AL
SEMINARIO
UNIDAD I
EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION
EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION
2.2 LA ADMINISTRACION
CIENTIFICA
Intuicin
Mtodo
Costumbre
Sistema
Experiencia
Tcnica
Principios
Normas
Reglas
Otros
UNIDAD II
DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION
1. DEFINICIONES :
1. 1 .-Para Wilburg Jimnez Castro:
2. TIPOS DE ADMINISTRACION
UNIDAD III
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y
OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.2 MUNICIPIO
Puede ser una entidad administrativa. Lo habitual es
que agrupe a una nica localidad, aunque tambin el
concepto se utiliza para nombrar a un pueblo o una
ciudad. Algunos pases que no utilizan la nocin de
municipio apelan al concepto de comuna, que constituye
una entidad territorial equivalente.
1.3 INSTITUCION
Una institucin es una cosa establecida o fundada. Se
trata de un organismo que cumple con una funcin de
inters pblico o privado. Institucin puede utilizarse
como sinnimo de instituto, organizacin o entidad,
segn el contexto
1.4 GREMIO
Se conoce como gremio a la corporacin formada por
personas que desarrollan una misma profesin, oficio o
actividad. Se trata de organizaciones que suelen estar
regidas por estatutos especiales y distintas ordenanzas
1.5 ASOCIACION
Asociacin es la accin y efecto de asociar o asociarse (unir una persona a
otra para que colabore en algn trabajo, juntar una cosa con otra para un
mismo fin, establecer una relacin entre cosas o personas)
Sector Asociativo.
1.6 PARROQUIA
En Ecuador, la parroquia es la divisin poltico-territorial
de menor rango. El conjunto de estas se organizan bajo
la forma jurdico-poltica de la municipalidad que es la
autoridad jurisdiccional del cantn en asuntos
administrativos. Existen dos tipos de parroquias: la
urbana y la rural. La parroquia urbana es aquella que se
encuentra circunscrita dentro de la metrpoli o ciudad.
Consta de toda la infraestructura necesaria para ser una
ciudad principal. La parroquia rural son aquellas que son
apartadas de la ciudad principal o metrpoli. Suelen ser
comarcas o conjunto de recintos cuyos pobladores viven
de labores agrcolas y del campo.
1.7 CANTON
En algunos pases, divisin territorial y administrativa,
caracterizada por estar dotada de un importante grado
de autonoma poltica .
1.8 ENTIDAD
Una entidad puede ser pblica o privada y esta bajo el
rgimen de su estatuto, puede se una dependencia
ministerial, una empresa estatal o privada, o un servicio
publico determinado.
1.9 ORGANISMO
Conjunto de oficinas, dependencias o empleos que
forman un cuerpo o una institucin dedicados a un fin
determinado.
2.1 ECONMICO:
Utilidades,
Inversionistas,
Acreedores.
2.2 SERVICIO:
Oferta de acuerdo a las necesidades de los consumidores
2.3 SOCIAL:
Servicio a la comunidad,
LA EMPRESA Y SU PROCESO
RECURSOS
HUMANOS
Mano de obra no
calificada
Mano de obra semi
calificada
Mano de obra calificada
Mano de obra tcnica
Mano de obra
profesional
RECURSOS
TECNOLOGICOS
RECURSOS
ECONOMICOS
Capital propio
Capital ajeno
Adquisicin de
conocicmientos
Desarrollo y
capacitacin
Transferencia de
tecnologa
LA EMPRESA Y SU PROCESO
RECURSOS MATERIALES
Terreno
Edificio
Maquinarias
Bienes Muebles
Materia Prima
Vehculos
Otros
RECURSOS LOGSTICOS
Bienes
Servicios
Humanos
Financieros
Otros
UNIDAD IV
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES
PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)
Estructuracin de la empresa
Especializacin
4. PRINCIPIO DE DIRECCION
5. PRINCIPIO DE ORDEN
8. PRINCIPIO DE MOTIVACION
9. PRINCIPIO DE CREATIVIDAD
Conocer al colrico
Conocer al apasionado
Conocer al nervioso
Conocer al sentimental
Conocer al aptico
UNIDAD V
1. QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES
Las Empresas o Instituciones son administradas por todas las personas que tienen bajo su
Dueos
Propietarios
Ley de Compaas
Gerentes
Ley de Artesanos
Otros
Otros
Gerente
Jefe
Director
Administrador
Presidente
Lder
Coordinador
UNIDAD VI
LA GERENCIA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
2. INVESTIGACIN
Cuestionarios
Entrevista
Observacin de trabajo
V I S I O N
M I S I O N
b. Sistema operativo:
Organigrama: estructural
funcional -personal
Funciones departamentales :
funciones departamentos unidades
Puestos y actividades:
funciones a tareas de cada
puesto de trabajo
b. psicologa organizacional
( Conducta -Comportamiento del hombre,
en el puesto de trabajo ; en las empresas
o instituciones)
2. ADMINISTRACIN DE COSAS Y BIENES
Materiales
Econmico
Tecnolgico
Logstico
Comunicacin
Estilos de
direccin
Delegacin
Motivacin
Liderazgo
Inspeccin
(Colegio, Polica)
Supervisin
(Instructor, Asesor)
Evaluacin
(Ley Org. Del Ser. Publico)
(Cdigo de trabajo)
(Ley Org. Educacin Superior)
Seguimiento
(para mejorar)
Creatividad
Espritu empresarial
PREVER
PLANIFICAR
ORGANIZAR
INTEGRAR
DIRIGIR
CONTROLAR
TECNICO
LOGISTICO
PARA USAR
EFICIENTEMENTE LOS
RECURSOS DE LA
EMPRESA
HUMANO
MATERIAL
ECONOMICO
COORDINAR
UNIDAD VII
LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN
EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
MAHATMA GANDHI
(Mahatma = Alama Grande)
(Nombre propio Mohandas Karamchand Gandhi)
(India)
RIGOBERTA MENCHU
(Guatemala)
Premio Nobel de la Paz -1992
LOURDES TIBAN
(Ecuador)
Motivadores
Determinantes
Planificadores
GG
Innovadores
FF
DSDAD
Lo que se desea
Ambiciosos
Competentes
Creadores
Organizadores
Imparciales
Don de gentes
Lderes
Positivos
Responsables
Comprensivos
Equilibrados
Conservadores
Observadores
Profesionales
Confidentes
Calidad humana
Saber escuchar
Persistentes
Agradables
Colaboradores
JJ
Lo que NO se desea
Chismosos
Carcter ogros
Dejados
Negativos
Mal genios
Problemticos
Peleones
Que se quieran
ellos mismos
Mentirosos
Necios
Testarudos
Ociosos
Irracionales
Incomprensibles
Disociadores
7.Aprender constantemente
(capacitacin)
8.Perseverancia
4. Grado de motivacin
5. Nuevos y mejores
desarrollar el trabajo
mtodos
6. Crecer
profesionalmente
oportunidades de desarrollo)
para
Secretarias Gerenciales
..TRIUNFADORAS..!
No escuches a los mediocres que te dicen .. NO SE PUEDE.. !
UNIDAD VIII
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS
EMPRESAS E INSTITUCIONES
1. LA ORGANIZACIN
El trmino organizacin, viene del griego ORGANON, que significa INSTRUMENTO,
de hecho es un INSTRUMENTO QUE SIRVE PARA ORGANIZAR UNA EMPRESA O
INSTITUCIN
La organizacin es un producto humano y como tal , nunca ser perfecta pero si
perfectible
Toda organizacin debe estar encaminada a un fin
Organizar por organizar no tiene sentido
2. DEFINICIONES DE ORGANIZACION
DEFINICIONES DE ORGANIZACION
La Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que
deben existir entre las funciones , niveles y actividades de los
elementos humanos y materiales de un organicismo social , con el fin
de lograr su mxima eficiencia en la realizacin de planes y objetivos
sealados (Agustn Reyes Ponce)
3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN
Economa de Personal .
empresa/
Economa de espacio.
Economa de tiempo.
el tiempo es oro, por ende los ejecutivos deben procurar que todas
las cosas se realicen de acuerdo a los cronogramas establecidos por la empresa y el ordenamiento
lgico delos equipos y materiales
Otros , mantenimiento
d. DELEGACION DE AUTORIDAD
La direccin, no puede ser facultad exclusiva de una sola persona: delegacin de funciones,
limitar la autoridad, evitar conflictos, desordenes, etc. La delegacin de autoridad debe estar en
equilibrio con la responsabilidad e inversamente
e. CONTROL
A mas de los sub elementos del Control, (inspeccin, supervisin , evaluacin) es comprobar la ejecucin
como se ha planificado y se ha organizado: personal, produccin, finanzas, ventas, etc.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
f. ESTABLECIMIENTO DE DOCUMENTACION ADECUADA
Documentacin de acuerdo al requerimiento con precisin, a fin de evitar desperdicios
de materiales. Sirve para realizar tramites mediante ordenes o instrucciones, controlar
informes, etc. (control de ingresos, egreso, facturas , memorndums, recibos, oficios, etc.)
g. SIMPLIFICACION (de todo tipo de actividades)
Estar de acuerdo con el avance de la tecnologa
Satisfacer las necesidades de los clientes
Cambios de diseos, tamaos, calidades, uso de materia prima de calidad,
maquinaria, mtodos de fabricacin, etc. (las computadores eran inmensas, ahora son sumamente
pequeas)
h. ESTANDARIZACION
Crear hbitos que faciliten la ejecucin, disminucin de los costos, buscar mayores
rendimientos de las inversiones, ahorrar tiempo, dinero, evitar elevacin de costos
(ejm.)
Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 100 pares/ Un Trabajador, trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 90 pares, /Un
Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 80 pares
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
i. INSTRUCTIVOS
Elaboracin de instructivos, de conformidad con el Reglamento interior
de la empresa o institucin, sujetndose de conformidad con el Cdigo
de Trabajo, Ley Orgnica de Servicio Publico , Estatuto, etc., que pueden
ser generales, especficos y colaterales
j. CUADROS Y GRAFICOS
Reforzar informes ejecutivos con cuadros y grficos
de mil palabras y que representa toda la parte terica en un solo grfico)
5. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
(Tipos o modelos de organizacin )
VENTAJAS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
DESVENTAJAS
a. Se carece de la especializacin.
b. No hay flexibilidad para futuras expansiones.
c. Es muy difcil capacitar a un jefe para supervisar en todos los
aspectos que debe coordinar.
d. Falta de cooperacin entre los jefes de grupo.
e. Hay peligro de autocracia, impidiendo a los jefes la iniciativa de
los subalternos.
f. Se pone excesiva confianza en la habilidad de los jefes.
g. Pueden suscitarse rivalidades entre los jefes.
TIPOS DE ESTRUCTURAS
VENTAJAS
a. Parece ser el ms conveniente para las empresas en lo general, pues conserva muchas
ventajas de tipo militar y elimina muchos de sus inconvenientes.
b. Introduce consejo mediante investigaciones y recomendaciones tcnicas, pero retiene
indivisa la autoridad de los jefes verticales ejecutivos.
c. Se agrega flexibilidad al organismo, utilizando consejeros que complementen la labor de los
jefes verticales, sin eliminar la autoridad del tipo militar.
d. La funcin de los especialistas es instruir acerca de los principios b-sicos y mtodos
particulares de organizacin, as como vigilar su observancia
e. Se aplica el principio de la divisin del trabajo en su fase fundamental sea segregando la
funcin de pensar de la tarea de obrar, pudiendo seleccionarse el personal de acuerdo con
sus caractersticas individuales de introversin o extraversin.
f. Existen mayores posibilidades de estudiar y corregir los defectos existentes en las relaciones
departamentales.
g. Se mejoran los mtodos de administracin pues los consultores estn mejor dispuestos a
aceptar los adelantos y novedades de la tcnica, que los ejecutivos.
h. Por su conexin con los consultores, existen oportunidades para los ejecutivos de ampliar
sus conocimientos.
DESVENTAJAS
a. Los consultores hacen recomendaciones y los ejecutivos dan rdenes existiendo el
peligro de que el personal confunda la naturaleza de las unas con el de las otras.
b. La intervencin de los consultores puede servir de pretexto a los ejecutivos para
declinar responsabilidades.
c. Puede haber tendencias por parte de los consultores a extralimitarse dando
rdenes, y por parte del personal a darles a dichos consultores ms importancia que
a su jefe vertical.
d. De ello puede derivase conflictos de autoridad crendose rivalidades
e. entre ambas clases de jefes.
f. Si los ejecutivos se sujetan estrictamente a SU tarea de obrar, haciendo a un lado la
de pensar, puede apropiarse su actuacin, as como las relaciones con los
subalternos.
g. Puede surgir el desaliento entre los consultores cuando sus estudios,
cuidadosamente preparados y claramente expuestos, no se toman en cuenta ni son
debidamente apreciados por los ejecutivos
VENTAJAS
a. Tal divisin de funciones hace ms efectiva la apreciacin del esfuerzo
del personal.
b. Por ello pueden determinarse e imponerse estndares.
c. Se promueve la mayor eficiencia personal.
d. Es posible el empleo del personal no calificado.
e. Se promueve la cooperacin.
f. Los casos de emergencia los pueden resolver los subalternos,
g. Se limitan los errores de un solo jefe.
h. La desaparicin de un jefe funcional no tiene la misma trascendencia
que la de uno vertical
i. Una seccin puede depender de uno o varios departamentos.
DESVENTAJAS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
VENTAJAS
a. Puede llegarse a las mejores decisiones en los problemas administrativos, previa
su discusin entre varias personas.
b. Las decisiones tienen un aspecto impersonal y son de mayor fuerza que las
emanadas de un solo individuo, pues stas en ocasiones producen
resentimiento si son expuestas con falta de tacto.
c. Como en el seno de las juntas se tratan necesariamente asuntos que abarcan
varios departamentos, hay mayores posibilidades de coordinacin y de
fomentar el espritu de cooperacin.
d. No siendo las decisiones consecuencia del criterio de una sola persona sino de
un grupo que las expone de acuerdo con precedentes determinados, la poltica
general de !a empresa se desarrolla en forma ms estable
e. Por el estudio de la generalidad de los problemas de la empresa y la forma de
tomar sus acuerdos, el comit es un medio propicio para la pre-paracin y
entrenamiento de jefes ejecutivos.
DESVENTAJAS
a. Las desventajas solo pueden hallarse en os comits por ejecutivos,
como regia general, pues la disparidad de criterios son los menos
capacitados para ejecutar.
b. Las decisiones se toman por transaccin entre varias personas o
sea con promedio de juicios, prevaleciendo este en algunos casos
sobre el criterio de algn funcionario experimentado y con
conocimiento de causa, a quien aplasta la mayora.
c. No se crea un sentido de responsabilidad personal, el cual siempre
es un freno que evita se tomen resoluciones poco meditadas.
d. Los comits cuando son ocasionales, ocupan el tiempo
generalmente valioso de los ejecutivos.
VENTAJAS
a. Los ejecutivos del proyecto determinan "que" es lo que hay que hacer y
"cundo" y el jefe de la unidad decide " como" y "quien" ha de hacerlo.
b. Es una herramienta que da una gran flexibilidad en el uso de los recursos
humanos calificados
c. La direccin est centrada en el objetivo.
DESVENTAJAS
a. Muchas veces los gerentes del proyecto tienen autoridad delegada del ms
alto jefe comn, lo que conduce a conflictos de autoridad que perjudica el
logro del objetivo.
b. La autoridad para dirigir las actividades del proyecto se transfiere a los jefes
de unidades cuya labor no es exclusiva para el proyecto, hace que surjan con
frecuencia problemas de prioridad al interior de las unidades permanentes,
las que pueden afectar a los resultados en el tiempo previsto.
UNIDAD IX
LOS ORGANIGRAMAS
LOS ORGANIGRAMAS
LOS ORGANIGRAMAS
LOS ORGANIGRAMAS
a. ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES
Representan la estructura interna de una empresa,
Institucin u organismo social
Es el esqueleto de la empresa
Es la radiografa de la empresa
Se puede representar en forma SINTTICA, Lo ms
importante de la empresa (Unidades principales)
En forma ANALTICA ( todos las unidades de la empresa
con sus divisiones)
LOS ORGANIGRAMAS
LOS ORGANIGRAMAS
b. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES
LOS ORGANIGRAMAS
LOS ORGANIGRAMAS
Solo se realiza desde las personas que tienen sueldo y no de aquellos que perciben dietas
Ej.
Consejo universitario / NO
Junta Accionistas / NO
Directorio / NO
Directiva /NO
Solamente a partir de
Rector
Gerente
Presidente de la Republica
LOS ORGANIGRAMAS
LOS ORGANIGRAMAS
9.4.1 IDENTIFICACION
Se debe colocar en la parte
superior del organigrama el
nombre completo del
ORGANIGRAMA o unidad
administrativa que se elabora
Las siglas de la razn social se las
ubica al lado del nombre de la
Empresa
Ejemplos :
Organigrama Estructural de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo ESPOCH
Organigrama Funcional de la Universidad Tcnica de Ambato UTA
Organigrama de Posicin de Personal de la Empresa Multiactiva Ca. Ltda.
Organigrama Estructural del Departamento Financiero de la Escuela Superior
Politcnica de Chimborazo ESPOCH
NO
SI
b. DIMESION DE LOS
RECTANGULOS
DIRECTIVO
Junta de Accionistas
Directorio
20 cm
19 cm
EJECUTIVO
Gerente
Sub Gerente
18 cm
17 cm
AUXILIAR
Secretaria,Financiero,Biblioteca
16 cm
OPERATIVO
15 cm
ASESORIA
asesores
14 cm
USO DE LINEAS
BLOQUES
5. ASESOR
1. DIRECTIVO
O LEGISLATIVO
2. EJECUTIVO
3. AUXILIAR
4. OPERATIVO
9.4.5 LEYENDAS
Se debe escribir todo el nombre de la
unidad administrativa de preferencia,
solo se permite las abreviaciones que
nos indica la Gramtica Castellana
Ejemplos:
Departamento Financiero ( Dpto. Financiero)
Departamento de Produccin ( Dpto. Produccin)
Estadstica (Estad.)
Administracin (Adm.)
Contabilidad ( Cont.)
CUADRO DE REFERENCIAS
1.
2.
3.
4.
5.
NIVELES DE JERARQUIAS
N. Directivo
N. Ejecutivo
N. Auxiliar o Apoyo
N. Operativo
N. Asesora
CLAVES
Autoridad
Auxiliar de
Dependencias
Asesora
Coordinacin
ELABORADO
APROBADO
Por:
Por:
Fecha:
Fecha: