de datos en Abies
Software de Automatizacin de las Bibliotecas Escolares
NDICE
Introduccin
2. Preparar la integracin .
3. Realizar la integracin
4. Generacin de Inversos
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INTRODUCCIN
El siguiente es el procedimiento para registrar de una vez una gran cantidad de recursos
en el Catlogo de Abies, este proceso es conocido como integracin de datos. Para
realizar esta tarea, es necesario que conozca las restricciones y recomendaciones:
La integracin al Catlogo de Abies se realiza slo desde datos que se encuentran
en un archivo Excel y con formato .xls.
Los datos que contiene el archivo Excel poseen un formato especial (nombre de
las columnas, uso de maysculas, uso de minsculas, etc.) que describiremos ms
adelante. El archivo Excel que NO cumpla con el formato NO ser integrado al
Catlogo de Abies. Descargue plantilla modelo que encontrar en este autoinstruccional.
La integracin al Catlogo Abies es de todos los datos que se encuentran en el
archivo Excel, no datos aislados.
Cada fila del archivo Excel es un recurso que se integra a su Catlogo Abies.
Estn definidos, cuatro tipos de recursos posibles de ser registrados en el
Catlogo Abies:
Audiovisual: en esta categora se clasifican los recursos como software
educativo, pelculas, documentos, msica, guardados en diferentes
dispositivos (DVD, CD, casetes).
Concreto: en esta categora se clasifican los materiales como bacos,
cuerpos geomtricos, dados, globo terrqueo, juegos, lupa, fichas,
tarjetas, disfraces, etc.
Impreso: en esta categora se clasifican los recursos impresos como libros,
obras de consulta, enciclopedias, diccionarios, publicaciones peridicas,
atlas, etc.
Lmina: en esta categora se clasifican los mapas o distintas lminas
temticas.
Se debe generar un archivo Excel por cada tipo de recurso que se desea ingresar o
integrar al Catlogo Abies. El software est diseado para integrar un tipo de
recurso (un archivo Excel) a la vez. As, los archivos Excel posibles de integrar son:
Impreso.xls
Audiovisual.xls
Concreto.xls
Lamina.xls
Todos los recursos que se deseen ingresar al Catlogo Abies deben ser clasificados
en alguno de los tipos mencionados anteriormente.
Se pueden crear otras categoras que usted estime conveniente para su
biblioteca.
Cada vez que se integran datos se agregan al listado del Catlogo Abies. Por lo
tanto, le recomendamos que revise el Catlogo que viene incluido en Abies y se
asegure de no repetir los recursos.
Se recomienda la inclusin de una imagen representativa del recurso,
generalmente de la portada. Los archivos de las imgenes deben estar guardadas
en una carpeta, en formato jpg y a un tamao de 188 x 269 pixeles.
A continuacin se presentan los pasos que deben realizar para cargar recursos en
forma masiva a su Catlogo en Abies.
La carpeta con imgenes es la que contiene las fotografas de cada uno de los
recursos que se encuentran en el archivo Excel. Estas fotografas deben tener el
mismo nombre que las listadas en la columna Foto del archivo Excel.
Figura 1
Todas las celdas del archivo Excel deben cumplir con los siguientes requisitos:
Categora: TEXTO
Alineacin Horizontal: IZQUIERDA
Alineacin Vertical: CENTRAR
Sin ajustar texto
Relleno: SIN COLOR DE FONDO
La columna Foto del archivo Excel debe contener el nombre del archivo de la imagen incluyendo el
formato. Por ejemplo: libro1.jpg
En las columnas que pueden almacenar varios valores, debe separar los valores
por ; (punto y coma). Las columnas que permiten varios valores son:
OtrosAutores, Descriptores, AplicacionPedagogica, CDD.
Por ejemplo:
En la columna Descriptores: Psicologa infantil; Orientacin (Psicologa)
En la columna AplicacinPedagogica: Lenguaje y Comunicacin; 15 aos
En la columna OtrosAutores: Oliden, Agustina-coaut; Parra, Luisa-coaut2
2. PREPARAR LA INTEGRACIN
Una vez que se encuentra elaborado el archivo Excel y recopiladas las imgenes de
todos los recursos que desea integrar al Catlogo Abies, le recomendamos ubicar
ambos elementos juntos, en una carpeta que sea fcil de localizar por usted, puede
ser en el escritorio de su computador. Por ejemplo, como se ve en la imagen adjunta:
Figura 2
El archivo Excel debe contener los datos necesarios de los recursos para su
importacin, estos datos deben estar ordenados en columnas, las cuales deben tener
en su primera fila el nombre que identifica el dato de la columna. Este formato
especfico debe respetar el orden, con sus respectivas maysculas y minsculas y no
debe contener acentos, cada columna debe llamarse de la siguiente manera y en el
mismo orden que entregamos a continuacin en la planilla Excel
A continuacin describiremos los campos que contiene la planilla Excel y
ejemplificamos el ingreso de datos:
En la columna OtrosAutores para adjuntar las "funciones de autor" junto a cada uno de los autores, es
necesario diferenciar el nombre del autor de su funcin utilizando un guin "-".
Nombre de Campo
Contiene
Ejemplo
Autor
Beuchat, Cecilia
OtrosAutores
Titulo
RestoTitulo
Por ejemplo:
Enciclopedia cientfica
del estudiante: (sera el
Ejemplo:
Martinko, John M.-coa;
Parker, Jack.-coa
Ttulo)
LugarDePublicacion
Editorial
Nombre de la editorial
Andrs Bello
AoDeEdicion
Nmero del ao de
edicin
1997
Coleccin
Nombre de la
coleccin
NumeroDePaginas
157 p.
Dimensiones
OtraInformacion
Ejemplos:
: Il. col.
: min.
Descriptores
En este campo se
introduce el tema del
documento. Los
Ejemplos:
Educacin; poesas
6
AplicacionPedagogica
Fotografas Chile
Sector de aprendizaje
y edad
Ejemplos:
Folclore
Educacin; Docentes
Artes Visuales; 15
aos
Estudio y
Comprensin de la
Naturaleza; 10 aos
Etc.
ISBN
ISBN
9789561314870
CDD
Clasificacin Decimal
Dewey
372 BEUp
Notas
pgina cambia
abruptamente de
tono, de cultura, de
intencin, de
sensacin.
Sig1
Cdigo de Materia
CDD (Clasificacin
Decimal Dewey) que
se encuentra
detallado en Abies, en
men Auxiliares >
CDD
372
Sig2
Sig3
Dejar en blanco
Sig4
Se ingresa nmero de
copias del recurso
Foto
c1 (si es 1 copia)
c2 (si son 2 copias)
Etc.
caratula_1.jpg
caratula_2.jpg
Etc.
3. REALIZAR LA INTEGRACIN
Una vez completado el archivo Excel siguiendo las instrucciones sealadas en el
punto 1, se comienza con el proceso de importacin en Abies. Siga los pasos
siguientes:
i.
ii.
Figura 3
iii.
Figura 4
iv.
Figura 5
v.
Figura 6
10
vi.
Luego seleccionar el archivo Excel. Para esto, haga clic en el icono de carpeta
junto al campo Ruta de la hoja Excel y seleccionar el archivo Excel con los
datos de los recursos (Fig.8).
Figura 7
Figura 8
11
vii.
Figura 9
12
viii.
Figura 10
ix.
13
x.
Figura 11
14
xi.
Figura 12
xii.
Figura 13
4. GENERACIN DE INVERSOS
El asistente de generacin de inversos le ayuda a realizar la generacin de los inversos de su
catlogo. Los inversos son los trminos significativos por los que podremos realizar consultas
sobre el catlogo permitiendo encontrar los recursos recin integrados
Una vez finalizado el proceso de integracin, realice el proceso de generacin de inversos,
con el fin de actualizar el Catlogo Abies, hacer clic en el botn Siguiente
Figura 14
Figura 15
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Figura 16
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Manos a la obra!
abiescra@mineduc.cl
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