AUTORES:
27
CERTIFICACIN
CERTIFICO:
Como Directora de Tesis denominada MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, CRDITO Y COBRANZAS
PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO CARIAMANGA
LTDA. ha sido orientado y revisado durante su ejecucin, por lo tanto
autorizo su presentacin.
AUTORIA
MANUAL
ADMINISTRATIVOS,
DE
FUNCIONES
CRDITO
PROCEDIMIENTOS
COBRANZAS
PARA
LA
ii
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico con mucho cario a mis padres y
hermanas, quienes me apoyaron econmica y moralmente para el
feliz trmino de este proyecto investigativo y han estado siempre
conmigo en los momentos alegres y difciles de mi existencia; a
toda mi familia por estar siempre pendientes de mi;
A mi gran y mejor Amigo JESS por regalarme una nueva
oportunidad de vida y permitirme estar hoy cumpliendo una de
mis grandes metas.
EDUARDO
iii
AGRADECIMIENTO
en el
LOS AUTORES
iv
B. RESUMEN
de
Funciones
y Procedimientos
Administrativos,
Crdito
manuales
debern
actualizarse
en
la
medida
que
se
presenten
la
B. SUMMARY
This research work was the development of a Manual of Functions and
Procedures, Credit and Collections for the Cooperative Savings and Credit
"Cariamanga" Ltd., which are necessary and important for the emergence of
the same, as are documents serving as a means of communication and
coordination, enabling, recording and transmitting in orderly and systematic
information on the financial institution.
Methods and techniques were used to serve as a guide for meeting the
objectives.
The literature review aims to provide knowledge on the different rooms
covered by the Manual of Functions and Procedures, Credit and Collections,
also mentions the history of the Cooperative Savings and Credit
"Cariamanga."
To fulfill the stated objectives, an interview was conducted primarily
addressed to the Manager of the Cooperative, as well as application forms
and matrices to all employees the same, letting us know how it is structured
now the Cooperative and the process followed to carry out their main
activities.
With all the information gathered and presented above preparation of the
Manual of Functions and Procedures, credit and collections, according to the
needs and services provided by the institution.
In Handbook of Administrative Functions and Procedures are detailed
organizational structure of the cooperative, the organizational structure and
job description, then present the procedures of the main activities, indicate
4
the general description of activities and estimated time for each process with
its corresponding diagram.
The Handbook of Credit and Collections generally we point credit guidelines,
procedures, credit and collection management.
The
conclusions reached
were:
Cooperativa
de
Ahorro
y Crdito
C. INTRODUCCIN
Procedimientos
Administrativos,
Crdito
Cobranzas,
La
elaboracin
de
un
Manual
de
Funciones
Procedimientos
Con el fin de cumplir con los objetivos planteados al inicio del proyecto,
hemos desarrollado diversas actividades que nos han conducido al
desarrollo eficiente del presente trabajo, el mismo se encuentra estructurado
de la siguiente manera: la revisin de literatura que se hace referencia a
temas relacionados con el Cooperativismo en el Ecuador, las Cooperativas
de Ahorro y Crdito, el Talento Humano y su importancia; se resaltan
funciones
actividades,
nivel
jerrquico,
relacin
de
10
D. REVISIN DE LITERATURA
1. EL COOPERATIVISMO1
El Cooperativismo es una doctrina socio-econmica que promueve la
organizacin de las personas para satisfacer, de manera conjunta sus
necesidades. El Cooperativismo est presente en todos los pases del
mundo. Le da la oportunidad a los seres humanos de escasos recursos,
tener una empresa de su propiedad junto a otras personas. Uno de los
propsitos de este sistema es eliminar la explotacin de las personas por los
individuos o empresas dedicados a obtener ganancias.
2. LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRDITO2
Una cooperativa es una asociacin autnoma de personas agrupadas
voluntariamente para satisfacer sus necesidades econmicas, sociales y
culturales comunes, por medio de una empresa que se posee en conjunto y
se controla democrticamente. Las cooperativas se crean por necesidades
econmicas y sociales, operan sin fines de lucro. Su gobierno se establece
sobre bases democrticas, cada socio puede llegar a ser un director. No se
especula con las acciones de los socios, las economas se les devuelven a
los socios a base del patrocinio de cada uno. En efecto, la identidad del
sistema cooperativo se fundamenta en los principios y valores
1
2
www.liga.coop/
www.definicion-es.com/cooperativa-de-ahorro-y-crdito/1/
10
3. TALENTO HUMANO
3.1.
DEFINICIN3
Segn la Real Academia Espaola de la Lengua (RAE), define al talento
IMPORTANCIA4
Aun cuando los activos financieros, del equipamiento y de planta son
recursos necesarios para la organizacin, los empleados -el talento humanotienen una importancia sumamente considerable. El talento humano
http://www.ced.ucn.cl/s_taller_2005/temas/talento_humano.htm
http://www.revistalabarra.com.co/ediciones/ediciones-2008/Edicion-29/recursoshumanos-2/la-importancia-del-talento-humano.htm
11
http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASH01c9.dir/doc.pdf
12
CONCEPTO
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/rechum1/u3parte2.htm
13
IMPORTANCIA
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una
14
4.3.
OBJETIVOS
VENTAJAS
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las
mismas.
Es claro y sencillo.
15
resultan
confusas,
voluminosas
y,
por
lgica
consecuencia, costosas.
-
4.5.
TIPOS DE MANUALES7
POR SU CONTENIDO:
Manual de Historia
http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/manuales-administrativos.html
16
Manual de organizacin
Manual de polticas
Manual de contenido mltiple
POR SU FUNCION ESPECIFICA:
Manual de produccin
Manual de compras
Manual de ventas
Manual de Finanzas
Manual de contabilidad
Manual de crdito y cobranzas
Manual de personal
Manual tcnico
Manual de adiestramiento o instructivo
GENERAL:
Manuales generales de organizacin
Manual general de procedimientos
Manual general de polticas
ESPECFICO
Manual especifico de reclutamiento y seleccin
Manual especifico de auditora interna
Manual especifico de polticas de personal
Manual especifico de procedimientos de tesorera
17
4.6.
ESTRUCTURA DE UN MANUAL8
En
el
encabezamiento
debe
ir
la
siguiente
informacin:
-
4.7.
Anlisis de la Informacin
MANUAL FUNCIONES10
4.8.1. DEFINICIN
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas
que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser
elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos,
sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guas y orientaciones
para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental
o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa
ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas apoyados por las
9
10
www.scribd.com/.../METODOLOGIA-MANUALES-ADMINISTRATIVOS-2 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/funciones.htm
19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS11
4.9.1. DEFINICIN
Es un documento de apoyo y consulta integrado por procedimientos de
carcter tcnico y administrativo y de atencin al pblico debidamente
estructurados, para sustentar el funcionamiento y la prestacin de los
servicios asignados a las distintas unidades administrativas, en base a una
normatividad y metodologa autorizada.
4.10. MANUAL DE CRDITO Y COBRANZAS12
4.10.1.
DEFINICIN
www.scribd.com/doc/.../Guia-Manual-Procedimientos-2004 -
http://www.buenastareas.com/ensayos/Manual-De-Credito-y-Cobranzas/235228.html
20
ANTECEDENTES.13
La Cooperativa de Ahorro y Crdito "Cariamanga", se constituye en la
13
5.2.
MISIN.
VISIN.
22
23
MATERIALES Y MTODOS
MATERIALES
Impresora
Escner
Suministros de Oficina
Memoria USB
MTODOS
Para llevar a cabo el presente trabajo investigativo se utiliz los siguientes
mtodos de investigacin:
Mtodo Cientfico
Este
mtodo
nos
permiti
establecer
los
procedimientos
lgicos,
23
Mtodo Inductivo
El mismo que nos permiti a travs de la aplicacin de formularios y
matrices, conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas
funcionales de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga, para
efectuar el levantamiento de los respectivos manuales, de acuerdo a la
informacin recopilada a travs de los diferentes medios.
Mtodo Analtico
Este mtodo fue de gran apoyo, en el desarrollo del presente trabajo, ya que
nos permiti una vez recopilado la informacin necesaria, analizar
reglamentos, documentos, transacciones, actividades y procedimientos
actuales, los mismos luego de ser evaluados, fueron reformulados,
presentando una propuesta de los manuales, llegando de esta manera a las
respectivas conclusiones y recomendaciones.
TCNICAS
Las tcnicas que se utilizaron para el desarrollo del presente trabajo son las
siguientes:
Revisin Bibliogrfica.- Esta tcnica permiti la seleccin y anlisis de
aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con el manual,
tales como: Estatutos, Reglamento Interno y Reglamento de Crdito y
Cobranzas de la Cooperativa; as como libros de diversos autores, para as
poder construir conocimientos slidos que sirvieron como fundamento para
la realizacin del presente trabajo.
24
Estructuracin
de
manuales:
Con
los
resultados
obtenidos
26
27
28
E. RESULTADOS
ENTREVISTA
La siguiente entrevista se aplic al gerente de la Cooperativa de Ahorro y
Crdito Cariamanga Ltda., y tiene como objetivo, evaluar la necesidad e
importancia de contar con un manual de funciones y procedimientos
administrativos, crdito y cobranzas en la entidad antes mencionada, con el
fin de brindar un mejor servicio.
1. El organismo por la que se encuentra regulada la Cooperativa, en
este caso el Ministerio de Inclusin Econmica y Social, les exige la
elaboracin de manuales?
R. Los organismos de control exigen los estatutos y reglamentos, pero los
manuales son internos y son vitales para la apropiada administracin.
2. Cree Usted qu es importante que las organizaciones dispongan de
varios manuales como un mecanismo de consulta para el
desempeo de sus actividades?
R. Ms que importante es necesario. Dependiendo del tamao; las
Cooperativas
desarrollan
muchos
manuales
que
organicen
sus
actividades
3. Qu tipo de manuales posee actualmente su cooperativa?
R. Manual de Caja Chica; Manual Conozca a su cliente.
4. Es necesario que las cooperativas de ahorro y crdito cuenten con
un manual de funciones y procedimientos administrativos, as como
tambin de crdito y cobranzas?
28
R. Como
a la organizacin
personas
que
laboran
en
esta
cooperativa,
estn
lo
29
30
Nro. de socios
fundadores
16
Nro. de
empleados
650
Capital Inicial
Cifras Financieras
$ 32.000,00
Activo
: $180.590,30
Pasivo
: $163.427,21
Patrimonio
: $ 17.163,09
31
SEXO: Masculino
CARGO: Gerente
AREA: Administrativa y Financiera
JEFE INMEDIATO: Consejo de Administracin
SUPERVISA A:Contador Recibidor Pagador Promotor de Crditos
TIPO DE CONTRATO:
TEMPORAL
PERMANENTE
TIEMPO COMPLETO x
MEDIO TIEMPO
3. PRINCIPALES FUNCIONES
1. Representar a la cooperativa.
2. Organizar la administracin de la Cooperativa.
3. Nombrar y remover los empleados de la cooperativa.
4. Presentar al Consejo de Administracin, los presupuestos anuales de
32
por
las
directamente
entidades
con
que
la
colaboran
Cooperativa
RENAFIPSE Y REFSE
CONOCIMIENTOS
EXPERIENCIA LABORAL
HABILIDADES
DESTREZAS
Atencin al cliente.
33
5. CONDICIONES DE TRABAJO.
SI POSEE
NO POSEE
OFICINA INDEPENDIENTE
OFICINA COLECTIVA
BUENA ILUMINACIN
VENTILACIN
UNIFORMES ADECUADOS
EQUIPOS DE SEGURIDAD
GUARDIAS DE SEGURIDAD
Fecha: 10/02/2011
34
1. DATOS GENERALES
EDAD: 27 aos
SEXO: Femenino
TEMPORAL
PERMANENTE
TIEMPO COMPLETO
MEDIO TIEMPO
su
35
rea
administrativa
bancaria
de
entidades financieras
4.2. CONOCIMIENTOS
en
reas
contables
financieras y administrativas.
4.4. HABILIDADES
4.5. DESTREZAS
36
NO POSEE
OFICINA INDEPENDIENTE
OFICINA COLECTIVA
x
x
BUENA ILUMINACIN
VENTILACIN
UNIFORMES ADECUADOS
EQUIPOS DE SEGURIDAD
GUARDIAS DE SEGURIDAD
Fecha: 10/02/2011
37
1. DATOS GENERALES
EDAD: 26 aos
SEXO: Femenino
TEMPORAL
PERMANENTE
TIEMPO COMPLETO
MEDIO TIEMPO
38
NIVEL ACADMICO
4.2.
CONOCIMIENTOS
CONEXUS.
Manejo de programas bsicos
Trabajos en ONG PROLOCAL en el cargo
de asistente de adquisiciones.
4.3.
EXPERIENCIA
LABORAL
4.4.
HABILIDADES
39
DESTREZAS
5.
CONDICIONES DE TRABAJO
SI POSEE
OFICINA INDEPENDIENTE
OFICINA COLECTIVA
NO POSEE
x
BUENA ILUMINACIN
VENTILACIN
UNIFORMES ADECUADOS
EQUIPOS DE SEGURIDAD
GUARDIAS DE SEGURIDAD
Fecha: 10/02/2011
40
1. DATOS GENERALES
EDAD: 21 aos
SEXO: Masculino
TEMPORAL
PERMANENTE
TIEMPO COMPLETO
MEDIO TIEMPO
concesin.
7. Realizar recuperacin de cartera, en el plazo previamente acordado
con el grupo.
4. DESCRIPCION PSICO-LABORAL
Tecnlogo en Contabilidad y Auditora
4.1.
NIVEL
ACADMICO
dictados
por
FINANCOOP
REFSE.
CONOCIMIENTOS
Manejo del sistema de la Cooperativa CONEXUS
4.3.
EXPERIENCIA
LABORAL
Ninguna
4.4.
HABILIDADES
4.5.
DESTREZAS
OFICINA INDEPENDIENTE
OFICINA COLECTIVA
NO POSEE
x
42
BUENA ILUMINACIN
VENTILACIN
UNIFORMES ADECUADOS
EQUIPOS DE SEGURIDAD
GUARDIAS DE SEGURIDAD
Fecha: 10/02/2011
43
1.DATOS GENERALES
EDAD: 26
SEXO: Femenino
TEMPORAL
PERMANENTE
TIEMPO COMPLETO
MEDIO TIEMPO
44
NIVEL
ACADMICO
4.7.
CONOCIMIENTOS
Manejo del sistema de la Cooperativa CONEXUS
Cooperativa Coodesarrollo
4.8.
EXPERIENCIA
MIES, Departamento Financiero
LABORAL
MSP, Departamento Administrativo.
Facilidad de palabra
4.9.
HABILIDADES
Agilidad operativa
Trabajo bajo presin
4.10. DESTREZAS
Buenas relaciones interpersonales.
5. CONDICIONES DE TRABAJO
SI POSEE
OFICINA INDEPENDIENTE
OFICINA COLECTIVA
NO POSEE
x
45
BUENA ILUMINACIN
VENTILACIN
UNIFORMES ADECUADOS
EQUIPOS DE SEGURIDAD
GUARDIAS DE SEGURIDAD
Fecha: 10/02/2011
46
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
GERENTE
5 min
CAJERA
5 min
Correcto?
CAJERA
CAJERA
4 min
Firman documento.
CAJERA/GERENTE
30 seg
CAJERA
30 seg
CAJERA
1 min
Archiva el formulario.
CAJERA
1 min
17 min
47
Fecha:
Enero -2011
APERTURA DE CAJA
DIAGRAMA DEL PROCESO
INICIO
SI
Correcto?
NO
Ingresa al sistema el
valor inicial de caja.
Archiva
formulario
Entrega formularios a
Gerente y Contadora
6
Formulario
Arqueo de Caja
Llena formulario e
imprime por triplicado
4
Formulario
Arqueo de Caja
Firman documento
Formulario
Arqueo de Caja
FIN
48
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
CAJERA
3 min
CAJERA
2 min
Documentacin completa?
CAJERA
CAJERA
7 min
CAJERA
1 min
CAJERA
1 min
CAJERA
2 min
Archiva expediente.
CAJERA
1 min
17 min
49
Pgina: 2 de 2
1
Proporciona informacin
y entrega formularios
Registra la transaccin y
entrega al socio
Archiva
expediente
Libreta de
Ahorros
Documentaci
n completa?
NO
SI
FIN
50
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
1
ACTIVIDAD
-
RESPONSABLE
TIEMPO
CAJERA
1 min
Correcto?
CAJERA
30 seg
CAJERA
30 seg
CAJERA
1 min
CAJERA
1 min
CAJERA
30 seg
CAJERA
30 seg
5 min
51
Fecha:
DEPSITO DE AHORROS
Enero -2011
Pgina: 2 de 2
INICIO
FIN
1
Recibe la papeleta y el valor
a depositar, verifica datos,
efecta conteo de dinero y
clasifica segn su
denominacin.
Correcto?
Ingresa al sistema en la
opcin Depsitos de
Ahorro.
Digita nmero de
cuenta y verifica datos
del usuario.
SI
Entrega libreta o
comprobante de depsito.
6
7
NO
Imprime la transaccin en la
libreta o emite recibo.
Comprobante
de Depsito
Papeleta de
de depsito
Registra en el sistema
el depsito con su
detalle
4
Archiva
papeleta
FIN
52
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
GERENTE / CAJERA
5 min
Acepta?
GERENTE / CAJERA
7 min
GERENTE / CAJERA
1 min
GERENTE / CAJERA
4 min
GERENTE / CAJERA
1 min
CAJERA
2 min
4
5
SOCIO/CLIENTE
20 min
53
Pgina: 2 de 2
INICIO
NO
Negocia y establece
condiciones del DPF.
Formaliza la operacin e
imprime documentos
habilitantes
Contrato
3
Certificado
DPF.
Acepta?
SI
2
Entrega documentos
de DPF
Archiva
Certificado
de DPF
Legaliza
documentos
habilitantes
Contrato
4
Certificado
DPF.
7
FIN
54
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
30 seg
CAJERA
Concuerdan datos?
CAJERA
CAJERA
30 seg
CAJERA
30 seg
Saldo suficiente?
CAJERA
CAJERA
30 seg
CAJERA
1 min
CAJERA
30 seg
CAJERA
30 seg
4 min
55
RETIRO DE AHORROS
Pgina: 2 de 2
Recibe documentos y
verifica datos.
Papeleta
de retiro Libreta
NO
Concuerda
n datos?
SI
Ingresa al sistema y
digita nmero de
cuenta.
Libreta
Verifica datos y
saldo respectivo
NO
Saldo
suficiente
?
SI
Cdula
Entrega dinero y
documentos
Libreta
8
Cdula
Contabiliza el valor de
dinero
correspondiente
7
Formaliza la operacin
e imprime transaccin
Libreta
6
9
Archiva
papelet
a
FIN
56
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
PASO
RESPONSABLE
TIEMPO
CAJERA
30 seg
CAJERA
1 min
CAJERA
3 min
CAJERA
6 min
Decisin?
CAJERA
CAJERA
30 seg
CAJERA
2 min
CAJERA
1 min
14 min
57
Pgina: 2 de 2
INICIO
Recepta
documentos
requeridos.
1
Certificado
DPF.
Cdula de
Identidad
Verifica datos en
el sistema
Registra
cancelacin del
DPF
Genera e imprime
documentos
habilitantes y legaliza.
Comprobante
de Retencin
Orden de
Pago
Decisin?
5
Retiro en efectivo
Crdito a la cuenta
del socio
6
7
Archiva
documento
s
FIN
58
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
CAJERA / GERENTE
2 min
CAJERA / GERENTE
3 min
CAJERA / GERENTE
5 min
- Incremento DPF?
CAJERA / GERENTE
- Debito de la cuenta.
CAJERA / GERENTE
1 min
- Depsito en efectivo.
CAJERA
2 min
- Formaliza
CAJERA / GERENTE
5 min
CAJERA / GERENTE
1 min
CAJERA
2 min
la
operacin
imprime
documentos
habilitantes.
8
21 min
59
Pgina: 2 de 2
INICIO
Dbito de la cuenta
Renegocia
trminos de
contrato
1
Liquida contrato
anterior e imprime
Ingresa detalles
del nuevo
contrato
Liquidacin
de contrato
Contrato
Certificado
DPF
5
SI
Deposito en efectivo
NO
Legaliza
documentos y
entrega certificado
Archiva
Incremento
DPF?
Formaliza la
operacin e imprime
documentos
habilitantes
7
Comprobante
de depsito
Contrato
Certificado
DPF
FIN
60
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
4 min
CAJERA / GERENTE
- Inters?
SOLICIT. POTENCIAL
GERENTE
15 min
GERENTE
5 min
GERENTE
- Buen historial?
GERENTE
GERENTE
2 min
1 min
GTE. / PROM.DE
MICROC.
GTE. / PROM. DE
MICROC.
- Completa?
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: Los Autores
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga
3 min
30 min
61
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 2 de 6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
10
- Comunica al solicitante.
11
12
RESPONSABLE
TIEMPO
GTE. / PROM. DE
MICROC.
GTE. / PROM. DE
MICROC.
GTE. / PROM. DE
MICROC.
1 min
5 min
60 min
14
GTE. / PROM. DE
MICROC.
GTE. / PROM. DE
MICROC.
15 min
CONTADORA
3 min
8 min
pago.
15
TIEMPO PARCIAL
1 hora 32 min
62
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 3 de 6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
16
18
19
- Exposicin en Comit.
20
21
22
23
24
- Comunica al solicitante.
25
- Acepta cambios?
- Registra la informacin, da de baja y archiva en desistidos.
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: Los Autores
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga
RESPONSABLE
TIEMPO
GTE. / PROM. DE
MICROC.
GTE. / PROM. DE
MICROC.
COMIT DE CRDITO
10 min
GTE. / PROM. DE
MICROC.
GTE. / PROM. DE
MICROC.
GTE. / PROM. DE
MICROC.
GTE. / PROM. DE
MICROC.
SOLICITANTE
3 min
5 min
5 min
10 min
5 min
GTE. / PROM. DE
MICROC.
5 min
43 min
63
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 4 de 6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
26
- Formaliza la operacin.
5 min
27
2 min
28
10 min
29
30
1 min
31
1 min
32
- Archiva expediente.
3 min
GTE. / PROM. DE
MICROC.
5 min
3 horas 12 min
64
FIN
Proporciona informacin
sobre el crdito
Informa al solicitante
potencial
NO
NO
1
Entrevista al solicitante
potencial
Consulta Base de
Datos
Buen
historial?
FIN
16
15
NO
Exposicin en
Comit
Informe
de visita
12
Anlisis de
riesgos
Informa al solicitante,
da de baja y archiva
18
Arma carpeta y
fija cita para
visita
11
Expediente
de crdito
Declaracin
patrimonial.
21
20
Aprueba?
19
SI
Visita al solicitante,
llena formularios de
recopilacin de
informacin
Prepara
informes
13
Compl
eta?
14
Creditreport
FIN
17
SI
Aplica
indicadores
financieros
Recepta
documentacin
exigida y revisa
Entrega formularios
de solicitud de crdito
Procesa la
informacin en el
sistema
10
NO
SI
Inters?
Comunica al
solicitante
SI
Registro de
informacin
aprobada
65
CRDITO DE CONSUMO
DIAGRAMA DEL PROCESO
FIN
Registra la
informacin da
de baja y archiva
25
NO
Comunica al
solicitante
Acepta
cambios?
24
SI
23
SI
Pgina: 6 de 6
22
Hay
cambios en la
propuesta?
NO
Formaliza la
operacin
26
Comunica al
solicitante operacin
para desembolso
28
27
Formalizacin y
firma de
documentacin
Prepara e
imprime
documentacin
Contrato
29
Pagar
Contrato
Pagar
Tabla de
Amortiz.
Entrega
documentacin
de crdito
Archiva
31
32
Tabla de
amortizacin
Verifica firmas
con documento
legal
Cdula de
identidad
30
FIN
66
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
PASO
RESPONSABLE
TIEMPO
GERENTE
12 min
3 min
GTE./PROM. DE MICROC.
- Buen historial?
GTE./PROM. DE MICROC.
- Informa al solicitante.
GTE./PROM. DE MICROC.
2 min
GTE./PROM. DE MICROC.
1 min
GTE./PROM. DE MICROC.
3 min
- Completa?
GTE./PROM. DE MICROC.
- Comunica al solicitante
GTE./PROM. DE MICROC.
2 min
- Arma la carpeta.
GTE./PROM. DE MICROC.
3 min
10
GTE./PROM. DE MICROC.
30 min
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: Los Autores
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga
56 min
67
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
TIEMPO
11
GTE./PROM. DE MICROC.
15 min
12
GTE./PROM. DE MICROC.
3 min
GTE./PROM. DE MICROC.
10 min
14
GTE./PROM. DE MICROC.
3 min
GTE./PROM. DE MICROC.
5 min
Crdito.
15
- Exposicin en Comit.
16
17
GTE./PROM. DE MICROC.
2 min
18
GTE./PROM. DE MICROC.
5 min
19
GTE./PROM. DE MICROC.
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: Los Autores
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga
COMIT DE CRDITO
43 min
68
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
TIEMPO
20
- Comunica al solicitante
GTE./PROM. DE MICROC.
21
GTE./PROM. DE MICROC.
22
GTE./PROM. DE MICROC.
5 min
2 min
desistidos.
23
- Formaliza la operacin.
GTE./PROM. DE MICROC.
8 min
24
GTE./PROM. DE MICROC.
2 min
25
GTE./PROM. DE MICROC.
15 min
26
GTE./PROM. DE MICROC.
3 min
27
GTE./PROM. DE MICROC.
1 min
28
GTE./PROM. DE MICROC.
1 min
29
- Archiva expediente.
GTE./PROM. DE MICROC.
3 min
2 horas 19 min
69
Pgina: 6 de 6
FIN
INICIO
Comunica al
solicitante
Informa al
solicitante potencial
Renegocia condiciones
de crdito
1
Consulta Base
de Datos
NO
NO
Buen
historial?
3
SI
13
Prepara expediente
para presentacin en
Comit de Crdito
14
Imprime reporte
del Bur de
crdito
12
De ser
necesario
visita al cliente
11
10
NO
SI
15
18
Arma carpeta
9
Informa al
solicitante, da de
baja y archiva
Aprueba?
SI
Prepara
documentos
de evaluacin
Creditreport
Exposicin
en Comit
Completa
?
2
Procesa la
informacin en el
sistema
Recepta
documentacin
exigida y revisa
Entrega formularios
de solicitud de
crdito
Expediente
de crdito
FIN
16
Registro de
informacin
aprobada
17
A
70
FIN
Registra la
informacin da
de baja y archiva
22
NO
Comunica al
solicitante
Acepta
cambios?
SI
21
SI
20
Formaliza la
operacin
Comunica al
solicitante operacin
para desembolso
23
24
Pgina: 6 de 6
Hay
cambios en la
propuesta?
19
NO
Formalizacin y
firma de
documentacin
Prepara e
imprime
documentacin
25
Contrato
26
Contrato
Pagar
Pagar
Tabla de
Amortizacin
Archiva
29
Entrega
documentacin
de crdito
28
Tabla de
amortizacin
Verifica firmas
con documento
legal
Cdula de
identidad
27
FIN
71
Fecha:
MICROCRDITO COMUNAL
Enero -2011
Pgina: 1 de 6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
PROM. DE MICROC.
30 min
PROM. DE MICROC.
15 min
3 min
forma de operacin.
3
inters?
SOLICITANTE
POTENCIAL
PROM. DE MICROC.
PROM. DE MICROC.
5 min
PROM. DE MICROC.
10 min
PROM. DE MICROC.
5 min
PROM. DE MICROC.
5 min
Completa?
PROM. DE MICROC.
TIEMPO PARCIAL
1 hora 13 min
72
Fecha:
MICROCRDITO COMUNAL
Enero -2011
Pgina: 2 de 6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
10
Comunica al grupo.
PROM. DE MICROC.
3 min
11
Arma carpetas
PROM. DE MICROC.
5 min
12
60 min
13
CAJERA / PROM. DE
MICROC.
PROM. DE MICROC.
2 min
grupo.
14
PROM. DE MICROC.
60 min
15
PROM. DE MICROC.
10 min
PROM. DE MICROC.
60 min
Crediticia
16
3 horas 20 min
73
Fecha:
MICROCRDITO COMUNAL
Enero -2011
Pgina: 3 de 6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
17
PROM. DE MICROC.
30 min
18
PROM. DE MICROC.
20 min
19
PROM. DE MICROC.
15 min
PROM. DE MICROC.
30 min
21
PROM. DE MICROC.
10 min
22
PROM. DE MICROC.
20 min
23
- Aprueba?
24
PROM. DE MICROC.
10 min
25
PROM. DE MICROC.
15 min
TIEMPO PARCIAL
2 hora 30
min
74
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 4 de 6
MICROCRDITO COMUNAL
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
26
- Formaliza la operacin.
10 min
27
5 min
desembolso.
28
30 min
29
30
2 min
31
5 min
32
10 min
5 min
aprobado.
33
- Archiva expedientes.
10 min
8 horas 20 min
75
Pgina: 5 de 6
FIN
NO
Inters?
SI
2
Entrega libretas y
formatos de solicitud
de crdito al grupo
12
13
Arma
carpetas
Libreta de
Ahorros
14
Consulta e
imprime reporte
del Bur de
crdito
15
Realiza visita
al grupo
NO
Prepara el informe
de visita y seala
sus observaciones
Determina la
concentracin de
riesgo del solicitante
16
Creditreport
Comunica al
solicitante
10
Recepta y evala
solicitud de crdito
presentada
Informa requisitos
apertura cuentas de
ahorros
Recepta
documentacin y
revisa
Completa
?
11
4
SI
Apertura
cuentas de
ahorro
Elabora
cronograma de
reuniones
Organiza al
grupo y nombra
representantes
Forma grupo
solidario de 5
personas
17
18
Aplica
indicadores
financieros
19
Procesa la informacin
en el sistema
20
A
76
Pgina: 6 de 6
FIN
Informa al solicitante,
da de baja y archiva
24
Comunica al
coordinador del grupo
operacin para
desembolso
Formaliza la
operacin
Registro de
informacin
aprobada
26
25
27
Formalizacin y
firma de
documentacin
Prepara e
imprime
documentacin
28
Contrato
29
Pagar
Contrato
Pagar
Tabla de
Amortizacin
NO
Aprueba?
SI
Emite su opinin
tcnica con respecto a
su aprobacin
23
Verifica firmas
con documento
legal
Cdula de
30
identidad
Prepara expedientes
para presentar al
Gerente
21
22
Entrega
documentacin
de crdito
31
Tabla de
amortizacin
Entrega al coordinador
del grupo el valor del
crdito aprobado
32
Archiva
expedientes
33
FIN
77
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
CAJERA
10 seg
CAJERA
20 seg
CAJERA
1 min
CAJERA
1 min
Correcto?
CAJERA
Comunica al socio
CAJERA
30 seg
CAJERA
2 min
CAJERA
1 min 30 seg
CAJERA
30 seg
7 min
78
Pgina: 2 de 2
Solicita documento de
identificacin
Ingresa al sistema a la
opcin cancelacin de
dividendos
Cdula de
identidad
Recepta el dinero y
efecta el conteo
Imprime recibo de
pago y entrega
copia
8
Verifica el valor de la
cuota a cancelar e
informa al socio
Comprobante de
pago
Registra el pago
en el sistema
NO
SI
Est
correcto?
Comunica al
socio
5
7
Archiva
formulario
9
FIN
79
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
CONTADORA
10 seg
CONTADORA
50 seg
CONTADORA
1 min
dbito.
4
Saldo suficiente?
CONTADORA
CONTADORA
1 min
transaccin.
3 min
80
Pgina: 2 de 2
INICIO
Ingresa al sistema,
opcin cancelacin de
dividendos.
1
FIN
Revisa el dividendo a
vencerse en la fecha.
NO
Saldo
suficiente?
4
SI
Ingresa a la opcin dbito
automtico y efecta la
transaccin.
5
FIN
81
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
1
ACTIVIDAD
-
RESPONSABLE
TIEMPO
PROM. DE CRDIT.
10 min
PROM. DE CRDIT.
10 min
cobranza.
2
PROM. DE CRDIT.
5 min
PROM. DE CRDIT.
10 min
dividendos en efectivo.
35 min
82
Pgina: 2 de 2
INICIO
Procede a realizar el
procedimiento de
cancelacin de dividendos
en efectivo.
4
FIN
83
Fecha:
Enero -2011
Pgina: 1 de 2
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
CAJERA
2 min
CAJERA
2 min
CAJERA
5 min
CAJERA
1 min
Correcto?
CAJERA
CAJERA
3 min
CAJERA
1 min
GERENTE
5 min
CAJERA
1 min
20 min
84
Fecha:
Enero -2011
CIERRE DE CAJA
DIAGRAMA DEL PROCESO
INICIO
Papeletas, otros
documentos.
Resumen
Fondos de caja
Contabiliza el efectivo
disponible
3
NO
Correcto?
SI
5
Archiva
Recibe, contabiliza y
guarda el dinero en
caja fuerte
9
8
Llena el formulario e
imprime
6
Formulario
Arqueo de Caja
FIN
85
ANALISIS GENERAL
En el desarrollo y crecimiento que las cooperativas pretenden lograr a fin de
obtener resultados que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la
informacin relacionada con el funcionamiento de un determinado
departamento; es necesario que estas cuenten con herramientas de consulta
que integren la informacin operativa a travs de manuales funcionales que
le faciliten:
La calidad y homogeneidad del trabajo que realiza.
La toma de decisiones.
El orden y la mejora administrativa.
La certificacin en la calidad del servicio que se ofrece.
Tomando como base la entrevista aplicada al gerente de la cooperativa,
podemos destacar claramente que la necesidad de contar con ciertos
manuales para la organizacin administrativa y operativa de la cooperativa,
ha dependido esencialmente del tamao y crecimiento que esta ha venido
teniendo desde sus inicios.
Su estructura organizativa y operativa actual se ha visto reflejada en la
siguiente documentacin legal:
Estatutos;
Reglamento Interno;
Reglamento de Crdito y Cobranzas;
Manuales de: Caja Chica y Conozca a su cliente.
86
cumplir
en
la
Cooperativa,
esto
debido
que
mantienen
implementos
de
seguridad,
esto
produce
un
ambiente
de
desconfianza e inseguridad.
87
88
89
G. DISCUSIN
En base a los resultados obtenidos anteriormente, se propone los siguientes
manuales, ya que se plante como tema de estudio, debido a que la
Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga, no cuenta con dichos
manuales, de ah radica la importancia, de que la misma, cuente con esta
herramienta de trabajo, permitindole mejorar su gestin administrativa.
Se construy un Manual de Funciones y Procedimientos Administrativos, as
como tambin el de Crdito y Cobranzas, en el cual se detallan las funciones
y responsabilidades que debe cumplir el personal que labora en la
Cooperativa; adems se describen cada uno de los procesos que se realizan
en la Cooperativa con su respectivo flujograma.
Por lo antes mencionado consideramos a los presentes manuales, como un
instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el
desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello
con la finalidad de optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los
trmites que realiza el usuario, con relacin a los servicios que se le
proporcionan.
89
MANUAL DE CRDITOS Y
COBRANZAS
2011
AUTORES: Eduardo Arteaga
Montao y Elizabeth Ojeda Gaona
90
NDICE
I.
INTRODUCCIN
II.
III.
ALCANCE
IV.
MARCO JURDICO
CAPTULO I. FUNCIONES
1.1.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.2.
DESCRIPCIN DE PUESTOS
CAPTULO II.
2.1.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EXPLICACIN
DE
LA
MATRIZ
DE
DESCRIPCIN
DE
PROCEDIMIENTOS
2.2.
SIMBOLOGA UTILIZADA
2.3.
DESCRIPCIN DE PROCESOS
POLITICAS GENERALES
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DEL PROCESO
2.4.
REQUISITOS
I.
INTRODUCCIN
Un manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una
ejecutar su trabajo de
del
mismo;
continuando
con
la
descripcin
de
polticas,
II.
III.
ALCANCE
El Manual de Funciones y Procedimientos Administrativos,
rige a
Crdito Cariamanga
IV.
MARCO JURDICO
Ley General de Cooperativas
Estatutos de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga Ltda.
Reglamento Interno
Reglamento de Crdito y Cobranzas
1.1.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
y sus decisiones se
Comisin de educacin
Comisin de Asuntos Sociales
Asesor Legal
Asesora Tcnica.
NIVEL AUXILIAR: El nivel Auxiliar prestar ayuda en el funcionamiento del
Nivel Directivo y estar representado por:
El Secretario
NIVEL OPERATIVO: El nivel Operativo ejecutar las polticas y los
programas de
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DE
VIGILANCIA
COMISIN DE CRDITO
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
COMISIN DE EDUCACIN
COMISIN DE ASUNTOS
SOCIALES
SECRETARIO
GERENCIA GENERAL
ASESORA
LEGAL
CRDITO Y
COBRANZAS
ASESORA TCNICA
CONTABILIDAD
CAJA
PROMOTOR DE
MICROCRDITO
Nivel Directivo
Nivel Ejecutivo
Nivel Auxiliar
Nivel Asesor
Nivel Operativo
10
Nombre:
ASAMBLEA GENERAL
Nivel:
Directivo
Estamentos a su mando:
Consejo de
Vigilancia
Administracin,
Consejo
de
II.
OBJETIVO GENERAL
FUNCIONES
1. Conocer y resolver las reformas del estatuto social, las que entrarn en
vigencia una vez aprobadas por la Direccin Provincial del MIES de Loja;
11
12
13
I.
Nombre:
CONSEJO DE ADMINISTRACIN
Nivel:
Directivo
Reporta a:
Asamblea General
Gerente General
II.
OBJETIVO GENERAL
III.
FUNCIONES
Son funciones del consejo de administracin:
14
15
16
17
I.
Nombre:
CONSEJO DE VIGILANCIA
Nivel:
Directivo
Reporta a:
Asamblea General
II.
OBJETIVO GENERAL
.
FUNCIONES
18
4. Dar el visto bueno o vetar con causa justa los actos o contratos en que se
comprometan bienes o crditos de la Cooperativa cuando no estn de
acuerdo con los intereses de sta;
5. Presentar el informe de labores a la Asamblea General, al trmino del
ejercicio fiscal;
6. Las dems atribuciones que le confiera la Ley de Cooperativas y su
Reglamento General.
19
I.
Nombre:
SECRETARIO
Nivel:
Auxiliar
Reporta a:
Consejo de Administracin
II.
OBJETIVO GENERAL
III.
FUNCIONES
20
I.
Nombre:
COMISIN DE CRDITO
Nivel:
Asesor
Reporta a:
Consejo de Administracin
II.
OBJETIVO GENERAL
FUNCIONES
21
22
I.
Nombre:
COMISIN DE EDUCACIN
Nivel:
Asesor
Reporta a:
Consejo de Administracin
II.
OBJETIVO GENERAL
Promover la formacin
la Economa Solidaria
III.
FUNCIONES
23
I.
Nombre:
Nivel:
Asesor
Reporta a:
Consejo de Administracin
II.
OBJETIVO GENERAL
III. FUNCIONES
1. Presentar a la aprobacin del Consejo de Administracin, un plan anual
de actividades tendientes a fomentar el espritu de solidaridad y ayuda
social a los socios y sus familiares;
2. Propender a la integracin de los socios, mediante organizacin de
eventos sociales, culturales y deportivos, especialmente para celebrar el
aniversario de la institucin y festividades navideas;
3. Programar y evaluar sus actividades e informar a la Asamblea General;
4. Impulsar ayudas sociales para asociados que sufran graves calamidades
y no se encuentren en posibilidad de atenderlas.
24
I.
Nombre:
GERENTE GENERAL
Nivel:
Ejecutivo
Reporta a:
Consejo de Administracin
25
OBJETIVO GENERAL
Institucin
bajo
criterios
de
solvencia,
prudencia,
IV.
FUNCIONES GENERALES.
1. Formular
y controlar
la
implantacin
de
polticas,
normas
26
ACTIVIDADES PRINCIPALES.
27
28
16. Cuidar que los libros de contabilidad se lleven con claridad y al da;
17. Depositar dinero recibido por la Cooperativa dentro de un plazo mximo
de 24 horas;
18. Presidir el comit de Crdito; y,
19. Cumplir con las tareas comunes a los gerentes y las dems que le sean
asignadas por la ley, el estatuto, el consejo de administracin o la
Direccin Provincial del MIES de Loja.
Formal
Experiencia
Competencias
tica
Honorabilidad y confiabilidad
Capacidad de trabajo bajo presin, orientado al
cumplimiento de objetivos
Iniciativa y Creatividad
Capacidad negociadora
29
I.
Nombre:
Nivel:
Operativo
Reporta a:
Gerente General
Promotor de Microcrdito
II.
NATURALEZA Y ALCANCE
El titular reporta al Gerente General.
Es responsable por la calidad de atencin a los socios.
Es responsable por la correcta elaboracin de los pagars, contratos
y otros documentos legales de respaldo del crdito.
Es responsable por el correcto ingreso de datos de: deudores,
garantes y liquidacin del crdito en el sistema computacional.
Responsable por la confidencialidad de la informacin que maneja.
Responsable por equipos, muebles y enseres entregados para la
ejecucin de su trabajo.
Externamente se relaciona con el pblico en el proceso de
informacin y tramitacin de los crditos.
30
III.
OBJETIVO GENERAL
mecanismos
administrativos
legales
para
su
recuperacin.
IV.
FUNCIONES GENERALES.
31
V.
ACTIVIDADES PRINCIPALES.
1. Brinda informacin a los socios sobre los tipos de crdito vigentes,
condiciones y caractersticas de los prstamos, requisitos a cumplir e
informacin y documentacin de respaldo a presentar por el
solicitante.
2. Recepta las solicitudes de crdito con toda la informacin y
documentacin de respaldo exigida por la cooperativa tanto del
solicitante como de los garantes incluyendo sus firmas de respaldo.
3. Analiza y evala las solicitudes de crdito y emite el informe
correspondiente
4. Asigna nmero a los expedientes y clasifica en funcin del destino
segn plan de cuentas.
5. Recepta los expedientes de crdito una vez resueltos por el
estamento resolutivo correspondiente.
6. Informa al socio sobre la aprobacin o negacin de la solicitud.
7. Prepara los pagars, contratos del prstamo y otros documentos de
respaldo establecidos en la cooperativa y recepta la firma del deudor,
garantes y sus cnyuges.
8. Liquida el prstamo ingresando los datos al sistema computacional.
9. Actualiza en el sistema los datos de informacin de los socios como
direcciones, nmero de cdula, actividad, etc.
32
PROMOTOR DE MICROCRDITO
i
nmediato superior.
VI. ESTUDIO DEL PUESTO
Ttulo profesional en: Economa,
Educacin Formal
Experiencia
Banca
Finanzas,
Ingeniera
relaciones
interpersonales
Anlisis y Sntesis
Competencias
33
I.
I rea:
Operativa
D
E Reporta a:
Jefe de Crdito y Cobranzas
N
T Personal directo a su
I mando
F
I
CACION DEL PUESTO
II.
NATURALEZA Y ALCANCE
El titular reporta al Jefe de Crdito y Cobranzas.
Asegurar la colocacin de los productos de microcrdito y la
Administracin de un portafolio de clientes, lo cual incluye la
promocin, venta, servicio y recuperacin de cartera.
Responsable por los documentos legales que se encuentren bajo su
control en los fines de cobranza.
Responsable por el tratamiento confidencial de la informacin que
maneja a nivel individual como general de los crditos concedidos.
Responsable por equipos, muebles y enseres entregados para la
ejecucin de su trabajo.
Mantiene
en las
34
III.
OBJETIVO GENERAL
FUNCIONES GENERALES
1.
2.
3.
4.
Administrar
la
cartera
de
crdito
bajo
su
responsabilidad,
35
V.
ACTIVIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Realiza
verificar el
36
11.
12.
VI.
Educacin Formal
afines.
Experiencia
No indispensable.
Anlisis y Sntesis
Iniciativa
tica
Lealtad y Honestidad
Organizado
Competencias
Excelentes
relaciones
interpersonales
Capacidad
para
trabajar
bajo
de
Microsoft
37
I.
CONTADOR GENERAL
rea:
Operativa
Reporta a:
Gerente General
II.
NATURALEZA Y ALCANCE
El titular reporta al Gerente General.
Es responsable por la correcta aplicacin de los sistemas contables y
de la confiabilidad de sus resultados.
Es responsable por actuar con mxima confidencialidad sobre la
informacin y datos que maneja.
Participa en reuniones de informacin y planificacin de actividades
del departamento.
Responsable por equipos, muebles y enseres entregados para la
ejecucin de su trabajo.
Mantiene relaciones con todas las reas de la Cooperativa.
Con Auditora externa, coordinando y facilitando informacin.
Con proveedores para la cancelacin de facturas.
38
III.
OBJETIVO GENERAL
39
40
mensual y anual.
13. Supervisa las liquidaciones de ahorros, certificados de aportacin,
seguros, etc; y,
14. Cumple con las tareas comunes de los contadores y las dems
asignadas por la Ley y Reglamentos.
VI. ESTUDIO DEL PUESTO
Licenciado en Contabilidad y Auditora.
Educacin
Experiencia
Competencias
Confidencialidad
Organizado
tica y Lealtad
Trabajo
bajo
presin,
orientado
al
cumplimiento de objetivos
Conocimientos de Microsoft Windows
(Word, Excel)
41
I.
RECIBIDOR - PAGADOR
rea:
Operativa
Reporta a:
Gerente General
42
III.
OBJETIVO GENERAL
IV.
FUNCIONES GENERALES
ACTIVIDADES
de
caja
vinculadas
complementarios, verificando
los
servicios
financieros
respaldo.
43
3. Registra
Educacin formal
en
Contabilidad,
Fsico
Administracin
de
Empresas
carreras afines.
Experiencia
Competencias
1 ao en funciones similares
Excelentes relaciones interpersonales
Capacidad para trabajar bajo presin
Organizado; tica; Tolerante; Lealtad
Honestidad
44
45
2.1.
PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PR - AO - 00
Fecha:
Pgina:
REA:
5
POLTICAS GENERALES
6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
10
TIEMPO
11
12
DIAGRAMA DEL PROCESO
13
46
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Nombre del Procedimiento: Anotar el nombre del procedimiento.
2. Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa
Procedimiento, AO significa rea Operativa (las siglas pueden variar
dependiendo de la unidad responsable) y 00 que es el nmero
consecutivo del procedimiento.
3. Fecha: Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.
4. Pgina: Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas
del procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc.
5. rea: Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo:
rea Operativa.
6. Polticas Generales: Son una gua bsica para la accin; prescribe los
lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades.
7. Paso: Anotar el nmero de la actividad.
8. Actividad: Anotar en forma narrativa la actividad, la cual deber empezar
en tercera persona del singular.
Ejemplo: Recibe, enva o autoriza
9. Responsable: Anotar el nombre del responsable de la actividad que
interviene de manera directa en el proceso, ejemplo: Contador.
10. Corresponsable: Se har referencia al socio/cliente que interviene de
manera indirecta en el proceso, se incorporara este trmino en la matriz
47
48
2.2.
SIMBOLOGA UTILIZADA
SMBOLO
DESCRIPCIN
Inicio. Representa inicio o termino.
Indica el principio o fin del
procedimiento, dentro del smbolo se
anotara
inicio
o
fin,
segn
corresponda.
Actividad. Las actividades que se
desarrollan en el procedimiento se
describen brevemente dentro del
smbolo. En la parte inferior media,
se anotara el nmero consecutivo de
la actividad.
Documento. Documento que entra
y/o sale y que se genera o utiliza en
el procedimiento.
Decisin. Punto del procedimiento
en donde se debe realizar una
decisin entre dos opciones.
Archivo permanente. Depsito de un
documento o informacin dentro de
un archivo por periodo indefinido.
Conector de pgina. Conexin o
enlace con otra hoja diferente en la
que continua el procedimiento.
Archivo temporal: Depsito de un
documento o informacin dentro de
un archivo por periodo transitorio.
Lneas de flujos: Representa el flujo
de la informacin desde/hacia.
49
2.3.
DESCRIPCIN DE PROCESOS
PROCEDIMIENTO
APERTURA DE CAJA
PR AO - 01
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 1 de 3
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
La Contadora entregara al recibidor-pagador, el fondo de cambio establecido para iniciar operaciones.
Es responsabilidad del Recibidor-Pagador, verificar los valores entregados.
Es obligatorio la firma en el documento de Arqueo de Caja.
Por razones de seguridad se procurar no mantener en ventanilla montos mayores a dos mil dlares americanos, todo
exceso deber ser entregado a la contadora para su proteccin en caja fuerte.
Para la atencin en ventanilla, toda persona debe hacer fila debiendo el guardia salvaguardar el orden respectivo.
No permitir el acceso de terceras personas en ventanilla.
50
PROCEDIMIENTO
PR AO - 01
Fecha: Mayo -2011
APERTURA DE CAJA
Pgina: 2 de 3
REA: Operativa
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
1
TIEMPO
CONTADOR(A)
5 min
CAJERO(A)
4 min
Correcto?
CAJERO(A)
CAJERO(A)
3 min
Firman documento.
CAJERO(A) - CONTADOR(A)
30 seg
CAJERO(A)
30 seg
CAJERO(A)
1 min
Archiva formulario.
CAJERO(A)
1 min
15 min
51
PR AO - 01
APERTURA DE CAJA
Pgina: 3 de 3
RESPONSABLE
CONTADOR(A)
CAJERO(A)
INICIO
Distribuye fondos a
caja
Recepta y contabiliza
el fondo de cambio
Correcto?
NO
SI
Llena el formulario
e imprime
4
Formulario
Arqueo de Caja
Ingresa al sistema el
valor inicial de caja
Archiva
formulario
Firman documento
Formulario
Arqueo de Caja
Entrega copia a la
Contadora
6
Formulario
Arqueo de Caja
FIN
52
PR AO - 02
PROCEDIMIENTO
Pgina: 1 de 3
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Para el ingreso de nuevos socios, se dar cumplimiento a lo sealado en el estatuto.
Para el caso de los menores de edad, es obligatorio el registro de la firma de su representante legal.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
Documentacin completa?
TIEMPO PARCIAL
RESPONSABLE
TIEMPO
2 min
CAJERO(A)
1 min
3 min
53
PROCEDIMIENTO
APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO
PR AO - 02
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 2 de 3
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
5 min
1 min
1 min
2 min
Archiva expediente.
2 min
CAJERO(A)
14 min
54
PR AO - 02
Pgina: 3 de 3
RESPONSABLE
CAJERO(A)
INICIO
NO
Proporciona informacin y
entrega formularios.
Libreta de
Ahorro
Registra la transaccin y
entrega al socio.
Archiva
expediente
Documenta
cin
completa?
FIN
55
PROCEDIMIENTO
PR AO - 03
Fecha: Mayo -2011
DEPSITO DE AHORROS
Pgina: 1 de 6
REA: Operativa
POLTICAS GENERALES
Los depsitos de ahorro podrn ser efectuados directamente por el titular de la cuenta o por un tercero.
Se permitirn depsitos de ahorro sin la presentacin de la libreta de ahorro, en cuyo caso se extender un
comprobante por la transaccin, debiendo actualizarse la libreta en la siguiente transaccin.
Todo depsito deber estar respaldado por la respectiva papeleta de depsito en la que se detallar la transaccin,
valor a depositar, fecha, nmero de cuenta, nombre del titular y desglose del valor a depositar entre efectivo y cheques,
con detalle correspondiente de los cheques.
Es obligacin del recibidor-pagador detallar al reverso de los cheques recibidos la suficiente identificacin sobre el
titular.
56
PROCEDIMIENTO
PR AO - 03
Fecha: Mayo -2011
DEPSITO DE AHORROS
Pgina: 2 de 6
REA: Operativa
POLTICAS GENERALES
Se proceder a llenar el Formulario del CONSEP segn lo establece en la LEY PARA REPRIMIR EL LAVADO DE
ACTIVOS; en su artculo 3; inciso C, que a continuacin se lo describe:
Registrar las operaciones y transacciones en efectivo cuya cuanta sea igual o superior a diez mil dlares de los
Estados Unidos de Amrica o su equivalente en otras monedas, as como las operaciones y transacciones mltiples en
efectivo que, en conjunto, sean iguales o superiores a dicho valor, cuando sean realizadas en beneficio de una misma
persona y dentro de un perodo de treinta (30) das. Dicho registro se realizar en los respectivos formularios
aprobados por la Superintendencia de Bancos y Seguros, en coordinacin con la Unidad de Inteligencia Financiera.
En caso de depsitos en cheque, la disponibilidad de los fondos ser previa confirmacin de su efectivizacin.
57
PROCEDIMIENTO
DEPSITO DE AHORROS
PR AO - 03
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 3 de 6
REA: Operativa
POLTICAS GENERALES
En caso de protesto de cheques depositados en ahorros, la Cooperativa debitar de la cuenta de ahorros del socio, los
gastos incurridos por el protesto.
La acreditacin de intereses se dar conforme a las polticas vigentes en la Cooperativa.
En caso de prdida o mutilacin total de la libreta de ahorros, es necesario que el socio notifique a la Cooperativa de
manera inmediata una comunicacin escrita y se sujetar a lo dispuesto al respecto por las normas internas.
En caso de cuentas inactivas, previo a realizar una transaccin deber procederse a su activacin por medio de la
autorizacin del gerente.
Para mayor seguridad se realizar el conteo de dinero dos veces, en las transacciones que realicen los socios.
58
PROCEDIMIENTO
DEPSITO DE AHORROS
PR AO - 03
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 4 de 6
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
1
ACTIVIDAD
-
RESPONSABLE
TIEMPO
1 min 30 seg
Correcto?
CAJERO(A)
30 seg
15 seg
20 seg
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
5 seg
2 min 40 seg
59
PR AO - 03
PROCEDIMIENTO
Pgina: 5 de 6
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
CAJERO(A)
10 seg
10 seg
3 min
60
PR AO - 03
Pgina: 6 de 6
RESPONSABLE
CAJERO(A)
INICIO
FIN
1
Recibe la papeleta y el valor
a depositar, verifica datos,
efecta conteo de dinero y
clasifica segn su
denominacin.
Correcto?
Ingresa al sistema en la
opcin Depsitos de
Ahorro.
Digita nmero de
cuenta y verifica datos
del usuario.
SI
Entrega libreta o
comprobante de depsito.
6
7
NO
Imprime la transaccin en la
libreta o emite recibo.
Comprobante
de Depsito
Papeleta de
de depsito
Registra en el sistema
el depsito con su
detalle
4
Archiva
papeleta
FIN
61
PROCEDIMIENTO
DEPSITOS A PLAZO FIJO
PR AO - 04
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 1 de 5
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Pueden realizar Depsitos a Plazo Fijo todas las personas, socios o no de la Cooperativa, con capacidad de
contratar y adquirir obligaciones, y su dinero sea de procedencia lcita.
El funcionario de Cooperativa deber negociar con el cliente las tasas de inters de acuerdo al monto y plazo del
depsito y segn las polticas y condiciones que rijan al momento.
Todos los Depsitos a Plazo Fijo sern sujetos de retencin de los impuestos a los rendimientos financieros.
Las tasas de inters sern revisadas y actualizadas peridicamente por sugerencia del Gerente y aprobadas por el
Consejo de Administracin para mantener competitividad en el mercado financiero.
62
PR AO - 04
PROCEDIMIENTO
Fecha:
Mayo -2011
Pgina: 2 de 5
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Al vencimiento del depsito deber ser cobrado nicamente por el titular registrado en el certificado o en caso de
fallecimiento de este por su beneficiario declarado.
Un certificado de Depsito a Plazo Fijo podr ser aceptado como garanta de crdito.
Podrn transferirse los Depsito a Plazo Fijo a otro beneficiario previa notificacin y aprobacin de la gerencia de la
Cooperativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
Acepta?
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
RESPONSABLE CORRESPONSABLE
TIEMPO
3 min
CONTADOR(A)
SOCIO / CLIENTE
3 min
63
PR AO - 04
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 3 de 5
PROCEDIMIENTO
DEPSITOS A PLAZO FIJO
REA: Operativa.
PASO
3
ACTIVIDAD
-
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
CONTADOR(A)
4 min
1 min
habilitantes.
4
CONTADOR(A)
Tipo de Transaccin?
CONTADOR(A)
CONTADOR(A)
1 min
CAJERO(A)
2 min
de depsito.
8
CONTADOR(A)
1 min
CONTADOR(A)
1 min
13 min
64
PR AO - 04
Pgina: 4 de 5
CORRESPONSABLE
SOCIO/CLIENTE
CAJERO(A)
FIN
INICIO
NO
Negocia y establece
condiciones del DPF.
Acepta?
SI
2
Formaliza la operacin e
imprime documentos
habilitantes
Contrato
3
Certificado
DPF.
Legaliza
documentos
habilitantes
Contrato
4
Certificado
DPF.
Dbito de la Cuenta
del socio
6
Entrega documentos
de DPF
Archiva
Certificado
de DPF
Tipo de
transaccin?
5
Transaccin
Efectivo
9
7
Comprobante
de Depsito
FIN
65
PROCEDIMIENTO
PR AO - 05
Fecha: Mayo -2011
RETIRO DE AHORROS
Pgina: 1 de 4
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Para efectuar retiros parciales o totales de dinero de una cuenta de ahorros es obligatorio la presentacin de la libreta.
Para todo retiro de ahorros es obligatorio la presentacin de la cdula de identidad del titular de la cuenta; en caso de
retiro a travs de tercera persona debidamente autorizada es obligatorio la presentacin de la cdula de quien efecta
el retiro.
En caso de retiro de ahorros en una oficina distinta (sucursales o agencias) a la apertura de la cuenta, se proceder
previa confirmacin telefnica de disponibilidad de fondos. El registro de la transaccin deber hacer en la oficina de
apertura de la cuenta en forma inmediata.
Los saldos de la cuenta de ahorros del titular son de nica disposicin y pertenencia.
66
PROCEDIMIENTO
PR AO - 05
Fecha: Mayo -2011
RETIRO DE AHORROS
Pgina: 2 de 4
REA: Operativa.
POLITICAS GENERALES
Es responsabilidad del Recibidor Pagador verificar las consistencias de las firmas del titular de la cuenta y de quien
realiza el retiro, con las registradas en la Cooperativa y el documento de identidad.
Si una persona que efecte retiro de dinero no es titular de la cuenta, el recibidor pagador comprobara que la
papeleta registre la respectiva autorizacin firmada por el titular.
Por seguridad se realizar dos veces el conteo del dinero previo a su entrega.
El Recibidor Pagador dar a conocer a plenitud al socio o cliente, que una vez salido el dinero de la institucin no
puede ni tiene derecho a reclamo alguno.
67
PROCEDIMIENTO
RETIRO DE AHORROS
PR AO - 05
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 3 de 4
REA: Operativa
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
PASO
RESPONSABLE
TIEMPO
Concuerdan datos?
05 seg
10 seg
Saldo suficiente?
05 seg
10 seg
10 seg
CAJERO(A)
1 min
1 min 20 seg
3 min
68
PR AO - 05
Fecha: Mayo - 2011
Pgina: 4 de 4
1
Recibe documentos y
verifica datos.
Papeleta
de retiro
Ingresa al sistema y
digita nmero de cuenta.
NO
Concuerdan
datos?
SI
Libreta
NO
Saldo
suficiente?
Libreta
SI
Cdula
Entrega dinero y
documentos
Contabiliza el valor de
dinero correspondiente
Formaliza la operacin e
imprime transaccin
Libreta
8
9
Cdula
Libreta
7
Archiva
papeleta
FIN
69
PROCEDIMIENTO
PR AO - 06
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 1 de 4
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
El trmite de cancelacin nicamente lo podr realizar el titular del contrato del DPF o su beneficiario del traspaso,
siempre que la misma haya sido debidamente registrada en la Cooperativa.
La cancelacin de un DPF se dar nicamente al vencimiento del plazo establecido en el contrato.
Para la cancelacin es obligatorio la cancelacin del original del contrato del DPF y la cdula de identidad.
El contrato del DPF generar intereses exclusivamente hasta el da de su vencimiento.
Si por cualquier causa, el depositante no hiciera la cancelacin a su fecha, el DPF no generar intereses a partir de
la fecha de vencimiento.
Es obligatorio la liquidacin del DPF incluyendo la retencin del impuesto a los rendimientos financieros y otros que
determinen las autoridades correspondientes.
En caso de no realizar la debida retencin del impuesto, el pago ser de exclusiva responsabilidad del funcionario
que liquida el DPF.
DPF: DEPSITO A PLAZO FIJO
70
PR AO - 06
PROCEDIMIENTO
Pgina: 2 de 4
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
1
CORRESPONSABLE
TIEMPO
10 seg
1 min
Genera
imprime
documentos
2 min
habilitantes
5 min
8 min 10 seg
71
PR AO - 06
PROCEDIMIENTO
Pgina: 3 de 4
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
Decisin?
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
SOCIO / CLIENTE
CONTADOR(A)
50 seg
CAJERO(A)
2 min
CONTADOR(A)
1 min
12 min
72
PR AO - 06
Pgina: 4 de 4
RESPONSABLE
CAJERO(A)
CORRESPONSABLE
CONTADOR(A)
SOCIO / CLIENTE
INICIO
Recepta
documentos
requeridos.
1
Certificado
DPF.
Cdula de
Identidad
Verifica datos en
el sistema
Registra
cancelacin del
DPF
Genera e imprime
documentos
habilitantes y legaliza.
Comprobante
de Retencin
Orden de
Pago
Decisin?
5
Retiro en efectivo
Crdito a la cuenta
del socio
6
7
Archiva
documento
s
FIN
73
PROCEDIMIENTO
PR AO 07
Fecha:
Mayo -2011
Pgina: 1 de 3
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
- La renovacin del DPF procede al vencimiento establecido en el contrato.
- La renovacin puede implicar un incremento al monto por un aporte adicional de dinero y/o capitalizacin de los intereses
recibidos.
- La renovacin puede implicar una renegociacin de trminos del contrato segn las condiciones vigentes en el momento.
- Para el registro de una renovacin es necesario liquidar el contrato vencido segn el procedimiento descrito en la
seccin anterior y posteriormente proceder al ingreso del nuevo contrato.
74
PROCEDIMIENTO
RENOVACIN DE DEPSITOS A PLAZO FIJO
PR AO 07
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 2 de 3
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
CONTADOR(A)
2 min
CONTADOR(A)
1 min
CONTADOR(A)
2 min
- Incremento DPF?
CONTADOR(A)
- Debito de la cuenta.
CONTADOR(A)
1 min
- Depsito en efectivo.
CAJERO(A)
2 min
CONTADOR(A)
2 min
CONTADOR(A)
1 min
CONTADOR(A)
1 min
12 min
75
PR AO - 06
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 3 de 3
CAJERO(A)
INICIO
Renegocia
trminos de
contrato
1
Dbito de la cuenta
Liquida contrato
anterior e imprime
Ingresa detalles
del nuevo
contrato
Liquidacin
de contrato
Deposito en efectivo
4
6
8
9
5
SI
NO
Legaliza
documentos y
entrega certificado
Archiva
Incremento
DPF?
Contrato
Certificado
DPF
Formaliza la
operacin e imprime
documentos
habilitantes
7
Comprobante
de depsito
Contrato
Certificado
DPF
FIN
76
PROCEDIMIENTO
PR AO 08
Fecha:
CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 1 de 10
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
El servicio de crdito se otorgar en el marco del reglamento de crdito, siendo obligatorio el cumplimiento del
proceso, requisitos y condiciones establecidos en el mismo.
No se receptarn las solicitudes de crdito sino estuvieran respaldadas por toda la documentacin que exija la
Cooperativa.
La Cooperativa informar a travs de medio escrito (folleto) y conferencias sobre los requisitos y documentos que
debe presentar un socio para la tramitacin de su crdito.
En el primer crdito es obligatorio realizar el proceso de inspeccin y verificacin.
Es obligacin del Asesor de Crdito, mantener completa y actualizada la carpeta del socio.
Los certificados de ingresos debern actualizarse en cada renovacin o solicitud del nuevo crdito.
77
PROCEDIMIENTO
PR AO 08
Fecha:
CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 2 de 10
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Preferentemente, ser el socio quien directamente llene el formulario de solicitud de crdito; sin embargo, el personal
de crdito de la Cooperativa de ser requerido prestar el apoyo necesario.
Toda solicitud de crdito debe especificar con claridad el destino que tendr el mismo.
El trmite de toda operacin de crdito es personal.
Como medidas de control interno, no se autorizar, bajo ningn concepto, la salida de pagars para su firma fuera de
las oficinas de la cooperativa.
El socio deber dar movimiento a su cuenta por lo menos un mes como mnimo, para ser acreedores de este crdito.
Si la documentacin requerida no est completa, el Asesor de Crdito tiene la obligacin de comunicarle al socio la
imposibilidad de continuar con el trmite del crdito.
ELABORADO POR: LOS AUTORES
78
PR AO 08
PROCEDIMIENTO
Fecha:
CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 3 de 10
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
El monto aprobado determinar el nivel autorizado de resolucin ya sea por el Asesor de Crdito, Gerente o Comit
de Crdito.
Para la legalizacin y liquidacin del crdito, presentarn el original de la cdula, el solicitante, garantes y cnyuge
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
- Inters?
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
ASESOR DE
CRDITO
TIEMPO
3 min
SOCIO / CLIENTE
ASESOR DE
CRDITO
10 min
13 min
79
PR AO 08
PROCEDIMIENTO
Fecha:
CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 4 de 10
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
movimientos
RESPONSABLE
de
cuenta
CORRESPONSABLE
TIEMPO
3 min
antecedentes.
- Buen historial?
1 min
1 min
2 min
ASESOR DE
CRDITO
- Completa?
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
7 min
80
PR AO 08
PROCEDIMIENTO
Fecha:
CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 5 de 10
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
10
- Comunica al solicitante.
1 min
11
3 min
12
60 min
- Prepara
el
informe
de
visita
sealando
sus
ASESOR DE
CRDITO
15 min
observaciones.
14
5 min
de pago.
TIEMPO PARCIAL
1 h 24 min
81
PR AO 08
PROCEDIMIENTO
Fecha:
CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 6 de 10
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
15
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
3 min
17
10 min
ASESOR DE
CRDITO
2 min
de Crdito.
18
- Exposicin en Comit.
19
20
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
5 min
2 min
22 min
82
PR AO 08
Fecha: Mayo -2011
PROCEDIMIENTO
CRDITO DE CONSUMO
Pgina: 7 de 10
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
21
22
23
- Comunica al solicitante.
24
- Acepta cambios?
25
CORRESPONSABLE
ASESOR DE
CRDITO
ASESOR DE
CRDITO
ASESOR DE
CRDITO
TIEMPO
5 min
2 min
SOLICITANTE
ASESOR DE
CRDITO
5 min
ASESOR DE
CRDITO
ASESOR DE
CRDITO
ASESOR DE
CRDITO
5 min
desistidos.
26
- Formaliza la operacin.
27
28
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
2 min
10 min
24 min
83
PR AO 08
PROCEDIMIENTO
Fecha:
CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 8 de 10
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
29
30
31
30 seg
32
- Archiva expediente.
2 min
2 min
ASESOR DE
CRDITO
30 seg
2 horas 39 min
84
PR AO - 08
Fecha: Mayo - 2011
Pgina: 9 de 10
RESPONSANBLE
ASESOR DE CRDITO
COMIT DE CRDITO
INICIO
FIN
Proporciona informacin
sobre el crdito
Informa al solicitante
potencial
SI
Inters?
2
NO
CORRESPONSABLE
SOLICITANTE
Entrevista al
solicitante potencial
Consulta Base de
Datos
Buen
historial?
FIN
Procesa la
informacin en el
sistema
16
15
Prepara expediente
para presentacin en
Comit de Crdito
7
Prepara
informes
14
Creditreport
FIN
17
SI
Aplica
indicadores
financieros
Imprime reporte
del Bur de
crdito
Recepta
documentacin
exigida y revisa
Entrega formularios
de solicitud de
crdito
13
Informe
de visita
Visita al solicitante,
llena formularios de
recopilacin de
informacin
12
Anlisis de
riesgos
Declaracin
patrimonial.
Informa al solicitante,
da de baja y archiva
18
NO
Exposicin en
Comit
Comp
leta?
SI
Arma carpeta y
fija cita para
visita
Expediente
11
de crdito
21
20
Aprueba?
19
10
NO
NO
Comunica al
solicitante
SI
Registro de
informacin
aprobada
85
PR AO - 08
Fecha: Mayo - 2011
Pgina: 10 de 10
RESPONSANBLE
ASESOR DE CRDITO
FIN
Registra la
informacin da de
baja y archiva
NO
25
CORRESPONSABLE
SOLICITANTE
Comunica al
solicitante
Acepta
cambios?
24
SI
23
SI
22
Hay cambios
en la
propuesta?
NO
Formaliza la
operacin
Comunica al
solicitante operacin
para desembolso
26
27
Formalizacin y
firma de
documentacin
Contrato
29
Pagar
Prepara e
imprime
documentacin
Contrato
28
Pagar
Tabla de
Amortizacin
Entrega
documentacin
de crdito
Archiva
31
32
Tabla de
amortizacin
Verifica firmas
con documento
legal
Cdula de
30
identidad
FIN
86
PR AO 09
PROCEDIMIENTO
Fecha:
RENOVACIN CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 1 de 7
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Un prstamo podr ser renovado siempre y cuando este cancelado al menos el 70% de su valor y el socio haya
demostrado puntualidad y cumplimiento de sus abonos.
Para una renovacin, el cliente deber contener un buen historial crediticio, estar al da con el pago de sus obligaciones
y no poseer cuentas por pagar pendientes con la entidad.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
10 min
ASESOR DE
2 min
CRDITO
Crdito).
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
12 min
87
PR AO 09
PROCEDIMIENTO
RENOVACIN CRDITO DE CONSUMO
Fecha:
Mayo -2011
Pgina: 2 de 7
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
CORRESPONSABLE
TIEMPO
- Buen historial?
- Informa al solicitante.
1 min
1 min
- Completa?
- Comunica al solicitante
1 min
- Arma la carpeta.
1 min
10
30 min
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
ASESOR DE
CRDITO
1 min
35 min
88
PR AO 09
Fecha: Mayo -2011
PROCEDIMIENTO
RENOVACIN CRDITO DE CONSUMO
Pgina: 3 de 7
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
CORRESPONSABLE
TIEMPO
11
15 min
12
- Imprime
3 min
reporte
crediticia
del
adiciona
Bur
de
Informacin
documentacin
al
ASESOR DE
expediente.
CRDITO
13
10 min
14
2 min
de Crdito.
15
- Exposicin en Comit.
16
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
5 min
35 min
89
PR AO 09
PROCEDIMIENTO
RENOVACIN CRDITO DE CONSUMO
Fecha:
Mayo -2011
Pgina: 4 de 7
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PASO
17
18
19
20
- Comunica al solicitante
21
22
CORRESPONSABLE
ASESOR DE
CRDITO
ASESOR DE
CRDITO
ASESOR DE
CRDITO
ASESOR DE
CRDITO
TIEMPO
2 min
5 min
2 min
SOCIO
ASESOR DE
CRDITO
5 min
ASESOR DE
CRDITO
ASESOR DE
CRDITO
7 min
desistidos.
23
24
Formaliza la operacin.
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
2 min
23 min
90
PR AO 09
PROCEDIMIENTO
Fecha:
RENOVACIN CRDITO DE CONSUMO
Mayo -2011
Pgina: 5 de 7
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
25
10 min
26
2 min
27
28
30 seg
29
- Archiva expediente.
2 min
ASESOR DE
CRDITO
30 seg
2 horas
91
PR AO - 08
Fecha: Mayo - 2011
Pgina: 6 de 7
RESPONSANBLE
ASESOR DE CRDITO
COMIT DE CRDITO
CORRESPONSABLE
FIN
INICIO
Renegocia condiciones
de crdito
Comunica al
solicitante
Informa al
solicitante potencial
1
Consulta Base
de Datos
NO
NO
Buen
historial?
3
SI
13
Prepara expediente
para presentacin en
Comit de Crdito
14
Imprime reporte
del Bur de
crdito
12
Prepara
documentos
de evaluacin
Creditreport
NO
SI
15
18
10
Arma carpeta
9
Informa al
solicitante, da de
baja y archiva
Aprueba?
SI
De ser
necesario
visita al cliente
11
Exposicin
en Comit
Completa
?
2
Procesa la
informacin en el
sistema
Recepta
documentacin
exigida y revisa
Entrega formularios
de solicitud de
crdito
Expediente
de crdito
FIN
16
Registro de
informacin
aprobada
17
A
92
PR AO - 08
Fecha: Mayo - 2011
Pgina: 7 de 7
RESPONSANBLE
ASESOR DE CRDITO
FIN
Registra la
informacin da
de baja y archiva
22
CORRESPONSABLE
SOCIO
NO
Comunica al
solicitante
Acepta
cambios?
SI
21
SI
20
Formaliza la
operacin
Comunica al
solicitante operacin
para desembolso
23
24
Hay
cambios en la
propuesta?
19
NO
Formalizacin y
firma de
documentacin
Prepara e
imprime
documentacin
25
Contrato
26
Contrato
Pagar
Pagar
Tabla de
Amortizacin
Archiva
29
Entrega
documentacin
de crdito
28
Tabla de
amortizacin
Verifica firmas
con documento
legal
Cdula de
identidad
27
FIN
93
PROCEDIMIENTO
PR AO 10
Fecha:
MICROCRDITO COMUNAL
Mayo -2011
Pgina: 1 de 9
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Los prestatarios se organizaran en pequeos grupos homogneos. Estas caractersticas facilitan la solidaridad del grupo,
as como la interaccin participativa.
Los familiares no podrn formar parte del grupo.
Se organizarn en grupos primarios de cinco miembros y la federacin en centros. A los cuales los socios deben asistir
obligatoriamente a las sesiones semanales de asesora y capacitacin del negocio, que el promotor de microcrdito lo
dirigir.
Cada grupo solidario debe elegir de entre sus miembros un Coordinador de Grupo.
Cada miembro del grupo solidario debe aprobar el negocio de sus compaeros del grupo solidario.
Cada persona debe presentar un negocio independiente.
94
PR AO 10
PROCEDIMIENTO
Fecha:
MICROCRDITO COMUNAL
Mayo -2011
Pgina: 2 de 9
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
No se aceptarn dos solicitudes de crdito para un mismo negocio. Cada negocio recibe slo un crdito.
Cada miembro de un grupo solidario debe presentar su propio negocio, y solicitar individualmente su crdito.
Cada grupo solidario, no recibir un nuevo crdito a menos que se cancele la deuda de todos sus miembros.
Nadie podr postular a un siguiente crdito si uno de sus compaeros de grupo se encuentra moroso de un crdito
anterior.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
Promociona el microcrdito
Rene
interesados,
expone
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
30 min
condiciones
del
PROMOT. DE
MICROCR.
15 min
45 min
95
PR AO 10
Fecha: Mayo -2011
PROCEDIMIENTO
MICROCRDITO COMUNAL
Pgina: 3 de 9
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
inters?
Completa?
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
SOLICITANTE
POTENCIAL
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
3 min
5 min
5 min
5 min
5 min
23 min
96
PR AO 10
PROCEDIMIENTO
Fecha:
MICROCRDITO COMUNAL
Mayo -2011
Pgina: 4 de 9
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
10
11
Arma carpetas
12
13
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
CAJERA
PROMOT. DE
MICROCR.
CORRESPONSABLE
TIEMPO
3 min
7 min
30 min
5 min
al grupo.
14
15
Consulta
imprime
reporte
del
Bur
de
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
20 min
5 min
Informacin Crediticia
16
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
PROMOT. DE
MICROCR.
30 min
1 h. 40 min
97
PR AO 10
PROCEDIMIENTO
Fecha:
MICROCRDITO COMUNAL
Mayo -2011
Pgina: 5 de 9
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
17
ACTIVIDAD
-
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
20 min
observaciones.
18
Determina
la
concentracin
de
riesgo
del
10 min
solicitante.
19
PROMOT. DE
MICROCR.
10 min
20 min
21
5 min
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
1 h. 5 min
98
PROCEDIMIENTO
MICROCRDITO COMUNAL
PR AO 10
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 6 de 9
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
22
15 min
23
- Aprueba?
24
25
26
- Formaliza la operacin
PROMOT. DE
MICROCR.
GTE. / PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
27
PROMOT. DE
MICROCR.
5 min
PROMOT. DE
MICROCR.
PROMOT. DE
MICROCR.
30 min
10 min
15 min
10 min
para desembolso.
28
29
TIEMPO PARCIAL
ELABORADO POR: LOS AUTORES
5 min
1 h. 30 min
99
PROCEDIMIENTO
PR AO 10
Fecha:
MICROCRDITO COMUNAL
Mayo -2011
Pgina: 7 de 9
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
TIEMPO
30
5 min
31
2 min
32
5 min
crdito aprobado.
33
- Archiva expedientes
PROMOTOR DE
MICROCRDITO
5 min
5 min
5 h. 40 min
100
PR AO - 08
MICROCRDITO COMUNAL
Pgina: 8 de 9
RESPONSANBLE
PROMOTOR DE MICROCRDITO
INICIO
CORRESPONSABLE
SOLICITANTE
FIN
NO
Promociona el
microcrdito
Inters?
SI
2
Entrega libretas y
formatos de solicitud
de crdito al grupo
12
13
Arma
carpetas
Libreta de
Ahorros
14
Consulta e
imprime reporte
del Bur de
crdito
15
Creditreport
Realiza visita
al grupo
NO
Comunica
al
10
solicitante
10
Recepta y evala
solicitud de crdito
presentada
Informa requisitos
apertura cuentas de
ahorros
Recepta
documentacin y
revisa
Completa
?
11
4
SI
Apertura
cuentas de
ahorro
Elabora
cronograma de
reuniones
Organiza al
grupo y nombra
representantes
Forma grupo
solidario de 5
personas
Prepara el informe
de visita y seala
sus observaciones
Determina la
concentracin de
riesgo del solicitante
16
17
18
Aplica
indicadores
financieros
19
Procesa la informacin
en el sistema
20
A
101
PR AO - 08
Fecha: Mayo - 2011
MICROCRDITO COMUNAL
Pgina: 9 de 9
RESPONSANBLE
PROMOTOR DE MICROCRDITO
CORRESPONSABLE
FIN
Informa al solicitante,
da de baja y archiva
24
Comunica al
coordinador del grupo
operacin para
desembolso
Formaliza la
operacin
Registro de
informacin
aprobada
26
25
27
Formalizacin y
firma de
documentacin
Prepara e
imprime
documentacin
28
Contrato
29
Pagar
Tabla de
Amortizacin
Contrato
Pagar
NO
Aprueba?
SI
Emite su opinin
tcnica con respecto a
su aprobacin
23
Verifica firmas
con documento
legal
Cdula de
30
identidad
Prepara expedientes
para presentar al
Gerente
21
22
Entrega
documentacin
de crdito
31
Pagar
Tabla de
amortizacin
Entrega al coordinador
del grupo el valor del
crdito aprobado
32
Archiva
expedientes
33
FIN
102
PROCEDIMIENTO
CANCELACIN DE CRDITOS POR DIVIDENDOS EN EFECTIVO
PR AO 11
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 1 de 3
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Se atender pagos de aquellos crditos que estn cancelando normalmente sus cuotas.
En caso de crditos cuyos pagos sean irregulares o el deudor no disponga del valor mnimo a pagar se dispondrn de
depsitos de ahorro, debiendo arreglar el socio su situacin con el Asesor de Crdito.
La cancelacin de crditos podrn tambin realizarse mediante notas de dbito de la cuenta de ahorros del deudor.
Si el deudor dispone de un valor inferior a la cuota que debe cancelar, efecta un dbito de la cuenta (en caso de que
disponga) para completar el valor de la cuota.
Si el pago supera al valor del dividendo, la diferencia registra en ahorros o abona al capital del crdito si el deudor as
lo solicita.
103
PROCEDIMIENTO
CANCELACIN DE CRDITOS POR DIVIDENDOS EN EFECTIVO
PR AO 11
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 2 de 3
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
PASO
RESPONSABLE
TIEMPO
10 seg
20 seg
1 min
Correcto?
Comunica al socio
30 seg
2 min
CAJERO(A)
1 min
1 min 30 seg
30 seg
7 min
104
PR AO - 11
Pgina: 3 de 3
RESPONSABLES
CAJERO(A)
INICIO
Solicita documento de
identificacin
Ingresa al sistema a la
opcin cancelacin de
dividendos
Cdula de
identidad
Recepta el dinero y
efecta el conteo
Imprime recibo de
pago y entrega
copia
Archiva
formulario
Verifica el valor de la
cuota a cancelar e
informa al socio
Comprobante de
pago
Registra el pago
en el sistema
NO
SI
Est
correcto?
Comunica al
6
socio
5
7
9
FIN
105
PR AO 12
PROCEDIMIENTO
CANCELACIN DE CRDITOS POR DIVIDENDOS ATRAVEZ DE DBITO AUTOMTICO
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
A ms de las normas generales para la cancelacin de crditos, descritas en la seccin anterior deber considerarse la
siguiente: Se realizarn dbitos automticos una vez comprobado que el socio dispone de fondos suficientes para efectuar
el dbito.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
PASO
RESPONSABLE
TIEMPO
10 seg
50 seg
Saldo suficiente?
CONTADORA
1 min
1 min
3 min
106
PR AO - 12
RESPONSABLE
CONTADOR(A)
INICIO
Ingresa al sistema,
opcin cancelacin de
dividendos.
FIN
Revisa el dividendo a
vencerse en la fecha.
NO
Saldo
suficiente?
4
SI
Ingresa a la opcin dbito
automtico y efecta la
transaccin.
5
FIN
107
PROCEDIMIENTO
COBRANZA DE MICROCRDITO COMUNAL
PR AO 13
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 1 de 3
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Las acciones de recuperacin de crdito sern de responsabilidad del Promotor de Microcrdito, sin que
esta responsabilidad impida la realizacin de acciones complementarias.
El Promotor de Microcrdito programar la realizacin de visitas peridicas para la recuperacin del
crdito.
Semanalmente el promotor, al final de cada sesin, proceder al cobro de las cuotas del crdito.
Si un miembro del grupo no cancela la totalidad de alguna de sus cuotas semanales, todo el grupo
quedar en estado de morosidad.
En caso de morosidad existir la posibilidad de reestructuracin de la deuda.
108
PROCEDIMIENTO
COBRANZA DE MICROCRDITO COMUNAL
PR AO 13
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 2 de 3
REA: Operativa.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
PROMOT. DE MICROCR.
5 min
PROMOT. DE MICROCR.
2 min
PROMOT. DE MICROCR.
3 min
CAJERO(A)
7 min
17 min
109
PR AO - 13
Pgina: 3 de 3
REPONSABLES
PROMOTOR DE MICROCRDITO
CAJERO(A)
INICIO
Procede a realizar el
procedimiento
PR AO 11
4
FIN
110
PROCEDIMIENTO
CIERRE DE CAJA
PR AO - 14
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 1 de 3
REA: Operativa.
POLTICAS GENERALES
Una vez culminado las operaciones del da, el recibidor-pagador entregar a la Contadora, el dinero recaudado en el da
ms el fondo de cambio establecido para iniciar operaciones.
Es responsabilidad de la Contadora, verificar los valores entregados.
En el cuadre de caja, si se llegase a encontrar algn faltante o exceso de dinero ser responsabilidad del recibidor pagador y deber informar a su inmediato superior sobre dicha anomala.
Es obligatorio la firma en el documento de Arqueo de Caja.
111
PROCEDIMIENTO
CIERRE DE CAJA
PR AO - 14
Fecha: Mayo -2011
Pgina: 2 de 3
REA: Operativa
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
PASO
RESPONSABLE
TIEMPO
CAJERO(A)
1 min
CAJERO(A)
2 min
CAJERO(A)
3 min
CAJERO(A)
1 min
Correcto?
CAJERO(A)
CAJERO(A)
3 min
CAJERO(A)
1 min
CONTADORA
3 min
CAJERO(A)
1 min
15 min
112
PR AO - 14
CIERRE DE CAJA
Pgina: 3 de 3
RESPONSABLES
CONTADOR(A)
CAJERO(A)
INICIO
Papeletas, otros
documentos.
Resumen
Fondos de caja
Contabiliza el efectivo
disponible
3
NO
Correcto?
SI
5
Archiva
Recibe, contabiliza y
guarda el dinero en
caja fuerte
9
8
Llena el formulario e
imprime
6
Formulario
Arqueo de Caja
FIN
113
2.4.
REQUISITOS
El socio deber presentar los siguientes requisitos para los servicios que
preste la cooperativa:
APERTURA DE LIBRETA
114
PERSONAS NATURALES.
Copia a color de Documentos de Identidad (cdula y certificado
de votacin) de solicitantes y garantes.
Copia del ltimo pago de servicios bsicos: agua, luz o
telfono.
Copia del RUC. y/o Permiso de Funcionamiento.
Rol de pagos (deudor y/o garante).
PERSONAS JURDICAS
Copias de: Escrituras de Constitucin de la Compaa, de los
Estatutos y sus modificaciones, de las facultades y poderes de
los
representantes
legales
con
sus
nombramientos
respectivos.
Copias de: RUC y Documentos de Identidad de quienes
tengan poderes y representacin legal.
Estados financieros de los tres ltimos aos.
Certificado de estar al da en el pago de las obligaciones con la
Superintendencia de Compaas.
Proyecciones financieras de los tres ltimos aos, flujo de caja.
plan estratgico.
115
MANUAL DE CRDITOS Y
COBRANZAS
PC
2011
ELABORADO POR: LOS AUTORES
INDICE
V.
INTRODUCCIN
VI.
VII.
ALCANCE
VIII.
MARCO JURDICO
OBJETIVO.
2. EL COMIT DE CRDITO.
3. EL ASESOR DE CRDITO.
4. OBJETIVOS DEL SERVICIO DE CRDITO.
5. POLTICAS GENERALES DE CRDITO.
6. ORIGEN Y APLICACIN DE LOS RECURSOS
6.1.
DEL ORIGEN
6.2.
DE LA APLICACIN
7. ACTIVIDADES NO FINANCIABLES
8. SUJETOS DE CRDITO
8.1.
9. GNERO
10. REQUISITOS PARA ACCEDER A UN CRDITO.
10.1. PERSONAS NATURALES.
10.2. PERSONAS JURDICAS
11. CLASIFICACIN DE SOCIOS
12. CAPTACIN DE SOCIOS.
RDITOS ATRASADOS
2. MODALIDADES DE COBRO
3. INTERESES MORATORIOS Y CARGOS
3.1.
INTERESES MORATORIOS
3.2.
SIMBOLOGA UTILIZADA
5.2.
DIAGRAMA
5.3.
ANEXOS
I.
INTRODUCCIN
La administracin del crdito y las cobranzas es una de las actividades
que
proporcione
informacin
adecuada
para
la
toma
Lineamientos de Crdito
II.
Procedimientos Crediticios
III.
Gestin de Cobranza
II.
detallando
claramente
de
manera
general,
los
III.
ALCANCE
IV.
MARCO JURDICO
OBJETIVO.
10
antes
que
constituirlo
en
un
simple
factor
de
endeudamiento.
La colocacin de recursos se har de acuerdo a la capacidad econmica
del solicitante, buscando democratizar el crdito y evitando la
concentracin del riesgo.
Proteger al mximo el patrimonio de la Cooperativa, exigiendo las
garantas adecuadas, sin entorpecer el normal y oportuno servicio del
crdito.
El servicio de crdito debe estar acorde con las necesidades del socio,
de manera que preste un servicio eficiente y oportuno para lo cual se
harn evaluaciones permanentes de las expectativas sociales en cuanto
a las soluciones ofrecidas por la Cooperativa.
El crdito ofrecido deber propender por el sostenimiento de tasas
activas razonables dentro del mercado financiero y obedeciendo las
polticas institucionales de la Cooperativa. Cuando se requiera hacer
ajustes en las condiciones de los prstamos, El Consejo de
Administracin, deber considerar que no se afecte la liquidez de la
Cooperativa, se asegure la sostenibilidad de los ingresos para cubrir sus
costos y gastos operacionales y generar un excedente adecuado que le
11
DEL ORIGEN
12
DE LA APLICACIN
13
Asociaciones
que
no
tengan
determinada
su
naturaleza
constitucin.
Personas naturales o jurdicas con crditos incobrables, demanda
judicial o declaradas en bancarrota.
Ambulantes o personas que no cuenten con un lugar fijo de
residencia.
Fabricacin y comercializacin de armas o explosivos
Otras actividades a determinar por el rea de Crdito.
8. SUJETOS DE CRDITO
Personas naturales: principalmente de consumo.
Pequeos negocios: principalmente capital de trabajo.
Pequeas y medianas empresas.
8.1.
14
15
16
17
18
MONTO
PLAZO
Hasta $ 300
03 meses
De $301 a $600
Hasta 06 meses
De $601 a $1.000
Hasta 12 meses
De $1.001 a $ 2.000
18 meses
De $ 2.001 a $4.000
Hasta 24 meses
De $ 4.001 a $ 10.000
Hasta 30 meses
19
quirografario,
prendario
hipotecario.
a. Los crditos sobre firmas podrn operarse hasta por $ 1.500
b. Los crditos prendarios podrn operarse hasta por $ 4.000
c. Los crditos hipotecarios podrn operarse hasta por $ 10.000
d. Los crditos quirografarios que se otorgan bajo la modalidad de convenio
podrn operarse hasta por $ 2.000.
e. Los crditos para la microempresa podrn operarse hasta por $ 1.000
La Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga Ltda., establecer el nivel
de garantas solicitadas a los solicitantes, en funcin al riesgo.
Podrn ser garantes:
Socios que no tengan prstamos o garanta en mora.
Socios que no tengan garantas mutuas
Cualquier persona de comprobada solvencia econmica y moral,
domiciliada en la ciudad donde se tramita el prstamo.
Las personas que sumada a su edad el plazo del prstamo
quirografario no exceda los 65 aos.
20
Debe tratarse en la mejor forma posible tener la mejor garanta y que tenga
una relacin con el prstamo de 2 a 1 esto con el fin de poder cubrir
ampliamente el crdito.
17. TASA DE INTERS
El inters es el alquiler o rdito que la unidad demandante de fondos
conviene pagar por undinero tomado de la unidad oferente de fondos. Dicho
producto tambin incluye los costospropios de la gestin de crdito.
Las tasas de inters activas se determinan por la librecompetencia en el
mercado financiero y deben ser expresadas en trminos efectivosanuales.
La tasa de inters aplicada a las operaciones crediticias, se rige segn los
preciosvigentes en el mercado, pero encuadrados a lo normado por el Banco
Central del Ecuador y las leyes vigentes enla materia, aprobados por
resolucin de Consejo de Administracin.
Las tasas de inters debern estar en condiciones de generar un margen
suficiente paraalcanzar la plena cobertura de costos relacionados con la
operacin de crdito con lafinalidad de que las operaciones crediticias sean
rentables.
18. PARMETROS DE EVALUACIN CREDITICIA
Para el anlisis y evaluacin crediticia se deben considerar algunos aspectos
como son los siguientes:
18.1. CARCTER
Son las cualidades de honorabilidad y solvencia moral que tiene el deudor
para responder a nuestro crdito.
21
22
18.4. CONDICIONES
Son los factores externos que pueden afectar la marcha del negocio, es
decir aquellos que no dependen de su trabajo.
Algunos elementos a considerar son:
Ubicacin Geogrfica
Situacin Poltica y econmica de la regin
Sector.
18.5. COLATERAL
Son todos aquellos elementos de que dispone el negocio o sus dueos, para
garantizar el cumplimiento de pago en el crdito, es decir las garantas o
apoyos colaterales; mismos que se evalan a travs de sus activos fijos, el
valor econmico y la calidad de estos.
19. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS EVALUATIVOS
ELEMENTOS
PUNTOS
CALIFICACIN ASESOR
DE CRDITO
CARCTER
CAPACIDAD
CAPITAL
CONDICIONES
COLATERAL
TOTAL
20/20
20/20
20/20
20/20
20/20
100
00/20
00/20
00/20
00/20
00/20
00/100
PARMETRO DEL
FACTOR
Entre 18 y 25 aos
EXPLICACIN O
SUSTENTO
Sus
ingresos
y
productividad an no
PUNTAJE O
CALIFICACIN
Menor a 40
23
Edad
Entre 26 y 50 aos
Entre 51 y 70 aos
Mayor a 70 aos
Casado
Unin Libre
Estado civil
soltero
Divorciado o Viudo
Ocupacin
Patrimonio
Ingresos
mensuales
Profesional
o
empresario
en
sociedad
Empresario
por
cuenta propia
Empleado
Obrero
Vivienda propia
Vehculo propio
Vivienda
en
condominio
Vivienda familiar
Vivienda en arriendo
Mayor a $1.000
Entre $ 500 y $ 999
: entre 80 y 100
son ptimos
Sus
ingresos
y
productividad
son
ptimos
Sus
ingresos
y
productividad
tienden a bajar
Sus
ingresos
y
productividad bajan
Mayor seguridad
Seguridad
media
alta
Seguridad media
Seguridad
media
baja
Seguridad alta
Entre 80 y 100
Entre 60 y 79
Menor a 40
Entre 80 y 100
Entre 60 y 79
Entre 40 y 59
Menor a 40
Entre 80 y 100
Seguridad
media
alta
Seguridad media
Seguridad baja
Seguridad alta
Entre 60 y 79
Seguridad
media
alta
Seguridad media
Seguridad baja
Entre 60 y 79
Entre 40 y 59
Menor a 40
Entre 80 y 100
Entre 40 y 59
Menor a 40
Seguridad alta
Entre 80 y 100
Seguridad
media Entre 60 y 79
alta
Seguridad media
Entre 40 y 59
Seguridad baja
Menor a 40
PUNTAJE TOTAL
A (Alto) : entre 400 y 500
Medio
: entre 40 y 59
M (Medio)
Bajo
: menor a 40
B (Bajo)
: menor a 200
Experiencia en
crdito
PARMETRO DEL
FACTOR
Menor a $ 1000
Entre $ 1001 y $
2000
Entre $2001 y $
3000
EXPLICACIN O
SUSTENTO
Seguridad baja
Seguridad media
PUNTAJE O
CALIFICACIN
Menor a 39
Entre 40 y 59
Seguridad
alta
Entre 60 y 79
media
24
Promedio en
cuentas
De ahorro o
inversiones
Edad de la cuenta
Mayor a $ 3001
Menor a $ 1000
Entre $ 1001 y $
2000
Entre $2001 y $
3000
Mayor a $ 3001
Menor a un ao
Entre 1 y 5 aos
Entre 5 y 10 aos
Mayor a 10 aos
PUNTAJE PARCIAL
Alto
: entre 80 y 100
Seguridad alta
Seguridad baja
Seguridad media
Entre 80 y 100
Menor a 39
Entre 40 y 59
Seguridad
media Entre 60 y 79
alta
Seguridad alta
Entre 80 y 100
Seguridad alta
Menor a 39
Seguridad
media Entre 40 y 59
alta
Seguridad media
Entre 60 y 79
Seguridad baja
Entre 80 y 100
PUNTAJE TOTAL
A (Alto)
Medio
: entre 40 y 59
M (Medio)
Bajo
: menor a 40
B (Bajo)
: menor a 120
PARMETRO DEL
FACTOR
Entre $ 9.000 y $ 10.000
PUNTAJE O
CALIFICACIN
Entre 640 y 800
EXPLICACIN DEL
PUNTAJE
A (Alto)
MA (Medio Alto)
M (Medio)
Menor a $ 4.9999
Menor a 319
B (Bajo)
25
profunda
tanto
de
sus
aspectos
cualitativos
como
cuantitativos.
22. CANCELACIN ANTICIPADA DE CRDITOS
Se aceptan cancelaciones por adelantado antes del vencimiento del plazo
pactado,cobrando los intereses que correspondan al saldo de capital hasta
la fecha del pago.
La Cooperativa permitir precancelar las operaciones del 50% del crdito
antes del vencimiento, sin aplicar multa por la transaccin.
23. RENOVACIN
Un prstamo podr ser renovado siempre y cuando est cancelado al menos
el 70% de su valor y el socio haya demostrado puntualidad en el
cumplimiento de sus abonos.
24. MATRIZ DE APROBACIN CRDITICIA
RESPONSABLES
LMITES DE
MONTOS
NIVEL
APROBACIN
1
Consejo de Administracin
Hasta $ 10.000
Comit de Crdito
Hasta $ 4.000
Gerente General
Hasta $ 3.000
Jefe de Crdito
Hasta $ 500
Asesor de Crdito
Hasta $ 300
26
27
1. PROMOCIN DE CRDITOS
Responsable: Asesor de Crdito
PROCEDIMIENTO:
1. Acciones de promocin
2. Publicidad medios masivos
3. Referidos
4. Promocin directa
5. Solicitante potencial
6. Se informa sobre producto
7. Inters
8. Deseo no satisfecho
9. Analiza otro ofrecimiento
10. Asesor de Crdito agenda nombre para futuro ofrecimiento
11. Solicitante potencial
12. Nuevo
13. Consulta base de datos
14. Buen historial
15. Informa al socio y archiva en rechazados
16. Llenado de formulario: pre solicitud
2. CONSULTA EN EL BUR DE INFORMACIN CREDITICIA.
Responsable:Asesor de Crdito
PROCEDIMIENTO:
17. Consulta base de datos
18. Antecedentes negativos
28
29
30
6. SIMBOLOGA UTILIZADA
SMBOLO
DESCRIPCIN
Inicio. Representa inicio o termino.
Indica el principio o fin del
procedimiento,dentro del smbolo se
anotara
inicio
o
fin,
segn
corresponda.
Actividad. Las actividades que se
desarrollan en el procedimiento se
describenbrevemente dentro del
smbolo. En la parte inferior media,
se anotara elnmero consecutivo de
la actividad.
Documento. Documento que entra
y/o sale y que se genera o utiliza en
elprocedimiento.
Decisin. Punto del procedimiento
en donde se debe realizar una
decisinentre dos opciones.
Archivo permanente. Deposito de un
documento o informacin dentro de
unarchivo por periodo indefinido.
Conector de pgina. Conexin o
enlace con otra hoja diferente en la
quecontinua el procedimiento.
Base de datos. Almacenamiento de
informacin en el disco duro de la
computadora
Lneas de flujos: Representa el flujo
de la informacin desde/hacia.
31
7. DIAGRAMA
INICIO
ACCIONES DE
PROMOCIN
PUBLICIDAD
MEDIOS
MASIVOS
REFERIDOS
PROMOCIN
DIRECTA
SOLICITANTE
POTENCIAL
SE INFORMA
SOBRE
PRODUCTO
NO
INTERS?
DESEO NO
SATISFECHO
ANALIZA OTRO
OFRECIMIENTO
SI
ASESOR DE
CRDITO AGENDA
NOMBRE PARA
FUTURO
OFRECIMIENTO
FIN
10
SOLICITANTE
POTENCIAL
11
NO
SI
CONSULTA
BASE DE DATOS
NUEVO?
BUEN
HISTORIAL
INFORMA AL
SOLICITANTE
POTENCIAL Y
ARCHIVA EN
RECHAZADOS
FIN
14
12
13
NO
SI
15
LLENADO DE
FORMULARIO
PRE-SOLICITUD
16
CONSULTA
BASE DE DATOS
BUR DE
CRDITO
17
32
19
NO
SE INFORMA AL
SOLICITANTE
POTENCIAL, DA DE
BAJA Y ARCHIVA
ANTECEDENTE
S NEGATIVOS
SI
18
FIN
PRE-SOLICITUD
SE ARMA
CARPETA
BUR DE CRDITO
EXPEDIENTE
SOLICITANTE
POTENCIAL
20
VISITA DE
LLENADO DE
FORMULARIO Y
ANALISIS
FORMULARIO DE
EVALUACIN DE
RIESGOS
SOLICITUD DE
CRDITO
DECLARACIN
PATRIMONIAL
21
RECOPILACIN DE
INFORMACIN
ELABORACIN DE
ESTADOS
FINANCIEROS
FORMULARIO DE
EVALUACIN DE
RIESGOS
DECLARACIN
PATRIMONIAL
22
NO
INFORMA AL
SOLICITANTE, DA DE
BAJA Y ARCHIVA EN
RECHAZADOS
DURANTE EL PRIMER
CONTACTO SE
CONSIDERA APTO
23
24
FIN
SOLICITUD DE
CRDITO
SI
SOLICITA REFERENCIAS
PERSONALES Y
COMERCIALES
25
NO
INFORMA AL SOLICITANTE,
DA DE BAJA Y ARCHIVA EN
RECHAZADOS
SON
BUENAS?
26
SI
27
FIN
SOLICITUD DE
CRDITO
PROCESAMIENTO DE
INFORMACIN
FINANCIERA
28
A
33
NO
INFORMA A
SOLICITANTE, DA DE
BAJA Y ARCHIVA EN
RECHAZADOS
CUMPLE
REQUISITOS
PARA CRDITO
SOLICITUD DE
CRDITO
29
DECLARACIN
PATRIMONIAL
30
SI
EXPEDIENTE PARA
PRESENTACIN
COMIT DE CRDITO
FORMULARIO DE
EVALUACIN DE
RIESGOS
EXPEDIENTE DE
BENEFICIARIO
POTENCIAL
31
CONTROLA
EXPEDIENTE
32
NO
EXPEDIENTE
COMPLETO
COMPLETA
INFORMACIN
FALTANTE
SI
33
34
EXPOSICIN EN
COMIT
35
NO
REGISTRO DE
OPERACIN
DENEGADA
COMIT DE
CRDITO
APRUEBA
ACTA DE COMIT
INFORMA AL
SOLICITANTE, DA
DE BAJA Y
ARCHIVA
FIN
SI
36
37
REGISTRO DE
INFORMACIN
APROBADA
38
ACTA DE COMIT
39
NO
COMUCA AL
SOLICITANTE
HAY CAMBIOS
EN LA
PROPUESTA
SOLICITANTE
ACEPTA
CAMBIOS?
SE REGISTRA
INFORMACIN
43
NO
ACTA DE COMIT
40
SI
41
FORMALIZA LA
OPERACIN
EXPEDIENTE
BENEFICIARIOP
OTENCIAL
45
A
SI
42
DA DE BAJA Y
APRUEBA EN
DESISTIDOS
EXPEDIENTE
BENEFICIARIO
POTENCIAL
FIN
44
34
FORMALIZA LA
OPERACIN
EXPEDIENTE
BENEFICIARIOP
OTENCIAL
45
VERIFICA
CUMPLIMIENTO
DISPOSICIONES COMIT
DE CRDITO
46
INFORMA AL
SOLICITANTE
OPERACIN PARA
DESEMBOLSO
47
PREPARACIN E
IMPRESIN
DOCUMENTACIN
CONTRATO
PAGAR
48
TABLA DE
AMORTIZACIN
FORMALIZACIN Y
FIRMA DE
DOCUMENTACIN
CHEQUE
CONTRATO
PAGAR
CHEQUE
49
VERIFICA FIRMA
CON DOCUMENTO
LEGAL
CDULA DE
IDENTIDAD
50
NO
IMPRESIN DE
DOCUMENTACIN
NUEVA
COINCIDE?
ENTREGA
DOCUMENTACIN
DE CRDITO
PAGAR
CHEQUE
51
SI
CONTRATO
52
TABLA DE
AMORTIZACIN
CHEQUE
53
ENTREGA
DOCUMENTACIN
PARA CUSTODIA
CONTRATO
PAGAR
54
ARCHIVA
EXPEDIENTE
55
FIN
35
36
37
Intereses Moratorios
38
Microcrditos
Consumo
Riesgo Normal
Hasta 5 das
Hasta 15 das
Riesgo Potencial
De 5 a 30 das
De 15 a 45 das
Deficientes
De 30 a 60 das
De 45 a 90 das
Dudoso Recaudo
De 60 a 90 das
De 90 a 120 das
Prdida
Ms de 90 das
Ms de 120 das
39
5. PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIN
Responsables:Asesor de Crdito, Asesor Jurdico.
PROCEDIMIENTO:
1. Generacin de listado
2. Socios en mora
3. Nueva consulta siguiente da
4. Acciones de recuperacin
5. Primer contacto: telefnico
6. Segundo contacto: visita de negociacin
7. Tercer contacto: visita de negociacin
8. Registra y archiva status de la negociacin
9. Regularizacin de la deuda
10. Registra y archiva informe, se deriva gestin
11. Jurdico
12. Socio sin pago pendiente
40
5.1.
SIMBOLOGA UTILIZADA
SMBOLO
DESCRIPCIN
Inicio. Representa inicio o termino.
Indica el principio o fin del
procedimiento,dentro del smbolo se
anotara
inicio
o
fin,
segn
corresponda.
Actividad. Las actividades que se
desarrollan en el procedimiento se
describenbrevemente dentro del
smbolo. En la parte inferior media,
se anotara elnmero consecutivo de
la actividad.
Documento. Documento que entra
y/o sale y que se genera o utiliza en
elprocedimiento.
Decisin. Punto del procedimiento
en donde se debe realizar una
decisinentre dos opciones.
Archivo permanente. Deposito de un
documento o informacin dentro de
unarchivo por periodo indefinido.
Conector de pgina. Conexin o
enlace con otra hoja diferente en la
quecontinua el procedimiento.
Base de datos. Almacenamiento de
informacin en el disco duro de la
computadora
Lneas de flujos: Representa el flujo
de la informacin desde/hacia.
41
5.2.
DIAGRAMA
INICIO
GENERACIN
DE LISTADO
REPORTE DE
MORA
1
NO
NUEVA
CONSULTA
SIGUIENTE DA
SOCIO EN
MORA?
2
SI
ACCIONES DE
RECUPERACI
N
PRIMER
CONTACTO
TELEFNICO
SEGUNDO
CONTACTO VISITA
DE NEGOCIACIN
TERCER
CONTACTO VISITA
DE NEGOCIACIN
NOTIFICACIN 1
NOTIFICACIN 2
SE REGISTRA Y
ARCHIVA
STATUS DE LA
NEGOCIACIN
SEGUIMIENTO
GESTIN DE
MORA
NO
REGULARIZ
ACIN DE LA
DEUDA?
REGISTRA Y
ARCHIVA INFORME,
SE DERIVA GESTIN
JURDICO
INFORME PARA
JURDICO
FIN
EXPEDIENTE
DEUDOR
11
10
SI
SOCIO SIN
PAGO
PENDIENTE
12
FIN
42
5.3.
ANEXOS:
MODELO BSICO DE CARTAS DE REQUERIMIENTO
CARTA DE NOTIFICACIN
(Ciudad), _____de ____________________de 20__
Seor (a):
_______________________________________
Presente.
Estimado socio:
La presente es para recordarle que Ud. recibi un crdito de nuestra
institucin por un valor de $_____________________a un plazo de ____
meses. Le recordamos que dicho crdito est atrasado en la
_________cuota con _______das de mora.
Aprovechamos la oportunidad para informarle que la puntualidad en el pago
de las cuotases muy importante para su historial crediticio con nuestra
institucin y para otros crditosque esperamos otorgarle basados en su
historial, lo cual permitir fortalecer nuestra relacincomercial.
Lo esperamos en nuestras oficinas, a ms tardar el da ____________ para
regularizar lasituacin.
Atentamente.
Asesor de Crdito
ELABORADO POR: LOS AUTORES
Gerente General
43
Gerente General
44
89
H. CONCLUSIONES
Luego de haber realizado el trabajo investigativo en la Cooperativa de
Ahorro y Crdito Cariamanga Ltda., podemos concluir lo siguiente:
91
91
I.
RECOMENDACIONES
aplicabilidad
al
Manual
de
Funciones
Procedimientos
93
93
J. BIBLIOGRAFA
LIBROS
1. CHIAVENATO, Idalberto. 2007. Administracin de recursos humanos. El
capital humano en las organizaciones. Mc Graw Hill. Octava edicin.
2. RODRIGUEZ VALENCIA, Joaqun. 2000. Como Elaborar y Usar
Manuales Administrativos, 3ra. Edicin.
3. LARDENT, Gmez Echarren y Loro. 2002. Tcnicas de organizacin,
sistemas y mtodos, Editorial Club de Estudio.
4. RAMIREZ, Solano Ernesto. El Cooperativismo. 2da. Edicin.
5. MENDOZA, Carlos Acevedo: Instituciones Financieras. 2000. Pg. 586.
INTERNET
1. www.definicion-es.com/cooperativa-de-ahorro-y-crdito/1/
2. www.scribd.com/.../METODOLOGIA-MANUALES-ADMINISTRATIVOS-2
3. http://biblioteca.utp.edu.co/tesisdigitales/Mmanualfunciones.html
4. http://www.revistalabarra.com.co/ediciones/ediciones-2008/Edicion29/recursos-humanos-2/la-importancia-del-talento-humano.htm
5. www.scribd.com/doc/.../Guia-Manual-Procedimientos-2004 6. http://www.buenastareas.com/ensayos/Manual-De-Credito-y
Cobranzas/235228.html
7. http://www.slideshare.net/cetis75patycastillon/credito-y-cobranzaspresentation
94
8. http://www.slideshare.net/fediancali/fedian-reglamento-de-crdito2009#fancybox-holder
9. http://creditosycobranzasdinero.blogspot.com/2010/01/politicasdecredito.
html
10. www.unl.edu.ar/.../UNL_-Manual_de_funciones_y_procedimientos.pdf
11. http://www.micariamanga.com/coopcariamanga.html;
DOCUMENTOS DE LA COOPERATIVA
1. Estatutos
2. Reglamento Interno
3. Reglamento de Crdito y Cobranzas
95
95
K. ANEXOS
ANEXO 1.
ANTEPROYECTO DE TESIS
1. TEMA
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
CRDITO Y COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CREDITO CARIAMANGA LTDA.
2. PROBLEMTICA
Las Cooperativas de Ahorro y Crdito en el Ecuador desde hace cinco
dcadas se han constituido en un instrumento alternativo de desarrollo para
los sectores populares, principalmente microempresarios, viendo una
respuesta de dignidad autogestionaria en la bsqueda de la solucin de sus
propias necesidades y que de respuesta a la demanda de dinero del sector
de la poblacin econmicamente activa pero de recursos limitados.
Siendo esta la misin de las Cooperativas y con el afn de precautelar
los intereses de los clientes, los directivos de estas instituciones financieras
deben establecer polticas y estrategias para lograr la calidad y servicio del
producto que estas ofrecen, de tal manera que, obtenga mejor competencia
en el mercado.
En la actualidad ser competitivo y conseguir la excelencia ms que un
reto es una necesidad, por lo que es un requisito de suma importancia que
las organizaciones cuenten con instrumentos de apoyo que ayuden a su
correcto funcionamiento, como son los manuales. La verdadera orientacin
96
organizacional
bien
definida
que
presente
detalle
el
97
UN
MANUAL
DE
FUNCIONES
PROCEDIMIENTOS
3. JUSTIFICACIN
- ACADMICA
Este trabajo de investigacin se justifica plenamente, en lo acadmico,
ya que nos permite poner en prctica las tcnicas y conocimientos obtenidos
en la Universidad Nacional de Loja, mediante la aplicacin del Sistema
Acadmico Modular por Objetos de Transformacin (SAMOT), nos permite
desarrollar de una manera eficiente y eficaz la teora en la prctica, para as
demostrar nuestro grado de profesionalismo en el mbito financiero.
- SOCIAL
Los resultados del presente trabajo de investigacin, no beneficiar
solamente a la Cooperativa de Ahorro y Crdito Cariamanga Ltda., sino
tambin a la colectividad entera, ya que mediante una adecuada asignacin
de funciones, procedimientos bien definidos, se podr lograr una mejor
operatividad de esta institucin, presentando mejores y eficientes servicios
en forma efectiva y con el aprovechamiento adecuado de sus recursos.
- ECONMICA
Al trmino del presente trabajo, emitiremos las conclusiones y
recomendaciones dirigidos a los funcionarios de la Cooperativa de Ahorro y
Crdito Cariamanga Ltda., que contribuir a que las actividades se realicen
mejorando eficiencia y efectividad en las acciones, con el consecuente
ahorro de tiempo y de recursos.
99
4. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disear un manual de funciones y procedimientos administrativos, crdito
y cobranzas
100
EL COOPERATIVISMO
5.1.1. CONCEPTO14
El Cooperativismo es una doctrina socio-econmica que promueve la
organizacin de las personas para satisfacer, de manera conjunta sus
necesidades. El Cooperativismo est presente en todos los pases del
mundo. Le da la oportunidad a los seres humanos de escasos recursos,
tener una empresa de su propiedad junto a otras personas.
5.1.2 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO15
Una cooperativa es una asociacin autnoma de personas agrupadas
voluntariamente para satisfacer sus necesidades econmicas, sociales y
culturales comunes, por medio de una empresa que se posee en conjunto y
14
www.liga.coop/
15
www.definicion-es.com/c6ooperativa-de-ahorro-y-crdito/1/
101
TALENTO HUMANO
5.2.1 DEFINICIN16
Segn la Real Academia Espaola de la Lengua (RAE), define al talento
humano como la persona inteligente o apta para determinada ocupacin;
inteligente, en el sentido que entiende y comprende, tiene la capacidad de
resolver problemas dado que tiene las habilidades, destrezas y experiencia
necesaria para ello; apta, en el sentido que puede operar competentemente
en una determinada actividad debido a su capacidad y disposicin para el
buen desempeo de la ocupacin.
Entonces definimos al Talento Humano, como la capacidad que posee la
persona para entender y comprender de manera inteligente la forma de
resolver problemas en determinada ocupacin, asumiendo sus habilidades,
destrezas, experiencias y aptitudes propias de las personas talentosas; sino
tambin otros factores o elementos que movilizan al ser humano, tales
http://www.ced.ucn.cl/s_taller_2005/temas/talento_humano.htm
102
MANUAL 18
5.3.1 CONCEPTO
Con el propsito de ampliar y dar claridad a la definicin, citamos algunos
conceptos de diferentes autores:
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de
manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de
elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la
conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".
A. Reyes Ponce.
"El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de
17
http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASH01c9.dir/doc.pdf
18
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/rechum1/u3parte2.htm
103
104
En
el
encabezamiento
debe
ir
la
siguiente
informacin:
-
19
105
6. METODOLOGA
Para el diseo de los manuales, se requiere la aplicacin de diferentes
mtodos, tcnicas y procedimientos de investigacin cientfica, basndonos
en citas de libros especializados, leyes, manuales y reglamentos sobre el
tema planteado, que nos ilustre y se puedan determinar claramente el
problema planteado, para lo cual utilizaremos la siguiente metodologa de
investigacin:
6.1.
MTODOS.
Mtodo Cientfico
El mtodo cientfico es un proceso para elaborar y poner a prueba
soluciones a problemas, o teorizar acerca de cmo o por qu operan las
cosas,
este
nos
permitir
establecer
los
procedimientos
lgicos,
de
analizar
documentos,
transacciones,
actividades
107
TCNICAS
Observacin
Es una tcnica de investigacin que consiste en observar personas,
fenmenos, hechos, casos, objetos, acciones, situaciones, etc., con el fin de
obtener determinada informacin necesaria para una investigacin. La
observacin de campo es muy importante, ya que permitir definir y detectar
con mayor precisin las funciones y procedimientos de los empleados de la
cooperativa, as como descubrir datos valiosos omitidos durante las
entrevistas.
Entrevista
La Entrevista es una conversacin entre dos o ms personas, en la cual
uno es el que pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo
a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestin determinada,
teniendo un propsito profesional. Esta nos permitir la recopilacin de
informacin, mediante el dilogo directo entre el investigador y el sujeto de
investigacin, que en este caso ser la Cooperativa de Ahorro y Crdito
Cariamanga Ltda., el cual est compuesta por cinco funcionarios que
laboran en la misma, y para su aplicacin se tomar en cuenta al gerente
general por tratarse de una entidad pequea.
Esta tcnica se utilizar en diferentes momentos de la investigacin y
busca recoger informacin acerca del tema de estudio.
108
6.3.
PROCEDIMIENTOS
RECURSOS
RECURSOS
DESCRIPCIN
Director de tesis
RECURSOS
HUMANOS
Autores de la tesis:
Franco Eduardo Arteaga Montao
Elizabeth del Roco Ojeda Gaona
Funcionarios de la Cooperativa de Ahorro
y Crdito Cariamanga Ltda.
109
RECURSOS
MATERIALES
RECURSOS
FINANCIEROS
7.2.
No.
PRESUPUESTO
DENOMINACIN
1 Computadora porttil
2 Resma de papel bond A4, 75g.
3 Esferos
Impresiones de informacin bajada de
4
internet
5 Impresiones para los docentes
6 Carpetas para informe de tesis
7 Internet
8 Levantamiento del texto
9 Anillados
10 Transporte
11 Alimentacin
12 Fotocopias
13 Tinta para impresora
14 Flash Memory
15 Pago de derechos para aprobacin de tesis
16 Pago de derechos de grado
17 Empastado
18 Imprevistos
TOTAL
CANT.
VALOR VALOR
UNIT. TOTAL
1 1250,00 1250,00
2
4,00
8,00
5
0,75
3,75
30
0,15
4,50
8
5
80
5,00
3,00
1,00
20,00
5,00
50,00
30,00
0,03
30,00
25,00
5,00
90,00
15,00
150,00
40,00
15,00
80,00
20,00
15,00
400,00
240,00
9,00
90,00
50,00
30,00
180,00
45,00
150,00
2.630,25
3
8
8
300
3
2
6
2
3
110
ACTIVIDADES
x
Recopilacin de bibliografa
x
x
Revisin Anteproyecto
Correccin Anteproyecto
Aplicacin de Entrevistas
Tabulacin y anlisis de informacin recopilada
Estructuracin del borrador
Presentacin del borrador
Revisin del Borrador
SEPT.
AGOSTO
JULIO
JUNIO
MAYO
ABRIL
MARZO
FEBRERO
ENERO
DIC.
2011
Presentacin Anteproyecto
Desarrollo de la Tesis
NOV.
OCTUBRE
2010
SEPT.
AGOSTO
TIEMPO
JULIO
8. CRONOGRAMA DE TRABAJO
x
x
x
x
x
x
x
x
111
9. BIBLIOGRAFA
LIBROS
INTERNET
http://biblioteca.utp.edu.co/tesisdigitales/Mmanualfunciones.html
http://www.ced.ucn.cl/s_taller_2005/temas/talento_humano.htm
http://www.revistalabarra.com.co/ediciones/ediciones-2008/Edicion29/recursos-humanos-2/la-importancia-del-talento-humano.htm
www.buenastareas.com/.../Manual-De-Procedimientos-YFunciones/353898.html
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/rechum1/u3parte2.htm
www.slideshare.net/.../manual-de-funciones-1220048 - Estados
Unidos.
http://www.micariamanga.com/coopcariamanga.html
www.definicionabc.com/.../cobranza.php
www.definicion-es.com/cooperativa-de-ahorro-y-crdito/1/
112
ANEXO 2.
DOCUMENTOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO
CARIAMANGA
LIBRETA DE AHORROS
113
ANVERSO
REVERSO
114
REVERSO
115
116
REVERSO
117
118
REVERSO
119
FORMATO DE LA ENTREVISTA
ANEXO 3.
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA
REA JURDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA
CARRERA DE BANCA Y FINANZAS
120
administrativos,
crdito
cobranzas
para
su
cooperativa,
estn
lo
cooperativa?
18. Las
personas
que
laboran
en
esta
121
ANEXO 4.
FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE PUESTOS
6. DATOS GENERALES
EDAD:
SEXO:
CARGO:
REA:
JEFE INMEDIATO:
SUPERVISA A:
TIPO DE CONTRATO:
TEMPORAL
PERMANENTE
TIEMPO DE SERVICIO:
TIPO DE JORNADA:
TIEMPO COMPLETO
MEDIO TIEMPO
HORARIO DE TRABAJO:
9. DESCRIPCIN PSICO-LABORAL
9.1. NIVEL ACADMICO
9.2. CONOCIMIENTOS
122
9.4. HABILIDADES
9.5. DESTREZAS
10. CONDICIONES DE TRABAJO
OFICINA INDEPENDIENTE
SI POSEE
NO POSEE
OFICINA COLECTIVA
VENTILACIN
BUENA ILUMINACIN
UNIFORMES ADECUADOS
EQUIPOS DE SEGURIDAD
GUARDIAS DE SEGURIDAD
Firma:.
Fecha:
123
PR - AO - 00
PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REA:
Fecha:
1
Pgina:
5
POLTICAS GENERALES
6
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CORRESPONSABLE
10
TIEMPO
11
12
DIAGRAMA DEL PROCESO
13
124
NDICE
I. CERTIFICACIN
II. AUTORIA
III. DEDICATORIA
IV. AGRADECIMIENTO
B. RESUMEN......1
C. INTRODUCCIN...6
D. REVISIN DE LITERATURA.10
1. EL COOPERATIVISMO...10
2. LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRDITO...........10
3. TALENTO HUMANO11
3.1. DEFINICIN..11
3.2. IMPORTANCIA..11
3.3.GESTIN DEL TALENTO HUMANO.12
3.3.1
4. MANUAL............13
4.1. CONCEPTO..............13
4.2. IMPORTANCIA..14
4.3. OBJETIVOS....15
4.4. VENTAJAS..15
4.5. TIPOS DE MANUALES....16
4.6. ESTRUCTURA DE UN MANUAL...18
4.7. ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES....19
4.8. MANUAL FUNCIONES............19
125
4.8.1.
DEFINICIN....19
DEFINICIN....20
4.10.
4.10.1 DEFINICIN.20
5. COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA21
5.1. ANTECEDENTES..21
5.2. MISIN.22
5.3. VISIN..22
6. MATERIALES Y MTODOS.......23
6.1. MATERIALES.23
6.2. MTODOS..23
6.3. TCNICAS..24
7. RESULTADOS28
8. DISCUSIN.89
9. CONCLUSIONES..90
10. RECOMENDACIONES.92
11. BIBLIOGRAFA.94
12. ANEXOS.96
126