GESTIN DE LA CALIDAD

PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

CDIGO

EV-CAL-PR-01

VERSIN

VIGENCIA

2016

Pgina

1 de 6

1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para garantizar que se identifique y se controle el producto o servicio no conforme, con el fin de evitar su uso o entrega no
intencional.
2. ALCANCE
Inicia con la identificacin del producto o servicio no conforme y termina con la verificacin de la conformidad producto o servicio
3. LDER DEL PROCEDIMIENTO:
Coordinador Sistema Gestin de Calidad

4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES

Ver normograma
5. DEFINICIONES
Producto o Servicio No Conforme: Es todo producto o servicio prestado por la entidad a sus clientes cuyo resultado no cumple con las disposiciones
planificadas y/o con los requisitos previamente establecidos.
Accin correctiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable.
Accin preventiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.
Correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada
Mejora continua: accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo de los procesos
de la Universidad.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Conformidad: cumplimiento de un requisito
No conformidad: incumplimiento de un requisito

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6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD:
N
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Identificar
el Se identifica el producto y/o servicio no conforme antes o durante la
producto
y/o prestacin del servicio, (ver anexo de - Control del producto y/o servicio no
servicio
no conforme).
1.
conforme
Nota: La Institucin debe propender y asegurar que el producto y/o servicio
no conforme se identifique antes de su entrega, en aras de garantizar la
conformidad del servicio y satisfaccin del cliente.
Registrar
el Se registra el producto y/o servicio no conforme en el formato EV-CAL-FOproducto o servicio 06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME, una vez
2.
no conforme
identificado.
Determinar
Tratamiento
producto
servicio
conforme

del
y/o
no

3.

Verificar producto
y/o
servicio
conforme
4.

5.

Archivo
documentacin

Se determinan las medidas (acciones) de solucin para dar tratamiento al

Producto y/o Servicio No Conforme detectado(s), de forma inmediata y se
registra en el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O
SERVICIO NO CONFORME.
En caso de que un producto y/o servicio no conforme sea repetitivo, su
impacto (consecuencias) entorpezca el cumplimiento del objetivo del
proceso y/o misin de la Universidad o traumatice el normal desarrollo de las
actividades del proceso, se implementar una accin correctiva, de lo
contrario se implementara una correccin.
Nota: un producto y/o servicio no conforme ser entregado al cliente bajo
previo consentimiento y autorizacin del mismo y/o del lder del Proceso.
Se procede a verificar la eficacia de las acciones implementadas para dar
tratamiento del producto y/o servicio no conforme, evidencindose los
resultados en el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O
SERVICIO NO CONFORME.
En caso de que los resultados de las acciones implementadas para dar
tratamiento al producto y/o servicio no conforme no son eficaces, se procede
a la identificacin e implementacin de una nueva accin. Repetir el
procedimiento desde la actividad 1 para subsanar el procedimiento o
servicio no conforme.
Se organiza y se archiva el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL
PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME en la carpeta archivo control
del producto y/o servicio no conforme.

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2 de 6

RESPONSABLE
Todo el personal

REGISTRO
Anexo de - Control del
producto y/o servicio
no conforme

Todo el personal

Formato EV-CAL-FO06
Control
del
producto y-o servicio
no conforme
EV-CAL-FO-06
Control del producto yo servicio no conforme

Lder de Proceso

Lder del Proceso

Formato EV-CAL-FO06
Control
del
producto y-o servicio
no conforme

Personal SGC

Carpeta
archivo
control del producto
y/o
servicio
no
conforme.

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7. OBSERVACIONES:
ANEXO
PROCESO

PRODUCTO
/SERVICIO

CARACTERSTICA
S DE CALIDAD
ESPACIOS
FSICOS:
Disponibilidad,
infraestructura
apropiada

EQUIPOS:
Disponibilidad,
en
buen
estado
(funcionando)

FORMACIN
FORMACIN

Formacin
de Pregrado
y Postgrado.

LIQUIDACIN:
Accesibilidad,
oportunidad en
generacin de
comprobantes
recaudo,
confiabilidad de
informacin.
PLATAFORMA
TECNOLGICA:
Accesibilidad,
oportunidad en
publicacin de
informacin,
velocidad
en
canal
comunicacin,
confiabilidad de
informacin.
NOTAS:
Accesibilidad,
oportunidad en
publicacin de
informacin,
confiabilidad de
informacin

la
los
de

PRODUCTO/SERVICIO NO
CONFORME

CONTROLES

Espacios, escenarios, aulas,

laboratorios,
restaurante,
entre otra planta fsica, en
mal estado y no adecuados.

Verificar peridicamente previo

a la utilizacin del espacio fsico,
el estado de la infraestructura
mediante visitas de inspeccin
visual

Equipos
de
laboratorio,
audiovisuales,
muebles,
equipo
de
cmputo,
impresoras,
aires
acondicionados,
ventiladores
e
infraestructura, entre otros,
en mal estado y defectuoso.

RESPONSABILIDAD

AUTORIDAD

Adecuaciones.

Personal
de
Mantenimiento y Aseo,
Coordinadores
de
laboratorios, Docentes,
Administrador Servicio
de Restaurante

Coordinador
de
Mantenimiento,
Coordinador
de
Aseo, Coordinador
de
Deportes,
Docente,
Coordinadores de
laboratorios

Verificar peridicamente previo

a la utilizacin de los equipos, el
estado de los mismos mediante
visitas de inspeccin visual.

Mantenimientos
correctivos.

Personal
Mantenimiento

Docentes,
Coordinador
de
Mantenimiento

Liquidacin de Matrcula u
otros derechos pecuniarios
con valor errneo.

Verificacin aleatoria de las

liquidaciones
de
matrcula
(aplica
para
estudiantes
antiguos) y Verificacin de
reporte de renta Vs liquidacin
de matrcula (aplica para
estudiantes nuevos)

Correccin del
valor
en
el
sistema
en
forma inmediata.

Auxiliar Administrativo
Grupo de Liquidacin de
Derechos Pecuniarios

Coordinadora
Grupo
Liquidacin
Derechos
Pecuniarios

Plataforma tecnolgica no
disponible o insuficiente
para el acceso y registro de
la informacin acadmicofinanciera.

Implementacin de certificado
digital, afinamiento base de
datos, actualizacin servidor
(service
base
de
datos),
adquisicin equipo de seguridad
para proteger aplicaciones ms
crticas.

Balancear
cargas
sistema.

Ingeniero
Soporte
Centro de Tecnologas

Jefe de Centro de
Tecnologas

Calificaciones
finales
erradas o no registradas o
reportadas
inoportunamente.

Verificacin aleatoria previa al

cargue en el sistema de las
calificaciones, Definicin de
programacin acadmica.

Correccin,
aplicacin
de
notas
inmediatamente.

Docente

Jefe de Programa,
Jefe de Registro y
Control
Acadmico

la

la
la
el
de

TRATAMIENTO

las
del

de

de
de

la

la
la
la

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PROGRAMACIN
ACADMICA:
Divulgacin
oportuna,
disponibilidad
de
cursos, docentes y
espacios, personal
competente

Formacin
de Pregrado
y Postgrado

Gestin de
la
Produccin
Intelectual

INVESTIGACI
N

Gestin y
Apoyo a
Proyectos
de
Investigaci
n

PRSTAMO
DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO:
Pertinencia,
disponibilidad.
SERVICIO
MDICO,
ODONTOLGICO,
PSICOLGICO:
disponibilidad
de
horarios,
personal
competente,
PRODUCCIN
INTELECTUAL:
Informacin
confiable, completa
y oportuna
PROYECTOS
DE
INVESTIGACIN:
Disponibilidad
de
recursos,
mecanismos
de
seguimiento
que
aseguren
el
cumplimiento de los
objetivos
y
compromisos de los
proyectos

VIGENCIA

No
asignacin,
no
disponibilidad suficiente e
inoportunidad de docentes,
monitores
y
personal
administrativo
para
la
atencin de requerimientos,
desarrollo de actividades
acadmicas como ctedras,
consejeras
acadmicas,
cursos
vacacionales,
adicionales,
dirigidos,
monitorias,
pasantas
y
prcticas. Programacin de
aulas,
escenarios,
laboratorios y dems planta
fsica, equivocada, cruzada,
no asignada e inoportuna.
Docentes programados con
cursos sin estudiantes y
estudiantes sin docentes
asignados.
Desactualizacin,
no
disponibilidad de material
bibliogrfico suficiente y
necesario para el proceso
de formacin.

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Personal alterno
para
suplir
inasistencia.
Asignacin de
espacios
alternos.

Profesional de Apoyo
Vicerrectora Acadmica

Vicerrector
Acadmico

Verificacin de la pertinencia de
las colecciones bibliogrficas y
documentales por parte del
Comit de Biblioteca

Adquisicin
pertinente
de
material
bibliogrfico.

Comit de Biblioteca

Director Biblioteca
y Biblioteclogo

No acceso, inoportunidad,
poca cobertura y baja
calidad de los servicios y
programas
Institucionales
referente a servicio mdico,
odontolgico, psicolgico.

Sistema de Asignacin de Citas,

aplicacin
de
protocoles
mdicos y odontolgicos.

Prestacin del
servicio
con
instituciones
externas.

Coordinador
Mdico

Jefe de Bienestar
Universitario

Publicaciones o produccin
intelectual
inconsistente,
errada,
incompleta
e
inoportuna.

Verificacin
de
requisitos
mnimos por parte del editor o
comit evaluador, evaluacin
por parte de los pares.

Recoger
ejemplares
emitir
fe
erratas

Autor del producto

Incumplimiento
de
los
compromisos del Proyecto

Acta de inicio y compromiso

proyectos de investigacin y/o
proyeccin social, acta de
finalizacin
proyectos
de
investigacin y/o proyeccin
social

Requerir
al
docente
para
que presente los
resultados
de
los compromisos
adquiridos

Definicin
acadmica
acadmico

de
en

programacin
el sistema

los
o
de

Direccin
Investigacin

Servicio

Editor

de

Vicerrector(a) de
Investigacin
y
Proyeccin Social

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Gestin
y
apoyo en la
ejecucin de
la oferta de
educacin
continuada.

PROYECCIN
SOCIAL
Gestin
y
apoyo
en
Proyectos
Solidarios y
Remunerad
os.

VERSIN

EDUCACIN
CONTINUADA:
Personal
competente,
pertinencia en los
contenidos,
cumplimiento
de
fechas,
horarios,
sitio y contenidos.
PROYECTOS
SOLIDARIOS
Y
REMUNERADOS:
Disponibilidad
de
recursos,
mecanismos
de
seguimiento
que
aseguren
el
cumplimiento de los
objetivos
y
compromisos de los
proyectos

VIGENCIA

2016

Pgina

Incumplimiento
de
la
programacin (cambio de
fecha, de sitio, de contenido,
de docentes, entre otros).

Programacin de educacin
continuada en el plan de accin,
aprobacin
mediante
acto
administrativo.

Informar a los
usuarios de los
cambios en la
programacin.

Director(a)
Social

Proyeccin

Incumplimiento
de
los
compromisos del Proyecto

Acta de inicio y compromiso

proyectos de investigacin y/o
proyeccin social, acta de
finalizacin
proyectos
de
investigacin y/o proyeccin
social, informe parcial e informe
final

Reasignar
responsabilidad
es
para
ejecucin
del
proyecto.

Director(a)
Social

Proyeccin

5 de 6

Vicerrector(a) de
Investigacin
y
Proyeccin Social

Vicerrector(a) de
Investigacin
y
Proyeccin Social

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VERSIN

VIGENCIA

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8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
02
03
04
05
06

DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION

Resolucin 128 Octubre 22 de 2008
Resolucin 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011
Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012
Formato CAL-FO-17 Febrero 02 de 2015
Formato EV-CAL-FO-17 Febrero de 2016

DESCRIPCION DE CAMBIOS
Aprobacin documentos
Actualizacin documentos
Actualizacin documentos
Actualizacin documentos
Actualizacin documentos
Actualizacin documentos

ELABOR

REVIS

APROB

EQUIPO DE TRABAJO GESTIN DE CALIDAD

CARLOS ALBERTO GALINDO REYES

Coordinador SGC

CARLOS ALBERTO GALINDO REYES

Coordinador SGC

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