Rabu, 3 Februari 2016

Sistem akan menampilkan

no record found jika NIP
belum terdaftar

Isi beberapa field berikut:

NIP
Instansi
User ID (hendaknya unik, hindari spasi)
Password
Konfirmasi Password
Email
Email Alternatif
Lewati tahapan ini jika anda sudah terdaftar

Isi setiap field pada form ini seperti: Biodata,

Data Instansi, Informasi Rekening, Riwayat
Kesehatan
Setiap field berbintang merah wajib diisi
Jika setelah submit muncul pesan Value
already present berarti anda sudah pernah isi
data pribadi sebelumnya, silakan menuju
menu Ubah Data Pribadi

Isi intake, nilai test anda (TPA, TOEFL, test

lainnya) serta motivasi anda dalam mengikuti
program beasiswa SPIRIT
Setelah submit PA akan menerima notifikasi
e-mail yang harus melakukan seleksi
terhadap intake dan nilai anda (Administrasi,
TPA, TOEFL)
Sistem akan menampilkan Your record
already exists jika anda sudah pernah
mengisi Pendataan Intake, silakan menuju
menu Ubah Nilai Test untuk mengubah.

Isi Form Peminatan Awal yang meliputi:

Bidang Studi
Sub bidang Studi
Negara Universitas
Nama Universitas
Tingkat Beasiswa

Tahapan ini bisa diisi jika lulus seleksi pada

tahapan wawancara oleh PIU (TRANSPAR)
PA akan menerima notifikasi e-mail yang
harus melakukan verifikasi terhadap pilihan
program studi anda (approved/declined &
alasan PA)
Setelah PA melakukan verifikasi maka PIU
akan menerima notifikasi e-mail yang harus
melakukan verifikasi juga terhadap pilihan
program studi anda tersebut
(approved/declined & alasan PIU)

Peserta diwajibkan mengupload Letter of

Acceptance (LoA) terhadap salah satu
program studi yang akan dipilih
PMU akan menerima notifikasi e-mail yang
harus melakukan penempatan peserta sesuai
dengan program studi yang dipilihnya.

Karyasiswa menerima notifikasi e-mail untuk

mengisi form Pra-Keberangkatan setelah
PIU/PMU melakukan Penempatan Program
Gelar terhadap pilihan program studi anda
Isikan setiap field pada form ini seperti: Nama
Program, Nama & Negara Universitas,
Tanggal Mulai/Selesai Studi
Cetak form tersebut

Karyasiswa menerima notifikasi e-mail untuk

mengisi form Re-Entry setelah PIU/PMU
melakukan Penempatan Program Gelar
terhadap pilihan program studi anda
Isikan setiap field pada form ini seperti:
Informasi rencana penempatan kerja (setelah
studi)
Nama Atasan Unit Kerja (min Eselon II )
Cetak form tersebut

Setelah dinyatakan menjadi karyasiswa anda

diwajibkan untuk mengupload beberapa
dokumen pendukung seperti:
Surat Sekretariat Negara
Surat Tugas
Nota Persetujuan
Visa
Passport
Curriculum Vitae
Mengisi Tanggal Mulai/Akhir Nota
Persetujuan

Surat Pernyataan adalah kesediaan karyasiswa

mengembalikan bila ternyata dana yang telah
diterima dinyatakan lebih besar dari yang
seharusnya dibayarkan
Isilah Surat Pernyataan dengan menggunakan
template yang telah disediakan oleh sistem
Upload Surat Pernyataan ke TRANSPAR

Karyasiswa diwajibkan untuk

mengupdate perkembangan studi secara
periodik melalui TRANSPAR seperti:
Mengupdate nilai indeks prestasi terakhir
Mengupload dokumen laporan, transkrip nilai
Ketersediaan data tersebut digunakan PIU, PPK,
PMU dan PA sebagai monitoring terhadap
karyasiswa

Kategori biaya yang

bisa diklaim (master
overseas):
Application fee
Book allowance
Health insurance
International travel
Living allowance
Medical checkup

Research
allowance/Seminar
cost
Settling allowance
Shipping allowance
Tuition fee
Typing allowance
Visa

Mengisi kategori biaya, lampiran, mata uang,

jumlah, tanggal jatuh tempo
Klaim hendaknya dilakukan 60 hari sebelum
tanggal jatuh tempo pembayaran, karena
untuk menghindari keterlambatan
pembayaran ke karyasiswa
Setelah submit PPK akan menerima notifikasi
e-mail yang harus memproses klaim anda
Kontak Humas PPK: Ibu Khairani
(timppkdm4@gmail.com)

Wajib mengupload Visa & Passport sebelum

pemesanan
Mengisi tanggal kepulangan/keberangkatan
Mengisi rute perjalanan (kota/negara asal &
kota/negara tujuan)
Setelah submit tiket maka PPK akan menerima
notifikasi e-mail pemesanan
PPK melakukan verifikasi terhadap data pemesanan
PPK memesan tiket dan mengupload ke TRANSPAR
Karyasiswa menerima notifikasi e-mail/tiket
Kontak PPK: Ibu Juwita (ppkdmiv_2014@yahoo.com)

Non Degree
Degree
Pre-Departure Training

Form Kuesioner wajib diisi sesuai dengan

program yang anda ikuti

Hendaknya setiap pertanyaan disubmit

melalui TRANSPAR
Hal tersebut dilakukan agar admin bisa
mengalokasikan pertanyaan kepada pihak
terkait sehingga jawaban yang diperoleh
menjadi tepat (informasi yang disampaikan
tidak bias)
Lebih mudah dalam maintenance karena
terarsip dengan baik dalam database
Menjadi penanganan pengaduan satu pintu

Terima kasih