EL CONTROL INTERNO
I N TRODUCCION
Una de las Normas de Auditora relativas a la ejecucin del trabajo exige que
el Auditor realice un adecuado estudio y evaluacin del Control Interno, para
determinar el grado de confianza que este le merece, y as establecer los
tipos de pruebas que debe aplicar, el alcance de las mismas y la oportunidad
de su aplicacin en el transcurso del examen.
La evaluacin del Control Interno constituye un factor clave durante el
examen de Auditora y por esta razn el Auditor debe conocer profundamente
los objetivos que pretende el sistema, cuales son sus elementos
constituyentes y las formas de evaluarlo.
En la evaluacin del Control Interno, el Auditor se compenetra integralmente
con el sistema de informacin administrativo de la Empresa examinada, es el
punto donde la Auditora hace contacto con la Administracin y se puede
apreciar el grado de organizacin que se posee.
OBJETIVOS
Explicar
Interno
el
concepto
de
Control
Para que exista control es necesario que se establezcan primero unas normas
o estndares que indiquen la ruta ideal a seguir por el sistema para cumplir
con los objetivos, luego se debe medir el desempeo del sistema y
compararlo con los estndares anteriormente determinados y por ltimo se
deben ejecutar las acciones necesarias para corregir las desviaciones de la
operacin del sistema con relacin a la ruta ideal para el cumplimiento de los
fines.
7.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL
Existe desacuerdo entre los tratadistas acerca de cuales son los elementos
constitutivos de un sistema de control, pero la clasificacin ms aceptada es
la de Johansen Bertoglio [Bertoglio, 1986], la cual se ha adicionado con
terminologa diferente y aumentado un elemento ms as:
r
Un conjunto de normas o estndares que determinen los objetivos a
lograr por el sistema o Variables a controlar,
r
Un mecanismo que suministre energa o informacin al sistema o Fuente
de Energa,
r
Un mecanismo de medicin del desempeo del sistema o Mecanismo
Sensor,
r
Un mecanismo que compare lo medido con los estndares establecidos o
Mecanismo Comparador,
r
Un mecanismo que comunique lo medido con relacin a los estndares o
Mecanismo Realimentador,
r
Un mecanismo que realice la accin de correccin de las desviaciones
con respecto a los estndares o Mecanismo Efector o Motor
7.3 CLASIFICACIN TCNICO-FUNCIONAL DEL CONTROL
La clasificacin del Control se ha dividido en Convencional y Tcnico
Funcional, pero se ha elegido en este libro el anlisis realizado por el
investigador contable Samuel Alberto Mantilla B. en Introduccin a la
Revisora Fiscal [ Mantilla, 1989 ], sobre la clasificacin Tcnico Funcional
por ser la ms moderna y adecuada a la Auditora.
La clasificacin Tcnico Funcional del Control se divide en tres grandes
grupos:
r
de
Representantes,
Asambleas
q
Control del Ministerio Pblico (Procuradura General de la Nacin,
Fiscala General de la Nacin)
Control Administrativo
q
Control Fiscal (Contralora General de la Repblica, Contador General de
la Nacin)
q
Control Privado. El Control Privado es el ms conocido de todos, pues es
inherente a todo Ente Privado y tiene como propsito proteger los intereses
de la economa privada. Sus criterios fundamentales son la eficiencia,
eficacia y economa. El logro de los objetivos del Control Privado se lleva a
cabo por cualquiera de los sistemas de control siguientes:
q
Control de Intervencin. Se le denomina tambin Control de Vigilancia o
Fiscalizacin, en el cual se defienden los intereses de la sociedad, bien
comn, y los intereses de la empresa privada, bien particular. La Revisora
Fiscal es un ejemplo de Control de Intervencin. La Auditora Externa,
aunque no es control, tambin puede enmarcarse dentro de este tipo de
control pues tiene estas caractersticas.
q
Control de Gestin. Denominado tambin Control Administrativo,
puede ser Control Estratgico, cuando su accin tiene repercusiones a largo
plazo y es ejecutado al ms alto nivel organizacional,
q
Control Tctico, cuando sus acciones son a mediano plazo y es
ejecutado por los mandos medios de la organizacin, y Control Operativo,
cuando sus acciones son a corto plazo y son ejecutadas por la mandos bajos
de la organizacin.
q
Control de Operacin. Es el control realizado sobre los subsistemas de
tipo tcnico y puede ser Control de Produccin, aplicado sobre los bienes en
transformacin, Control de Calidad, aplicado no solo a la calidad del
siguiente
de
una
calidad
adecuada
de
acuerdo
con
las
los activo. Prcticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad
de tales autorizaciones, registros y custodia.
Esto usualmente se consigue con una divisin tal de deberes y
responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transaccin
completamente de principio a fin. Con esta divisin se provee una
comprobacin auxiliar de la correccin del trabajo y la probabilidad de
deteccin de errores se aumente. Como se explica bajo plan de organizacin,
esta divisin de responsabilidad es aplicable tanto a los departamentos como
a individuos y debe ejercerse en la organizacin total y a todos los niveles de
autoridad.
7.6.4 RECURSO HUMANO
Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no
solamente de la planeacin de una organizacin efectiva y lo adecuado de
sus prcticas y procedimientos, sino tambin, de la competencia de los
funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a
cabo lo prescrito en una manera eficiente y econmica.
Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluacin. Si el
auditor
independiente
cree
sin
embargo
que
ciertos
controles
administrativos tienen importancia en relacin con la razonabilidad de los
registros financieros debe considerar la necesidad de evaluarlos. Por
ejemplo, los registros estadsticos mantenidos por produccin y ventas o
cualquier otro departamento de operaciones puede requerir evaluacin en un
caso particular.
Donde es posible, la revisin del control interno por parte del auditor
correspondiente debe ser efectuada como una fase separada del examen,
preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando procedimientos de
auditora apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del
sistema del cliente. Donde esto no es posible, la revisin debe hacerse en
conjunto con otras fases del programa de Auditora. Un registro de la
revisin hecha por el auditor Independiente debe ser preparado en una forma
adecuada.
responsabilidades.
Si
no
existe
q
La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede
ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones.
q
Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la
exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
q
Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una
transaccin comercial. Una persona puede cometer errores, es posible
detectarlos si el manejo de una transaccin est dividido en dos o ms
personas.
q
Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de
empleados. Un buen entrenamiento da como resultado ms rendimiento,
reduce costos y los empleados son ms activos.
q
Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo,
debe imponerse la obligacin de disfrutar vacaciones entre las personas de
confianza. La rotacin evita la oportunidad de fraude.
q
Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales
de funciones cuidan errores.
q
Los empleados deben tener pliza de fianza. La fianza evita posibles
prdidas a la empresa por robo.
q
No deben exagerarse las ventajas de proteccin que presta el sistema
de contabilidad de partida doble. Tambin se cometen errores.
q
Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud
posible ya que prueban la exactitud entre lo saldos de las cuentas.
Debe hacerse uso del equipo mecnico o automtico siempre que esto sea
factible. Con ste se puede reforzar el control interno.
18
19
20
7.12 INFLUENCIA
EL
DE
LA
EVALUACIN
DEL
CONTROL
INTERNO
SOBRE
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
La evaluacin del Control Interno tiene una gran influencia sobre el
desarrollo del trabajo de Auditora, la cual se refleja en los procedimientos de
Auditora a ejecutar, sobre el dictamen y sobre el Contador Pblico mismo.
7.12.1 INFLUENCIA SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
La evaluacin del Control Interno tiene una gran influencia sobre los
procedimientos de Auditora a desarrollar pues de acuerdo a las fortalezas y
debilidades encontradas en el sistema, el auditor puede determinar las
pruebas a realizar, la extensin de las mismas y la oportunidad en que estas
deban ser practicadas. La evaluacin del Control Interno le indicar al
auditor el grado de confianza que deber tener en el mismo y en que puntos
se debern aplicar con mayor rigor las pruebas necesarias para la obtencin
de la evidencia suficiente y competente.
En la medida que el Control Interno muestre grandes fortalezas, las pruebas
y la extensin de las mismas ser menor, por el contrario en el caso de las
debilidades, el auditor debe intensificar su trabajo y ampliar en lo posible la
extensin de cada prueba y variar la oportunidad de su aplicacin.
El examen de control interno se realiza en cada examen de Estados
Financieros, y no puede en manera alguna obviarse con el pretexto de haber
sido realizado en la anterior Auditora, pues todo sistema de control, tiende a
deteriorase fcilmente y a perder los objetivos para los cuales se dise.
Esta prctica garantiza la confiabilidad en los registros contables.
7.12.2 INFLUENCIA SOBRE EL DICTAMEN DEL AUDITOR
El Control Interno es utilizado por el Contador Pblico, como se dijo, para
fundamentar su confianza en los registros contables, los cuales son la base
para obtencin de los Estados Financieros sobre los que emitir una opinin
profesional en su dictamen. El objetivo de la Auditora es el dictamen en el
cual el Contador emitir su opinin sin ninguna salvedad en el evento que se
satisfaga de la evidencia suficiente y competente encontrada.
Si la
evaluacin del Control Interno no le permite depositar en l toda su confianza
y si no tiene suficiente evidencia en algunos registros contables, incluir en
el dictamen una salvedad o excepcin particular a los mismos.
Si el grado de desconfianza en el Control Interno es tal que no le permita
confiar en ningn registro y no pueda encontrar evidencia suficiente y
competente de los mismos, el auditor debe emitir en su dictamen una
abstencin de opinin con una explicacin amplia y suficiente de los motivos
por lo cual no lo hace.
q
Determinar la efectividad y eficiencia del sistema de verificacin
interna.
q
Establecer con base en la evaluacin realizada, las pruebas a aplicar, su
alcance y la oportunidad de las mismas.
q
Sugerir todo tipo de medidas correctivas para mejorar la efectividad y
eficiencia del control interno.
Nota: La Comisin Treadway, conocida tambin como COSO (Committee of
Sponsoring Organizations) o Comit de Organizaciones Patrocinadoras, est
integrada por el Instituto Americano de Contadores AICPA, la Asociacin
Americana de Contabilidad AAA, el Instituto de Auditores Internos IIA, el
Instituto de Ejecutivos de Finanzas FEI y el Instituto de Contadores
Gerenciales IMA. El estudio Control Interno Un marco de Trabajo Integrado
fue dirigido por la firma Coopers & Lybrand.
RESUMEN
El Control Interno tiene como objetivos la efectividad y
eficiencia de las operaciones, la suficiencia y
confiabilidad de la informacin financiera y el
cumplimiento de la normatividad.
La evaluacin adecuada del Control Interno es para el
Auditor un ahorro de tiempo y de labor durante el
examen de los estados financieros.
El sistema de Control Interno permite al Auditor,
efectuar una ponderacin de la importancia relativa y
riesgo probable de las partidas a evaluar, sin que tenga
la necesidad de efectuar una revisin total. En otras
palabras gracias a l, el Auditor se dirige a los
aspectos y actividades que ms lo requieran e influyan
sobre
las
cifras
que
presentan
los
estados
financieros.
AUTOEVALUACIN
SOLUCIONES
Consulte las soluciones solamente cuando haya resuelto cada una de las
preguntas de la autoevaluacin.
1.
- e.- Ninguna de las anteriores: Control interno es un proceso, ejecutado
por la junta directiva o consejo de administracin de una entidad, por su
grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal.
2.
e.- Todas las anteriores: Las caractersticas de un sistema de control
interno satisfactorio debera incluir: un plan de organizacin que provea
segregacin adecuada de las responsabilidades y deberes, un sistema de
autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un
control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos, prcticas sanas
en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de
la organizacin, recurso humano de una calidad adecuada de acuerdo con las
responsabilidades.
3.
c.- Control Contable y Control Administrativo: En un sentido amplio el
Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables
o administrativos.
4.
f.- Ninguna de las anteriores: Los objetivos de Control Interno son:
suficiencia y confiabilidad en la informacin financiera, efectividad y
eficiencia de las operaciones y cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.
5.
c.- Ambiente de control, evaluacin de riesgos, actividades de control,
informacin y comunicacin y supervisin y seguimiento. Estos son los
componentes del control interno segn el COSO y adoptados por la
Declaracin Profesional 7 de Consejo Tcnico de la Contadura.
6.
a.- Del elemento Ambiente de Control : Segn el COSO el Ambiente de
Control se integra por Integridad y valores ticos, competencia, experiencia y
dedicacin, filosofa administrativa y estilo de operacin
7.
b.- Grfico, Descriptivo y Cuestionarios: Estos son los mtodos ms
utilizados por el auditor.
8.
d.- Todas las anteriores: La confianza que el auditor deposite en el
Control Interno permite establecer las pruebas, su extensin y oportunidad,
disminuye la intensidad agiliza el trabajo de auditora.
9.
- d.- Todas las anteriores: La evaluacin del control interno permite dar
un dictamen no calificado, con salvedades, adverso o abstencin de opinin.