Anda di halaman 1dari 61

ANALISA PROFIL BUDAYA K2 / K3 DI UPP JJBB 1

PT PLN (PERSERO) UIP JAWA BAGIAN BARAT


UPP JJBB 1

LAPORAN PELAKSANAAN
ON THE JOB TRAINING BERBASIS PROJECT

KELOMPOK:
NAMA: DEDE CHOERUDIN /1601/PLM/1/S1/ALE/05581
NAMA: DIMAS PAMUNGKAS /1601/PLM/1/S1/ALE/05582
NAMA: MUHAMMAD IKHLAS /1601/MDN/1/S1/MES/00362
NAMA: SITI KHAIRANI PERMATA SARI /1601/PLM/1/S1/SIP/06150
NAMA: SYAHRUL EKA PUTRA /1601/PLM/1/S1/SIP/06150

PROGRAM PRAJABATAN S1/D3


PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
TAHUN 2016

LEMBAR PENGESAHAN

DISETUJUI DAN DISAHKAN OLEH

Mentor

Co Mentor

Ratih Kusuma Dewi

Indra Dadang Suganda

Mengetahui,
Manager UPP JJBB 1
PT PLN (Persero) UPP JJBB 1

Ratih Kusuma Dewi


Tanggal :

Tanggal :

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala
rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis masih diberikan kesempatan untuk
menyelesaikan laporan Project Assignment dengan judul Analisa Profil
Budaya K2 / K3 di PT. PLN (PERSERO) UPP JJBB 1. Laporan Project
Assignment ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diklat
Prajabatan S1/ D3 Angkatan 51 di PT PLN (Persero). Dalam penyusunan laporan
melibatkan banyak pihak yang telah memberikan informasi dan bimbingan.
Berdasarkan alasan tersebut, penulis ingin menyampaikan rasa hormat
dan terima kasih kepada :
1. Pusdiklat PT PLN (Persero) Udiklat Bogor beserta jajarannya.
2. PT PLN (Persero) UPP JJBB 1 beserta jajarannya.
3. Manager PT PLN (Persero) UPP JJBB 1 beserta jajarannya.
4. Mentor dan Co Mentor
5. Instruktur Pembidangan Udiklat Bogor
6. Orang tua yang senantiasa memberikan dukungan moral.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan
laporan, oleh karena itu kritik dan saran sangat diharapkan demi perbaikan untuk
sempurnanya laporan ini. Akhir kata, semoga laporan ini bermanfaat bagi penulis
khususnya & semua pihak umumnya.

Gandul,

September 2016

Kelompok UPP JJBB 1 (2)

ABSTRAK
PT.PLN merupakan perusahaan milik negara yang mengelola kelistrikan
di Indonesia, sebagai perusahaan professional yang mengelola listrik di
Indonesia PT.PLN memiliki Proses bisnis yang bergerak dari sektor pembangkit,
transmisi dan distribusi. Unit Pelaksana Proyek Jaringan Jawa Bagian Barat I
( UPP JJBB I ) merupakan salah satu unit di PLN Unit Induk Pembangunan Jawa
Bagian Barat yang bergerak di bidang pembangunan jaringan transmisi . Dalam
pelakasanan

setiap

proyek

jaringan

transmisi

di

UPP JJBB

selalu

memperhatikan aspek K2 / K3 yang berlaku di Indonesia. Untuk itu penting bagi


UPP JJBB I untuk terus mengawasi dan meningkatkan K2 / K3 di wilayah kerja
proyeknya. Project Assesment tentang Analisa Budaya K2 / K3 di lingkungan
UPP JJBB I diharapkan bisa meningkatkan kesadaran akan keselamatan kerja
sehingga dapat mengurangi resiko kecelakaan kerja baik diri pribadi dan
organisasi perusahaan PT PLN.
Kata Kunci: UPP JJBB I, K2 / K3, Project Assessment

DAFTAR ISI
ABSTRAK......................................................................................................i
DAFTAR ISI...................................................................................................ii
DAFTAR TABEL...........................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR.......................................................................................iv
BAB I

PENDAHULUAN..............................................................................1

ii

1.1.

Tentang Unit OJT...................................................................................1

1.2.

Latar Belakang Masalah.........................................................................2

1.3.

Maksud dan Tujuan................................................................................3

1.4.

Identifikasi Permasalahan......................................................................3

1.5.

Pembatasan Masalah.............................................................................3

BAB II STRATEGIC ISSUE...........................................................................4


2.1.

Workplan................................................................................................6

2.2.

Action Plan...........................................................................................14

BAB III OFI DAN AFI...................................................................................18


3.1.

OFI (Opportunity For Improvement)......................................................18

3.2.

Usulan AFI (Action For Improvement)...................................................19

BAB IV PEMBAHASAN DAN ANALISA.......................................................21


4.1.

Pembahasan........................................................................................21

4.2.

Saving,Gain,Benefit............................................................................. 27

4.2.1.

Saving...........................................................................................27

4.2.2.

Gain...............................................................................................27

4.2.3.

Benefit...........................................................................................27

5.2.

Kesimpulan dan Saran.........................................................................28

5.2.1.

Kesimpulan....................................................................................28

5.2.2.

Saran.............................................................................................28

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................29
LAMPIRAN

DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Workplan Penugasan 1............................................................7
Tabel 2.2. Workplan Penugasan 2............................................................8
Tabel 2.3. Workplan Penugasan 3............................................................9
Tabel 2.4. Workplan Penugasan 4..........................................................10
Tabel 2.5. Workplan Penugasan 5..........................................................11
Tabel 2.6. Workplan Penugasan 6..........................................................12

iii

Tabel 2.7. Workplan Penugasan 7..........................................................13


Table 2.8. Action Plan 1...........................................................................14
Table 2.9. Action Plan 2...........................................................................14
Table 2.10. Action Plan 3.........................................................................15
Table 2.11. Action Plan 4..........................................................................15
Table 2.12. Action Plan 5.........................................................................16
Table 2.13. Action Plan 6.........................................................................16
Table 2.14. Action Plan 7.........................................................................17

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Wilayah Kerja Area Purwakarta..........................................1


Gambar 2.1. Root Cause Problem Solving..............................................5
Gambar 2.2. Matriks Prioritas...................................................................5
Gambar 3.1 Kuadran Analisis SWOT.....................................................18
Gambar 4.1 Login.....................................................................................23
Gambar 4.2 Menu Awal............................................................................24
Gambar 4.3 Menu Formulir.....................................................................24
iv

Gambar 4.4 Form Input SPK...................................................................25


Gambar 4.4 Formulir Master...................................................................26

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

Tentang Unit OJT (On the Job Training)

PT. PLN (Persero) Unit Pelaksana Proyek Jaringan Jawa Bagian Barat 1
atau disingkat PT. PLN (Persero) UPP JJBB 1, berlokasi di Jl. Ehave Gandul
Kecamatan Cinere, Depok 16514, secara operasional telah aktif pada tanggal 28
Desember 2010. Wilayah kerja UPP JJBB 1 meliputi daerah Jawa Bagian Barat.
Organisasi UPP JJBB 1 dibentuk dengan Surat Keputusan Direksi PT PLN
(Persero) No. 641.K/DIR/2010 tentang Organisasi PT PLN (Persero) UPP JJBB 1
sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.
0055.P/DIR/2016 tentang organisasi PT PLN (Persero) UPP JJBB 1
merupakan pengembangan / reorganisasi dari PLN Unit Induk Pembangunan Jawa
Bagian Barat (UIP JBB) yang berperan sebagai salah satu Unit Bisnis
Pembangunan Jaringan Transmisi dan Gardu Induk.
Seiring pertumbuhan pembangunan dibidang kelistrikan, maka pada tahun
2016 untuk memperjelas peran dan akuntabilitas jabatan serta menunjang
kelancaran pelaksanaan operasional pada Organisasi PT PLN (Persero) UPP JJBB
1, sesuai dengan surat Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 0055.P/DIR/2016
tanggal 22 Februari 2016, tentang Organisasi PT PLN (Persero) Unit Pelaksana
Proyek pada PT PLN (Persero) UIP JBB maka Struktur Organisasi PT PLN
(Persero) UPP JJBB 1 dapat dilihat pada gambar berikut :

Struktur Organisasi PT PLN (Persero) UPP JJBB 1

Gambar 1 1 Struktur Organisasi PT PLN UIP VII


Sumber : Profil Perusahaan

Sebagain bagian dari pencapaian target kinerja pembangunan yang


ditetapkan oleh perusahaan, UPP JJBB 1 bertanggung jawab dalam mengelola
pelaksanaan pembangunan berdasarkan kontrak kerja dengan pihak kontraktor,
konsultan proyek, dan pihak lainnya.
Dalam melakukan tanggung jawabnya, UPP JJBB 1 bertugas melakukan
pengendalian konstruksi serta melakukan pengelolaan kegiatan pembangunan
jaringan yang terdiri dari transmisi dan gardu induk. Berikut adalah proyek yang
telah dan sedang dikerjakan oleh UPP JJBB 1:
Tabel 1.1 Bisnis PT PLN (Persero) UIP VII
Produk Utama

Jaringan

Gardu Induk / GIS

Segmentasi Produk

SUTET 500kV

SUTT 150kV

SUTT 70kV

UGC 150kV

GITET 500kV
2

Mekanisme Penyampaian
Serah Terima Proyek (STP)

GI 150kV

GIS 500kV

GIS 150kV

1.2 Latar Belakang Project/Penugasan


PLN
UIP
Proyek
Fakta K3
Skill dan Pengalaman
Akibat
Penanggulangan
Energi listrik merupakan bentuk energi yang sangat dibutuhkan
bagi masyarakat modern. Hal ini dapat dilihat pada permintaan kebutuhan
akan energi listrik pada masyarakat setiap tahun meningkat dengan pesat.
Apabila tidak segera ada penambahan kapasitas atau pembangunan
pembangkit baru dan jaringan transmisi yang terintegrasi, diperkirakan
negara tidak dapat menampung kebutuhan listrik masyarakat kedepannya.
Untuk itu diperlukan suatu sistem perencanaan yang tidak lagi sentralistis,
tapi hendaknya berangkat dari perencanaan kebutuhan dan pasokan energi
ketenagalistrikan. Pembangunan ketenagalistrikan merupakan salah satu
upaya untuk mendorong percepatan pembangunan nasional serta
peningkatan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat umum maupun
dunia usaha dalam pertumbuhan ekonomi melalui penyedia tenaga listrik.
Beban puncak sistem kelistrikan di provinsi Jawa Timur
diperkirakan sampai akhir tahun 2014 sekitar 5.096 MW. Beban dipasok
dari pembangkit yang berada di grid 500 kV dan 150 kV dengan kapasitas
8.775 MW. Pasokan dari grid 500 kV adalah melalui 6 GITET, yaitu
Krian, Gresik, Grati, Kediri, Paiton dan Ngimbang, dengan kapasitas 8.000

MVA. Dari realisasi penjualan tenaga listrik PLN dalam lima tahun
terakhir dan mempertimbangkan kecenderungan pertumbuhan ekonomi
regional, pertambahan penduduk dan peningkatan rasio elektrifikasi di
masa datang, maka proyeksi kebutuhan listrik tahun 2015-2024. Selaras
dengan pembangunan GIS 150 kV, diperlukan pembangunan transmisi
terkaitnya sepanjang 1.678 kms.
Dari kenyataan tersebut maka diperlukan suatu perencanaan
terpadu guna menentukan langkah dan tindakan yang harus diaksanakan
agar dapat memenuhi kebutuhan untuk mendapatkan data yang lengkap
dan tepat baik data jalur maupun mengenai kondisi daerah yang akan
dilalui oleh jaringan transmisi tersebut. Sebelum memulai melangkah
pekerjaan pokok perlu dilakukan. Kegiatan yang dilakukan pada survey ini
adalah sebagai berikut : Pengamatan visual kondisi dan situasi posisi
tower, Pengambilan jalur transmisi dan berbagai obyek sepanjang jalur
transmisi
Oleh karena itu diperlukan rencana pengembangan pembangunan
transmisi tenaga listrik, maka PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan
(UIP) VII akan melakukan kegiatan Perencanaan Survey Awal Jalur
Transmisi SUTT 150 kV GITET Ngimbang ke GI Jatigedong. Saluran
udara tegangan tinggi (SUTT) pada jalur GITET Ngimbang menuju GI
Jatigedong memiliki tegangan 150 kV dengan panjang saluran 22 kms
dengan perencanaan tower sebanyak 45 buah. (RUPTL PT. PLN (Persero),
2015-2024)
1.3

Tujuan dan Sasaran Pekerjaan

1.3.1

Tujuan
Secara umum tujuan dari Project Assignment yang berjudul Analisa

Profil Budaya K2 / K3 di UPP JJBB 1 adalah sebagai berikut:


1. Menganalisis dan mempelajari budaya K2 / K3 yang ada di semua
proyek yang ditangani oleh UPP JJBB 1.
2. Menganalisis dan membandingkan peraturan K2 / K3 yang telah
disepakati oleh kedua pihak dengan kenyataan yang ada di proyek.

3. Menganalisis dan mengetahui kelalaian K2 /K3 apa saja yang ada


lapangan.
1.3.2

Sasaran
Secara garis besar sasaran dari Project Assignment yang berjudul

Analisa Profil Budaya K2 / K3 di UPP JJBB 1 adalah sebagai berikut:


1. Melakukan analisis dan identifikasi tentang budaya K2 / K3
yang ada pada semua proyek yang ditangani oleh UPP JJBB 1.
2. Melakukan analisis dan membandingkan peraturan K2 / K3
yang telah disepakati oleh kedua pihak dengan kenyataan yang
ada di proyek..
3. Melakukan analisi dan survey di lapangan untuk mengetahui
kelalaian K2 /K3 apa saja yang ada di lapangan.
1.4

Deskripsi Proyek
Nama

: Analisa Profil Budaya K2 / K3 di UPP

JJBB1
Tempat Pelaksanaan : GIS PIK
Desa
: Tersebar
Kecamatan
: Tersebar
Propinsi
: Jakarta
Pemberi Tugas: PT PLN (Persero) UIP Jawa Bagian Barat
1.5

Ruang Lingkup Pekerjaan


Adapun lingkup pekerjaan Project Assigment Analisa Profil

Budaya K2 / K3 di UPP JJBB 1adalah sebagai berikut:


1. Pekerjaan pengukuran
a. Penyediaan bahan bahan survey, antara lain patok patok
kayu dan beton.
b. Penyedia peralatan untuk pelaksaan survey, pengukuran
trace dan profile.
c. Pelaksaan kegiatan Survey SUTT 150 kV yang meliputi :
Pengukuran polygon
Pengukuran Trace/jalur (alignment)
Pegging
Pengukuran Profile
Pengukuran Waterpassing
Pengukuran Right of Way (ROW)
Pengukuran situasi tower (Site Tower Plant)
5

Pengolah data data


Gambar Alignment
Gambar line route pada topografi
Gambar profile (penampang memanjang)
Gambar peta Right of Way (ROW)
Gambar situasi tower dan Diagonal section
2. Pekerjaan Pelaporan
Pekerjaan pelaporan yang dimaksud disini

adalah

melaporkan/melakukan asistensi pada pihak pemberi kerja


dalam kemajuan pekerjaan pengukuran dan membuat pelaporan
hasil pekerjaan pengukuran dalam bentuk draft laporan.

PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat (PLN Disjabar) adalah salah satu dari
Unit Wilayah dan Distribusi di PT PLN (Persero). PLN Disjabar dulunya bernama
PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten yang wilayah kerjanya
meliputi Provinsi Jawa Barat dan Provinsi Banten. Saat ini berdasarkan
Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 0079.P/DIR/2015 per tanggal 2 Oktober
2015 PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten resmi dipisah dan
terbagi menjadi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan PT PLN (Persero)
Distribusi Banten.
Luas wilayah kerja PLN Disjabar menjangkau lebih dari 45.466 km 2 yang
meliputi Provinsi Jawa Barat dengan daya kontrak sebesar 20,6 GVA. Jumlah
konsumen yang mencapai 11.887.529 pelanggan per 1 Februari 2016 atau 22%
dari jumlah pelanggan PLN secara nasional, menjadikan PLN Disjabar
merupakan Unit PLN terbesar di Indonesia. Wilayah dan beban kerja tersebut
dikelola oleh Area dan Area Pengatur Distribusi dengan komposisi, yaitu 15 Unit
Area dan 1 Unit APD, terdiri dari 2610 pegawai, tenaga alih daya > 15.000 orang.
Area Purwakarta merupakan salah satu unit PLN Disjabar yang wilayah
kerjanya meliputi 2 (dua) Kabupaten yaitu Purwakarta dan Subang, serta
memiliki 5 Unit Rayon, yaitu : Rayon Purwakarta Kota, Rayon Pamanukan,
Rayon Subang, Rayon Plered, dan Rayon Pagaden. Jumlah konsumen di Area
Purwakarta mencapai lebih dari 718.000 pelanggan per Februari 2016.

Gambar 1.1. Wilayah Kerja Area Purwakarta


1.2.

Latar Belakang Masalah


Listrik sekarang ini menjadi kebutuhan utama bagi seluruh masyarakat.

Tenaga listrik digunakan sehari-hari untuk menyalakan peralatan rumah tangga

ataupun untuk menjalankan bisnis di perusahaan, sehingga juga berperan


sebagai pendorong kegiatan ekonomi. PT PLN (persero) adalah perusahaan
yang bergerak di bidang ketenagalistrikan, dan merupakan satu-satunya BUMN
yang menyediakan pelayanan tenaga listrik di Indonesia. Proses bisnis PLN
bergerak dari sektor pembangkit, transmisi dan distribusi di seluruh wilayah
Indonesia.
Dalam pelaksanaan proses bisnisnya dibutuhkan berbagai material baik
berupa barang ataupun jasa, oleh karena itu terdapat kegiatan pengadaan
barang/ jasa melalui kerja sama dengan pihak eksternal sebagai penyedia yaitu
vendor. Pengadaan barang/ jasa merupakan suatu proses yang sangat penting
dalam suatu perusahaan dan sarana penggunaan anggaran dalam jumlah
signifikan untuk mendapatkan barang, jasa dan pekerjaan yang dibutuhkan bagi
pelaksanaan misi perusahaan. Proses pembayaran atas pengadaan barang/ jasa
merupakan proses lanjutan sebagai konsekuensi perikatan yang disepakati
dalam kontrak perjanjian pengadaan barang/ jasa, nilai kontrak tersebut menjadi
hutang barang/ jasa bagi PLN. Dalam proses pembayaran inilah dituntut adanya
suatu profesionalitas dari para pihak dalam serangkaian kegiatan pada proses
pembayaran, baik dari sisi PLN maupun sisi penyedia barang/ jasa.
Berbagai ketentuan terkait dengan proses pembayaran dilaksanakan
dengan tujuan untuk memastikan proses pembayaran telah memenuhi tata kelola
yang baik, di PLN Area Purwakarta alur pembayaran telah dilakukan dengan baik
dan teratur. Akan tetapi monitoring terhadap pembayaran khususnya mengenai
informasi saldo hutang barang/ jasa yang digunakan masih belum efektif, karena
untuk mengetahui informasi saldo harus terlebih dahulu membuka dua aplikasi
yaitu SAP dan SmartOne. Hal inilah yang menarik penulis untuk melakukan suatu
pemikiran dan langkah perbaikan terhadap proses monitoring saldo hutang
barang dan jasa PLN Area Purwakarta. Berdasarkan latar belakang yang
diuraikan, maka penulis menyusun Project Assigment dengan judul Monitoring
Sisa Pagu Anggaran Operasi di PT.PLN (PERSERO) Area Purwakarta.
1.3.

Maksud dan Tujuan


Maksud dan tujuan dari laporan Project Assignment ini adalah

memberikan saran perbaikan monitoring pembayaran untuk mendapatkan


informasi sisa pagu anggaran yang efektif,akurat
berkala.

serta dapat dilihat secara

1.4.

Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, identifikasi

permasalahan yang terdapat di PLN Disjabar Area Purwakarta yaitu belum


efektifnya sistem monitoring sisa pagu anggaran operasi. Informasi saldo hutang
barang/ jasa hanya dapat dilihat pada saat membuka dua aplikasi yang telah ada
yaitu SAP dan SmartOne, kemudian program SmartOne terkait dengan
pembayaran (Will 14) hanya dapat dilihat selama bulan berjalan, pada bulan
sebelumnya tidak dapat dilihat lagi.
1.5.

Batasan
Berdasarkan Identifikasi permasalahan diatas Project Assignment ini

fokus pada monitoring sisa pagu anggarandan jasa berdasarkan SPK yang siap
dibayar selama bulan Februari sampai dengan Maret 2016.

BAB II
STRATEGIC ISSUE
Strategic issue yang dapat dirumuskan dalam laporan Project Assigment
yang berjudul Analisa Profil Budaya K2 / K3 di UPP JJBB 1 adalah implementasi
monitoring K2 / K3 pada proyek yang ditangani oleh UPP JJBB 1 yang ada di
lapangan. pembayaran khususnya informasi saldo hutang barang/ jasa. Sebagai
salah satu BUMN, PLN wajib menerapkan Good Corporate Governance yang
salah satu prinsipnya adalah akuntabilittas, yaitu kejelasan fungsi, pelaksanaan
dan pertanggungjawaban organ sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana
secara efektif. Terkait dengan implementasi monitoring pembayaran khususnya
informasi sisa pagu anggaran yang dituangkan dalam laporan Project
Assignment

ini,

bahwa

dituntut

adanya

kejelasan,

pelaksanaan

dan

pertanggungjawaban organ (seluruh bidang dan unsur yang terkait dengan


proses pembayaran), sehingga pengelolaan perusahaan khususnya dalam
monitoring pembayaran terlaksana efektif. Dengan kata lain bahwa dengan
implementasi monitoring pembayaran khususnya informasi saldo hutang barang/
jasa merupakan isu stratejik guna peningkatan pencapaian GCG khususnya di
PLN Disjabar Area Purwakarta.
Metodologi ilmiah untuk menggali permasalahan untuk menjawab
strategic issue pada implementasi monitoring pembayaran khususnya informasi
saldo hutang barang/ jasa adalah melalui Root Cause Problem Solving. Kajian
Root Cause Problem Solving terkait strategic issue di PLN Disjabar Area
Purwakarta dapat dilihat pada gambar berikut :

10

Gambar 2.1. Root Cause Problem Solving

11

2.1. Workplan
Berdasarkan penugasan yang telah diberikan, maka kelompok UPP JJBB
1 (2) menyusun rangkaian kerja yang disebut workplan. Workplan adalah suatu
proses mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan dilakukan secara
sistematis dan logis untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
Rangkaian kegiatan workplan tersebut diantaranya mengumpulkan informasi,
data

yang

diperlukan

dan

pemikiran-pemikiran

dengan

materi

yang

direncanakan, menentukan tujuan, apa yang harus dilakukan, kapan dan dimana
harus dilaksanakan, dan menentukan oleh siapa dan berapa lama harus
dilaksanakan serta bagaimana cara melaksanakannya. Workplan juga dapat
berperan sebagai opportunity for improvement dimana setiap anggota kelompok
memandang permasalahan sebagai sebuah tantangan bersama dan menyusun
stategi berdasarkan penugasan yg di berikan.
Berikut ini adalah workplan yang digunakan dalam pelaksanaan project
dan penyusunan project assignment :

12

INITIATIVE DETAILS
MONITORING SISA PAGU ANGGARAN
PROJECT

OPERASI DI PT.PLN (PERSERO) AREA

OWNER

PUSDIKLAT

PURWAKARTA
LOKASI OJT

NAMA SISWA

PLN DJB AREA PURWAKARTA


1.
2.
3.
4.
5.
6.
PROJECT ASSIGNMENT TRACKING SISWA OJT

ANDRY ARDIAN NUR


EKA ROVIATIN
HARI SULASTIO
MENTHARY AFZULLANDHA
ROY IRVAN DEWANGGA
SANTI WIDI ASTUTI
S1/D3 ANGKATAN 49

RENCA
PENUGASAN

NO

AKTIVITAS

NA

PIC

STATUS

(HARI)

Menyelaraskan Paham tentang judul Project Assignment


kepada setiap anggota kelompok

1 hari

Diskusi dengan Manager Area Purwakarta dan Assman


2

1 hari

dan jasa yang terdapat di PLN Area Purwakarta

IDENTIFIKASI
MASALAH

PDA mengenai permasalahan pembayaran atas barang

Mempelajari Proses Bisnis PLN Area Purwakarta

2 hari

Diskusi dengan co mentor terkait permasalahan tentang


4

informasi saldo hutang barang/jasa yang ada di PLN Area

1 hari

Purwakarta
TOTAL HARI EFEKTIF OJT PENUGASAN 1

ALL
TEAM
ALL

PLAN
ACTUAL
PLAN

TEAM

ACTUAL

ALL

PLAN
ACTUAL

TEAM
ALL
TEAM

FEBRUARI
I
I
I
I
I
I
V
I

PLAN
ACTUAL

5 hari

Keterangan :

AktivitasSesuai jadwal
Langkah di dalam aktivitas
proyek tertunda
Deadline aktivitas proyek
tidak tercapai
Aktivitas belum dimulai
Aktivitas proyek selesai

13

HERRY

MENTOR

RISTIAWAN, MT

CO MENTOR

PLANNING
MARET
I
I
I
I
I
I
V
I

YANI SUHERYANI

APRIL
I
I
I
I
I
V
I

STATUS

Tabel 2.1. Workplan Penugasan 1


INITIATIVE DETAILS
MONITORING SISA PAGU ANGGARAN
PROJECT

OPERASI DI PT.PLN (PERSERO) AREA

OWNER

PUSDIKLAT

PURWAKARTA
LOKASI OJT

NAMA SISWA

PLN DJB AREA PURWAKARTA


1.
2.
3.
4.
5.
6.
PROJECT ASSIGNMENT TRACKING SISWA OJT

ANDRY ARDIAN NUR


EKA ROVIATIN
HARI SULASTIO
MENTHARY AFZULLANDHA
ROY IRVAN DEWANGGA
SANTI WIDI ASTUTI
S1/D3 ANGKATAN 49

RENCA
PENUGASAN

NO

AKTIVITAS

NA

PIC

STATUS

(HARI)

PENYUSUNAN

Penyusunan RCPS

2 hari

RCPS
TOTAL HARI EFEKTIF OJT PENUGASAN 2

ALL
TEAM

FEBRUARI
I
I
I
I
I
I
V
I

PLAN
ACTUAL

2 hari

Keterangan :

AktivitasSesuai jadwal
Langkah di dalam aktivitas
proyek tertunda
Deadline aktivitas proyek
tidak tercapai
Aktivitas belum dimulai
Aktivitas proyek selesai

14

HERRY

MENTOR

RISTIAWAN, MT

CO MENTOR

PLANNING
MARET
I
I
I
I
I
I
V
I

YANI SUHERYANI

APRIL
I
I
I
I
I
V
I

STATUS

Tabel 2.2. Workplan Penugasan 2

INITIATIVE DETAILS
MONITORING SISA PAGU ANGGARAN
PROJECT

OPERASI DI PT.PLN (PERSERO) AREA

OWNER

PUSDIKLAT

PURWAKARTA
LOKASI OJT

NAMA SISWA

PLN DJB AREA PURWAKARTA


1.
2.
3.
4.
5.
6.
PROJECT ASSIGNMENT TRACKING SISWA OJT

ANDRY ARDIAN NUR


EKA ROVIATIN
HARI SULASTIO
MENTHARY AFZULLANDHA
ROY IRVAN DEWANGGA
SANTI WIDI ASTUTI
S1/D3 ANGKATAN 49

RENCA
PENUGASAN

NO

AKTIVITAS

NA

PIC

STATUS

(HARI)

PENGUMPULAN

Mengumpulkan data & informasi ke bagian Perencanaan

2 hari

Mengumpulkan data & informasi ke bagian Pengadaan

2 hari

Mengumpulkan data & informasi ke bagian Konstruksi

1 hari

Mengumpulkan data & informasi ke bagian

2 hari

ALL
TEAM
ALL
TEAM

PLAN
ACTUAL
PLAN
ACTUAL

DATA

Keuangan

15

ALL
TEAM
ALL

PLAN
ACTUAL
PLAN

FEBRUARI
I
I
I
I
I
I
V
I

HERRY

MENTOR

RISTIAWAN, MT

CO MENTOR

PLANNING
MARET
I
I
I
I
I
I
V
I

YANI SUHERYANI

APRIL
I
I
I
I
I
V
I

STATUS

TEAM
TOTAL HARI EFEKTIF OJT PENUGASAN 3

ACTUAL

7 hari

Keterangan :

AktivitasSesuai jadwal
Langkah di dalam aktivitas
proyek tertunda
Deadline aktivitas proyek
tidak tercapai
Aktivitas belum dimulai
Aktivitas proyek selesai

Tabel 2.3. Workplan Penugasan 3


INITIATIVE DETAILS
MONITORING SISA PAGU ANGGARAN
PROJECT

OPERASI DI PT.PLN (PERSERO) AREA

OWNER

PUSDIKLAT

PURWAKARTA
LOKASI OJT

NAMA SISWA

PLN DJB AREA PURWAKARTA


1.
2.
3.
4.
5.
6.
PROJECT ASSIGNMENT TRACKING SISWA OJT

ANDRY ARDIAN NUR


EKA ROVIATIN
HARI SULASTIO
MENTHARY AFZULLANDHA
ROY IRVAN DEWANGGA
SANTI WIDI ASTUTI
S1/D3 ANGKATAN 49

RENCA
PENUGASAN

NO

AKTIVITAS

NA

PIC

STATUS

(HARI)

FEBRUARI
I
I
I
I
I
I
V
I

MENGKAJI SOP
TERKAIT

Mempelajari SOP pembayaran kepada vendor

2 hari

PROSES

ALL
TEAM

PLAN
ACTUAL

PERMASALAHA
N PEMBAYARAN
ATAS
BARANG/JASA
TOTAL HARI EFEKTIF OJT PENUGASAN 4

2 hari

Keterangan :

AktivitasSesuai jadwal

16

HERRY

MENTOR

RISTIAWAN, MT

CO MENTOR

PLANNING
MARET
I
I
I
I
I
I
V
I

YANI SUHERYANI

APRIL
I
I
I
I
I
V
I

STATUS

Langkah di dalam aktivitas


proyek tertunda
Deadline aktivitas proyek
tidak tercapai
Aktivitas belum dimulai
Aktivitas proyek selesai

Tabel 2.4. Workplan Penugasan 4

INITIATIVE DETAILS
MONITORING SISA PAGU ANGGARAN
PROJECT

OPERASI DI PT.PLN (PERSERO) AREA

OWNER

PUSDIKLAT

PURWAKARTA
LOKASI OJT

NAMA SISWA

PLN DJB AREA PURWAKARTA


1.
2.
3.
4.
5.
6.
PROJECT ASSIGNMENT TRACKING SISWA OJT

ANDRY ARDIAN NUR


EKA ROVIATIN
HARI SULASTIO
MENTHARY AFZULLANDHA
ROY IRVAN DEWANGGA
SANTI WIDI ASTUTI
S1/D3 ANGKATAN 49

RENCA
PENUGASAN

NO

AKTIVITAS

NA

PIC

STATUS

(HARI)

MEMPELAJARI
DATA

Mempelajari data kegiatan 3

1 hari

Mempelajari data kegiatan 4

1 hari

ALL
TEAM
ALL
TEAM

17

PLAN
ACTUAL
PLAN
ACTUAL

FEBRUARI
I
I
I
I
I
I
V
I

HERRY

MENTOR

RISTIAWAN, MT

CO MENTOR

PLANNING
MARET
I
I
I
I
I
I
V
I

YANI SUHERYANI

APRIL
I
I
I
I
I
V
I

STATUS

Mempelajari data lain

ALL

1 hari

TOTAL HARI EFEKTIF OJT PENUGASAN 5

TEAM

PLAN
ACTUAL

3 hari

Keterangan :

Aktivitassesuai jadwal
Langkah di dalam aktivitas
proyek tertunda
Deadline aktivitas proyek
tidak tercapai
Aktivitas belum dimulai
Aktivitas proyek selesai

Tabel 2.5. Workplan Penugasan 5

INITIATIVE DETAILS
MONITORING SISA PAGU ANGGARAN
PROJECT

OPERASI DI PT.PLN (PERSERO) AREA

OWNER

PUSDIKLAT

PURWAKARTA
LOKASI OJT

PENUGASAN

NO

PLN DJB AREA PURWAKARTA

1.
2.
3.
NAMA SISWA
4.
5.
6.
PROJECT ASSIGNMENT TRACKING SISWA OJT
AKTIVITAS
RENCA

18

ANDRY ARDIAN NUR


EKA ROVIATIN
HARI SULASTIO
MENTHARY AFZULLANDHA
ROY IRVAN DEWANGGA
SANTI WIDI ASTUTI
S1/D3 ANGKATAN 49
PIC
STATUS

MENTOR

CO MENTOR

PLANNING

HERRY
RISTIAWAN, MT

YANI SUHERYANI

STATUS

FEBRUARI
I
I
I
I
I
I
V
I

NA
(HARI)

MENYUSUN

Pembuatan aplikasi sederhana untuk memonitoring

DRAFT

ALL

5 hari

informasi saldo hutang barang/ jasa


TOTAL HARI EFEKTIF OJT PENUGASAN 6

TEAM

MARET
I
I
I
I
I
I
V
I

APRIL
I
I
I
I
I
V
I

PLAN
ACTUAL

5 hari

Keterangan :

AktivitasSesuai jadwal
Langkah di dalam aktivitas
proyek tertunda
Deadline aktivitas proyek
tidak tercapai
Aktivitas belum dimulai
Aktivitas proyek selesai

Tabel 2.6. Workplan Penugasan 6

INITIATIVE DETAILS
MONITORING SISA PAGU ANGGARAN
PROJECT

OPERASI DI PT.PLN (PERSERO) AREA

OWNER

PUSDIKLAT

PURWAKARTA
LOKASI OJT

NAMA SISWA

PENUGASAN

NO

PLN DJB AREA PURWAKARTA


1.
2.
3.
4.
5.
6.
PROJECT ASSIGNMENT TRACKING SISWA OJT
AKTIVITAS

RENCA

19

ANDRY ARDIAN NUR


EKA ROVIATIN
HARI SULASTIO
MENTHARY AFZULLANDHA
ROY IRVAN DEWANGGA
SANTI WIDI ASTUTI
S1/D3 ANGKATAN 49
PIC

STATUS

FEBRUARI

MENTOR

CO MENTOR

PLANNING
MARET

HERRY
RISTIAWAN, MT

YANI SUHERYANI

APRIL

STATUS

NA

I
I

(HARI)
1

Mengajukan Project Assignment Ke Mentor dan Co

1 hari

Mentor
Revisi draft Project Assignment

1 hari

MENGAJUKAN
USULAN

Persetujuan Project Assignment A Oleh Mentor dan Co


Mentor

1 hari

Pengumpulan Project Assignment

1 hari

TOTAL HARI EFEKTIF OJT PENUGASAN 7

4 hari

Keterangan :

ALL
TEAM
ALL
TEAM
ALL
TEAM
ALL
TEAM

PLAN
ACTUAL
PLAN
ACTUAL
PLAN
ACTUAL
PLAN
ACTUAL

AktivitasSesuai jadwal
Langkah di dalam aktivitas
proyek tertunda
Deadline aktivitas proyek
tidak tercapai
Aktivitas belum dimulai
Aktivitas proyek selesai

Tabel 2.7. Workplan Penugasan 7

20

I
I
I

I
V

I
I

I
I
I

I
V

I
I

I
I
I

I
V

2.2. Action Plan


1.
Identifikasi Masalah
Penulis menyelaraskan paham atau pendapat mengenai judul project, diskusi
dengan Manager Area dan Asman PDA serta Co Mentor terkait judul ini. Setelah
itu mempelajari proses bisnis PLN Area Purwakarta.

Table 2.8. Action Plan 1


2.
Penyusunan RCPS
Membuat RCPS (Root Cause Problem Solving) yang nantinya akan menjadi
acuan atau pedoman dalam pembuatan laporan project assigment dan membuat
rancangan terhadap judul laporan.

Table 2.9. Action Plan 2


3.
Pengumpulan Data
Mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber yaitu bagian
perencanaan, pengadaan, konstruksi, dan bagian keuangan. Antara masingmasing bagian saling berkaitan satu dengan yang lainnya, jadi apabila telah

21

diselesaikan pekerjaan oleh satu bagian maka bagian lain akan melanjutkan
pekerjaan tersebut.

Table 2.10. Action Plan 3


4.
Mengkaji SOP terkait proses pembayaran atas barang/jasa
Mempelajari SOP pembayaran pada vendor agar pekerjaan sesuai dengan
jalurnya atau aturan yang telah ditetapkan.

Table 2.11. Action Plan 4

5.
Mempelajari data
Memahami data-data yang telah diberikan oleh masing-masing bagian, sebagai
bahan dalam pembuatan rancangan ini.

22

Table 2.12. Action Plan 5


6.
Menyusun draft
Menbuat rancangan atau aplikasi dalam bentuk database untuk mempermudah
user mengetahui informasi saldo hutang pada vendor. Tentunya penulis harus
memahami terlebih dahulu mengenai database dan mampu membuat,

Table 2.13. Action Plan 6

7.
Mengajukan usulan
Melakukan konsultasi pada Co Mentor, mengenai progres project yang telah
dibuat. Jika ada revisi maka penulis melakukan perbaikan kembali sampai
project tersebut sesuai dengan yang semestinya dan project disetujui oleh Co
Mentor. Penugasan akhir yaitu mengumpulkan project assignment.

23

Table 2.14. Action Plan 7

BAB III

OFI DAN AFI

24

3.1. OFI (Opportunity For Improvement)


Salah satu permasalahan yang terdapat di PLN UPP JJBB 1 adalah
belum efektifnya monitoring pembayaran untuk memantau saldo hutang barang
dan jasa. Perumusan OFI (Opportunity For Improvement) dalam pembuatan
project ini menggunakan analisis SWOT dan 4DX.dalam analisis SWOT berisi
deskripsi permasalahan/ kelemahan, dan saran untuk pengembangan. Dan pada
4DX berisi Project assigment ini menjadi suatu cara untuk monitoring suatu
pembayaran dan mengetahui saldo hutang barang dan jasa. Project ini berupa
yaitu berupa database yang menampilkan informasi saldo hutang barang dan
jasa yang dengan memadukan informasi dari sisi SAP dan SmartOne sehingga
lebih akurat.
Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan
kondisi dan mengevaluasi suatu masalah proyek atau konsep bisnis yang
berdasarkan faktor internal dan faktor eksternal yaitu Strenght, Weakness,
Opportunities dan Threats. Metode ini dilakukan dalam evaluasi untuk mencari
masalah

dan

strategi

yang

akan

dilakukan.

Analisis

SWOT

hanya

menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah. Berikut


dibawah ini hasil analisis SWOT, terutama mengenai analisis strategi untuk
mengatasi permasalahan diatas adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Kuadran Analisis SWOT


1. Strengths
Adalah segala hal yang dibutuhkan pada kondisi yang sifatnya internal
organisasi agar kegiatan-kegiatan organisasi berjalan maksimal. Pada
project assigment berupa data base ini, kondisi strength adalah:

25

a. Dukungan dan kontribusi

pegawai PLN semua bidang dalam

monitoring pembayaran.
2. Weakness
Terdapatnya kekurangan pada kondisi internal organisasi, akibatnya
kegiatan-kegiatan

organisasi

belum

maksimal

terlaksana.

Kondisi

weakness yang terdapat pada project assignment ini adalah :


a. Untuk mengetahui informasi saldo hutang barang dan jasa harus
membuka dua aplikasi yaitu SAP dan SmartOne
b. Pelunasan di SmartOne pada bulan sebelumnya tidak dapat dilihat di
will 14
3. Opportunities
Adalah faktor-faktor lingkungan luar yang positif, yang dapat dan mampu
mengarahkan kegiatan organisasi kearahnya. Beberapa faktor untuk
merealisasikan project database pada unit ini adalah sebagai berikut:
a. Saran perbaikan monitoring pembayaran untuk mendapatkan
informasi saldo hutang barang/ jasa secara berkala.
4. Threats
Adalah faktor-faktor

lingkungan

luar

yang

mampu

pergerakan organisasi. Beberapa threats untuk membuat :


a. Sistem error
b. Penagihan pihak vendor terlambat

3.2. Usulan AFI (Action For Improvement)

26

menghambat

Sejalan dengan sasaran perusahaan dalam mempercepat proses


pembayaran. Di PLN Disjabar Area Purwakarta telah memiliki monitoring untuk
mengetahui informasi saldo hutang barang/ jasa yaitu pada SAP dan SmartOne,
namun terkadang terdapat perbedaan informasi pada kedua aplikasi tersebut.
Oleh karena itu dibuat sebuah project sebagai solusi atau cara untuk melakukan
percepatan pembayaran berupa database menggunakan Microsoft Access 2007
sebagai media rekonsiliasi untuk mengetahui informasi saldo hutang barang/
jasa. Dalam pembuatan project tersebut tentunya butuh beberapa langkah untuk
menyelesaikannya, mulai dari memahami alur pembayaran hutang barang/ jasa
di PLN Disjabar Area Purwakarta, mengumpulkan data ke bagian-bagian terkait
untuk di jadikan acuan dalam pembuatan project ini.
Setelah project ini selesai dibuat, saldo yang dimunculkan sesuai dengan
real yang ada di PLN Disjabar Area Purwakarta.maka pengukuran kinerja
perusahaan dalam hal pembayaran akan terjaga dengan baik bahkan lebih
meningkat. Aplikasi ini dibuat untuk membantu beberapa pengguna informasi
mengetahui informasi sisa pagu anggaran yang cepat tanpa membuka aplikasi
SAP

atau

SmartOne

ini

akan

mempermudah

user

dalam

mempertanggungjawabkan pekerjaanya Action For Improvement berdasarkan


penugasan sebelumnya sebagai berikut :
1. Identifikasi masalah
2. Penyusunan RCPS
3. Pengumpulan data
4. Mengkaji SOP terkait proses pembayaran hutang barang/ jasa
5. Mempelajari data
6. Menyusun draft
7. Mengajukan usulan
Berikut langkah-langkah dalam membuat aplikasi berupa database:
1. Memahami Microsoft Acces khususnya database.
2. Mengetahui alur pembayaran hutang yang dilakukan PT. PLN (Persero)
Area Purwakarta.
3. Meminta data yang berhubungan dengan alur pembayaran tersebut.
4. Membuat project database.
5. Memasukkan data-data SPK yang ada baik yang telah siap dibayarkan
(Will 14)

27

6. Informasi saldo siap ditampilkan di database.

BAB IV
PEMBAHASAN DAN ANALISA
4.1.

Pembahasan
Proses pembayaran hutang barang dan jasa harus dilaksanakan sesuai

alur yang sistematis mulai dari permintaan kebutuhan pengadaan barang dan
jasa sampai dengan pembayaran. Pada PT PLN (Persero) Area Purwakarta
menggunakan dua Aplikasi untuk pembayaran hutang barang/ jasa yaitu
SmartOne dan SAP.
Dalam prosesnya monitoring terdapat kendala yang belum efektifnya
monitoring pembayaran sehingga informasi saldo hutang menjadi kurang efisien,
diantaranya untuk mengetahui informasi saldo hutang barang dan jasa harus
membuka dua aplikasi yaitu SAP dan SmartOne. Pada program SAP sebelum
dilakukan ACC 17, terlebih dahulu harus memasukan E-faktur kedalam aplikasi
E-faktur dari DJP (Direktorat Jendral Pajak) dan melakukan MIRO kedalam
aplikasi SAP. Setelah itu melakukan permohonan pembayaran ke Kantor
Distribusi (Surat dikirim via email ke bagian keangan kantor Distribusi Jawa
Barat). Kantor Distribusi akan memberikan informasi persetujuan untuk
pembayaran

sesuai

dengan

surat

permohonan

pembayaran

dari

Area,selanjutnya setelah area mengetahui informasi tentang pembayaran maka


melakukan ACC 17. kemudian hasil dari ACC 17 ini akan terlihat di Will 14
Program SmartOne yaitu berupa SPK yang siap untuk dibayar. Kendalanya pada
Program SmartOne ini adalah data dari Will 14 hanya selama bulan berjalan
yang dibagi kedalam 4 minggu, sedangkan bulan sebelumnya tidak dapat dilihat
kembali.
Berdasarkan masalah tersebut maka disusunlah aplikasi monitoring untuk
mendapatkan

informasi

sisa

pagu

anggaran

yang

siap

untuk dibayar

berdasarkan nominal SPK yang telah terbit dari alur pembayaran, yaitu sebagai
berikut :

28

Tabel 4.1. Alur Monitoring Pembayaran di bagian Keuangan


Identifikasi terobosan yang dilakukan dalam solusi ini adalah membuat
aplikasi monitoring berbentuk database yang digunakan untuk melakukan
monitoring saldo hutang barang dan jasa secara berkala menggunakan Microsoft
Access 2007, serta mengembangkan sistem monitoring alur pembayaran barang
dan jasa sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat dan efektif.
Implementasi dari rancangan monitoring yaitu sebagai berikut:

29

Gambar 4.2 Login


Langkah awal yaitu, membuka aplikasi database yang telah dirancang,
sebagai media mempermudah mengetahui saldo hutang yang terdapat di PLN
Area Purwakarta. Dalam rancangan ini menggunakan kunci atau pasword yang
nantinya hanya beberapa user saja yang dapat membuka aplikasi ini. User
tersebut adalah Manager Area, Asisten Manager, dan Kantor Distribusi Bagian
Keuangan. Fungsinya agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak
berkepentingan didalamnya. Aplikasi ini terdiri dari Data Input yang merupakan
bahan dari pembuatan laporan, serta Output yaitu berupa Laporan yang
menginformasikan saldo Hutang Barang dan jasa serta sisa Pagu setelah
dikurangi dengan SPK yang terbit.

30

Gambar 4.3 Menu Utama


Tampilan awal aplikasi ini terdiri dari Menu Report, Menu Form, dan Menu
Keluar, masing masing menu berisi sub-sub menu yang akan mempermudah
dalam melakukan monitoring saldo, terlihat pada gambar dibawah ini:
1.

Menu Formulir

a.

Gambar 4.4 Menu Formulir


Formulir Pembayaran

31

Form ini digunakan untuk mengisikan SPK yang telah dibayarkan data
berasal dari aplikasi SmartOne (Will 14) dengan kunci atau primary key Nomor
PO. Ketika terdapat Nomor PO itu baru maka form akan menolak input. Karena
Form Pembayaran hanya berfungsi untuk memasukan data pembayaran
berdasarkan Nomor Po yang telah ada sebelumnya. Untuk Nomor PO baru harus
terlebih dahulu dimasukan ke Form Master. Berikut Tampilan Form Input untuk
Pembayaran SPK:

Gambar 4.5 Form Input SPK


b.

Form Master
Seperti yang telah dijelaskan di Form Pembayaran, form ini diisi ketika

terdapat Nomor PO baru, data yang dibutuhkan untuk mengisi Form Master tidak
hanya data SPK, tetapi juga data SKKI/SKKO dan Nilai kontrak SPK.

32

Gambar 4.6 Formulir Master


c.

Home
Menu yang digunakan untuk kembali ke menu utama. Pengguna juga

dapat menginput menggunakan eksport-import data, Export-Import data pada


database dapat dilakukan dengan syarat Format data yang akan ditambahkan ke
tabel yang terkait harus sama, untuk itu pertama yang dilakukan adalah dengan
cara meng-Export Format dari tabel yang akan digunakan untuk mengambil data.
2.

Menu Report

Gambar 4.6 Menu Laporan


Pada Laporan ini akan menampilkan hasil monitoring saldo hutang
barang dan jasa berdasarkan nominal SPK yang telah dibayar, beberapa SPK

33

yang pembayaran hutangnya dilakukan dalam sekali tahap (SPK yang jangka
waktunya <30 hari) akan menunjukan saldo 0, namun untuk SPK yang
pembayaranya dilakukan beberapa tahap akan terlihat pada laporan monitoring
ini berapa tahap yang sudah terbayar dan nilai yang sudah terbayar serta saldo
hutang barang/jasa yang masih tersisa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
gambar berikut:

Gambar 4.7 Laporan Monitoring sisa pagu anggaran


3. Menu Keluar
Menu yang terakhir adalah menu Keluar (Quit), sebelum benar benar
keluar dari aplikasi ini pastuikan data telah di Save

34

4.2. Saving, Gain, Benefit


4.2.1.

Saving
PT. PLN (Persero) Area Purwakarta dapat menggunakan dan

mengembangkan aplikasi atau rancangan guna untuk mempermudah user


mengetahui informasi saldo hutang.
5.1.2.

Gain
Gain merupakan perubahan dalam nilai asset atau kewajiban dari

hasil project yang telah dilakukan. Dalam

project ini tidak terdapat

perubahan nilai pendapatan, akan tetapi keuntungannya lebih kepada


kegunaan dan efisiensi waktu.
5.1.3.

Benefit
Dengan dibuatnya aplikasi monitoring mengenai informasi saldo

hutang ini, ada beberapa manfaat yang didapat yaitu:


a. Mempermudah para user untuk mendapatkan informasi mengenai
sisa pagu anggaran yang ada setiap saat tidak perlu membuka
SAP dan SmartOne apabila ingin mengetahui data hasil
pembayarn karena tidak semua pegawai mempunyai otoritas
masuk ke SAP dan SmartOne
b. Tidak perlu membuka SAP dan SmartOne apabila

ingin

mengetahui data hasil pembayaran bagi yang tidak mempunyai


akses baik di SAP maupun SmartOne

BAB V
PENUTUP

35

5.1. Saving, Gain, Benefit


5.1.1.

Saving
PT. PLN (Persero) Area Purwakarta dapat menggunakan dan

mengembangkan aplikasi atau rancangan guna untuk mempermudah user


mengetahui informasi saldo hutang.
5.1.2.

Gain
Gain merupakan perubahan dalam nilai asset atau kewajiban dari

hasil project yang telah dilakukan. Dalam

project ini tidak terdapat

perubahan nilai pendapatan, akan tetapi keuntungannya lebih kepada


kegunaan dan efisiensi waktu.
5.1.3.

Benefit
Dengan dibuatnya aplikasi monitoring mengenai informasi saldo

hutang ini, ada beberapa manfaat yang didapat yaitu:


c. Mempermudah para user untuk mendapatkan informasi mengenai
sisa pagu anggaran yang ada setiap saat tidak perlu membuka
SAP dan SmartOne apabila ingin mengetahui data hasil
pembayarn karena tidak semua pegawai mempunyai otoritas
masuk ke SAP dan SmartOne
d. Tidak perlu membuka SAP dan SmartOne apabila

ingin

mengetahui data hasil pembayaran bagi yang tidak mempunyai


akses baik di SAP maupun SmartOne

36

5.2. Kesimpulan dan Saran


5.2.1.

Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari seluruh bab sebelumnya maka dapat

disimpulkan guna mengefektifkan monitoring terhadap Informasi sisa pagu


anggran operasi maka dibuatlah aplikasi monitoring sisa pagu anggran
operasi menggunakan Microsoft Access 2007 sebagai media rekonsiliasi
antara SAP dan SmartOne,sehingga informasi yang dihasilkan lebih efektif
dan akurat serta dapat dilihat secara berkala. Monitoring sisa pagu
anggaran operasi ini pun dapat dilihat tidak hanya yang mempunyai akses
SAP dan SmartOne tetapi pengguna informasi data tersebut, misalkan para
manajemen.
5.2.2.

Saran
Saran yang dapat diusulkan dalam Project Assignment ini adalah

sebagai berikut :
1. Media monitoring

dalam bentuk database ini dapat dikembangkan

dan dipergunakan untuk memudahkan dalam memantau informasi


sisa pagu anggran operasi secara berkala.
2. Untuk memperoleh Hasil informasi sisa pagu anggaran operasi yang
optimal maka input data harus dilakukan sesuai SOP yang berlaku.

DAFTAR PUSTAKA

37

Andi,2007.Panduan Lengkap Microsoft Access 2007.Yogyakarta:Erlangga


Simandjuntak J P, 2010.Aplikasi Microsoft Access 2007.Yogyakarta: Graha Ilmu
Direksi PT PLN (Persero). 2011, Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor
1029.K/DIR/2011 tentang Pedoman Proses Pembayaran Pembiayaan
Pengusahaan di Tingkat Unit Pelaksana Induk dan Kantor Pusat, PT
PLN (Persero).
Sumber lain :

https://www.youtube.com/watch?v=zNO1wWuM4XY
https://www.google.co.id/#q=cara+membuat+aplikasi+saldo+menggunakan+acce
ss
https://mboloz.wordpress.com/2013/11/23/calculatefield-untuk-menghitung-saldototal/
https://www.youtube.com/watch?v=MXNpipKsiHk

38

LAMPIRAN

Lampiran 1 Petunjuk penggunaan aplikasi monitoring sisa pagu anggran


operasi berdasarkan nominal SPK yang telah dibayar

1. Tampilan Utama
Menggunakan pengamanan sandi yang akan digunakan untuk memasuki
micrososft access tersebut.

2. Menu Swichboard/ Utama

Tampilan menu utama berisi Menu Form, Menu Report dan Menu Keluar.
Dalam penggunaanya aplikasi ini dapat digunakan menggunakan dua (2)
cara dalam penginputan data/ bahan untuk laporan monitoringnya yaitu:
3. Menu Form
Mengisikan/menginput data satu persatu SPK dapat menggunakan menu
Form,di dalam menu Form ini terdapat dua Form Inputan

a. Form Pembayaran
Form ini digunakan untuk mengisikan SPK yang telah dibayarkan data
berasal dari aplikasi smartone (ACC17) dengan kunci atau primary key
Nomor PO. Ketika terdapat Nomor PO Baru maka form akan menolak
inputan. Karena Form Pembayaran hanya berfungsi untuk memasukan
data pembayaran berdasarkan No Po yang telah ada sebelumnya.Dan
untuk No Po baru harus terlebih dahulu dimasukan ke Form Master
Pada Form ini pengguna harus mengisikan :
Nomor PO
: Memilih Nomor Po yang telah ada
No Bayar
: Diisikan nomor pembayaran
Tgl Bayar
: Diisikan tanggal pembayaran
Pekerjaan
: Uraian dari pekerjaan yang dilakukan
Jml Bayar
: Diisikan jumlah yang dibayarkan
PPN
: isikan PPn yang dibayar

PPh22,23,4
Denda
Nilai Netto

: isikan PPh sesuai kolom yang disediakan


: diisi apabila ada denda saat pembayaran
: nilai bersih dari jumlah yang dibayarkan sebelum
ditambah dengan pajak
Berikut Tampilan Form Input untuk Pembayaran SPK:

b. Form Master
Seperti yang telah dijelaskan di Form Pembayaran, form ini diisi ketika
terdapat Nomor PO Baru, data yang dibutuhkan untuk mengisi Form
Master tidak hanya data SPK, tetapi juga data SKKI/SKKO dan Nilai
kontrak SPK itu sendiri
Pada Form Master yang harus diisikan antara lain :

Pos anggaran : terbagi menjadi 7 pos yaitu pos 61(Perkuatan), 62


(pemasaran), 54A(KHA Niaga), 54B(ADM Niaga), 53A(KHA PDA),
53B(Distribusi), 53C(TI)
Nomor PO: diisi dengan No Po baru
No SKKI/SKKO : Diisikan No SKKI/SKKO Berdasarkan masing
masing pos anggaran,dikarenakan No SKKI/SKKO telah diinput
sekali pada awal tahun sehingga pada contoh diatas untuk No
SKKI/SKKO selanjutnya cukup memberi tanda v
No SPK/SBP/Pekerjaan : diisi sesuai data yang ada
Tgl terbit : diisi dengan tanggal terbitnya SPK
Tanggal Akhir : Diisi tanggal selesai kontrak
Nominal Kontrak : dikarenakan Pagu yang digunakan dalan aplikasi
ini adalah pagu pada tahun berjalan sehingga untuk nominal
kontraknya diisi dengan nominal kontrak setahun
1) Home : menu yang digunakan untuk kembali ke menu utam
Penginputan Kolektif dengan Export-Import data dari Ms. Excel

Untuk melakukan Input secara kolektif maka tampilan berbeda dengan


Swichboard, cara memunculkan tabel tersbut diatas dengan cara

menekan tombol All Date di pojok kiri atas kemudian pilih Modified Date
sampai muncul semua tabel yang dibutuhkan.pada monitoring ini
menggunakan tabel Master dan Master.setelah itu muncul barulah
dapat melakukan export impor data.
Export import data pada Acces dapat dilakukan dengan syarat Format data
yang akan ditambahkan ke tabel yang terkait harus sama.untuk itu pertama
tama yang dilakukan adalah dengan cara Export Format dari tabel yang
akan digunakan untuk mengambil data. Berikut cara melakukan Export
Data

a) Export Data dari Ms.Acces ke Ms.Excel


Pastikan semua form/report/tabel dalam keadaan tetutup (close)
Arahkan kursor pada tabel terkait mislakan tabel Master
Kemudian klik kanan Export Excel

Pilih tempat penyimpanan yang akan digunakan untuk menyimpan


data hasil Export tersebut.
Kemudian OK

Muncul tampilan diatas kemudian ceklish save import steps


Ganti nama File agar tidak sama dengan yang sebelumnya
Kemudian close
Setelah Kedua tabel Master dan ACC17 Telah dieksport ke bentuk
Ms.Excel, pengguna dapat mengisikan data sesuai dengan kolom yang
sudah disiapkan berikut tampilan format Master yang telah di ekport tadi

b) Import Data dari Ms.Excel ke Ms.Access


Setelah data dimasukan ke format tabel di ms excel selesai seperti contoh
lihat gambar dibawah ini :

Maka tahap selanjutnya adalah save and close tabel tersebut


Masuk ke Acces, kemudian langkah yang sama dilakukan yaitu klik
kanan tabel yang terkait dalah contoh ini tabel master

Pilih Import Excel

Tampilan akan terlihat demikian kemudian pilih file Excel yang telah
diisi tadi
Pilih Append a copy record to table OK

Pilih Next sebanyak 2 kali

Hingga Muncul tampilan diatas,kemudian Finish

Maka data akan secara otomatis menambah pada tabel terkait dalam hal ini
tabel master, perhatikan tiga (3) data yang telah ditambahkan digambar:

Export Impor data selesai dan untuk outputnya dapat dilihat pada Menu
report
4. Menu Report
Report merupakan Output dari Aplikasi Acces ini, pada menu Report terdapat
dua tampilan output yaitu Laporan Monitoring Saldo Hutang Barang dan Jasa

a. Laporan Monitoring SPK


Pada Laporan ini akan menampilkan hasil monitoring saldo hutang barang
dan jasa berdasarkan nominal SPK yang telah dibayar, untuk beberapa
SPK yang pembayaran hutangnya dilakukan dalam sekali tahap (SPK yang
jangka waktunya <30 hari) akan menunjukan saldo 0, namun untuk SPK
yang pembayaranya dilakukan beberapa tahap akan terlihat pada laporan
monitoring ini berapa tahap yang sudah terbayar dan nilai yang sudah
terbayar serta saldo hutang barang/jasa yang masih tersisa untuk saldo
hutang yang belum dibayar maka akan terlihat sisa hutang sebesar niali
kontrak . Untuk lebih jelasanya dapat dilihat pada gambar barikut:

5. Menu yang terakhir adalah menu Keluar (Quit), sebelum benar benar keluar
dari aplikasi ini pastikan data telah di Save

Lampiran 2 Dokumentasi

50

52

54