Indicadores Clave de Negocio (KPIS)

Segn cmo define Gartner Business Intelligence es un proceso

interactivo para explorar y analizar informacin estructurada sobre un
rea, para descubrir tendencias o patrones, a partir de los cuales derivar
ideas y extraer conclusiones. El proceso de Business Intelligence incluye
la comunicacin de los descubrimientos y efectuar los cambios. Las
reas incluyen clientes, proveedores, productos, servicios y
competidores. Con lo que este trmino influye directamente en la
competitividad y por ende se pretende medir los resultados en
cualquiera de las reas involucradas a este proceso.
Para ello se debe definir cul es el modelo de negocio y determinar
cules son las variables o parmetros a seguir, teniendo en cuenta para
su elaboracin y segn su complejidad como lo menciona Cano (xxxx),
su estructura organizativa; la utilizacin de indicadores financieros o
mapas de procesos.
Es por lo anterior que surge el concepto de Indicadores Clave de Negocio
(KPI; Key Performance Indicators, de sus siglas en ingles); Un KPI es una
medida mtrica que determina lo bien que realiza un colaborador una
actividad operativa, tctica o estratgica que es crtica para el xito
actual y futuro de la organizacin (Kerzner, 2011), cuya idea central es
que la alta gerencia pueda enfatizar la misin y la visin de la empresa,
su situacin actual conforme a su plan estratgico, as como el
rendimiento alcanzado y el logro de los objetivos de la organizacin.
Segn Cano (xxxx) para establecer KPIs es importante que cumpla con
los siguientes requisitos:

Relevante: Ya que debe ser un factor que realmente influya en el

modelo de negocio, y que si esa variable da resultados negativos,
rpidamente se pueda actuar.
Conciso: Cuanto menor sea el nmero de KPIs en los que se pueda
mesurar la informacin necesaria para la empresa, mejor.
Simplificar el vaciado y la cuantificacin de los datos obtenidos.
Debe permitir examinar a fondo el mayor nmero de detalles
posibles del funcionamiento de la empresa.
Simple: Los usuarios deben entender con facilidad en qu consiste
cada indicador y qu valor tiene.

Fcil de procesar: El proceso de descifrar y conocer el efecto de los

resultados obtenidos debe ser un procedimiento sencillo y
clarificador.
Cada indicador debe ser atribuible o incumbir a alguien a quien
competa directamente.
El origen y el contexto que favorece la eleccin de cada KPI deben
ser conocidos por los usuarios.
Correlativo: La interaccin entre los distintos indicadores debe
conducir a obtener el tipo de resultados que se desean conocer.
Debe
componerse
de
medidas
que
abarquen factores
econmicos y otras que abarquen factores no econmicos. Las
medidas financieras son importantes, e igual que no pueden
obviarse tampoco deben acaparar toda la atencin.
Equiparable: Todos los KPIs deben tener la misma jerarqua en la
correlacin, no pueden subordinarse unos a otros.

Cabe mencionar que todos los datos asociados a los KPIs deben ser
ciertos, coherentes y crebles; de fcil extraccin y consulta;
automatizados y disponibles en todo tiempo.

Cuadro de
(Dashboard)

mando

como

herramienta

de

monitorizacin

Mediante el cuadro de mando (Dashboard) podemos llevar el control

sobre los procesos de negocios dentro de la organizacin dado que
muestra informacin de suma importancia mediante elementos grficos
de fcil lectura. Dicha informacin la obtenemos casi en tiempo real
debido a que los datos ingresados se actualizan instantneamente en el
sistema y estos pueden ser utilizados por aquellos usuarios encargados
de tomar decisiones diariamente. Estos sistemas pueden encontrarse
integrados en suites de Business Intelligence o ser simplemente
aplicaciones independientes encontradas en la web.
Es necesario, antes de continuar, introducir una definicin formal de
cuadro de mando:
Segn Curto Diaz se entiende por cuadro de mando o dashboard al
sistema que informa de la evolucin de los parmetros fundamentales
de negocio de una organizacin o de un rea del mismo.

De acuerdo a la opinin de Harold Kerzner la informacin que se

presenta en un cuadro de mando se caracteriza por:
Usar diferentes elementos (grficos, tablas, alertas...).
Combinar los elementos de forma uniforme.
Basar la informacin presentada en indicadores clave de negocio.
Presentar las tendencias de negocio para propiciar la toma de
decisiones
La tipologa de usuarios que necesitan de estas herramientas son:
Alta direccin.
Gerentes que deben monitorizar procesos de negocio.
Elementos de un cuadro de mando
Un cuadro de mando est formado principalmente por diversos
elementos combinados:
Tabla: tiene forma de matriz y permite presentar una gran cantidad de
informacin. La tabla puede ser esttica, dinmica. Se persigue con este
elemento presentar informacin de forma estructurada al usuario final.
Mtricas: valores que recogen el proceso de una actividad o los
resultados de la misma. Estas medidas proceden del resultado de la
actividad de negocio. Como ya sabemos, existen diferentes tipos de
mtricas. En un cuadro de mando, se suelen usar KPI.
Listas: comnmente formadas por KPI. En caso de que el cuadro de
mando slo est formado por este tipo de elemento, se denomina
scorecard. `
Grficos: este elemento persigue el objetivo de mostrar informacin
con un alto impacto visual que sirva para obtener informacin agregada
o sumarizada con mucha ms rapidez que a travs de tablas. El grfico
puede estar formado por la superposicin de diferentes tipos de
visualizacin
Mapas: este elemento permite mostrar informacin geolocalizada. No
toda la informacin es susceptible de estar en este tipo de formato. Se

combina con
informacin.

otros

elementos

para

presentar

el

detalle

de

la

Alertas visuales y automticas: consisten en alertas que informan del

cambio de estado de informacin. Pueden estar formadas por elementos
grficos como fechas o colores resultados, y deben estar automatizadas
en funcin de reglas de negocio encapsuladas en el cuadro de mando.
Mens de navegacin: que facilitan al usuario final realizar
operaciones con los elementos del cuadro de mando. El cuadro de
mando, por lo tanto, comparte la mayora de los elementos de los
informes.
Proceso de creacin de un cuadro de mando
El proceso de crear un cuadro de mando es un proceso que combina
diversos pasos:
1. Elegir los datos a mostrar. El punto de partida es elegir qu datos
se van a mostrar en el cuadro de mando, tomando en
consideracin las necesidades del usuario final.
2. Elegir el formato de presentacin. A partir la informacin a mostrar
y las necesidades del cliente, es posible determinar qu tipo de
elemento de un cuadro de mando es el ms adecuado. Se
recomienda realizar un bosquejo.
3. Combinar datos y presentarlos conjuntamente. Una vez tenemos
los diferentes elementos, se realiza un esquema con todos ellos.
4. Planificar la interactividad del usuario.
5. Implementar el cuadro de mandos. En este punto entra la
herramienta seleccionada, incluye los siguientes pasos:
Conseguir los datos y formatearlos para conseguir los KPI.
Formatear los elementos del cuadro de mando en funcin de
las capacidades de la solucin escogida.

Principales herramientas de Business Intelligence

Segn Josep Cano las principales herramientas de Business Intelligence
son:
Generadores de informes: Utilizadas por desarrolladores profesionales
para crear informes estndar para grupos, departamentos o la
organizacin.

 Herramientas de usuario final de consultas e informes: Empleadas por

usuarios finales para crear informes para ellos mismos o para otros; no
requieren programacin.
Herramientas OLAP: Permiten a los usuarios finales tratar la
informacin de forma multidimensional para explorarla desde distintas
perspectivas y periodos de tiempo.
Herramientas de Dashboard87 y Scorecard: Permiten a los usuarios
finales ver informacin crtica para el rendimiento con un simple vistazo
utilizando iconos grficos y con la posibilidad de ver ms detalle para
analizar informacin detallada e informes, si lo desean.
Herramientas de planificacin, modelizacin y consolidacin: Permite a
los analistas y a los usuarios finales crear planes de negocio y
simulaciones con la informacin de Business Intelligence. Pueden ser
para elaborar la planificacin, los presupuestos, las previsiones. Estas
herramientas proveen a los dashboards y los scorecards con los
objetivos y los umbrales de las mtricas.
Herramientas datamining: Permiten a estadsticos o analistas de
negocio crear modelos estadsticos de las actividades de los negocios.
Datamining es el proceso para descubrir e interpretar patrones
desconocidos en la informacin mediante los cuales resolver problemas
de negocio. Los usos ms habituales del datamining son: segmentacin,
venta cruzada, sendas de consumo, clasificacin, previsiones,
optimizaciones, etc.

Bibliografia
Kerzner, Harold.(2011) PROJECT MANAGEMENT METRICS, KPIs,
AND DASHBOARDS
A Guide to Measuring and Monitoring Project Performance. New
Jersey. John Wiley and sons. International Institute for Learning
Cano, Josep L.(2007) Business Intelligence: competir con informacion.
Barcelona. Banesto fundacin cultural
Diaz, Josep C.(2010) Introduccin al Business Intelligence.
Barcelona. Editorial UOC
http://www.gartner.com/it-glossary/kpi-key-performance-indicator