PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS

No. Kode :
Terbitan

Ditetapkan Oleh
Kepala Puskesmas Wates

No. Revisi :

SPO

Tgl.Mulai Berlaku:
Halaman : 1 5

PUSKESMAS
WATES

Drg. Citra Mayangsari

NIP. 19820101 200604 2 046

1. PENGERTIAN

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu

aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas,file computer dan lainlain disertai tulisan,grafik,gambar dan suara.
Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan
pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik faktor
utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas
untuk dikirim ke pusat.

2. TUJUAN

Mendapatkan data dan informasi secara akurat,tepat waktu dan

mutakhir secara periodic dan teratur pengolahan program

kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat
administrasi
3. KEBIJAKAN

Memudahkan puskesmas dalam memperoleh data untuk

perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan
Memudahkan puskesmas dalam melakukan pembinaan tenaga
kesehatan
Memudahkan puskesmas dalam melakukan evaluasi hasil

4. REFERENSI

Permenkes no 75 th 2014

5. PROSEDUR

Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus
dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar
yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang
digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 :

Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah

himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh

pelayanan
kesehatan
dipuskesmasDalam pelaksanaannya
keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda
pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas
pada saat melakukan kunjungan ulang.

Kartu rawat jalan

kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik
pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien
rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat

identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu
indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru
dan kusta.

KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat

perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan
yang diterima ibu hamil.

Register

Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data

kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah
dicatat di kartu dan catatan lainnya.

Bentuk Pencatatan
Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1.

Catatan Individu (Catatan Ibu, Bayi, Dan Balita);

2.

Catatan Keluarga (Kesehatan Keluarga Tertentu);

3. Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survei

komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih
diarahkan pada ibu dan anak balita).

Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :

1.

Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;

2.

Catatan Pelayanan Kesehatan KB;

3.

Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;

4.

Catatan Imunisasi;

5.

Catatan Kunjungan Rumah;

6.

Catatan Persalinan;

7.

Catatan Kelainan;

8.

Catatan Kematian Ibu Dan Bayi; Dan

9.

Catatan Rujukan.

Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :

1.

Catatan Awal/Masuk;

2. Catatan
Pelayanan;
3.

Pengembangan

Berisi

Kemajuan/Perkembangan

Catatan Pindah; Dan Catatan Keluar.

Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan
di dalam dan di luar gedung
1.

Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas

Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas

adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan
harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti
tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan
pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit,
buku register dan sensus harian.
2.

Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas

Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah

data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan

diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan
lingkungan, UKS, dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas
dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang
disebut dengan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
Puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke dinas kesehatan
Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas
Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan
umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen
Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali
secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi
keberhasilan progam

Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan
masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai
dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban
kerja di puskesmas.2

Mekanisme Pelaporan
1.

Tingkat Puskesmas

a.
Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.
b.
Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di
dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari
puskesmas pembantu dan bidan di desa.
c.
Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke
formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada
koordinator SP2TP.
d.
Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk

meningkatkan kinerja kegiatan.

2.

Tingkat Dati II

a.
Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat
lunak yang ditetapkan oleh Depkes.
b.
Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas
Kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk
direkapitulasi/entri data.
c.
Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan
sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas
dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.
d.
Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3
( dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati
I, Kanwil Depkes Provinsi, dan Departemen Kesehatan
6. UNIT TERKAIT

Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan

pengembangan.

7. DISTRIBUSI

Tim Manajemen Puskesmas Wates

Koordinator Program Puskesmas Wates