TATACARA PENGURUSAN

AKAUN AMANAH

KANDUNGAN

1.
2.
3.
4.

Tafsiran
Permohonan Penubuhan Akaun Amanah
Arahan Akaun Amanah.
Pegawai Akaun Amanah & Jawatankuasa
Pentadbiran Akaun Amanah
5. Pengendalian Akaun Amanah
6. Penutupan Akaun Amanah

TAFSIRAN

Akaun Amanah
Ditubuhkan dibawah Seksyen 9, Akta Tatacara
Kewangan 1957 untuk mengakaunkan caruman
wang daripada badan-badan dan/atau orang
perseorangan yang diamanahkan kepada
Kerajaan.

TAFSIRAN

Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan

Satu akaun khas yang digunakan untuk
memperakaunkan segala terimaan yang belum
lagi
dapat
diperuntukkan
ke
kod-kod
Hasil/Amanah/Deposit
berkenaan
kerana
akaun-akaun ini belum lagi diluluskan ataupun
kod-kod perakaunan belum diperuntukkan.

TAFSIRAN
Arahan Akaun Amanah
Bermaksud Arahan
berkenaan
yang
Perbendaharaan.

bagi Akaun Amanah

dikeluarkan
oleh

TAFSIRAN
Laporan Bulanan
Bermaksud laporan yang dikeluarkan setiap
bulan oleh Pejabat Perakaunan yang
mengandungi
semua
urusniaga
yang
diperakaunkan oleh Pejabat Perakaunan pada
bulan tersebut yang juga disebut flimsi.

TAFSIRAN
Pusat Tenggungjawab (PTJ)
Iaitu satu unit organisasi dimana pengurusnya
telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk
mengurus dan mengawal sumber kewangan
dan seumber-sumber lain.

TAFSIRAN
Pegawai Pengawal Akaun Amanah
Pegawai yang bertanggungjawab dalam
pengurusan sesuatu Akaun Amanah yang
dinyatakan dalam Arahan Akaun Amanah.

TAFSIRAN
Surat Kuasa Perbelanjaan
Iaitu surat kebenaran membuat perbelanjaan
yang ditanggung oleh Akaun Amanah

PERMOHONAN PENUBUHAN
AKAUN AMANAH
1.Sekiranya Jabatan menerima sumbangan
sebelum sesuatu Akaun Amanah ditubuhkan,
Jabatan boleh mengkreditkan sumbangan itu
ke dalam Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan
setelah mendapat kelulusan JANM, tertakluk
kepada apa-apa syarat yang boleh dikenakan
oleh JANM. Perbelanjaan menggunakan Akaun
Terimaan Tidak Diperuntukkan adalah tidak
dibenarkan kecuali mendapat kebenaran khas
daripada Perbendaharaan.

PERMOHONAN PENUBUHAN
AKAUN AMANAH
2. Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan
hendaklah ditutup apabila Akaun Amanah
telah ditubuhkan dan beroperasi atau
sesuatu sebab yang lain.
Jabatan hendaklah menyediakan PTB
yang berbaki sifar yang menunjukkan
semua urusniaga terimaan dan bayaran.
Kemukakan kepada Perbendaharaan dan
JANM. Format PTB seperti format PTB
tahunan.

PERMOHONAN PENUBUHAN
AKAUN AMANAH
3. Permohonan untuk menubuhkan Akaun
Amanah boleh dikemukakan kepada
Perbendaharaan dengan menyertakan:
Surat
rasmi
permohonan
daripada
Jabatan;
Borang lengkap permohonan yang
ditandatangani oleh Pegawai Pengawal
Jabatan sendiri;
Draf Arahan Akaun Amanah berpandukan
format yang dikeluarkan Perbendaharaan.

PERMOHONAN PENUBUHAN
AKAUN AMANAH
4. Perbendaharaan hanya akan menimbangkan
permohonan
setelah
maklumat
yang
diperlukan di bilangan 3 diterima dengan
lengkap.
5. Setelah berpuashati bahawa suatu Akaun
Amanah perlu diwujudkan, draf Arahan
Akaun Amanah yang telah disemak oleh
Perbendaharaan akan dikemukakan kepada
agensi-agensi berkaitan untuk mendapat
nasihat mengikut kehendak AP164.

PERMOHONAN PENUBUHAN
AKAUN AMANAH
6. Setelah mendapat nasihat dari agensiagensi berkaitan, Perbendaharaan akan
mengeluarkan
Arahan
bagi
Akaun
Amanah berkenaan secara rasmi.
7. Satu salinan Arahan Akaun Amanah akan
diedarkan kepada Pegawai Pengawal
Akaun Amanah, JANM dan Jabatan Audit
Negara.

PERMOHONAN PENUBUHAN
AKAUN AMANAH
8.

Jabatan
bertanggungjawab
untuk
mendapatkan nombor kod Akaun Amanah
itu daripada JANM setelah mendapat
Arahan Akaun Amanah berkenaan.
Sesuatu Akaun Amanah tidak boleh mula
beroperasi selagi nombor kod itu belum
diperolehi.

ARAHAN AKAUN AMANAH

1.
Setiap
Akaun
Amanah
hendaklah mempunyai Arahan
Akaun Amanahnya sendiri yang
dikeluarkan oleh Perbendaharaan
dibawah AP165.

ARAHAN AKAUN AMANAH

Kandungan Arahan Akaun Amanah:Nama Akaun;
Tujuan Akaun;
Jawatankuasa Pentadbiran Akaun;
Pengawalan Akaun;
Sumber kewangan dan penggunaan didalam Akaun;
Sijil Pengesahan Baki dan PTB;
penutupan Akaun;
Tarikh kuatkuasa Arahan Akaun Amanah; dan
Tarikh penyediaan akaun untuk diaudit.

ARAHAN AKAUN AMANAH

2. Operasi harian Akaun Amanah tertakluk
kepada:Arahan Akaun Amanah;
Arahan Perbendaharaan;
Pekeliling Perbendaharaan;
Lain-lain
peraturan
Kerajaan
yang
berkuatkuasa.
Pengecualian daripada di atas tertakluk kepada
kelulusan bertulis Perbendaharaan atau pihakpihak berkuasa yang mengeluarkan peraturan
itu terlebih dahulu.

ARAHAN AKAUN AMANAH

Format Arahan Akaun Amanah

seperti slide 23 hingga 26.
Walau
bagaimanapun
Perbendaharaan
boleh
mengeluarkan apa-apa format
lain yang difikirkan wajar dan
sesuai bagi sesuatu Akaun
Amanah.

PEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAH

DAN
J/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAH

1. Akaun
Amanah
hendaklah
dikawal oleh seorang pegawai
seperti yang ditetapkan dalam
Arahan Akaun Amanah. Terdiri
daripada
pegawai
pengawal
sendiri atau pegawai lain yang
ditetapkan oleh Perbendaharaan

PEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAH

DAN
J/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAH

2. Pegawai Pengawal Akaun Amanah

boleh mengarahkan seorang pegawai
perakaunan (atas nama jawatan) di
bawah kawalan pentadbirannya untuk
melaksanakan
tugas
dan
tanggungjawab sebagai PPAA bagi
pihak dirinya

PEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAH

DAN
J/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAH

3. Walaupun Pegawai Pengawal Akaun

Amanah mengarahkan pegawai lain.
Beliau
masih
bertanggungjawab
untuk
melaksanakan
kawalan
terhadap perjalanan Akaun Amanah
dengan sempurna dan pada bila-bila
masa ia masih boleh melaksanakan
tugas sebagai PPAA.

PEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAH

DAN
J/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAH
4. Jawatankuasa Pentadbiran Akaun Amanah
yang dikenali sebagai Jawatankuasa
Akaun adalah diwujudkan dengan fungsi
dan tanggungjawab seperti berikut: Memutuskan
dasar
dan
tatacara
penerimaan dan penggunaan wang Akaun
Amanah
selaras
dengan
tujuan
penubuhan akaun seperti dalam AAA

PEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAH

DAN
J/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAH

Menentukan semua laporan dan

penyata disediakan dan dikemukakan
mengikut ketetapan AAA, AP dan
Pekeliling berkaitan.
Meluluskan Anggaran Perbelanjaan
Tahunan dan Anggaran Perbelanjaan
Tambahan Akaun Amanah.

PEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAH

DAN
J/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAH

Memastikan Akaun Amanah sentiasa

berbaki kredit dan tidak terlebih
dikeluarkan
semasa
meluluskan
Anggaran Perbelanjaan Akaun.
Menentukan amaun daripada baki
Akaun yang dijangka tidak akan
digunakan dalam tempoh terdekat
untuk dilaburkan.

PEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAH

DAN
J/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAH
5.

Fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa akan

ditambah selain dari di bil 4. Ianya bergantung
kepada keperluan Akaun Amanah berkenaan.
6. Jawatankuasa Akaun perlu mengadakan
mesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali
setahun dan kuorum adalah dinyatakan dalam
AAA.
7. Jawatankuasa Akaun adalah bersama-sama turut
bertanggungjawab bagi pengendalian Akaun
Amanah berkenaan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Pematuhan Kepada Peraturan Kewangan

Tertakluk kepada terma-terma AAA

Arahan Perbendaharaan
Peraturan-peraturan Kewangan Lain yang
berkaitan
Lain-lain Arahan oleh Perbendaharaan dari
semasa ke semasa.
Terma-terma
dan
syarat-syarat
oleh
penyumbang yang dibuat secara bertulis.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Penyelenggaraan Rekod-Rekod Kewangan

1.

Semua PPAA dan Pengendali Akaun Amanah

hendaklah
menyelenggara
rekod-rekod
kewangan dengan lengkap dan teratur seperti
berikut:Buku Akaun Amanah untuk merekod setiap
urusniaga terimaan dan bayaran. Jabatan perlu
selenggara
lejar
kecil
bagi
sesuatu
sumbangan/projek jika wajar berbuat demikian
ataupun sesuatu sumbangan itu disertai dengan
terma/syarat bertulis.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Rekod-rekod harta modal, inventori dan bekalan

pejabat diselenggarakn mengikut PP Bil.2 1991
atau
dan
mana-mana
pekeliling
yang
berkuatkuasa dari semasa ke semasa.
Memastikan perolehan melalui Akaun Amanah
direkodkan secara berasingan.
Buku Daftar Pelaburan Akakun Amanah adalah
untuk merekod semua pelaburan akaun
amanah.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Menyimpan dengan teratur dan selamat semu

surat-surat
arahan
berhubung
dengan
pengendalian Akaun Amanah. Ianya seperti
arahan
Pegawai
Pengawal,
kuasa
menandatangani resit, penyata pemungut,
baucer
bayaran,
minit-minit
mesyuarat
Jawatankuasa Akaun dan sebagainya.
Dokumen-dokumen urusniaga terimaan dan
bayaran akakun seperti penyata pemungut,
baucer bayaran, pesanan tempatan, surat kuasa
perbelanjaan
dan
sebagainya
disimpan
sewajarnya.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Urusan Terimaan
1. Semua terimaan dan pungutan Akaun Amanah
hendaklah mengikut tatacara AP 60 hingga 91,
yang merangkumi perkara-perkara berikut: Tanggungjawab pemungut.
Kuasa memungut.
Urusan pengeluaran resit.
Merekod pungutan.
Simpan selamat daftar/buku resit.
Pungutan perlu dikreditkan ke akaun di bank.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

2. Setiap terimaan dan pungutan Akakun Amanah
hendaklah dicatatkan ke dalam Buku Akaun
Amanah dan resit rasmi dikeluarkan.
3.

Pemungut adalah bertanggungjawab untuk

memastikan setiap terimaan dan pungutan
diterima masuk dengan betul melalui semakan
ke atas penyata pemungut atau slip masuk bank
dan laporan JANM.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Urusan Bayaran
1. Bayaran dari peruntukkan Akaun
Amanah yang dibenarkan hanyalah
untuk projek/ program/ aktiviti sahaja.
Hendaklah
mendapat
kelulusan
Jawatankuasa Akaun terlebih dahulu
atau kaedah lain yang ditetapkan di
dalam AAA.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

2. Semua tatacara perolehan dalam AP
dan
peraturan
yang
berkaitan
dengannya
hendaklah
dipatuhi
sepenuhnya.
3.

Semua urusan bayaran perlulah

memenuhi
sepenuhnya
tatacara
pembayaran dalam AP dan peraturan
kewangan berkaitan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

4. Pembayaran dilakukan melalui baucer yang
disahkan oleh PPAA atau pegawai yang
diarahkan olehnya. Pastikan segala peraturan
kewangan dipatuhi dan disokong dengan
dokumen urusniaga yang berkaitan.
5.

Catatan bayaran direkodkan kedalam Buku

Akaun Amanah dengan nomnor rujukan yang
sesuai seperti no. baucer, jurnal, kelompok dan
sebagainya. Sertakan juga maklumat-maklumat
lain sekiranya ada maklumat yang boleh
diperolehi selepas penyesuaian dibuat.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

6.

Pegawai yang menandatangani atau mengesahkan

baucer hendaklah berpuashati bahawa:butiran perbelanjaan atau aktiviti adalah dibenarkan
dalam AAA.
Memenuhi syarat AAA dan diluluskan oleh JA.
Mengikut peraturan, kadar yang dipersetujui oleh
penyumbang atau kadar yang berkuatkuasa atau
kadar yang sesuai mengikut profesion, kelayakan
dan pengalaman penerima bayaran.
Baki akaun dengan mengambilkira pelaburan dan
tanggungan adalah mencukupi dan perbelanjaan itu
tidak akan menyebabkan baki akaun terlebih
dikeluarkan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

7.

8.

Sekiranya AAA membenarkan, apa-apa

lawatan keluar negeri melalui peruntukkan
Akaun
Amanah
hendaklah
mendapat
kelulusan
daripada
Perbendaharaan
(Bahagian Pentadbiran) terlebih dahulu
selaras Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19
Tahun 1990 atau/dan mana-mana pekeliling
yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.
Borang permohonan hendaklah dikemukakan
kepada
Perbendaharaan
sekurangkurangnya sebulan sebelum lawatan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Akaun Bank
1. Semua Akaun Amanah hendaklah menggunakan
akaun bank JANM. Sekiranya pengecualian
diperlukan permohonan boleh dibuat kepada
JANM untuk kelulusan.
2. AA yang dibenarkan mempunyai akaun sendiri
perlu menyediakan Penyata Penyesuaian Bank
dan dikemukakan bersama Sijil Pengesahan Baki
seperti Penyata Penyesuaian Amanah.
3. AA yang mempunyai akaun bank sendiri
hendaklah menyediakan satu jurnal bulanan yang
menunjukkan urusniaga terimaan dan bayaran.
Dikemukakan kepada JANM untuk diproses.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Akaun Pelaburan
1. Semua
pelaburan
Akaun
Amanah
hendaklah diluluskan oleh JANM kecuali
dibenarkan oleh Arahan Akaun Amanah.
Kemukakan borang permohonan untuk
urusan pelaburan kepada JANM

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Pengesahan Baki Akaun Amanah
1. Pejabat Perakaunan akan mengeluarkan
Laporan
Terperinci
untuk
disemak
dandisesuaikan dengan rekod terimaan
dan bayaran Akaun Amanah. Tujuan
utama pengesahan baki dibuat adalah
untuk: Memastikan semua urusniaga natara
rekod Pejabat Perakaunan dengan rekod
Jabatan adalah selaras.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Menentukan adanya pengawasan dan

pemeriksaan yang berterusan supaya PTB
akhir tahun dapat menunjukkan kedudukan
yang benar dan tepat.
Memastikan tidak ada terimaan dan
pembayaran yang tersalah diperakaunkan.
Dapat memastikan pelarasan dibuat dengan
segera.
Memastikan Akaun Amanah tidak terlebih
dikeluarkan atau berbaki debit.
Memastikan baki Akaun Amanah sentiasa
melebihi amaun yang dilaburkan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

2. Sijil Pengesahan Baki perlu dilakukan di
dua peringkat, iaitu Peringkat Ibu Pejabat
dan PTJ.
SPB semua Akaun Amanah perlu
dikemukakan oleh PTJ ke Pejabat
Perakaunan masing-masing.
Akaun Amanah yang mempunyai lebih
daripada satu PTJ, Pegawai Pengawal
Akaun Amanah hendaklah menyediakan
SPB yang telah disatukan untuk
dikemukakan kepada JANM.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

3. Sijil Pengesahan Baki perlu disediakan
pada setiap bulan mengikut format
Lampiran 11 yang dikemukakan oleh
Pejabat Perakaunan.
Sekiranya berbeza Penyata Penyesuaian
hendaklah disertakan bersama Lampiran
11-1. (Senarai A hingga D)
Bagi Akaun Amanah yang mempunyai
akaun bank sendiri format penyesuaian
adalah seperti Lampiran 12.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Penyata Tahunan
1. PPAA dikehendaki menyediakan 4 salinan
PTB bagi tahun berakhir 31 Disember dan
dikemukakan kepada Ketua Audit Negara
selewat-lewatnya sebelum atau pada 31 Mac
tahun berikutnya. Serta maklumkan kepada
Perbendaharaan
dan
JANM
apabila
penghantaran dilakukan.
2. PPAA hendaklah dalam tempoh 30 hari
menghantar sesalinan penyata yang telah
diaudit bersama pemerhatian audit kepada
Perbendaharaan dan JANM.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAH

3.

Penyata Terimaan dan Bayaran hendaklah

mengandungi:
Baki awal tahun;
Butir-butir lengkap urusniaga terimaan dan
bayaran dan disokong dengan ringkasan
butir-butir dan maklumat-makluman trikh, no.
rujukan dokumen dan amaun bagi setiap
urusniaga;
Baki akhir tahun;nota mengenai pelaburan.

PENUTUPAN AKAUN AMANAH

1.

Akaun Amanah hendaklah ditutup melalui:Telah mencapai maksud penubuhannya.

Tidak dikehendaki lagi.
Mencukupi tempoh hayat mengikut AAA.
Tidak aktif dalam tempoh setahun.

2.

Baki Akaun Amanah yang hendak ditutup

hendaklah sifar, iaitu samada dipindahkan ke
Akaun Hasil atau dikembalikan kepada
penyumbang mengikut peruntukkan AAA
berkenaan.

PENUTUPAN AKAUN AMANAH

3.

PTB Akaun yang berbaki sifar pada satu

tarikh hendaklah disedia dan dikemukakan
kepada
Ketua
Audit
Negara.
Perbendaharaan dan JANM hendaklah
dimaklumkan
apabila
penghantaran
dilakukan.

4.

Bagi akaun amanah yang menggunakan

akaun bank sendiri, PPAA hendaklah
memastikan akaun bank disifarkan. Penyata
akaun bank berbaki sifar disertakan bersama
PTB yang berbaki sifar.

PENUTUPAN AKAUN AMANAH

5. Menerima pengesahan dari Ketua Audit
Negara ke atas PTB yang berbaki sifar PPAA
hendaklah
mengemukakan
kepada
Perbendaharaan dan JANM.
Perbendaharaan akan mengeluarkan surat
penutupan rasmi Akaun Amanah berkenaan
selepas PTB yang berbaki sifar disahkan
oleh Ketua Audit Negara.

SEKIAN
TERIMA KASIH