Anda di halaman 1dari 13

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS

Puskesmas
Susunan Baru

No

Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

A. Pasien dengan nomor rekam medis lama


1. Petugas mengganti dengan nomor rekam medis yang baru
2. Petugas menulis pada buku index nomor rekam medis
sesuai kde wilayah
3. Petugas menulis nomor rekam medis baru pada Kartu
pendaftaran pasien baru
4. Tulis nomor rekam medis baru pada map rekam medis

B. Pasien yang belum mempunyai nomor rekam medis


1. Menanyakan identitas kepala keluarga (Nama, Alamat,
Umur, Pekerjaan)
2. Tulis pada buku index nomor rekam medis sesuai dengan
kode wilayah (lihat pada lampiran)
3. Buatkan Kartu Pasien

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

PENGAMBILAN DAN PENYIMPANAN


REKAM MEDIS

Puskesmas
Susunan Baru

No

DAFTAR TILIK

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

A. Pengambilan berkas Rekam Medis


1. Petugas menerima nomor urut dan kartu pasien
2. Petugas melihat dengan teliti nomor Rekam Medis dan

mana Kepala Keluarga (KK)


3. Petugas menulis nomor rekam medis yang akan diambil

pada tracer dan poliklinik yang dituju


4. Petugas mencari rekam medis pada rak sesuai dengan

nomor pada Kartu Pasien


5. Petugas memasukkan tracer pada tempat map RM yang
diambil
6. Petugas menyerahkan map Rekam Medis pada petugas
2

B. Penyimpanan berkas Rekam Medis


1. Petugas menerima berkas rekam medis dari poliklinik
2. Petugas menyortir berkas Rekam Medis menurut kelompok
nomor
3. Petugas menyimpan dalam rak penyimpanan sesuai nomor
urut
4. Petugas menarik tracer dari tempatnya
5. Petugas menyimpan tracer pada tempatnya
6. Petugas merapikan berkas Rekam Medis

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

DISTRIBUSI REKAM MEDIS


Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK
Puskesmas
Susunan Baru

No

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

A. Pendistribusian Status Rekam Medis dari Pendaftaran ke Unit


Pelayanan
1. Petugas menyortir berkas Rekam Medis yang telah
diregister sesuai tujuan poli dan nomor antrian
2. Petugas mengantarkan rekam medis sesuai tujuan unit
pelayanan
3. Petugas meletakkan Rekam Medis dimeja poliklinik sesuai
dengan urutan tumpukan rekam medis dengan nomor
antrian terkecil di tumpukan teratas

B. Pendistribusian Status Rekam Medis dari Unit Pelayanan Satu


ke Unit Pelayanan Lain
1. Petugas kesehatan melihat nomor antrian dan tujuan
poliklinik lain yang diinginkan pasien untuk pasien dengan
tujuan 2 poliklinik
2. Petugas kesehatan mengantarkan rekam medis pasien ke
poliklinik yang lain dituju diikuti pasien setelah pasien
mendapatkan pelayanan poliklinik satu
3. Petugas kesehatan mengantarkan rekam medis pasien ke
poliklinik yang lain dituju diikuti pasien untuk pasien
dengan rujukan internal, setelah pasien dibuatkan rujukan
internal

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

C. Pengambilan Rekam Medis dari Unit Pelayanan


Rekam Medias

ke Unit

1. Petugas poliklinik mengirimkan seluruh rekam medis


pasien ke unit pendaftaran setelah pelayanan di poliklinik
selesai dilaksanakan.
2. Petugas unit pelayanan mengembalikan rekam medis ke

unit pendaftaran paling lambat 1 jam sebelum jan kerja


berakhir.

Dokum
en

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

PEMINJAMAN REKAM MEDIS


Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK
Puskesmas
Susunan Baru

No

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

A. Peminjaman Internal
1. Peminjaman menghubungi petugas rekam medis untuk
meminjam status rekam medis
2. Petugas menulis pada buku peminjaman status rekam medis
3. Petugas meletakkan tracer pada tempat map RM yang
diambil
4. Waktu peminjaman 1 x 24 jam
5. Berkas Rekam Medis tidak boleh dibawa keluar dari
puskesmas

B. Peminjaman Ekternal
1. Peminjaman menghubungi Kepala Puskesmas
meminjam rekam medis dengan buku tertulis

untuk

2. Petugas Rekam Medis menulis pada buku peminjaman


rekam medis
3. Peminjaman hanya pada lingkungan puskesmas tidak boleh
dibawa keluar dari puskesmas
4. Peminjaman selama jam kerja
5. Isi rekam medis hanya boleh map rekam medis pada

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

prtugas
3

C. Peminjaman dari pihak pengadilan


1. Peminjaman menghubungi Kepala Puskesmas dengan
membawa surat dari pengadilan
2. Dokter membuat resume status Rekam Medis yang diminta
dan legalisasi pejabat yang berwenang.

Dokum
en

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

SISTEM PENAMAAN

Puskesmas
Susunan Baru

No

Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

Petugas menulis nama dengan hurup cetak dan sesuai dengan kartu
identitas

Petugas menulis bagi pasien perempuan diawal nama lengkap


ditambah Ny atau Nn sesuai dengan setatusnya

Petugas menulis bagi pasien laki-laki diawal nama lengkap ditambah


Tn atau Sdr sesuai dengan setatusnya

Petugas dalam mencantumkan nama gelar selalu diletakkan sesudah


nama lengkap pasien

Petugas menulis untuk bayi baru lahir yang belum mempunyai nama
ditulis sesuai dengan nama ibunya, misal : Bayi Ny. X. Setelah diberi
nama ditulis saat kunjungan berikutnya

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

PENCATATAN REGISTER

Puskesmas
Susunan Baru

No

Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

Petugas menulis / mengetik pada register kunjungan pendaftaran

Petugas menulis / mengetik identitas dan data sosial pasien pada kolom
yang telah disediakan

Petugas menulis / mengetik poli yang ditunjuk

Petugas Mendistribusikan Rekam Medis Pada ruang pelayanan

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

PENGISIAN KARTU RAWAT JALAN

Puskesmas
Susunan Baru

No

Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

Petugas menyiapkan lembar rekam medis Rawat Jalan

Petugas menulis indeks / Nomor RM pada kolom No. Indeks (RM)

Petugas menulis Nama Pasien pada kolom Nama

Petugas menulis Nama Kepala Keluarga pada kolom Nama Kepala


Keluarga

Petugas menulis Pekerjaan pada kolom Pekerjaan

Petugas menulis Alamat pada kolom Alamat

Petugas melingkarai pada kolom L / P

Petugas menulis Tanggal, Bulan, Tahun Kelahiran pada kolom Umur

Petugas menulis Agama pada kolom Agama

10

Petugas menulis nomor jaminan pada kolom yang disediakan

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

PENGGUNAAN TRACER

Puskesmas
Susunan Baru

No

Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

Petugas menerima Kartu Pasien beserta nomr urut pelayanan

Petugas menulis tanggal kunjungan perhari pada lembar tracer

Petugas menulis nomor rekam medis pasien yang bersangkutan dan


poliklinik yang dituju

Petugas menulis apabila dalam satu nomor terdapat dua kunjungan


maka nomor rekam medis dan pelayanan yang dituju juga di tulis dua
kali.

Petugas memasukkan tracer pada tempat rekam medis tersebut diambil


dengan posisi agak menjorok keluar agar mudah dilihat

Petugas mengunarik tracer dari tempatnya setelah berkas rekam medis


pasien selesai di gunakan

Petugas menyimpan tracer pada tempatnya

10

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

SISTEM PENERIMAAN PASIEN

Puskesmas
Susunan Baru

No

Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

Petugas menuliskan tanggal, nomor rekam medis pada lembar rekam


medis, data identitas pasien dan mambuatkan kartu pasien.

Petugas menuliskan nomor jaminan kesehatan (Askes, Jamkesda,


JPKMM, JPKM Mandiri (pamong) Jamkessos, Jamkesmas pada
bagian atas lembar rekam medis.

Petugas menyerahkan kartu pasien kepada pasien, dan


memberitahukan untuk menunggu panggilan pemeriksaan dari unit
pelayanan yang dituju.

Petugas memasukkan identitas pasien pada register kunjungan

Petugas memanggil pasien, menanyakan siapa yang akan diperiksa dan


poliklnik yang akan ditju

Petugas menuliskan nomor rekam medis dan poliklinik yang dituju


dalam tracer jika pasien yang dimaksud sudah pernah berkunjung.

Petugas menanyakan kembali apakah pasien memiliki kartu jaminan


kesehatan

Petugas menuliskan nomor antrian sesuai poli yang dituju,


memasukkan identitas pasien dan mengantarkan berkas RM ke poli
yang dituju.

jika pasien tidak membawa kartu, Petugas mengecek nama KK Pasie


atau nama anggota keluarga yang pernah berkunjung pada bku index
no RM / komputer.

11

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

RETENSI PEMUSNAHAN REKAM MEDIS


Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK
Puskesmas
Susunan Baru

No

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

A. Prosedur pemisahan status Rekam Medis aktif menjadi inaktif


1. Petugas melihat dari kunjungan terakhir
2. Petugas memisahkan : Setelah 2 tahun dari kunjungan
terakhir tersebut berkas dipisahkan dari status rekam medis
aktif kemudian catat dalam buku catatan retensi rekam
medis
3. Rekam medis pasien dengan penyakit tertentu disimpan 15
tahun (RV3, HIV/AIDS, ketergantungan obat, paru-paru
jantung, orthopedi, kusta)
4. Inform Consent, Resume, status imunisasi, dan odontogram
gigi tidak dimusnahkan.

B. Prosedur Pemusnahan
1. Rekam Medis yang sudah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan dilaporkan kepada kepala Puskesmas.
2. Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang
pemusnahan satatus rekam medis dan menunjuk tim
pemusnahan rekam medis.
3. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan
tata usaha denagan SK Kepala Puskesmas.
4. Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan yang

12

Tidak

Akreditasi Puskesmas. 4/13.

Dokum
en

ditanda tangani ketua dan sekretaris dan diketahui Kepala


Puskesmas.
5. Berita acara pemusnahan Rekam Medis yang asli disimpan
di Puskesmas.
6. Khusus untuk arsip rekam medis yang rusak / tidak dapat
dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu
dicatat dalam buku pencatatan pemusnahan

RETENSI PEMUSNAHAN REKAM MEDIS


Mengetahui
Kepala Puskesmas
Susunan Baru

DAFTAR TILIK
Puskesmas
Susunan Baru

No

Drg. Santi Sundari,M.


Kes
NIP. 19790614 200604 2
010

Kegiatan

Ya

Apakah
1

Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar atau dibuat bubur kertas


oleh pihak ketiga disaksikan tim pemusnahan

13

Tidak

Anda mungkin juga menyukai