MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTABLES
La complejidad que conlleva el da a da de una sociedad requiere que, a medida que
aumenta el tamao de sta, el personal se especialice en una de las partes que componen
la gestin de la empresa. Una de estas partes es la contabilidad.
Ante las diferencias de criterio que se produzcan entre personas es esencial establecer
un manual de procedimientos contables. Un manual de esta ndole es un instrumento de
informacin en el que se recogen, de forma secuencial y cronolgica, las operaciones
que deben seguirse para la realizacin de las funciones del departamento contable. La
manera de archivar las facturas, la contabilizacin de bancos, el registro de alta de
inmovilizado, etc. Son ejemplos de operaciones que deben ser definidas para que se
utilicen criterios uniformes, de forma que su comprensin sea ms clara. El manual
debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la sociedad, asegurar el
cumplimento de las polticas internas y asegurar la fiabilidad e integridad de la
informacin financiera.
Con la definicin de un manual se permite instalar un sistema de control interno, el cual
permite detectar con mayor facilidad los posibles errores. Cabe recordar en este
momento que los objetivos que persigue un adecuado control interno son: salvaguardar
los activos de la empresa y lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones; generar
datos contables exactos y fiables; y aplicar las polticas internas de la empresa.
No obstante, se debe tener en cuenta que este manual no es perpetuo y debe evolucionar
en el mismo sentido que lo hace la estructura de la empresa, debe modernizar los
contenidos y adaptarse a las nuevas estructuras organizativas.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual
se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organizacin.
Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control interno,
tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los
que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las reas, generando informacin til y
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la funcin empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una poltica de gerencia, se constituye como
una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse,
cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia

CONTENIDO DEL MANUAL

El Manual debe comprender los siguientes puntos:
A) Organizacin contable
El departamento financiero es un soporte que apoya a las dems reas. Por eso es
importante primero definir un esquema organizativo del personal dentro del rea
financiera de la empresa, pero tambin lo es el papel que juega el departamento contable
dentro del conjunto de la sociedad. No se debe perder de vista la organizacin global,
aunque no sea el objetivo del manual. El departamento contable recibe mltiples
informaciones del resto de procesos y, a su vez, emite informaciones tiles para el resto
de una organizacin. Definir las jerarquas internas permite reducir costes innecesarios y
mejorar en eficiencia. Saber a quin se debe dirigir cada trabajador para solucionar
problemas reduce el tiempo de espera e incertidumbre hasta que alguien toma la
decisin definitiva. Esta definicin de cargos y organizacin se traduce en la asignacin
de responsabilidades.
El nivel de complicacin del esquema organizativo, como cabe suponer, depende del
tamao de la entidad. El margen para las PYMES es mucho ms reducido, debido a las
limitaciones de personal y a que a veces todos los empleados hacen de todo. No
obstante, la segregacin de funciones, como veremos ms adelante, es esencial para
trabajar de forma eficiente y poder contrastar informaciones.
B) Definicin de funciones y responsabilidades
En la definicin de funciones, aunque parezcan obvias las tareas de cada trabajador del
departamento contable, es importante dejarlas por escrito, de forma que se puedan
detectar puntos fuertes y dbiles.
Se puede establecer un sistema de fichas individuales por trabajador en las que se
recojan los datos personales del trabajador, nivel de estudios, formacin, reas por las
que ha pasado dentro de la empresa. A continuacin, se describiran las funciones y
tareas asignadas y una descripcin detallada de stas. Tambin se deberan incluir los
responsable inmediatos.
Realizar este apartado de forma escrita permite detectar
deficiencias de segregacin de funciones. Adems, permite
mejorar la eficiencia al localizar personas o funciones con
carga de trabajo insuficiente, o con una carga de
responsabilidades y funciones muy elevadas que pueda
aumentar el riesgo de errores.

C) Sistemas de informacin
En la empresa actual la informtica es clave. Una buena organizacin de los sistemas de
informacin se traduce en una buena gestin. De cuantos ms recursos se disponga
mayor sern las variables que se puedan controlar y menores los errores.
Primero, es importante conocer los sistemas de informacin disponibles, hacer un
inventario de los programas informticos o registros manuales de los que dispone cada
rea de la empresa. No slo del departamento contable, sino tambin de almacenes,
departamento de tesorera, de compras y ventas.
Una vez conocemos estos sistemas es importante el nivel de concentracin de stos, es
decir, si cada departamento utiliza una aplicacin informtica diferente. Con un sistema
centralizado, la informacin entra en una misma base de datos, lo que permite, por
ejemplo, que, cuando el encargado de almacn introduzca en el sistema las entradas de
mercancas, se puedan cotejar con el pedido de compras y, al mismo tiempo, comunique
al departamento de tesorera que en los prximos meses se deber pagar la factura del
proveedor.
Un sistema descentralizado requiere un mayor control y cuadres de gestin y de
contabilidad. Para poder llevar un seguimiento adecuado, en estos sistemas cabe
establecer cuadres peridicos (mensuales, trimestrales, anuales) para poder comparar las
entradas de almacn con las compras, o las salidas con la facturacin. Establecer aqu
qu procesos estn informatizados y en qu disparidad de programas, permite generar
informacin ms fiable y corregir errores en menos tiempo.
D) Criterios de registro
Esta parte es la razn de ser del manual. Se deben detallar los criterios bsicos de
contabilizacin de las diferentes operaciones de la sociedad. El manual debe contener la
forma de contabilizar aquellas operaciones que resultan habituales en el da a da de la
sociedad.
El nivel de desarrollo de este apartado, o de detalle, depende en gran medida del tamao
de la empresa. Para grandes empresas un breve ejemplo de la operacin y de los
asientos puede ser suficiente, debido al alto grado de especializacin del personal. No
obstante, en una pequea empresa, el detalle debe ser mayor a nivel contable, e incluso
contener informacin extracontable, ya que nos podemos encontrar que, por algn
motivo, el contable no se encuentra disponible y otro trabajador debe asumir sus
funciones temporalmente.
E) Vas de revisin
La supervisin en la empresa es esencial para poder minimizar errores y permite
garantizar la eficacia y la efectividad de los controles internos. La funcin de

supervisin debe llevarse a cabo por personal operativa y jerrquicamente

independiente. Esta independencia se entiende como el hecho que la misma persona que
contabiliza no sea la misma que corrige errores, sino que debe ser el superior jerrquico
el que lo haga.
Establecer criterios de supervisin es igual de importante que establecer los criterios
contables. Establecer normas sobre cmo contabilizar si despus nadie lleva un control,
lleva al personal a reducir su atencin en sus tareas y a derivar en problemas muchos
mayores. En esta parte, cabe tener en cuenta los documentos que en el siguiente
apartado se comentan como una herramienta clave de la supervisin.
F) Documentacin de sntesis
La finalidad del manual de procedimientos contables es que las cuentas anuales reflejen
la imagen fiel de la empresa en cumplimento del Plan General Contable. Por eso es
importante que determinados controles queden por escrito, de forma que los niveles
jerrquicos superiores puedan validar o darle veracidad a la informacin, sabiendo que
se han cumplido una serie de procedimientos y controles.
Podemos considerar, en este sentido, dos tipos de documentos: documentos de control y
de informacin financiera. Los documentos de control seran aqullos que permiten
contrastar informacin contable con documentacin externa. Los ejemplos clsicos de
este tipo son las conciliaciones bancarias. Por otro lado, tenemos los documentos de
informacin financiera, de la que extraemos evolucin de los gatos mensuales, situacin
de tesorera, estados financieros mensuales, etc.
Podramos incluir un documento ms, que sera el del cierre del ejercicio. En este
informe se deben reflejar con detalle las estimaciones contables que se deben aplicar.
Hablamos aqu de clculos del valor en uso, provisiones por deterioro, saldos a largo
plazo.

BIBLIOGRAFA
http://aulavirtual.afige.es/webafige/informacion-sobre-manual-de-procedimientoscontables-i
http://www.gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-interno/
https://www.google.com.ec/imgres?imgurl=http%3A%2F%2Fimages.slideplayer.es
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