PENYESUAIAN AKAUN

DEPOSIT
SEKSYEN PERAKAUNAN AMANAH
BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI
PUSAT DAN AGENSI

TOPIK

Penyata Penyesuaian
Tujuan penyesuaian
Dokumen yang terlibat
Kenapa berbeza
Bagaimana menyediakan Penyata
Penyesuaian
Tindakan susulan ke atas Perbezaan
2

PENYESUAIAN DEPOSIT
Satu proses menyemak ketepatan data yang
direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah
(flimsi) berbanding dengan data yang telah
direkodkan di dalam Buku Akaun Lejar
Deposit/Lejer subsidiari.
Selaras dengan AP143(b)
Menyatakan bahawa:
Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah
menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari
pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya
dan menyediakan penyata penyesuaian akaun untuk
dikemukakan kepada pejabat perakaunan.

PENYATA PENYESUAIAN
Penyata yang menunjukkan perbezaan
di antara Laporan Terperinci Amanah
dengan Buku Akaun Lejar Utama
Deposit.
Disediakan secara berasingan bagi
setiap kod akaun deposit.
4

Tujuan PENYESUAIAN?
Memastikan semua urus niaga
terimaan dan bayaran direkodkan
dengan BETUL di laporan Pejabat
Perakaunan dan Buku PTJ.
Mengenal pasti perbezaan yang
wujud di antara laporan Pejabat
Perakaunan dan Buku PTJ dan
memastikan tindakan sewajarnya
dibuat.
5

Flimsi
APAKAH ITU FLIMSI?
ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN
MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN
OLEH PEJABAT PERAKAUNAN DINEGERI-NEGERI.
MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN SEGALA
BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH
JABATAN/PTJ

Flimsi
Flimsi yang dikeluarkan oleh JANM;
C231B - Laporan Terperinci Perbelanjaan Mengurus
(Bekalan).
C230T - Laporan Terperinci Perbelanjaan Mengurus
(Tanggungan).
C232P - Laporan Terperinci Perbelanjaan Pembangunan.
C233S - Laporan Terperinci Perbelanjaan (PFI)
C330
- Laporan Terperinci Hasil.
C350A - Laporan Terperinci Amanah.
C350TP - Laporan Terperinci Tunai Panjar

Maklumat di Laporan C350

Jenis urus niaga :Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.

Siri K untuk Baucar Bayaran.

Siri S untuk Baucar Jurnal.
Siri D untuk Penyata Pemungut.

No. rujukan dokumen.

Jumlah Semasa (bulan berkenaan).
Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).

PTJ Yang Melakukan

Urusniaga
PTJ YangAmanah
Melakukan
Urusniaga Amanah

PTJ Yang Mengawal

Akaun
PTJ Yang
Amanah
Mengawal
Akaun Amanah

Kod Amanah
Kod Amanah

Akaun Amanah
Akaun Amanah

Dokumen yang digunakan?

i)

Penyediaan Peringkat PTJ:

Laporan

C 350 Laporan Terperinci

Amanah(PTJ) (Rekod yang

menyenaraikan semua bayaran dan

pungutan yang dibuat di dalam tempoh
tertentu) dan
Buku Akaun Lejer Utama Deposit

10

Dokumen yang digunakan?

ii) Penyediaan Peringkat Ibu Pejabat
Laporan A 441 Laporan Ringkasan
Amanah(Ibu Pejabat)

(Rekod yang menyenaraikan ringkasan urus

niaga akaun deposit di dalam tempoh
tertentu berdasarkan lokasi Pejabat
Perakaunan) dan

Penyata Penyesuaian dari semua PTJ di bawah

kawalan

Dokumen yang digunakan?

LAPORAN AMANAH C350 JANM

Rekod
yang
menyenaraikan
semua
terimaan dan bayaran yang dibuat dalam
tempoh tertentu.
Rekod yang terdapat pecahan mengikut
kod-kod akaun amanah yang terlibat
dalam tempoh tertentu.
Rekod yang mengandungi baki awal dan
baki terkini dalam tempoh tertentu.
12

13

CONTOH(JABATAN)
LAPORAN A441

14

LAPORAN A441
ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN
MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN
OLEH IBU PEJABAT PERAKAUNAN ATAU KEMENTERIAN
BAGI
JABATAN
YANG
MENGAKAUNKAN
SENDIRI
DIPERINGKAT PUSAT.
MAKLUMAT SECARA GABUNGAN BAGI SEMUA PTJ
MENGIKUT NEGERI BAGI SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN
TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJ DISETIAP
NEGEREI

15

Dokumen yang terlibat?

Buku Akaun Lejar Utama Deposit

16

Dokumen yang terlibat?

BUKU LEJAR UTAMA DEPOSIT

Satu
rekod kewangan
yang
diselenggarakan bagi merekodkan
urusniaga Akaun Deposit dan
mengandungi maklumat seperti
mengandungi maklumat nama
syarikat,
no.
kontrak,
no.
rujukan, debit, kredit dan baki
Direkod
secara
berasingan
mengikut kod-kod akaun deposit
17

LEJAR UTAMA DEPOSIT

KOD DEPOSIT :

Tarikh

Perihal

No.

Debit

Kredit

Baki

Rujukan

(RM)

(RM)

(RM)

BUKU LEJAR UTAMA

AKAUN DEPOSIT
KOD DEPOSIT
KOD JAB/PTJ PEMBAYAR
Tarikh

SPANM BIL.
1/2011

Nama Syarikat

No. Kontrak

:
:
:

No. Rujukan

Debit (Dt.)

Kredit (Kt.)

Baki
(Dt.)/Kt.

19

Dokumen yang terlibat?

BUKU LEJAR SUBSIDIARI

Satu rekod kewangan individu

syarikat yang diselenggarakan oleh
PTJ bagi merekodkan urusniaga
Akaun Deposit yang mengandungi
maklumat nama syarikat, no. kontrak,
amaun
kontrak,
tarikh
akhir
pegangan, no. rujukan, debit, kredit
dan baki
20

BUKU LEJAR SUBSIDIARI

Nama Syarikat
Nombor Kontrak
:
Amaun WJP Kontrak
:
Tarikh Akhir Pegangan WJP

Tarikh

SPANM BIL.
1/2011

Perihal Bayaran

:
:
:

Perihal Bayaran

Nama Syarikat
Nombor Kontrak
:
Amaun WJP Kontrak
:
Tarikh Akhir Pegangan WJP

Tarikh

AKAUN DEPOSIT
KOD DEPOSTI
:KOD JAB/PTJ PEMBAYAR

Nombor
Rujukan

Debit (Dt.)

Kredit
(Kt.)

Baki
(Dt.)/Kt.

Nombor
Rujukan

Debit (Dt.)

Kredit
(Kt.)

Baki
(Dt.)/Kt.

:
:

21

Dokumen yang terlibat?

LEJAR DEPOSIT

Satu
rekod
kewangan
yang
diselenggarakan bagi merekodkan
urusniaga Akaun Deposit yang
mengandungi maklumat terimaan
dan bayaran.

22

LEJAR DEPOSIT

KOD DEPOSIT :

Tarikh

Perihal

No.

Debit

Kredit

Baki

Resit

(RM)

(RM)

(RM)

Kenapa berbeza?
Catatan di Buku PTJ tidak terdapat
di flimsi @ catatan di flimsi tidak
terdapat di Buku PTJ
Masa catatan yang berbeza
Silap catat/ catatan tertinggal di Buku
PTJ
JANM/PTJ tersalah input
Pelarasan oleh JANM/ PTJ lain

24

SIJIL PENGESAHAN BAKI

AKAUN AMANAH :
NO KOD AKAUN AMANAH : .
KOD JABATAN : ..
SEPERTI PADA : .
Adalah disahkan baki akaun amanah di atas mengikut Laporan Sistem Akaun Pusat/Laporan

1.

Sistem Perakaunan Cawangan * adalah :1.1.

Bersamaan dengan baki mengikut rekod jabatan iaitu RM

Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan Penyata

1.2.

Penyesuaian Akaun Amanah bagi menerangkan perbezaan tersebut.

2.

Adalah disahkan baki Buku Akaun Amanah Jabatan ** adalah :2.1.

Bersamaan dengan rekod/penyata bank iaitu RM .

2.2.

Berbeza dengan rekod/penyata bank dan disertakan Penyata Penyesuaian

Bank bagi menerangkan perbezaan tersebut.

3.

Adalah disahkan bahawa Arahan Perbendaharaan 155 dipatuhi :3.1.

Akaun Amanah ini masih diperlukan.

3.2.

Akaun Amanah ini tidak diperlukan lagi

Nama Pegawai/Jawatan

Cop Jabatan

Nota:
*

: potong mana yang tidak berkenaan

**

: hanya untuk Akaun Amanah yang dibenarkan menggunaan akaun bank sendiri selain daripada
bank JANM
: sila tandakan dikotak yang berkenaan

SIJIL PENGESAHAN PENGESAHAN BAKI

AKAUN DEPOSIT: ..
NO. KOD DEPOSIT:
KOD JABATAN:
SEPERTI PADA ..

1. Adalah disahkan baki akaun deposit di atas mengikut laporan Sistem Akaun Pusat/
Laporan Sistem Perakaunan Cawangan* adalah :Bersamaan dengan baki mengikut rekod Jabatan RM.
Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan
penyata penyesuaian bagi menerangkan perbezaan tersebut
2. Adalah disahhkan bahawa Arahan-arahan Perbendaharaan seperti di bawah dipatuhi:
(AP 155) Akaun ini masih /tidak diperlukan
(AP 159) Baki dalam akaun subsidiariJabatan disesuaikan dengan Akaun
Utama Jabatan ini
(AP 162) Tindakan ke atas akaun deposit yang tidak di tuntut selepas 12
bulan

(
Pegawai Pengawal
Cop Jabatan

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH

AKAUN AMANAH ..
NO KOD AKAUN AMANAH: .
KOD JABATAN : ..
SEPERTI PADA : ...

Butiran

Baki Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ* Debit/ Kredit*

Tambah:
Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang
menyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir)
Debit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam
akaun Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir)
Kurang:
Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang
menyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir)
Kredit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di
dalam akaun Pejabat pembayar (Senarai D berlampir)

Baki mengikut akaun Pejabat Pembayar Debit/ Kredit*

Disediakan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

Disahkan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

Amaun (RM)

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN

MENYESUAIKAN PERBEZAAN MELALUI

PENYAMAAN BAKI
- Baki laporan Pejabat Perakaunan dijadikan
sebagai ASAS
- Sesuaikan baki buku PTJ agar sama
dengan baki laporan Pejabat Perakaunan
- Senaraikan semua urus niaga yang tidak
diambil kira di dalam Buku PTJ/ laporan
Pejabat Perakaunan menggunakan lampiran
berkaitan

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN

Baki Buku PTJ (Dt) / Kt *
Baki di Lejar Utama Deposit

XXXXX

Tambah:
Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di
Buku PTJ (Senarai A)

XXX

Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada

di flimsi (Senarai B)

XXX

XXXX

Tolak:

Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di

Buku PTJ (Senarai C)

(XXX)

Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI

tiada di flimsi (Senarai D)

(XXX)

Baki mengikut flimsi @ C350/A441 *(Dt) / Kt

(XXXX)
XXXXX

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

Senarai A - Penyata Kredit di Akaun Pejabat
Pembayar yang Tidak Diambil kira Oleh PTJ
Jabatan yang Menyelenggara Akaun Deposit

(Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)

Contoh:
-Terimaan melalui TT
- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/
PTJ lain
- Kesilapan input oleh JANM
30

PENYATA KREDIT DIAKAUN PEJABAT PEMBAYAR

SENARAI A

YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ JABATAN

YANG MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT

TARIKH

BIL

Kod Jabatan

Kod PTJ

Kod Akaun Deposit

NO RUJUKAN

JUMLAH
Disediakan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

Disahkan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

BUTIRAN

AMAUN

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

Senarai B Penyata Debit Di Buku PTJ yang

Menyelenggara Akaun Deposit yang Tidak

Diambil kira di dalam Akaun Pejabat Pembayar

(Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi)

Contoh:
- Baucar bayaran/jurnal telah dihantar tetapi
belum diproses
- Baucar bayaran/jurnal telah direkod di Buku
tetapi belum dihantar
- Kesilapan input oleh JANM/PTJ

32

PENYATA DEBIT DIBUKU PTJ YANG

SENARAI B

MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT YANG TIDAK

DIAMBILKIRA DIDALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR

TARIKH

BIL

Kod Jabatan

Kod PTJ

Kod Akaun Deposit

NO RUJUKAN

JUMLAH
Disediakan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

Disahkan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

BUTIRAN

AMAUN

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

Senarai C Penyata Debit Di Akaun
Pejabat Pembayar yang Tidak Di Ambil kira
oleh PTJ yang Menyelenggara Akaun Deposit

(Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)

Contoh:
- Kesilapan input oleh JANM
- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/PTJ
lain

34

PENYATA DEBIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR

SENARAI C

YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ

YANG MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT

TARIKH

BIL

Kod Jabatan

Kod PTJ

Kod Akaun Deposit

NO RUJUKAN

JUMLAH
Disediakan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

Disahkan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

BUTIRAN

AMAUN

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

Senarai D Penyata Kredit Di Buku PTJ yang

Menyelenggara Akaun Deposit yang Tidak Di

Ambil kira Di Dalam Akaun Pejabat Pembayar

(Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi)

Contoh:
- Penyata Pemungut belum diproses
- Pelarasan rekod oleh PTJ belum
diproses
- Kesilapan input oleh JANM/PTJ

36

SENARAI D
PENYATA KREDIT DIBUKU PTJ YANG MENYELENGGARA
AKAUN DEPOSIT YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM
AKAUN PEJABAT PEMBAYAR

TARIKH

BIL

Kod Jabatan

Kod PTJ

Kod Akaun Deposit

NO RUJUKAN

JUMLAH
Disediakan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

Disahkan oleh :
Tandatangan

Nama

Jawatan

BUTIRAN

AMAUN

Bagaimana Menyediakan
PENYATA PENYESUAIAN?
PADANKAN
- Tandakan urus niaga debit/kredit di Buku
PTJ yang SAMA dengan catatan debit/
kredit di flimsi.

38

Bagaimana menyediakan
PENYATA PENYESUAIAN?
- Kenalpasti item yang solo :
Rekod wujud di Buku PTJ:
Debit Catatkan di SENARAI B dengan lengkap
Kredit Catatkan di SENARAI D dengan lengkap

Rekod wujud di C350/A441:

Kredit - Catatkan di SENARAI A dengan lengkap
Debit Catatkan di SENARAI C dengan lengkap

39

Bagaimana menyediakan
PENYATA PENYESUAIAN?
REKODKAN
Rekodkan maklumat di Penyata Penyesuaian
mengikut ruangan yang berkaitan
Kira dan pastikan:

Baki Buku PTJ

+ (SENARAI A & SENARAI B)
(SENARAI C & SENARAI D)
= Baki C350/A441.
40

PENYESUAIAN PERINGKAT
JABATAN

JABATAN TERIMA LAPORAN A441

PASTIKAN SEMUA PTJ DI BAWAH
KAWALAN JABATAN HANTAR PP
PERINGKAT PTJ

SEDIAKAN PP YANG DISATUKAN

41

PENYEDIAAN PP YANG
DISATUKAN
SEDIAKAN JADUAL SEPERTI DI BAWAH:
PTJ 1

PTJ 2

PTJ 3

JUMLAH
KESELURUHAN

BAKI BUKU

150

3000

(300)

2850

SENARAI A

20

400

420

SENARAI B

30

30

SENARAI C

(50)

(50)

SENARAI D

(300)

(300)

C350

200

3350

(600)

2950
42

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGES AHAN BAKI

Terima Laporan Bulanan
setiap bulan

A da beza

Nyatakan
dalam Sijil
Pengesahan
Baki ada
perbezaan
Peringkat
PTJ

Semak dengan Buku Akaun Amanah/deposit

Tiada beza

Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Baki

tiada perbezaan
Sediakan
Penyata
Penyesuaian

Tandatangan Sijil Pengesahan Baki

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan /

Ibu Pejabat Jabatan

Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat

Peringkat
Ibu Pejabat
Kemukakan kepada JANM

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan

AP 143(b)

.Sebarang perbezaan di antara

laporan terperinci dengan rekod
perakaunan yang diselenggara oleh
Pegawai Pengawal atau wakil
hendaklah disiasat. Pegawai Pengawal
atau wakilnya hendaklah mengambil
tindakan terhadap perbezaan
tersebut dan membuat pelarasan
sewajarnya.
44

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan

Tindakan berikut hendaklah diambil bagi setiap kategori perbezaan:i)

Senarai A

Urusniaga Kredit yang ada di C350 tetapi tiada di Buku Akaun

Deposit
Tindakan PTJ/PK

Semak semula bagi memastikan urusniaga itu sebenarnya

direkodkan di dalam BAD.
Sekiranya urusniaga berkenaan adalah sah tetapi
PTJ/PK belum merekodkannya dalam BAD, sila
rekodkannya dalam BAD dengan segera.
Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau
terkurang dimasuk kira oleh Pejabat Perakaunan,
laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan
untuk pelarasan lanjutan.
Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau
terkurang dimasukkan dalam Akaun Deposit berkenaan
oleh PTJ/PK, baucar Jurnal hendaklah disediakan untuk
pelarasan.
45

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan

ii)

Senarai B
Urusniaga Debit yang ada di BAD tetapi tiada
di Laporan C350.

Tindakan PTJ/PK
Memastikan bahawa semua urusniaga sebenarnya
telah dihantar ke Pejabat Perakaunan.
Hendaklah menyemak semula dalam laporan C 350
bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga
tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Pembayar.
hendaklah terus menyusul jika urusniaga itu masih
belum dilaporkan oleh Pejabat Perakaunan dalam
Laporan C350.
46

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan

iii) Senarai C
Urusniaga Debit yang ada di Laporan C350 tetapi
tiada pada BAD.
Tindakan PTJ/PK
Semak semula bagi memastikan urusniaga ini sebenarnya
telah direkodkan dalam BAD.
Sekiranya urusniaga tersebut adalah sah, tetapi PTJ/PK
belum merekodkannya dalam BAD hendaklah segera
rekodkan ke BAD.
Sekiranya urusniaga tersebut terlebih atau terkurang
diambilkira oleh Pejabat Perakaunan laporkan dengan

segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan

lanjutan.

Sekiranya urusniaga tersebut tersalah, terlebih atau

terkurang oleh PTJ/PK, baucar jurnal hendaklah disediakan
untuk tujuan pelarasan.

47

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan

iv)

Senarai D
Urusniaga Kredit yang ada di BAD tetapi tiada di
Laporan C 350.

Tindakan PTJ/PK
Memastikan bahawa pungutan tersebut telah dibankkan atau
Baucar Jurnal telah disediakan dan dihantar ke Pejabat
Perakaunan.
Menyemak semula dalam laporan C 350 bulan berikutnya bagi
memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh
Pejabat Perakaunan.
Sekiranya urusniaga tersebut masih belum diambilkira oleh
Pejabat Perakaunan, urusniaga tesebut hendaklah dinyatakan
pada bulan berikutnya.
Sekiranya masih belum dinyatakan pada bulan berikutnya,
hendaklah disiasat ke pejabat perakaunan dan pastikan tidak
dikreditkan ke hasil. Penemuan hendaklah segera dibuat
jurnal pelarasan

48

 Sekian, terima kasih

49