Anda di halaman 1dari 46

PANDUAN PENGISIAN E-PROPOSAL

Versi 1

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN


DIREKTORAT PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA

DITPSMP2016

1
Panduan OwncloudNN

A. PENGENALAN OWNCLOUD

Owncloud yang digunakan oleh tim Direktorat Pembinaan SMP ini merupakan
salah satu upaya dalam membantu pihak sekolah untuk membagi berkas dan
membuat progress laporan. Aplikasi owncloud ini direktorat sebagai rencana kedua
dari tim dikarenakan aplikasi E-Pelaporan yang sebenarnya sedang dalam tahap
penyempurnaan. Aplikasi ini juga kami kembangkan hanya bersifat sementara agar
kegiatan pelaporan ini tetap berjalan, namun tanpa mengurangi keseriusan sekolah
dalam memberikan laporan. Karena dari data yang sinkron dari aplikasi ini nantinya
akan terintegrasi ke aplikasi e-Pelaporan yang sebenarnya.

DITPSMP2016

2
Panduan OwncloudNN

1. Proses Log In
Untuk dapat mengakses owncload ( proses download, menyimpan data, sharing data),
user diwajibkan mengisi Username dan Password yang telah diberikan oleh Tim
Direktorat SMP, dalam hal ini username a alah NPSN Sekolah ma ing-masing, dan
Password adalah kodepos+smp2016, contoh : 201512smp2016).
Sebelum user login perlu diketahui URL untuk masuk ke beranda log in. URL yang kami
buat
adalah
ditpsmp.kemdikbud.go.id:8888/ owncloud
atau
ditpsmp.kemdikbud.go.id/ s/ simpan (tanpa tanda petik). U er tidak perlu install
aplikasi lain cukup mengetik alamat URL diatas di browser user masing-masing
(browser yang dapat digunakan antara lain : Internet Explorer, Google Chrome, Mozila
Firefox, Torch, Flock, UC, dsb).
Jadi kita hanya mengetik alamat ditp mp.kemdikbud.go.id:8888/ owncloud(tanpa
tanda petik di brow er u er ( contoh pada gambar menggunakan brow er torch)
seperti gambar 1.1.
Gambar 1.1

Selanjutnya etelah ele ai kita tekan ENTER pada keyboard maka akan muncul
tampilan login seperti dibawah ini (Gambar 1.2.Tampilan Log in)

Silahkan user memasukan username dan password yang telah kami berikan
(Username=NPSN Sekolah masing-masing, Password = kodepos sekolah+smp2016,
(contoh:201512smp2016)

DITPSMP2016

3
Panduan OwncloudNN

Setelah login berhasil, maka tampilan yang akan muncul akan seperti gambar 1.3 di bawah.
Gambar 1.3.Tampilan Home

Keterangan ikon :

a.

: ikon / tombol home untuk kembali ke tampilan Home (Gambar 1.3. Tampilan
Home)

b.

: tombol ini digunakan untuk upload/ mengirim berkas. Menambah folder,


menambah text file. Tombol ini terdiri dari 3 submenu yaitu :
1. Upload
2. Folder
3. Text File

DITPSMP2016

: Untuk mengirim berkas


: Menambah Folder
: Menambah text file

4
Panduan OwncloudNN

c.

: menu (titik 3 ) ini mempunyai submenu antara lain : Details, rename,


Download, dan Delete ( Seperti gambar dibawah)
1. Details
2. Rename
3. Download
4. Delete

d.
e.

DITPSMP2016

: Untuk mengetahui details file


: Merubah nama file atau folder
: Mengunduh file yang ada di owncloud (file yang
disediakan direktorat)
: Menghapus File atau folder

: menu/ ikon untuk membagi berkas (sharing file)


: ikon user ini sesuai dengan nama username (demo adalah nama user
yang di ma ukan) di amping ikon ini ada ikon kaca pembe ar untuk
mencari file.
Ikon user ini memiki submenu (klik tanda segitiga), antara lain :
1. Personal : Ikon ini untuk merubah password atau identitas
user
2. Help
: Ikon untuk bantuan
3. Log out
: Ikon untuk keluar aplikasi

5
Panduan OwncloudNN

2. Merubah Username dan password


Untuk menjaga kerahasiaan data user, user dapat merubahnya dengan cara :
a. Pada tampilan home, pilih nama akun (contoh disini : demo)
b. Kemudian muncul menu-menu berikut : Personal, help, dan Log out
c. Setelah dipilih Per onal maka akan muncul tampilan eperti gambar dibawah
d. Pilih Pa word untuk merubah pa word current pa word adalah pa word awal untuk
merubah ilahkan i i pada kolom New Pa word kemudian tekan change pa word
e. Fullname juga bias kita rubah
f. Dan kita juga dapat menambahkan email pada kolom email

3. Download File
3.1. Mendownload File dari Folder ARSIP
Seperti sudah disinggung dari awal bahwa Direktorat menyiapkan beberapa Draft dan
format untuk di download dan di update oleh sekolah. Berikut kami jabarkan file yang ada
dalam folder Arsip tersebut
File yang ada dalam folder Arsip berjumlah 5 buah file, terdiri dari 4 File dokumen dan 1
file txt.
Sebelum mendownload user diwajibkan membuka file petunjuk agar penamaan file tidak
keluar dari format yang kami tentukan.
a. Mendownload Dokumen Draft-BAST.docx
Untuk membuat BAST user tidak perlu membuat formatnya lagi, karena tim Direktorat
sudah menyediakan Draft Format BAST tersebut. User hanya cukup mendownload
kemudian edit ( dengan diberi kop surat sesuai sekolah masing-masing), setelah
diedit kemudian file tersebut diprint (di cap dan ditanda tangan, seperti biasa). Dan
yang terpenting adalah hasil PRINT dokumen tersebut WAJIB di SCAN dan diberi nama

bast_th2, dan yang diupload adalah hasil scanan berupa GAMBAR. (Tidak
boleh PDF, Word, dan teks lainnya)

DITPSMP2016

6
Panduan OwncloudNN

Tahapan-tahapan mendownload file Arsip


Setelah login, akan tampil tampilan home seperti ini, misalnya kita akan mendownload file Format
BAST yang ada di folder Ar ip
Kita pilih folder arsip, lalu tekan/ pilih ikon (titik 3)

Setelah Folder Ar ip dipilih maka muncul file-file yang ada didalamnya, seperti gambar dibawah.

DITPSMP2016

7
Panduan OwncloudNN

Kemudian pilih ikon titik 3 dan pilih download untuk mendownload format BAST dari owncloud
Setelah kita memilih ikon Download, maka file BAST tersebut akan secara otomatis ter-download ke
komputer user (direktori penyimpanan disesuaikan tergantung user menyetting browsernya).
Setelah file tersebut berhasil di download ( dalam kasus ini file download disimpan di direktori
D:\ GAwean Novi\ Tahun 2016 NN\ Perluasan) atau jika ecara default akan ter impan di folder
Download
PENTING : Jika Sudah Didownload ilahkan edit file ter ebut tanpa dan beri nama e uai petunjuk
(bast_th2) kemudian jika sudah di edit dan di print, silahkan scan dokumen tersebut kedalam format
gambar (JPEG, JPG, TIF, PNG ),(tentu saja dokumen yang sudah dibubuhi tanda tangan dan diberi
stempel), kemudian UPLOAD file gambar hasil scanan tersebut ke owncloud.
Untuk file yang lainnya juga sama prosesnya seperti itu. Hanya untuk penamaan file nya ada
dipetunjuk.
Petunjuk:
Harap mengupload hasil scan dokumen berupa gambar (jpeg,jpg,png,bmp,tiff).
Maksimal gambar yang di upload 500Kb.
Penamaan gambar harus sesuai dengan petunjuk:
Dokumen BAST
=> bast_th2
Dokumen Kwitansi
=> kwitansi_th2
Surat Pernyataan
=> sk_th2
Dokumen SP3
=> sp3_th2

DITPSMP2016

8
Panduan OwncloudNN

3.2. Mengupload File bast_th2


Setelah berhasil men-download draft-BAST.docx, maka untuk melakukan sinkronisasi
user kembali meng-upload file tersebut tetapi dengan format gambar (Jpeg, jpg, png
dsb)
Format BAST seperti gambar dibawah
file disamping setelah berhasil di download
kemudian diisi dan diberi kop sekolah,
kemudian dibubuhi tanda tangan dan cap
sekolah. Kemudian di scan menjadi format
gambar dan diberi nama sesuai petunjuk
penamaan (bast_th2).

Cara upload dokumen BAST

DITPSMP2016

9
Panduan OwncloudNN

Pada tampilan home di owncloud pilih folder Ar ip pilih ikon + kemudian pilih upload ( Pilih
file bast_th2 di komputer user). Pada kasus ini file yang didownload dan sudah discan disimpan pada
direktori D:\ GAwean Novi\ Tahun 2016 NN\ Perluasan (Contoh gambar dibawah

Setelah menyimpan bast yang sudah discan


Kemudian pada owncloud pilih tanda + eperti gambar di bawah

Kemudian pilih Open maka file ba t_th2( PNG Image untuk ekten inya/ file gambar) akan otomati
berada di folder Arsippada owncloud user.

DITPSMP2016

10
Panduan OwncloudNN

Atau cara kedua adalah dengan Drop and drag / tekan dan ge er i file asal ke owncloud, contoh
seperti gambar dibawah.

3.3. Meng-Upload File ke Folder Progre Fi ik


a. Untuk folder progress fisik ada perbedaan dengan file yang ada di folder arsip, di
folder ini, kami hanya menyediakan 24 folder kosong ( nama foldernya : Foto
Minggu 1 s/ d foto minggu ke 24,dengan asumsi pekerjaan selesai pada minggu ke
24) dan satu file petunjuk penamaan file
Petunjuk Penamaan File
Foto yang di upload sesuai dengan waktu pengambilan.
File berupa gambar (jpeg,jpg,png,bmp,tiff).
Ukuran File tidak boleh lebih dari 500 Kb.
Jumlah foto minimal 4 maksimal 5 per output bantuan.
Format Penamaan file foto : <namabantuan>_<no>
nama bantuan yaitu : Ruang Kelas Baru
=> rkb
Ruang Kelas Bertingkat
=> rkb_b
Rehab Sedang
=> rehab_sd
Rehab Berat
=> rehab_br
Lab Ipa
=> ipa
Lab Komputer
=> komputer
Perpustakaan
=> perpus
Ruang Ibadah
=> ibadah
Kantin
=> kantin
Uks
=> uks
Contoh : rkb_1.jpeg
rkb_2.jpeg
rkb_3.jpeg
rkb_4.jpeg
rehab_1.jpeg
rehab_2.jpeg
rehab_3.jpeg
rehab_4.jpeg

DITPSMP2016

11
Panduan OwncloudNN

Cara Upload File ke Folder Progre Fi ik

Sama seperti sebelumnya, kita pilih dan klik folder Progress Fisik, maka akan tampil file atau folder
didalamnya
Gambar Tampilan file dan folder di folder Progres Fisik

Setelah pilih tanda + maka muncul 3 buah menu ( eperti dibaha ebelumnya)
kemudian kita pilih menu Upload dan
pilih file gambar yang akan diupload dari
komputer user.

DITPSMP2016

12
Panduan OwncloudNN

Contoh : Upload file rehab (folder disesuaikan dengan komputer masing-masing)


Misalnya kami menyimpan file foto-foto rehab kami di D:\ GAwean Novi\ Tahun 2016
NN\ Perluasan\ Foto Pembangunan

Contoh file dari gambar diatas adalah contoh gambar rehab pada menggu pertama, jadi
untuk upload file kita pilih dahulu folder Foto Minggu 1

Ada 2 cara untuk upload file gambar tadi, yaitu :


ii. Dengan mengklik ikon + eperti gambar diata
iii. Drop and drag file tadi ke dalam owncloud

DITPSMP2016

13
Panduan OwncloudNN

Untuk cara kedua, perhatikan gambar dibawah

Geser File rehab_1


ke owncloud

Cara kedua untuk Upload : Kita hanya mendorong/ menggeser file rehab_1 yang ada pada komputer
user ke owncloud. Jika udah maka file tadi akan muncul di folder Foto Minggu 1 di owncloud u er

Jika sudah berhasil, maka file gambar tadi akan ada di owncloud user. Selesai !!
Catatan : untuk proses upload foto pada minggu lainnya jaga sama, setelah di Upload
sistem atau tim direktorat akan melakukan sinkornisasi, selama file dan ukuran
file yang user upload sesuai dengan petunjuk, maka akan otomatis data
tersimpan/ sinkron pada server di Direktorat PSMP

DITPSMP2016

14
Panduan OwncloudNN

3.4. Mendownload File Laporan Progre Pendanaan


Proses untuk download file Laporan Progress Pendanaan, sama dengan proses download
pada file-file sebelumnya.
Catatan penting : file yang kami sediakan di owncloud user adalah file excel pada Ms Office
2003 (ektensi formatnya .xls), user sangat tidak dianjurkan merubahnya ke ektensi xlsx
(Ms Office diatasnya). Pada Proses menyimpan file, hasil downloadnya tetap save as
sebagai Ms 2003 atau formatnya xls (yaitu extensi untuk Ms Office 2003).

Setelah berha il didownload file Laporan Progre Pendanaan me kipun kita


membukanya di Ms Office 2010, 2013, atau 2016, tetap formatnya Ms Office 2003, seperti
contoh dibawah

Jika file selesai diisi dengan keadaan sebenarnya, kemudian upload kembali file tersebut ke
owncloud ( Cara dan prosesnya sama seperti upload file lainnya, hanya tidak memilih folder
(tidak dima ukan ke folder Ar ip dan atau folder Progre Fi ik ). Selesai.
Catatan : Selain File yang kami butuhkan, user tidak diperkenankan menyimpan berkas lain
(karna akan membuat server down dan jika terjadi admin akan menghapus file2 yang tidak
kami butuhkan)

DITPSMP2016

15
Panduan OwncloudNN

3.5. Synchronize owncloud secara offline


Proses sinkron pada aplikasi owncloud selain melalui online, bias juga dilakukan
secara offline (tetapi pada proses sinc ke server tetap membutuhkan akses internet). Yang
dimasud offline disni adalah proses simpan dan edit file bias langsung dilakukan di
computer local (proses copy-paste biasa) cara kerjanya sama dengan google drive offline,
dimana setiap kita menambah atau merubah data dilokal otomatis di owncloud akan
menambah dan merubah data tadi.
Langkah-langka untuk melakukan proses sinc offline
1. User harus mendownload aplikasi owncloud offlinenya terlebih dahulu
Untuk dapat mendownloadnya user hanya perlu login ke owncloud sama seperti
pro e login bia a. Login melalui URL ditp mp.kemdikbud.go.id:8888/ owncloud atau
ditp mp.kemdikbud.go.id/ / impan tanpa tanda petik.
2. Setelah berhasil login pilih nama user (yang ada di pojok kanan atas), dalam kasus ini
u er menggunakan nama demo.
3. Kemudian pilih menu personal. Lihat gambar

Maka akan muncul menu pilihan aplikasi apa yang akan di download, kita pilih
Desktop app

DITPSMP2016

16
Panduan OwncloudNN

Setelah kita pilih ikon/ menu Window 7 8.x and 10 maka ecara otomati akan
menampilkan jendela untuk menyimpan file hasil download tersebut. Dalam kasus ini file
download akan di impan didirektori D:\ GAwean Novi\ Tahun 2016 NN\ Perluasan kemudian
tekan ave maka file ter ebut telat tersimpan direktori tersebut. (lihat gambar dibawah).

3.7. Proses Intalasi Aplikasi Owncloud Offline

DITPSMP2016

17
Panduan OwncloudNN

Buka direktori atau tempat menyimpan file hasil download tadi, kemudian klik 2 kali di file
tersebut atau klik kanan pilih run a admini trator (Seperti pro e in tala i aplika i pada
umumnya)

Apabila komputer anda meminta konfirma i keamanan eperti gambar dibawah pilih run

DITPSMP2016

18
Panduan OwncloudNN

Setelah itu akan muncul verifikasi dari administrator computer/ security warning (peringatan
keamanan) untuk menjalankan aplika i ini kemudian tekan YES etelah itu akan muncul
kotak dialog untuk melanjutkan in tala i aplika i ini. Kita pilih NEXT ( eperti gambar
dibawah)

Setelah itu akan muncul kotak dialog baru eperti gambar dibawah dan kita pilih NEXT

DITPSMP2016

19
Panduan OwncloudNN

Setelah itu akan muncul lagi kotak dialog untuk konfirmasi intalasi aplikasi (seperti gambar
dibawah). Kemudian kita pilih INSTALL untuk melakukan proses instalasi.

Setelah tombol In tall kita tekan maka akan muncul kotak proses instalasi seperti gambar
dibawah. Tunggu pro e in tla i/ execute ele ai/ completed kemudian kita tekan NEXT
dan akan muncul kotak konfirma i dan kita tekan Fini h. Tanda Run owncloud diberi
ceklist agar begitu selesai aplikasi akan berjalan untuk tahap selanjutnya.

DITPSMP2016

20
Panduan OwncloudNN

3.8. Setting Owncloud Offline


Setelah kita selesai menginstall aplikasi owncloud offline, tentu saja tugas kita belum
selesai, kita harus melakukan setting agar aplikasi dapat melakukan proses sinkronisasi dari
server ke local atau sebaliknya.
Jika pro e in tala i ele ai dan kita menekan fini h maka aplika i akan ecara otomati
mensetting/ meminta alamat server(yaitu alamat owncloud kita). Contoh seperti gambar
dibawah.

Kemudian setelah kita mengcopi url/ alamat owncluod kita,kita pilih next.
Maka aplikasi akan meminta Usernema dan Password, kita isikan username dan password
yang kita miliki. Dan kita pilih NEXT (Seperti gambar dibawah)

DITPSMP2016

21
Panduan OwncloudNN

Setelah kita mengisi username dan password, maka akan muncul lagi kotak dialog seperti
gambar dibawah ini.

Apabila akan merubah


lokasi penyimpanan file
silahkan klik, apabila tidak,
abaikan saja

Dari gambar diata kita pilih Sync everything from erver (309 KB)
Catatan :
Ikon local folder-C:\ User\ Novi\ Owncloud (yang diberi tanda merah) adalah lokasi dimana
file atau folder owncloud offline akan disimpan ( direktori ini untuk setiap user pasti berbeda,
tergantung nama komputernya)
Apabila akan dirubah maka kita tinggal meng-klik menu ter ebut C:\ User\ Noci\ Owncloud
Apabila tidak dirubah kita lang ung memilih tombol Connect

kemudian kita pilih finish. Selesai.

DITPSMP2016

22
Panduan OwncloudNN

Untuk mengetahui tatu inkroni a i kita dapat melihat ikon Awan di pojok kanan bawah
dari layar PC anda. Seperti gambar dibawah.

3.9. Jika telah selesai instalasi dan setting, maka secara otomatis file yang ada di server owncloud
akan berada di direktori C:\ User\ Novi\ Owncloud (jika kita merubah direktori nama
direktori ini setiap user berbeda, tergantung PCmasing-masing user).
Catatan : jika kita mengedit di direktori local maka secara otomatis owncloud akan merubah
juga apa yang ada diserver.
Untuk proses upload kita hanya melakukan proses copy-paste biasa.
Terimakasih, semoga bermanfaat.

DITPSMP2016

23
Panduan OwncloudNN