1. Persiapkan diri anda (sikap, Penampilan dan bahasa tubuh) 2. Sambut penerima layanan, ucapkan dan berikan salam/salaman hangat 3. Tanyakan (kalau belum tahu persis) masalahnya, biarkan penerima layanan menjelaskan maksudnya 4. Dengar dan rasakan (ber-empati) 5. Berterima kasih dan berikan alasan mengapa anda sangat menghargai komplain yang diberikan 6. Minta maaf atas permasalahan/kesalahan yang terjadi 7. Nyatakan bahwa anda akan membantu menyelesaikan permasalahannya sesegera mungkin 8. Gali informasi yang dibutuhkan, libatkan pihak lain jika perlu 9. Utarakan pemecahan masalah awal, gunakan alternatif 10. Cek kepuasan penerima layanan, review dan akhiri dengan menyenangkan.