
Reforzar informes ejecutivos con cuadros y grficos
de mil palabras y que representa toda la parte terica en un solo grfico)

( un grfico habla por mas

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL


DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
(Tipos o modelos de organizacin )

Conocidas tambin como tipos o modelos, a travs de los cuales


se pueden desarrollar sistemas de organizacin
Se determina las relaciones entre los diversos niveles de
jerarquas dentro de las empresas o instituciones

Ninguno de estos tipos se pueden adoptar en forma pura o


absoluta, estarn de acuerdo con sus peculiaridades o
requerimientos administrativos

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL


DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS


5.1.1 ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

VENTAJAS
a.
b.
c.
d.

e.
f.
g.
h.
i.

Sencillo y claro. ( empresa familiar , microempresa)


No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad
Se facilita la rapidez de accin.
Se crea una firme disciplina (cada jefe adquiere toda su
autoridad, ya que para sus subordinados es el nico que la
posee).
Es ms fcil y til en la pequea empresa.
Simplicidad por tener un solo jefe.
Se delimita concretamente la autoridad y la responsabilidad
Mayor facilidad para imponer la disciplina.
Mayor facilidad al jefe de entrenarse en su trabajo por ser
mas limitado

ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

DESVENTAJAS
a. Se carece de la especializacin.
b. No hay flexibilidad para futuras expansiones.
c. Es muy difcil capacitar a un jefe para supervisar en todos los
aspectos que debe coordinar.
d. Falta de cooperacin entre los jefes de grupo.
e. Hay peligro de autocracia, impidiendo a los jefes la iniciativa de
los subalternos.
f. Se pone excesiva confianza en la habilidad de los jefes.
g. Pueden suscitarse rivalidades entre los jefes.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

TIPOS DE ESTRUCTURAS

5.1.2 ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF

ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF

VENTAJAS
a. Parece ser el ms conveniente para las empresas en lo general, pues conserva muchas
ventajas de tipo militar y elimina muchos de sus inconvenientes.
b. Introduce consejo mediante investigaciones y recomendaciones tcnicas, pero retiene
indivisa la autoridad de los jefes verticales ejecutivos.
c. Se agrega flexibilidad al organismo, utilizando consejeros que complementen la labor de los
jefes verticales, sin eliminar la autoridad del tipo militar.
d. La funcin de los especialistas es instruir acerca de los principios b-sicos y mtodos
particulares de organizacin, as como vigilar su observancia
e. Se aplica el principio de la divisin del trabajo en su fase fundamental sea segregando la
funcin de pensar de la tarea de obrar, pudiendo seleccionarse el personal de acuerdo con
sus caractersticas individuales de introversin o extraversin.
f. Existen mayores posibilidades de estudiar y corregir los defectos existentes en las relaciones
departamentales.
g. Se mejoran los mtodos de administracin pues los consultores estn mejor dispuestos a
aceptar los adelantos y novedades de la tcnica, que los ejecutivos.
h. Por su conexin con los consultores, existen oportunidades para los ejecutivos de ampliar
sus conocimientos.

ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF

DESVENTAJAS
a. Los consultores hacen recomendaciones y los ejecutivos dan rdenes existiendo el
peligro de que el personal confunda la naturaleza de las unas con el de las otras.
b. La intervencin de los consultores puede servir de pretexto a los ejecutivos para
declinar responsabilidades.
c. Puede haber tendencias por parte de los consultores a extralimitarse dando
rdenes, y por parte del personal a darles a dichos consultores ms importancia que
a su jefe vertical.
d. De ello puede derivase conflictos de autoridad crendose rivalidades
e. entre ambas clases de jefes.
f. Si los ejecutivos se sujetan estrictamente a SU tarea de obrar, haciendo a un lado la
de pensar, puede apropiarse su actuacin, as como las relaciones con los
subalternos.
g. Puede surgir el desaliento entre los consultores cuando sus estudios,
cuidadosamente preparados y claramente expuestos, no se toman en cuenta ni son
debidamente apreciados por los ejecutivos

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS


5.1.3 ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

VENTAJAS
a. Tal divisin de funciones hace ms efectiva la apreciacin del esfuerzo
del personal.
b. Por ello pueden determinarse e imponerse estndares.
c. Se promueve la mayor eficiencia personal.
d. Es posible el empleo del personal no calificado.
e. Se promueve la cooperacin.
f. Los casos de emergencia los pueden resolver los subalternos,
g. Se limitan los errores de un solo jefe.
h. La desaparicin de un jefe funcional no tiene la misma trascendencia
que la de uno vertical
i. Una seccin puede depender de uno o varios departamentos.

ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

DESVENTAJAS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Se requieren instrucciones y cartillas definidas.


Su implementacin y mantenimiento son ms costosos,
Hay dificultad en forzar el aprendizaje.
La disciplina es ms dbil.
La coordinacin es ms difcil por la divisin de autoridad.
La exactitud se obtiene a costa de la rapidez
No es fcil desarrollar ejecutivos completos

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS


5.1.4 ORGANIZACIN POR COMITES

ORGANIZACIN POR COMITES

VENTAJAS
a. Puede llegarse a las mejores decisiones en los problemas administrativos, previa
su discusin entre varias personas.
b. Las decisiones tienen un aspecto impersonal y son de mayor fuerza que las
emanadas de un solo individuo, pues stas en ocasiones producen
resentimiento si son expuestas con falta de tacto.
c. Como en el seno de las juntas se tratan necesariamente asuntos que abarcan
varios departamentos, hay mayores posibilidades de coordinacin y de
fomentar el espritu de cooperacin.
d. No siendo las decisiones consecuencia del criterio de una sola persona sino de
un grupo que las expone de acuerdo con precedentes determinados, la poltica
general de !a empresa se desarrolla en forma ms estable
e. Por el estudio de la generalidad de los problemas de la empresa y la forma de
tomar sus acuerdos, el comit es un medio propicio para la pre-paracin y
entrenamiento de jefes ejecutivos.

ORGANIZACIN POR COMITES

DESVENTAJAS
a. Las desventajas solo pueden hallarse en os comits por ejecutivos,
como regia general, pues la disparidad de criterios son los menos
capacitados para ejecutar.
b. Las decisiones se toman por transaccin entre varias personas o
sea con promedio de juicios, prevaleciendo este en algunos casos
sobre el criterio de algn funcionario experimentado y con
conocimiento de causa, a quien aplasta la mayora.
c. No se crea un sentido de responsabilidad personal, el cual siempre
es un freno que evita se tomen resoluciones poco meditadas.
d. Los comits cuando son ocasionales, ocupan el tiempo
generalmente valioso de los ejecutivos.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS


EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS


5.1.5 ORGANIZACIN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)

ORGANIZACIN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)

VENTAJAS

a. Los ejecutivos del proyecto determinan "que" es lo que hay que hacer y
"cundo" y el jefe de la unidad decide " como" y "quien" ha de hacerlo.
b. Es una herramienta que da una gran flexibilidad en el uso de los recursos
humanos calificados
c. La direccin est centrada en el objetivo.

DESVENTAJAS

a. Muchas veces los gerentes del proyecto tienen autoridad delegada del ms
alto jefe comn, lo que conduce a conflictos de autoridad que perjudica el
logro del objetivo.
b. La autoridad para dirigir las actividades del proyecto se transfiere a los jefes
de unidades cuya labor no es exclusiva para el proyecto, hace que surjan con
frecuencia problemas de prioridad al interior de las unidades permanentes,
las que pueden afectar a los resultados en el tiempo previsto.

UNIDAD IX
LOS ORGANIGRAMAS

SE LOS CONOCE COMO:


Cartas de organizacin
Diagramas de organizacin
Cartograma
Cuadro jerrquicos
Cuadro de organizacin

LOS ORGANIGRAMAS

9.1 DEFINCION DE ORGANIGRAMAS

Es la representacin grfica que muestra la estructura orgnica


interna , de la organizacin formal e informal de una empresa u
organismo social, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, las las
principales funciones departamentales, lneas de autoridad y
responsabilidad que se desarrollan en un ente social (Vctor Reinoso)

LOS ORGANIGRAMAS

9.2 ORGANIGRAMAS MAS UTILIZADOS EN EL ECUADOR

Existen diversas tipologas de elaboracin de


ORGANIGRAMAS, pero los ms usados en el Ecuador son:

Por su Objeto o Contenido

LOS ORGANIGRAMAS

a. ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES
Representan la estructura interna de una empresa,
Institucin u organismo social

Es el esqueleto de la empresa
Es la radiografa de la empresa
Se puede representar en forma SINTTICA, Lo ms
importante de la empresa (Unidades principales)
En forma ANALTICA ( todos las unidades de la empresa
con sus divisiones)

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA INDUSTRIAL XYZ CIA. LTDA.

LOS ORGANIGRAMAS

b. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES

Se utiliza el mismo ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL como base, pero se determina las


funciones de cada unidad

En ningn caso las funciones de las personas


Ej.:
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO( ESPOCH)

Funciones del Consejo Politcnico

Las funciones del Rectorado, no del Rector


Las funciones del Departamento Financiero, no del Director Financiero

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO XLTDA.

LOS ORGANIGRAMAS

c. ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL

Solo se realiza desde las personas que tienen sueldo y no de aquellos que perciben dietas
Ej.
Consejo universitario / NO
Junta Accionistas / NO
Directorio / NO
Directiva /NO

Solamente a partir de
Rector
Gerente
Presidente de la Republica

Estos organigramas se determinan


El nmero de personas
El sueldo que perciben, en cada unidad administrativa
Sirven para realizar anlisis de presupuestos

No es recomendable exhibir, por las crticas

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL

LOS ORGANIGRAMAS

9.3 ALGUNOS CRITERIOS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS


a. El organigrama elaborado debe ser de utilidad, prctico, no complejo.
b. Que sea real y autntico, es decir que sea fiel reflejo de las jerarquas existentes.
c. Que sea divulgado y conocido por todos los componentes de la empresa e incluso
ajenas a la misma, tales como clientes, proveedores, etc.
d. Que est actualizado
e. Primero se deben crear los puestos de trabajo, despus se adaptan las personas a
estos puestos de trabajo, y nunca lo contrario.
f. Que se tenga en cuenta para promocionar los ascensos.
g. Que se tenga en cuenta, cuando aparezcan nuevas funciones a desarrollar en la
empresa.
h. En el organigrama deben figurar las funciones, no el nombre de los puestos que
aparecen.

9.4 REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.1 IDENTIFICACION
Se debe colocar en la parte
superior del organigrama el
nombre completo del
ORGANIGRAMA o unidad
administrativa que se elabora
Las siglas de la razn social se las
ubica al lado del nombre de la
Empresa
Ejemplos :
Organigrama Estructural de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo ESPOCH
Organigrama Funcional de la Universidad Tcnica de Ambato UTA
Organigrama de Posicin de Personal de la Empresa Multiactiva Ca. Ltda.
Organigrama Estructural del Departamento Financiero de la Escuela Superior
Politcnica de Chimborazo ESPOCH

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.2 USO DE RECTANGULOS


No es saludable utilizar
figuras geomtricas que
a. FIGURAS GEOMETRICAS
pueden confundir o no
se logran escribir en su
interior

NO
SI

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

TAMAO DE LOS RECTANGULOS

b. DIMESION DE LOS
RECTANGULOS

DIRECTIVO

El tamao representan los


niveles de Jerarquas y debe
tener en su elaboracin
armona

Junta de Accionistas
Directorio

20 cm
19 cm

EJECUTIVO

Gerente
Sub Gerente

18 cm
17 cm

AUXILIAR

Secretaria,Financiero,Biblioteca

16 cm

OPERATIVO

Produccin , ventas, cobranzas

15 cm

ASESORIA

asesores

14 cm

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

Los rectngulos deben


tener
las
mismas
dimensiones por Niveles
Ejm:
contador
o
c. OBSERVACIONES
financiero, secretaria, si
es de 18 cm, todos deben
tener 18 cm ( no pueden
variar)
Se debe ubicar solo color
negro, para representar las
unidades, debe ser lo ms
simple y no colocar colores
porque daa el objetivo de
los
organigramas
y
fisonoma

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.3 USO DE LINEAS

CONTUNUA. Determinan las relaciones directas que


existen entre las distintas unidades administrativas.
Deben ser ligeramente acentuadas para distinguir
los canales de mando
( autoridad y
responsabilidad)

LINEA PUNTEADA. Representa las relaciones


especiales entre dos unidades u organizaciones,
generalmente se representan las coordinaciones
con organismos que forman parte de la dependencia
que se la representa como: Comisiones y Comits

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

USO DE LINEAS

LINEA DE ASESORIA. Se la representa con una lnea


fina y un rectngulo a continuacin

LINEA AUXILIAR , ADMINISTRATIVA O DE APOYO .


Se la representa por una lnea continua y un
rectngulo abajo

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.4. NIVELES DE JERAQUIAS


Deben representarse claramente los niveles de jerarqua como son
Como caracterstica especial se debe trabajar en forma de BLOQUES todos los organigramas para identificar los
niveles de jerarquas

BLOQUES

5. ASESOR

1. DIRECTIVO
O LEGISLATIVO
2. EJECUTIVO

3. AUXILIAR

4. OPERATIVO

Asamblea General de Socios, Junta de


Accionistas, Directorio
Presidente, Vicepresidente de la Republica,
Gerente, Sub Gerente,, Presidente y
Vicepresidente de Gremios
Secretaria, Contador, Financiero, Administrativo,
Estadstica, Biblioteca, Computo, etc.
Los que cumplen con el objetivo de la empresa
Produccin , ventas, Facultades, Vocales de Gremios,
Tcnico , atencin al Cliente

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.5 LEYENDAS
Se debe escribir todo el nombre de la
unidad administrativa de preferencia,
solo se permite las abreviaciones que
nos indica la Gramtica Castellana
Ejemplos:
Departamento Financiero ( Dpto. Financiero)
Departamento de Produccin ( Dpto. Produccin)
Estadstica (Estad.)
Administracin (Adm.)
Contabilidad ( Cont.)

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.6 CUADRO DE REFERENCIAS


a. Se debe ubicar en la parte inferior del organigrama un cuadro pequeo de referencia que
tenga armona con el Organigrama
b. El cuadro de referencia es para dar una mayor comprensin de la estructura interna de la
empresa

CUADRO DE REFERENCIAS
1.
2.
3.
4.
5.

NIVELES DE JERARQUIAS
N. Directivo
N. Ejecutivo
N. Auxiliar o Apoyo
N. Operativo
N. Asesora

CLAVES
Autoridad
Auxiliar de
Dependencias
Asesora
Coordinacin

ELABORADO

APROBADO

Por:

Por:

Fecha:

Fecha:

TELEFONO: 03 284534 / CELULAR MOVI: 099933572


EMAIL:
vreinoso@fundiempresa.org.ec
v_reinoso@espoch.edu.ec

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