BAB 1

HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

KONSEP-KONSEP DASAR

Pengendalian
Suatu organisasai harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat-perangkat untuk
memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Berikut adalah elemen-elemen
system pengendalian:
1. Detector (pelacak) atau sensor merupakan suatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Assesor (penilai) merupakan suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa
actual dengan cara membandingkan dengaan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang
seharusnya terjadi
3. Effector merupakan suatu perangkat yang sering disebut sebagai umpan balik yang merubah
prilaku jika assessor mengindikasi kebutuhan untuk melakukan hal tesebut.
4. Jaringan komunikasi merupakan perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan
assessor dan antara assessor dan effector.
Manajamen
Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai
tujuan bersama bila dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya aadalah memperoleh
tingkatan laba yang memuaskan. Kompleksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapisan
dalam hierarki. Proses pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer pada seluruh
tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi
yang dimaksudkan.
Proses pengendalian biasanya digunakan oleh manajer. Proses ini memuat elemen yang
sama dengan elemen pada system pengendalian yang lebih sederhana sebagaimana telah
digambarkan sebelumnya: detector, assessor, effector, dan sistem komunikasi. Detector
melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi, assessor membandingkan informasi ini
dengan keadaan yang diinginkan, effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang
signifkan antara keadaan actual dan keadaan yang diinginkan, dan sistem komunikasi
memberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tesebut
dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan Dan sebagian besar pengendalian manajemen
merupakan pengendalian diri sendiri.
Sistem
Sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya bersifat repetitif (pengulangan) untuk
melakukan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem ditandai dengan rangkaian langkah-langkah
yang berirama, terkoordinasi, dan berulang yang ditujukan untuk mencapai tujuan tertentu.

BATAS-BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen terletak antara perumusan strategi dan pengendalian tugas dalam
beberapa hal. Perumusan strategi paling tidak sistematis di antara ketiganya, sedangkan pengendalian
tugas merupakan yang paling sistematis, dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Perumusan
strategi focus pada jangka panjang, pengendalian tugas memfokuskan pada kegiatan jangka pendek.
Sementara pengendalian manajemen terletak di antaranya. Perumusan strategi menggunakan perkiraan
kasar akan masa depan, pengendalian tugas menggunakan data akurat saat ini, dan pengendalian
manajemen terletak di antaranya. Masing-masing kegiatan meliputi perencanaan dan pengendalian, tetapi
dengan penekanan yang berbeda pada masing-masing kegiatan. Proses perencanaan dalam perumusan
strategi merupakan hal yang penting, sedangkan proses pengendalian merupakan hal yang lebih penting
dalam pengendalian tugas. Adapun dalam pengendalian manajemen, perencanaan dan pengendalian
merupakan hal yang sama pentingnya.
Hubungan antara satu dan yang lain dari sistem-sistem aktivitas ini ditunjukkan dalam gambar
dibawah.
Aktivitas

Sifat Akhir Produk

Perumusan strategi
Tujuan,strategi, dan kebijakan

Pengendalian
Manajemen

Perumusan strategi

Penerapan strategi

Kinerja yang efisien dan efektif

dari tugas-tugas individual

Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan sebuah proses dengan mana para manajer mempengaruhi
anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses
ini dijelaskan sebagai berikut.
Kegiatan Pengendalian Manajemen

Merencanakan (Planning) apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

Mengoordinasikan (Coordinating) aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
Mengomunikasikan (Informing) informasi.

Mengevaluasi (Evaluating) informasi.

Memutuskan (Deciding) tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
Mempengaruhi (Influencing) orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Keselarasan Tujuan
Meskipun sistematis, proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis; melainkan proses
ini meliputi interaksi antarindividu, yang tidak dapat digambarkan dengan cara mekanis.
Keselarasan tujuan (goal congruence) berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang
anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Dengan demikian sistem
pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan
dalam pikiran setiap pribadi.
Perangkat Penerapan Strategi
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah
tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama focus pada pelaksanaan
strategi.
Tekanan Finansial dan Nonfinansial
Ukuran kinerja finansial focus pada hasil-hasil moneter-laba bersih, pengembalian atas modal,
dan sebagainya. Namun, sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki kinerja nonfinansial-mutu
produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.
Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru
Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang
sudah dipilih. Dalam industri yang berada dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian
manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan
strategi baru. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen pada pengembangan baik negatif
maupun positif yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategis yang baru. Dengan demikian,
pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.
Perumusan Strategi
Perumusan strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai
tujuan-tujuan ini.
Kebutuhan untuk merumuskan strategi biasanya muncul sebagai respons terhadap ancaman yang
diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran selera konsumen, atau peraturan pemerintah yang
baru) atau kesempatan (misalnya, aplikasi baru dari produk yang sudah ada).
Strategi untuk menghadapi ancaman atau kesempatan dapat timbul dari mana pun dan kapan pun
dalam sebuah organisasi. Gagasan baru tidak semata-mata keluar dari tim riset dan pengembangan atau
staf perusahaan pusat. Tanggung jawab lengkap dalam perumusan strategi seharusnya tidak pernah
dibebankan kepada seseorang atau satu unit organisasi saja. Hal yang penting adalah menyediakan sarana
untuk membawa gagasan yang bermanfaat secara langsung untuk menarik perhatian manajemen senior
tanpa membiarkan gagasan tersebut terhalang di tingkat yang lebih rendah.

Perbedaan antara Perumusan Strategi dan Pengendalian Manajemen

Perumusan strategi adalah proses pengembalian keputusan strategi baru sedangkan pengendalian
manajemen adalah proses (pelaksanaan) strategi tersebut.
Analisis strategi melibatkan penilaian, dan angka yang digunakan dalam proses biasanya
merupakan estimasi kasar. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan serangkaian langkah
yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap, dan dengan estimasi yang
dapat diandalkan.
Analisis usulan strategi biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang penggagas, staf pusat,
dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya di
semua tingkatan dalam organisasi.
Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Kegiatan pengendalian tugas berorientasi pada transaksi-hal tersebut melibatkan kinerja dari
tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan optimal atau tindakan yang
tepat peril diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali ke kondisi yang diinginkan dapat
diprediksikan dalam batasan yang dapat diterima.
Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen
Hal paling penting yang menjadi perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian
manajemen adalah bahwa banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian
manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu.
Focus pengendalian manajemen, terletak pada unit organisasional; sementara dalam pengendalian
tugas, focus terletak pada tugas spesifik yang dilakukan oleh unit-unit organisasional ini.
Pengendalian manajemen berhubungan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara
luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dengan kendala strategis secara umum. Adapun
pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit
atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksakannya.
Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen
Banyak manfaat disediakan oleh Internet yang tidak didapat dari telepon.

Akses mudah dan cepat.

Komunikasi multi-target.
Komunikasi berbiaya rendah.
Menampilkan citra tertentu
Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu.

Dengan manfaat-manfaat tersebut, Internet secara dramatis telah mengubah aturan permainan dalam
bisnis ke sector konsumen individual.
Dampak Internet terhadap dunia bisnis telah menjadi sangat signifikan. Dengan demikian apa
dampak internet terhadap pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi? Pada situs Web, seorang
manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan, menganalisis data

tersebut dengan format yang berbeda, dan mengirimnya ke setiap orang dalam organisasi. Selain itu, para
manajer menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.
Meskipun Internet telah dapat memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan
informasi yang efisien dan efektif, Internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang
melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan oleh penerapan strategi melalui pengendalian
manajemen secara esensial merupakan sebuah proses social dan perilaku, sehingga tidak dapat
diotomatisasikan secara penuh.
Jadi, meskipun Internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, elemen fundamental
dari pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya- pada
dasarnya melibatkan perilaku. Oleh karena itu, informasi tidak dapat digantikan dengan pendekatan
formula saja.